Ціль користувача: керування витратами

витрати проекту

Якщо ви плануєте відстежувати відомості про витрати, ця стаття саме для вас. Дізнайтеся, як і де вводити різні відомості про витрати, щоб мати змогу час від часу переглядати й аналізувати загальні витрати під час виконання проекту.

Знатимете, на що витрачаються кошти, зможете краще вирішити, як завершити проект у рамках бюджету.

Кілька порад із керування витратами, перш ніж ви розпочнете роботу

У цій статті описано одну з низки цілей керування проектами в схемі керування проектами.

  • Оцініть витрати проекту.    На початку в пригоді можуть стати журнали обліку витрат проектів, схожих на той, який ви плануєте. Завдяки їм ви уникнете помилок, що можуть дорого коштувати. Якщо в організації є відділ керування проектами, можна також обговорити плани витрат і бюджету з його експертами. Крім того, можна попросити кваліфікованого й добре обізнаного учасника команди переглянути кошторис витрат на завдання та ресурси. Кошторис витрат – це досить складна річ. Великі організації дотримуються рекомендацій відділу керування проектами або наймають спеціаліста з оцінювання витрат.

  • Ознайомтеся з типами витрат у програмі Project.    Більшість витрат проекту – це вартість трудових ресурсів (людей, які працюють над призначеними завданнями, або матеріалів і обладнання, потрібних, щоб виконати проект). В основі витрат на ресурси зазвичай лежать погодинні ставки або вартість за одиницю, але це також можуть бути одноразові витрати, наприклад плата за консультаційні послуги, витрати постачальника чи витрати на відрядження. Витрати, не пов’язані з ресурсами, зазвичай вводяться як постійні витрати для певних завдань або всього проекту.

  • Введіть витрати.    Витрати на ресурси вводяться в поданні аркуша ресурсів для погодинних і штатних працівників, підрядників, а також матеріальних або одноразових витрат, таких як страховка чи мито. Витрати на завдання вводяться в таблиці витрат, яку можна додати до будь-якого аркуша завдань.

  • Підрахуйте загальну суму витрат.    Програма Project підраховує загальну суму витрат для будь-яких введених витрат, тому ви можете швидко переглянути загальну вартість свого проекту. Поділіться цією інформацією про витрати із зацікавленими сторонами проекту.

  • Установіть бюджет.    Коли загальні витрати будуть у межах бюджету, який ви та зацікавлені сторони запланували для проекту, збережіть основний план, щоб установити цю загальну суму витрат як бюджет проекту. Зазвичай це потрібно робити, коли всі необхідні для проекту відомості введено, а саму роботу над виконанням проекту ще не розпочато. Базовий бюджет обов’язковий, якщо ви плануєте відстежувати витрати й керувати ними, зокрема якщо робитимете аналіз освоєного обсягу, щоб проаналізувати відхилення витрат протягом проекту. Докладні відомості див. у статті Установлення та збереження основного плану.

  • Проаналізуйте витрати.   Експортуйте дані про витрати у програму Excel, щоб провести глибокий аналіз даних за допомогою зведених таблиць, діаграм, а також інших функцій програми Excel, наприклад умовного форматування та міні-діаграм (як показано на рисунку нижче).

    керування освоєним обсягом у програмі excel за допомогою міні-діаграм
    Або скористайтеся візуальними звітами у програмі Project, щоб переглянути зведену таблицю освоєного обсягу (широко відому як синусоїда).
    Таблиця освоєного обсягу у програмі Excel
    Можна навіть зробити розширений аналіз даних із програми Project за допомогою функцій аналізу ANOVA з пакета аналізу програми Excel. Коротко кажучи, до ваших послуг безліч засобів для аналізу витрат у програмі Project.

Введення витрат у проект

Введення змінних витрат для людей і матеріалів

Спершу найголовніше – введіть ставки для людей, які виконуватимуть роботу, і вартість за одиницю для матеріалів, необхідних для виконання проекту.

Введення витрат на обладнання та інші витратні ресурси

Потім введіть вартість «постійних» ресурсів для обладнання, а також вартість одноразових ресурсів, які потрібно відстежувати у проекті.

Введення постійних витрат для завдань

Після цього можна додати будь-які одноразові різноманітні витрати до певних завдань або зведеного завдання проекту, що представляє весь проект.

Перегляд загальної суми витрат проекту

Ввівши витрати для ресурсів і завдань, перевірте загальну вартість, щоб знати, чи потрібно її відкоригувати, щоб укластися в запланований бюджет.

Вибирання правильного звіту

На певному етапі вам знадобиться передати інформацію про витрати на проект іншим працівникам організації. Скористайтеся попередньо визначеним звітом про витрати, наприклад звітом про рух грошових коштів або освоєний обсяг. Крім того, можна постійно переглядати дані про витрати у візуальному звіті – зведеній діаграмі Excel або зведеній схемі Visio.

Керування витратами на проект

Установлення та збереження основного плану

Ввівши кошторис витрат, збережіть його як базовий план, щоб установити бюджет. Завдяки цьому під час виконання проекту можна порівнювати заплановані витрати з фактичними та прогнозувати, чи не вийдуть витрати на проект за рамки бюджету.

Відстеження виконання графіка: від початківця до експерта

Постійно будьте в курсі виконання завдань і додавання фактичних витрат, щоб знати, чи не перевищує вартість проекту запланований бюджет.

Введення фактичних витрат уручну

Програма Project автоматично підраховує фактичні витрати на основі накопичених фактичних трудовитрат або матеріалів, витрачених на завдання. Проте якщо потрібно, фактичні витрати на будь-які вже завершені призначені завдання можна ввести вручну.

Аналіз освоєного обсягу (для решти користувачів)

На будь-якому етапі проекту можна провести аналіз освоєного обсягу, щоб дізнатися, чи витрачені кошти відповідають виконаній роботі та вартості в основному плані, установленої для завдань, ресурсів і призначень.

Розширені принципи аналізу освоєного обсягу (блоґ)

Дізнайтеся, як експортувати графік у формат, сумісний із Центром зі спрощення процедур торгівлі та електронних бізнес-операцій ООН (UN/CEFACT).

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×