Відомості про Групи Office 365

Примітка.: Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Останнє оновлення 15 лютого, 2019

Групи Office 365 – це служба, яка завдяки знайомим інструментам Office 365 дає вам змогу спільно з колегами створювати й редагувати документи або електронні таблиці, працювати над проектами, планувати наради й надсилати електронну пошту.

У цій статті пояснюється принцип роботи групи, а також наводяться корисні посилання на подальші інструкції.

Останні новини й відео про Групи Office 365 див. в блоґах Office

Порада.: Якщо ви шукаєте відомості про використання груп контактів Outlook для надсилання повідомлення електронної пошти до списку користувачів – наприклад, Група друзів - побачити Створити групу контактів або список розсилки в програмі Outlook для ПК.

Основні відомості про "Групи Office 365"

Групи в Office 365 дають змогу визначити коло людей, з якими ви хочете працювати, і легко налаштувати добірку ресурсів для спільного використання. Ресурси – це, наприклад, спільна поштова скринька Outlook, спільний календар або бібліотека документів для співпраці над файлами.

Немає потреби вручну призначати дозволи на всі ці ресурси, адже, додаючи учасників до групи, ви автоматично надаєте їм потрібні дозволи на використання інструментів своєї групи. Крім того, групи – це новий і вдосконалений підхід, який заміняє собою списки розсилки або спільні поштові скриньки.

Порада.: Відомості про оновлення традиційних списків розсилки до груп Office 365 див. в цій статті.

Від призначення групи залежать наявні в ній ресурси. Однак не слід забувати, що потреби різних груп відрізняються. Певні робочі групи віддають перевагу іншим методам роботи, проте інструменти Office 365 дають змогу працювати саме в потрібному форматі.

Групи Office 365 можна створювати на основі різноманітних інструментів, зокрема Outlook, інтернет-версії Outlook, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams тощо. Інструмент, з якого слід почати, залежить від групи, з якою ви працюєте. Наприклад, ми в корпорації Майкрософт зазвичай починаємо з Outlook, де створюємо групу, об’єднану на основі електронної пошти й календаря. Якщо групу призначено для спілкування на корпоративному рівні, ми починаємо з Yammer. Якщо для співпраці потрібен чат, радимо створити групу в Microsoft Teams.

Створюючи групу, потрібно вирішити, яка вона буде: приватна чи загальнодоступна. Переглядати вміст загальнодоступної групи й приєднуватися до неї може будь-хто в організації. Вміст приватної групи можуть переглядати лише учасники групи, яких затверджує її власник.

Примітка.: Зараз групи, створені у програмі Outlook в Інтернеті, залишаються конфіденційними за промовчанням.

І загальнодоступні, і приватні групи закриті для доступу та перегляду користувачами з-за меж вашої організації, якщо їх не було спеціально запрошено як гостей.

Докладні відомості про те, як змінити тип групи із загальнодоступної на приватну (або навпаки), див. в цій статті.

Власники, учасники та гості

Власники груп – це їхні модератори. Вони можуть додавати й вилучати учасників і мають унікальні дозволи, як-от можливість видаляти розмови зі спільної поштової скриньки або змінювати параметри групи. Власники груп можуть перейменовувати групи, оновлювати їхні описи або зображення, а також виконувати безліч інших дій. Власники груп за своєю роллю відповідають адміністраторам колекцій сайтів SharePoint.

Учасники групи – це звичайні користувачі у вашій організації, яким групи потрібні для співпраці. Вони мають доступ до всього вмісту групи, але не можуть змінювати її параметри. У SharePoint їх називають учасниками сайту. Докладні відомості про додавання або вилучення учасників групи див. цій статті.

Гості схожі на учасників групи, однак вони не належать до вашої організації. За замовчуванням користувачі можуть запрошувати гостей приєднатися до групи, але цей параметр можна змінити. Докладні відомості див. в статті Гостьовий доступ до груп Office 365.

Виберіть потрібний тип групи:

Якщо вам до вподоби режим спільної поштової скриньки, радимо використовувати групи в Outlook. Створивши групу в Outlook, ви отримаєте такі переваги:

  • спільна поштова скринька – для спілкування учасників групи електронною поштою. Така папка "Вхідні" має адресу, і її можна налаштувати для отримання повідомлень від користувачів із-за меж групи та навіть із-за меж організації (подібно до традиційного списку розсилки);

  • спільний календар – для планування подій, пов’язаних із групою;

  • бібліотека документів SharePoint – централізоване місце для зберігання та спільного використання файлів групи;

  • спільний блокнот OneNote – для накопичення ідей, ведення досліджень і збереження інформації;

  • сайт групи SharePoint – централізоване сховище інформації, вмісту й посилань, пов’язаних із групою;

  • Planner – для розподілення завдань проекту між учасниками групи та їх відстеження.

Жодний із цих ресурсів немає потреби створювати вручну; вони створюються автоматично разом із групою, а учасникам групи призначаються необхідні права на їх використання.

Мати доступ до цих ресурсів по програмі знайомі Microsoft Outlook 2016 для настільних комп'ютерів, за допомогою програми Outlook в Інтернеті, за допомогою програми Outlook 2016 для Mac (лише для спільних "Вхідні") або за допомогою Outlook мобільних пристроїв. До груп Office 365 можна знайти в області переходів ліворуч у класичній версії Outlook або в Інтернеті.

Групи відображаються в області переходів ліворуч у класичній програмі Outlook та інтернет-версії Outlook

З нових груп Office 365 картці під час наведення у вас є швидкий доступ до спільної групи ресурсів. Просто наведіть вказівник миші на назву групи в програмі Outlook в Інтернеті або на сайті SharePoint.

Зображення нового спливаюче груп Office 365

Частині нашої співпраці історії – це Microsoft команди. Команди Microsoft – це внутрішні замикання групи – постійний, на основі чат робочої області вас неофіційного, в режимі реального часу, розмови навколо дуже активного розділи або певних підгруп у групі ' '.

Yammer надає корпоративні соціальні функції для спільної роботи. Ця служба допомагає налагоджувати нові зв’язки та знаходити фахівців у своїй організації. За її допомогою можна спілкуватися й обговорювати ідеї в масштабах компанії або об’єднуватися з іншими користувачами за інтересами.

Створивши в Yammer групу, підключену до Office 365, ви отримаєте такі переваги:

  • група Yammer – спільне місце, де можна спілкуватися та ділитися інформацією;

  • бібліотека документів SharePoint – централізоване місце для зберігання та спільного використання файлів групи;

  • спільний блокнот OneNote – для збору ідей, ведення досліджень і збереження інформації;

  • сайт групи SharePoint – централізоване сховище інформації, вмісту й посилань, пов’язаних із вашою групою;

  • Planner – для розподілення завдань проекту між учасниками групи й керування ними.

Ви можете отримати доступ до цих інструментів у службі Yammer в браузері або за допомогою програми Yammer на пристрої з iOS, Android чи Windows Phone.

Коли група стане непотрібною його, можна видалити її, щоб звільнити системні ресурси та вилучити групу списках і не відображається. Перегляньте: Видалити групу. Якщо ви не хочете, щоб видалити застарілі групи, ваш адміністратор може встановити політики терміну дії, що призведе до старого групи до завершення терміну дії видалено автоматично після за вказаний період часу, не забудьте. Перегляньте: Office 365 групової політики терміну дії.

Примітка.: Вміст на цій вкладці призначено для адміністраторів.

Для груп Office 365 передбачено три основні моделі підготовки: відкрита, під керівництвом ІТ-відділу та контрольована. Кожна з них має свої переваги.

Модель

Переваги

Відкрита (стандартна)

Користувачі можуть за потреби створювати власні групи без допомоги ІТ-відділу.

Під керівництвом ІТ-відділу

Користувачі звертаються з проханням створити групу до ІТ-відділу. ІТ-фахівці можуть надати їм допомогу у виборі відповідних засобів спільної роботи.

Контрольована

Створювати групи можуть лише певні користувачі, групи або служби (див. статтю Призначення прав на створення Груп Office 365).

Щоб змінити спосіб призначенням імен вашим групам Office 365, скористайтеся політикою іменування. За її допомогою можна налаштувати певні стандарти, яким мають відповідати імена, зокрема префікси й суфікси, а також заборонити небажані імена. Докладні відомості див. в статті Політика йменування в групах Office 365.

Кожна група має принаймні одного власника, який може додавати або вилучати учасників і здійснювати базовий нагляд за групою та її вмістом. Зазвичай власники виконують це в Outlook. Див. статтю Додавання або вилучення учасників групи в Outlook. Якщо власник (або власники) групи з певної причини покидає організацію, адміністратор може призначити групі нового власника. Див. статтю Призначення нового власника групі без власника.

Крім того, якщо у вас є дозволи Адміністратора служби Exchange Online ви можете керувати груп на Центр адміністрування Office 365 (перегляньте членство у групі керування в центрі адміністрування Office 365) або PowerShell (див. керування Office 365 Групи з PowerShell .

Часом виникає потреба видалити групу з клієнта. Відомості про те, як це зробити, див. в статті Видалення групи. Якщо групу видалено випадково, адміністратор може відновити її протягом 30 днів. Див. статтю Відновлення видаленої групи Office 365.

Якщо ви віддаєте перевагу більш автоматизованим способом керування життєвим циклом груп Office 365 за допомогою політики терміну дії до завершення терміну дії груп за певний проміжок часу. У групі власників отримають повідомлення електронної пошти, 30, 15 і 1 день до завершення терміну Група, яка дає змогу легко оновити групу, якщо він потрібен. Перегляньте: Office 365 групової політики терміну дії.

Обмеження для груп

Максим. …

Значення

Кількість власників групи

100

Кількість груп, які може створити користувач

250

Кількість груп, які може створити адміністратор

Стандартне обмеження центру обробки даних, що становить 500 тис.

Кількість учасників

Більше 1000, проте до розмов групи можуть одночасно отримувати доступ тільки 1000 учасників.

У дуже великих групах під час звернення до календаря та розмов користувачі можуть помітити затримки в Outlook.

Кількість груп, у яких може брати участь користувач

 1 000

Сховище файлів

1 терабайт + 10 Гб на передплатника + будь-який придбане сховище. Можна придбати необмежений обсяг додаткового сховища.

Розмір поштової скриньки групи

50 ГБ

За замовчуванням Максимальна кількість груп, які можуть мати Office 365 організації наразі 500 000.

Якщо ви плануєте користувача функцію «Записи групи» з Azure Active Directory підключення інструмент, максимальна довжина – 448 символи, пов'язані з атрибут «Опис».

Докладні відомості про сховище SharePoint Online та його обмеження див. тут і тут.

Отримуючи корисну інформацію про використання груп Office 365, можна підвищити їхню продуктивність. Засіб звітування в Центрі адміністрування Office 365 дає змогу з’ясувати обсяг вільного простору в сховищі, кількість активних груп і спосіб їх використання. Докладні відомості див. в статті Звіти Office 365 у Центрі адміністрування – групи Office 365.

Групи Office 365 також надають низку засобів для забезпечення відповідності вимогам, захисту даних і витребування електронної інформації.

Див. також

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×