Додавання одного або кількох записів до бази даних

Примітка.:  Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою .

У цій статті пояснюється, як введення даних до бази даних Access та допоможе вам зрозуміти різні процеси введення даних. Також у статті пояснюється, як використовувати кілька методів введення даних у програмі Access.

У цій статті

Основні відомості про додавання записів

Додавання записів до таблиці у вікні табличного подання даних

Додавання записів за допомогою форми

Редагування елементів у полі підстановки

Введіть рядки нульової довжини.

Додавання записів за допомогою імпортування або зв'язування з даними

Методи заощадити час під час введення даних

Основні відомості про додавання записів

Для введення даних точно і швидко у базі даних Access, він допомагає зрозуміти кілька основних понять відомості про роботу з бази даних. Відомості в наведених нижче розділах описано деякі основні структури та оформлення принципи, що контролюють процес введення даних.

Вплив макета бази даних на введення даних

Бази даних Access – це не файлу в цьому ж значенні як документ Microsoft Word або Microsoft PowerPoint наборі слайдів. Замість цього, до бази даних Access – це набір об'єктів, таблиць, форм, звітів, запитів і так далі –, потрібно працювати разом для бази даних, щоб працювати належним чином.

Крім того, ці об'єкти мають відповідати набору принципів розробки або базу даних буде працювати погано або взагалі з помилкою. У свою чергу, ці принципи макет впливає на процедуру введення даних. Це допоможе запам'ятати наведені нижче факти об'єкти бази даних і створення слід.

  • Програма Access зберігає всі дані в одній або кількох таблицях. Кількість таблиці, що використовуються залежить від макета та складності бази даних. Хоча можна переглядати дані у формі, звіті або в результатах, повернуті запитом, програма Access зберігає дані лише в таблицях та інших об'єктів у базі даних призначено на основі цих таблиць.

  • Кожну таблицю слід приймати лише один тип даних. Наприклад, таблиці даних ділових контактів не повинні містити дані про продажі. Якщо це так, пошук правильних даних може бути складно, якщо не неможливо.

  • Зазвичай, кожного з полів у таблиці приймає тільки один тип даних. Наприклад, не можна зберігати нотатки в полі значення прийняти чисел. Під час введення тексту в такі поля, у програмі Access відобразиться повідомлення про помилку. Проте, це не важко, швидке правило. Наприклад, ви можете зберігати числа (наприклад, поштових індексів) у полі Тип даних короткий текст встановлено, але не можна виконувати обчислення даних, тому що Access вважає його частина тексту.

  • За винятком поля в записі має прийняти лише одне значення. Наприклад, можна не ввести кілька адрес у полі адреси. Це – на відміну від Microsoft Excel, що за замовчуванням, можна ввести будь-яку кількість імен або адрес або зображення в одну клітинку, якщо встановлено цієї клітинки, щоб прийняти обмежені типи даних.

    Проте, ви можете ввести список елементів із роздільниками полів короткий текст (текст) або довгий текст (записки) тип даних. Крім того, Access містить функцію багатозначне поле. Багатозначні поля використовуються для вкладення кількох записів даних до одного запису а також для створення списків, які містять кілька значень. Наприклад, можна вкласти у програмі Microsoft PowerPoint слайди та будь-яку кількість зображень до запису в базі даних. Також можна створити список імен і виберіть стільки імена, за потреби. Використання багатозначних полів може здатися розрив правила розробки бази даних, тому, що ви можна зберігати в ній більше ніж один запис для кожного поля таблиці, але насправді немає, тому що Access застосовує ці правила «за лаштунками», зберігаючи дані в спеціальних прихованих таблицях.

  • У попередніх версіях Access (до 2007 року) ви повинні були проектування та створення принаймні одну таблицю, щоб можна було ввести дані. Потрібно було вирішити, які поля, щоб додати до таблиці, а було вибрано типи даних для кожного поля. У пізніших версій Accessможна відкрити пустої таблиці та почати введення даних. Доступ буде задати тип даних для поля, залежно від того, які ви вводите.

Докладні відомості

Відомості в цьому розділі торкається бази даних, таблиці та функцію — багатозначні поля.

За посиланнями нижче можна статей, які наведено додаткові відомості про ці теми.

  • Основи розробки баз даних

    У цій статті описано основні поняття, наприклад планування бази даних, розробку даних і нормалізація – процес розділення дані на пов'язаних таблиць і усунення надлишкові дані.

  • Створення таблиці

    У цій статті пояснюється, як створювати таблиці, додайте первинних ключів (поля, які ідентифікувати кожний рядок або запису в таблиці) і для визначення типів даних і властивості таблиці.

  • Вкладення файлів до записів у базі даних

    У цій статті пояснюється, як вкласти один або кілька елементів даних для поля вкладення.

  • Використання списку, у якому зберігаються кілька значень

    У цій статті пояснюється, як за допомогою списків із розкривними списками установіть прапорець зберегти кілька значень.

Як типи даних вплине на введення даних

Під час створення таблиці бази даних, виберіть тип даних для кожного поля в таблиці, процес, який забезпечує точнішого введення даних. Припустімо, наприклад, що ви відкриття пустої таблиці та введіть набір продажів. Access визначає числовий тип даних для поля. Якщо хтось намагається для введення тексту в полі, Access відображається повідомлення про помилку повідомлення а не дають зберегти зміни, внесені запис для цього користувача, кроку, який допомагає захистити ваші дані.

Показати спосіб перегляду типів даних

В області переходів виконайте одну з наведених нижче дій.

  • Двічі клацніть таблицю, яку ви хочете, щоб дослідити, щоб відкрити таблицю у вікні табличного подання даних. На вкладці поля у групі форматування перегляньте значення у списку тип даних. Зверніть увагу, якщо ви використовуєте Access 2007, її можна знайти цей список на вкладці таблиці у групі тип даних і форматування . Значення зміни під час наведіть курсор на різні поля в таблиці. На рисунку показано у списку.

    Список типів даних

  • Клацніть правою кнопкою миші таблицю, яку потрібно дослідити та натисніть кнопку Режим конструктора.

    Таблиця відкриється у бланку та верхньому розділі бланка відображається на ім'я та тип даних кожного поля таблиці. На рисунку показано типове таблиці у бланку.

    Поля в поданні конструктора

Тип даних, які встановлюються для кожного поля таблиці містить перший рівень контроль над типу даних дозволена в поле. У деяких випадках як-от під час роботи із полем «довгий текст», можна ввести дані, які ви хочете. В інших випадках наприклад під час роботи з полем "Лічильник", введіть дані параметр поля запобігає введенню будь-яку інформацію на всіх. У цій таблиці наведено типи даних цього Access надає а також описано, як вони впливають на введення даних.

Тип даних

Вплив на введення даних

Короткий текст

Зверніть увагу, що у програмі Access 2013 і текстові дані типи перейменовано на Короткий текст.

Короткі текстові поля прийняти текстові або числові символи, зокрема списки елементів із символами. Текстове поле приймає меншу кількість символів, ніж довгий текстове поле – від 0 до 255 символів. У деяких випадках за допомогою функції перетворення для обчислень дані з коротке текстове поле.

Довгий текст

Зверніть увагу, що починаються у програмі Access 2013, даних Memo типи перейменовано на Довгий текст.

У полі цього типу можна ввести великих обсягів тексту та числові дані. Крім того, якщо бази даних установив для цього поля підтримку форматованого тексту, можна застосовувати типи форматування, які зазвичай використовуються у програмах текстовий, наприклад Word. Наприклад, можна стосуються шрифти й розміри шрифтів певні символи в тексті та зробити їх жирним або курсивом і т. д. Мова розмітки гіпертексту (HTML) позначки можна також додати до даних.

Крім того, поля «довгий текст» має властивості називається Лише на додавання. Коли цю властивість, можна додавати нові дані до довгий текстового поля, але не можна змінити наявні дані. Ця функція, призначена для використання у програмах, таких як бази даних відстеження, де потрібно зберігати постійний запис, який залишається незмінним. Під час наведення курсору на довгий текстового поля з Додавання лише властивості увімкнуто за промовчанням, текст у полі зникне. Будь-які зміни форматування або не можна застосувати до тексту.

Як короткі текстові поля можна також сформувати функції перетворення даних у полі довгий текст.

Число

У полі цього типу можна ввести лише числа, і можна виконувати обчислення значення в числовому полі.

Велике число

Зверніть увагу, що багато типів даних, доступні лише в Office 365 передплати версію програми Access.

У полі цього типу можна ввести лише числа, і можна виконувати обчислення значення в полі багато.

Дата й час

У полі цього типу можна ввести лише значення дати й часу. Залежно від того, як бази даних установив поля які зустрічаються в таких умов:

  • Якщо розробник бази даних маски вводу для поля (ряди символів і покажчика місця заповнення, які відображаються під час виділення поля), необхідно ввести дані в інтервалів і формат, який містить маска. Наприклад, якщо відображається маска РРРР, потрібно ввести Oct 11 2017 в полях. Не можна ввести ім'я повний місяць, або значення рік двома цифрами.

  • Якщо на не створено маски вводу для керування, як ви вводите, дати або часу, можна ввести значення, використовуючи будь-який припустимий формат дати або часу. Наприклад, можна ввести 11 жовтня 2017, 10, 11, 17, 11 жовтень 2017 і так далі.

  • Розробник бази даних можуть застосовуватися до формату відображення в полі. В тому випадку, якщо немає маски вводу, можна ввести значення в майже будь-якому форматі, але у програмі Access відобразиться дати відповідно до формату відображення. Наприклад, можна ввести 11/10/2017, але формат відображення може бути настроєно таким чином, що відображається як Жов-11-2017 значення.

Грошова одиниця

У полі цього типу можна ввести лише значення грошової одиниці. Крім того, не потрібно вручну ввести символ грошової одиниці. За замовчуванням буде застосовано потрібний символ грошової одиниці (¥, £, $ і так далі), указаний у регіональних параметрах ОС Windows. За потреби можна змінити цей символ грошової одиниці, щоб вони відображали різними валюта.

автонумерація;

Не можна ввести або змінення даних у полі цього типу в будь-який час. Доступ до збільшено значення в поле "Лічильник" під час додавання нового запису до таблиці.

Обчислюваний

Зверніть увагу, що обчислення типів даних було додано до початку доступу у програмі Access 2010

Не можна ввести або змінення даних у полі цього типу в будь-який час. Вираз, що визначає визначається результати цього поля. Access оновлює значення в полі обчислення під час кожного додавання або редагування нового запису до таблиці.

Так/Ні

Після натискання кнопки полів, які настроєно для цього типу даних, у програмі Access відобразиться прапорця або розкривний список, залежно від способу форматування поле. Якщо відформатувати поля, щоб відобразити список, можна вибрати зі списку, ще раз, залежно від форматування, застосоване до поля так або ні, True або False, або на або Вимкнути . Не можна ввести значення у списку або змініть значення у списку безпосередньо з форми або таблиці.

об’єкт OLE;

Цей тип поля використовується, якщо потрібно відображати дані з файлу, створені за допомогою іншої програми. Наприклад, можна відобразити текстового файлу, діаграми Excel або наборі слайдів PowerPoint в поле об'єкт OLE.

Вкладення надають швидше, простіше і більш гнучкі спосіб перегляду даних з інших програм. Переглянути вкладення запису, далі в цій таблиці, щоб отримати додаткові відомості.

Гіперпосилання

У полі цього типу можна ввести будь-які дані та Access переноситься його у веб-адресу. Наприклад, якщо ви ввели значення в полі, Access оточує текст із http://www. your_text. com. Якщо ввести неприпустиме веб-адресу посилання буде працювати. В іншому разі ваше посилання, це призведе до повідомлення про помилку. Крім того, редагування наявних гіперпосилань може бути складно оскільки клацання на полі гіперпосилання за допомогою миші запускається в браузері та перенаправляє до сайту, указаний у посиланні. Для редагування поля "гіперпосилання", буде вибрано поле суміжних, перемістіть фокус до поля гіперпосилання» за допомогою клавіші ТАБУЛЯЦІЇ або стрілка і натисніть клавішу F2, щоб увімкнути редагування.

вкладення;

Можна вкласти даних з інших програм цей тип поля, але не можна ввести або в іншому разі введення тексту або числові дані.

Щоб отримати відомості про використання поля вкладення перегляньте статтю вкладення файлів і графіки до записів у базі даних.

Майстер підстановок

Майстер підстановок – це тип даних. Натомість використовуйте майстер для створення два типи розкривних списків: списки значень і поля підстановки. У списку значень використовується з роздільниками список елементів, які вводяться вручну під час використання майстра підстановок. Ці значення може бути незалежно від інших даних і об'єктів у базі даних.

На відміну від поля підстановки використовує запит для отримання даних з одним або кількома з інших таблиць у базі даних або в іншому розташуванні, наприклад на сервері SharePoint. Поле підстановки натисніть відображає дані в розкривному списку. За замовчуванням в майстрі підстановок установлює поля таблиці на числовий тип даних.

Ви можете працювати з полів підстановки безпосередньо в таблиці а також у формах і звітах. За промовчанням, значення в полі підстановки відображаються в списку керування називається поле зі списком, список, який містить стрілку розкривного меню: Пустий список підстановки . Залежно від того, як розробник бази даних має значення поле підстановки а поле зі списком можна редагувати елементи у списку та додавання елементів до списку. Для цього розробник бази даних потрібно задати властивості поля підстановки (властивість називається Обмежити списком, а в конструкторі має вимкнути його).

Якщо ви не можна редагувати безпосередньо до значень у списку підстановки, потрібно додати або змінити дані в списку попередньо визначених значень, або в таблиці, яке використовується як джерело для поля підстановки. Додаткові відомості про це про редагування елементів у полі підстановки, далі в цій статті.

Нарешті, під час створення поля підстановки, можна також установити для підтримки кількох значень. Після цього списку відображається прапорець біля кожного елемента списку, і можна встановити або зняти якомога більше елементів, за потреби. На рисунку показано типове багатозначного списку:

Список із прапорцями

Відомості про створення багатозначного поля підстановки полів і використання отримані списки можна знайти у статті використання списку, які зберігаються кілька значень і посібник із багатозначних полів.

Примітка.: Вкладення, обчислення та багато типів даних недоступні у формат файлу MDB.

Вплив таблиці властивості поля так, як введення даних

На додачу до принципів дизайну, що контролюють структури бази даних і типів даних, які необхідно ввести до вказаного поля кілька властивостей поля також можуть впливати на спосіб введення даних до бази даних Access.

Перегляд властивостей для поля таблиці

Програма Access пропонує два способи, щоб переглянути властивості для поля таблиці. Можна використовувати елементи керування на вкладці таблиця даних , або можна відкрити таблицю в режимі конструктора. У наведених нижче переліках кроків описується, як використання обох методів.

Перегляд властивостей таблиці на вкладці таблиці даних

  1. В області переходів двічі клацніть таблицю, яку потрібно використовувати.

  2. Перейдіть на вкладку поля й використання елементів керування у групі форматування , щоб переглянути властивості для кожного з полів таблиці. Зверніть увагу, якщо ви використовуєте Access 2007, її можна знайти цей список на вкладці таблиці у групі тип даних і форматування .

Перегляд властивостей таблиці в режимі конструктора

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю та натисніть кнопку Режим конструктора Зображення кнопки в контекстному меню.

    Таблиця відкриється у бланку.

  2. У нижній частині бланка перейдіть на вкладку загальні , якщо його ще не вибрано.

    –або–

    Щоб переглянути властивості поля підстановки, відкрийте вкладку Підстановка .

    Поле підстановки має поля таблиці, що використовує запит для отримання значень з однієї або кількох таблиць у базі даних. За промовчанням поле підстановки представлено ці значення для вас у вигляді списку. Залежно від того, як до бази даних установив поле підстановки можна вибрати один або кілька елементів із цього списку.

У наведеній нижче таблиці перелічено властивості, які мають найбільш ефективно на введення даних і пояснюється, як вони впливають на введення даних.

Властивість

У бланку таблиці

Можливі значення

Поведінка під час введення даних

Розмір поля

Вкладка Загальні

від 0 до 255

Кількість символів застосовується лише до поля з типом даних "текст". Під час введення більше, ніж на вказану кількість символів, поле вирізання їх.

Обов’язковий

Вкладка Загальні

Так/Ні

Якщо ввімкнуто, цю властивість вимагає ввести значення в полі, а Access не дасть змогу зберегти будь-які нові дані до завершення необхідні поля. Коли було вимкнуто, поле прийматиме пусті значення, тобто поле можна залишаються пустий.

Примітка.: Null-значення – це не те ж саме як нульові значення. Нуль — це цифра, а «null» – це відсутнє, невизначене або невідоме значення.

Дозволити рядки нульової довжини.

Вкладка Загальні

Так/Ні

Якщо ввімкнуто, можна ввести рядки нульової довжини, рядки, які містять без символів. Щоб створити рядок нульової довжини, який пару подвійних лапок у полі введіть (» «).

Індексовані

Вкладка Загальні

Так/Ні

Коли ви індекс для поля таблиці, Access забороняє додавання повторюваних значень. Також можна створити індекс з кількох полів. Якщо ви зробите це, ви можете дублювати значення в одній області, але не в обох полів.

Маска вводу

Вкладка Загальні

Попередньо визначені та настроювані набори символів і покажчика місця заповнення

Маски вводу відображається запит на введення даних у форматі, визначених. Маски відображаються під час виділення поля таблиці або елемента керування на формі. Припустімо, ви клацніть поле дати, відображається такий набір символів: ДД-МММ-РРРР. Що таке маски вводу. Вимагає ввести значення місяця у вигляді трьох букв, наприклад ЖОВТ. а значення року чотирма цифрами, наприклад, Жовтень-15-2017.

Примітка.: Пам'ятайте, що масок вводу лише контролювати процес введення даних, не те, як отримати доступ до сховища або відображення даних.

Щоб отримати додаткові відомості про створення та використання масок вводу наведено у статті керування форматами введення даних за допомогою масок вводу. Додаткові відомості про те, як Access зберігає та відображає даних дати й часу перегляньте статтю ввести значення дати або часу.

Обмежити списком

Вкладку Підстановка

Так/Ні

Вмикає або вимикає зміни до елементів у полі підстановки. Нові користувачі отримують доступ іноді спробуйте змінення елементів у полі підстановки вручну. Якщо Access забороняє змінення елементів у полі, ця властивість має значення так. Якщо активовано цю властивість і вам потрібно змінити елементи списку, необхідно відкрити список (якщо ви хочете редагування списку значень) або таблицю, яка містить вихідні дані для списку, (якщо ви хочете, щоб змінити поле підстановки) і змініть значення є. Щоб отримати додаткові відомості про використання полів підстановки статті редагування елементів у полі підстановки, далі в цій статті.

Відображати зміни списку значень

Вкладку Підстановка

Так/Ні

Вмикає або вимикає команду Змінити елементи списку для списку значень, а не для поля підстановки. Щоб увімкнути цю команду для полів підстановки, введіть припустиме ім'я форми в полі властивості Форма редагування елементів списку . Команда "значення Відображати зміни списку значень" з'являється в контекстному меню, яке відкривається, клацнувши правою кнопкою миші елемента списку або поля зі списком керування ' '. Під час виконання команди, відобразиться діалогове вікно Змінення елементів списку . З іншого боку, якщо вказати ім'я форми в полі властивості Форма редагування елементів списку , програма Access запустить цієї форми замість відображення діалогового вікна.

Примітка.: Можна виконати команду Змінити елементи списку зі списку, а поле зі списком знаходиться у формах і поле зі списком у таблиці та результатів запиту наборів. Форми слід відкрити в поданні конструктора або поданні перегляду; таблиці та набори результат запиту має бути відкрито у вікні табличного подання даних.

Форма редагування елементів списку

Вкладку Підстановка

Ім'я форми для введення даних

Якщо ввести ім'я форми для введення даних як значення цієї властивості таблиці, форма, що відкриється, коли користувач виконує команду Змінити елементи списку . В іншому випадку діалогове вікно Змінення елементів списку відображається, якщо користувачі виконайте команду.

На початок сторінки

Додавання записів до таблиці у вікні табличного подання даних

Відкрити в поданні таблиці нагадує аркуша Excel, і можна ввести або вставити дані до одного або кількох полів, еквівалент клітинки на аркуші.

Наведені нижче факти слід пам'ятати.

  • Вам не потрібно явно зберігати дані. Access здійснює зміни до таблиці під час переміщення курсору до нового поля в одному рядку або під час переміщення курсору на інший рядок.

  • За промовчанням встановлено значення поля в базі даних Access прийняття певний тип даних, таких як текст або числа. Необхідно ввести тип даних, що поле має значення, щоб прийняти. Якщо ні, у програмі Access відобразиться повідомлення про помилку:

    Повідомлення про помилку неприпустимого значення

  • Поле може бути маски вводу застосовано. Маски вводу – це набір символів і покажчика місця заповнення, який сили, потрібно ввести дані в певному форматі.

    Щоб отримати додаткові відомості про маски вводу наведено у статті керування форматами введення даних за допомогою масок вводу.

  • Крім вкладення та багатозначних списків можна ввести лише один запис у більшості полів. Якщо ви не знаєте, чи поле приймає вкладення, ви можете перевірити властивості поля. Щоб зробити це, процедура у Властивості подання для поля таблиці, вище в цій статті. Завжди можна визначити багатозначного списку, оскільки у програмі Access відобразиться прапорець біля кожного елемента списку.

Введення даних у таблиці

  1. В області переходів двічі клацніть таблицю, яку потрібно використовувати.

    За промовчанням таблиця відкриється у вікні табличного подання даних, сітка, яка схожа на аркуші Excel.

  2. Натисніть кнопку або в іншому разі перемістіть фокус до першого поля, який ви хочете використовувати а потім введіть дані.

  3. Щоб перейти до наступного поля в тому самому рядку, натисніть клавішу ТАБУЛЯЦІЇ, за допомогою клавіш зі стрілками вліво або вправо або клацніть клітинку в наступному полі.

    Після натискання клавіші ТАБУЛЯЦІЇ, за промовчанням, Access використовує регіональних параметрах ОС Windows, щоб визначити, чи його переміщує курсор вліво або вправо. Якщо на комп'ютері використовується мови, який читатиме зліва направо, курсор буде переміщено до потрібного після натискання клавіші TAB. Якщо на комп'ютері використовується мову, що читає справа наліво, курсор переміщується ліворуч.

    Щоб перейти до наступної клітинки у стовпці, використовуйте вгору або клавіші Стрілка вниз або клацніть потрібну клітинку.

Застосування форматування тексту для даних у полі довгий текст (записки)

  1. Відкрийте таблицю у вікні табличного подання даних виберіть поле довгий текст. Якщо ви використовуєте Access 2007 або Access 2010, які мають бути поля приміток.

    Зазвичай, поля «довгий текст» містить примітки або нотатки, тому ви можете шукати поле з іменем "Примітки" або "Нотатки". Якщо ви не можете знайти довгий текстове поле, процедура у Властивості подання для поля таблиці, вище в цій статті.

  2. На на вкладці основне у групі Шрифт за допомогою кнопки та меню для форматування тексту.

    Команди в групі "Шрифт" в Access

    Можна застосувати різні шрифти та розміри, виділення тексту жирним або курсив, змінення кольорів і так далі.

На початок сторінки

Додавання записів за допомогою форми

Форми для введення даних, можна надати простіше, швидше та точніше змогу вводити дані. Створено форми для введення даних у кількох таблицях одночасно. Також можна створювати форми, коли ви хочете приховати деякі поля в таблиці, коли ви хочете, щоб спростити (крок, який можна зменшити витрати на навчання) за допомогою бази даних, і ви хочете, щоб переконатися, що введення даних користувачі точно.

Використання форми для редагування даних залежить від макета форми. Форми можуть містити будь-яку кількість елементів керування, наприклад списків, текстових полів, кнопок і таблиць даних – сітки, схожі на аркуші Excel. У свою чергу, кожен з елементами керування на формі читає даних із або записує дані в поле базової таблиці. Можливості програми вказаного елемента керування залежить від типу даних вибрано для поля базової таблиці, будь-які властивості для цього поля і, можливо, на кілька властивостей, які бази даних установив для кожного елемента керування. Докладні відомості про типи даних і властивості поля вплив на введення даних можна знайти у розділах як типи даних вплине на введення даних і Властивості поля таблиці вплив так, як потрібно ввести дані, вище в цій статті.

У наведених нижче розділах описано найпоширеніші елементи керування введенням даних за допомогою. Якщо у вас виникли запитання про певні бази даних, зверніться до системного адміністратора або розробник бази даних.

Додавання або редагування тексту в текстовому полі

Під час додавання або редагування тексту в текстовому полі, використання даних на короткий текст або довгий текст поля. Надалі, пам'ятайте, що ви можете настроїти поля довгий текст (або керування прив'язано до поля довгий текст») на підтримки форматованого тексту для форматування та які можна застосування різних шрифтів, розмірів, стилів і кольорів до тексту.

Редагування тексту в текстовому полі

  • Помістіть курсор у текстовому полі та змінення даних. Пам'ятайте, що не можна виконувати обчислення числа в полі короткий текст або довгий текст.

Застосування форматування форматованого тексту для блоґів

Примітка.: Виконайте такі дії, лише якщо текстове поле прив'язано до поля довгий текст (записки). Процедура у Властивості подання для поля таблиці, вище в цій статті.

  1. З формі, відкритій у формі або макета подань або таблицю у вікні табличного подання даних виберіть поле довгий текст (записки).

  2. На на вкладці основне у групі Шрифт за допомогою кнопки та меню для форматування тексту.

    Команди в групі "Шрифт" в Access

    Можна застосувати різні шрифти та розміри, виділення тексту жирним або курсив, змінення кольорів і так далі.

Введення даних за допомогою списку

За допомогою списків у формах і в таблиці та запиту результат установлює відкрита у вікні табличного подання даних, сітка, яка схожа на аркуші Excel.

Коли ви використовуєте зі списком у формі, можуть відображатися в нижньому правому куті вікна або елемента керування ' ' список. Ці показники зобразити поле зі списком і список вікна, відповідно.

Пустий список підстановки

Типовий елемент керування — список у формі

Під час використання списку у наборі результатів таблицю або запит, програма Access використовує поле зі списком за промовчанням.

Крім того, списки підтримують кілька значень. Якщо відображається список з прапорець біля кожного елемента списку, можна вибрати більше, ніж 100 елементів цього списку. Багатозначні списки, які можна створити без програмування можна вирішити поширені проблеми бізнесу. Припустімо, наприклад, відстеження питань служби підтримки користувачів за допомогою бази даних Access. Якщо потрібно, щоб призначити кільком користувачам питання, можна використовувати багатозначного списку. На рисунках показано типові багатозначні списки.

Відкритий розкривний список із прапорцями.   Список із прапорцями

Можна також редагувати елементи у списку. Якщо ви або розробник бази даних увімкне цю команду, додавання, змінення та видалення елементів списку безпосередньо зі списку. Проте, розробники баз даних можна вимкнути команди, тому що він може бути недоступна для всіх баз даних.

У наведених нижче розділах пояснюється процедура та редагування списків.

Виберіть елементи розкривного списку

  1. Відкрийте форму, таблицю або набору результатів запиту, який містить список.

    Примітка.: Форми необхідно відкрити в поданні форми або подання макета. Необхідно відкрити таблиці та результатів запиту наборів у вікні табличного подання даних.

  2. Клацніть стрілку вниз поруч зі списком а потім виберіть потрібний елемент.

  3. Здійснювати вибір бази даних, переміщення курсору до іншого поля.

Виберіть елементи зі списку

  1. Відкрийте форму, що містить список.

  2. Прокрутіть список елементів у списку та виберіть потрібний елемент.

  3. Здійснювати вибір бази даних, переміщення курсору до іншого поля.

Виберіть елементи з розкривний список із прапорцями

  1. Відкрийте форму, таблицю або набору результатів запиту, який містить список.

    Примітка.: Ви можете використовувати прапорець розкривних списків у формах, таблицях і наборах результатів. Для цього потрібно відкрити форми в поданні форми або подання огляду необхідно відкрити таблиці та результатів запиту наборів у вікні табличного подання даних.

  2. Клацніть стрілку вниз поруч зі списком.

  3. До 100 установіть прапорці та натисніть кнопку OK.

Виберіть елементи список із прапорцями

  1. Відкрийте форму, що містить список.

    Примітка.: Необхідно відкрити форму в поданні форми або перегляд подання.

  2. Клацніть стрілку вниз поруч зі списком.

  3. Більше, ніж 100 установіть прапорці та натисніть кнопку OK.

Редагування елементів у списку

Примітка.: Ви можете редагувати будь-який тип списку у формі, таблиці або набору результатів запиту. Пам'ятайте, що необхідно відкрити в поданні форми або подання огляду форм і необхідно відкрити таблиць результат запиту наборів у вікні табличного подання даних. Крім того, пам'ятайте, що розробник бази даних або ІТ-відділу можна відключити цю команду, тому вона не може бути доступний в будь-який час.

  1. Відкрийте форму, таблицю або набору результатів запиту, який містить список.

  2. Клацніть правою кнопкою миші список, який потрібно змінити і натисніть кнопку Змінити елементи списку.

    Відобразиться діалогове вікно або форми для введення даних. Екран, який ви бачите залежить від типу списку, який потрібно змінити. Програма Access використовує два основних типи списків, значення підстановки списки та списки. Відображення значення списки набір елементів, що потрібно ввести вручну, і підстановки списків за допомогою запиту для отримання їх даних з однієї або кількох таблиць. Виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Якщо ви редагуєте список значень, використовуйте діалогове вікно Змінення елементів списку для редагування списку даних і натисніть кнопку OK після завершення роботи.

    • Якщо ви редагуєте список підстановки, з'являється форми для введення даних. Редагування даних списку за допомогою цієї форми.

На початок сторінки

Редагування елементів у полі підстановки

Поле підстановки представлено список дані, які користувачі можуть використовувати, щоб вибрати один або кілька елементів. Можна створити два типи списків підстановки.

  • Значення списків    Вони містять до незмінний значень, введених вручну. Значення розташовано в полі властивості Джерело рядків поля підстановки.

  • Списки підстановки    Ці використання запиту для отримання значень з іншої таблиці. Властивість Джерело рядків поля містить запиту замість чіткий список значень.

За промовчанням відображається підстановки даних у розкривному списку, попри те, що ви можете вказати елемента керування ' ' список. У розкривному списку відкриється представити у списку і закривається після вибору елемента. Список, на відміну від залишається відкрити на будь-який час.

Можна виконати команду Змінити елементи списку , або можна редагувати дані безпосередньо у властивості Джерело рядків або вихідної таблиці. Відомості про використання команди " Змінення елементів списку " про введення даних за допомогою списку, вище в цій статті. Кроки, описані в цьому розділі пояснюється, як редагувати елементи безпосередньо у властивості Джерело рядків або вихідної таблиці. Процес складається з кількох нижченаведені кроки.

  • Визначення поля підстановки. Ви стежите дещо інший процес, під час роботи з формою ніж з таблицею.

  • Укажіть тип поля підстановки, список значень або список підстановки. Якщо ви використовуєте для мобільних клієнтів, які визначено вихідної таблиці, який містить дані для поля підстановки.

  • Редагування елементів у списку значень.

    -або-

    Відкриття вихідної таблиці підстановки списку та редагувати дані в таблиці.

Визначення поля підстановки у формі

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші форму та натисніть кнопку Режим конструктора.

    -або-

    Якщо вже відкрито у формі, клацніть правою кнопкою миші вкладку форми та в контекстному меню пункт Режим конструктора .

    –або–

    На на вкладці основне у групі подання натисніть кнопку " подання ", щоб переключатися між поданнями доступні. Крім того, можна клацніть стрілку під кнопкою поданнята виберіть один із доступних подання в меню.

    Зображення стрічки Access

  2. Клацніть правою кнопкою миші на поле або поле зі списком елемент керування — список і виберіть пункт Властивості.

  3. У вікні властивостей відкрийте вкладку Усі та знайдіть властивості Тип джерела рядків і Джерело рядків . Властивість Тип джерела рядків має містити Список значень або Таблиця/запит, а властивість Джерело рядків має містити список елементів, розділяючи їх крапкою з комою, або запит. За потреби, збільшення розміру вікна властивостей, можна переглянути список елементів або запит.

    Зазвичай, списки значень, використовуйте цей базовий синтаксис: "елемент";" елемент";" елемент"

    У цьому випадку у списку – це набір елементів взято в подвійні лапки та розділених крапкою з комою.

    Вибіркових запитів за допомогою цього базовий синтаксис: Виберіть [table_or_query_name]. [ field_name] FROM [table_or_query_name].

    У цьому випадку запит містить два речення (вибір і від). Перше речення посилається на таблицю або запит і полів у таблиці або запиту. Друге речення посилається лише на таблицю або запит. Нижче наведено ключові точки пам'ятати: речення SELECT немає потреби містять ім'я таблиці або запиту, хоча ми рекомендуємо, і вони має містити принаймні одне поле ім'я. Проте всі з речення, мають посилатися на таблицю або запит. Таким чином, можна завжди знайти джерело таблицю або запит для поля підстановки, речення FROM.

  4. Виконайте одну з таких дій:

    • Якщо ви використовуєте список значень, редагування елементів у списку. Переконайтеся, що кожний елемент взято в подвійні лапки та відокремлено крапкою з комою.

    • Якщо запит у список підстановки посиланнями іншого запиту, в області переходів, відкрийте цей другий запит у режимі конструктора (клацніть правою кнопкою миші запит і натисніть кнопку Режим конструктора). Зверніть увагу на ім'я таблиці, яка відображається у верхній частині конструктора запитів і перейдіть до наступного кроку.

      -або-

      Якщо запит у поле підстановки посилається на таблицю, зверніть увагу на ім'я таблиці та перейдіть до наступного кроку.

  5. Двічі клацніть таблицю, в області переходів, щоб відкрити його у вікні табличного подання даних а потім змініть елементи списку, за потреби.

Визначення поля підстановки у таблиці

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю та натисніть кнопку Режим конструктора.

  2. У верхній частині у бланку запиту у стовпці Тип даних , натисніть кнопку або в іншому разі перемістіть фокус до будь-який текст, числа, або поле «так/ні».

  3. У нижній частині бланку таблиці виберіть вкладку Підстановка і виберіть Переглянути властивості Тип джерела рядків і Джерело рядків .

    Властивість Тип джерела рядків має у Списку значень або Таблиця/запит. Властивість Джерело рядків має містити список значень або запит.

    Списки значень за допомогою цього базовий синтаксис: "елемент";" елемент";" елемент"

    У цьому випадку у списку – це набір елементів взято в подвійні лапки та розділених крапкою з комою.

    Зазвичай вибіркових запитів за допомогою цього базовий синтаксис: Виберіть [table_or_query_name]. [ field_name] FROM [table_or_query_name].

    У цьому випадку запит містить два речення (вибір і від). Перше речення посилається на таблицю або запит і полів у таблиці або запиту. Друге речення посилається лише на таблицю або запит. Нижче наведено ключові точки пам'ятати: речення SELECT немає потреби містять ім'я таблиці або запиту, хоча ми рекомендуємо, і вони має містити принаймні одне поле ім'я. Проте всі з речення, мають посилатися на таблицю або запит. Таким чином, можна завжди знайти джерело таблицю або запит для поля підстановки, речення FROM.

  4. Виконайте одну з таких дій:

    • Якщо ви використовуєте список значень, редагування елементів у списку. Переконайтеся, що кожний елемент взято в подвійні лапки та відокремлено крапкою з комою.

    • Якщо запит у поле підстановки посиланнями іншого запиту, в області переходів, відкрийте цей другий запит у режимі конструктора (клацніть правою кнопкою миші запит і натисніть кнопку Режим конструктора). Зверніть увагу на ім'я таблиці, яка відображається у верхній частині конструктора запитів і перейдіть до наступного кроку.

      -або-

      Якщо запит у поле підстановки посилається на таблицю, зверніть увагу на ім'я таблиці та перейдіть до наступного кроку.

  5. Двічі клацніть таблицю, в області переходів, щоб відкрити його у вікні табличного подання даних а потім змініть елементи списку, за потреби.

На початок сторінки

Введіть рядки нульової довжини.

Access дає змогу розрізняти два типи пустих значень: значення Null і рядки нульової довжини. Значення null указують на невідоме значення, а рядки нульової довжини вказати поля, які може містити пробіл. Наприклад, припустимо, що таблицю даних про клієнтів, що таблиця містить числове поле факсу. Можна залишити поле пустим якщо ви не впевнені в номер факсу клієнта. У такому випадку залишивши поле пустим вводить null-значення, що означає, що ви не знаєте, що таке значення. Якщо пізніше ви вирішите, що клієнта не мають факсу, можна ввести рядок нульової довжини в поле, щоб указати, що ви знаєте, ні значення.

Примітка.: Пам'ятайте, що ви можете встановити властивість, яка запобігає приймає null-значення поля. Щоб отримати додаткові відомості про настройку цю властивість статті вплив типів даних так, як потрібно ввести дані, вище в цій статті.

  1. Відкрийте таблицю у вікні табличного подання даних або форму в поданні форми або подання огляд.

  2. Виберіть потрібне поле та введіть дві подвійних лапок без пробілу між ними (» «).

  3. Переміщення курсору на один запис, щоб внести зміни до бази даних. За промовчанням у лапки зникнення.

На початок сторінки

Додавання записів за допомогою імпортування або зв'язування з даними

Можна імпортувати або посилання на дані, розташовані в різних джерел, включно з інших баз даних Access, книги Excel, текстові файли та документи Word і списків на серверах під керуванням служб Microsoft SharePoint.

Розглянемо способи імпорт і зв'язування цих джерел даних, що виходить за рамки цієї статті. Ці посилання вказують на відомості про імпорт і зв'язування з даними.

Методи заощадити час під час введення даних

Програма Access пропонує різноманітні способи, щоб прискорити процес введення даних. У наведених нижче розділах описано, як настроювання значення за промовчанням для полів і списків у формах і повторно використовувати значення під час сортування даних за допомогою сполучення клавіш.

Настроювання значення за промовчанням для поля або елемента керування

Якщо великої кількості записів надання спільного доступу до одного значення для вказаного поля, наприклад місто або країну або регіон, можна заощадити час, встановивши значення за промовчанням для елемента керування прив'язано до цього поля. Відкрийте форму або створіть новий запис, до значення за промовчанням відображається в цьому елементі керування, за замовчуванням.

Настроювання значення за промовчанням для елемента керування

  1. Відкрийте форму в поданні конструктора.

  2. Клацніть правою кнопкою миші елемент керування, щоб працювати з та виберіть пункт Властивості.

  3. На вкладці " дані " установіть для властивості Значення за промовчанням на потрібне значення.

  4. Повторіть кроки 1 – 3, щоб установити значення за промовчанням.

Визначення іншим значенням

  • Для значення в текстовому полі введіть нові дані. У будь-який час можна перезаписувати значення за промовчанням.

    –або–

  • Значення у списку виберіть нове значення зі списку.

Повторне використання значень під час сортування

Під час переміщення між записами, які потребують сортування кожного запису, використовуючи такі самі значення. Після цього, можна заощадити час за допомогою сполучення клавіш для повторення, сортувати значення. Наприклад, припустимо, що ви сортувати списки замовлень за типом товару. Першого запису введено м'який напоїв , щоб сортувати замовлення, де клієнти купували м'який напоїв. Під час переміщення до наступного запису, можна скопіювати та повторне використання сортування значення.

Примітка.: Припустімо, що у вас є форми відкрити в поданні форми.

  1. Перехід до поля, які повторно використовується значення з відповідного поля в попередньому записі.

  2. Натисніть сполучення клавіш CTRL +' (апостроф).

На початок сторінки

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×