Ціль користувача: керування витратами

витрати проекту

Якщо ви плануєте відстежувати відомості про витрати, ця стаття саме для вас. Дізнайтеся, як і де вводити різні відомості про витрати, щоб мати змогу час від часу переглядати й аналізувати загальні витрати під час виконання проекту.

Знатимете, на що витрачаються кошти, зможете краще вирішити, як завершити проект у рамках бюджету.

Ці інструкції стосуються Microsoft Project 2016, 2013 і 2010.

Кілька порад із керування витратами, перш ніж ви розпочнете роботу

У цій статті описано одну з низки цілей керування проектами в схемі керування проектами.

  • Оцініть витрати проекту.    На початку в пригоді можуть стати журнали обліку витрат проектів, схожих на той, який ви плануєте. Завдяки їм ви уникнете помилок, що можуть дорого коштувати. Якщо в організації є відділ керування проектами, можна також обговорити плани витрат і бюджету з його експертами. Крім того, можна попросити кваліфікованого й добре обізнаного учасника команди переглянути кошторис витрат на завдання та ресурси. Кошторис витрат – це досить складна річ. Великі організації дотримуються рекомендацій відділу керування проектами або наймають спеціаліста з оцінювання витрат.

  • Ознайомтеся з типами витрат у програмі Project.    Більшість витрат проекту – це вартість трудових ресурсів (людей, які працюють над призначеними завданнями, або матеріалів і обладнання, потрібних, щоб виконати проект). В основі витрат на ресурси зазвичай лежать погодинні ставки або вартість за одиницю, але це також можуть бути одноразові витрати, наприклад плата за консультаційні послуги, витрати постачальника чи витрати на відрядження. Витрати, не пов’язані з ресурсами, зазвичай вводяться як постійні витрати для певних завдань або всього проекту.

  • Введіть витрати.    Витрати на ресурси вводяться в поданні аркуша ресурсів для погодинних і штатних працівників, підрядників, а також матеріальних або одноразових витрат, таких як страховка чи мито. Витрати на завдання вводяться в таблиці витрат, яку можна додати до будь-якого аркуша завдань.

  • Підрахуйте загальну суму витрат.    Програма Project підраховує загальну суму витрат для будь-яких введених витрат, тому ви можете швидко переглянути загальну вартість свого проекту. Поділіться цією інформацією про витрати із зацікавленими сторонами проекту.

  • Установіть бюджет.    Коли загальні витрати будуть у межах бюджету, який ви та зацікавлені сторони запланували для проекту, збережіть основний план, щоб установити цю загальну суму витрат як бюджет проекту. Зазвичай це потрібно робити, коли всі необхідні для проекту відомості введено, а саму роботу над виконанням проекту ще не розпочато. Базовий бюджет обов’язковий, якщо ви плануєте відстежувати витрати й керувати ними, зокрема якщо робитимете аналіз освоєного обсягу, щоб проаналізувати відхилення витрат протягом проекту. Докладні відомості див. у статті Установлення та збереження основного плану.

  • Проаналізуйте витрати.   Експортуйте дані про витрати у програму Excel, щоб провести глибокий аналіз даних за допомогою зведених таблиць, діаграм, а також інших функцій програми Excel, наприклад умовного форматування та міні-діаграм (як показано на рисунку нижче).

    керування освоєним обсягом у програмі excel за допомогою міні-діаграм
    Або скористайтеся візуальними звітами у програмі Project, щоб переглянути зведену таблицю освоєного обсягу (широко відому як синусоїда).
    Таблиця освоєного обсягу у програмі Excel
    Можна навіть зробити розширений аналіз даних із програми Project за допомогою функцій аналізу ANOVA з пакета аналізу програми Excel. Коротко кажучи, до ваших послуг безліч засобів для аналізу витрат у програмі Project.

Введення витрат у проект

Введення змінних витрат для людей і матеріалів

Спершу найголовніше – введіть ставки для людей, які виконуватимуть роботу, і вартість за одиницю для матеріалів, необхідних для виконання проекту.

Введення витрат на обладнання та інші витратні ресурси

Потім введіть вартість «постійних» ресурсів для обладнання, а також вартість одноразових ресурсів, які потрібно відстежувати у проекті.

Введення постійних витрат для завдань

Після цього можна додати будь-які одноразові різноманітні витрати до певних завдань або зведеного завдання проекту, що представляє весь проект.

Перегляд загальної суми витрат проекту

Ввівши витрати для ресурсів і завдань, перевірте загальну вартість, щоб знати, чи потрібно її відкоригувати, щоб укластися в запланований бюджет.

Вибирання правильного звіту

На певному етапі вам знадобиться передати інформацію про витрати на проект іншим працівникам організації. Скористайтеся попередньо визначеним звітом про витрати, наприклад звітом про рух грошових коштів або освоєний обсяг. Крім того, можна постійно переглядати дані про витрати у візуальному звіті – зведеній діаграмі Excel або зведеній схемі Visio.

Керування витратами на проект

Установлення та збереження основного плану

Ввівши кошторис витрат, збережіть його як базовий план, щоб установити бюджет. Завдяки цьому під час виконання проекту можна порівнювати заплановані витрати з фактичними та прогнозувати, чи не вийдуть витрати на проект за рамки бюджету.

Відстеження виконання графіка: від початківця до експерта

Постійно будьте в курсі виконання завдань і додавання фактичних витрат, щоб знати, чи не перевищує вартість проекту запланований бюджет.

Введення фактичних витрат уручну

Програма Project автоматично підраховує фактичні витрати на основі накопичених фактичних трудовитрат або матеріалів, витрачених на завдання. Проте якщо потрібно, фактичні витрати на будь-які вже завершені призначені завдання можна ввести вручну.

Аналіз освоєного обсягу (для решти користувачів)

На будь-якому етапі проекту можна провести аналіз освоєного обсягу, щоб дізнатися, чи витрачені кошти відповідають виконаній роботі та вартості в основному плані, установленої для завдань, ресурсів і призначень.

Розширені принципи аналізу освоєного обсягу (блоґ)

Дізнайтеся, як експортувати графік у формат, сумісний із Центром зі спрощення процедур торгівлі та електронних бізнес-операцій ООН (UN/CEFACT).

Ці інструкції стосуються Microsoft Project 2007.

У цій статті

Типи витрат, доступні в Project 2007

Створення бюджетів і відстеження витрат у їхніх рамках

Змінні витрати та їх обчислення

Вартість використання та її обчислення

Постійні витрати та їх обчислення

Витратні ресурси та їх обчислення

Регулювання руху грошових коштів

Типи витрат, доступні в Project 2007

Витрати – це важливий аспект планування проектів і керування ними. У Project 2007 передбачено кілька типів витрат. За допомогою Project 2007 можна вводити й відстежувати витрати таких типів:

  • Змінними називаються витрати, які обчислюються на основі ставок, указаних для ресурсу, і обсягу виконаної ним роботи.

  • Вартість використання – це одноразові витрати на кожне використання ресурсу або виконання кожного завдання, на яке призначено ресурс.

  • Фіксованими називаються витрати, які встановлюються для завдання, а не для ресурсу. Вони не змінюються й не залежать від тривалості завдання та обсягу роботи, виконаної ресурсом для його завершення.

  • Витратними називаються ресурси, які дають змогу накопичувати одноразові або періодичні витрати на завдання. Їх прикладом можуть слугувати авіаквитки та оплата проживання. Зазвичай це одноразові витрати на завдання, але якщо інстальовано Infrastructure Update for Project 2007, можна враховувати призначення витратних ресурсів упродовж усього виконання завдання.

  • Бюджетним називається ресурс, який застосовується до проекту в цілому. Бюджетні ресурси представляють максимальні обсяги коштів, робіт або матеріалів, які доступні для проекту. Проте це не означає, що в проекті не можна перевищити бюджет. Бюджетний ресурс лише дає змогу порівнювати планові показники з поточними витратами, щоб стежити за фінансовим станом проекту.

    • Для одного трудового ресурсу можна вводити кілька типів витрат. Наприклад, можна ввести погодинну оплату для роботи ресурсу, а також вартість використання для відряджень або інших витрат.

    • Різні типи витрат обробляються різними способами залежно від того, про який ресурс іде мова: трудовий (людина), матеріальний (наприклад, цемент або арматура) чи витратний (як-от авіаквитки). Для трудових ресурсів застосовується ставка за одиницю часу. Для матеріальних і витратних ресурсів встановлюється тариф для іншої одиниці (наприклад тонн, метрів або одиниці вибраної валюти).

Створення бюджетів і відстеження витрат у їхніх рамках

Бюджети можна створювати й відстежувати у двох напрямках: за допомогою методу оцінки зверху вниз або знизу вгору. Project 2007 підтримує обидва методи.

Створення бюджету за допомогою методу оцінки знизу вгору

Коли застосовується такий висхідний підхід, оцінюються базові ставки або значення вартості використання для ресурсів і постійні витрати або витратні ресурси для окремих завдань. Project 2007 обчислює загальну суму витрат для ресурсів, завдань і всього проекту. Цей метод (також відомий як оцінювання знизу вверх) дає змогу отримати надійні й точні результати.

Щоб створити в Project 2007 висхідний бюджет, зробіть ось що:

  • Спочатку введіть ставки, значення вартості використання, постійні витрати й витратні ресурси.

  • Після цього – приблизний обсяг робіт або тривалість для кожного завдання.

  • Нарешті призначте завданням ресурси.

Примітка : Бюджетні ресурси краще підходять для низхідного планування. Їх можна застосовувати тільки на рівні проекту й призначати лише його зведеному завданню.

Після цього Project 2007 обчислить загальну орієнтовну суму витрат на виконання всіх завдань у проекті. Якщо ця сума виходить за межі бюджету, необхідно скоригувати ставки, призначення ресурсів тощо.

Уточнивши орієнтовні витрати, можна забезпечити дотримання базового плану й, відповідно, сформувати бюджет проекту.

Маючи бюджет, можна порівнювати фактичні витрати з плановими та вносити необхідні поправки, щоб запобігти його перевищенню. У більшості випадків усе, що потрібно зробити, – ввести фактичні витрати для кожного завдання. Project 2007 обчислює витрати на завдання на основі даних про перебіг виконання проекту. За потреби можна також ввести певні витрати.

Відстежуючи виконання проекту, можна переглядати загальну суму витрат. Це можна зробити за допомогою діалогового вікна Project Information (Відомості про проект), у поданнях Project (зокрема, поданнях використання завдань і ресурсів) або у звіті. За допомогою візуальних звітів можна також експортувати ці відомості про витрати до інших програм, як-от Microsoft Office Excel 2007 і Microsoft Office Visio 2007.

Створення бюджету за допомогою методу оцінки зверху вниз

Коли бюджет оцінюється за допомогою такого низхідного підходу, загальні ресурси та загальна сума витрат на завдання й проект загалом визначаються на основі попереднього досвіду реалізації подібних проектів. Якщо ви можете витратити на проект лише певну максимальну суму коштів, замість висхідного краще використовувати низхідний метод бюджетування.

Щоб створити низхідний бюджет для проекту, зробіть ось що:

  • По-перше, створіть бюджетні ресурси, які представляють загальний бюджет для проекту, зокрема бюджетні ресурси для витрат, роботи та матеріалів.

  • По-друге, призначте бюджетні ресурси зведеному завданню проекту. У результаті бюджети застосуються до всього проекту.

  • По-третє, введіть значення для бюджетних ресурсів.

  • По-четверте, укажіть, які ще ресурси в проекті слід відстежувати та порівнювати з бюджетними ресурсами загалом. Для цього потрібно створити настроюване поле для всіх ресурсів у проекті, а потім призначити всім ресурсам (зокрема, бюджетним) категорію, установивши для них у настроюваному полі значення, що вказує, який тип бюджету слід використовувати для їх оцінювання.

  • Нарешті, після призначення всім ресурсам відповідного типу бюджету їх потрібно згрупувати, щоб порівняти із загальним бюджетом проекту.

На початок сторінки

Змінні витрати та їх обчислення

Змінними називаються витрати на трудові ресурси (наприклад, персонал або оренду обладнання), для яких призначаються стандартні тарифи чи ставки та (за необхідності) ставки за понаднормову роботу (зазвичай вони погодинні). Якщо призначити ресурс завданню, Project 2007 обчислить загальні витрати на ресурс, використовуючи вказані для нього погодинні ставки й час, який потрібен, щоб виконати завдання (або його тривалість).

Примітка : За замовчуванням Project 2007 обчислює витрати для всього обсягу роботи, необхідного, щоб виконати завдання, за стандартними ставками для ресурсів. Project 2007 не обчислює додатковий час як понаднормову роботу автоматично, якщо додаткові години не позначено окремо як понаднормові.

Оскільки робота завжди відповідає загальному обсягу зробленого, понаднормова роботи включається до її складу, а не додається до загального обсягу роботи. Наприклад, якщо учасник має відпрацювати 40 годин протягом чотирьох днів (8 годин звичайної роботи та 2 години понаднормової щодня), то щоденно призначається по 10 годин, а потім 2 години з цих 10 позначаються як понаднормові. Обчислюючи витрати, Project 2007 використовує для понаднормової роботи вказану для неї ставку. Для решти часу використовується стандартна ставка.

Змінними матеріальними називаються витрати на матеріальні ресурси, що споживаються, як-от будівельні або витратні матеріали. Для них зазвичай призначається стандартний тариф (а не погодинні ставки). Щоб призначити витрати на матеріальні ресурси, установіть тариф за одиницю матеріалів, наприклад за метр або за тонну. Якщо призначити матеріальний ресурс завданню, Project 2007 обчислить загальний обсяг матеріальних витрат, помноживши вказаний тариф для матеріального ресурсу на його кількість, що використовується для виконання завдання.

Коли обчислюються витрати, до трудових ресурсів іноді застосовується таблиця норм витрат. Таблиця норм витрат – це набір тарифів, ставок і значень вартості використання для матеріальних і трудових ресурсів. У Project 2007 передбачено п’ять таблиць норм витрат з іменами від A до E (імена змінити не можна). Таким чином, якщо ресурс оплачується за різними ставками для окремих типів роботи, для нього можна призначити до п’яти окремих наборів ставок. Наприклад, якщо оздоблювальні роботи оплачуються теслі за вищою ставкою, ніж виготовлення рам, до них можна застосувати різні таблиці норм витрат.

У кожній із них міститиметься до 25 рядків, у які можна вводити майбутні зміни ставок (наприклад, збільшену ставку або зміни в матеріальних витратах). Щоразу, коли ви змінюєте тарифи або ставки, потрібно вказувати дату, з якої вони набирають сили. Наприклад, якщо ви знаєте, що ресурс отримуватиме оплату за підвищеною ставкою через шість місяців, ви можете вказати, що Project 2007 має автоматично почати використовувати нову ставку з цього часу.

Якщо ви використовуєте версію "Microsoft Office Project Professional 2007" і працюєте з ресурсами для підприємств, ваша організація може накласти обмеження на таблиці норм. Наприклад, вона може призначити таблицю норм A для тарифів, які використовуються, щоб виставляти рахунки, і таблицю норм B для інших ставок і тарифів. Зверніться до свого адміністратора, щоб отримати докладніші відомості.

На початок сторінки

Вартість використання та її обчислення

Вартість використання – це одноразова плата за використання ресурсу, наприклад обладнання. Вартість використання не залежить від обсягів виконаних робіт. Це одноразові витрати на кожне використання ресурсу. У той час як вартість використання трудового ресурсу залежить від кількості використаних одиниць призначення, вартість використання матеріального ресурсу застосовується лише один раз. Наприклад, якщо вартість використання послуг муляра – 2700 грн (коли робота не оплачується погодинно), а для виконання завдання потрібно три таких фахівці, вартість становитиме 8100 грн. Але якщо 2700 грн – це вартість використання послуг доставки для матеріального ресурсу, наприклад цементу, ця сума застосовується лише один раз для кожної доставки, незалежно від того, скільки цементу доставляється: 10 чи 100 тонн.

Вартість використання можна задати в діалоговому вікні Resource Information (Відомості про ресурс) на вкладці Costs (Витрати).

Постійні витрати та їх обчислення

Постійними називаються витрати на завдання, які залишаюся сталими, незалежно від його тривалості, обсягу роботи, виконаної ресурсом, а також кількості одиниць призначення.

Примітка : Якщо завдання виконується довше, ніж прогнозувалося, змінні витрати на ресурс можна збільшити, а постійні – ні. Наприклад, якщо витрати на послуги теслі змінні (тобто його робота оплачується погодинно), завдання планувалося виконати за п’ять днів, але насправді на нього знадобилося сім, виплати теслі перевищуватимуть суму, закладену в бюджеті. Утім, якщо оплата роботи теслі – це постійні витрати, вони залишаються незмінними, скільки б часу не знадобилося, щоб виконати завдання.

Якщо завданню призначено змінні витрати на ресурси, йому можна також призначити постійні витрати. Наприклад, якщо витрати на ресурс, призначений завданню, змінні, але йому потрібно також відшкодувати витрати на відрядження, їх можна додати до того самого завдання як сталу суму. Постійні витрати включаються до загальної суми витрат як для окремих фаз (у зведених завданнях), так і всього проекту.

Постійні витрати можна задати в поданні завдання (наприклад, на діаграмі Ганта), застосувавши відповідну таблицю норм витрат, а потім установивши суму витрат у полі Fixed Cost (Фіксовані витрати).

Витратні ресурси та їх обчислення

На відміну від постійних витрат і вартості використання, витратні ресурси (наприклад, на проживання або авіаквитки) створюються як тип ресурсу та в подальшому призначаються завданню. До витратних ресурсів, на відміну від трудових, календар не застосовується. Кількість витратних ресурсів не залежить від обсягу робіт, виконаних для завдання.

Якщо інстальовано Infrastructure Update for Project 2007, витратні ресурси можуть впливати на дату початку або завершення завдання. Наприклад, якщо завдання починається 1 серпня та завершується 15 серпня, а ви призначили витратний ресурс на суму 13 500 грн на 21 серпня, ураховуючи це, програма перенесе дату завершення завдання на 21 серпня.

Витратні ресурси використовуються, коли потрібно застосувати (до одного завдання) кілька окремих витрат різних типів, які не змінюються залежно від обсягу роботи, що виконується в рамках завдання. Наприклад, для керівника, що працює над новою пропозицією проекту, може застосовуватися три окремих витратних ресурси: авіаквитки, харчування та проживання в готелі. Таким чином, до одного завдання можна застосовувати кілька видів "постійних" витрат. На відміну від трудових і матеріальних ресурсів, до витратних ресурсів не можна застосувати норми витрат.

Вони створюються на аркуші ресурсів. (У діалоговому вікні Resource Information (Відомості про ресурс) на вкладці General (Загальні) у списку Type (Тип) клацніть Cost (Витрати).) Створивши витратний ресурс, можна призначити його завданням, якщо це потрібно. Призначивши завданню витратний ресурс, можна задати розмір витрат. Це можна зробити в діалогових вікнах Task Information (Відомості про завдання) і Assignment Information (Відомості про призначення) цього завдання або в поданні використання завдання, до якого застосовано таблицю витрат.

Регулювання руху грошових коштів

Призначаючи витрати завданням і ресурсам, можна вказати, коли вони нараховуються. Якщо рух грошових коштів має в проекті критично важливе значення, можна змінити спосіб нарахування витрат для окремих завдань, щоб вони нараховувалися лише за наявності достатньої кількості коштів для їх оплатити.

За винятком вартості використання, яка завжди нараховується на початку завдання, Project 2007 за замовчуванням розподіляє витрати пропорційно й обчислює нараховані витрати на основі відсотка виконання завдання, розподіляючи нарахування на весь період його тривалості. Проте витрати можуть нараховуватися на початку (якщо це загальна сума, яка сплачується на початку) або в кінці завдання (якщо оплата здійснюється, лише коли виконано всю роботу).

Залежно від типу витрат, метод нарахування можна задати одним із наведених нижче способів. Для більшості типів ресурсів (зокрема, трудових, матеріальних і витратних, а також вартості використання) спосіб нарахування можна задати в діалоговому вікні Resource Information (Відомості про ресурс) на вкладці Cost (Витрати). Для постійних витрат спосіб нарахування встановлюється за допомогою поля Fixed Cost Accrual (Кумуляція постійних витрат).

На початок сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×