Архівування даних Access

Примітка.:  Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою .

Ви можете допомогти Упорядкуйте свої дані, періодично архівування старих або бездіяльність записів. Припустімо, ви використовуєте Access для керування відділ абонемента бібліотеки. Можливо, таблицю, що відстежує кредитних угод, з поле, яке містить дату запозичене елемента та поле, яке містить дату її було повернуто. Можливо, політику збереження запису є архівування кредитної операції записи на один рік, після повернення до елемента а також destroy записи через два роки.

Можна архівувати всіх таблиць у базі даних, певної таблиці або лише певних записів, наприклад, записи, створені раніше певної дати. У цій статті пояснюється, як архівування даних.

У цій статті

Огляд

Періодично переміщати їх до таблиці архіву

Періодично замінити таблиці

Періодично Замініть усі таблиці

Огляд

Слід врахувати архівування даних, якщо у вас є дані, які ви не плануєте більше використовувати, і ви хочете, щоб знаходити дані у випадку, якщо потрібно. Можливо, потрібно політики, що веде до архіву плани, зокрема політику збереження даних.

Архівування часто використовується для зберігання даних на основі умови дати, наприклад у кінець місяця надходити.

Способи архівації даних

У таблиці нижче наведено способи архівування даних, коли слід використовувати кожен метод а інші зауваження.

Метод

Опис

Коли за допомогою...

Інші зауваження

Періодично переміщати їх до таблиці архіву

Періодично час запуску запиту, який буде виділено дані потрібно архівувати а також додається даних до таблиці архівувати. Ви запустіть запит, який вибирає, однакових даних (у вихідній таблиці) а видаляє її.

Деякі записи в таблиці відповідають умові, яка використовується для визначення потреби в архівації.

Приклад. Потрібно архівувати транзакції бібліотеки (взяття на редагування), якщо після дати повернення минув принаймні один рік.

  • Можливо, доведеться вирішити цілісність зв’язків, особливо якщо записи, які потрібно заархівувати з одного боку зв’язок "один-до-багатьох".

  • Якщо вам потрібно використовувати параметри запитів, слід створити форми для обробки параметрів. В іншому разі ви ризик втрати даних.

Періодично замінити таблиці

Періодично ви створити копію архіву певної таблиці а потім замінити знайдений таблиці новий пустий копія.

Усі записи в таблиці відповідають цій умові, що використовується, щоб визначити, чи потрібно архівувати.

Приклад: у вас є таблиця, який зберігає день змін температури. Кожен рік, архівація таблиці та почати свіжими порожнім з одного.

  • Можливо, доведеться вирішити цілісності даних.

Періодично Замініть усі таблиці

Почати з розділеної бази даних (бази даних, що включає: серверної бази даних файлу, який містить усі таблиці, і файл клієнтської бази даних, який містить всі інші об'єкти бази даних). Періодично ви створити копію архіву серверної бази даних і потім замінити серверну базу даних на новий, пустий.

Усі записи в більшості таблиць у базі даних відповідають цій умові, що використовується, щоб визначити, чи потрібно архівувати.

Приклад: бази даних, що складається з кількох таблиць із різними типами даних метеорологічних. Кожен рік, який архівувати всі таблиці.

  • Якщо у вас є будь-які таблиці підстановки (таблиць, що використовується для зберігання значення для пошуку, такі поштові індекси та відділи), це доведеться імпортувати дані до нової серверної бази даних.

  • Макрос не можна використовувати для цього методу. Потрібно архівувати базу даних вручну.

Усунення проблем посилальних обмежень цілісності

Якщо записи, які потрібно заархівувати пов'язані записів в інших таблицях, можливо, доведеться вирішити зв'язку. Якщо «дочірні» записи (вони належать до боці "багато" зв’язок "один-до-багатьох"), можливо, безпечний можна архівувати їх без урахування записи, які потрібно архівувати. Якщо записи, яке потрібно архівувати, "parent" записи (вони належать до краю зв’язок "один-до-багатьох""один"), під час їх архівації пов'язані "дитині" записи травня:

  • заборонити видалення "батьківських" записів; це може спричинити проблеми, якщо "батьківські" записи вже додано до архівної таблиці

    – або –

  • Стати "відірваності даних" – записи, які належать до "parent", яка не існує. Це може викликати проблеми з цілісності даних і різні функції в базі даних, яка використовує записи "пари".

Щоб урахувати посилальні обмеження цілісності, виконайте такі дії:

  1. Визначте, які "дочірній" записи, які належать до записів, які потрібно архівувати. Наприклад, якщо я хочу Архів записів, можна надати в своєї бібліотеки активів, можна спочатку визначити, чи є будь-яких операцій на цих активів, тобто, чи активів були взято на редагування, але не повертаються.

  2. Виконайте одну з таких дій:

    • Якщо «дочірній» можна завжди безпечно видалено записи, переконайтеся, що зв'язку забезпечує цілісність даних, з Каскадне видалення. Це гарантує, що всі пов'язані з ним записи «дочірній», буде видалено.

    • Якщо записи «дочірній» не завжди можна безпечно видалити, розгляньте можливість архівування всіх таблиць у базі даних.

    • Створення запиту, який вибирає "parent" записи, які не мають "дочірній" записи. Використайте цей перший запит для створення до архіву запитів (див. розділ періодично переміщати їх до таблиці Архів), замість таблиці "parent".

      Порада.: За допомогою майстра запиту на пошук незв'язаних записів. Щоб отримати додаткові відомості перегляньте статтю порівняння двох таблиць і пошуку записів не відповідає.

На початок сторінки

Періодичне переміщення записів до архівної таблиці

По-перше, внесені пустий копію таблиці, що містить записи, які потрібно архівувати. У цій новій пустій таблиці є Архів таблиці. Тепер можна створити запит на додавання скопіювати записи з вихідної таблиці до архіву таблиці. Потім створюється запит на видалення видалення заархівованих записи з вихідної таблиці. Нарешті, слід створити макрос, який працює як запитів. Коли потрібно заархівувати записи, які запустити макрос.

Порада.: Можна підключити макрос у формі, кнопки, щоб після натискання кнопки макросу.

Крок 1: Створення таблиці архіву

Крок 2: Створення запиту, який буде скопійовано до архіву таблиці даних

Крок 3: Створення запиту на видалення, який видаляє однакові дані з вихідної таблиці

Крок 4: Створити макрос, який працює як запитів

Крок 1. Створення архівної таблиці

Якщо ви хочете залишити всі записи заархівованих в одну таблицю, яку лише виконати цей крок один раз. Архів таблиці, створений на цьому кроці проведе усі заархівованих записи.

Якщо ви хочете destroy архівувати старі таблиці під час створення нового документа, вам не знадобиться виконати цей крок. За допомогою запит на створення таблиці замість запит на копіювання даних до таблиці архівувати. Для цього поділом перейдіть до кроку 2.

Якщо ви хочете використовувати нову таблицю Архів щоразу, коли ви архівувати і ви хочете залишити свій старий архівних таблиць, перейменування архівувати старі таблиці, перш ніж створити нову. Якщо у вас є відомості про архівацію відповідно до дати, враховуючи іменування старий Архів таблиці відповідно до проміжок часу, вони позначають.

Примітка.: Якщо ви створюєте нову таблицю Архів кожен час і зберегти старий, потрібно перейменувати старий Архів перед запуском запитах.

  1. В області переходів виберіть таблицю, що містить записи для архівування, натисніть сполучення клавіш CTRL + C і натисніть клавіші CTRL + V.

  2. У діалоговому вікні Вставлення таблиці в розділі Параметри вставлення виберіть пункт Лише структура.

  3. У полі Ім'я таблиці видалення слова Копіювати та додавання підкреслення та слово "Архів" на ім'я наявної таблиці і натисніть кнопку OK. Наприклад, якщо вихідна таблиця називається транзакції Архів таблиці називається Transactions_archive.

    Вставлення таблиці

Крок 2: Створення запиту, який буде скопійовано до архіву таблиці даних

  1. На вкладці Створення в групі Додатково натисніть кнопку Конструктор запитів.

  2. Використовуйте діалогове вікно Відображення таблиці, щоб додати таблицю, записи якої потрібно архівувати. Закрийте діалогове вікно Відображення таблиці.

  3. У вікні конструктора запитів у щойно доданій таблиці двічі клацніть зірочку (*). Ім’я таблиці з зірочкою з’явиться в першому стовпці бланка запиту.

    Примітка.: Зірочка вказує на те, що запит має додати всі поля з таблиці до результату запиту. Якщо використовується зірочка, у разі додавання або видалення полів із таблиці результат запиту буде змінено відповідним чином.

  4. У вікні конструктора запиту двічі клацніть поле, яке потрібно використовувати, щоб указати умови, що записи повинні відповідати, перш ніж ви архівування їх. Наприклад, транзакції таблиця має поле встановлено в дати, яке потрібно архівувати всі записи, де дата – понад рік двічі клацнути перевірити дату. З'явиться поле в наступному Пусті стовпці бланка запиту.

    Конструктор запиту

    Повторіть цей крок, якщо потрібно використовувати умови в додаткових полях.

  5. Використовуйте рядок умов , щоб указати умови для полів, які ви додали. Наприклад, може визначити, що встановлено прапорець у дата має передувати 1 січня 2008 року за допомогою виразу < # #1/1/2008 в рядку критерії .

    Якщо значення умови змінити під час кожного час архівування, внесені до запиту на ввід. Для цього використовується параметрів у рядку критерії , щоб запит запитує вводу. Щоб використовувати параметр, за допомогою виразу як ви зазвичай, але замість заданого значення, за допомогою короткий запитання в квадратних дужках. Наприклад, ви можете використовувати вираз < [Архів транзакції завершується до:], ось так:

    Вираз параметра

    Щоб отримати додаткові відомості про використання параметрів наведено у статті створення запиту на ввід.

    Також можна вказати альтернативних умов за допомогою рядка або . Додаткові відомості про використання умов перегляньте статтю Приклади умов запиту.

    Порада.: Якщо ви використовуєте поле дати, щоб указати умови, і ви хочете архівувати всі записи, які старші поточну дату, введіть < Date () в рядку критерії для поля дати.

  6. Виконайте одну з таких дій:

    • Якщо ви вже створили Архів таблиці, потрібно запит на додавання вказаного записів до таблиці.

      1. На вкладці Конструктор у групі Тип запиту натисніть кнопку Додавання.

      2. У діалоговому вікні Додавання в полі Ім’я таблиці виберіть ім’я архівної таблиці та натисніть кнопку ОК.

        Додавання до

        У бланку запиту буде відображено рядок Додавання до.

      3. Видаліть вміст рядка Додавання до для всіх полів, які використовувалися для визначення умов. (У рядку Додавання до має залишитися лише значення з зірочкою.)

        Рядок «Додавання до» у бланку запиту

    • Якщо ви ще не створили Архів таблиці, потрібно на запит на створення таблиці для створення архіву таблиці за допомогою вказаного записи.

      1. На вкладці Конструктор у групі Тип запиту натисніть кнопку Створити таблицю.

      2. У діалоговому вікні Створення таблиці в полі Ім'я таблиці введіть ім'я таблиці "Архів" і натисніть кнопку OK.

  7. Натисніть сполучення клавіш CTRL+S, щоб зберегти запит.

Крок 3: Створення запиту на видалення, який видаляє однакові дані з вихідної таблиці

  1. На вкладці Створення в групі Додатково натисніть кнопку Конструктор запитів.

  2. Використовуйте діалогове вікно Відображення таблиці, щоб додати таблицю, записи якої потрібно архівувати. Закрийте діалогове вікно Відображення таблиці.

  3. У вікні конструктора запиту двічі клацніть зірочку (*) у таблиці, яку ви додали. Ім'я таблиці та зірочку відображається в першому стовпці бланка запиту.

  4. У вікні конструктора запитів двічі клацніть ті самі поля, які використовувалися для визначення умови в запиті на додавання.

  5. Використовуйте рядок умов , щоб указати умови для полів, які ви додали. Додаткові відомості про використання умов перегляньте статтю Приклади умов запиту.

    Увага!: Додавання або створення таблиці запиту використовували параметра, тому слід запит на видалення. Крім того, переконайтеся, що ввести такі самі значення обидві запитів. Якщо ви ввели значення іншу параметрів, ви можете втратити дані. Щоб запобігти втраті даних, розгляньте можливість використання форми для збирання значення та створення запитів, попросіть вхідних значень у формі. Додаткові відомості можна знайти у статті створення запиту на ввід.

  6. На вкладці Конструктор у групі Тип запиту натисніть кнопку Видалення.

    У бланку запиту з’явиться рядок Видалення.

    Рядок «Видалення» у бланку запиту

  7. Натисніть сполучення клавіш CTRL+S, щоб зберегти запит.

Крок 4: Створити макрос, який працює як запитів

  1. На вкладці Create, у групі Other клацніть елемент Macro. Якщо ця команда недоступна, клацніть стрілку поруч із кнопкою Module або Class Module і виберіть пункт Macro.

  2. У першому рядку макросу Бланка, у стовпці дія виберіть OpenQuery.

    Дія макросу відкриття запиту

  3. У нижній частині сітки, у розділі Аргументи дії, у полі Ім'я запиту , виберіть у (додати або створення таблиці) запит, створений на кроці 2 у розкривному списку.

    Аргумент запиту дії макросу відкриття запиту

  4. У другому рядку сітки конструктора макросів у стовпці дія виберіть OpenQuery.

  5. У нижній частині сітки, у розділі Аргументи дії, у полі Ім'я запиту виберіть елемент запит на видалення з розкривного списку.

    Макрос має виглядати приблизно так:

    Макрос, готовий до збереження

  6. Натисніть сполучення клавіш Ctrl+S, щоб зберегти макрос.

    Запускайте цей макрос, коли потрібно архівувати записи.

На початок сторінки

Періодична заміна таблиці

Якщо потрібно завжди архівування всіх даних у таблиці, не потрібно використовувати запити та макросів. Замість ви можете періодично замінити таблицю з пустого копія.

Увага!: Якщо таблицю, яку ви архівування пов'язані з інших таблиць, можливо, потрібно вирішити цілісності даних.

  1. В області переходів виберіть таблицю, яку потрібно архівувати, натисніть сполучення клавіш CTRL + C і натисніть клавіші CTRL + V.

  2. У діалоговому вікні Вставлення таблиці як , у розділі Параметри вставленнявиберіть пункт Лише структуриі натисніть кнопку OK.

    Доступ до імена копіювати копію з вихідної таблиці ім'я.

  3. В області переходів клацніть правою кнопкою миші вихідної таблиці та натисніть кнопку Перейменувати в контекстному меню, що з'явиться.

    Надати таблиці ім'я, яке вказує на те, що він містить, наприклад "DailyTemperatureExtremes_archive_2007".

  4. В області переходів клацніть правою кнопкою миші пусту копію і натисніть кнопку Перейменувати в контекстному меню, що з'явиться.

    Надати пустий копію вихідного імені таблиці.

На початок сторінки

Періодична заміна всіх таблиць

У разі використання розділеної бази даних можна періодично замінювати всі таблиці, замінюючи серверну базу даних на пусту копію.

По-перше, ви підготувати пустий копіювати. Якщо структура бази даних зміни, можна повторно використовувати цю копію щоразу, коли ви архівувати. Потім коли потрібно архівувати, ви перейменувати наявного серверної бази даних вказує, що це архіву та збережіть пустий копію як нової серверної бази даних.

Підготовка пустої копії серверної бази даних

Імпорт визначення таблиці, що для всіх таблиць у серверній базі даних.

  1. Створити нову базу даних. Видалення Таблиця1.

  2. На вкладці External Data, у групі Import клацніть елемент Access.

  3. У діалоговому вікні Отримати зовнішні дані виберіть пункт імпортувати таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі до поточної бази данихі натисніть кнопку Огляд.

  4. У діалоговому вікні Відкриття файлу виберіть пункт серверної бази даних. Натисніть кнопку Відкрити , щоб закрити діалогове вікно Відкриття файлу а потім натисніть кнопку OK.

  5. У діалоговому вікні Імпортувати об'єкти натисніть кнопку Параметри.

  6. У розділі Імпорт таблицьвиберіть Лише визначення.

  7. На вкладці таблиці натисніть кнопку Виділити все, натисніть кнопку OKі натисніть кнопку закрити.

Далі додайте дані до будь-яких таблиць підстановки в пустій копії. Для кожної таблиці підстановки виконайте такі дії:

  1. Установіть зв’язок із таблицею підстановки в наявній серверній базі даних.

  2. Створіть запит на додавання, відповідно до якого всі записи додаватимуться з вихідної таблиці до копії.

Заміна серверної бази даних на пусту копію

По-перше, перейменувати наявного серверної бази даних вказує, що це архіву.

Потім відкрийте пустий копію та збережіть її за допомогою початкове ім'я серверної бази даних.

  1. Натисніть Кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office а потім наведіть вказівник на пункт Зберегти як. Відкриття меню Зберегти як ».

  2. У групі Зберегти базу даних в іншому форматі виберіть пункт База даних 2007.

На початок сторінки

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×