Видалення прихованих даних і особистих відомостей за допомогою перевірки документів, презентацій і книг

Якщо ви надаєте спільний доступ до електронної копії певних документів Office із клієнтами або колегами, радимо переглянути документ для прихованих даних або особистих відомостей. Ви можете видалити цю приховану інформацію перед тим, як надати спільний доступ до документа іншим користувачам. Функція Інспектор документів в Word, Excel, PowerPoint або Visio дає змогу знаходити й видаляти приховані дані та особисті відомості в документах, до яких потрібно надати спільний доступ.

Приховані відомості можуть містити такі дані:

  • приховані дані або особисті відомості, які можуть не надавати спільний доступ до документів Word

  • дані Excel додаються до книги під час спільної роботи з іншими користувачами

  • приховані дані або особисті відомості в PowerPoint, які можуть зберігатися в презентації або його метаданих

  • відомості про документ і властивості файлу в Visio документах

Примітка.: Якщо документ не надіслано на Microsoft, Microsoft не має доступу до будь-якої інформації з документа.

У цій статті наведено типи відомостей, які зазвичай зберігаються в Office документах, завдяки чому ви можете вирішити, що потрібно зберегти, і що потрібно видалити в документі чи метаданих. Існує деяка інформація про те, що Інспектор документів не можна видалити, пояснив в таблицях, які супроводжують докладні відомості про Word, Excel та PowerPoint.

Електронна копія Word документа, до якого ви надаєте спільний доступ клієнтам або колегам, часто містить приховані дані або особисті відомості, які зберігаються в документі або в властивостях чи метаданих документа.

Порада.: Якщо ви просто хочете не друкувати примітки, перейдіть на сторінку файл > Друк, натисніть кнопку друкувати всі сторінки та зніміть прапорець друкувати виправлення.

Типи прихованих даних і особистих відомостей

Word документи можуть містити такі типи прихованих даних і особистих відомостей:

  • Примітки, позначки виправлення із записаних виправлень, версії та рукописні зауваження.     Якщо ви співпрацювали з іншими користувачами для створення документа, документ може містити такі елементи, як позначки з виправлень, примітки, рукописні зауваження або версії. Ці відомості можуть дозволити іншим користувачам переглядати імена користувачів, які працювали над документом, коментарі від рецензентів, а також зміни, внесені до документа, що не потрібно ділитися за межами вашої команди.

  • Властивості документа та особисті відомості     Властивості документа або метадані містять відомості про документ, наприклад автора, тему та заголовок. Властивості документа також містять інформацію, яка автоматично підтримується Office програмами, як-от ім'я особи, яка нещодавно зберегла документ, і дату створення документа. Якщо використано особливі функції, документ може також містити додаткові типи особистих даних, як-от заголовки повідомлень електронної пошти, надіслані для перевірки відомості, маршрути надсилання та імена шаблонів.

  • Колонтитули та водяні знаки.     Word документи можуть містити відомості у верхніх і нижніх колонтитулах. Крім того, ви могли додати водяний знак до документа Word.

  • Прихований текст     Word документи можуть містити текст, форматований як прихований текст. Якщо ви не знаєте, чи містить документ прихований текст, можна скористатися Інспектор документів, щоб знайти його.

  • Властивості сервера документів     Якщо документ збережено в розташуванні на сервері керування документами, як-от сайт робочої області для документів або бібліотеку на основі Служби Windows SharePoint Services, документ може містити додаткові властивості документа або відомості, пов'язані з цим розташуванням на сервері.

  • Настроювані XML-дані.     Документи можуть містити настроювані XML-дані, які не відображаються в самому документі. Інспектор документів можна виявити та видалити ці XML-дані.

Пошук і видалення прихованих даних і особистих відомостей за допомогою інспектора документів

Інспектор документів можна використовувати для пошуку та видалення прихованих даних і особистих відомостей у Word документах. Радимо використовувати Інспектор документів, перш ніж надати спільний доступ до електронної копії документа Word, наприклад у вкладенні електронної пошти.

Увага!: Радимо використовувати Інспектор документів на копії оригінального документа, оскільки не завжди можна відновити дані, які Інспектор документів видаляються,.

  1. Відкрийте Word документ, який потрібно перевірити на наявність прихованих даних і особистих відомостей.

  2. Щоб зберегти копію вихідного документа, відкрийте вкладку Файл, виберіть пункт Зберегти як і введіть ім’я в полі Ім’я файлу.

  3. У копії вихідного документа відкрийте вкладку Файл і виберіть пункт Відомості.

  4. Клацніть елемент Перевірити на наявність проблем, а потім – елемент Перевірити документ.

  5. У діалоговому вікні Інспектор документів установіть прапорці поруч із типами прихованого вмісту, який потрібно перевірити.

  6. Натисніть кнопку Перевірити.

  7. Перегляньте результати перевірки в діалоговому вікні Інспектор документів.

  8. Натисніть кнопку Видалити все поруч із результатами перевірки для прихованого вмісту, який потрібно видалити з документа.

    Увага!: 

    • Прихований вміст не можна відновити за допомогою кнопки Скасувати, якщо його було видалено з документа.

    • Якщо потрібно видалити приховані дані та особисті відомості з документів, які ви зберігаєте у форматі тексту OpenDocument (. odt), потрібно виконати Інспектор документів щоразу, коли ви зберігаєте документ у цьому форматі.

Відомості про те, як Інспектор документів знаходить та видаляє у документах Word

У WordІнспектор документів відображаються кілька різних інспекторів, які дають змогу знаходити й видаляти приховані дані та особисті відомості, специфічні для Word документів. Щоб переглянути список різних типів прихованих даних і особистих відомостей, які Інспектор документів можуть знаходити й видаляти з Word документів, ознайомтеся з наведена нижче таблиця.

Примітки.: 

  • Якщо ваша організація настроєна Інспектор документів, додавши модулі інспектора, ви можете перевірити свої документи на наявність додаткових типів інформації.

  • Якщо ви використовуєте Microsoft Word Starter 2010, не всі функції, перелічені для Word, підтримуються в Word Starter. Додаткові відомості про функції, доступні в Word Starter, наведено в статті підтримка функції Word Starter.

Назва інспектора

Знаходить та видаляє

Примітки, виправлення, версії та зауваження

Примітка.: У Word Starter 2010Інспектор документів видаляє лише версії та зауваження.

  • Примітки

  • Позначки виправлення із записаних виправлень

  • Відомості про версію документа

  • Рукописні примітки

Властивості документа та особисті відомості

  • Властивості документа включно з відомостями із вкладок Загальні, Статистика та Додаткові діалогового вікна Властивості документа

  • Заголовки електронної пошти

  • Маршрути надсилання

  • Відомості, надіслані для перевірки

  • Властивості сервера документів

  • Відомості про політику керування документами

  • Відомості про тип вмісту

  • Відомості про посилання на дані для полів, зв’язаних із даними (останнє значення буде перетворено на текст)

  • Ім’я користувача

  • Ім’я шаблону

Колонтитули та водяні знаки

  • Відомості, які зберігаються у верхніх колонтитулах

  • Відомості, які зберігаються в нижніх колонтитулах

  • Водяні знаки

Прихований текст

Текст, відформатований як прихований (ефект шрифту, доступний в діалоговому вікні Шрифт)

Примітка.: Цей інспектор не виявляє текст, прихований іншими методами (наприклад, білий текст на білому тлі).

Настроювані XML-дані

  • Настроювані XML-дані, які може бути збережено в документі

Невидимий вміст

Об’єкти, яких не видно, оскільки їх відформатовано як невидимі

Примітка.: Цей інспектор не виявляє об’єкти, закриті іншими об’єктами.

Коли ви надаєте спільний доступ до електронної копії книги Excel, переконайтеся, що ви перегляньте книгу для прихованих даних або особистих відомостей, які можуть зберігатися в самій книзі або її властивостях документа (метадані).

Інспектор документів в Excel може допомогти вам знаходити й видаляти приховані дані та особисті відомості в робочих книгах.

Примітка.: Хоча ви можете видалити приховані дані та особисті відомості з книг, які ви надіслали іншим користувачам, якщо книгу Excel збережено як спільну книгу, не можна видаляти примітки, анотації, властивості документа та особисті відомості. Щоб видалити цю інформацію зі спільної книги, спочатку скопіюйте та вимкніть функцію спільна книга.

Пошук і видалення прихованих даних і особистих відомостей

Інспектор документів дає змогу знаходити й видаляти приховані дані та особисті відомості в Excel книгах. Радимо використовувати Інспектор документів, перш ніж надавати спільний доступ до електронної копії книги, як-от у вкладенні електронної пошти.

Увага!: Ми радимо використовувати Інспектор документів на копії оригінальної книги, оскільки не завжди можна відновити дані, які Інспектор документів видаляються.

  1. Відкрийте книгу, яку потрібно перевірити на наявність прихованих даних і особистих відомостей.

  2. Щоб зберегти копію вихідної книги, клацніть елементи Файл > Зберегти як і введіть інше ім’я в поле Ім’я файлу.

  3. У копії вихідної книги клацніть елементи Файл > Відомості.

  4. Клацніть елемент Перевірити на наявність проблем, а потім – елемент Перевірити документ.

  5. У полі Інспектор документів установіть прапорці поруч із типами прихованого вмісту, які потрібно перевірити. Щоб отримати докладні відомості про окремі інспектори, Дізнайтеся, що таке Інспектор документів знаходить і видаляє у документах Excel.

  6. Натисніть кнопку Перевірити.

  7. Перегляньте результати перевірки в полі Інспектор документів .

  8. Натисніть кнопку Видалити все поруч із результатами перевірки прихованого вмісту, який потрібно видалити з документа.

    Увага!: 

    • Якщо прихований вміст видалено з книги, його не можна відновити за допомогою кнопки Скасувати.

    • Якщо видалити приховані рядки, стовпці або аркуші з даними, зміняться результати обчислень і формул у книзі. Якщо ви не знаєте, яка інформація містить приховані рядки, стовпці або аркуші, закрийте Інспектор документів, приховте приховані рядки, стовпці або аркуші, а потім перегляньте їхній вміст.

    • Інспектори для приміток і анотацій, Властивості документа та особисті відомості, а також колонтитули не можна використовувати в книзі, збереженому як спільну книгу (рецензування > спільний доступ до книги). Це пояснюється тим, що спільні книги використовують особисту інформацію, щоб дозволити іншим особам співпрацювати над тією самою книгою. Щоб видалити цю інформацію зі спільної книги, можна скопіювати книгу, а потім скасувати спільний доступ до неї. Щоб скасувати спільний доступ до книги, натисніть кнопку огляд > надати спільний доступ до книги та зніміть прапорець дозволити вносити зміни в кількох користувачів за один раз .

      Примітка.: Скасувати спільний доступ не можна в програмі Microsoft Excel Starter 2010. Щоб скасувати спільний доступ, потрібно використовувати повну версію Excel.

    • Якщо потрібно видалити приховані дані та особисті відомості з електронних таблиць, збережених у форматі електронної таблиці OpenDocument (. ods), потрібно виконати Інспектор документів щоразу, коли ви зберігаєте електронну таблицю в цьому форматі.

Типи прихованих даних і особистих відомостей у програмі Excel

Нижче наведено деякі з цих записів, які можуть бути джерелом прихованих даних і особистих відомостей у Excel книгах:

  • Примітки та рукописні зауваження.     Ваша книга може містити такі елементи, як примітки або рукописні зауваження, якщо ви співпрацювали з іншими користувачами, щоб створити книгу. Ці відомості можуть дозволити іншим користувачам переглядати імена користувачів, які працювали над книгою, коментарі від рецензентів, а також зміни, внесені до книги.

  • Властивості документа та особисті відомості     Метадані або властивості документа в Excel, як і в інших Office програмах, містять такі відомості, як "Автор", "Тема" та "заголовок". Office автоматично підтримує ім'я особи, яка нещодавно зберегла книгу, дату створення документа, а також розташування документа (Excel 2013 або пізніші версії). Можуть бути додаткові типи особистих відомостей (PII), наприклад заголовки електронної пошти, відомості про надсилання й рецензування, маршрутизації, властивості принтера (наприклад, шлях принтера та захищений код доступу до друку), а також відомості про шлях до публікації Веб-сторінки.

  • Колонтитули.     У книгах відомості можуть міститись у верхніх і нижніх колонтитулах.

  • Приховані рядки, стовпці та аркуші.    Книги можуть містити приховані рядки, стовпці або цілі аркуші. Якщо надати для спільного перегляду копію книги з прихованими рядками, стовпцями або аркушами, інші користувачі можуть зробити видимими ці елементи й переглянути дані в них.

  • Властивості сервера документів.     Книги, збережені в розташуванні на сервері керування документами, як-от сайт робочої області для документів або бібліотеку на основі Служби Windows SharePoint Services, можуть містити додаткові властивості документа або відомості, пов'язані з розташуванням сервера.

  • Настроювані XML-дані.     Книги можуть містити настроювані XML-дані, які не відображаються в самому документі. Інспектор документів можна виявити та видалити ці XML-дані.

  • Невидимий вміст.     Книги можуть містити невидимі об’єкти, які було відформатовано як невидимі.

  • Зовнішні посилання.    Книги можуть містити посилання на дані в інших книгах (зовнішні посилання). Назви аркушів, які містять такі дані, зберігаються з книгами, але можуть не відображатися.

  • Вбудовані файли або об’єкти.    Книги можуть містити вбудовані файли (наприклад, документ Office або текстовий файл) або вбудовані об’єкти (наприклад, діаграми або формули) з невидимим вмістом.

  • Макроси коду VBA.    Книги можуть містити макроси, модулі VBA, елементи керування COM і ActiveX, користувацькі форми або функції, які можуть містити приховані дані.

  • Елементи, які можуть мати кешовані дані.    Книги можуть містити кешовані дані для зведених таблиць, зведених діаграм, роздільників, часових шкал і формул кубів, які можуть не відображатися.

  • Опитування в Excel.    Книги можуть мати приховані Excel опитування, введені в Excel Online, і збережені в книзі, але не відображаються.

  • Сценарії диспетчера сценаріїв.    Книги можуть містити сценарії, визначені за допомогою диспетчера сценаріїв. Такі сценарії можуть передбачати використання кешованих або прихованих даних.

  • Фільтри.    Книги можуть містити активні автофільтри або фільтри таблиць, які можуть призвести до зберігання в книзі кешованих або прихованих даних.

  • Приховані імена.    Книги можуть містити приховані імена, які можуть бути джерелом прихованих даних.

Відомості про те, як Інспектор документів знаходить та видаляє у документах Excel

Інспектор документів відображає елементи, які він виявляє, щоб знаходити й видаляти приховані дані та особисті відомості, які стосуються Excel книг. У таблиці нижче перелічено типи прихованих даних і особистих відомостей, які Інспектор документів можуть знаходити й видаляти зі своїх книг.

Примітки.: 

  • Не всі функції Excel, наведені в таблиці, підтримуються в Microsoft Excel Starter 2010.

  • Якщо в організації додано спеціальні модулі інспектора до Інспектор документів, може відобразитися додаткові типи відомостей.

Для таких елементів:

Інспектор документів знаходить і видаляє:

Примітки та зауваження

  • Примітки

  • Рукописні примітки

Примітка.: У Excel Starter 2010 Інспектор документів видаляє лише зауваження.

Властивості документа та особисті відомості

  • Властивості документа включно з відомостями із вкладок Загальні, Статистика та Додаткові діалогового вікна Властивості документа

  • (Excel 2013 або пізніші версії) Розташування документа, коли ви натиснете кнопку Видалити все, наявне розташування документа буде видалено з файлу. Розташування документа не буде додано назад до файлу під час збереження, доки ви не закриваєте Excel 2013 або пізніше знову знову відкриєте файл.

  • Заголовки електронної пошти

  • Маршрути надсилання

  • Відомості, надіслані для перевірки

  • Властивості сервера документів

  • Відомості про політику керування документами

  • Відомості про тип вмісту

  • Ім’я користувача

  • Відомості про шлях до принтера

  • Примітки до сценарію

  • Шлях до файлу для публікації веб-сторінок

  • Примітки для визначених імен та імен таблиць

  • Неактивні підключення до зовнішніх даних

Колонтитули

  • Відомості у верхніх колонтитулах аркуша

  • Відомості у нижніх колонтитулах аркуша

Приховані рядки та стовпці

  • Приховані рядки

  • Приховані стовпці, які містять дані

    Примітки.: 

    • Якщо в книзі містяться приховані стовпці без даних між стовпцями з даними, ці приховані стовпці буде також виявлено й видалено.

    • Якщо приховані рядки або стовпці в книзі містять дані, то в разі їх видалення зміняться результати обчислень або формул. Якщо ви не знаєте, які відомості містять приховані рядки або стовпці, закрийте Інспектор документів, приховте приховані рядки або стовпці, а потім перегляньте їхній вміст.

    • Інспектор документів не виявляє фігури, діаграми, елементи керування, об'єкти Microsoft ActiveX і елементи керування, рисунки або рисунки SmartArt, які можуть бути розташовані в прихованих стовпцях.

    • Приховані рядки або приховані стовпці не видаляються, якщо вони належать до заголовка таблиці, заголовка списку або зведеної таблиці. Ці рядки та стовпці приховано.

Приховані аркуші

Приховані аркуші

Примітка.: Якщо приховані аркуші в книзі містять дані, то в разі їх видалення зміняться результати обчислень або формул. Якщо ви не знаєте, які відомості містять приховані аркуші, закрийте Інспектор документів, зробіть видимими прихованими аркушами, а потім перегляньте їхній вміст.

Настроювані XML-дані

Настроювані XML-дані, які може бути збережено у книзі

Невидимий вміст

Об’єкти, яких не видно, оскільки вони відформатовані як невидимі

Примітка.: Інспектор документів не виявляє об'єкти, які охоплені іншими об'єктами.

Відомості, які інспектор документів знаходить, але не може видалити

Інспектор документів виявляє наведені нижче пункти, які можуть містити дані, які не відображаються в книзі. Інспектор не може видалити такі елементи, оскільки це може призвести до порушення роботи книги. Можна перевірити кожен знайдений елемент і вирішити: видалити його вручну або замінити на елемент, який не має прихованих даних, як-от статичні рисунки.

Для таких елементів:

Інспектор документів знаходить:

Зовнішні посилання

Посилання на інші книги. Назви аркушів, які містять дані, зберігаються в книзі, але не відображаються. До зовнішніх посилань належать зовнішні посилання, які використовуються в:

  • клітинках аркушів;

  • іменах;

  • об’єктах, таких як текстові поля й фігури;

  • назвах діаграм;

  • рядах даних для діаграм.

Вбудовані файли або об’єкти

Вбудовані файли (наприклад, Office або текстовий документ) або вбудовані об'єкти (наприклад, діаграма або формула), які можуть містити дані, які не відображаються в книзі. Ось приклади деяких типів об’єктів:

  • об’єкти растрових зображень;

  • Microsoft Об'єкти формули 3,0

  • Microsoft Об'єкти діаграмний графік

  • PowerPoint Об'єкти презентації

  • Visio Креслення об'єктів

  • Word Об'єкти документа

  • об’єкти текстових файлів OpenDocument.

Макроси коду VBA

Макроси або елементи VBA, які можуть містити приховані дані в книзі. До них належать:

  • Макроси, включно з аркушами Excel 4,0 макросів (XLM)

  • модулі VBA;

  • елементи керування COM або ActiveX;

  • Форми користувачів, зокрема Excel 5,0 Forms

  • користувацькі функції.

Функції бізнес-аналітики з кешованими даними

Функції бізнес-аналітики з кешованими даними, що зберігаються з книгою, можуть містити невидимі дані. Інспектор документів перевіряє такі пункти, які можуть мати кеш-пам'ять, SlicerCache або куб.

  • зведені таблиці та зведені діаграми;

  • роздільники й часові шкали;

  • формули кубів.

Опитування в Excel

Excel Запитання й відповіді про опитування, створені в Excel Online, і збережені в книзі без видимих результатів.

Сценарії диспетчера сценаріїв

Сценарії, визначені в диспетчері сценаріїв, можуть спричинити зберігання кешованих або прихованих даних у книзі.

Фільтри

Фільтри, які можуть спричинити збереження кешованих або прихованих даних у книзі. Інспектор документів перевіряє для автофільтрів і фільтрів таблиць, які застосовуються до даних.

Приховані імена

Приховані імена, які можуть зберігати приховані дані в книзі.

Ви можете шукати та видаляти приховані відомості в PowerPoint презентації за допомогою Інспектор документів.

Порада.: Якщо ви просто хочете не друкувати примітки, перейдіть на вкладку файл > Друк, виберіть пункт слайди на всю сторінку та зніміть прапорець друкувати примітки.

Пошук і видалення прихованих даних і особистих відомостей

Увага!: Ми радимо використовувати Інспектор документів на копії оригінальної презентації, оскільки не завжди можна відновити дані, які Інспектор документів видаляються.

  1. Відкрийте презентацію PowerPoint, яку потрібно перевірити на наявність прихованих даних і особистих відомостей.

  2. Щоб зберегти копію вихідної презентації, відкрийте вкладку Файл, виберіть пункт Зберегти як і введіть ім’я в полі Ім’я файлу.

  3. У копії вихідної презентації на вкладці Файл виберіть пункт Відомості.

  4. Виберіть команду Перевірити на наявність проблем, а потім – Перевірити документ.

  5. У діалоговому вікні Інспектор документів установіть прапорці поруч із типами прихованого вмісту, який потрібно перевірити. Докладні відомості про окремі інспектори наведено в статті видалення прихованих даних і особистих відомостей за допомогою перевірки документів, презентацій і книг.

  6. Натисніть кнопку Перевірити.

  7. Перегляньте результати перевірки в діалоговому вікні Інспектор документів.

  8. Натисніть кнопку Видалити все поруч із результатами перевірки для прихованого вмісту, який потрібно видалити з документа.

    • Якщо прихований вміст видалено із презентації, його не можна відновити за допомогою кнопки Скасувати.

    • Якщо потрібно видалити приховані дані та особисті відомості з презентацій, які ви зберігаєте у форматі презентації OpenDocument (odp), потрібно виконати Інспектор документів щоразу, коли ви зберігаєте презентацію в цьому форматі.

Типи прихованих даних і особистих відомостей

PowerPoint презентація може зберігати кілька типів прихованих даних і особистих відомостей. Хоча ці відомості можуть не відображатися відразу, вона все ще може бути отримана в презентації.

Приховані відомості можуть містити дані, які PowerPoint додає, що дає змогу співпрацювати над створенням презентації з іншими користувачами. Вона також може включати інформацію, яку ви свідомо призначите як приховані.

PowerPoint презентації можуть містити такі типи прихованих даних і особистих відомостей:

  • Примітки та рукописні зауваження.    Якщо ви працюєте з іншими користувачами, щоб створити презентацію, у презентації можуть міститися такі елементи, як примітки або рукописні зауваження. Ці відомості можуть дозволити іншим користувачам переглядати внесені зміни та імена тих, хто працював у презентації, а також зауваження від рецензентів.

  • Дані відстеження виправлень   Під час спільної роботи над спільним документом, який зберігається в хмарі, PowerPoint 2016 для Office 365 зберігає дані про те, хто вніс зміни до документа, а також про те, що внесено зміни.

  • Властивості документа та особисті відомості.     Властивості документа, також відомі як метадані, містять докладні відомості про презентацію, наприклад ім’я автора, тему й назву. Властивості документа також містять інформацію, яка автоматично підтримується Office програмами, як-от ім'я особи, яка нещодавно зберегла документ, і дату створення документа. Якщо використовувались особливі функції, документ може також містити додаткові типи особистих даних, такі як заголовки електронних повідомлень, які було надіслано для перевірки відомостей, маршрути надсилання, шляхи до принтера та відомості про шлях до файлу для публікування веб-сторінок.

  • Невидимий вміст на слайді.     Презентація може містити об’єкти, яких не видно, оскільки їх відформатовано як невидимі.

  • Вміст поза слайдом.     PowerPoint презентації можуть містити об'єкти, які не відображаються відразу, тому що їх перетягнуто до області поза слайдом. Такий вміст поза слайдом може містити текстові поля, графіку, графічні об’єкти та таблиці.

  • Нотатки для презентації.     Розділ нотаток PowerPoint презентації може містити текст, який не потрібно надавати спільний доступ публічно, особливо якщо нотатки були написані виключно для використання особи, яка доставляє презентацію.

  • Властивості сервера документів     Якщо презентацію збережено в розташуванні на сервері керування документами, як-от сайт робочої області для документів або бібліотеку на основі Служби Windows SharePoint Services, у презентації може міститися додаткові властивості документа або відомості, пов'язані з цим розташуванням на сервері.

  • Настроювані XML-дані.    Презентації можуть містити настроювані XML-дані, які не відображаються в самому документі. Інспектор документів можна виявити та видалити ці XML-дані.

Відомості, які знаходить і видаляє інспектор документів

У PowerPointІнспектор документів відображаються кілька різних інспекторів, які дають змогу знаходити й видаляти приховані дані та особисті відомості, які стосуються презентацій PowerPoint. Щоб переглянути список різних типів прихованих даних і особистих відомостей, які Інспектор документів можуть знаходити й видаляти з презентацій, ознайомтеся з наведена нижче таблиця.

Якщо ваша організація настроєна Інспектор документів, додавши модулі інспектора, ви можете перевірити свої презентації для додаткових типів інформації.

Назва інспектора

Знаходить та видаляє

Примітки та зауваження

  • Примітки

  • Рукописні примітки

Властивості документа та особисті відомості

  • Властивості документа, включно з відомостями із вкладок Загальні, Статистика та Додаткові діалогового вікна Властивості документа

  • Заголовки електронної пошти

  • Маршрути надсилання

  • Відомості, надіслані для перевірки

  • Властивості сервера документів

  • Відомості про політику керування документами

  • Відомості про тип вмісту

  • Шлях до файлу для публікації веб-сторінок

Дані відстеження виправлень

Дані про те, хто змінив файл і коли його було змінено.

Ця функція доступна тільки для абонентів Office 365, які приєдналися до програми оцінювання Office. Якщо ви абонент служби Office 365, переконайтеся, що маєте найновішу версію Office.

Невидимий вміст на слайді

Об’єкти, які не відображаються через відповідне форматування

Цей інспектор не виявляє об’єкти, закриті іншими об’єктами.

Вміст поза слайдом

  • Вміст або об’єкти, які не відображаються у презентації, оскільки розташовані за межами слайда:

    • Графіка

    • Текстові поля

    • Графічні об’єкти

    • Таблиці

      Інспектор документів не виявляє та не видаляє об'єкти за межами слайда з анімаційними ефектами.

Нотатки для презентації

Текст, доданий до розділу нотаток презентації

Інспектор документів не вдалося видалити зображення, додані до розділу нотатки в презентації.

Настроювані XML-дані

Настроювані XML-дані, які може бути збережено у презентації

Відомості, які інспектор документів знаходить, але не може видалити

Інспектор документів виявляє наведені нижче пункти, які можуть містити дані, які не відображаються в презентації. Інспектор документів не вдалося видалити ці елементи, оскільки це може призвести до неналежної роботи презентації. Можна перевірити кожен знайдений елемент і вирішити: видалити його вручну або замінити на елемент, який не має прихованих даних, як-от статичні рисунки.

Для таких елементів:

Інспектор документів знаходить:

Вбудовані файли або об’єкти

Вбудовані файли (наприклад, Office або текстовий документ) або вбудовані об'єкти (наприклад, діаграма або формула), які можуть містити дані, які не відображаються в книзі. Ось приклади деяких типів об’єктів:

  • об’єкти растрових зображень;

  • Microsoft Об'єкти формули 3,0

  • Microsoft Об'єкти діаграмний графік

  • PowerPoint Об'єкти презентації

  • Visio Креслення об'єктів

  • Word Об'єкти документа

  • об’єкти текстових файлів OpenDocument.

Макроси або код VBA

Макроси або компоненти VBA, які можуть містити приховані дані в презентаціях. До них належать:

  • Макроси

  • модулі VBA;

  • елементи керування COM або ActiveX;

Інспектор документів і особисті дані

Дані про відстеження виправлень, внесені в PowerPoint 2016 збірці 8403 для Office 365 оцінювачів, ілюструє обмеження Інспектор документів. Наприклад, припустімо, що презентація "Келлі і Лінда" співпрацюють у Office 365. Дані про відстеження виправлень (тобто імена користувачів і час, коли вони внесли зміни) додаються до презентації. Якщо Мухаммед згодом відкриває презентацію в PowerPoint 2013 і запускається Інспектор документів файлу, щоб видалити особисті дані, Інспектор документів в цій версії PowerPoint не вдасться виявити та видалити дані відстеження виправлень, доданих до презентації, за допомогою нової Office 365 версії PowerPoint, що використовується Келлі і Li NDA. Мухаммед не може видалити дані про відстеження виправлень, не оновивши поточну версію PowerPoint, а потім запустивши Інспектор документів

Приховану інформацію можна видалити в Visio, так само, як і в інших програми для Office. Перед тим, як надати іншим копію Visio документі, можливо, ви хочете вилучити його з документа та з властивостей файлу документа.

Особисті відомості можна легко видалити з таких областей функцій Visio:

  • Примітки, вставлені на сторінках документа

  • Властивості файлу (автор, керівникі компанія)

  • Імена рецензентів, ініціали та виправлення

  • Контури файлів трафаретів

  • Шлях та ім'я файлу шаблону

Примітка.: Якщо документ доступний іншим користувачам на спільному сервері, коли хтось відкриває документ, відомості відображатимуться про ім'я користувача, який має відкритий файл, і ім'я комп'ютера, на якому зберігається файл. Щоб захистити цю інформацію, переконайтеся, що до всіх спільних документів можна отримати доступ лише довіреним користувачам.

Ви можете шукати та видаляти приховані відомості в Visio презентаціях, виконавши наведені нижче дії.

  1. Виберіть пункт файл > відомості > видаляти особисті відомості.

  2. Перейдіть на вкладку особисті відомості .

  3. Установіть прапорець видаляти ці об'єкти з документа .

    Порада.: Установіть прапорець Попереджати, якщо під час спроби повторно вставити особисті відомості, коли потрібно повторно Вставити цю інформацію .

  4. Щоб видалити потенційно чутливі дані з зовнішніх джерел даних, установіть прапорець видаляти дані з зовнішніх джерел, що містяться в документі .

    Примітка.: Установіть цей прапорець не видаляє дані, зв'язані з фігурою. Файл видаляє джерело даних із схеми, але якщо дані з джерела даних містяться на схемі, її потрібно видалити вручну.

Ми дослухаємося до вас!

Востаннє цю статтю оновлено 8 січня 2019р., як результат ваших зауважень. Якщо цю статтю знайдено в цій статті, а особливо якщо ви цього не зробили, скористайтеся елементами керування відгук нижче, щоб залишити нам деякі конструктивні пропозиції щодо того, як ми можемо зробити це краще.

Примітка.:  Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була ця інформація корисною. Для довідки цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×