Додавання, змінення та видалення умовного форматування

Використання умовного форматування дозволяє переглядати й аналізувати дані, знаходити критичні помилки та ідентифікувати шаблони і зміни.

Умовне форматування дає змогу легко виділяти потрібні вам клітинки або діапазони клітинок, привертаючи увагу до нестандартних значень і візуалізуючи дані за допомогою гістограм, шкал кольорів і наборів піктограм. Умовний формат змінює вигляд діапазону клітинки на основі умов (критеріїв). Якщо умова виконується, діапазон клітинок форматується згідно з нею; в іншому разі форматування на основі цієї умови не відбувається.

Ви можете виконувати сортування та фільтрування клітинок за форматом, зокрема за кольорами їхнього тла та шрифту, незалежно від того, в який спосіб ваші клітинки відформатовано: вручну або за допомогою умовного форматування. У наведеному нижче прикладі показано умовне форматування, яке використовує кольори фону клітинки, набір піктограм "3 стрілки" та гістограми.

Фон клітинок, набори піктограм і гістограми, які використовуються як умовне форматування

Умовне форматування можна застосувати до діапазону клітинок, таблиці Excel або звіту зведеної таблиці. Якщо умовне форматування використовується у звіті зведеної таблиці, слід знати про суттєві відмінності в його застосуванні.

Примітка.: Під час створення умовного форматування ви можете посилатися лише на інші клітинки того ж самого аркуша або, у деяких випадках, на клітинки поточної відкритої книги. Застосувати умовне форматування до зовнішніх посилань на іншу книгу не можна.

Умовне форматування для звіту зведеної таблиці

Існують кілька відмінностей умовного форматування звіту зведеної таблиці від умовного форматування діапазонів клітинок або таблиці Excel.

  • Якщо змінити макет звіту зведеної таблиці за допомогою фільтрування, приховування рівнів, згортання й розгортання рівнів або переміщення поля, умовне форматування зберігатиметься, доки не видалено поля в базових даних.

  • Область умовного форматування для полів в області значень може базуватися на ієрархії даних і визначається всіма видимими дочірніми елементами (наступний нижчий рівень в ієрархії) батьківського елемента (наступний вищий рівень в ієрархії) у рядках для одного чи кількох стовпців або у стовпцях для одного чи кількох рядків.

    Примітка.: В ієрархії даних дочірні елементи не успадковують від батьківського елемента умовне форматування, а батьківський елемент не успадковує умовне форматування від дочірніх елементів.

  • Існують три методи визначення області умовного форматування полів в області значень: за виділенням, за відповідним полем і за полем значення.

Стандартний метод, за яким визначається область полів в області значень, – це виділення. Метод визначення області можна змінити на визначення за відповідним полем або полем значення за допомогою перемикача Застосувати правило форматування до, діалогового вікна Нове правило форматування або діалогового вікна Редагувати правило форматування.

Метод

Скористайтеся цим методом, якщо потрібно вибрати:

Визначення області за виділенням.

  • набір суміжних полів в області значень, наприклад усі підсумкові записи про товари в одному регіоні;

  • набір несуміжних полів в області значень, наприклад підсумкові записи про товари в різних регіонах на різних рівнях в ієрархії даних.

Визначення області за полем значення.

  • уникнути багатьох несуміжних виділень;

  • застосувати умовне форматування до набору полів в області значень для всіх рівнів в ієрархії даних;

  • включити проміжні та загальні підсумки.

Визначення області за відповідним полем.

  • уникнути багатьох несуміжних виділень;

  • застосувати умовне форматування до набору полів в області значень для одного рівня в ієрархії даних;

  • виключити проміжні підсумки.

Якщо ви застосовуєте умовне форматування до полів в області значень для першого, останнього значень або значень більше чи менше середнього, за замовчуванням правило базується на всіх видимих значеннях. Однак для визначення області за відповідним полем, а не за всіма видимими значеннями, можна застосувати умовне форматування для кожного сполучення:

  • стовпця та його батьківського поля рядка;

  • рядка та його батьківського поля стовпця.

Примітка.: Швидкий аналіз недоступний в Excel 2010 і попередніх версіях програми.

Натисніть кнопку "Швидкий аналіз" Кнопка "Швидкий аналіз" , щоб застосувати вибране умовне форматування до виділених даних. Кнопка "Швидкий аналіз" з’являється автоматично, коли ви виділяєте дані на аркуші.

  1. Виділіть дані на аркуші. У нижньому правому куті виділеного діапазону з’явиться кнопка Швидкий аналіз.

    Виділені дані з кнопкою "Швидкий аналіз"

  2. Натисніть кнопку Швидкий аналіз Кнопка "Швидкий аналіз" або клавіші Ctrl+Q.

  3. Потім на вкладці Форматування переміщуйте вказівник миші на різні параметри, щоб побачити, як виглядатимуть дані, і виберіть форматування, яке вам найбільше до вподоби.

    Вкладка "Форматування" в колекції "Швидкий аналіз"

    Примітки.: 

    • Набір параметрів форматування, що відображаються на вкладці Форматування, залежить від того, які дані ви виділили. Якщо виділений діапазон містить лише текст, доступні такі параметри: Текст містить, Повторювані, Унікальні, Дорівнює та Очищення. Якщо виділений діапазон містить лише числа або текст і числа, доступні такі параметри: Гістограми, Шкала кольорів, Набір піктограм, Більше, Перші 10 % і Очищення.

    • Функція динамічного попереднього перегляду відображає лише ті варіанти форматування, які можна застосувати до вибраних даних. Наприклад, якщо вибрати параметр Повторювані, а вибрані клітинки не містять однакових даних, динамічний попередній перегляд не працюватиме.

  4. Якщо відкриється діалогове вікно Текст, який містить, зазначте варіант форматування, який потрібно застосувати, і натисніть кнопку OK.

Якщо потрібно ускладнити умовне форматування, можна скористатися логічною формулою для визначення умов форматування. Наприклад, вам може знадобитися порівняти значення з результатами, які повернула функція, або оцінити дані у клітинках за межами вибраного діапазону, які можуть бути в іншому аркуші тієї самої книги.

  1. На вкладці Основне у групі Стилі клацніть стрілку розкривного меню Умовне форматування та виберіть пункт Керувати правилами.

    Умовне форматування

    Відкриється діалогове вікно Диспетчер правил умовного форматування.

  2. Виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Щоб додати умовний формат, виберіть команду Створити правило. Відкриється діалогове вікно Нове правило форматування.

    • Щоб змінити умовний формат, наведені нижче дії.

      1. Упевніться, що у списку Відображати правила форматування для вибрано відповідний аркуш, таблицю або звіт зведеної таблиці.

      2. Якщо потрібно змінити діапазон клітинок, у полі Застосовується до натисніть кнопку Згорнути діалогове вікно  Зображення кнопки , щоб тимчасово приховати діалогове вікно, виділіть на цьому або іншому аркуші новий діапазон клітинок, а потім натисніть кнопку Розгорнути діалогове вікно  Зображення кнопки .

      3. Виберіть правило та натисніть кнопку Редагувати правило. Відкриється діалогове вікно Редагувати правило форматування.

  3. У розділі Застосувати правило до, щоб за потреби змінити область для полів в області значень звіту зведеної таблиці за:

    • виділенням    (виберіть пункт Виділених клітинок);

    • відповідним полем    (виберіть пункт Усіх клітинок, які відображають значення <поле значень>);

    • полем значення    (виберіть пункт Усіх клітинок, які відображають значення <поле значення> для <Рядок>).

  4. У розділі Виберіть тип правила виберіть команду Використовувати формулу для визначення клітинок для форматування.

    1. У розділі Редагувати опис правила в полі списку Форматувати значення, для яких ця формула має значення ІСТИНА введіть формулу.

      Формула має починатися знаком рівності (=) і повертати логічне значення TRUE (1) або FALSE (0).

    2. Натисніть кнопку Форматувати, щоб відобразити діалогове вікно Формат клітинок.

    3. Виберіть формат числа, шрифту, межі або заливки, який потрібно застосувати, якщо значення клітинки відповідає умові, і натисніть кнопку OK.

      Можна вибрати кілька форматів. Вибрані формати буде відображено в полі Попередній перегляд.

      Приклад 1. Використання двох умовних форматів з умовою, у якій використовуються перевірки AND і OR    

      У наведеному прикладі перше правило форматування забарвлює дві клітинки зеленим кольором, якщо обидві умови мають значення TRUE. Якщо результат перевірки повертає значення, відмінне від значення TRUE, то друге правило форматування забарвлюватиме дві клітинки червоним кольором, якщо будь-яка з умов має значення FALSE.

      Клітинки B4 та B5 відповідають умовам, тому їх відформатовано зеленим кольором

      Покупець будинку запланував виплатити 75 000 грн. як перший внесок, а також виплачувати по 10 500 грн. щомісяця як іпотечний кредит. Якщо перший внесок та іпотечний кредит задовольнять умови, то після виконання форматування клітинки B4 та B5 буде забарвлено зеленим кольором.

      Якщо умови бюджету задовольняє лише перший внесок або іпотечний кредит, то клітинки B4 та B5 буде відформатовано червоним кольором. Потрібно змінити деякі значення, наприклад річні відсоткові ставки, період, на який береться позика, перший внесок і суму оплати, щоб в умовно відформатованих клітинках відобразилися зміни.

      Формула для першого правила (застосовується зелений колір)

      ==AND(IF($B$4<=75000,1),IF(ABS($B$5)<=1500,1))

      Формула для другого правила (застосовується червоний колір)

      =OR(IF($B$4>=75000,1),IF(ABS($B$5)>=1500,1))

      Приклад 2. Затінювання через рядок за допомогою функцій MOD і ROW    

      Умовне форматування всіх клітинок у цій книзі затінює кожний другий рядок у діапазоні клітинок синім кольором. Щоб вибрати всі клітинки на аркуші, натисніть квадрат у лівому верхньому кутку аркуша. Функція MOD повертає залишок від ділення числа (перший аргумент) на дільник (другий аргумент). Функція ROW повертає номер поточного рядка. Якщо номер поточного рядка поділити на 2, у залишку завжди буде 0 для парного числа або 1 для непарного. Оскільки значення 0 – це FALSE (хибність), а 1 – TRUE (істина), буде відформатовано кожний непарний рядок. Для цього використовується формула =MOD(ROW(),2)=1.

      Кожний другий рядок затінено синім кольором

      Примітка.: Щоб ввести посилання на клітинки у формулі, виберіть клітинки безпосередньо на поточному або інших аркушах. Якщо виділити клітинки на аркуші, буде вставлено абсолютні посилання на клітинки. Якщо потрібно змінити в Excel посилання для кожної клітинки у вибраному діапазоні, скористайтеся відносними посиланнями.

Докладні відомості про використання формул в умовному форматуванні див. тут.

Колірні шкали – це візуальні інструкції, які допомагають зрозуміти розподіл і варіювання даних. Використовуючи двоколірну шкалу, ви можете порівняти діапазон клітинок за допомогою градації двох кольорів. Відтінок кольору представляє вищі або нижчі значення. Наприклад, використовуючи жовто-зелену колірну шкалу, яку зображено нижче, ви можете настроїти параметри таким чином, щоб клітинки з вищим значенням мали насиченіший зелений колір, а клітинки з нижчим значенням – насиченіший жовтий.

Форматування всіх клітинок за допомогою двоколірної шкали

Порада.: Якщо будь-які клітинки в діапазоні містять формулу, яка повертає помилку, умовне форматування не застосовано до цих клітинок. Щоб забезпечити застосування умовного форматування до цих клітинок, скористайтеся функцією IS або IFERROR, щоб повернути інше значення замість значення помилки.

Швидке форматування

  1. Виділіть одну або кілька клітинок у діапазоні, таблиці або звіті зведеної таблиці.

  2. На вкладці Основне у групі Стилі клацніть стрілку розкривного меню Умовне форматування та виберіть пункт Кольорові шкали.

    Умовне форматування

  3. Виберіть двоколірну шкалу.

    Наведіть вказівник миші на піктограми колірних шкал, щоб побачити, яка з них двоколірна. Верхній колір позначає вищі значення, а нижній – нижчі.

Метод визначення області для полів в області значень звіту зведеної таблиці можна змінити за допомогою кнопки Параметри форматування, що відображається біля поля зведеної таблиці, у якому застосовано умовне форматування.

Розширене форматування

  1. Виділіть одну або кілька клітинок у діапазоні, таблиці або звіті зведеної таблиці.

  2. На вкладці Основне у групі Стилі клацніть стрілку розкривного меню Умовне форматування та виберіть пункт Керувати правилами. Відкриється діалогове вікно Диспетчер правил умовного форматування.

  3. Виконайте одну з таких дій:

    • Щоб додати умовний формат, виберіть команду Створити правило. Відкриється діалогове вікно Нове правило форматування.

    • Щоб змінити умовний формат, наведені нижче дії.

      1. Упевніться, що у списку Відображати правила форматування для вибрано відповідний аркуш, таблицю або звіт зведеної таблиці.

      2. Якщо потрібно змінити діапазон клітинок, у полі Застосовується до натисніть кнопку Згорнути діалогове вікно  Зображення кнопки , щоб тимчасово приховати діалогове вікно, виділіть на аркуші новий діапазон клітинок, а потім натисніть кнопку Розгорнути діалогове вікно  Зображення кнопки .

      3. Виберіть правило та натисніть кнопку Редагувати правило. Відкриється діалогове вікно Редагувати правило форматування.

  4. У розділі Застосувати правило до, щоб за потреби змінити область для полів в області значень звіту зведеної таблиці за:

    • виділенням (виберіть пункт Виділених клітинок);

    • усіма клітинками для підпису значення (виберіть пункт Усіх клітинок, які відображають значення <значення>);

    • усіма клітинками для певного підпису значення, крім проміжних і загальних підсумків (виберіть пункт Усіх клітинок, які відображають значення <значення> для <рядок>).

  5. У розділі Виберіть тип правила: виберіть пункт Форматувати всі клітинки на основі їхніх значень (за промовчанням).

  6. У розділі Редагувати опис правила в полі списку Стиль формату виберіть пункт Двоколірна шкала.

  7. Щоб вибрати тип у полі Тип для Мінімального значення та Максимального значення, виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Форматування найнижчих і найвищих значень.    Виберіть пункти Найменше значення та Найбільше значення.

      У цьому разі не потрібно вводити Мінімальне й Максимальне значення.

    • Форматування значення числа, дати та часу.    Виберіть пункт Число та введіть мінімальне й максимальне значення.

    • Форматування процентного співвідношення.    Введіть Мінімальне та Максимальне значення.

      Припустимі значення: від 0 (нуля) до 100. Не вводьте знак відсотка.

      Використовуйте процентне значення, якщо потрібно пропорційно візуалізувати всі значення, оскільки розподіл значень є пропорційним.

    • Форматування процентилю.    Виберіть пункт Процентиль і введіть Мінімальне та Максимальне значення. Припустимі значення: від 0 (нуля) до 100.

      Використовуйте процентилі, якщо потрібно візуалізувати групу найвищих значень (наприклад, процентиль верхніх 20ти значень) у пропорції одноколірної градації, а також групу низьких значень (наприклад, процентиль нижніх 20ти значень) у іншій пропорції одноколірної градації, оскільки їх представлено крайніми значеннями, які можуть спричинити асиметрію у візуалізації даних.

    • Форматування результату формули.    Виберіть пункт Формула та введіть Мінімальне та Максимальне значення.

      • Формула має повертати значення числа, дати або часу.

      • Формула має починатися знаком рівності (=).

      • Форматування не застосовується, якщо формула неприпустима.

      • Радимо перевірити формулу, щоб переконатися, що вона не повертає значення помилки.

        Примітки.: 

        • Переконайтеся, що Мінімальне значення менше за Максимальне значення.

        • Для мінімального значення та максимального значення можна вибрати різні типи. Наприклад, для мінімального значення можна вибрати числовий тип, а для максимального значення – відсотковий.

  8. Щоб вибрати для шкали кольорів значення Мінімальне і Максимальне, виберіть для кожного з них розділ Колір, після чого вкажіть колір.

    Якщо потрібно вибрати додаткові кольори або створити власний колір, виберіть пункт Інші кольори. Вибрану шкалу кольорів буде відображено в полі Попередній перегляд.

Колірні шкали – це візуальні інструкції, які допомагають зрозуміти розподіл і варіювання даних. Триколірна шкала допомагає порівняти діапазон клітинок за допомогою градації трьох кольорів. Відтінок кольору позначає вищі або нижчі значення. Наприклад, використовуючи шкалу з зеленим, жовтим і червоним кольорами, можна вказати, щоб клітинки з вищим значенням мали зелений колір, клітинки із середнім значенням – жовтий колір, а клітинки з нижчим значенням – червоний.

Порада.: Якщо будь-які клітинки в діапазоні містять формулу, яка повертає помилку, умовне форматування не застосовано до цих клітинок. Щоб забезпечити застосування умовного форматування до цих клітинок, скористайтеся функцією IS або IFERROR, щоб повернути інше значення (наприклад, ''0'' або ''N/A'') замість значення помилки.

Швидке форматування

  1. Виділіть одну або кілька клітинок у діапазоні, таблиці або звіті зведеної таблиці.

  2. На вкладці Основне у групі Стилі клацніть стрілку розкривного меню Умовне форматування та виберіть пункт Кольорові шкали.

    Умовне форматування

  3. Виберіть триколірну шкалу. Верхній колір представляє вищі значення, центральний – середні, а нижній – нижчі значення.

    Наведіть вказівник миші на піктограми колірних шкал, щоб побачити, яка з них триколірна.

Метод визначення області для полів в області значень звіту зведеної таблиці можна змінити за допомогою кнопки Параметри форматування, що відображається біля поля зведеної таблиці, у якому застосовано умовне форматування.

Розширене форматування

  1. Виділіть одну або кілька клітинок у діапазоні, таблиці або звіті зведеної таблиці.

  2. На вкладці Основне у групі Стилі клацніть стрілку розкривного меню Умовне форматування та виберіть пункт Керувати правилами. Відкриється діалогове вікно Диспетчер правил умовного форматування.

  3. Виконайте одну з таких дій:

    • Щоб додати умовний формат, виберіть команду Створити правило. Відкриється діалогове вікно Нове правило форматування.

    • Щоб змінити умовний формат, наведені нижче дії.

      1. Упевніться, що у списку Відображати правила форматування для вибрано відповідний аркуш, таблицю або звіт зведеної таблиці.

      2. Якщо потрібно змінити діапазон клітинок, у полі Застосовується до натисніть кнопку Згорнути діалогове вікно  Зображення кнопки , щоб тимчасово приховати діалогове вікно, виділіть на аркуші новий діапазон клітинок, а потім натисніть кнопку Розгорнути діалогове вікно  Зображення кнопки .

      3. Виберіть правило та натисніть кнопку Редагувати правило. Відкриється діалогове вікно Редагувати правило форматування.

  4. У розділі Застосувати правило до, щоб за потреби змінити область для полів в області значень звіту зведеної таблиці за:

    • виділенням    (виберіть пункт Лише ці клітинки);

    • відповідним полем    (виберіть пункт Усі клітинки <поле значення> з однаковими полями);

    • полем значення    (виберіть пункт Усі клітинки <поле значення>).

  5. У розділі Виберіть тип правила: виберіть пункт Форматувати всі клітинки на основі їх значень.

  6. У розділі Редагувати опис правила в полі списку Стиль формату виберіть пункт Триколірна шкала.

  7. Виберіть тип для Мінімального значення, Середнього значення та Максимального значення. Виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Форматування найнижчих і найвищих значень.    Виберіть пункт Середнє значення.

      У цьому разі не потрібно вводити Найменше й Найбільше значення.

    • Форматування значення числа, дати та часу.    Виберіть пункт Число та введіть Мінімальне, Середнє й Максимальне значення.

    • Форматування процентного співвідношення.    Виберіть пункт Відсоток і введіть Мінімальне, Середнє й Максимальне значення. Припустимі значення: від 0 (нуля) до 100. Не вводьте знак відсотка (%).

      Використовуйте відсоткові значення, якщо потрібно пропорційно візуалізувати всі значення, оскільки використання відсоткових значень забезпечує пропорційний розподіл значень.

    • Форматування процентилю.    Виберіть пункт Процентиль і введіть значення для Мінімального значення, Середнього значення та Максимального значення.

      Припустимі процентилі: від 0 (нуля) до 100.

      Використовуйте процентилі, якщо потрібно візуалізувати групу найвищих значень (наприклад, процентиль верхніх 20ти значень) у пропорції одноколірної градації, а також групу низьких значень (наприклад, процентиль нижніх 20ти значень) у іншій пропорції одноколірної градації, оскільки їх представлено крайніми значеннями, які можуть спричинити асиметрію у візуалізації даних.

    • Форматування результату формули.    Виберіть пункт Формула та введіть Мінімальне, Середнє й Максимальне значення.

      Формула має повертати значення числа, дати або часу. Вона має починатися знаком рівності (=). Форматування не застосовується, якщо формула неприпустима. Радимо перевірити формулу, щоб переконатися, що вона не повертає значення помилки.

      Примітки.: 

      • Для діапазону клітинок можна встановити мінімальне, середнє й максимальне значення. Переконайтеся, що значення в полі Мінімальне значення менше за значення в полі Середнє значення, яке, у свою чергу, менше за значення в полі Максимальне значення.

      • Для Мінімального значення, Середнього значення та Максимального значення можна вибрати різні типи. Наприклад, можна вибрати тип ''Число'' для Мінімального значення, тип ''Процентиль'' для Середнього значення та тип ''Відсоток'' для Максимального значення.

      • У багатьох випадках найкращим рішенням для Середнє значення є значення за промовчанням у 50%, проте ви можете змінити його відповідно до конкретних потреб.

  8. Щоб вибрати для шкали кольорів значення Мінімальне, Середнє значення або Максимальне, відкрийте для кожного значення розділ Колір і виберіть колір.

    • Щоб вибрати додаткові кольори або створити власний колір, виберіть пункт Інші кольори.

    • Вибрану шкалу кольорів буде відображено в полі Попередній перегляд.

Гістограма допомагає розглянути значення клітинки відносно інших клітинок. Довжина гістограми відповідає значенню у клітинці. Довша смуга відповідає вищому значенню, відповідно, коротша – нижчому значенню. Гістограми корисні для визначення вищих і нижчих значень, особливо у великих обсягах даних, наприклад для визначення у звіті про святковий розпродаж іграшок, які продаються найкраще та найгірше.

У наведеному прикладі гістограми використовуються для того, щоб виділити крайні додатні та від’ємні значення. Ви можете відформатувати гістограму так, щоб вона брала свій початок у середині клітинки та розтягувалась у напрямку від’ємних значень, розташованих ліворуч.

Гістограми, на яких виділено додатні та від’ємні значення

Порада.: Якщо будь-які клітинки в діапазоні містять формулу, яка повертає помилку, умовне форматування не застосовано до цих клітинок. Щоб забезпечити застосування умовного форматування до цих клітинок, скористайтеся функцією IS або IFERROR, щоб повернути інше значення (наприклад, ''0'' або ''N/A'') замість значення помилки.

Швидке форматування

  1. Виділіть одну або кілька клітинок у діапазоні, таблиці або звіті зведеної таблиці.

  2. На вкладці Основне у групі Стиль натисніть стрілку поруч із розділом Умовне форматування, виберіть пункт Гістограми, після чого виберіть піктограму лінійки даних.

    Умовне форматування

Метод визначення області для полів в області значень звіту зведеної таблиці можна змінити за допомогою перемикача Застосувати правило форматування до.

Розширене форматування

  1. Виділіть одну або кілька клітинок у діапазоні, таблиці або звіті зведеної таблиці.

  2. На вкладці Основне у групі Стилі клацніть стрілку розкривного меню Умовне форматування та виберіть пункт Керувати правилами. Відкриється діалогове вікно Диспетчер правил умовного форматування.

  3. Виконайте одну з таких дій:

    • Щоб додати умовний формат, виберіть команду Створити правило. Відкриється діалогове вікно Нове правило форматування.

    • Щоб змінити умовний формат, наведені нижче дії.

      1. Упевніться, що у списку Відображати правила форматування для вибрано відповідний аркуш, таблицю або звіт зведеної таблиці.

      2. Якщо потрібно змінити діапазон клітинок, у полі Застосовується до натисніть кнопку Згорнути діалогове вікно  Зображення кнопки , щоб тимчасово приховати діалогове вікно, виділіть на аркуші новий діапазон клітинок, а потім натисніть кнопку Розгорнути діалогове вікно  Зображення кнопки .

      3. Виберіть правило та натисніть кнопку Редагувати правило. Відкриється діалогове вікно Редагувати правило форматування.

  4. У розділі Застосувати правило до, щоб за потреби змінити область для полів в області значень звіту зведеної таблиці за:

    • виділенням    (виберіть пункт Лише ці клітинки);

    • відповідним полем    (виберіть пункт Усі клітинки <поле значення> з однаковими полями);

    • полем значення    (виберіть пункт Усі клітинки <поле значення>).

  5. У розділі Виберіть тип правила: виберіть пункт Форматувати всі клітинки на основі їх значень.

  6. У розділі Редагувати опис правила у полі списку Стиль формату виберіть пункт Лінійка даних.

  7. Виберіть Тип для Мінімального значення та Максимального значення. Виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Форматування найнижчих і найвищих значень.    Виберіть пункти Найменше значення та Найбільше значення.

      У цьому разі не потрібно вводити значення для Мінімального значення та Максимального значення.

    • Форматування значення числа, дати та часу.    Виберіть пункт Число та введіть Мінімальне й Максимальне значення.

    • Форматування процентного співвідношення.    Виберіть пункт Відсоток і введіть Мінімальне та Максимальне значення.

      Припустимі значення: від 0 (нуля) до 100. Не вводьте знак відсотка (%).

      Використовуйте відсоткові значення, якщо потрібно пропорційно візуалізувати всі значення, оскільки використання відсоткових значень забезпечує пропорційний розподіл значень.

    • Форматування процентилю    Виберіть пункт Процентиль і введіть Мінімальне значення та Максимальне значення.

      Припустимі процентилі: від 0 (нуля) до 100.

      Використовуйте процентилі, якщо потрібно візуалізувати групу найвищих значень (наприклад, процентиль верхніх 20ти значень) у пропорції лінійки даних, а також групу низьких значень (наприклад, процентиль нижніх 20ти значень) у іншій пропорції лінійки даних, оскільки їх представлено крайніми значеннями, які можуть спричинити асиметрію у візуалізації даних.

    • Форматування результату формули    Виберіть пункт Формула та введіть Мінімальне значення й Максимальне значення.

      • Формула має повертати значення числа, дати або часу.

      • Формула має починатися знаком рівності (=).

      • Форматування не застосовується, якщо формула неприпустима.

      • Радимо перевірити формулу, щоб переконатися, що вона не повертає значення помилки.

    Примітки.: 

    • Переконайтеся, що Мінімальне значення менше за Максимальне значення.

    • Для Мінімального значення та Максимального значення можна вибрати різні типи. Наприклад, для Мінімального значення можна вибрати числовий тип, а для Максимального значення – відсотковий.

  8. Щоб вибрати колірну шкалу для Мінімального значення та Максимального значення, виберіть пункт Колір.

    Якщо потрібно вибрати додаткові кольори або створити власний колір, виберіть пункт Інші кольори. Вибраний колір лінійки буде відображено в полі Попередній перегляд.

  9. Для відображення в клітинці тільки лінійки даних без значень виберіть пункт Відображати лише рядок.

  10. Щоб застосувати до гістограм суцільну межу, у списку Рамка виберіть пункт Суцільна межа та виберіть колір межі.

  11. Щоб вибрати суцільну або градієнтну смугу, у списку Заливка виберіть пункт Суцільна заливка або Градієнтна заливка.

  12. Щоб форматувати від’ємну смугу, натисніть кнопку Від’ємне значення та вісь, а потім у діалоговому вікні Від’ємне значення та настройки осі виберіть параметри заливки від’ємної смуги та кольорів меж. Для осі можна вибрати настройки розташування й кольору. Вибравши потрібні параметри, натисніть кнопку OK.

  13. Напрямок смуг можна змінити, вибравши настройку у списку Напрямок смуги. За промовчанням для цього параметра встановлено значення За контекстом, але можна вибрати напрямок ''зліва направо'' або ''справа наліво'', залежно від того, як потрібно відображати дані.

Використовуйте набір піктограм для додавання до даних приміток і класифікації даних за трьома-п’ятьма категоріями, відокремленими граничним значенням. Кожна піктограма позначає діапазон значень. Наприклад, у наборі піктограм ''3 стрілки'' зелена стрілка вверх позначає вищі значення, жовта стрілка вбік – середні значення, а червона вниз – нижчі значення.

Наведений приклад працює з кількома прикладами наборів піктограм умовного форматування.

Різні набори піктограм для однакових даних

Ви можете вибрати відображення піктограм лише для клітинок, які відповідають певній умові. Наприклад, для клітинок зі значенням нижче критичного відображатиметься піктограма попередження, а для клітинок зі значенням, вищим за критичне, не відображатиметься жодна піктограма. Для цього під час настроювання умов потрібно приховати піктограми, вибравши пункт Без піктограми клітинки з розкривного списку піктограм біля піктограми. Ви можете також створити власну комбінацію з наборів піктограм, наприклад зелена позначка ''символ'', жовтий ''світлофор'' і червоний ''прапорець''.

Порада.: Якщо будь-які клітинки в діапазоні містять формулу, яка повертає помилку, умовне форматування не застосовано до цих клітинок. Щоб забезпечити застосування умовного форматування до цих клітинок, скористайтеся функцією IS або IFERROR, щоб повернути інше значення (наприклад, ''0'' або ''N/A'') замість значення помилки.

Швидке форматування

  1. Виділіть одну або кілька клітинок у діапазоні, таблиці або звіті зведеної таблиці.

  2. На вкладці Основне у групі Стиль натисніть стрілку поруч із розділом Умовне форматування, виберіть пункт Набір піктограм, після чого виберіть набір піктограм.

    Умовне форматування

Метод визначення області для полів в області значень звіту зведеної таблиці можна змінити за допомогою перемикача Застосувати правило форматування до.

Розширене форматування

  1. Виділіть одну або кілька клітинок у діапазоні, таблиці або звіті зведеної таблиці.

  2. На вкладці Основне у групі Стилі клацніть стрілку розкривного меню Умовне форматування та виберіть пункт Керувати правилами. Відкриється діалогове вікно Диспетчер правил умовного форматування.

  3. Виконайте одну з таких дій:

    • Щоб додати умовний формат, виберіть команду Створити правило. Відкриється діалогове вікно Нове правило форматування.

    • Щоб змінити умовний формат, наведені нижче дії.

      1. Упевніться, що у списку Відображати правила форматування для вибрано відповідний аркуш, таблицю або звіт зведеної таблиці.

      2. Якщо потрібно змінити діапазон клітинок, у полі Застосовується до натисніть кнопку Згорнути діалогове вікно  Зображення кнопки , щоб тимчасово приховати діалогове вікно, виділіть на аркуші новий діапазон клітинок, а потім натисніть кнопку Розгорнути діалогове вікно  Зображення кнопки .

      3. Виберіть правило та натисніть кнопку Редагувати правило. Відкриється діалогове вікно Редагувати правило форматування.

  4. У розділі Застосувати правило до, щоб за потреби змінити область для полів в області значень звіту зведеної таблиці за:

    • виділенням    (виберіть пункт Лише ці клітинки);

    • відповідним полем    (виберіть пункт Усі клітинки <поле значення> з однаковими полями);

    • полем значення    (виберіть пункт Усі клітинки <поле значення>).

  5. У розділі Виберіть тип правила: виберіть пункт Форматувати всі клітинки на основі їх значень.

  6. У розділі Редагувати опис правила у полі списку Стиль формату виберіть пункт Набір піктограм.

    1. Виберіть набір піктограм. Набір за промовчанням – 3 світлофори (необрамлені). Кількість піктограм, операторів порівняння за промовчанням і значень порога для кожної піктограми може відрізнятися для кожного набору піктограм.

    2. Ви можете відкоригувати значення операторів порівняння та граничні значення. Діапазони значень за промовчанням для кожної піктограми однакові за розміром, проте їх можна змінити відповідно до конкретних потреб. Переконайтеся, що граничні значення розташовано в логічній послідовності – від найвищого до найнижчого зверху вниз.

    3. Виконайте одну з таких дій:

      • Форматування значення числа, дати та часу.    Виберіть пункт Числовий.

      • Форматування процентного співвідношення.    Виберіть пункт Відсоток.

        Припустимі значення: від 0 (нуля) до 100. Не вводьте знак відсотка (%).

        Використовуйте відсоткові значення, якщо потрібно пропорційно візуалізувати всі значення, оскільки використання відсоткових значень забезпечує пропорційний розподіл значень.

      • Форматування процентилю.    Виберіть пункт Процентиль. Припустимі процентилі: від 0 (нуля) до 100.

        Використовуйте процентилі, якщо групу найвищих значень (наприклад, процентиль верхніх 20ти значень) потрібно візуалізувати за допомогою певної піктограми, а групу низьких значень (наприклад, процентиль нижніх 20ти значень) – за допомогою іншої піктограми, оскільки їх представлено крайніми значеннями, які можуть спричинити асиметрію візуалізації даних.

      • Форматування результату формули.    Виберіть пункт Формула і введіть формулу в кожному полі Значення.

        • Формула має повертати значення числа, дати або часу.

        • Формула має починатися знаком рівності (=).

        • Форматування не застосовується, якщо формула неприпустима.

        • Радимо перевірити формулу, щоб переконатися, що вона не повертає значення помилки.

    4. Щоб перша піктограма представляла нижчі значення, а остання піктограма представляла вищі значення, натисніть кнопку Зворотний порядок піктограм.

    5. Для відображення у клітинці тільки піктограми, без значення, виберіть команду Відображати лише піктограми.

      Примітки.: 

      1. Вам може знадобитися змінити ширину стовпця, щоб розташувати піктограму.

      2. Розмір піктограми, що відображатиметься, залежить від розміру шрифту, який використовується у клітинці. Коли розмір шрифту збільшується, розмір піктограми збільшується пропорційно.

Щоб спростити процес пошуку певних клітинок у діапазоні клітинок, можна відформатувати ці клітинки на основі оператора порівняння. Наприклад, на інвентарному аркуші із сортуванням за категоріями можна виділити жовтим кольором продукти, яких залишилося менше 10 одиниць. Або на аркуші підсумків роботи мережі роздрібної торгівлі можна визначити магазини, які мають прибуток понад 10%, обсяг продажу менше 100 000 грн., а також регіон, ідентичний ''південно-східному''.

Наведені тут приклади працюють із прикладами вбудованих умов умовного форматування, такими як "більше ніж" або "максимум %". Наприклад, міста з населенням, яке перевищує значення "2 000 000", форматуються із тлом зеленого кольору та середніми високими температурами у 30% із помаранчевим.

Форматування відображає міста з населенням понад 2 мільйони та першими 30 % максимальних температур

Примітка.: Поля в області значень звіту зведеної таблиці не можна умовно форматувати за текстом або датою, лише за числами.

Швидке форматування

  1. Виділіть одну або кілька клітинок у діапазоні, таблиці або звіті зведеної таблиці.

  2. На вкладці Основне у групі Стиль клацніть стрілку поруч із пунктом Умовне форматування й виберіть команду Виділити правила клітинок.

    Умовне форматування

  3. Виберіть потрібну команду, наприклад Між, "Дорівнює", Текст, який містить або Дата.

  4. Введіть потрібні значення й виберіть формат.

Метод визначення області для полів в області значень звіту зведеної таблиці можна змінити за допомогою перемикача Застосувати правило форматування до.

Розширене форматування

  1. Виділіть одну або кілька клітинок у діапазоні, таблиці або звіті зведеної таблиці.

  2. На вкладці Основне у групі Стилі клацніть стрілку розкривного меню Умовне форматування та виберіть пункт Керувати правилами. Відкриється діалогове вікно Диспетчер правил умовного форматування.

  3. Виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Щоб додати умовний формат, виберіть команду Створити правило. Відкриється діалогове вікно Нове правило форматування.

    • Щоб змінити умовний формат, наведені нижче дії.

      1. Упевніться, що у списку Відображати правила форматування для вибрано відповідний аркуш, таблицю або звіт зведеної таблиці.

      2. Якщо потрібно змінити діапазон клітинок, у полі Застосовується до натисніть кнопку Згорнути діалогове вікно  Зображення кнопки , щоб тимчасово приховати діалогове вікно, виділіть на цьому або іншому аркуші новий діапазон клітинок, а потім натисніть кнопку Розгорнути діалогове вікно  Зображення кнопки .

      3. Виберіть правило та натисніть кнопку Редагувати правило. Відкриється діалогове вікно Редагувати правило форматування.

  4. У розділі Застосувати правило до, щоб за потреби змінити область для полів в області значень звіту зведеної таблиці за:

    • виділенням    (виберіть пункт Лише ці клітинки);

    • відповідним полем    (виберіть пункт Усі клітинки <поле значення> з однаковими полями);

    • полем значення    (виберіть пункт Усі клітинки <поле значення>).

  5. У розділі Виберіть тип правила виберіть команду Форматувати лише клітинки, які містять.

  6. У розділі Редагувати опис правила у полі списку Форматувати лише клітинки, які містять виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Форматування за числом, датою або часом.    Виберіть пункт Значення клітинки, виберіть оператора порівняння та введіть число, дату або час.

      Наприклад, виберіть пункт Між і введіть значення 100 й 200 або виберіть пункт Дорівнює та введіть значення 01.01.2009.

      Ви можете також ввести формулу, яка повертає значення числа, дати або часу.

      • Якщо ви вводите формулу, почніть її зі знака рівності (=).

      • Форматування не застосовується, якщо формула неприпустима.

      • Радимо перевірити формулу, щоб переконатися, що вона не повертає значення помилки.

    • Форматування за текстом.    Виберіть пункт Певний текст, вибравши оператор порівняння, а потім введіть текст.

      Наприклад, виберіть пункт містить і введіть значення Срібло або виберіть пункт Починається з і введіть значення Три.

      Лапки включено в рядок пошуку; можна також використовувати символи узагальнення. Максимальна довжина рядка – 255 символів.

      Ви можете також ввести формулу, яка повертає текст.

      • Якщо ви вводите формулу, почніть її зі знака рівності (=).

      • Форматування не застосовується, якщо формула неприпустима.

      • Радимо перевірити формулу, щоб переконатися, що вона не повертає значення помилки.

    • Форматування за датою.    Виберіть пункт Дати, а потім виберіть порівняння дат.

      Наприклад, виберіть значення Учора або Наступного тижня.

    • Форматування пустих клітинок або клітинок без пробілів.    Виберіть пункт пусті клітинки або Без пробілів.

      Пусте значення – це клітинка, яка не містить жодні дані й відрізняється від клітинки, яка містить один або кілька пробілів (пробіли вважаються текстом).

    • Форматування клітинок зі значенням "Помилки" або "Немає помилок".    Виберіть пункт Помилки або Немає помилок.

      Значення помилок включають: #####, #VALUE!, #DIV/0!, #NAME?, #N/A, #REF!, #NUM! і #NULL!.

  7. Щоб указати формат, натисніть кнопку Форматувати. Відкриється діалогове вікно Формат клітинок.

  8. Виберіть формат числа, шрифту, межі або заливки, який потрібно застосувати, якщо значення клітинки відповідає умові, і натисніть кнопку OK.

    Можна вибрати кілька форматів. Вибрані формати буде відображено в полі Попередній перегляд.

Ви можете знайти найвищі й найнижчі значення в діапазоні клітинок, які базуються на визначеному граничному значенні. Наприклад, можна знайти 5 продуктів, які продаються найкраще, у регіональному звіті або останні 15% продуктів в опитуванні споживачів, або 25 найвищих заробітних плат у відділі.

Швидке форматування

  1. Виділіть одну або кілька клітинок у діапазоні, таблиці або звіті зведеної таблиці.

  2. На вкладці Основне у групі Стиль клацніть стрілку поруч із пунктом Умовне форматування і виберіть пункт Правила для визначення перших і останніх елементів.

    Умовне форматування

  3. Виберіть потрібну команду, наприклад 10 перших елементів або Останні 10 %.

  4. Введіть потрібні значення й виберіть формат.

Метод визначення області для полів в області значень звіту зведеної таблиці можна змінити за допомогою перемикача Застосувати правило форматування до.

Розширене форматування

  1. Виділіть одну або кілька клітинок у діапазоні, таблиці або звіті зведеної таблиці.

  2. На вкладці Основне у групі Стилі клацніть стрілку розкривного меню Умовне форматування та виберіть пункт Керувати правилами. Відкриється діалогове вікно Диспетчер правил умовного форматування.

  3. Виконайте одну з таких дій:

    • Щоб додати умовний формат, виберіть команду Створити правило. Відкриється діалогове вікно Нове правило форматування.

    • Щоб змінити умовний формат, наведені нижче дії.

      1. Упевніться, що у списку Відображати правила форматування для вибрано відповідний аркуш, таблицю або звіт зведеної таблиці.

      2. Якщо потрібно змінити діапазон клітинок, у полі Застосовується до натисніть кнопку Згорнути діалогове вікно  Зображення кнопки , щоб тимчасово приховати діалогове вікно, виділіть на аркуші новий діапазон клітинок, а потім натисніть кнопку Розгорнути діалогове вікно  Зображення кнопки .

      3. Виберіть правило та натисніть кнопку Редагувати правило. Відкриється діалогове вікно Редагувати правило форматування.

  4. У розділі Застосувати правило до, щоб за потреби змінити область для полів в області значень звіту зведеної таблиці за:

    • виділенням    (виберіть пункт Лише ці клітинки);

    • відповідним полем    (виберіть пункт Усі клітинки <поле значення> з однаковими полями);

    • полем значення    (виберіть пункт Усі клітинки <поле значення>).

  5. У розділі Виберіть тип правила виберіть команду Форматувати лише перші або останні значення.

  6. У розділі Редагувати опис правила у полі списку Форматувати лише виберіть значення Перші або Останні.

  7. Виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Щоб указати перше або останнє число, введіть число та зніміть прапорець % вибраного діапазону. Припустимі значення: від 1 до 1000.

    • Щоб указати перше або останнє процентне значення, введіть число та зніміть прапорець % вибраного діапазону. Припустимі значення: від 1 дo 100.

  8. Додатково можна змінити спосіб застосування форматування до полів в області значень звіту зведеної таблиці, область яких визначено за відповідним полем.

    За промовчанням умовне форматування базується на всіх видимих значеннях. Однак для визначення області за відповідним полем, а не за всіма видимими значеннями, можна застосувати умовне форматування для кожного сполучення:

    • стовпця та його батьківського поля рядка, вибравши кожну Групу стовпця;

    • рядка та його батьківського поля стовпця, вибравши кожну Групу рядка.

  9. Щоб указати формат, натисніть кнопку Форматувати. Відкриється діалогове вікно Формат клітинок.

  10. Виберіть формат числа, шрифту, межі або заливки, який потрібно застосувати, якщо значення клітинки відповідає умові, і натисніть кнопку OK.

    Можна вибрати кілька форматів. Вибрані формати буде відображено в полі Попередній перегляд.

Ви можете знайти значення, більші або менші за середнє або значення стандартного відхилення у діапазоні клітинок. Наприклад, у річному звіті продуктивності можна знайти працівників із показниками вище середнього, або можна знайти промислові товари, які в рейтингу якості впали нижче двох показників стандартного відхилення.

Швидке форматування

  1. Виділіть одну або кілька клітинок у діапазоні, таблиці або звіті зведеної таблиці.

  2. На вкладці Основне у групі Стиль клацніть стрілку поруч із пунктом Умовне форматування і виберіть пункт Правила для визначення перших і останніх елементів.

    Умовне форматування

  3. Виберіть потрібну команду, наприклад Більше середнього або Менше середнього.

  4. Введіть потрібні значення й виберіть формат.

Метод визначення області для полів в області значень звіту зведеної таблиці можна змінити за допомогою перемикача Застосувати правило форматування до.

Розширене форматування

  1. Виділіть одну або кілька клітинок у діапазоні, таблиці або звіті зведеної таблиці.

  2. На вкладці Основне у групі Стилі клацніть стрілку розкривного меню Умовне форматування та виберіть пункт Керувати правилами. Відкриється діалогове вікно Диспетчер правил умовного форматування.

  3. Виконайте одну з таких дій:

    • Щоб додати умовний формат, виберіть команду Створити правило. Відкриється діалогове вікно Нове правило форматування.

    • Щоб змінити умовний формат, наведені нижче дії.

      1. Упевніться, що у списку Відображати правила форматування для вибрано відповідний аркуш, таблицю або звіт зведеної таблиці.

      2. Якщо потрібно змінити діапазон клітинок, у полі Застосовується до натисніть кнопку Згорнути діалогове вікно  Зображення кнопки , щоб тимчасово приховати діалогове вікно, виділіть на аркуші новий діапазон клітинок, а потім натисніть кнопку Розгорнути діалогове вікно  Зображення кнопки .

      3. Виберіть правило та натисніть кнопку Редагувати правило. Відкриється діалогове вікно Редагувати правило форматування.

  4. У розділі Застосувати правило до, щоб за потреби змінити область для полів в області значень звіту зведеної таблиці за:

    • виділенням    (виберіть пункт Лише ці клітинки);

    • відповідним полем    (виберіть пункт Усі клітинки <поле значення> з однаковими полями);

    • полем значення    (виберіть пункт Усі клітинки <поле значення>).

  5. У розділі Виберіть тип правила виберіть команду Форматувати лише значення, більші або менші за середнє.

  6. У розділі Редагувати опис правила у полі списку Форматувати значення, які виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Щоб форматувати клітинки зі значеннями, більшими або меншими за середнє для всіх клітинок діапазону, виберіть значення Вище або Нижче.

    • Щоб форматувати клітинки зі значеннями, більшими або меншими за одне, два або три стандартні відхилення для всіх клітинок діапазону, виберіть стандартне відхилення.

  7. Додатково можна змінити спосіб застосування форматування до полів в області значень звіту зведеної таблиці, область яких визначено за відповідним полем.

    За промовчанням умовне форматування базується на всіх видимих значеннях. Однак для визначення області за відповідним полем, а не за всіма видимими значеннями, можна застосувати умовне форматування для кожного сполучення:

    • стовпця та його батьківського поля рядка, вибравши кожну Групу стовпця;

    • рядка та його батьківського поля стовпця, вибравши кожну Групу рядка.

  8. Натисніть кнопку Форматувати, щоб відобразити діалогове вікно Формат клітинок.

  9. Виберіть формат числа, шрифту, межі або заливки, який потрібно застосувати, якщо значення клітинки відповідає умові, і натисніть кнопку OK.

    Можна вибрати кілька форматів. Вибрані формати буде відображено в полі Попередній перегляд.

Примітка.: Умовне форматування не можна виконати для полів області "Значення" та звіту "Зведена таблиця" за унікальними та повторюваними значеннями.

У наведеному прикладі умовне форматування використовується для стовпця "Інструктор", щоб знайти інструкторів, які навчають учнів у більш, ніж одному класі (повторювані імена інструкторів виділено рожевим кольором). Значення "Кваліфікація", які повторюються у стовпці "Кваліфікація" тільки один раз (унікальні значення), виділено зеленим кольором.

Повторювані значення в стовпці C виділено рожевим кольором, а унікальні значення в стовпці D – зеленим.

Швидке форматування

  1. Виділіть одну або кілька клітинок у діапазоні, таблиці або звіті зведеної таблиці.

  2. На вкладці Основне у групі Стиль клацніть стрілку поруч із пунктом Умовне форматування й виберіть команду Виділити правила клітинок.

    Умовне форматування

  3. Виберіть пункт Повторювані значення.

  4. Введіть потрібні значення й виберіть формат.

Розширене форматування

  1. Виділіть одну або кілька клітинок у діапазоні, таблиці або звіті зведеної таблиці.

  2. На вкладці Основне у групі Стилі клацніть стрілку розкривного меню Умовне форматування та виберіть пункт Керувати правилами. Відкриється діалогове вікно Диспетчер правил умовного форматування.

  3. Виконайте одну з таких дій:

    • Щоб додати умовний формат, виберіть команду Створити правило. Відкриється діалогове вікно Нове правило форматування.

    • Щоб змінити умовний формат, наведені нижче дії.

      1. Упевніться, що у вікні списку Відображати правила форматування для вибрано відповідний аркуш або таблицю.

      2. Якщо потрібно змінити діапазон клітинок, у полі Застосовується до натисніть кнопку Згорнути діалогове вікно  Зображення кнопки , щоб тимчасово приховати діалогове вікно, виділіть на аркуші новий діапазон клітинок, а потім натисніть кнопку Розгорнути діалогове вікно  Зображення кнопки .

      3. Виберіть правило та натисніть кнопку Редагувати правило. Відкриється діалогове вікно Редагувати правило форматування.

  4. У розділі Виберіть тип правила виберіть команду Форматувати лише унікальні або повторювані значення.

  5. У розділі Редагувати опис правила у полі списку Форматувати всі виберіть значення унікальні або повторення.

  6. Натисніть кнопку Форматувати, щоб відобразити діалогове вікно Формат клітинок.

  7. Виберіть формат числа, шрифту, межі або заливки, який потрібно застосувати, якщо значення клітинки відповідає умові, і натисніть кнопку OK.

    Можна вибрати кілька форматів. Вибрані формати буде відображено в полі Попередній перегляд.

Якщо потрібно застосувати наявне умовне форматування до нових або додаткових даних на аркуші, скопіюйте його за допомогою функції Формат за зразком.

  1. Клацніть клітинку, умовне форматування якої потрібно скопіювати.

  2. На вкладці Основне натисніть кнопку Формат за зразком.

    Кнопки "Копіювати" та "Вставити" на вкладці "Основне"

    Вказівник перетвориться на пензель.

    Порада.: Можна двічі натиснути кнопку Формат за зразком, якщо потрібно продовжити використовувати пензель і вставити умовне форматування в інші клітинки.

  3. Щоб вставити умовне форматування, перетягніть пензель через клітинки або діапазони клітинок, які потрібно відформатувати.

  4. Щоб припинити використовувати пензель, натисніть клавішу Esc.

Примітка.:  Якщо в правилі, за яким застосовується умовне форматування, використовується формула, може знадобитися відкоригувати відносні та абсолютні посилання у формулі, коли буде вставлено умовне форматування. Докладні відомості див в статті Перехід між відносними, абсолютними та мішаними посиланнями.

Якщо аркуш містить одну або кілька клітинок з умовним форматуванням, їх можна швидко знайти, щоб скопіювати, змінити або видалити умовне форматування. За допомогою команди Перейти до особливого ви можете знайти як клітинки з певним умовним форматуванням, так і всі клітинки з умовним форматуванням.

Пошук усіх клітинок з умовним форматуванням

  1. Клацніть будь-яку клітинку без умовного форматування.

  2. На вкладці Основне в групі Редагування клацніть стрілку поруч із кнопкою Знайти й виділити та виберіть Умовне форматування.

Пошук клітинок з однаковим умовним форматуванням

  1. Клацніть будь-яку клітинку з умовним форматуванням, яке потрібно знайти.

  2. На вкладці Основне в групі Редагування клацніть стрілку поруч із кнопкою Знайти й виділити та виберіть Перейти до особливого.

  3. Установіть перемикач умовні формати.

  4. У розділі перевірка даних установіть перемикач цих самих.

Очищення умовного форматування на аркуші    

  • На вкладці Основне виберіть Умовне форматування > Очистити правила > Очистити правила в усьому аркуші.

Очищення умовного форматування в діапазоні, таблиці або зведеній таблиці    

  1. Виділіть діапазон клітинок, таблицю або зведену таблицю, для яких потрібно очистити умовне форматування.

  2. На вкладці Основне виберіть Умовне форматування > Очистити правила.

  3. Залежно від виділеного фрагмента виберіть пункт Очистити правила у вибраних клітинках, Очистити правила в цій таблиці або Очистити правила в цій зведеній таблиці.

Шкали кольорів – це візуальні інструкції, які допомагають зрозуміти розподіл і варіювання даних. Існують два типи шкал кольорів: двоколірні та триколірні.

Двоколірна шкала дає змогу порівняти діапазон клітинок за допомогою градації двох кольорів. Відтінок кольору позначає вищі або нижчі значення. Наприклад, використовуючи зелено-жовту шкалу, можна вказати, щоб клітинки з вищими значеннями мали насиченіший зелений колір, а з нижчими – насиченіший жовтий.

Триколірна шкала дає змогу порівняти діапазон клітинок за допомогою градації трьох кольорів. Відтінок кольору позначає вищі, середні або нижчі значення. Наприклад, використовуючи шкалу із зеленим, жовтим і червоним кольорами, можна вказати, щоб клітинки з вищими значеннями мали зелений колір, із середніми – жовтий, а з нижчими – червоний.

  1. Виберіть одну або кілька клітинок у діапазоні або звичайній чи зведеній таблиці.

  2. На вкладці Основне в групі Таблиці виберіть Умовне форматування > Шкали кольорів, а потім – потрібну шкалу.

Гістограма дає змогу розглянути значення однієї клітинки відносно інших. Її довжина відповідає значенню в клітинці: що воно більше, то довша смуга. Гістограми корисні для пошуку крайніх значень, особливо у великих обсягах даних, наприклад іграшок, які продаються найкраще та найгірше, у звіті про святковий розпродаж.

  1. Виберіть одну або кілька клітинок у діапазоні або звичайній чи зведеній таблиці.

  2. На вкладці Основне в групі Таблиці виберіть Умовне форматування >Гістограми, а потім – потрібну гістограму.

Використовуйте набір піктограм, щоб додати до даних примітки та класифікувати дані за трьома-п’ятьма категоріями, відокремленими граничним значенням. Кожна піктограма позначає діапазон значень. Наприклад, у наборі піктограм "3 стрілки" зелена стрілка вверх позначає вищі значення, жовта стрілка вбік – середні, а червона вниз – нижчі.

  1. Виберіть одну або кілька клітинок у діапазоні або звичайній чи зведеній таблиці.

  2. На вкладці Основне в групі Таблиці виберіть Умовне форматування >Набори піктограм, а потім – потрібний набір.

Щоб спростити процес пошуку певних клітинок у діапазоні клітинок, можна відформатувати ці клітинки на основі оператора порівняння. Наприклад, на інвентарному аркуші із сортуванням за категоріями можна виділити жовтим кольором продукти, яких залишилося менше 10 одиниць. Або на аркуші підсумків роботи мережі роздрібної торгівлі можна визначити магазини, які мають прибуток понад 10%, обсяг продажу менше 100 000 грн., а також регіон, ідентичний ''південно-східному''.

  1. Виберіть одну або кілька клітинок у діапазоні або звичайній чи зведеній таблиці.

  2. На вкладці Основне в групі Таблиці виберіть Правила виділення клітинок.

  3. Виберіть потрібну команду, наприклад Між, Дорівнює, З текстом або Дата.

  4. Введіть потрібні значення та виберіть форматування (колір заливки, тексту або границі), а потім натисніть кнопку OK.

Ви можете знайти найвищі й найнижчі значення в діапазоні клітинок, які базуються на визначеному граничному значенні. Наприклад, можна знайти п’ять продуктів, які продаються найкраще, у регіональному звіті, останні 15% продуктів в опитуванні споживачів або 25 найвищих заробітних плат у відділі.

  1. Виберіть одну або кілька клітинок у діапазоні або звичайній чи зведеній таблиці.

  2. На вкладці Основне в групі Таблиці виберіть Правила для визначення перших і останніх елементів.

  3. Виберіть потрібну команду, наприклад "Верхні 10 елементів" або "Нижні 10%".

  4. Введіть потрібні значення та виберіть форматування (колір заливки, тексту або границі), а потім натисніть кнопку OK.

Ви можете знайти значення, більші або менші за середнє або значення стандартного відхилення у діапазоні клітинок. Наприклад, у річному звіті продуктивності можна знайти працівників із показниками вище середнього, або можна знайти промислові товари, які в рейтингу якості впали нижче двох показників стандартного відхилення.

  1. Виберіть одну або кілька клітинок у діапазоні або звичайній чи зведеній таблиці.

  2. На вкладці Основне в групі Таблиці виберіть Правила для визначення перших і останніх елементів.

  3. Виберіть потрібну команду, наприклад Більше за середнє або Менше за середнє.

  4. Введіть потрібні значення та виберіть форматування (колір заливки, тексту або границі), а потім натисніть кнопку OK.

Ви можете знайти унікальні або повторювані значення в діапазоні клітинок.

  1. Виберіть одну або кілька клітинок у діапазоні або звичайній чи зведеній таблиці.

  2. На вкладці Основне в групі Таблиці виберіть Правила виділення клітинок > Повторювані значення.

  3. Введіть потрібні значення та виберіть форматування (колір заливки, тексту або границі), а потім натисніть кнопку OK.

Скопіювати й вставити умовне форматування можна двома способами:

  • скопіювати умовне форматування за допомогою функції "Формат за зразком" і застосувати його до інших даних;

  • скопіювати умовне форматування в одних клітинках і вставити його в інші. Для цього зробіть ось що:

    1. Виберіть клітинки з умовним форматуванням, яке потрібно скопіювати.

    2. Клацніть вибрані клітинки правою кнопкою миші й виберіть Копіювати або натисніть клавіші Ctrl+C.

    3. Виберіть першу клітинку в області призначення, куди потрібно вставити умовне форматування.

      Примітка.: Оскільки потрібно вставити лише форматування, не вибирайте Вставити з контекстного меню та не натискайте клавіші Ctrl+V. Крім того, вставивши форматування, змініть числовий формат в області призначення, якщо він відрізняється від числового формату скопійованих даних.

Ви можете очистити умовне форматування у вибраних клітинках або на всьому аркуші.

  • Щоб очистити умовне форматування у вибраних клітинках:

    1. Виберіть клітинки на аркуші.

    2. На вкладці Основне виберіть Умовне форматування > Очистити правила > Очистити правила у вибраних клітинках.

  • Щоб очистити умовне форматування на всьому аркуші, виберіть Основне > Умовне форматування > Очистити правила > Очистити правила в усьому аркуші.

Маєте запитання щодо конкретних функцій?

Опублікуйте запитання на форумі спільноти Excel

Потрібна додаткова допомога?

Ви завжди можете поставити запитання експерту в спільноті Tech (у розділі Excel), отримати підтримку в спільноті, що допомагає знайти відповіді на запитання, або запропонувати нову функцію чи вдосконалення на форумі Excel User Voice.

Див. також

Використання формул з умовним форматуванням

Керування пріоритетом правил умовного форматування

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×