Ціль користувача: керування витратами

Примітка.: Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою.

витрати проекту

Якщо ви плануєте відстежувати відомості про витрати, ця стаття саме для вас. Дізнайтеся, як і де вводити різні відомості про витрати, щоб мати змогу час від часу переглядати й аналізувати загальні витрати під час виконання проекту.

Знатимете, на що витрачаються кошти, зможете краще вирішити, як завершити проект у рамках бюджету.

Кілька порад із керування витратами, перш ніж ви розпочнете роботу

У цій статті описано одну з низки цілей керування проектами в схемі керування проектами.

  • Визначення витрат   проекту – історії проектів, які схожі на проект, який ви плануєте, може стати в нагоді під час початку роботи. Це допомагає запобігти дорогим помилкам. Якщо у вашій організації є експерти з керування проектами Office (ПМО), ви також можете обговорити ваші плани щодо витрат і бюджету, або попросіть досвідченого та кваліфікованого члена команди переглянути оцінки витрат на завдання та ресурси. Кошториси витрат – великі організації, які слідують за правилами ПМО або наймають професійну оцінку витрат.

  • Знаючи, які типи витрат містяться в проектах Project   , більшість витрат проекту надходять від робочих ресурсів – користувачів, які працюють над призначеними завданнями або матеріалами та обладнанням, необхідними для виконання проекту. Витрати на ресурс зазвичай базуються на погодинних ставках або тарифам на оплату, але вони також можуть бути одноразові витрати, як-от консультантів, витрати на продавця або витрати на відрядження. Витрати, які не пов'язані з ресурсами, зазвичай вводяться як постійні витрати для певних завдань або всього проекту.

  • Введення   витрат на ресурс у поданні аркуша ресурсів для погодинних працівників, найманих працівників, підрядників, матеріальних витрат або інших витрат одноразового ресурсу, як-от вартість страхування або облігації. Витрати на завдання вводяться в таблицю "вартість", яку можна додати до будь-якого аркуша завдань.

  • Підрахуйте загальну суму витрат.    Програма Project підраховує загальну суму витрат для будь-яких введених витрат, тому ви можете швидко переглянути загальну вартість свого проекту. Поділіться цією інформацією про витрати із зацікавленими сторонами проекту.

  • Установлення бюджету    Коли підсумкові витрати нагадують бюджет, до якого ви та ваші зацікавлені сторони, заощадивши, що базова лінія встановлює ці суми витрат як бюджет проекту. Ви зазвичай зробите це після того, як ви ввели всі відомості про потреби проекту, а також до початку роботи. Базовий бюджет обов'язковий, якщо ви плануєте відстежувати витрати та керувати ними, особливо якщо ви будете робити будь-який аналіз за заробленими значеннями для аналізу дисперсій витрат у рамках проекту. Докладні відомості наведено в статті установлення та збереження базового плану.

  • Проаналізуйте витрати.   Експортуйте дані про витрати у програму Excel, щоб провести глибокий аналіз даних за допомогою зведених таблиць, діаграм, а також інших функцій програми Excel, наприклад умовного форматування та міні-діаграм (як показано на рисунку нижче).

    керування освоєним обсягом у програмі excel за допомогою міні-діаграм Або скористайтеся візуальними звітами у програмі Project, щоб переглянути зведену таблицю освоєного обсягу (широко відому як синусоїда).
    Таблиця освоєного обсягу у програмі Excel Можна навіть зробити розширений аналіз даних із програми Project за допомогою функцій аналізу ANOVA з пакета аналізу програми Excel. Коротко кажучи, до ваших послуг безліч засобів для аналізу витрат у програмі Project.

Введення витрат у проект

Введення витрат для ресурсів

Спершу найголовніше – введіть ставки для людей, які виконуватимуть роботу, і вартість за одиницю для матеріалів, необхідних для виконання проекту. Потім введіть вартість «постійних» ресурсів для обладнання, а також вартість одноразових ресурсів, які потрібно відстежувати у проекті.

Введення постійних витрат для завдань

Після цього можна додати будь-які одноразові різноманітні витрати до певних завдань або зведеного завдання проекту, що представляє весь проект.

Перегляд загальної суми витрат проекту

Ввівши витрати для ресурсів і завдань, перевірте загальну вартість, щоб знати, чи потрібно її відкоригувати, щоб укластися в запланований бюджет.

Вибирання правильного звіту

У певний момент ви захочете повідомити інформацію про вартість проекту іншим користувачам у вашій організації. Використовуйте попередньо визначений звіт про витрати, наприклад звіт про грошовий потік або освоєний обсяг, або миттєво переглядайте дані про витрати в візуальному звіті, наприклад у зведеній діаграмі Excel або схемі Visio.

Керування витратами на проект

Установлення та збереження основного плану

Ввівши кошторис витрат, збережіть його як базовий план, щоб установити бюджет. Завдяки цьому під час виконання проекту можна порівнювати заплановані витрати з фактичними та прогнозувати, чи не вийдуть витрати на проект за рамки бюджету.

Відстеження виконання графіка: від початківця до експерта

Постійно будьте в курсі виконання завдань і додавання фактичних витрат, щоб знати, чи не перевищує вартість проекту запланований бюджет.

Введення фактичних витрат уручну

Програма Project автоматично підраховує фактичні витрати на основі накопичених фактичних трудовитрат або матеріалів, витрачених на завдання. Проте якщо потрібно, фактичні витрати на будь-які вже завершені призначені завдання можна ввести вручну.

Аналіз освоєного обсягу (для решти користувачів)

На будь-якому етапі проекту можна провести аналіз освоєного обсягу, щоб дізнатися, чи витрачені кошти відповідають виконаній роботі та вартості в основному плані, установленої для завдань, ресурсів і призначень.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×