Додавання даних, зібраних за допомогою електронної пошти, до бази даних Access

Примітка.: Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Ви можете отримати або відомості про оновлення хоча електронної пошти за допомогою програми Microsoft Access 2007 або Access 2010 із програми Microsoft Outlook 2007 або Microsoft Outlook 2010. Доступ до виконуються за допомогою створення форми даних колекції та надсилання форми в повідомленні електронної пошти. Коли електронної пошти одержувачів повернути заповнених форм, можна вибрати зібраних автоматично обробки та збереження у вказаній базі даних Access. Цей метод збирання даних можна заощадити час і зусилля, які зазвичай беруть участь у копії та вставити або вручну введення даних. Нижче наведено деякі сценарії, де ви можете використовувати цей процес для збирання даних.

Опитування    Ви можете зробити опитування та компіляції результати першого створення бази даних Access із таблицями необхідні для зберігання результатів і за допомогою майстра для створення опитування форми і розіслати їх до опитування учасників. Під час створення відповіді учасників, опитування даних зберігається автоматично в базі даних.

Звіти про стан    Чи це останній стан рівня запасів або оновлені відомості про очікування питання, до групи можна зберегти інформує, надсилаючи ви повідомлень електронної пошти, які містять поточні відомості через певні інтервали.

Керування події    Під час упорядкування конференції або навчання та інші події, можна надіслати одну або кілька форм як повідомлення електронної пошти для збирання контактну інформацію, подорожі, настройки і так далі. Якщо настроїти автоматичне оброблення відповідей, учасники, які можуть змінити свої настройки в будь-який час, не вводячи повідомляла вам, і ви завжди мають доступ до найновіші дані для прийняття рішень цілей.

У цій статті пояснюється, що потрібно для використання цього процесу, як почати роботу, за допомогою майстра і виберіть надає додаткові відомості про різні кроки, щоб найбільш оповіщень виділення можна зробити, як ви, дотримуйтеся вказівок майстра

Примітка.: Ви не зможете додати зібрані дані, якщо одержувач раніше Hotmail або Yahoo для надсилання даних форми колекції.

Перед початком роботи

Якщо це вперше збирання даних із використанням повідомлень електронної пошти, виконайте такі дії:

  1. Переконайтеся, що інстальовано такі застосунки на вашому комп'ютері:

    • Access 2007 або Access 2010.

    • Програма Outlook 2007 або Outlook 2010. Ви повинні мати Outlook інстальовано та настроєно на комп'ютері, який використовується для надсилання повідомлень електронної пошти. Якщо у вас інстальовано програму Outlook, але ще не настроєно, запустіть програму Outlook і дотримуйтеся вказівок у майстрі запуску програми Outlook. За допомогою майстра Дізнайтеся Outlook.

    • Якщо ви плануєте використовувати форми InfoPath, переконайтеся, що ви InfoPath 2007 або пізнішої версії інстальовано випуск і одержувачів буде також повинні мати InfoPath, на чиїх комп'ютерах інстальовано.

    • Ви електронної пошти одержувачі повинні мати або мати InfoPath або клієнт електронної пошти, яка підтримує формат HTML, на чиїх комп'ютерах інстальовано для того, щоб мати змогу переглядати та редагувати форму.

      Форми, яка використовується для збирання даних із використанням повідомлень електронної пошти буде форми Access. Майстер створює спеціальну форму у форматі HTML або InfoPath.

      Визначте цільову базу даних. Бази даних може бути у форматі або MDB або accdb. Крім того, файли MDE та accde підтримуються. Якщо ви не хочете використовувати наявної бази даних, необхідно створити новий.

  2. Визначення або створення таблиці, які потрібно необхідні дані з використанням даних з електронної пошти відповіді. Якщо ви збираєте дані для наявні таблиці, переконайтеся, що таблиці можуть не лише для читання, за наявності потрібних дозволів, щоб додати або оновити їх вміст.

Примітка.: Вкладення, "Лічильник", OLE та багатозначне поле типи не збирання за допомогою повідомлень електронної пошти

Якщо ваш збирання даних заповнюються кілька таблиць, необхідно створити Вибірковий запит і використовувати його як джерело записів форми. Переконайтеся, що запит включає в себе всі необхідні поля зі зв'язаних таблиць. Якщо ви використовуєте наявний запит, переконайтеся, що запит не призначено лише для читання та за наявності потрібних дозволів, щоб додати або оновити його до вмісту. Додаткові відомості про створення запиту на основі кількох таблиць перегляньте статтю основні відомості про запити.

Збереження даних як нові записи в таких випадках:

  • Якщо дані буде заповнити кілька таблиць.

  • Якщо цільова таблиця не містить поле первинного ключа. Значення первинного ключа, які потрібні для зіставлення кожної відповіді до наявного запису. Якщо поле первинного ключа таблиці призначення не має, або додати його негайно або призначення наявного поля з унікальними значеннями як первинний ключ.

  • Якщо цільова таблиця не має будь-які записи. Якщо таблиця пуста, майстер припускається, що ви хочете, щоб додати записи.

  • Якщо адреси електронної пошти одержувачів не зберігаються як поля в базі даних. Збирання даних для оновлення записів, ви не зможете вручну ввести адреси в повідомлення, створене майстром. Поле «адреса» має бути в таблиці призначення, або в таблиці, яка має зв'язок із таблиці призначення.

На початок сторінки

Початок роботи

  1. Відкрийте базу даних, у якому зібрані дані буде збережено.

  2. Щоб додати дані до однієї таблиці, виберіть таблицю в області переходів. Щоб заповнити кілька зв'язаних таблиць, виберіть запит, який прив'язано до цих таблиць.

  3. Виконайте одну з наведених нижче дій, щоб запустити майстер.

    • На вкладці Зовнішні дані у групі Збирання даних натисніть кнопку Створити електронної пошти.

    • Клацніть правою кнопкою миші таблицю або запит і натисніть кнопку зібрати та оновлення даних за допомогою електронної пошти.

      Примітка.: Якщо таблиці не містить будь-якого поля, або тільки "Лічильник" Об'єкт OLE, вкладення або багатозначне поле підстановки типів, у програмі Access відобразиться таке повідомлення: до вибраної таблиці або запиту не має будь-які поля із підтримкою збирання даних із використанням електронної пошти .

Якщо таблиця містить поля, які підтримують збирання даних, буде запущено Майстер. Якщо цільова таблиця підтримує додавання й оновлення даних, майстер допоможе виконати необхідні дії для збирання даних із використанням повідомлень електронної пошти.

Для будь-яких питань, які ви, можливо, через наступні сім основних кроків процесу за допомогою наведених нижче розділах як посилання.

  1. Вибір типу форми для введення даних, які потрібно надіслати

  2. Виберіть, чи необхідно зібрати нові дані або оновлення наявних даних

  3. Укажіть дані, які ви хочете зібрані

  4. Визначення обробки даних автоматично або вручну

  5. Виберіть спосіб визначення адреси електронної пошти одержувача

  6. Перегляньте та визначення списку одержувачів

  7. Створення та надсилання повідомлення електронної пошти

На початок сторінки

Вибір типу форми для введення даних, які потрібно надіслати

Виберіть тип форму на основі зручності використання для себе та ваші одержувачі.

Виберіть пункт HTML-форми    HTML-форми можна переглядати та редагувати будь-який користувач, клієнт електронної пошти підтримує HTML

Виберіть пункт Microsoft InfoPath форми    Ви побачите цей параметр, тільки якщо InfoPath інстальовано на вашому комп'ютері. Виберіть цей параметр, тільки якщо всіх одержувачів є InfoPath і на чиїх комп'ютерах інстальовано Outlook. Форма InfoPath, який містить краще введення даних і редагування середовища,

На сторінці майстра, яка відображається поруч залежить від чи призначення об'єкт підтримує оновлення даних. Якщо об'єкт запиту на основі кількох таблиць, або якщо таблицю, яка не містить поле первинного ключа або не містить будь-які записи, майстер припускається, що ви хочете, щоб додавати нові записи і запропонує вибрати поля форми. У всіх інших випадках майстер запропонує вам, щоб указати, чи потрібно додати або оновити дані перед запитом, щоб вибрати поля форми.

На початок сторінки

Виберіть, чи необхідно зібрати нові дані або оновлення наявних даних

Укажіть, що потрібно робити з даними. Тип форми, який ви використовуєте впливає на кількість нових записів, які одержувача можна надсилати вам в одному місці. Під час оновлення даних, кількість записів, які потрібно оновити одержувач визначає кількість попередньо заповнених форм, які буде включено в повідомленні.

Примітка.: Щоб додати нові записи, введіть адреси електронної пошти в полі Адреса електронної пошти повідомлення під час створення повідомлення. Щоб оновити наявні дані, адреси електронної пошти одержувача мають зберігатися як поля в базової таблиці або запиту, або в пов'язаній таблиці.

На початок сторінки

Укажіть потрібні дані зібрані

Під час вибору полів для включення у формі, це не необхідно включити кожне поле, яке існує базової таблиці або запиту у вигляді. Проте, має бути виконано такі умови:

  • Обов'язкові поля:    Поля з Символ зірочки (*), які необхідні поля. Якщо ви збираєте нові записи, майстер автоматично міститиме всі поля яких властивість обов'язково має значення так. Якщо будь-якого запису в обов'язкове поле пусте, не вдасться додати запис до таблиці.

  • Не підтримується типи полів:    Ви не зможете додати певні типи полів у формі, наприклад, "Лічильник", вкладення, об'єкт OLE або багатозначні поля підстановки.

  • Поле первинного ключа:    Користувач зможе введіть значення в поле під час додавання записів, проте; Відповідь не буде оброблено, якщо значення уже використовується.

    Примітка.: Для кожного поля, які входять, у розділі Властивості полядодати підпис і натисніть кнопку лише для читання, якщо ви не хочете користувача для змінення даних у цьому полі.

На початок сторінки

Визначення обробки даних автоматично або вручну

Ви можете вибрати автоматично або вручну Оброблення відповідей. Автоматична обробка означає, що, коли ви отримаєте відповіді, Outlook і доступ працювати разом, щоб експортувати дані до призначення таблиць у базі даних. Автоматична обробка можна заощадити час і зусилля. Оброблення вручну лише означає, що запуску операції експортування передати дані до вказаної папки у програмі Outlook до цільової таблиці у програмі Access.

Відповіді успішно експортуються в таблиці призначення як під час відповіді до поштової скриньки виконуються такі умови:

  • Outlook уже має працювати на вашому комп'ютері. Якщо Outlook не працює, обробка запускається під час наступного запуску програми Outlook.

  • Access не має бути захищено паролем і не має бути відкрито в режимі монопольного доступу. Ім'я або розташування бази даних не має бути змінено з моменту надсилання повідомлення електронної пошти.

  • Імена таблиць і запитів і властивості поля у формі, не має бути змінено з моменту надсилання повідомлення електронної пошти.

  • Ви повинні мати необхідних дозволів, щоб додати або оновити вміст основних таблиць і запитів.

    Примітка.: Якщо не вдається автоматична обробка, спробуйте вирішення проблеми а потім експортуйте відповідей, які не вдалося вручну. Будь-які відповіді до поштової скриньки після вирішення проблем продовжено автоматично.

Установлення властивостей для керування автоматичне оброблення відповідей

Щоб указати до іншої папки Outlook, де зберігаються відповіді, на сторінці укажіть спосіб Оброблення відповідей у майстрі, клацніть ім'я папки. У діалоговому вікні Вибір папки виберіть папку або натисніть кнопку створити , щоб створити нову папку.

Якщо натиснути кнопку настроїти властивості для керування автоматичне оброблення відповідей для зміни або коригування параметрів імпорту, відображається у наведеній нижче таблиці, щоб отримати відомості про доступні параметри:

Параметр

Результат

Відхиляти відповіді від користувачів, яким ви не надсилати повідомлення   

Установіть цей прапорець, якщо потрібно надсилати відповіді, надісланих одержувачів повідомлення автоматично обробити. Відповіді від інших користувачів, збережені в папці призначення, але не автоматичне оброблення.

Прийняття кілька відповідей від кожного одержувача   

Установіть цей прапорець, якщо потрібно лише перший відповідь від кожного одержувача обробки автоматично. Другого та наступних відповіді зберігаються в папці призначення, але не автоматичне оброблення.

Примітка.: Цей параметр керує лише, кількість відповідей а не кількість записів у кожній відповіді, які обробляються. Іншими словами, якщо ви надсилаєте форми InfoPath, користувач має можливість надсилати кілька записів в одному місці та Access автоматично обробляє всі записи, у полі текст відповіді, навіть якщо цей прапорець не встановлено.

Дозволити лише оновлення наявних даних   

Під час оновлення даних за допомогою форми InfoPath одержувачів, вони можуть надіслати нові записи, крім оновлення наявних записів. Установіть цей прапорець, щоб процес оновлення для наявних записів.

Кількість відповідей для обробки   

Введіть кількість (з відправнику та одержувачам вибраного), яке автоматичне оброблення відповідей. Якщо потрібно всі відповіді на автоматичне оброблення, введіть великих значенню, наприклад 5000, у текстовому полі. Відповіді отримані після досягнення вказаної кількості зберігаються в папці призначення, але не автоматичне оброблення.

Дата й час, щоб зупинити   

Укажіть, коли потрібно припинити автоматичне оброблення відповідей, для цього повідомлення електронної пошти. Отримані після цього дати й часу зберігаються в папці призначення, але не автоматичне оброблення відповідей.

Щоб змінити ці параметри пізніше, на вкладці Зовнішні дані у групі Збирання даних виберіть елемент Керування відповідями. У діалоговому вікні Керування повідомленнями для збирання даних виберіть повідомлення, для якого потрібно змінити настройки та виберіть пункт Параметри повідомлення. Зміни, внесені в діалоговому вікні впливає на всі подальші відповіді, отримані для цього повідомлення.

Оброблення відповідей вручну

Щоб керувати, коли та які відповіді на них, не виберіть параметр автоматичного процесу. Відповідей будуть збережені в вказаної папки у програмі Outlook, доки не вибрано та клацніть правою кнопкою миші кожен відповіді в папці і натисніть кнопку експорт даних до Microsoft Access у контекстному меню.

У деяких випадках може також є вручну Оброблення відповідей, які не вдалося автоматично обробки.

Важливі зауваження перед експорт даних?

  • Бази даних Access не має бути відкрито в режимі монопольного доступу, а ім'я або розташування бази даних не має бути змінено з моменту надсилання повідомлення електронної пошти.

  • Імена таблиць і запитів і властивості поля у формі, не має бути змінено з моменту надсилання повідомлення електронної пошти.

  • Ви повинні мати необхідних дозволів, щоб додати або оновити вміст основних таблиць і запитів.

На початок сторінки

Виберіть спосіб визначення адреси електронної пошти одержувача

Якщо ви збираєте лише нових відомостей, можна вказати адреси електронної пошти у два способи:

  • Введіть адреси електронної пошти окремо в повідомленні електронної пошти Outlook, або виберіть адреси з адресної книги.

  • За допомогою поля адреси електронної пошти в таблиці або запиті поточної бази даних Access.

    Примітка.: Збирання даних для оновлення наявних записів, не відображається це діалогове вікно, тому що адреси електронної пошти одержувачів спочатку має бути доступна у вигляді поля в базі даних.

Введення адреси електронної пошти безпосередньо в програмі Outlook

Якщо є визначення пошти у програмі Outlook, можна переглянути і настроїти повідомлення перед надсиланням. У повідомлення електронної пошти повідомлення містить побіжний огляд та форми. Рекомендується, що ви не вносити зміни до форми. Зміни до форми структури може призвести до відповідь не виконується.

За допомогою адреси електронної пошти, які зберігаються в полі в базі даних

Параметр, щоб вибрати таблицю, пов'язана з посилається на таблиці, які пов'язані. Щоб переглянути або змінити зв'язки між таблицями в базі даних, на вкладці Знаряддя бази даних. "", у групі зв'язки натисніть кнопку зв'язки

Щоб отримати додаткові відомості про зв'язки наведено у статті посібник із роботи з таблицями.

На початок сторінки

Перегляньте та визначення списку одержувачів

Останній етап основних включає в себе попередній перегляд і настроювання повідомлення електронної пошти, дрібний налаштування список а потім надіславши ваших повідомлень для збирання даних.

Створення та надсилання повідомлення електронної пошти

Коли майстер повідомляє, тепер можна створити повідомлення електронної пошти та Дізнайтеся, як переглянути стан електронної пошти за допомогою команди Керування відповідями , можуть відображатися деякі повідомлення. У наведеній нижче таблиці описано кожен попередження та дії, які потрібно виконати, щоб вирішити цю проблему.

Попередження повідомлення

Опис

S роздільна здатність

Деякі записи не містять адресу в поле вказаної адреси. Дані не буде повернуто для цих рядків.

Поля адреси електронної пошти, який ви вибрали містить null-значення.

Якщо ви хочете, щоб збирати дані для кожного запису, закрийте майстер і замініть null-значення адреси електронної пошти. Запустіть майстер ще раз.

Ви маєте зараз монопольний на бази даних; автоматична обробка завершиться помилкою, доки на блокування.

У вас базу даних відкрито в режимі монопольного доступу.

Якщо служба відповідей автоматично обробки, обробки не вдалося, тому що Access не можна додати або оновити базу даних, має монопольний на ньому. Закрийте та знову відкрийте базу даних у режимі-ексклюзивний відразу після надсилання повідомлення

Ці повідомлення електронної пошти можуть містити дані, які конфіденційного характер.

Збирання даних для оновлення наявних записів, і форму, яку ви збираєтеся надіслати буде попередньо заповнено наявними даними.

Якщо деякі поля форма містить конфіденційні дані, поверніться до кроку майстра де вибраних полів і видалити поля, які містять конфіденційні дані з форми

Після попереднього перегляду та настроїти повідомлення, можна фільтрувати поля адреси електронної пошти та виберіть пункт одержувачі. Вибір адреси електронної пошти, який потрібно використовувати, вибравши відповідні прапорці. Якщо відобразиться діалогове вікно опису неправильних адрес електронної пошти, запишіть адреси у списку та натисніть кнопку вихід. Перевірка адреси неприпустимі, внесіть будь-які необхідні правки і знову спробуйте надіслати повідомлення.

На початок сторінки

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×