Відомості про Групи Office 365

Останнє оновлення: 22 грудня 2017 р.

Групи Office 365 – це служба, яка завдяки знайомим інструментам Office 365 дає вам змогу спільно з колегами створювати й редагувати документи або електронні таблиці, працювати над проектами, планувати наради й надсилати електронну пошту.

Останні новини й відео про Групи Office 365 див. в блоґах Office

У цій статті пояснюється принцип роботи групи, а також наводяться корисні посилання на подальші інструкції.

Порада : Якщо вам потрібні відомості про використання груп контактів Outlook, щоб надсилати повідомлення певній групі осіб, наприклад компанії приятелів, див. статтю Створення групи контактів.

Основні відомості про "Групи Office 365"

Групи в Office 365 дають змогу визначити коло людей, з якими ви хочете працювати, і легко налаштувати добірку ресурсів для спільного використання. Ресурси – це, наприклад, спільна поштова скринька Outlook, спільний календар або бібліотека документів для співпраці над файлами.

Немає потреби вручну призначати дозволи на всі ці ресурси, адже, додаючи учасників до групи, ви автоматично надаєте їм потрібні дозволи на використання інструментів своєї групи. Крім того, групи – це новий і вдосконалений підхід, який заміняє собою списки розсилки або спільні поштові скриньки.

Порада : Відомості про оновлення традиційних списків розсилки до груп Office 365 див. в цій статті.

Від призначення групи залежать наявні в ній ресурси. Однак не слід забувати, що потреби різних груп відрізняються. Певні робочі групи віддають перевагу іншим методам роботи, проте інструменти Office 365 дають змогу працювати саме в потрібному форматі.

Групи Office 365 можна створювати на основі різноманітних інструментів, зокрема Outlook, інтернет-версії Outlook, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams тощо. Інструмент, з якого слід почати, залежить від групи, з якою ви працюєте. Наприклад, ми в корпорації Майкрософт зазвичай починаємо з Outlook, де створюємо групу, об’єднану на основі електронної пошти й календаря. Якщо групу призначено для спілкування на корпоративному рівні, ми починаємо з Yammer. Якщо для співпраці потрібен чат, радимо створити групу в Microsoft Teams.

Створюючи групу, потрібно вирішити, яка вона буде: приватна чи загальнодоступна. Переглядати вміст загальнодоступної групи й приєднуватися до неї може будь-хто в організації. Вміст приватної групи можуть переглядати лише учасники групи, яких затверджує її власник.

І загальнодоступні, і приватні групи закриті для доступу та перегляду користувачами з-за меж вашої організації, якщо їх не було спеціально запрошено як гостей.

Докладні відомості про те, як змінити тип групи із загальнодоступної на приватну (або навпаки), див. в цій статті.

Власники, учасники та гості

Власники груп – це їхні модератори. Вони можуть додавати й вилучати учасників і мають унікальні дозволи, як-от можливість видаляти розмови зі спільної поштової скриньки або змінювати параметри групи. Власники груп можуть перейменовувати групи, оновлювати їхні описи або зображення, а також виконувати безліч інших дій. Власники груп за своєю роллю відповідають адміністраторам колекцій сайтів SharePoint.

Учасники групи – це звичайні користувачі у вашій організації, яким групи потрібні для співпраці. Вони мають доступ до всього вмісту групи, але не можуть змінювати її параметри. У SharePoint їх називають учасниками сайту. Докладні відомості про додавання або вилучення учасників групи див. цій статті.

Гості схожі на учасників групи, однак вони не належать до вашої організації. За замовчуванням користувачі можуть запрошувати гостей приєднатися до групи, але цей параметр можна змінити. Докладні відомості див. в статті Гостьовий доступ до груп Office 365.

Виберіть потрібний тип групи:

Якщо вам до вподоби режим спільної поштової скриньки, радимо використовувати групи в Outlook. Створивши групу в Outlook, ви отримаєте такі переваги:

  • спільна поштова скринька – для спілкування учасників групи електронною поштою. Така папка "Вхідні" має адресу, і її можна налаштувати для отримання повідомлень від користувачів із-за меж групи та навіть із-за меж організації (подібно до традиційного списку розсилки);

  • спільний календар – для планування подій, пов’язаних із групою;

  • бібліотека документів SharePoint – централізоване місце для зберігання та спільного використання файлів групи;

  • спільний блокнот OneNote – для накопичення ідей, ведення досліджень і збереження інформації;

  • сайт групи SharePoint – централізоване сховище інформації, вмісту й посилань, пов’язаних із групою;

  • Planner – для розподілення завдань проекту між учасниками групи та їх відстеження.

Жодний із цих ресурсів немає потреби створювати вручну; вони створюються автоматично разом із групою, а учасникам групи призначаються необхідні права на їх використання.

Ви можете отримати доступ до цих ресурсів через знайомий класичний клієнт Microsoft Outlook 2016, інтернет-версію Outlook, Outlook 2016 для Mac (лише спільна поштова скринька), Outlook Mobile або за допомогою наших спеціальних програм "Групи Microsoft" в iOS, Android або Windows Phone. Групи Office 365 відображаються в області переходів ліворуч у класичній програмі Outlook та інтернет-версії Outlook.

Групи відображаються в області переходів ліворуч у класичній програмі Outlook та інтернет-версії Outlook

Microsoft Teams, наше найновіше рішення для співпраці, – це робоча область для внутрішнього спілкування учасників груп у чатах, де вони можуть у реальному часі в довільній формі обговорювати вузькі теми або вести бесіди в підгрупах. Якщо створити робочу групу в Microsoft Teams, такий постійний чат буде додано до груп в Outlook.

Yammer надає корпоративні соціальні функції для спільної роботи. Ця служба допомагає налагоджувати нові зв’язки та знаходити фахівців у своїй організації. За її допомогою можна спілкуватися й обговорювати ідеї в масштабах компанії або об’єднуватися з іншими користувачами за інтересами.

Створивши в Yammer групу, підключену до Office 365, ви отримаєте такі переваги:

  • група Yammer – спільне місце, де можна спілкуватися та ділитися інформацією;

  • бібліотека документів SharePoint – централізоване місце для зберігання та спільного використання файлів групи;

  • спільний блокнот OneNote – для збору ідей, ведення досліджень і збереження інформації;

  • сайт групи SharePoint – централізоване сховище інформації, вмісту й посилань, пов’язаних із вашою групою;

  • Planner – для розподілення завдань проекту між учасниками групи й керування ними.

Ви можете отримати доступ до цих інструментів у службі Yammer в браузері або за допомогою програми Yammer на пристрої з iOS, Android чи Windows Phone.

Якщо група більше не потрібна, її можна видалити, щоб вивільнити системні ресурси, приховати групу або вилучити її зі списків. Див. статтю Видалення групи.

Примітка : Вміст на цій вкладці призначено для адміністраторів.

Для груп Office 365 передбачено три основні моделі підготовки: відкрита, під керівництвом ІТ-відділу та контрольована. Кожна з них має свої переваги.

Модель

Переваги

Відкрита (стандартна)

Користувачі можуть за потреби створювати власні групи без допомоги ІТ-відділу.

Під керівництвом ІТ-відділу

Користувачі звертаються з проханням створити групу до ІТ-відділу. ІТ-фахівці можуть надати їм допомогу у виборі відповідних засобів спільної роботи.

Контрольована

Створювати групи можуть лише певні користувачі, групи або служби (див. статтю Призначення прав на створення Груп Office 365).

Щоб змінити спосіб призначенням імен вашим групам Office 365, скористайтеся політикою іменування. За її допомогою можна налаштувати певні стандарти, яким мають відповідати імена, зокрема префікси й суфікси, а також заборонити небажані імена. Докладні відомості див. в статті Політика йменування в групах Office 365.

Кожна група має принаймні одного власника, який може додавати або вилучати учасників і здійснювати базовий нагляд за групою та її вмістом. Зазвичай власники виконують це в Outlook. Див. статтю Додавання або вилучення учасників групи в Outlook. Якщо власник (або власники) групи з певної причини покидає організацію, адміністратор може призначити групі нового власника. Див. статтю Призначення нового власника групі без власника.

Крім того, якщо у вас є дозволи адміністратора Exchange Online, ви можете налаштовувати параметри груп у Центрі адміністрування Office 365 (див. статтю Додавання та вилучення учасників груп Office 365 у Центрі адміністрування Office 365) або за допомогою PowerShell (див. статтю Налаштування груп Office 365 за допомогою PowerShell).

Часом виникає потреба видалити групу з клієнта. Відомості про те, як це зробити, див. в статті Видалення групи. Якщо групу видалено випадково, адміністратор може відновити її протягом 30 днів. Див. статтю Відновлення видаленої групи Office 365.

Якщо потрібно автоматизувати життєвий цикл груп Office 365, налаштуйте для них політики терміну дії. Власники групи отримуватимуть повідомлення електронною поштою за 30, 15 днів і за один день до завершення терміну її дії та зможуть легко продовжити його, якщо група буде потрібна. Див. статтю Політика терміну дії групи Office 365.

Обмеження для груп

Максим. …

Значення

Кількість власників групи

100

Кількість груп, які може створити користувач

250

Кількість груп, які може створити адміністратор

Стандартне обмеження центру обробки даних, що становить 500 тис.

Кількість учасників

Більше 1000, проте до розмов групи можуть одночасно отримувати доступ тільки 1000 учасників.

У дуже великих групах під час звернення до календаря та розмов користувачі можуть помітити затримки в Outlook.

Кількість груп, у яких може брати участь користувач

1000

Сховище файлів

1 терабайт + 500 мегабайт на абонента + додатковий придбаний простір. Ви можете придбати необмежений обсяг додаткового сховища.

Розмір поштової скриньки групи

50 ГБ

За замовчуванням організація Office 365 зараз може створити до 500 000 груп.

Докладні відомості про сховище SharePoint Online та його обмеження див. тут і тут.

Отримуючи корисну інформацію про використання груп Office 365, можна підвищити їхню продуктивність. Засіб звітування в Центрі адміністрування Office 365 дає змогу з’ясувати обсяг вільного простору в сховищі, кількість активних груп і спосіб їх використання. Докладні відомості див. в статті Звіти Office 365 у Центрі адміністрування – групи Office 365.

Групи Office 365 також надають низку засобів для забезпечення відповідності вимогам, захисту даних і витребування електронної інформації.

Примітка : Вміст на цій вкладці призначено для адміністраторів.

У яких планах Office 365 передбачено підтримку груп?

Групи підтримуються в усіх передплатах на Office 365, до складу яких входять Exchange Online і SharePoint Online. Сюди належать плани "Business базовий" і "Business преміум", а також плани для підприємств E1, E3 та E5.

Якщо ваш план включає лише Exchange, ви все одно можете отримати функції спільної поштової скриньки та спільного календаря груп в Outlook, але не зможете користуватися бібліотекою документів, Planner та іншими можливостями. Якщо вам потрібні розширені функції безпеки або відповідності вимогам для спільної поштової скриньки, створеної разом із групою, призначте поштовій скриньці ліцензію Exchange Online (план 1) з архівацією Exchange Online або Exchange Online (план 2).

Якщо у вас план лише з Yammer, у вашій групі Yammer все одно буде канал розмов, але не буде бібліотеки документів, Planner та інших можливостей.

Доступність функції та вимоги до ліцензування

Групи Office 365 працюють на основі Azure Active Directory (AAD). Доступні функції груп залежать від наявної передплати на Azure Active Directory.

Опис

AAD: Free

AAD: Office 365

AAD: Basic

AAD: Premium P1

Вимоги до ліцензування

Доступність

Створення, читання, оновлення й видалення

Доступні основні функції груп Office.

Так

Так

Так

Так

Немає, функція безкоштовна

Доступно

Звіт про дії в групі

Адміністратор може переглядати дані про використання групи у своїй організації.

Так

Так

Так

Так

Немає, функція безкоштовна

Доступно

Неостаточне вилучення та відновлення

Адміністратор може відновити видалену групу протягом 30 днів із моменту видалення.

Так

Так

Так

Так

Немає, функція безкоштовна

Загальнодоступна підготовча версія

Створення груп із самообслуговуванням у межах усього клієнта

Адміністратор може дозволяти й забороняти створювати групи всім користувачам у клієнті.

Так

Так

Так

Так

Немає, функція безкоштовна

Доступно

Прихована участь

Адміністратор може приховувати участь у групі від усіх користувачів, які не є її учасниками.

Так

Так

Так

Так

Немає, функція безкоштовна

Доступно

Динамічна участь у групі

Адміністратор може визначати учасників групи на основі атрибутів користувача, після чого налаштування участі здійснюється динамічно.

Так

Кожен користувач, який також є учасником групи в межах клієнта

Загальнодоступна підготовча версія

Деталізоване створення груп із самообслуговуванням

Адміністратор може дозволяти створювати групи певному набору користувачів у клієнті (визначаються групою безпеки).

Так

Кожен користувач, який також є учасником групи, пов’язаної з параметром GroupCreationAllowedGroupId

Загальнодоступна підготовча версія

Політика йменування груп

Адміністратор може визначати правила йменування груп, автоматично додаючи рядки й атрибути користувача до імені групи, адреси електронної пошти та псевдоніма, а також забороняти певні слова.

Так

Кожен користувач, який також є учасником групи в межах клієнта

Приватна підготовча версія

Термін дії групи*

Адміністратор може визначати термін дії груп. Якщо власник групи не продовжить термін дії групи, її буде видалено.

Так

Кожен користувач, який також є учасником групи, на яку впливає політика терміну дії

Загальнодоступна підготовча версія

Правила використання

Адміністратор може надсилати користувачам URL-адресу правил роботи з групами в організації, яка відображатиметься як гіперпосилання на сторінках створення групи.

Так

Кожен користувач, який також є учасником групи в межах клієнта

Загальнодоступна підготовча версія

Стандартна класифікація

Адміністратор може визначити набір класифікацій даних (наприклад, низький, середній і високий рівні) і встановити одну з них як стандартну. Власники груп можуть призначати значення класифікації своїм групам.

Так

Кожен користувач, який також є учасником групи в межах клієнта

Загальнодоступна підготовча версія

Налаштування групи із самообслуговуванням за допомогою myapps.microsoft.com

Користувачі можуть налаштовувати групи й розпоряджатися запитами на участь за допомогою панелі доступу Azure Active Directory на сайті myapps.microsoft.com.

Так

Кожен користувач, який також є учасником групи в межах клієнта

Доступно

* Адміністраторам не потрібна ліцензія AAD P1, щоб лише налаштувати параметри терміну дії. Коли ви налаштовуєте ці параметри, ми перевіряємо, чи ваш клієнт має передплату Premium на Azure AD, яка дає змогу це робити.

УВАГА! Якщо у вас є передплата Premium на Azure AD, користувачі можуть приєднуватися до групи, навіть не маючи ліцензії AAD P1. Це стосується всіх функцій груп. Ліцензія не обов’язкова.

Ми час від часу створюємо звіти про використання, у яких указано учсамників, яким потрібно призначити ліцензії, щоб забезпечити відповідність вимогам до ліцензування. Припустімо, до групи, де застосовано політику йменування, додається користувач без ліцензії. У звіті буде зазначено, що йому потрібна ліцензія.

Див. також

Ми дослухаємося до вас

Востаннє цю статтю оновив Бен 22 грудня 2017 р. завдяки вашим відгукам. Сподіваємося, вона виявилася корисною. Якщо ж ні, скористайтеся кнопками зворотного зв’язку нижче й залиште свої конструктивні зауваження, щоб допомогти нам покращити статтю. Дякуємо!

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×