Використання контактів Outlook як джерела даних для злиття

Використання контактів Outlook як джерела даних для злиття

Якщо потрібно виконати групову розсилку за списком контактів Outlook, можете скористатися функцією злиття у Word. Джерелом даних для злиття може бути список контактів Outlook. Список контактів – це адресна книга, у якій зберігаються й упорядковуються відомості про людей.

Виконання злиття за допомогою списку контактів Outlook

Найважливіше в процесі злиття – налаштувати й підготувати дані. Картка контакту Outlook може містити основні (ім’я, адреса електронної пошти) і додаткові (поштова адреса, номер телефону, фотографія) відомості. Щоб дізнатися, як додати більше контактів до адресної книги Outlook, див. статтю Додавання контактів.

Підготувавши список контактів Outlook, виконайте злиття у Word, дотримуючись указівок нижче.

  1. У папці "Контакти Outlook" на вкладці Основне стрічки натисніть кнопку Злиття.

    Кнопка "Злиття" на вкладці "Основне" в групі "Дії"

  2. У діалоговому вікні Контакти для злиття виберіть потрібні параметри, а потім – тип документа, який потрібно створити. Натисніть кнопку OK.

    Щоб розпочати злиття, у папці "Контакти" на вкладці "Основне" натисніть кнопку "Злиття".

    Примітки.: 

    • Якщо потрібно об’єднати лише вибрані контакти, установіть перемикач Лише вибрані контакти. Однак на цьому етапі ці контакти вже мають бути вибрані, тож, якщо ви ще цього не зробили, натисніть кнопку Скасувати, поверніться до папки контактів, виберіть потрібні та повторіть процедуру з кроку 1.

    • Якщо ви вже створили й зберегли документ злиття Word, установіть перемикач Наявний документ і вкажіть цей документ. В іншому разі не чіпайте встановлений перемикач Новий документ, і програма Word запропонує вам створити його на кроці 3.

    • Якщо ви плануєте знову використовувати цей список у майбутньому, установіть прапорець Постійний файл і назвіть файл із контактами, щоб зберегти його. Це особливо зручно, якщо ви вибрали певний набір контактів для злиття та хочете використовувати його в майбутньому без необхідності щоразу знову вибирати контакти вручну.

  3. Відкриється Microsoft Word. Залежно від параметрів, які ви вибрали на кроці 2, відкриється або новий, або попередньо створений документ злиття. Введіть текст, який має відображатися в кожному з об’єднаних документів.

    Примітка.: Якщо вам потрібна допомога зі злиттям, на вкладці Розсилки в групі Початок злиття виберіть Розпочати злиття > Майстер злиття електронних повідомлень. Коли дійдете в майстрі злиття до кроку 3 Вибір одержувачів, див. відомості в цій статті.

  4. Вставте у свій документ поля злиття, які отримують інформацію зі списку контактів Outlook.

    Примітки.: Приклади полів злиття:

    • Блок адреси. Використовується, щоб додати до листа або повідомлення електронної пошти повне ім’я й адресу одержувача зі списку контактів Outlook.

      На вкладці Розсилки в групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Блок адреси.

    • Рядок привітання. Дає змогу додати привітання до листа або повідомлення електронної пошти (наприклад, "Шановна Тамаро").

      На вкладці Розсилки в групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Рядок привітання.

    Група "Поля для записування та вставлення" дає змогу вставити поля в документ злиття.

    Докладні відомості про додавання полів злиття з контактів Outlook див. в статті Вставлення полів злиття.

  5. Коли документ буде готовий, виберіть Переглянути результати, а потім натисніть кнопку Далі Кнопка "Наступний запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття або Назад Кнопка "Попередній запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття , щоб переглянути кожну окрему копію документа.

  6. Щоб завершити процес злиття, у групі Завершення натисніть кнопку Завершити й об’єднати, а потім виберіть команду Друкувати документи або Надіслати повідомлення електронної пошти.

Збереження документа злиття

Якщо ви збережете документ злиття, зв’язок між ним і джерелом даних збережеться.

Повторне використання документа злиття

  • Відкрийте документ злиття й натисніть кнопку Так, коли програма Word запропонує вам зберегти зв’язок.

Редагування списку розсилки

  • Відкрийте документ злиття й натисніть кнопку Редагувати список одержувачів, щоб посортувати чи відфільтрувати адреси або вибрати певні з них.

Інші запитання про злиття з документами Word

Опублікуйте запитання на форумі спільноти Microsoft Word

Допомога в удосконаленні Outlook

Маєте пропозиції щодо того, як покращити злиття (або будь-яку іншу функцію) у програмі Outlook? Якщо так, відвідайте форум Outlook UserVoice і напишіть нам!

Пов’язані теми

Злиття: безкоштовний 10-хвилинний відеопосібник
Злиття для конвертів

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×