Загальні відомості про набори документів

Увага!: Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Набір документів – це група пов’язаних документів, якими можна керувати як єдиним об’єктом. За допомогою одного кроку можна створити набір документів, а потім визначити його характеристики й метадані. Набором документів можна керувати як єдиним об’єктом.

У цій статті

Що таке набору документів

Використання набору документів

Основні особливості набору документів

Для багатьох видів проектів створюються цілі набори пов’язаних між собою документів. У деяких випадках ці набори можуть бути остаточним результатом проекту, або "кінцевим результатом". Наприклад, компанія, яка надає професійні послуги, може підготувати брошуру з описом компанії у відповідь на запит пропозиції, який вона отримує від потенційного клієнта. Брошура може містити наведені нижче частини, кожну з яких можна впорядковувати відповідно до конкретних вимог певного проекту.

  • Основні відомості про компанію сфери обслуговування

  • Аналіз сильних і слабких сторін, можливостей і загроз (SWOT)

  • Бізнес-план

  • Порівняльний аналіз компанії

В інших випадках цей набір документів може просто містити різні типи відомостей, які входять до великого проекту та приводять до створення якихось інших результатів. Наприклад, виробнича компанія може створити стандартний набір документів, пов’язаних із розробкою, тестуванням і виробництвом усіх її продуктів.

Ці документи може бути створено в один період або кожен із них може представляти іншу виробничу стадію. Документи може створювати чи редагувати одна людина або кілька осіб. Усі документи можуть належати до одного формату (наприклад, документи Word) або до різних форматів (наприклад, документи Word, блокноти OneNote, презентації PowerPoint, схеми Visio, книги Excel тощо).

Набори документів спрощують цю роботу для організацій. Набір документів організовує кілька пов’язаних документів в одне подання, що дає змогу працювати над документами та керувати ними як одним об’єктом. Створюючи новий набір документів, ви також створюєте новий тип вмісту. Цей тип вмісту стає доступним у колекції сайту, і ви можете настроїти новий тип вмісту для набору документів для кожного робочого продукту з кількох документів.

Коли тип вмісту для набору документів додано до бібліотеки, користувачі можуть створювати нові набори точно так само, як окремий документ.

На початок сторінки

Використання набору документів

Тип вмісту для набору документів містить кілька спеціальних функцій, які спрощують створення та керування робочими продуктами з кількох документів. Під час настроювання типу вмісту для набору документів доступні такі можливості:

Настроювання сторінки привітання    для набору документів, містить всю інформацію, яка має щодо набору. Сторінка привітання – це сторінка веб-частин, які можна настроїти на відображення відомостей про проект або ресурси, щоб допомогти учасникам групи, які працюють над набору документів (наприклад, Шкала часу проекту, посилання на ресурси та ін.). Також відобразиться список документів, які було додано до набору.

  • Указання вміст за промовчанням    , які потрібно автоматично створено й до складу кожного нового екземпляра набору документів. Ви можете мати деякі документи, які автоматично включено, і ви можете контролювати шаблони, які користувачі можуть використовувати. Ви можете бути впевнені, що документи за замовчуванням правильний типів вмісту. Наприклад, якщо ваша організація має фірмових шаблонів, що використовується для певних типів зв'язку, можна передавати дані під час настроювання типу вмісту набору документів.

  • Визначення дозволених типів вмісту,    які можна буде використовувати в наборі документів (наприклад, файлів, зображень, аудіо- та відеозаписів).

  • Визначення спільних метаданих    і стовпців метаданих для всіх документів у наборі. Після створення набору документів метадані автоматично додаються до документів за промовчанням, а спільні метадані можна відображати на сторінці привітання.

  • Призначення робочих циклів,    які потрібно застосовувати до набору документів. З наборами документів можна використовувати стандартні робочі цикли рецензування або затвердження. Увесь набір документів проходитиме етапи робочого циклу як єдиний файл. Крім того, ваша організація може розробити для набору документів додаткові робочі цикли.

  • Надсилання наборів документів    організаторові вмісту, який спрямує їх до цільової папки, сайту чи бібліотеки.

Після додавання до бібліотеки типу вмісту для набору документів користувачі сайту зможуть використовувати знайомі функції керування документами та спеціальні функції набору документів.

Нижче перелічено завдання, які можуть виконувати автори документів.

  • Швидко та легко створювати нові робочі продукти з кількома документами, використовуючи команду Створити документ у бібліотеці документів.

  • Створювати знімки журналу версій поточних властивостей і документів у наборі документів.

Запускати робочі цикли для всього набору документів або для окремих елементів у наборі для виконання таких типових завдань, як рецензування та затвердження.

  • Надсилати до набору документів посилання електронною поштою.

  • Використовувати команду Надіслати, щоб перемістити чи скопіювати набір документів до іншого розташування (місце призначення потрібно настроїти в центрі адміністрування).

  • Керувати дозволами для набору документів.

На початок сторінки

Примітка.: Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×