Загальні відомості про набори документів

Увага!: Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Ви можете створювати робочі продукти з кількох документів і керувати ними за допомогою нового типу вмісту "Набір документів". Набір документів – це група пов’язаних документів, яку можна створити за один крок, відтак керувати нею як єдиним об’єктом.

У цій статті

Що таке набору документів

Можливості набору документів

Пов'язані завдання

Що таке набір документів?

Працюючи над проектами, користувачі рідко створюють окремі документи. Для багатьох видів проектів зазвичай краще створити набір кількох пов’язаних документів. У деяких випадках цей набір документів може бути остаточним результатом проекту або “кінцевим результатом”. Наприклад, компанія, яка надає професійні послуги, може підготувати брошуру з описом компанії у відповідь на кожний запит пропозиції, який вона отримує від можливого клієнта. В інших випадках цей набір документів може просто містити різні типи відомостей, які входять до великого проекту та приводять до створення якихось результатів. Наприклад, виробнича компанія може створити стандартний набір документів, пов’язаних із розробкою, тестуванням і виробництвом усіх її продуктів.

Ці документи можуть створюватись одночасно або поетапно одним чи кількома користувачами й мати різні формати файлів (наприклад, документи Word, презентації PowerPoint, схеми Visio, файли Excel тощо).

Організації, яким потрібно узгоджено створювати робочі продукти з кількох документів і керувати ними, можуть настроїти новий тип вмісту "Набір документів" для кожного створеного робочого продукту з кількох документів. "Набір документів" – це тип вмісту на основі папки, який дає змогу впорядкувати кілька пов’язаних документів в одне подання, у якому можна керувати документами та працювати з ними як із єдиним об’єктом.

Якщо додати тип вмісту "Набір документів" до бібліотеки, користувачі зможуть створювати нові екземпляри наборів документів, вибравши команду Створити документ на стрічці бібліотеки.

команда «набір документів» у меню «створити документ»

На початок сторінки

Функції набору документів

Тип вмісту "Набір документів" містить кілька функцій, які спрощують створення робочих продуктів із кількох документів і керування ними. Під час настроювання типу вмісту "Набір документів" можна виконати такі дії:

  • Указування типів вмісту, допустимих у наборі документів (наприклад, файли, зображення, аудіо або відео).

  • Указування будь-яких документів за промовчанням, які автоматично створюватимуться щоразу під час створення нового екземпляра набору документів. Ви можете зіставити документи за промовчанням із допустимими типами вмісту. Наприклад, якщо ваша організація має стандартні шаблони, які використовуються, скажімо, для угод, або фірмові шаблони, що використовуються для певних типів відомостей, їх можна завантажити під час настроювання типу вмісту "Набір документів".

  • Указування будь-яких спільних метаданих, які потрібно синхронізувати зі всіма документами в наборі.

  • Настроювання сторінки привітання для набору документів, яка відображається в кожному екземплярі робочого продукту, створеного на основі типу вмісту "Набір документів". Ця сторінка привітання – це сторінка веб-частини, яку можна настроїти на відображення відомостей про проект або ресурсів, щоб допомогти учасникам групи, які працюють із набором документів (наприклад, відобразити шкалу часу проекту, посилання на ресурси тощо).

  • Настроювання робочих циклів, які потрібно зробити доступними для набору документів. Ви можете використовувати стандартні робочі цикли перегляду або затвердження в наборах документів. Крім того, ваша організація може розробити настроювані робочі цикли для наборів документів за допомогою чотирьох дій робочого циклу набору документів, доступних у програмі Microsoft SharePoint Designer 2010.

Після настроювання та додавання типу вмісту "Набір документів" до бібліотеки користувачі сайту, які створюють документи або керують ними в наборі документів, під час роботи над документами в наборі документів можуть використовувати відомі та спеціальні засоби керування ними, наприклад вкладку Керування стрічки Набір документів.

Автори набору документів можуть виконувати такі завдання:

  • Швидке й легке створення нових робочих продуктів із кількох документів за допомогою команди Створити документ у бібліотеці документів.

  • Створення знімків журналу версій поточних властивостей і документів у наборі документів.

  • Запуск робочих циклів в усьому наборі документів або в окремих елементах набору документів для керування загальними завданнями, такими як перегляд і затвердження.

  • Надсилання посилань на набір документів електронною поштою.

  • Використання команди Надіслати до для переміщення або копіювання набору документів до іншого розташування (місце призначення необхідно настроїти в центрі адміністрування).

  • Керування дозволами для набору документів.

На початок сторінки

Пов'язані завдання

На початок сторінки

Примітка.: Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×