Архівування даних Access

Примітка.: Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Ви можете зберегти баз даних Microsoft Access упорядкування та керовані за періодично архівування старих або бездіяльність записів. Можна архівувати всіх таблиць у базі даних, певної таблиці або лише певних записів, наприклад, записи, створені раніше певної дати. У цій статті пояснюється, як використовувати три різні параметри для архівування даних у базі даних Access.

У цій статті

Якщо потрібно врахувати архівування?

Періодично замінити таблиці

Періодично Замініть усі таблиці

Періодично переміщати їх до таблиці архіву

Якщо потрібно врахувати архівування?

Якщо до бази даних на вашому комп'ютері містить дані, які ви не плануєте більше використовувати, але потрібно зберегти ці дані під рукою, у разі необхідності в певний момент часу або відповідають політики збереження даних, архівування – це чудовий спосіб зберегти ці дані. Архівування також часто використовується, щоб зберегти дані, на основі дати умови, такі як в кінці місяця.

Способи архівування даних

У таблиці нижче наведено способи архівування даних, опис методу пояснення, коли слід використовувати кожен метод а інші певні застереження щодо методу.

Метод

Опис

Коли за допомогою...

Інші зауваження

Періодично замінити таблиці

Періодично створює архіву копію певної таблиці та замінює новий пустий таблиця копію цієї таблиці.

Записи в таблиці відповідають умовам, що використовується, щоб визначити, чи потрібно архівувати.

Приклад: У вас є таблиці, яка містить щоденний змін температури. Кожен рік, архівація таблиці та почати свіжими порожнім з одного.

Періодично Замініть усі таблиці

Періодично створити копію архіву серверної бази даних і потім замінити серверну базу даних на новий, пустий. Вимагає розділеної бази даних (бази даних, що включає: серверної бази даних файлу, який містить усі таблиці, і файл клієнтської бази даних, який містить всі інші об'єкти бази даних).

Усі записи в більшості таблиць у базі даних відповідають цій умові, що використовується, щоб визначити, чи потрібно архівувати.

Приклад: Бази даних, що складається з кількох таблиць із різними типами даних метеорологічних. Кожен рік, який архівувати всі таблиці.

  • Якщо у вас є будь-які таблиці підстановки (таблиць, що використовується для зберігання значення для пошуку, такі поштові індекси та відділи), це доведеться імпортувати ці дані до нової серверної бази даних.

  • Потрібно архівувати базу даних вручну. Макрос не можна використовувати для цього методу.

Періодично переміщати їх до таблиці архіву

Періодично виконання запиту, який вибирає записи для архівації а дані таблиці архівувати, і ви, а потім виконати запит на вибір ж записи (з вихідної таблиці) і видаліть їх.

Деякі записи в таблиці відповідають цій умові, що використовується, щоб визначити, чи потрібно архівувати.

Приклад:, Яке потрібно архівувати бібліотеки транзакції (прапорець виходи), якщо встановлено прапорець у дати принаймні рік.

  • Можливо, доведеться вирішити цілісність зв’язків, особливо якщо записи, які потрібно заархівувати з одного боку зв’язок "один-до-багатьох". У розділі на роботу навколо цілісності даних для отримання додаткових відомостей.

Попередження!:  Якщо вам потрібно використовувати параметри запитів, слід створити форми для обробки параметрів. В іншому разі ви ризик втрати даних.

Робота навколо цілісності даних

Якщо записи, які потрібно заархівувати пов'язані записів в інших таблицях, можливо, доведеться вирішити зв'язку. Якщо «дочірні» записи (вони належать до боці "багато" зв’язок "один-до-багатьох"), можливо, безпечний можна архівувати їх без урахування записи, які потрібно архівувати. Якщо записи, яке потрібно архівувати, "parent" записи (вони належать до краю зв’язок "один-до-багатьох""один"), під час їх архівації пов'язані "дитині" записи травня:

  • Заборонити видалення записів "parent". Це може викликати проблеми, якщо ви вже додано записи "parent" Архів таблиці.

    -або-

  • Стати "відірваності даних" – записи, які належать до "parent", яка не існує. Це може викликати проблеми з цілісності даних і функцій у базі даних, яка використовує записи "пари".

Для облікових записів для цілісності даних, виконайте такі дії:

  1. Визначте, які "дочірній" записи, які належать до записів, які потрібно архівувати. Наприклад, для архівування записи, які надав у бібліотеці активів, спочатку визначте, чи є будь-яких операцій на цих активів, тобто, чи активів були взято на редагування, але не повертаються.

  2. Виконайте одну з таких дій.

    • Якщо «дочірній» можна завжди безпечно видалено записи, переконайтеся, що зв'язку забезпечує цілісність даних, з Каскадне видалення. Це гарантує, що всі пов'язані з ним записи «дочірній», буде видалено.

    • Якщо записи «дочірній» не завжди можна безпечно видалити, розгляньте можливість архівування всіх таблиць у базі даних.

    • Створення запиту, який вибирає "parent" записи, які не мають "дочірній" записи. Використайте цей перший запит для створення до архіву запитів (див. розділ періодично переміщати їх до таблиці Архів), замість таблиці "parent".

На початок сторінки

Періодично замінити таблиці

Якщо потрібно архівувати усі дані в таблиці, можна періодично замінити таблицю з пустого копія.

Увага!: Якщо таблицю, яку ви архівування пов'язані з інших таблиць, можливо, потрібно вирішити цілісності даних.

  1. В області переходів виберіть таблиці, які потрібно архівувати, натисніть сполучення клавіш CTRL + C і натисніть клавіші CTRL + V.

  2. У діалоговому вікні Вставлення таблиці як , у розділі Параметри вставленнявиберіть пункт Лише структуриі натисніть кнопку OK.

Доступ до імена Копіювати як Копіювати з вихідної таблиці ім'я.

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші вихідної таблиці та натисніть кнопку Перейменувати в контекстному меню.

Назвіть таблицю іншого вказує, що він містить, наприклад "DailyTemperatureExtremes_archive_2019".

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші пусту копію і натисніть кнопку Перейменувати в контекстному меню. Перейменуйте його ім'я вихідної таблиці.

На початок сторінки

Періодично Замініть усі таблиці

Якщо ви використовуєте розділеної бази даних, можна періодично замінити усі таблиці, замінивши серверної бази даних з пустого копія.

Для цього спочатку підготовка пустий копіювати. Якщо структура бази даних зміни, можна повторно використовувати цей пустий копію щоразу, коли ви архівувати. Архівація просто перейменувати наявного серверної бази даних вказує, що це архіву, і зберегти пустий копію як нової серверної бази даних.

Підготовка пустий копію серверної бази даних

По-перше, можна імпортувати таблиці визначень для всіх таблиць у серверній базі даних.

  1. На вкладці файл натисніть кнопку створити, виберіть елемент Пуста база данихі натисніть кнопку створити.

  2. Закрийте Таблиця1.

  3. На вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт & посилання натисніть кнопку Access.

  4. У діалоговому вікні Отримати зовнішні дані – база даних Access виберіть пункт імпортувати таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі до поточної бази данихі натисніть кнопку Огляд.

  5. У діалоговому вікні Відкриття файлу виберіть пункт серверної бази даних. Натисніть кнопку Відкрити , щоб закрити діалогове вікно Відкриття файлу а потім натисніть кнопку OK.

  6. У діалоговому вікні Імпортувати об'єкти натисніть кнопку Параметри.

  7. У розділі Імпорт таблицьвиберіть Лише визначення.

  8. На вкладці таблиці натисніть кнопку Виділити все, натисніть кнопку OKі натисніть кнопку закрити.

Після цього додати дані до будь-якого таблиці підстановки у пустий копіювати. Для кожної таблиці підстановки виконайте наведені нижче дії.

  1. Посилання на таблиці підстановки у наявних серверної бази даних.

  2. Створення запиту на додавання, який додає всі записи з вихідної копіювати.

Заміна серверної бази даних з пустого копія

По-перше, перейменувати наявного серверної бази даних вказує, що це архіву. Потім відкрийте пустий копію та збережіть її за допомогою початкове ім'я серверної бази даних.

  1. Перейдіть на вкладку файл а потім натисніть кнопку Зберегти базу даних як. Може знадобитися закрити всі відкриті об'єкти; Якщо так, натисніть кнопку OK. Відкриється діалогове вікно Зберегти як .

  2. У зберегти в полі (у верхній частині діалогового вікна Зберегти як ) переконайтеся, що збереження файлу в тому самому місці, як вихідний серверної бази даних.

  3. У полі Ім'я файлу введіть ім'я вихідного серверної бази даних.

  4. У полі тип файлу виберіть пункт Бази даних Access (*.accdb).

На початок сторінки

Періодично переміщати їх до таблиці архіву

Це чотири кроки, яка вимагає здійснювати пустий копію таблиці, що містить записи, яке потрібно архівувати, створення запиту на додавання, щоб скопіювати записи з вихідної таблиці до архіву таблиці, створення запит на видалення , щоб видалити в архіві записи з вихідної таблиці і нарешті, створення макросу для запуску обох запити, які можна запускати, якщо потрібно архівувати. Цей п'ятизначні складний процес можна легко, якщо після виконання дії, описані в порядку, у якому вони представлені нижче:

Крок 1: Створення таблиці архіву

Крок 2: Створення запиту на додавання, копіювання даних до таблиці архіву

Крок 3: Створення запиту на видалення, щоб видалити дані з вихідної таблиці

Крок 4: Створення макросу для запуску обох додавання та видалення запитів

Крок 1: Створення таблиці архіву

Щоб зберегти всі записи заархівованих одну таблицю, виконати цей крок один раз. Архів таблиці, створений на цьому кроці проведе усі заархівованих записи.

Видалення таблиці архівувати старі, коли створюється новий, а не виконавши цей крок, можна використовувати запит на створення таблиці копіювання даних до таблиці архіву. Щоб зробити це, переходьте до кроку 2.

Використання нової таблиці Архів кожного разу, коли ви архівування, а також зберегти архівувати старі таблиці, перейменування старий Архів таблиці, перш ніж створити нову. Якщо у вас є відомості про архівацію відповідно до дати, враховуючи іменування старий Архів таблиці відповідно до проміжок часу, вони позначають.

  1. В області переходів виберіть таблицю, яка містить записи для архівування, натисніть сполучення клавіш CTRL + C а потім натискання сполучення клавіш CTRL + V.

  2. У полі Ім'я таблиці видалення слова Копіювати та додавання підкреслення та слово "Архів" на ім'я наявної таблиці і натисніть кнопку OK. Наприклад, якщо вихідна таблиця називається транзакції Архів таблиці називається Transactions_archive.

    Вставлення таблиці

  3. У діалоговому вікні Вставлення таблиці як , у розділі Параметри вставленнявиберіть пункт Лише структури.

Крок 2: Створення запиту на додавання, копіювання даних до таблиці архіву

  1. На вкладці Створити в групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.

  2. Діалогове вікно Відображення таблиці за допомогою додавання таблиці, що містить записи, яке потрібно архівувати і закрийте діалогове вікно Відображення таблиці .

  3. У вікні конструктора запиту двічі клацніть зірочку (*) у таблиці, яку ви додали. Ім'я таблиці та зірочку відображаються в першому стовпці бланка запиту.

    Примітка.: Зірочка вказує, запит має містить усі поля з таблиці до результатів запиту. Під час використання зірочки, якщо поля буде додано або видалено з таблиці, результати запиту змінить відповідно.

  4. У вікні конструктора запиту двічі клацніть поле, яке потрібно використовувати, щоб указати умови, що записи повинні відповідати, перш ніж ви архівування їх. Наприклад, якщо транзакції таблиця має поле Встановлено в дати, і потрібно заархівувати всі записи, де дата – понад рік, ви двічі клацніть поле та воно відображається в наступному Пусті стовпці бланка запиту.

    Бланк запиту

    Повторіть цей крок, якщо ви хочете використовувати умови з додатковими полями.

  5. Використовуйте рядок умов , щоб указати умови для полів, які ви додали. Наприклад, може визначити, що встановлено прапорець у дата має передувати 1 січня 2019 за допомогою виразу < #1/1/2019 # в рядку критерії .

    Якщо значення умови змінити під час кожного час архівування, внесені до запиту на ввід. Для цього використовується параметрів у рядку критерії , щоб запит запитує вводу. Щоб використовувати параметр, за допомогою виразу як ви зазвичай, але замість заданого значення, за допомогою короткий запитання в квадратних дужках. Наприклад, ви можете використовувати вираз < [Архів транзакції завершується до:], ось так:

    Вираз параметра

    Щоб отримати додаткові відомості про використання параметрів наведено у статті Загальні відомості про запити.

    Також можна вказати альтернативних умов за допомогою рядка або . Докладні відомості про використання умов див. в статті Приклади умов запиту.

    Порада.: Якщо ви використовуєте поле дати, щоб указати умови, і потрібно заархівувати всі записи, які старші поточну дату, введіть <Date() в рядку критерії для поля дати.

  6. Виконайте одну з таких дій.

    Якщо ви вже створили Архів таблиці, за допомогою запиту на додавання додати до вказаного записів до таблиці:

    1. На вкладці Конструктор у групі Тип запиту натисніть кнопку Додавання.

    2. У діалоговому вікні Додавання в полі Ім'я таблиці виберіть ім'я таблиці "Архів" і натисніть кнопку OK.

      Додавання до

      У бланку запиту відобразиться рядку Додавання до .

    3. Зніміть прапорець Додавати до рядка для будь-якого поля, які ви використовували, щоб указати умови. (Лише зірочку повинен мати значення для Додавання до.)

      Додавання до рядок у бланку запиту

      Якщо ви ще не створили Архів таблиці, використовуйте запит на створення таблиці для створення архіву таблиці за допомогою вказаного записи:

    4. На вкладці Конструктор у групі Тип запиту натисніть кнопку Створення таблиці.

    5. У діалоговому вікні Створити таблицю в полі Ім'я таблиці введіть ім'я таблиці "Архів" і натисніть кнопку OK.

  7. Натисніть сполучення клавіш Ctrl+S, щоб зберегти запит.

Крок 3: Створення запиту на видалення, щоб видалити дані з вихідної таблиці

  1. На вкладці Створити в групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.

  2. Використовувати діалогове вікно Відображення таблиці , щоб додати таблицю, що містить записи, які потрібно архівувати. Закрийте діалогове вікно Відображення таблиці.

  3. У вікні конструктора запиту двічі клацніть зірочку (*) у таблиці, яку ви додали. Ім'я таблиці та зірочку відображаються в першому стовпці бланка запиту.

  4. У вікні конструктора запиту двічі клацніть одного поля, які ви використовували, щоб указати умови в запит на додавання.

  5. Використовуйте рядок умов , щоб указати умови для полів, які ви додали. Докладні відомості про використання умов див. в статті Приклади умов запиту.

    Увага!: Запит на додавання або створення таблиці використовується параметр, переконайтеся, що запит на видалення робить також. Також слід пам'ятати про ввести такі самі значення обидві запитів. Якщо ви ввели значення іншу параметрів, ви можете втратити дані. Щоб запобігти втраті даних, розгляньте можливість використання форми для збирання значення та створення запитів, попросіть вхідних значень у формі. Щоб отримати додаткові відомості перегляньте статтю основні відомості про запити.

  6. На вкладці Конструктор у групі Тип запиту натисніть кнопку Видалення.

    Видалення рядка відображається у бланку запиту.

    Видалити рядок у бланку запиту

  7. Натисніть сполучення клавіш Ctrl+S, щоб зберегти запит.

Крок 4: Створення макросу для запуску обох додавання та видалення запитів

  1. На вкладці Створення в групі Макроси та код натисніть кнопку Макрос.

  2. Клацніть стрілку поруч із кнопкою Додати нову діюз розкривного списку та натисніть кнопку OpenQuery.

    Дія OpenQuery виглядає так і відображає аргументи.

  3. У полі Ім'я запиту , виберіть у (додати або створення таблиці) запит, створений на кроці 2.

  4. Клацніть стрілку поруч із кнопкою Додати нову діюз розкривного списку та натисніть кнопку OpenQuery.

    Дія OpenQuery виглядає так і відображає аргументи.

  5. У полі Ім'я запиту виберіть запит на видалення, створений на кроці 3.

  6. Натисніть сполучення клавіш CTRL + S, щоб зберегти макрос.

    Якщо потрібно архівувати записів, запустіть макрос.

На початок сторінки

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×