Загальні відомості про видалення політики документів у SharePoint Server 2016

Примітка.: Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Ваша організація може знадобитися для збереження документів для певного періоду часу через відповідності вимогам юридичні, або інших бізнес-вимог. Однак, якщо ваша організація зберігає документи понад потрібен, створити непотрібні юридичних ризиків. З видалення політику документа можна активного зменшення ризику, автоматично видаляючи документів на сайті, після певного періоду часу, наприклад, ви можете видалити документів у службі OneDrive користувачів бізнес сайти п'ять років після того, як було створено документи.

Політики видалення документів чи ефективний ще гнучкі – наприклад, ви можете:

  • Дозволяти власнику сайту виберіть пункт у політики, які ви централізоване створення та керування ними. Можна також дозволяти власнику сайту відмовитися взагалі, якщо вони вирішують політику не застосовується до вмісту.

  • Застосування одного обов'язковий політики для всіх сайтів у колекції сайтів, наприклад усі OneDrive для бізнесу сайти, або навіть дотримання політики до всіх колекцій сайтів, створений на основі шаблону колекції сайтів, наприклад шаблон сайту групи.

  • Надати за замовчуванням політики за промовчанням правило, яке буде автоматично застосовано без будь-яких дій, власники сайтів.

  • Створення політики, що містить кілька видалення правил, які можна вибрати власника сайту.

Створювати та керування політиками видалення документа в центрі політики дотримання нормативних вимог.

Центр відповідності політики

Використання політики видалення документів

На додачу до політики видалення документа SharePoint Server 2016 містить ці політики для вмісту сайту:

Кожен політики найкраще підходить для певного типу сайту або даних. Наприклад, організація може мати дуже структурованих сайт, який використовує типи вмісту, наприклад фінансових сайт для підписання договорів або статей бази знань. У цьому випадку можна використовувати політики типу вмісту. Або ваша організація, можливо, потрібно зберегти юридичні документи, тоді ви використовуєте типів вмісту та центру записів для впровадження план файлів.

Політики видалення документа не замінювати записи керування або відомості політики керування, які найкраще підходять для структурованих даних і типів вмісту. Замість того, ви повинні використовувати політики видалення документа під час для широкого кола керування автоматичне видалення Неструктуровані дані, наприклад OneDrive для бізнесу сайтів і сайтами груп.

Схема функції зберігання вмісту сайту

Якщо застосувати політику видалення документ на сайт, який уже використовується політики керування даними, ці політики враховуються під час видалення політики документа діяти. Це означає, що ви повинні планувати для сайту, щоб використовувати лише політики для структуровані та Неструктуровані вміст, не одночасно. Докладніше про те, як документ видалення політики замінюють політики інших відображається застосувати або видалення політики видалення документа для сайту.

На відміну від інших політики політики видалення документа працюють лише з бібліотеки документів, не списки.

Видалення політики та правила

Видалення політику документ містить один або кілька видалення правил, які визначають:

  • Період часу до видалення.

  • Чи потрібно обчислити видалення дати у розділі Коли документ створено або змінено.

  • Чи потрібно видалити його остаточно або до кошика.

Якщо політику містить кілька правил, власники сайтів можуть виберіть правило, найкраще підходить для їхнього вмісту.

Нове правило сторінки

Політики та призначення

Після створення документа видалення політику, його можна призначити шаблону колекції сайтів, наприклад, можна призначити політику OneDrive для бізнесу шаблон, щоб він містить кожного користувача в службі OneDrive для бізнесу. Якщо призначити політику шаблону колекції сайтів, це застосовується до всіх колекцій сайтів, які вже створений на основі цього шаблону, крім будь-якої колекції сайтів, створений на основі цього шаблону в майбутньому.

Призначення в службі OneDrive для бізнесу шаблону

Можна також призначити політику колекції сайтів, виконавши так заміщення будь-які політики, які були призначені для цього шаблону колекції сайтів. Наприклад, ви можете призначати політики шаблон сайту групи, але потім замінити їх за допомогою іншого набору політик до колекції сайтів, створений на основі цього шаблону.

Один обов'язковий політики або кілька політики для вибору

Коли ви призначаєте політику, можна зробити обов'язковим, так, що призначення лише цю політику, і його буде застосовано до всіх сайтів у колекції сайтів. Власники сайту не можна відмовитися від обов'язкового політики, що означає, що документи на сайті буде видалити політики незалежно від того, що.

Політика позначити як обов'язковий параметр

Замість створення єдиної політики обов'язковий, ви можете призначати кілька політики для колекції сайтів, яка дозволяє кожного власника сайту, щоб вибрати які політики для застосування до свого сайту або навіть, щоб відмовитися від використання взагалі. Наприклад, можна створити один політики для загальних робочих документів та іншої політики для фінансових документів, які мають різні збереження розклад. Власник сайту часто знає краще вмістом їх на сервері і тому яких документ видалення політики для застосування. Кожного сайту може містити лише один політики, яка застосовується до нього.

Правила один або кілька правил для вибору

У свою чергу, кожного політики можуть містити багато правил – наприклад, видалення політики для загальних робочих документів, можливо, два правила:

  • Документи, які не потребують збереження на основі юридичних зобов'язань або поточних ділових потреб не повинні бути збережені на більше ніж на один рік зі створення.

  • Документів, необхідних для активний, реального бізнес-користувачів, які необхідні для понад один календарний рік, мають збережені не більше трьох років від створення.

Власник сайту можна визначити, що їх сайту містить загальні бізнес документів, виберіть цю політику видалення а потім виберіть відповідний правила у політики. Ви можете вибрати тільки правила у політики, що застосовано до сайту (не з будь-які політики) і правило застосовується до всіх бібліотек документів на сайті.

Зв'язок із колекції сайтів, політики та правила

Основні зв'язку це:

Колекції сайтів або шаблон колекції сайтів можуть мати один політики призначені, і кожного з цих політик можуть мати один або кілька правил. Проте може бути лише один політики, що активовано на сайті, і може бути лише один видалення правило, яке активовано в будь-який час для бібліотек на сайті.

Схема відображає, політики та правила

Політики видалення документа успадковуються

Як дозволи, навігація та багатьма іншими функціями сайту успадковуються політики видалення документа. Власник сайту можна вибрати документ видалення політику сайту, а Усі підсайти успадковують батьківського політику. Власник підсайту, до якого можна перервати успадкування, вибравши іншу політику і поєднання правило, а цієї політики застосовується до всіх підсайтів, поки успадкування недійсних ще раз.

Призначення політики видалення документа вперше

Важливо зрозуміти, що періоду часу, указаного у документі видалення політики означає, що час тому, що документ було створено або змінено, не той час, після того, як у політики захищено. Наприклад, може створення політики видалення документа, остаточно видаляє документи два роки, коли вони були створені та призначення цієї політики для шаблону колекції сайту, з якої було створено чотири чи п'ять років тому кількох колекцій сайтів. У цьому випадку, цілком імовірно, що наявної колекції сайтів містить багато документів, які вже отримані за два роки, визначених у політики видалення – це означає, що багато вміст буде видалено, відразу після призначення політики видалення документа вперше час.

Коли ви призначаєте політика вперше, обчисленого усіх документів на сайті, і, якщо вони відповідають умовам, їх буде видалено. Це стосується усіх наявні документи, не лише нових документах, створених після того, як у політики призначено. І пам'ятайте, що періоду часу для вік кожного документа, не раз під час першого призначено політику.

Таким чином, щоб призначити політику сайту вперше, спочатку слід вік наявного змісту, як у політики може вплинути на наявний вміст. Ви також можете спілкуватися нової політики для власників сайтів до призначення, дати їх час, щоб оцінити можливих наслідків.

Час очікування для поширення політики

Після призначення політики для колекції сайтів, власники сайтів за допомогою посилання на Документ видалення політики на сторінці Параметрів сайту для перегляду та застосування політик, доступні для цього сайту.

Посилання на Документ видалення політики не відобразиться, поки політики призначено для колекції сайтів. Крім того, це посилання не відображається одразу після політики призначено на сайт, може бути до 24-годинного очікування з під час у політики призначено під час відображення Документів політики видалення посилання

Видалення політики посиланням на документ

Принцип роботи політики видалення документа з політики на місці

Зберігання місці гарантує, що весь вміст зберігається за певний період часу, а у політики видалення документа гарантує, що весь вміст видаляється після певного періоду часу.

Якщо вам потрібно зберігати документи постійні період часу, можна використовувати в поєднанні з видалення політики політики зберігання на місці. Наприклад, може провести документів на три роки після їх змінено а потім настройте політику видалення для видалення цих документів три роки після останнього змінення.

Зверніть увагу, що видалення політики не можна змінити на зберігання на місці. Якщо сайту на утримання, а у політики видалення документів видаляє документа, виберіть документ буде збережено в бібліотеці збереження утримуйте так само, як, якщо його було видалено вручну. Додаткові відомості про Огляд на місці, утримуйте в SharePoint Server 2016.

Дозволи

Учасникам вашої групи Відповідність нормативним вимогам, які будуть використовувати центру політики дотримання нормативних вимог потрібні дозволи на обох політики центр і сайт колекції до якої буде застосовано політику. Ми радимо вам:

  1. Створення групи безпеки, який містить усі користувачі в центрі політики дотримання нормативних вимог – зазвичай відповідності групи.

  2. У центрі політики дотримання нормативних вимог додавання групи безпеки до групи власників колекції сайтів.

  3. У кожної колекції сайтів, до якого потрібно призначити політику видалення документа додавання групи безпеки до групи власників колекції сайтів.

Додаткові відомості

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×