Що таке автоматичне збереження?

Автозбереження

Тепер не потрібно хвилюватися про свої дані. Завдяки функції автозбереження документ зберігається кожні кілька секунд. Автозбереження доступне в Excel і PowerPoint 2016 для абонентів Office 365.

Функція автозбереження активується, якщо файл зберігається в SharePoint Online або в сховищі OneDrive чи "OneDrive для бізнесу". Вона автоматично зберігає всі внесені зміни до хмари, коли ви працюєте. Крім того, якщо над файлом працюють також інші користувачі, ця функція дає їм змогу бачити ваші зміни за лічені секунди.

Примітка : Ви часто зберігаєте зміни, внесені до вихідного документа або шаблону, за допомогою команди Файл > Зберегти як? Якщо так, ми радимо використовувати команду Файл > Зберегти копію, перш ніж вносити зміни. Таким чином функція автозбереження не вноситиме зміни у вихідний файл. Якщо ця функція перезаписала вихідний файл, див. розділ "Не потрібно було зберігати зміни. Як їх скасувати?" нижче.

Автозбереження – це нова функція, доступна в Excel і PowerPoint 2016 для абонентів Office 365. Вона зберігає ваш файл, щоб вам не потрібно було про це турбуватися.

Функція автозбереження зберігає зміни кожні кілька секунд. Цей час може відрізнятися залежно від того, над чим ви працюєте.

Ви можете відновити попередню версію файлу. При цьому ця старіша версія стане актуальною.

Курсор, який клацає ім’я файлу, "Переглянути всі версії"

Угорі вікна клацніть ім’я файлу, а потім виберіть пункт Переглянути всі версії. Знайдіть потрібну версію за датою й часом і виберіть елемент Відкрити версію. Відкриється ще одне вікно. Щоб відкотитися до цієї версії, натисніть кнопку Відновити. Докладні відомості про журнал версій див. в статті Перегляд попередніх версій файлів Office.

Власники файлів Excel і Word можуть додавати до них параметр "Рекомендувати доступ лише для читання". Коли користувачі відкриватимуть файл із таким параметром, вони бачитимуть повідомлення про те, що автор рекомендує відкривати файл лише для читання. Щоб увімкнути цей параметр для файлу, виберіть Файл > Зберегти як > Огляд. Послідовно виберіть Сервіс > Загальні параметри та встановіть прапорець Рекомендувати доступ лише для читання. Натисніть кнопку OK, а потім збережіть файл з іншим ім’ям або перезапишіть наявний файл.

Існують інші способи захистити файл від внесення змін. Якщо файл збережено у OneDrive, ви можете змінити дозволи для нього. Якщо файл збережено в SharePoint, ви можете налаштувати в бібліотеці обов’язкове взяття на редагування.

Файл > Зберегти копію

Команди "Зберегти як" немає в меню "Файл", якщо відкрити документ із OneDrive, "OneDrive для бізнесу" або SharePoint Online. У таких випадках її замінює команда Зберегти копію.

Ви часто користуєтеся командою "Зберегти як"? Багато хто звик користуватися функцією "Файл > Зберегти як", щоб зберегти зміни в копії, а не у вихідному файлі. Однак, коли ввімкнуто функцію автозбереження, внесені зміни постійно зберігаються у вихідному файлі. Тому ми радимо із самого початку вибрати Файл > Зберегти копію, щоб вносити зміни в копію, а не вихідний файл.

Команди "Зберегти" немає в меню "Файл", якщо відкрити документ із OneDrive, "OneDrive для бізнесу" або SharePoint Online. У таких випадках функцію автозбереження ввімкнуто за замовчуванням, тому в команді Файл > Зберегти просто немає потреби. Адже цю роботу за вас робить функція автозбереження.

Функція автозбереження доступна у верхньому лівому куті, якщо ви абонент Office 365 з інстальованими найновішими версіями Excel і PowerPoint 2016. Якщо у вас немає передплати, не хвилюйтеся. Для вас доступна функція автовідновлення, яка захищає файли на випадок аварійного завершення роботи програми. Якщо після цього знову відкрити файл, в області "Відновлення документів" міститиметься версія файлу з останніми змінами. Відомості про те, як увімкнути цю функцію, див. в статті Захист файлів від непередбачених ситуацій.

Функція автозбереження активується, коли ви працюєте над файлом, що збережено в SharePoint Online або сховищі OneDrive чи "OneDrive для бізнесу". Якщо файл збережено в іншому розташуванні, її вимкнуто. Це трапляється, якщо файл розташовано в локальній службі SharePoint, на файловому сервері або за локальним шляхом, наприклад C:\.

Функція автозбереження також може не працювати й з інших причин. Наприклад, якщо файл збережено у форматі попередніх версій, як-от XLS, PPT чи DOC. Її також вимкнуто, якщо презентацію відкрито в режимі показу слайдів або книгу захищено паролем. Ви завжди можете дізнатися причину, навівши вказівник миші на перемикач автозбереження.

Це можна зробити двома наведеними нижче способами. Ви можете вибрати Файл > Зберегти копію та зберегти файл в іншому розташуванні. Так ви працюватимете в окремій копії файлу.

Ви також можете вимкнути автозбереження, перш ніж вносити зміни. Якщо це тимчасові зміни, які не потрібно зберігати, просто закрийте файл. Коли з’явиться запит на збереження, натисніть кнопку Ні.

Якщо ви не хочете постійно зберігати файл і не хочете, щоб інші користувачі бачили ваші зміни, автозбереження можна вимкнути. Коли все буде готово, натисніть кнопку Зберегти, щоб відобразити зміни для інших користувачів, які працюють над файлом (або знову активуйте функцію Автозбереження, щоб зберегти зміни та поділитися ними).

За замовчуванням автозбереження завжди активовано для файлів, збережених у хмарі. Але якщо вимкнути цю функцію, програма запам’ятає це, і коли ви відкриватимете цей файл, вона залишатиметься вимкнутою. Якщо ви знову активуєте її, вона й надалі залишатиметься активною для цього файлу.

Ні. Функція автовідновлення працює, навіть якщо функцію автозбереження вимкнуто. Докладні відомості див. в статті Захист файлів від непередбачених ситуацій. Коли автозбереження активовано, автовідновлення вимкнуто, але не хвилюйтеся. Файл кожні кілька секунд зберігається в хмарі. Тому якщо програма аварійно завершить роботу, коли ви редагуєте файл у хмарі, просто відкрийте його знову.

Ні. Але якщо вимкнути цю функцію, програма запам’ятає це, і коли ви відкриватимете цей файл, вона залишатиметься вимкнутою. Якщо ви знову активуєте її, вона й надалі залишатиметься активною для цього файлу.

Пов’язані теми

Режим співавторства дає можливість працювати над книгами Excel одночасно з іншими користувачами
Спільна робота над презентаціями PowerPoint
Спільна робота над документами Word

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×