Ціль у керуванні проектами: обмін інформацією про проект

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

знайомство з мистецтвом подання

Обмін інформацією – це найголовніший фактор, від якого залежить успіх або невдача проекту. На щастя, завдяки програмі Project 2010 обмін інформацію про проекти став значно простішим, незалежно від того, де відбувається процес: усередині невеликої групи, яка працює над одним проектом, чи в масштабі великої організації та різних її продуктів і проектів.

Крім того, Project тепер інтегровано зі службою SharePoint, що дає змогу обмінюватися інформацією про проекти, навіть якщо немає сервера Project Server.

У цій статті мова йде про одну з багатьох цілей керування проектами відповідно на проектами.

Приклади з керування проектами...

Завдання. Вам доручили керувати новим проектом і регулярно обговорювати його із зацікавленими сторонами. Знайомлячись із поняттям "зацікавлена сторона", ви раптом розумієте, що це означає більше, ніж просто ваш керівник. До зацікавлених сторін належить кожен, хто пов’язаний із проектом: від вашого безпосереднього керівника до зовнішніх постачальників і, можливо, генерального директора компанії. Ви також розумієте, що інформація про стан проекту потрібна не тільки основним зацікавленим сторонам. Ваша команда також має бути в курсі. Раптом обмін інформацією починає здаватися досить складним процесом.

Спершу найголовніше. Проаналізуйте комунікаційні потреби, пов’язані із зацікавленими сторонами. Багато компаній, намагаючись створити найкращі умови для комунікації, зазнали невдачі, оскільки не усвідомлювали, що ефективний обмін інформацією відбувається в багато способів. За допомогою Excel можна створити діаграму-квадрант залучення та інтересів, щоб краще зрозуміти, кого, у якій мірі та про що саме потрібно інформувати. Як ви бачите з діаграми, у першу чергу слід приділити увагу спілкуванню з особами, які найбільше зацікавлені в результаті проекту та справляють найзначніший вплив на процес його виконання.

зображення сітки впливу в excel

Ви дізналися, що в усій організації недавно інсталювали Microsoft Project 2010, і вирішили скористатися широкими можливостями цієї програми. Ви звернулися до досвідчених керівників проектів у своїй компанії, щоб почути про основні принципи в цій області, і отримали від них цінні поради щодо використання розширених можливостей Project зі звітування та моніторингу для контролю за роботою команди. Адже ви вже дуже втомилися надсилати електронні листи та ходити до різних кабінетів, щоб дізнатися про стан виконання завдань, пов’язаних із проектом.

Після аналізу потреб зацікавлених сторін ви можете дійти висновку, що для надання певного типу інформації одна з програм Office може підійти краще за інші. Далі наведено огляд програм Office із переліком можливих переваг і недоліків відповідно до потреб зацікавлених сторін.

Програма

Переваги

Недоліки

Excel

Можна імпортувати дані із програми Project для розширеного їх аналізу, наприклад ANOVA та обчислення освоєного обсягу. Дізнатися більше про проект на розширені можливості аналізу.

Надто проста програма для створення складних графіків, коли потрібна глибока деталізація.

Word

Документи Word можна використовувати через життєвого циклу проекту, особливо на етапі ініціалізації під час планування специфікації документи повинні бути створено і спільний доступ. Дізнатися більше про використання створення документа Word під час початку проекту (відео).

Деяким зацікавленим сторонам знадобиться візуальне подання інформації про поточний стан проекту, і тоді краще підійде Excel, Project або Visio.

Project

Microsoft Project має вбудовані інструменти презентації для всіх рівнів зацікавлених сторін, включно з часової шкали, команда планування функцій і даних експорт можливості. Дізнатися більше про те, як переглянути та представлення відомостей про проект.

Можливо, не всі зацікавлені сторони мають програму Project на своїх комп’ютерах. А якщо б так, то структура даних була б надзвичайно складна. Доречніше використовувати інструменти звітування програми Project, зокрема часові шкали та візуальні звіти, для надання інформації зацікавленим сторонам виконавчого рівня.

SharePoint;

Якщо ви почали зі списком завдань SharePoint, можна імпортувати до програми Project. Зміни у списку завдання буде відображено в іншому списку завдань. Докладніше за допомогою SharePoint із програмою Project.

Потрібна ІТ-відділу або ІТ постачальник, який можна вкладати компанії ресурси для розгортання. Однак, ви можете зменшити адміністрування неприємностей SharePoint, розгорнувши його з хмари.

Project Server

Для підприємств спілкування та звітування, особливо на рівні реєстру сервера Project Server додатковими спілкування та звітування про засоби. Докладні відомості про сервер Project Server.

Розгортання Project Server в невеликій компанії з маленьким штатом працівників може викликати певні труднощі. Щоб використання сервера Project Server було ефективним, в організації має бути чітке розуміння власних бізнес-процесів, методології, можливостей керування проектами, а також плану дій для успішного подолання шляху від поточного стану компанії до поставленої цілі.

PowerPoint

Ідеальне рішення для проводити ефектні презентації для високого рівня зацікавленим сторонам. Дізнатися більше про те, як використовувати програму PowerPoint для ефективних презентацій.

Постачальникам, аналітикам і розробникам для створення деталізованих діаграм скоріше підійде програма Excel.

Visio

Ідеальне рішення для початкові етапи проекту, де потік діаграм бізнесу та виробничі процеси може бути корисний. Дізнатися більше створення блок-схеми для проекту спілкування за допомогою програми Visio.

Якщо мова йде про презентації для керівництва, такий обсяг інформації про процеси, можливо, буде завеликий.

Lync Server

Увімкнення підключеного групи процес, який перетворює кожного зв'язку в взаємодію, яка співпраці, цікавим і доступні з будь-якого місця.

Потрібна підтримка ІТ-відділу або постачальника ІТ-послуг, який підготує ресурси компанії для розгортання.

Office Online програм (у хмарі)

Привабливішим і простий спосіб відображення відомостей про проект на компанії веб-сторінки за допомогою вбудованого аркуша коду Excel Online. Приклад із блоґу команди розробників Excel.

У деяких компаніях безпека може бути не на вищому рівні. Переконайтесь, що вбудовані аркуші використовуються на захищеному веб-сайті або відображаються з особистої (не загальнодоступної) папки OneDrive.

Соціальні мережі

Facebook, Twitter та інших соціальних мережах може допомогти керування проектами та групами, особливо на етапі ініціювання проекту. Докладніше про використання соціальні мережі в керування проектами

Учасники групи можуть не погодитися обмінюватися даними, коли рівень захисту менший, ніж за використання серверів SharePoint.

На початок сторінки

Обмін інформацією про проект

Виявляйте проблеми у плані, які слід повідомити

Щоб обмін інформацією з робочою групою та зацікавленими сторонами був ефективний, дуже важливо завжди виявляти проблеми, пов’язані з графіком.

Обмін інформацією про освоєний обсяг

Збір відомостей про зароблену вартість – це глибший рівень аналізу, але він дуже корисний для розуміння сильних і слабких сторін у процесі виконання проекту. Зацікавленим сторонам потрібні факти саме такого рівня.

Синхронізуйте завдання проекту зі списком завдань SharePoint

Якщо ви вже створили проект, можете синхронізувати зв’язаний список завдань зі списком завдань у SharePoint. Зміни, внесені в один список завдань, відображатимуться в іншому.

Експорт списку SharePoint до списку завдань проекту

Якщо ви почали працювати зі списком завдань у SharePoint, ви можете імпортувати його в Project. Зміни, внесені в один список завдань, відображатимуться в іншому.

Створення та керування списку завдань проекту SharePoint

Якщо у вас є список завдань у SharePoint, можна додавати завдання, призначати осіб для їх виконання та керувати роботою без використання сервера Project Server.

Перегляд відомостей про проект без програми Project 2010

Якщо вам потрібно переглядати відомості про проект без використання Project і SharePoint, можна скористатися численними засобами та форматами для експорту даних із Project

На повну швидкість із веб-застосунку Project Web App

Дізнайтеся, як Project Server і Project Web App можуть допомогти роботі організації. У наведених відео пояснюються основні принципи.

Використання програми Outlook 2010 для спілкування з робочою групою

Дізнайтеся, як за допомогою Outlook зробити спілкування з робочою групою по електронній пошті максимально ефективним. Вирішуйте проблеми, а не створюйте їх.

Вбудовування книги Excel у веб-сторінку

Ви можете відобразити на сайті інтрамережі вбудований аркуш, з якого зацікавлені сторони дізнаються найактуальніші відомості про проект. Відповідна книга зберігається в загальнодоступному розташуванні, наприклад у Windows Live OneDrive

Створення схем Visio

У програмі Visio 2010 можна створювати вражаючі діаграми, щоб передати інформацію вищого рівня зацікавленим сторонам.

На початок сторінки | Поверніться до схема керування проектами

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×