Використання триетапного робочого циклу

Використання триетапного робочого циклу

Примітка.: Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Трьохетапного робочого процесу відстежує стан елемента списку через три стани (фази). Можна використовувати для керування бізнес-процесами, які вимагають відстеження значного обсягу питань або елементів, зокрема питань служби підтримки користувачів, роботи з потенційними клієнтами або завдань проектів організаціями. Наприклад, три етапи завдань проекту може бути, не розпочато виконується та Готово.

У цій статті

Принцип роботи триетапного робочого циклу

Настроювання списку для використання трьохетапного робочого процесу

Створення списку відстеження питань

Створення настроюваного списку для використання із триетапним робочим циклом

Настроювання настроюваного списку для використання із триетапним робочим циклом

Додавання триетапного робочого циклу до списку

Запуск триетапного робочого циклу для елемента вручну

Виконання завдання робочого циклу у триетапному робочому циклі

Принцип роботи триетапного робочого циклу

Трьохетапний робочий процес підтримує бізнес-процесів, які вимагають відстеження стану питання або елемента через три стани та два переходи між станами організаціями. У кожному переході між станами робочого циклу призначається завдання користувачу та надішле цій особі сповіщення електронною поштою про завдання. Після завершення цього завдання робочого циклу оновлення стану елемент і розвиватиметься наступний стан. Трьохетапного робочого процесу працює із шаблону списку Відстеження питань . Проте, його можна використовувати з будь-яким списком, настроєний для розміщення вибору стовпця з трьома або більше значення. Значення в цьому стовпці вибір етапами, які відстежує робочий цикл.

Список може містити лише один стовпець Вибір і вибір стовпців може містити більше трьох значень. Проте трьохетапного робочого процесу може бути налаштований використання будь-який вибір стовпців і лише три значень у вибраних вибір стовпців. Під час додавання трьохетапного робочого процесу для списку або бібліотеки, вибрані вибір стовпців і трьох значень, надайте за стовпцем.

Триетапний робочий цикл можна використовувати для керування бізнес-процесами, які вимагають відстеження значного обсягу питань або елементів, зокрема питань служби підтримки користувачів, роботи з потенційними клієнтами або завдань проектів організаціями. Наприклад, працівники малого подію планування компанії можна використовувати список відстеження питань і настроюваного трьохетапного робочого процесу для керування багато завдань на події, пов'язані з їх планування. Робочий цикл відстежує подію планування завдання через три стани: активні, готових до переглядута завершено. Всі завдання підготовки події, пов'язані з певним події складаються у списку відстеження питань, створений для заходу і позначений як активний. Координатор заходів призначає індивідуальні завдання учасникам команди та почне робочого циклу для цих елементів, щоб почати роботу над завданням заходу.

Під час запуску робочого циклу, його буде створено завдання для призначеного особі. Коли учасник групи отримує завдання, він або вона виконує роботу, потрібний для виконання завдання. Це може бути роботу, яка відбувається за межами список або сайт, де знаходиться у списку відстеження питань. Наприклад, якщо учасником групи отримує завдання робочого циклу щоб розробити план харчування, він або вона харчування компанії «контакти» а потім працює з ними, щоб розробити план. Під час харчування план розробки, учасник групи позначає своє завдання робочого процесу як завершене. На цьому етапі робочого процесу оновлення стану завдання заходу у списку відстеження питань з активний на готовий до перевірки, і він створює друге завдання для координатора заходів для перевірки харчування план. Після події координатор Відгуки та затверджує харчування план, позначає своє завдання робочого процесу як завершене та робочого циклу оновлення стану завдання з готових до перегляду , щоб завершити.

Примітка.: Учасник робочого циклу можуть виконувати завдання робочого циклу в трьохетапного робочого процесу у два способи. Учасник може редагувати завдання робочого циклу, щоб позначити як завершене, або учасник може змінити стан робочого циклу елемент у списку (якщо Учасник має дозвіл на змінення цього списку). Якщо учасник вручну оновить стан робочого циклу елемент у списку, завершення завдання робочого циклу. Якщо учасник зміни завдання робочого циклу, щоб позначити як завершене, стан робочого циклу елемент у списку оновлюється, щоб завершити.

Дії у трьохетапного робочого процесу в попередньому прикладі, виконайте наступні дії:

Блок-схема прикладу триетапного робочого циклу

На початок сторінки

Настроювання списку для використання трьохетапного робочого процесу

Перш ніж ви зможете використовувати трьохетапного робочого процесу, потрібно настроїти список, що містить елементи, які ви плануєте відстеження та керування за допомогою робочого циклу. Шаблону списку Відстеження питань працює з трьохетапного робочого процесу. Проте, також можна створити Настроюваний список для використання з цих робочих циклів. Якщо ви створюєте за настроюваним списком, переконайтеся, що містить список вибір щонайменше один стовпець, із трьома або більше вибір значень. Під час настроювання робочого циклу для використання зі списком, укажіть вибір стовпець, який містить значення стану, який буде відстежувати робочого циклу.

На початок сторінки

Створення списку відстеження питань

За замовчуванням можна використовувати трьохетапного робочого процесу з будь-яким списком, створеним із шаблону списку Відстеження питань .

  1. У меню Параметри Кнопка "Настройки Office 365" виберіть пункт Додати застосунок.

  2. На сторінці застосунки клацніть Відстеження питаньі введіть ім'я для списку. У списку ім'я

  3. Якщо потрібно ввести опис для списку, натисніть кнопку Додаткові параметри.

    • У полі Опис введіть опис або мету, з якою створено список. Заповнювати це поле необов’язково.

  4. Натисніть кнопку Створити.

На початок сторінки

Створення настроюваного списку для використання із триетапним робочим циклом

Якщо ви хочете, щоб створити Настроюваний список для використання із триетапним робочим циклом, потрібно додати принаймні один вибір стовпець, який містить принаймні три значення стану робочого циклу буде відстежувати.

  1. У меню Параметри Кнопка "Настройки Office 365" виберіть пункт Додати застосунок.

  2. На сторінці Застосунки виберіть параметр Настроюваний списокі введіть ім'я для списку. Це обов’язкове поле.

  3. Якщо потрібно ввести опис для списку виберіть пункт Додаткові параметри.

  4. У полі Опис введіть опис або мету, з якою створено список. Заповнювати це поле необов’язково.

  5. Натискання кнопки «Створити».

На початок сторінки

Настроювання настроюваного списку для використання із триетапним робочим циклом

  1. Натисніть кнопку Настроюваний список, створений у попередньому кроці.

  2. На стрічці перейдіть на вкладку список а потім у групі настройки натисніть кнопку Настройки списку.

  3. У розділі стовпцівиберіть пункт Створити стовпець.

  4. У розділі ім'я та тип , у полі ім'я стовпцявведіть ім'я стовпця, який потрібно використовувати, щоб указати значення стану робочого циклу. Наприклад, введіть ім'я стану робочого циклу.

  5. У розділі тип даних для цього стовпцявиберіть пункт вибір (меню).

  6. У розділі Додаткові настройки стовпця в розділі ОписВведіть опис стовпця необов'язково.

  7. У розділі вимагати, щоб цей стовпець містить відомостінатисніть кнопку так.

  8. У списку в розділі Введіть кожен вибір в окремому рядкувведіть трьома або більше вибір значення, для цього стовпця. Ці значення стануть станами робочого циклу. Наприклад, може введіть активний, готовий до рецензування та виконати як трьох варіантів.

  9. У розділі Відображати варіантивиберіть значення Розкривне меню або Перемикачі.

  10. У розділі дозволити 'Додавання' варіантівнатисніть кнопку ні.

  11. Укажіть, чи потрібно на певне значення за промовчанням для цього стовпця, або якщо ви хочете додати її до списку подання за промовчанням.

  12. Натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Додавання триетапного робочого циклу до списку

Трьохетапного робочого процесу потрібно додати до списку, перш ніж його можна використовувати для елементів цього списку. Під час додавання трьохетапного робочого процесу для списку, ви вказати, який стовпець у списку містить значення стану, яким потрібно відстежувати. Укажіть відомості про те, що слід виконати на кожному етапі циклу. Наприклад, можна вказати тему й текст для оповіщень електронної пошти, що завдання одержувачі отримають.

Трьохетапного робочого процесу увімкнуто за промовчанням на більшості типів сайтів. Однак адміністратор колекції сайтів може вимкнути функцію. Якщо трьохетапного робочого процесу не відображається, зверніться до адміністратора колекції сайтів.

Увага!: Ви повинні мати дозвіл на керування списками для додавання робочого циклу до списку.

  1. Відкрийте список, до якого потрібно додати триетапний робочий цикл.

  2. Клацніть список tab> Настройки спискуабо натисніть кнопку настройки для типу бібліотеки, яку слід відкрити. Наприклад, у бібліотеці документів клацніть Параметри бібліотеки документів.

  3. У розділі дозволи та керуваннявиберіть пункт Настройки робочого циклу.

  4. На сторінці "настройки робочого циклу" натисніть кнопку Додати робочий цикл.

  5. На сторінці Додавання робочого циклу, у розділі робочий цикл у розділі вибір шаблону робочого циклу, натисніть кнопку Трьохетапний.

  6. У розділі ім'я Введіть унікальне ім'я робочого циклу.

  7. У розділі Список завдань Укажіть список завдань за допомогою робочого циклу.

    Примітки.: 

    • Ви можете використовувати список завдань за промовчанням, або можна створити новий. Якщо ви використовуєте список завдань за промовчанням, робочий цикл учасники зможуть знайти та переглянути свої завдання робочого циклу легко за допомогою подання мої завдання списку завдань.

    • Створення нового списку завдань, якщо завдання для цього робочого циклу можуть розкрити важливі або конфіденційні дані, які потрібно зберегти окремо від загального списку завдань.

    • Створення нового списку завдань, якщо у вашій організації матимуть багато робочих циклів, або якщо робочі цикли будуть задіяні багато завдань. У цьому випадку можна створити списки завдань для кожного робочого циклу.

  8. У розділі Список журналу виберіть список журналу за допомогою цього робочого циклу. Список журналу відображає всі події, які виникають під час кожного екземпляра робочого циклу.

    Примітка.: Ви можете використовувати список журналу за промовчанням, або можна створити новий. Якщо у вашій організації матимуть багато робочих циклів, можна створити окремий журнал список для кожного робочого циклу.

  9. У розділі Параметри запуску виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Якщо ви хочете дозволити робочий цикл на запуск вручну, установіть прапорець дозволити цей робочий цикл запускатиметься уручну автентифікованих користувачів із дозволами участь . Установіть прапорець потрібна керування списками дозволи, щоб почати робочий цикл , якщо потрібно ввести додаткові дозволи, щоб почати робочий цикл.

    • Якщо потрібно, щоб робочий цикл для автоматичного запуску під час створення нових елементів, установіть прапорець запускати цей робочий цикл під час створення нового елемента .

  10. Натисніть кнопку Далі.

  11. У розділі етапи робочого процесу у розділі Виберіть поле "Вибір"виберіть стовпець вибір зі списку, який містить значення, які потрібно використовувати як етапи робочого циклу і виберіть значення стовпців, для на Початкового стану, проміжний етапі кінцевий стан робочого циклу.

  12. У два розділи вкажіть, що має статися, якщо робочий цикл ініційовані (параметри для першого завдання робочого циклу) і вкажіть потрібний статися, якщо робочий цикл зміни стану по-батькові (параметри друге завдання робочого циклу) Укажіть такі відомості:

    Відомості про завдання

Поле

Опис

Назва завдання:

За потреби можна змінити заголовок повідомлення, відобразяться в завдання робочого циклу розпочато або настала проміжного стану. Якщо вибрано прапорець включити список полів , у поле додається до кінця повідомлення.

Опис завдання:

Введіть відомості, які потрібно включити в описі завдання. Якщо вибрано прапорець включити список полів , у поле додається до кінця повідомлення. Якщо встановити прапорець вставити посилання на елемент списку , посилання на елемент списку включено в полі Опис.

Завершення завдання дати:

Якщо ви хочете, щоб указати термін для завдання, установіть прапорець включити список полів і виберіть стовпець дати зі списку, який містить відомості про дату, який потрібно використовувати для дату завершення.

Завдання призначено для:

Щоб призначити завдання користувачу, який вказано у списку, натисніть кнопку Додати поле спискуі виберіть стовпець у списку, який містить відомості про користувача, який потрібно використовувати. Якщо цей робочий цикл запускається, перше завдання призначено користувача, ім'я якої відображається в цьому стовпці елемента робочого циклу.

Щоб призначити це завдання в усіх копіях цей робочий цикл до особи, яка ви вказуєте, виберіть пункт настроюванийі введіть або виберіть ім'я користувача, якому потрібно призначити завдання.

  1. Установіть прапорець надсилати повідомлення електронної пошти , якщо потрібно, щоб робочий цикл учасників, щоб отримувати сповіщення електронною поштою про завдання робочого циклу.

    Примітка.: Якщо ви хочете, щоб переконатися, що учасники робочого процесу отримують сповіщення електронною поштою та нагадування про завдання робочого циклу після запущених робочих циклів, зверніться до адміністратора колекції сайтів для перевірки, що повідомлення електронної пошти активовано для сайту.

    Відомості повідомлення електронної пошти

Поле

Опис

Дія

Введіть ім'я користувача, якому ви хочете сповіщення про завдання робочого циклу, щоб надсилати електронною поштою. Прапорець Включити завдання призначено Якщо потрібно надсилати оповіщення електронної пошти власника завдання.

Тема

Введіть тему, яку потрібно використовувати для оповіщення електронної пошти. Установіть прапорець Використовувати Назва завдання , якщо ви хочете, щоб додати назву завдання в рядку теми повідомлення електронної пошти.

Основного тексту

Введіть відомості, які потрібно відображати в тілі повідомлення електронної пошти оповіщення. Установіть прапорець вставити посилання на елемент списку , якщо потрібно додати посилання на елемент списку в повідомлення.

  1. Натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Запуск триетапного робочого циклу для елемента вручну

Трьохетапного робочого процесу спочатку слід додати до списку, щоб зробити його доступним для використання на елементів цього списку. Перегляд попередніх розділах, щоб отримати додаткові відомості.

Триетапний робочий цикл можна настроїти автоматичний запуск під час додавання нових елементів до списку, або це може бути налаштований, щоб дозволити користувачам, які мають певні дозволи, щоб почати робочий цикл вручну. Деякі робочі цикли можуть дозволити обидва рази.

Щоб розпочати трьохетапного робочого процесу для елемента списку, виконайте такі дії. Необхідно мати дозвіл на редагування елементів списку. Деякі робочі цикли може вимагати, потрібно мати дозвіл на керування списками.

Примітка.: Якщо ви хочете, щоб переконатися, що учасники робочого процесу отримують сповіщення електронною поштою та нагадування про завдання робочого циклу, після запуску робочого циклу, зверніться до адміністратора колекції сайтів для перевірки, що повідомлення електронної пошти активовано для сайту.

  1. Відкрийте список, який містить елемент, для якого потрібно запустити триетапний робочий цикл.

  2. Клацніть три крапки поруч з елементом, для якого потрібно запустити робочий цикл і в меню, що з'явиться, виберіть пункт робочі цикли.

    Примітка.: Команда робочі цикли доступна, лише якщо елемент є у списку або бібліотеки, яка містить принаймні один робочий цикл, пов'язаний з нею.

  3. У меню Параметри Кнопка "Настройки Office 365" натисніть кнопку Переглянути весь вміст сайту.

  4. У розділі почати робочий циклклацніть ім'я трьохетапного робочого процесу, який ви хочете, щоб почати.

    Робочий цикл розпочнеться відразу.

На початок сторінки

Виконання завдання робочого циклу у триетапному робочому циклі

Для виконання завдання робочого циклу у триетапному робочому циклі, потрібно мати принаймні дозвіл на редагування елементів для завдань списків, де буде записано завдання робочого циклу.

  1. Відкрийте список завдань для сайту і виберіть пункт Мої завдання , у меню вигляд , щоб знайти завдання робочого циклу.

    Примітка.: Якщо робочий цикл не підтримує список завдань за промовчанням сайту, завдання робочого циклу можуть не відображатися у списку завдання . Щоб знайти завдання робочого циклу, перейдіть до списку або бібліотеці, де зберігається елемент робочого циклу. Наведіть вказівник миші на ім'я елемента, який потрібно виконати, клацніть стрілку, що з'явиться та виберіть пункт робочі процеси. На сторінці "стан робочого циклу" в розділі Виконувані робочі процесивиберіть ім'я робочого циклу, у якій ви берете участь. Області завданьнатисніть кнопку на завдання робочого циклу а потім перейдіть до кроку 3.

  2. Відкрийте список, який містить елемент, для якого потрібно позначити як завершене.

  3. Наведіть вказівник миші на ім'я завдання, які потрібно виконати, клацніть стрілку, що з'явиться та виберіть пункт Редагувати елемент.

  4. У діалоговому вікні завдання введіть або виберіть відомості, необхідні для завершення завдання а потім натисніть кнопку зберегти.

На початок сторінки

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×