Загальні відомості про набори документів

Примітка.:  Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою .

Створення набору документів – це Група пов'язаних документів, які можна керувати як один об'єкт. Створення набору документів в один крок і визначте його характеристики і метаданих.

Основні особливості набору документів

Для багатьох типів проектів користувачі часто овочі цілий ряд пов'язаних документів. У деяких випадках може бути результат проекту, цей набір документів або "кінцевих результатів." Наприклад, професійні послуги компанії може овочі стандартне "крок книги" під час їх відповідь на запит про пропозицію з можливих клієнта. Крок книга може містити завжди ці частини, з кожної частини настроєні відповідно до певних вимоги до проекту, зокрема:

  • Основні відомості про компанію сфери обслуговування

  • Аналіз сильних і слабких сторін, можливостей і загроз (SWOT)

  • Бізнес-план

  • Порівняльний аналіз компанії

В інших випадках цей набір документів може просто містити різні типи відомостей, які входять до великого проекту та приводять до створення якихось інших результатів. Наприклад, виробнича компанія може створити стандартний набір документів, пов’язаних із розробкою, тестуванням і виробництвом усіх її продуктів.

Ці документи може створено, у той же час або у три етапи. Документи може виробництва або переглянути один користувач або великої кількості користувачів. Усі документи може бути однаковим форматуванням (наприклад, документи Word). Крім того, може включати різних форматах файлу (наприклад, документи Word, Блокноти OneNote, презентацій PowerPoint, схеми Visio, книги excel і так далі).

Набори документів спрощують цю роботу для організацій. Набір документів організовує кілька пов’язаних документів в одне подання, що дає змогу працювати над документами та керувати ними як одним об’єктом. Створюючи новий набір документів, ви також створюєте новий тип вмісту. Цей тип вмісту стає доступним у колекції сайту, і ви можете настроїти новий тип вмісту для набору документів для кожного робочого продукту з кількох документів.

Коли тип вмісту для набору документів додано до бібліотеки, користувачі можуть створювати нові набори точно так само, як окремий документ.

Використання набору документів

Тип вмісту для набору документів містить кілька спеціальних функцій, які спрощують створення та керування робочими продуктами з кількох документів. Під час настроювання типу вмісту для набору документів доступні такі можливості:

  • Настроювання сторінки привітання    для набору документів, містить всю інформацію, яка має щодо набору. Сторінка привітання – це сторінка веб-частин, які можна настроїти на відображення відомостей про проект або ресурси, щоб допомогти учасникам групи, які працюють над для набору документів (наприклад, Шкала часу проекту, посилання на ресурси і так далі). Також відобразиться список документів, які було додано до набору.

  • Указання вміст за промовчанням    , які потрібно автоматично створено й до складу кожного нового екземпляра набору документів. Ви можете мати деякі документи, які автоматично включено, і ви можете контролювати шаблони, які користувачі можуть використовувати. Ви можете бути впевнені, що документи за замовчуванням правильний типів вмісту. Наприклад, якщо ваша організація має фірмових шаблонів, що використовується для певних типів зв'язку, можна передавати дані під час настроювання типу вмісту набору документів.

  • Визначення дозволених типів вмісту,    які можна буде використовувати в наборі документів (наприклад, файлів, зображень, аудіо- та відеозаписів).

  • Визначення спільних метаданих    і стовпців метаданих для всіх документів у наборі. Після створення набору документів метадані автоматично додаються до документів за промовчанням, а спільні метадані можна відображати на сторінці привітання.

  • Призначення робочих циклів    , які потрібно використовувати для набору документів. Можна використовувати стандартні рецензування та затвердження робочі цикли з наборів документів, а весь набір документів буде перейти за допомогою дії робочого циклу, ніби її в одному файлі. Крім того, організації можна розробити настроюваних робочих циклів для наборів документів.

  • Надсилання наборів документів    організаторові вмісту, який спрямує їх до цільової папки, сайту чи бібліотеки.

Після додавання до бібліотеки типу вмісту для набору документів користувачі сайту зможуть використовувати знайомі функції керування документами та спеціальні функції набору документів.

Нижче перелічено завдання, які можуть виконувати автори документів.

  • Швидко та легко створювати нові робочі продукти з кількома документами, використовуючи команду Створити документ у бібліотеці документів.

  • Створювати знімки журналу версій поточних властивостей і документів у наборі документів.

  • Запускати робочі цикли для всього набору документів або для окремих елементів у наборі для виконання таких типових завдань, як рецензування та затвердження.

  • Надсилати до набору документів посилання електронною поштою.

  • Використовувати команду Надіслати, щоб перемістити чи скопіювати набір документів до іншого розташування (місце призначення потрібно настроїти в центрі адміністрування).

  • Керувати дозволами для набору документів.

Додаткові відомості

Створення та настроювання нового набору документів типу вмісту

Створення та керування набори документів

Настроювання сторінки привітання для набору документів

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×