Що таке автоматичне збереження?

Автозбереження

Тепер не потрібно хвилюватися про свої дані. Завдяки функції автозбереження документ зберігається кожні кілька секунд.

Функція автозбереження активується, якщо файл зберігається в SharePoint Online або в сховищі OneDrive чи "OneDrive для бізнесу". Вона автоматично зберігає всі внесені зміни до хмари, коли ви працюєте. Крім того, якщо над файлом працюють також інші користувачі, ця функція дає їм змогу бачити ваші зміни за лічені секунди.

Примітка.: Ви часто зберігаєте зміни, внесені до вихідного документа або шаблону, за допомогою команди Файл > Зберегти як? Якщо так, ми радимо використовувати команду Файл > Зберегти копію, перш ніж вносити зміни. Таким чином функція автозбереження не вноситиме зміни у вихідний файл. Якщо ця функція перезаписала вихідний файл, див. розділ "Не потрібно було зберігати зміни. Як їх скасувати?" нижче.

У Windows абоненти Office 365 можуть скористатися функцією автозбереження в Excel, Word і PowerPoint 2016. Нижче наведено кілька поширених запитань про цю функцію й відповіді на них.

Автозбереження – це нова функція, якою абоненти Office 365 можуть скористатися в Excel, Word і PowerPoint 2016 для Windows. Вона зберігає файл, тож вам не потрібно про це турбуватися.

Функція автозбереження зберігає зміни кожні кілька секунд. Цей час може відрізнятися залежно від того, над чим ви працюєте.

Ви можете відновити попередню версію файлу. При цьому ця старіша версія стане актуальною.

Курсор, який клацає ім’я файлу, "Переглянути всі версії"

Угорі вікна клацніть ім’я файлу, а потім виберіть пункт Переглянути всі версії. Знайдіть потрібну версію за датою й часом і виберіть елемент Відкрити версію. Відкриється ще одне вікно. Щоб відкотитися до цієї версії, натисніть кнопку Відновити. Докладні відомості про журнал версій див. в статті Перегляд попередніх версій файлів Office.

Власники файлів Excel і Word можуть додавати до них параметр "Рекомендувати доступ лише для читання". Коли користувачі відкриватимуть файл із таким параметром, вони бачитимуть повідомлення про те, що автор рекомендує відкривати файл лише для читання. Щоб увімкнути цей параметр для файлу, виберіть Файл > Зберегти як > Огляд. Послідовно виберіть Сервіс > Загальні параметри та встановіть прапорець Рекомендувати доступ лише для читання. Натисніть кнопку OK, а потім збережіть файл з іншим ім’ям або перезапишіть наявний файл.

Існують інші способи захистити файл від внесення змін. Якщо файл збережено у OneDrive, ви можете змінити дозволи для нього. Якщо файл збережено в SharePoint, ви можете налаштувати в бібліотеці обов’язкове взяття на редагування.

Файл > Зберегти копію

Команди "Зберегти як" немає в меню "Файл", якщо відкрити документ із OneDrive, "OneDrive для бізнесу" або SharePoint Online. У таких випадках її замінює команда Зберегти копію.

Ви часто користуєтеся командою "Зберегти як"? Багато хто звик користуватися функцією "Файл > Зберегти як", щоб зберегти зміни в копії, а не у вихідному файлі. Однак, коли ввімкнуто функцію автозбереження, внесені зміни постійно зберігаються у вихідному файлі. Тому ми радимо із самого початку вибрати Файл > Зберегти копію, щоб вносити зміни в копію, а не вихідний файл.

Команди "Зберегти" немає в меню "Файл", якщо відкрити документ із OneDrive, "OneDrive для бізнесу" або SharePoint Online. У таких випадках функцію автозбереження ввімкнуто за замовчуванням, тому в команді Файл > Зберегти просто немає потреби. Адже цю роботу за вас робить функція автозбереження.

Функція автозбереження доступна у верхньому лівому куті, якщо ви абонент Office 365 з інстальованими найновішими версіями Excel, Word і PowerPoint 2016 для Windows. Зауважте: якщо у вас робочий або навчальний обліковий запис, адміністратор може визначати, яку версію Office ви можете інсталювати, що може відрізнятися від найновішої. Докладні відомості див. в статті Час появи нових функцій в Office 2016 для Office 365. Якщо ви використовуєте Office 2016 для Windows, можливо, робочий або навчальний обліковий запис обслуговується на рівні щопіврічного каналу оновлення. Це можна перевірити, вибравши Файл > Обліковий запис. Якщо в розділі Про програму відображається напис Щопіврічний канал оновлення, функція співавторства недоступна.

Якщо у вас немає передплати, не хвилюйтеся. Для вас доступна функція автовідновлення, яка захищає файли на випадок аварійного завершення роботи програми. Якщо після цього знову відкрити файл, в області "Відновлення документів" міститиметься версія файлу з останніми змінами. Відомості про те, як увімкнути цю функцію, див. в статті Захист файлів від непередбачених ситуацій.

Функція автозбереження активується, коли ви працюєте над файлом, що збережено в SharePoint Online або сховищі OneDrive чи "OneDrive для бізнесу". Якщо файл збережено в іншому розташуванні, її вимкнуто. Це трапляється, якщо файл розташовано в локальній службі SharePoint, на файловому сервері або за локальним шляхом, наприклад C:\.

Функція автозбереження може не працювати також і з інших причин, наприклад тому, що:

  • Файл збережено в застарілому форматі, як-от XLS, PPT або DOC.

  • Файл збережено в локальній папці OneDrive, а використання OneDrive призупинено.

  • Файл синхронізується попередньою версією клієнта синхронізації OneDrive. Докладні відомості про оновлення OneDrive див. в статті Початок роботи з новим клієнтом синхронізації OneDrive у Windows.

  • Файл вбудовано в інший файл Office.

  • Презентацію відкрито в режимі показу слайдів.

Якщо ви використовуєте Excel, а поради вище не допомогли вирішити проблему, можливо, функція автоматичного збереження не підтримує певні компоненти у файлі. Щоб увімкнути її, спробуйте ось що:

  • Вимкніть функцію "Спільна книга". Раніше цю функцію використовували, щоб надавати спільний доступ. Вона має багато обмежень, тому її замінено на режим співавторства.

  • Якщо можете, зніміть із файлу шифрування паролем. Виберіть Файл > Відомості > Захист книги. Потім видаліть пароль і натисніть кнопку OK.

  • Якщо можете, скасуйте обмежений доступ. Виберіть Файл > Відомості > Захист книги > Обмежити доступ і клацніть Необмежений доступ.

  • Відкриваючи знімок книги в SharePoint, вибирайте файл, а не знімок.

  • Вимкніть параметр Оновлювати дані під час відкриття файлу для всіх таблиць, включно зі зведеними, у файлі. Виберіть таблицю або зведену таблицю й клацніть Робота з таблицями > Конструктор > Оновити > Властивості підключення. Потім зніміть прапорець Оновлювати дані під час відкриття файлу.

  • Деактивуйте надбудови, через які вимкнуто функцію автозбереження. Виберіть Файл > Параметри > Надбудови > Надбудови Excel > Перейти та зніміть прапорець поруч із потрібними надбудовами.

Це можна зробити двома наведеними нижче способами. Ви можете вибрати Файл > Зберегти копію та зберегти файл в іншому розташуванні. Так ви працюватимете в окремій копії файлу.

Ви також можете вимкнути автозбереження, перш ніж вносити зміни. Якщо це тимчасові зміни, які не потрібно зберігати, просто закрийте файл. Коли з’явиться запит на збереження, натисніть кнопку Ні.

Якщо ви не хочете постійно зберігати файл і не хочете, щоб інші користувачі бачили ваші зміни, автозбереження можна вимкнути. Коли все буде готово, натисніть кнопку Зберегти, щоб відобразити зміни для інших користувачів, які працюють над файлом (або знову активуйте функцію Автозбереження, щоб зберегти зміни та поділитися ними).

За замовчуванням автозбереження завжди активовано для файлів, збережених у хмарі. Але якщо вимкнути цю функцію, програма запам’ятає це, і коли ви відкриватимете цей файл, вона залишатиметься вимкнутою. Якщо ви знову активуєте її, вона й надалі залишатиметься активною для цього файлу.

Ні. Функція автовідновлення працює, навіть якщо функцію автозбереження вимкнуто. Докладні відомості див. в статті Захист файлів від непередбачених ситуацій. Коли автозбереження активовано, автовідновлення вимкнуто, але не хвилюйтеся. Файл кожні кілька секунд зберігається в хмарі. Тому якщо програма аварійно завершить роботу, коли ви редагуєте файл у хмарі, просто відкрийте його знову.

Якщо вимкнути цю функцію, програма запам’ятає це, і коли ви відкриватимете файл знову, вона залишатиметься вимкнутою. Якщо ви знову активуєте її, вона й надалі залишатиметься активною для цього файлу.

Щоб вимкнути функцію автозбереження за замовчуванням у всіх файлах, виберіть Файл > Параметри > Збереження та зніміть прапорець Автоматично зберігати файли OneDrive і SharePoint Online за замовчуванням у програмі Word.

Прапорець, за допомогою якого можна ввімкнути або вимкнути автозбереження, у діалоговому вікні "Файл > Параметри > Збереження"

Перезапустіть Word (або програму, у якій працюєте) і зміни наберуть сили.

Примітки.: 

  • Щоб вимкнути функцію автозбереження за замовчуванням у всіх програмах Office, як-от PowerPoint і Excel, виконайте ці дії повторно в кожній із них.

  • Якщо потрібно автоматично зберігати окремі файли, відкрийте їх і ввімкніть функцію автозбереження вручну.

Пов’язані теми

Режим співавторства дає можливість працювати над книгами Excel одночасно з іншими користувачами
Спільна робота над презентаціями PowerPoint
Спільна робота над документами Word

У macOS абоненти Office 365 можуть скористатися функцією автозбереження в Excel, Word і PowerPoint 2016. Нижче наведено кілька поширених запитань про цю функцію й відповіді на них.

Автозбереження – це нова функція, якою абоненти Office 365 можуть скористатися в Excel, Word і PowerPoint 2016 для Mac. Вона зберігає файл, тож вам не потрібно про це турбуватися.

Функція автозбереження зберігає зміни кожні кілька секунд. Цей час може відрізнятися залежно від того, над чим ви працюєте.

Ви можете відновити попередню версію файлу. При цьому ця старіша версія стане актуальною. Виберіть File (Файл) > Browse Version History (Переглянути журнал версій). В області Version History (Журнал версій) знайдіть потрібну версію за датою й часом і клацніть Open Version (Відкрити версію). Відкриється ще одне вікно. Щоб відкотити до цієї версії, натисніть кнопку Restore (Відновити).

Команди "Зберегти як" немає в меню "Файл", якщо відкрити документ із OneDrive, "OneDrive для бізнесу" або SharePoint Online. У таких випадках її замінює команда Зберегти копію.

Ви часто користуєтеся командою "Зберегти як"? Багато хто звик користуватися функцією "Файл > Зберегти як", щоб зберегти зміни в копії, а не у вихідному файлі. Однак, коли ввімкнуто функцію автозбереження, внесені зміни постійно зберігаються у вихідному файлі. Тому ми радимо із самого початку вибрати Файл > Зберегти копію, щоб вносити зміни в копію, а не вихідний файл.

Функція автозбереження доступна у верхньому лівому куті, якщо ви абонент Office 365 і використовуєте найновіші версії Excel, Word і PowerPoint 2016 для Mac. Зверніть увагу: якщо у вас робочий або навчальний обліковий запис, адміністратор визначає, яку версію Office ви можете інсталювати (це може бути не найновіша версія). Докладні відомості див. в статті Час появи нових функцій в Office 2016 для Office 365.

Якщо у вас немає передплати, не хвилюйтеся. Для вас доступна функція автовідновлення, яка захищає файли на випадок аварійного завершення роботи програми. Якщо після цього знову відкрити файл, в області Document Recovery (Відновлення документів) міститиметься версія файлу з останніми змінами. Відомості про те, як увімкнути цю функцію, див. в статті Автоматичне збереження та відновлення файлів.

Функція автозбереження активується, коли ви працюєте над файлом, що збережено в SharePoint Online або сховищі OneDrive чи "OneDrive для бізнесу". Якщо файл збережено в іншому розташуванні, її вимкнуто. Це трапляється, якщо файл розташовано в локальній службі SharePoint, на файловому сервері або в папці на комп’ютері.

Крім того, щоб активувати функцію автозбереження у Word, Excel або PowerPoint, файл потрібно відкрити з меню File (Файл).

Примітка.: Якщо ви клацнете File (Файл) > Open (Відкрити) і екран матиме вигляд, як на зображенні нижче, натисніть кнопку Online Locations (Онлайнові розташування) і виберіть у цьому вікні файл OneDrive або SharePoint, щоб активувати функцію автозбереження. Меню Open (Відкрити) на вкладці File (Файл) у поданні On my Mac (На комп’ютері Mac)

Функція автозбереження може не працювати також і з інших причин, наприклад тому, що:

  • Файл збережено в застарілому форматі, як-от XLS, PPT або DOC.

  • Файл збережено в локальній папці OneDrive, а використання OneDrive призупинено.

  • Файл вбудовано в інший файл Office.

  • Презентацію відкрито в режимі показу слайдів.

Якщо ви використовуєте Excel, а поради вище не допомогли вирішити проблему, можливо, функція автоматичного збереження не підтримує певні компоненти у файлі. Щоб увімкнути її, спробуйте ось що:

  • Вимкніть функцію "Спільна книга". Раніше цю функцію використовували, щоб надавати спільний доступ. Вона має багато обмежень, тому її замінено на режим співавторства.

  • Якщо можете, зніміть із файлу шифрування паролем. На вкладці Review (Рецензування) клацніть Protect Workbook (Захист книги). Потім видаліть пароль і натисніть кнопку OK.

  • Якщо можете, скасуйте обмежений доступ. Виберіть File (Файл) > Restrict Permissions (Обмеження дозволів) > No Restrictions (Без обмежень).

  • Відкриваючи знімок книги в SharePoint, вибирайте файл, а не знімок.

  • Вимкніть параметр Refresh data when opening file (Оновлювати дані під час відкриття файлу) для всіх таблиць, включно зі зведеними, у файлі. Виберіть таблицю або зведену таблицю й перейдіть на вкладку Table (Таблиця). Виберіть Refresh (Оновити) > Connection Properties (Властивості підключення), а потім зніміть прапорець Refresh data when opening file (Оновлювати дані під час відкриття файлу).

  • Деактивуйте надбудови, через які вимкнуто функцію автозбереження. Виберіть Tools (Знаряддя) > Excel Add-ins (Надбудови Excel) і зніміть прапорець поруч із потрібними надбудовами.

Це можна зробити двома наведеними нижче способами. Ви можете вибрати Файл > Зберегти копію та зберегти файл в іншому розташуванні. Так ви працюватимете в окремій копії файлу.

Ви також можете вимкнути автозбереження, перш ніж вносити зміни. Якщо це тимчасові зміни, які не потрібно зберігати, просто закрийте файл. Коли з’явиться запит на збереження, натисніть кнопку Ні.

Якщо ви не хочете постійно зберігати файл і не хочете, щоб інші користувачі бачили ваші зміни, автозбереження можна вимкнути. Коли все буде готово, натисніть кнопку Зберегти, щоб відобразити зміни для інших користувачів, які працюють над файлом (або знову активуйте функцію Автозбереження, щоб зберегти зміни та поділитися ними).

За замовчуванням автозбереження завжди активовано для файлів, збережених у хмарі. Але якщо вимкнути цю функцію, програма запам’ятає це, і коли ви відкриватимете цей файл, вона залишатиметься вимкнутою. Якщо ви знову активуєте її, вона й надалі залишатиметься активною для цього файлу.

Ні. Функція автовідновлення працює, навіть якщо функцію автозбереження вимкнуто. Докладні відомості див. в статті Автоматичне збереження та відновлення файлів. Коли автозбереження активовано, автовідновлення вимкнуто, але не хвилюйтеся. Файл кожні кілька секунд зберігається в хмарі. Тому якщо програма аварійно завершить роботу, коли ви редагуєте файл у хмарі, просто відкрийте його знову.

Ні. Але якщо вимкнути цю функцію, програма запам’ятає це, і коли ви відкриватимете цей файл, вона залишатиметься вимкнутою. Якщо ви знову активуєте її, вона й надалі залишатиметься активною для цього файлу.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×