Використання груп Office 365 замість поштових скриньок сайту

Примітка.: Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Поштові скриньки сайту були використані багатьох організаціях як їх співпраця за допомогою засобу вибору. Він постачався загальнодоступної поштової скриньки для координації та зберігайте команди або проекту пов'язані повідомлення електронної пошти в одному розташуванні та сайт SharePoint, щоб зберігати всі спільні файли. Проте, як роками змінено спосіб є результатом вона користувачів, клієнтів є вказати на рішення, яке сприяє більш активну форму співпраці. Таким чином, ми є рекомендовано використовувати поштові скриньки сайту та радимо перейти до Office 365 груп, які забезпечують більш насичене багато досвід співпраці.

Докладні відомості про це рішення дивіться у статті Несхвалення з поштовими скриньками сайту.

Групи у службі Office 365 дають змогу настройте користувачів, які ви хочете співпрацювати з та легко настроювання колекції ресурсів для користувачів, щоб надати спільний доступ. Не потрібно турбуватися про вручну призначення дозволів до всіх ресурсів, оскільки додавання учасників до групи автоматично дає їм дозволи вони повинні засобів групи забезпечує.

Office 365 групи виходять за рамки, які поштові скриньки сайту пропонувати чи додати:

  • Гостьовий доступ – з поштовими скриньками сайту не вдалося надавати користувачам поза межами організації доступ. З групами може запропонувати гостей доступ до електронної пошти розмови, файли та навіть спільний блокнот OneNote.

  • Спільні папки "Вхідні" – де відбудеться розмови, традиційно в поштову скриньку. Цей спільної папки "Вхідні" – повністю для пошуку, тому його буде створено життя Архів групи повідомлень. Пошук новачків до групи або прокручування назад через журнал, щоб прискорити швидко на те, що було своєчасно із групою раніше.

  • Спільні файли бібліотеки - має ваша Група файлів бібліотеки SharePoint де користувачів можна зберігати, надання спільного доступу та співпрацювати над документами, книг, презентацій, зображення або будь-якого типу файлу, їм потрібно працювати з.

  • Спільний календар – групи отримує спільний календар для публікування події, пов'язані з групи. Кожен учасник, які входять до групи автоматично приєднуватися до подій додано до календаря, щоб ці події можна також відображаються на своїх календарів Office 365, якщо вони.

  • Спільний блокнот OneNote - групи автоматично отримує на спільний блокнот OneNote, де учасники групи збирання та співпрацювати над відомості. Багато груп використовувати блокнот для створення вікі-сайтів життя з запитання й відповіді та інші ресурси.

  • Вміст виявлятимуть - групи в програмі Outlook є загальнодоступними у своїй організації за замовчуванням, яка означає, що їх легко для інших користувачів у вашій організації відкрийте для себе та об'єднання або переглянути матеріалів у групі ' '. Якщо більш конфіденційний вміст групи можна перейти до групи приватними, який приховує вміст з інших учасників і вимагає власник групи затверджувати будь-які запити на об'єднання.

  • Самостійного створення - адміністратори не потрібно загрузнути запити від користувачів на створення груп. Користувачі можуть створювати власні груп, за потреби. До елемента керування, які користувачі у вашій організації можуть створювати групи в статті елемент керування, хто може створювати групи Office 365.

Служба керування

Збереження каталогу в розділі керування має значення кожного адміністратора. Ось кілька груп Office 365 надає для полегшення, засобів:

  • Правила іменування - іменування політики дає змогу визначити, що а не прийнятного імен для вашої групи. Які запобігає надання мирської або заборонено імена груп. Крім того, можна застосувати стандартні префікси компанії або суфікс назви групи.

  • Динамічні членство - динамічного членство дає змогу встановити членство у групі за правило, яке буде додано (або видаляє) учасників групи, на основі метаданих (наприклад, відділу або роль) у до служби active directory.

  • Приховані членство у групі – якщо у вас є підстави потрібно список учасників групи, буде конфіденційна, наприклад якщо входять студентів, можна приховати список учасників із стороннім.

  • Створення дозволи - там може бути кілька користувачів у вашій організації, які не потрібно, щоб мати змогу створювати нові групи. Існує кілька методів для керування дозволами на створення в каталозі.

  • Журнали - аудиту можна мати кілька довірчий дозволяє користувачам створювати групи та керування членством у групі, оскільки журнали аудиту груп Office 365 дають змогу з'ясувати, які створено або видалено певної групи або зміни, внесені на членство в групі.

Керування доставкою

Керування доставкою дає вам кілька способів обробки як повідомлення має надіслано або отримано за групою. Крім того, є засоби для відстеження потоку цих повідомлень.

  • Надсилання від імені іншої особи. Ці параметри дозволяють указаним користувачам надсилати електронні листи від імені групи.

  • Обмеження відправника. Ці параметри дають змогу вирішувати, кому дозволено надсилати повідомлення групі. Групи можна налаштувати таким чином, щоб дозволити отримання електронної пошти від сторонніх осіб, але обмежити це коло певними відправниками.

  • Підтримка зовнішніх користувачів – запрошення гостей до своєї групи, можна настроїти їх до складу розмови електронної пошти, у групі.

  • Правила транспортування - правила транспортування працюють для груп просто як і для служби Exchange. Правила можна шукати повідомлення, які відповідають певним умовам а потім можна діяти на цих повідомлень.

  • Поштові поради. Поштові поради – це інформативні повідомлення, які відображаються для користувачів, коли вони створюють повідомлення. Вони можуть допомогти скоротити кількість звітів про недоставку, попереджаючи користувачів, коли є ймовірність, що повідомлення надсилається стороннім особам або перевищує квоти для повідомлень.

  • Кілька адрес проксі-сервера – групи можна мати псевдоніми точно так само, як працює поштової скриньки користувача. Адреси додатковий проксі-сервера може бути зручний для приймати повідомлення, надіслані на інші ці псевдоніми або спростити досягнення групу, яка має довгий або важко назви ім'я.

  • Максимальній розмір надсилання й отримання. Ці квоти можуть допомогти зменшити проблеми з надсиланням (або одержанням) дуже великих повідомлень, щоб краще керувати вимогами до сховища та смуги пропускання.

Політики керування вмістом

Office 365 також надає деякі засоби для керування типом вмісту, до якого можна надавати спільний доступ у вашій групі.

Правила використання. Ви зможете визначити практичні рекомендації для груп Office 365, щоб навчити користувачів, як найкраще забезпечити ефективність груп, і ознайомити їх із внутрішніми політиками керування вмістом. Приклад див. в статті Практичні рекомендації для клієнтів і партнерів корпорації Майкрософт.

Класифікація даних. Ви зможете створити спеціальну систему класифікації даних для груп Office 365, яка дасть змогу розділяти групи за типом політик (наприклад, "некласифіковані дані", "корпоративна конфіденційність" або "цілком таємно"). У такий спосіб у групах можна застосовувати політики іншого вмісту у вашій організації. Розширювана політика дає змогу вашій організації налаштувати кінцеву точку, яка викликатиметься в разі створення або змінення групи, після чого ви зможете запровадити власні політики для створення або змінення груп.

Чому ми внесення цієї зміни?

Поштові скриньки сайту рекомендується пасивної форми співпраці. З підтримкою стає більш критично сучасним команд її клієнтів частіше запитують для рішень, які забезпечують більш активну досвід співпраці. Таким чином, ми вирішили пенсію поштових скриньок сайту та використання груп.

Початок роботи з групами легко і можна працювати з нею у хвилинах.

Створення сайту групи SharePoint Online, який входить до групи Office 365, виконавши такі дії:

  1. Перейдіть до служби SharePoint Online. Ви можете отримати там, вхід до порталом Office 365 на https://www.office.com, а потім клацніть піктограму запускача програм у верхньому правому куті браузера.

  2. Натисніть кнопку + створити сайт на домашній сторінці SharePoint і виберіть елемент Сайт групи

  3. Введіть нове ім'я сайту групи та опис, в області, яка спливає. Введіть будь-які інші поля ваша організація вимагає і натисніть кнопку Далі.

  4. Додавання власники та учасники сайту в області нижче і натисніть кнопку Готово. Ви можете додати ж учасників, що належав до ваших класичної досвід сайту групи.

Новостворений сайт групи SharePoint Online готовий до використання. Додаткові відомості у статті Створення сайту групи у службі SharePoint Online .

Щоб отримати доступ до групи, клацніть піктограму запускача програм і перейдіть до пошти. Ви знайдете вкладка « групи » в розділі папок і групи буде створено автоматично з таким ім'ям, як ім'я сайту на сайті SharePoint. У цій групі містяться спільної поштової скриньки у вигляді розмов місця, на вкладку файли, які надають швидкий перегляд на сторінці документів із сайту SharePoint, групу календаря та блокнота, які можна переглядати із сайту SharePoint.

Тепер ви готові використовувати групи.

А як щодо наявних поштових скриньок сайту?

Ми зрозуміти, що деякі з вас, можливо, важливих даних у поштових скриньок сайтів, які потрібні для послідовності операцій. Наявні поштових скриньок сайту продовжить працювати, як і раніше на даний момент.

Що робити, якщо я використовую Project Online?

Якщо ви – клієнт Служби Project Online ви не зможете підключитися до сайту групи SharePoint Online. Проте, ви можете продовжувати використовувати класична версія сайту групи проекту, який продовжить працювати мінус можливість створити нову поштову скриньку сайту. Якщо вам потрібна поштових рішення разом із сайту, ми рекомендуємо створити нову групу Office 365 і використовувати його для електронної пошти. Додаткові відомості у статті Створення групи в програмі Outlook .

Ми в процесі роботи над довготривалі рішення та повідомить, коли у нас є дозвіл.

Подальші дії

Ми почали згорнути інструменти адміністратора клієнта для підключення наявних сайтах груп SharePoint до нових груп Office 365. Додаткові відомості можна знайти цей допис.

Додаткові відомості

Ми дослухаємося до вас

У цій статті Востаннє змінено на 10 липня 2018 в результаті дії текст примітки. Якщо ви знайшли корисні відомості й особливо якщо ви не скористайтеся нижче елементи керування відгук, щоб повідомити нам про те, як ми можемо зробити її краще.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×