Використання стовпців зовнішніх даних у документах Word

Використання стовпців зовнішніх даних у документах Word

Примітка.:  Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою .

Бажаєте легко та ефективно вводити точні й актуальні дані в бізнес-документі? В основному тексті документа Microsoft Word 2013 можна використовувати дані із зовнішніх джерел, скориставшись поєднанням стовпців зовнішніх даних Microsoft SharePoint і елементів керування Word. Наприклад, можна створити в бібліотеці документів стандартну угоду із клієнтом, яка міститиме ім’я клієнта, назву компанії та номер телефону, збережені в базі даних бізнес-інформації, наприклад SAP або Dynamics CRM.

Додаткові відомості про Пошук вмісту про зовнішніх даних і Настроювання шаблону файлу для бібліотеки документів або форм.

У цій статті

Попередня інформація

Докладніше про структуровані документи

Створення стовпців зовнішніх даних у списку або бібліотеки

Створення шаблону Word для відображення зовнішніх даних в елементах керування вмістом

Створення документа Word і введення даних

Попередня інформація

Щоб забезпечити захищений доступ до зовнішніх даних, перед роботою з ними необхідно виконати певні попередні завдання. Наведені нижче відомості допоможуть вам спланувати подальші дії. Якщо ж у вас виникнуть проблеми під час роботи із зовнішніми даними, ці відомості допоможуть вам виявити причину. Щоб отримати доступ до зовнішніх даних, вам або адміністратору слід виконати такі дії:

Підготування зовнішнього джерела даних.    Можливо, адміністратору доведеться створити обліковий запис і надати дозволи на доступ до джерела даних відповідним людям, щоб захистити ці дані від сторонніх. Крім того, адміністратор може створити певні таблиці, подання, запити тощо в зовнішній базі даних, щоб залишити лише потрібні результати й підвищити продуктивність.

Настроювання служб і SharePoint облікових записів    Адміністратор повинен активувати служби підключення до бізнес-даних і службу захищеного сховища.

Настроювання служб захищеного сховища    Адміністратор має виконайте такі дії: визначити оптимальний режим доступ для зовнішніх даних джерела, створення цільового застосунку та настроювання облікових даних для цільового застосунку.

Настроювання служб підключення до бізнес-даних    Адміністратор має переконайтеся, що користувач, який створює зовнішнього вмісту тип має дозвіл на сховища метаданих підключення до бізнес-даних і що відповідні користувачі мають доступ до зовнішнього типу вмісту на основі зовнішнього списку.

Створення зовнішнього типу вмісту.    Користувач повинен визначити зовнішній тип вмісту з відомостями про підключення, доступ, методи роботи, стовпці, фільтри та інші метадані, потрібні, щоб отримати дані із зовнішнього джерела даних.

Переконайтеся, що продукти Office готові для використання    Щоб синхронізація зовнішніх даних із продуктів Office, потрібно мати ОС Windows 7 або пізнішої версії та таких програмних продуктів, SQL Server компактне 4.0, .NET Framework 4 і WCF даних Services 5.0 для OData V3 на кожному клієнтському комп'ютері (за необхідності, який буде автоматично запит на завантаження програмного забезпечення). Крім того, переконайтеся, що параметр інсталяції Office, увімкнуто Служб підключення до бізнес-даних    (це за промовчанням). Цей параметр інсталюється на бізнес підключення до клієнтського середовища виконання служб, які виконує такі дії: кешування та Синхронізація із зовнішніми даними, карти бізнес-даних до зовнішніх типів вмісту, відображає вибору зовнішнього елемента у продуктах Office і запускається настроювані рішень всередині продуктів Office.

На початок сторінки

Докладніше про структуровані документи

У структурованих документах можна вказати, у яких місцях може відображатися вміст, які типи вмісту можуть використовуватися, а також чи доступний вміст для редагування. Ось кілька прикладів структурованих документів:

  • юридичний документ, який містить юридичні формулювання, недоступні для редагування;

  • стандартна титульна сторінка для бізнес-пропозиції, на якій автор має ввести назву, адресу електронної пошти, номер телефону та ім’я;

  • рахунок, до якого автоматично вносяться актуальні дані клієнта.

Щоб створити структурований документ у програмі Word 2013, слід використовувати елементи керування вмістом, які дають змогу зафіксувати положення вмісту, указати тип вмісту (текст, дата, зображення тощо), задати виділення кольором і керувати можливістю редагування. Можна також автоматично зв’язати елементи керування вмістом із відповідними стовпцями зовнішніх даних.

На початок сторінки

Створення стовпців зовнішніх даних у списку або бібліотеці

Примітка.:  Щоб створити стовпець зовнішніх даних, потрібно мати для списку або бібліотеки дозвіл "Участь" або вищий.

  1. Перейдіть на сайт SharePoint, а потім – до списку або бібліотеки.

    Примітка.: Стовпець зовнішніх даних не можна додати до зовнішнього списку.

  2. Виберіть елементи Список > Настройки списку або Бібліотека > Настройки бібліотеки.

  3. У розділі Стовпці виберіть посилання Створити стовпець.

  4. Введіть ім’я стовпця, наприклад Клієнт, а потім у розділі Тип даних для цього стовпця виберіть пункт Зовнішні дані.

  5. У розділі Зовнішній тип вмісту клацніть поле Вибір зовнішнього типу вмісту, а потім виберіть відповідний елемент у списку зовнішніх типів вмісту, наприклад Клієнт.

  6. Укажіть спосіб обробки дій, визначених для зовнішнього типу вмісту, виконавши одну або кілька з таких дій:

    • Щоб відобразити меню за допомогою однієї або кількох дій, виберіть елемент Відобразити меню дій.

    • Щоб стовпець зовнішніх даних, коли його вибрано, виконував дію за промовчанням, виберіть елемент Зв’язати цей стовпець із дією за промовчанням зовнішнього типу вмісту.

  7. У розділі Додайте стовпець, щоб відображати кожне із таких додаткових полів виберіть елемент Вибрати всі поля, або виберіть одну чи кілька певних назв полів, наприклад Назва_компанії та Робочий_телефон

На початок сторінки

Створення шаблону Word для відображення зовнішніх даних в елементах керування вмістом

  1. У бібліотеці документів SharePoint виберіть елементи Бібліотека > Настройки бібліотеки.

  2. У розділі Загальні параметри виберіть посилання Додаткові параметри.

  3. У розділі Шаблон документа в підрозділі URL-адреса шаблону натисніть кнопку Змінити шаблон.

  4. Щоб відобразити або приховати панель відомостей про документ після того, як програму Word 2013 буде відкрито, на вкладці Розробник у групі Шаблони натисніть кнопку Панель документів, установіть або зніміть прапорець Завжди відображати панель відомостей про документ під час відкриття та першого збереження документа цього типу вмісту, а потім натисніть кнопку OK.

  5. Додайте стандартний текст, який має відображатися в кожному документі.

    Можна, наприклад, додати "шаблонний" текст контракту, необхідний для комерційної пропозиції.

  6. На вкладці Вставлення у групі Текст натисніть кнопку Експрес-блоки, підведіть вказівник до пункту Властивість документа, а потім клацніть і перетягніть кожне поле (відповідно до стовпців зовнішніх даних) до основного тексту документа як елементи керування вмістом.

    Наприклад, клацніть і перетягніть поля Ім’я_клієнта, Назва_компанії та Робочий_телефон.

  7. Послідовно виберіть елементи файл > зберегтиа потім вихід Word 2013.

  8. У системі SharePoint на сторінці Додаткові настройки в бібліотеці документів натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Створення документа Word і введення даних

  1. У бібліотеці документів послідовно виберіть елементи Документ > Створити документ.

  2. Відредагуйте стандартний текст необхідним чином.

  3. Щоб підставити правильні значення для стовпців зовнішніх даних, виберіть елемент керування вмістом, що міститься в полі вибору елемента зовнішніх даних.

    Наприклад, виберіть відповідне ім’я клієнта, і значення Клієнт, Назва_компанії та Робочий_телефон буде підставлено автоматично.

  4. Послідовно виберіть елементи Файл>Зберегти, а потім вийдіть із прогарами Word.

Значення у стовпцях зовнішніх даних зберігаються в документі Word, а також відображаються як відповідні значення стовпців зовнішніх даних для збереженого документа в бібліотеці документів.

На початок сторінки

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×