Установлення правил для злиття

Установлення правил для злиття

З цієї статті ви дізнаєтеся про правила злиття та про те, як ваша організація може використати кожне з них. Якщо потрібно, щоб вміст листа або повідомлення електронної пошти до всіх ваших клієнтів змінювався залежно від значень у певних полях джерела даних, ви можете налаштувати правило.

Наприклад, вам потрібно створити лист про майбутню подію, яка проводитиметься в трьох різних місцях по всьому світу. Для цього в програмі Word ви скористалися командою Розпочати злиття на вкладці Розсилки. Переглянувши документ, ви помітили, що в ньому повторюється вміст, і зрозуміли, що деякий вміст має змінюватися залежно від місця проведення події. У такому випадку в групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Правила, щоб задати умови.

Використання правил

Установіть правила в документі злиття, щоб оптимізувати процес робочого циклу та забезпечити гнучкість. Правила позбавляють вас необхідності створювати кілька документів завдяки вмісту, який легко змінюється.

Правила можна додати, налаштовуючи злиття.

  1. На вкладці Розсилки в групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Правила.

    Група "Поля для записування та вставлення" на вкладці "Розсилки" в програмі Word

  2. Виберіть доступне правило.

    Розкривний список "Правила" в групі "Поля для записування та вставлення" на вкладці "Розсилки" в програмі Word

Доки процес злиття не розпочато, правила недоступні. Щоб дізнатися, як налаштувати певне поле, у діалоговому вікні для вибраного правила, клацніть піктограму ?. Потрібні відомості також можна пошукати за іменем поля в Довідці Word.

Порада : Щоб приховати або відобразити коди полів, натисніть клавіші Alt+F9.

Поле

Опис

Приклад і метод

ASK

Використовується, щоб повторювати запит на однакову інформацію в кількох розташуваннях у документі. Відповідь на запит відображається в об’єднаному документі.

У діалоговому вікні Вставлення поля ASK є прапорець Лише один раз. Установіть його, щоб запит відображався лише на початку остаточного злиття, або зніміть (за замовчуванням його знято), щоб запит відображався для кожного запису.

Докладні відомості див. в статті Поле Ask.

Для працівника, який багато років продавав продукти вашої організації, заплановано святкування з нагоди виходу на пенсію. Людям в організації та за її межами розсилається запрошення електронною поштою із запитанням, чи вони прийдуть.

У діалоговому вікні Вставлення поля ASK у полі Закладка введіть слово Запрошення.

У полі Запит введіть фразу Чи плануєте Ви приєднатися до нашого святкування з нагоди виходу працівника на пенсію?

У полі Відповідь за промовчанням введіть слово Так.

Потім натисніть кнопку OK.

FILLIN

Поле FILLIN знадобиться, якщо потрібно поставити запитання. Поле FILLIN аналогічно до поля ASK повторюється в документі кілька разів.

У діалоговому вікні Вставлення поля FILLIN є прапорець Лише один раз. Установіть його, щоб відповідь застосовувалася до кожного запису, що об’єднується, або зніміть (за замовчуванням його знято), щоб для кожного запису відображався запит.

Докладні відомості див. в статті Поле FILLIN.

Ваша організація спонсорує перевірку здоров’я працівників. Кожному працівнику надсилається конфіденційна форма реєстрації. У формі потрібно надати такі відомості, як вік, зріст, вага.

У діалоговому вікні Вставлення поля FILLIN у полі Запит введіть запитання Скільки вам років?

Потім натисніть кнопку OK.

IF…THEN…ELSE

Використовується, щоб визначити умову, яка має виконуватися. Якщо визначена умова виконується, надається одна інформація. Якщо визначена умова не виконується, надається інша інформація.

Докладні відомості див. в статті Поле IF.

Ви ведете велику базу даних членів благодійної організації. Її члени отримуватимуть різні оголошення про майбутні заходи зі збору коштів залежно від їхнього географічного розташування.

У діалоговому вікні Вставлення поля IF у розкривному списку Ім’я поля виберіть ім’я стовпця Розташування в джерелі даних (зазвичай це електронна таблиця Excel).

У розкривному списку Порівняння виберіть пункт дорівнює.

У полі Порівняти з введіть фразу Південна Америка. У полі Вставити цей текст введіть вміст, який вставлятиметься, якщо умова порівняння виконується. А якщо умова порівняння не виконується, вставлятиметься вміст із поля В іншому разі вставити цей текст.

Потім натисніть кнопку OK.

MERGEREC

Використовується, щоб реєструвати в об’єднаному документі фактичний номер запису в джерелі даних. Нумеруються всі дії сортування та фільтрування, застосовані до джерела даних перед злиттям.

Докладні відомості див. в статті Поле MERGEREC.

Створіть унікальні номери рахунків-фактур, додавши поле MERGEREC поруч із полем дати друку.

На вкладці Розсилки в групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Правила, а потім виберіть правило MERGEREC.

MERGESEQ

Використовується, коли потрібно порахувати записи в об’єднаному документі.

Докладні відомості див. в статті Поле MERGESEQ.

Останній запис у групі стандартних листів, які ви об’єднали, відображає їх загальну кількість. За допомогою цих даних можна підрахувати розмір поштових витрат.

На вкладці "Розсилки" в групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Правила, а потім виберіть правило MERGESEQ.

NEXT

Використовується, щоб вставити наступний запис даних у поточний документ, не починаючи новий документ.

Докладні відомості див. в статті Поле NEXT.

На вкладці Розсилки в групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Правила, а потім виберіть правило NEXT.

NEXTIF

Використовується, щоб порівняти два значення. Відповідність між вмістом поля даних і значенням визначає, з яким документом потрібно об’єднати наступний запис: поточним чи новим.

Докладні відомості див. в статті Поле NEXTIF.

На вкладці Розсилки в групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Правила, а потім виберіть правило NEXTIF.

У списку Ім’я поля виберіть ім’я поля злиття, наприклад "Місто".

У списку Порівняння виберіть потрібний оператор. Наприклад, щоб виокремити одержувачів із певного міста, виберіть оператор дорівнює.

У полі Порівняти з введіть значення, яке потрібно використати. Наприклад, щоб виокремити одержувачів із Токіо, введіть Токіо.

SET

Використовується, щоб пов’язати ім’я закладки з певним значенням. Закладку можна розмістити в кількох місцях у документі. Де б ви не вставили закладку в документі, відобразиться значення, пов’язане з нею.

Докладні відомості див. в статті Поле SET.

Ваша організація готується оприлюднити план заходів із захисту довкілля в певній місцевості. Назва проекту ще не затверджена, і керівники проекту попереджають, що вона може змінитися. У такій ситуації найкраще буде додати закладку. Тоді, якщо назва зміниться, вам доведеться змінити лише закладку, а не всі згадки назви.

У діалоговому вікні Вставлення поля SET у полі Закладка введіть фразу Назва проекту.

У блоці Значення введіть фразу Відновлення боліт великих жаб.

Потім натисніть кнопку OK.

SKIPIF

Використовується, щоб порівняти вміст поля даних і значення та не включати поточний запис даних, якщо умова порівняння виконується.

Докладні відомості див. в статті Поле SKIPIF.

У своєму магазині одягу ви виявили надлишок певних футболок, окрім ходового розміру. Тому ви хочете розіслати рекламну листівку, виключивши з розсилки клієнтів, які носять одяг певного розміру.

У діалоговому вікні Вставлення поля SKIPIF у розкривному списку Ім’я поля виберіть ім’я стовпця "Розмір" у джерелі даних (зазвичай це електронна таблиця Excel).

У розкривному списку Порівняння виберіть пункт дорівнює.

У полі Порівняти з введіть розмір XL. Потім натисніть кнопку OK. Клієнти, які носять футболки XL, не отримають рекламної листівки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×