Усе про робочі цикли збирання підписів

Усе про робочі цикли збирання підписів

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Робочі цикли з продуктів SharePoint – це функції, які можна використовувати для автоматизації бізнес-процесів, робить їх як morereassign узгоджені й ефективніше. За допомогою робочого циклу SharePoint Збирання підписів для маршрутизації документів, створених у Excel, Wordабо InfoPath для одного або кількох користувачів для їх підписи.

Для отримання докладних відомостей переглянути відомості про робочі цикли, передбачені в SharePoint.

Увага! : За промовчанням робочого циклу збирання підписів не активовано та не відображаються у списку вибір шаблону робочого циклу форми зв'язку. Щоб зробити його доступним для використання, адміністратор сайту повинен активувати їх на рівні колекції сайтів. Якщо у вас є рівні дозволів колекцій сайтів, відображається шаблонів робочого циклу SharePoint активувати.

Якщо все, що вам потрібно зробити – це виконати завдання робочого циклу збирання підписів    Просто перейдіть до сегмента виконання і розгорніть її. Не потрібно будь-які інші сегменти на даний момент.

Порівняння ручного процесу автоматизованим робочим циклом

Робочі цикли SharePoint мають певні переваги.

  • Ефективність і узгодженість.    Робочого циклу збирання підписів автоматичне спрямування документа, призначає завдання підписування та відстежує перебіг. Дій у робочому циклі можна контролювати та регулюється від стану в центрі сторінки та журнал подій під час виконання робочого циклу зберігається протягом 60 днів після завершення.

  • Менше роботи для користувача.    Робочий цикл збирання підписів заощадить вам і вашим колегам час і позбавить від клопотів, водночас прискорюючи та стандартизуючи процес підписування.

Ось схема дуже простої версії робочого циклу збирання підписів.

блок-схема робочого циклу

Поради щодо використання цієї статті

Відомості в цій статті представлені у вигляді сегментів, які.

Якщо все, що вам потрібно зробити – це виконати завдання робочого циклу збирання підписів    Просто перейдіть до сегмента виконання і розгорніть її. Не потрібно будь-які інші сегменти на даний момент.

Якщо потрібно додати, почати, відстеження та підтримувати робочі цикли    Якщо ви ще не знайомі з цих завдань, можливо, зручніше працювати ваш шлях через цю статтю, а сегмента за сегменті перший час ви конструктора і додавання робочого циклу. Якщо ви знайомі з інформацією та статті макет, можна перейти безпосередньо до сегмента, вам потрібно на будь-який зворотною адресою.

Примітка на зображенні.    Для зображень екрана та концептуальних схем у цій серії статей про робочі цикли зазвичай за основу береться робочий цикл затвердження. Проте, там, де це необхідно для концептуальної ясності або з метою надання чітких інструкцій, зображення та схеми в цій статті було настроєно для робочих циклів збирання підписів.

Кілька слів про друк цієї статті.    Це велика стаття. Якщо потрібно надрукувати лише вибрані сегменти, перед друком переконайтеся, що розгорнуті лише вони. (Крім того, якщо в друковану копію потрібно також включити всю графіку, виберіть для друку не портретну, а альбомну орієнтацію.)

І ще кілька слів про пошук.    Перед пошуком тексту або умов у цій статті переконайтеся, що розгорнуто всі сегменти, у яких потрібно виконати пошук.

Додаткові відомості про робочі цикли збирання підписів

Робочий цикл збирання підписів – це функцію продуктів SharePoint, який спрямовує документа або форми, створені в Word, Excelабо InfoPath для одного або кількох користувачів для підпис. Робочий цикл Автоматизація передає та стандартизує всього процесу.

ілюстрація спрямування робочого циклу

Простий робочий цикл збирання підписів, передбачений у продуктах SharePoint, функціонує як шаблон. За допомогою цього шаблону до сайтів можна додати один або кілька робочих циклів збирання підписів. Кожен доданий робочий цикл – це унікальна версія простого робочого циклу збирання підписів, кожна з яких функціонує особливим чином, відповідно до настройок, указаних під час її додавання.

  • Під час першого додавання робочого циклу збирання підписів до списку, бібліотеки або колекції сайтів можна вказати, скільки учасників слід включити і як призначаються їхні завдання: по черзі (послідовно) чи всі одразу (паралельно). Ви можете навіть вибрати, чи слід розділити завдання учасників на два або більше окремих етапи. Крім того, будь-які з цих параметрів можна змінити під час кожного запуску робочого циклу для елементів вручну.

  • Робочий цикл призначає завдання кожному вказаному учаснику. Кожен учасник обирає одну з кількох можливих відповідей: підписати (або не підписати) документ, перепризначити завдання підписання або видалити завдання.

  • Коли запущено робочий цикл, можна відстежувати хід виконання та (за необхідності) вносити коригування з однієї централізованої сторінки стану робочого циклу.

  • Список всіх подій робочого циклу, які відбулися під час виконання його (або його екземпляра), лишається доступним на сторінці стану робочого циклу для неофіційного використання як довідкових матеріалів протягом 60 днів після завершення виконання цього робочого циклу.

Робочий цикл збирання підписів не призначено для збирання дозволів і відмови для документа, або для керування веб-сторінку публікації для веб-сайту. Якщо потрібно додати робочий цикл, у якому учасники затвердити або відхилити документ, що вони перегляньте, перегляньте статтю, всі відомості про робочі цикли затвердження.

Крім того, робочі цикли збирання підписів не призначено для збирання відгуків. Якщо потрібно зібрати Відгуки про документ за допомогою робочого циклу, перегляньте статтю, всі відомості про робочі цикли збирання відгуків.

Програму Microsoft SharePoint Designer 2013 можна також використовувати для подальшого настроювання будь-якого робочого циклу, який міститься у продуктах SharePoint.

Додавання робочого циклу    За замовчуванням ви повинні мати дозвіл на керування списками для Додавання робочого циклу. (До групи власників має дозвіл на керування списками за промовчанням, до групи учасників і групи «відвідувачі» не).

Запуск робочого циклу    Також за промовчанням, ви повинні мати дозвіл на редагування елементів, щоб почати робочий цикл, який уже додано. (До групи учасників і власників групи обидва мають дозвіл на редагування елементів за замовчуванням, групи «відвідувачі» не).

Крім того, учасники можуть також за бажання настроїти певний робочий цикл, який можуть запускати лише учасники групи "Учасники". (Для цього слід установити прапорець Для запуску робочого циклу потрібні дозволи на керування списками на першій сторінці форми зв’язування.)

Усе більше й більше бізнес-операцій здійснюється в електронному вигляді. Як наслідок, усе частіше для зв’язування сторін правовими зобов’язаннями у зв’язку зі здійсненням операцій використовуються цифрові підписи. Цифровий підпис використовується для перевірки посвідчення особи, яка підписала документ, і підтвердження того, що вміст не було змінено після додавання цифрового підпису до документа. Цифрові підписи забезпечують захист, що базується на технології шифрування, та сприяють зменшенню ризику, пов’язаного з електронними бізнес-операціями. З вдосконаленням цифрових підписів метою системи Office стало задоволення потреб безпеки інформації підприємств і установ державного сектора в усьому світі.

Для створення цифрового підпису необхідно мати цифровий сертифікат, який посвідчує особу перед сторонами, що вступають у відносини, і має бути отриманий в авторитетному центрі сертифікації (ЦС). Якщо у вас немає цифрового сертифіката, у корпорації Майкрософт також є партнери, які надають цифрові сертифікати, а також інші додаткові підписи.

Ось основні етапи цієї процедури.

  • Перш ніж виконується робочий цикл (план, додати, почати)   
    перш ніж додавати робочий цикл, ви плануєте, де потрібно додати його (для одного списку або бібліотеки, або для всієї колекції сайтів) і відомості про те, як він буде працювати. Після додати та настроїти робочий цикл будь-який користувач із необхідними дозволами зможе запускати робочий цикл для конкретний документ. Робочий цикл можна також настроїти на автоматичнийзапуск. Можна активувати автоматичне працює на основі один або обидва з двох подій запуску: під час будь-який документ буде додано до або створено у списку або бібліотеки, або під час будь-якого документа у списку або бібліотеці буде змінено.

  • Під час виконання робочого циклу (виконання, відстеження, настроювання)   
    під час виконання робочого циклу, окремих учасників виконання призначених завдань. Тим часом виконання робочого циклу, можна контролювати з центру сторінка стану робочого циклу для цього певного екземпляра робочого циклу. Коригування з робочим циклом під час його можна зробити з цього ж сторінки; і, за необхідності робочий цикл можна скасувати або припиняється з неї.

  • Після того, як виконується робочий цикл (рецензування, звітів, змінити)   
    після завершення робочого циклу 60 днів на сторінці "стан робочого циклу" можна переглянути весь журнал цього виконати (або екземпляр). Якщо будь-коли всі елементи, які потрібно змінити про те, як функції робочого циклу, відкрийте та відредагуйте форму зв'язку, ви виконали при додаванні перший робочий цикл.

На наведеній нижче діаграмі ці етапи проілюстровані з точки зору особи, яка додає новий робочий цикл.

Робочий цикл

Планування нового робочого циклу збирання підписів

У цьому сегменті буде визначено рішення, які необхідно прийняти, і інформацію, яку необхідно зібрати, для додавання версії робочого циклу збирання підписів.

Якщо ви вже знайомі з тим, як додати цей робочий цикл такого типу та потрібно нагадування про певні дії, які можна Перейдіть безпосередньо до відповідного сегмента додавання (списку чи бібліотеки або колекції сайтів) цієї статті.

Робочі цикли, які було додано до складу продуктів SharePoint, функціонують як головні шаблони, які слугують основою для окремих робочих циклів, які додаються до списків, бібліотек і колекції сайтів.

Наприклад, щоразу під час додавання робочого циклу збирання підписів насправді додається версія загального шаблону робочого циклу збирання підписів. Для кожної версії потрібно задати власне ім’я та власні параметри, які можна настроїти у формі зв’язування під час додавання цієї конкретної версії. Таким чином, ви можете додати кілька робочих циклів, кожна версія яких буде створена на основі шаблону робочого циклу збирання підписів, але кожна з них матиме назву та настройки, що відповідають способу їх використання.

На цьому зображенні додано три робочі цикли на основі шаблону робочого циклу затвердження: один для всіх типів вмісту в одній бібліотеці, один для одного типу вмісту в одній бібліотеці, і ще один для одного типу вмісту у всій колекції сайтів.

три робочі цикли на основі шаблону робочого циклу затвердження

Під час додавання нової версії робочого циклу на основі одного зі стандартних шаблонів робочого циклу потрібно заповнити форму зв’язування, указавши в ній принцип роботи цієї нової версії.

У наступному розділі наведено список запитань, який допоможе підготуватися до заповнення форми зв’язування. Проте, перш за все радимо в загальних рисах ознайомитися із самою формою та її полями.

Перша сторінка форми зв’язування

перша сторінка форми зв’язування

Друга сторінка форми зв’язування

друга сторінка форми зв’язування

Поля на цій другій сторінці відображаються також у формі ініціалізації, яка щоразу надається під час запуску робочого циклу вручну, і яку на цю мить можна редагувати лише для кожного такого одиночного запуску.

Дев'ять запитань, що потребують відповіді

Щойно ви отримаєте відповіді на всі запитання в цьому розділі, у вас буде все готово для додавання робочого циклу.

Ця стаття стосується шаблону робочого циклу, яке відображається в меню як Збирання підписів – SharePoint 2013 або Збирання підписів – SharePoint 2010. Якщо ви не впевнені, що цей тип робочого циклу саме те, що для вас, Повертайтеся до сегмента дізнатися цієї статті. Докладніші відомості про інші робочого циклу шаблонів, доступних перегляньте статтю, відомості про робочі цикли, передбачені в SharePoint.

Важливо знати, що рядки підпису цього типу, що ми обговорюється тут може бути вставлений лише в документах, створених у Word, Excelабо InfoPath.

Що таке тип вмісту?

Кожного документа або іншого елемента, який зберігається у списку або бібліотеці належить той чи інший тип вмісту. Типу вмісту може бути як основні та загальний як документ або Електронну таблицю Excelабо як спеціалізованих як Юридичні контракту або Специфікація. Деякі типи вмісту, доступні у продуктах SharePoint за промовчанням, але можна як настроїти ці та додати інші, які можна створювати самостійно.

Нову версію робочого циклу збирання підписів можна зробити доступною лише в окремому списку або бібліотеці або або у всій колекції сайтів.

  • У разі додавання робочого циклу для одного списку або бібліотеки можна настроїти їх виконання для всіх типів вмісту або лише одного типу вмісту.

  • Проте в разі додавання робочого циклу для всієї колекції сайтів його виконання слід настроювати лише для одного типу вмісту сайту.

  • У всіх випадках кожен документ, на якому запущено робочий цикл збирання підписів може файлу, який було створено Word, Excelабо InfoPath.

Карта колекції сайтів з поясненням 3 способів додавання

Версії робочого циклу слід присвоювати ім’я, що задовольняє таким критеріям:

  • чітко вказує, для чого воно використовується;

  • дає змогу чітко відрізнити робочий цикл від інших робочих циклів.

Приклад

Уявіть, що ви є учасником групи редакторів. Ваша група має намір використати два різні робочі цикли зі збирання відгуків.

  • Перший робочий цикл можна запустити на кожному документі представлено власні групи. Цей робочий цикл збирає Відгуки лише від керівника групи.

  • Виконується другий робочий цикл буде на кожен документ, надісланий особами за межами власну групу. Цей робочий цикл збирає Відгуки відкожен учасник групи.

Перший робочий цикл можна назвати Всередині відгуків а другий Зовнішніх відгуків.

Порада : Тому радимо визначити узгоджені правила іменування та переконатися, що всі користувачі, як беруть участь у реалізації робочого циклу, знайомі з цими правилами.

Робочий цикл може використовувати заданий за промовчанням список завдань і список журналу сайту або інші наявні списки. Крім того можна створити нові списки спеціально для цього робочого циклу.

  • Якщо сайт матиме кілька робочих циклів або якщо деякі робочі цикли міститимуть кілька завдань, потрібно створити новий список завдань. (Керування задовгими списками може знизити продуктивність. Система значно швидше та простіше обробляє кілька коротких списків аніж один дуже довгий.)

  • Якщо завдання та журнал для цього робочого циклу міститиме важливі або конфіденційні дані, що буде потрібно зберегти розділений з загальні списків, то вам обов'язково треба вказує, яким нове, окремих списків для цього робочого циклу. Після додавання робочого циклу, переконайтеся, що відповідні дозволи, які встановлюються для нових списків.

Рядки підпису можна вставляти в документі в один із двох моментів часу.

  • Перед запуском робочого циклу для документа.

  • Після запуску робочого циклу, але до того, як перший учасник додасть підпис до рядка підпису.

Процес додавання цифрового підпису до документа складається із двох етапів.

  1. По-перше, хтось вставляє signaновин рядка в тексті документа.
    рядок підпису вставлено, але ще не містить підпис

  2. Виберіть користувача, що додасть підпис до вставленого рядка.
    Вставлений рядок підпису з доданим до нього підписом

Зверніть увагу    З того моменту, що перший учасник додасть підпис до документа документ заблоковано для редагування. Any далі змінити до документа після цього коми – інших авторів, додавати їх підписи, окрім – розриває або видаляє всі підписи, які було додано. Оскільки вставлення рядка підпису враховується як змін у документі, усі підписів рядків вже має бути присутні в документі, перш ніж перший учасник додасть фактичні підпис на один із цих ліній.

Є три прості рішення для цієї проблеми.

  • Для запуску будь-якого типу.    Документ створюється на основі шаблону або документа, який уже містить рядки підпису, тому їх не потрібно додавати для кожного окремого запуску робочого циклу.

  • Для запуску вручну.    Особа, яка запускає робочий цикл, вставляє всі необхідні рядки підпису перед запуском робочого циклу.

  • Для автоматичного запуску.    Перший учасник, який відкриває документ, вставляє всі необхідні рядки підписів перед додаванням власного підпису.

Ось стисле графічне зведення за ключовими моментами.

Документ не має першого підпису і, таким чином, лишається відкритим для змін

До документа додано перший підпис, і таким чином, він заблокований для змін

Можна настроїти запуск робочого циклу тільки вручну, тільки автоматично або обома способами.

  • У разі запуску робочого циклу збирання підписів вручну для окремого документа надається інша форма, форма ініціалізації. Форма ініціалізації містить параметри, наведені на другій сторінці лише у формі зв’язування. Таким чином, якщо особі, яка запускає робочий цикл, потрібно буде змінити ці настройки (лише для поточного екземпляра), це можна зробити перед натисканням кнопки Почати.

  • Звісно, у разі автоматичного запуску, форму ініціалізації надати неможливо, тому в такому випадку настройки за промовчанням, указані у формі зв’язування, застосовуються без жодних змін.

На зображенні нижче показано, в чому полягає різниця між запуском вручну та автоматичним запуском.

порівняння форми для запуску вручну та автоматичного запуску

Будь-які зміни, внесені у форму ініціалізації будуть застосовані тільки під час поточного екземпляра робочого циклу. Щоб змінити постійну, стандартні настройки робочого циклу, редагувати вихідної форми зв'язку , як описано в статті ЗМІНЕННЯ сегмента цієї статті.

Запуски вручну

Якщо дозволити запуски вручну, будь-який користувач із необхідними дозволами зможе запускати робочий цикл для будь-якого припустимого документа в будь-який момент часу.

Перевагами запуску вручну є те, що ви з вашими колегами можете виконувати робочий цикл, лише якщо та лише тоді, коли забажаєте, і під час кожного такого виконання у вас буде змога змінити певні настройки за допомогою форми ініціалізації.

Звісно, у разі запуску вручну хто-небудь має пам’ятати про необхідність виконати робочий цикл у належний час.

Автоматичний запуск

Ви можете настроїти автоматичний запуск робочого циклу після настання однієї або всіх зазначених нижче подій.

  • У списку чи бібліотеці створюється або завантажується новий документ.

  • До документа, який уже зберігається у списку чи бібліотеці, вносяться зміни.

Перевага автоматичного запуску полягає в тому, що нікому не потрібно пам’ятати про запуск робочого циклу. Він запускається щоразу, коли настає ініціююча подія.

Особливі застереження щодо автоматичного запуску робочого циклу збирання підписів

На відміну від в деякі інші включено робочі цикли, його 't можна додати кілька завдань, після початку робочого циклу збирання підписів. Під час автоматичного запуску робочого циклу призначається лише ті завдання підписування указаному в настройок за промовчанням. Кожного з цих завдань дійсно може бути перепризначення під час виконання робочого циклу, але ні додаткових завдань можна створені та призначені. Іншими словами, робочого циклу збирання підписів мають лише автоматичний запуск під час посвідчення, або принаймні номер, учасників заздалегідь відомий.

Усе, що можна зробити після автоматичного запуску – видалити або скасувати вже призначені завдання.  Але зауважте, що скасування завдання не призведе до видалення відповідного рядка підпису з документа.

Нижче наведено три сценарії, у яких використовується автоматичний запуск. Зауважте, що наведені нижче твердження справедливі для кожного сценарію.

  • Робочий цикл виконується для бібліотеки, до якої користувачі передають документи для підписання.

  • Група осіб, якій призначаються завдання підписання, лишається незмінною з часом, і її не треба перевіряти або редагувати під час кожного запуску робочого циклу.

Звісно, в кожному з цих сценаріїв, якщо елементом, який слід передати, є документ або форма, що містить відповідні рядки підпису, учасникам робочого циклу не потрібно вставляти рядки підписів під час виконання робочого циклу.

Сценарій 1. Одне завдання, один підписував

Нові заявки на відшкодування витрат має підписувати Ганна, тому Ганна створює бібліотеку з ім’ям "Нові заявки на відшкодування витрат". Створювати або передавати заявки може будь-хто в організації.

Аліна створює робочого циклу та надає його ім'я: Новий тверджень витрати. Робочий цикл запускається автоматично для кожного нового документа, призначення лише одне завдання підписання, Анною, курсу.

блок-схема робочого циклу

Сценарій 2. Кілька завдань, кілька підписувачів

Цього разу розглянемо контракти, які має підписувати Ганна та Степан,і Федір – усі троє.

Степан створює бібліотеки з іменем контракти для підписів. Створення робочого циклу збирання підписів, ім'я підписів (annaANDseanANDfrank). Робочий цикл запускається автоматично для кожного нового документа, призначення кожного з трьох користувачів одне завдання підписання.

Перший підписував відкриває документ, вставляє рядки підписів для всіх трьох підписувачів перед додаванням власного підпису.

блок-схема робочого циклу

Сценарій 3. Кілька завдань, один підписував

У цій версії контракти має підписувати Ганна або Степан, або Федір – лише хтось один із трьох.

Степан створює бібліотеки контракти з іменем підпису та робочого циклу з іменем підпису (Ганнаабостепанабофедір). Вона також буде створено список розсилки або групи розсилки, які також називають Ганнаабостепанабофедір, яка включає в себе всі три з них.

Знову ж таки робочий цикл запускається автоматично для кожного нового документа в бібліотеці, але цього разу призначається лише одне завдання підписання групі Ганнаабостепанабофедір .

Такий тип завдання називається груповим завданням, і виконується воно за таким принципом: у рамках робочого циклу кожному члену групи надсилається сповіщення про завдання, але створюється лише одне завдання, яке кожен окремий член групи може зарезервувати та виконати від імені всієї групи.

блок-схема робочого циклу

Докладніше про стверджуючи та виконання групового завдання перегляньте сегмента виконання цієї статті.

Можливість додати робочий цикл до всіх інших типів вмісту в колекції сайтів, успадкованих від типу вмісту, до якого додається робочий цикл, з’являється, якщо робочий цикл додається до типу вмісту для всієї колекції сайтів. (Зауважте, що в разі додавання робочого циклу лише для окремого списку або бібліотеки, цей параметр не відображається.)

Примітки : 

  • Для виконання операції, у якій виконуються всі додаткові процедури додавання, може знадобитися більше часу.

  • Якщо для будь-якого сайту або підсайту, від якого цей доданий робочий цикл має успадковувати типи вмісту, порушено успадковування, перед виконанням цієї операції переконайтеся, що ви є учасником групи власників кожного з цих сайтів чи підсайтів.

Необхідно буде вказати ім’я або адресу електронної пошти для кожної особи, якій будуть призначені завдання підписування.

Групи завдання чи індивідуальні?    Якщо призначити завдання на групу або список розсилки, групового завдання призначатимуться: кожен учасник групи отримають сповіщення про завдання, але лише один елемент, потрібно резервування та виконання завдання. Докладніше про стверджуючи та виконання групового завдання перегляньте сегмента виконання цієї статті.

Один етап чи кілька етапів?    Можна мати лише один етап завдання підписування або мати кілька етапів. Якщо у вас більше одного етапу, етапи буде здійснюватися одна за одною.

Паралельно були чи послідовні перевірки?    Для учасників у будь-який один етап можна провести його підпис завдання призначено всі одночасно (паралельно) або мати їх завдань, призначених одна за одною (послідовно) в порядку, у якому ви вказуєте. Числове подання параметр можна використовувати, якщо, наприклад, один з авторів дійсної приймає, рішення щодо документ і не має сенс для будь-яких інших авторів, щоб завершити завдання підписування, якщо на приймає рішення не вирішує вхід.

Приклад

У цьому простому сценарії демонструється кілька переваг перевірки з кількома етапами та послідовного призначення завдань.

Уявімо, що Федір додає новий робочий цикл збирання підписів для бібліотеки контрактів. Оскільки, фактично, за прийняття рішень відповідає Федір, він хоче першим підписувати кожен контракт. Якщо він вирішує не ставити свій підпис, ні Ганні, ні Степану завдання підписування не призначається. Федір може настроїти таку поведінку двома способами.

  • За допомогою послідовної перевірки    Іван настроїть одного послідовного етапу, в якому він перший учасник і Ганна та Степан другий і третій.
    Нижче описано, як Іван настроїть його одним етапу послідовного огляд.
    записи, що відображаються у формі

  • За допомогою двох етапів    Якщо Іван хоче Ганна та Степан, щоб призначати завдання на той же час, щоб Степан не потрібно чекати Ганна, щоб додати її підпис, перш ніж вона можна додати її, він можна настроїти два етапи робочого циклу. Перший етап містить лише свій підпис завдання, а другий – до етапу паралельного процесу, який містить Ганна та Степан, завдання. Якщо перший етап не завершено, не запускається другого етапу.
    Нижче описано, як Іван настроїть його два етапи паралельного огляд.
    Настройки, що відображаються у формі

Ось схеми для обох рішень. В обох версія, якщо Федір не виконає своє завдання підписування, Ганні та Степану завдання не призначатимуться взагалі.

блок-схеми для обох версій

У полі Копія на другій сторінці форми зв’язку можна ввести імена або адреси всіх, кого потрібно сповіщати про початок або завершення робочого циклу.

  • Введення тут імені не призведе до призначення завдання робочого циклу цій особі.

  • Якщо робочий цикл запускається вручну, користувач, який його запускає, отримує сповіщення про початок і завершення навіть якщо він не вказаний у цьому полі.

  • Якщо робочий цикл запускається автоматично, користувач, який від початку його додав, отримує сповіщення про початок і завершення навіть якщо він не вказаний у цьому полі.

Додавання робочого циклу збирання підписів (лише для одного списку або бібліотеки)

Якщо ви не ще не знайомі з додаванням робочі цикли, можливо, зручніше перегляд попередніх сегменти план та дізнатися в цій статті, перед продовженням дії, описані в цьому сегменті.

Переш ніж додавати робочий цикл слід, потрібно вирішити два питання.

Електронна пошта.    Щоб робочий цикл надсилав електронною поштою сповіщення, для сайту SharePoint потрібно ввімкнути підтримку електронної пошти. Якщо не відомо, чи це вже зроблено, зверніться до адміністратора SharePoint.

Дозволи    Параметри за замовчуванням продуктів SharePoint потрібна, що у вас є дозвіл на керування списками для додавання робочих циклів для списки, бібліотеки або колекції сайтів. (До групи власників має дозвіл на керування списками за промовчанням, до групи учасників і групи «відвідувачі» не. Щоб отримати додаткові відомості про дозволи наведено дізнатися сегмента цієї статті.)

Виконайте наведені нижче кроки.

  1. Відкрийте список або бібліотеку, для яких потрібно додати робочий цикл.

  2. На стрічці відкрийте вкладку Список або Бібліотека.

    Ім’я вкладки може бути різним залежно від типу списку або бібліотеки. Наприклад, у списку календарів ця вкладка називається Календар.

  3. У групі Настройки виберіть пункт Настройки робочого циклу.

  4. На сторінці "настройки робочого циклу" Укажіть один тип вмісту для робочого циклу для запуску або всі (для всіх типів вмісту) і натисніть кнопку Додати робочий цикл.

    Примітка : Збирання підписів робочі цикли можна запускати лише в документах, створених у створено в Word, Excelабо InfoPath.

    Додавання команди робочого циклу з вибраним типом вмісту документа

    1. Виконайте першу сторінку форми зв’язування.
      (Вказівки відповідають зображенню на ілюстрації.)

перша сторінка форми зв’язування для окремого списку або бібліотеки

виноска номер один

Тип вмісту

Залиште вибір за промовчанням Усі або виберіть певний тип вмісту.

виноска номер два

Робочий цикл.

Виберіть шаблон Збирання підписів – SharePoint 2013 або Збирання підписів – SharePoint 2010 .

Примітка : Якщо шаблон Збирання підписів – SharePoint 2013 або Збирання підписів – SharePoint 2010 не відображається у списку, зверніться до адміністратора SharePoint, щоб дізнатися, чи активовано його для вашої колекції сайтів або робочої області. Якщо у вас є дозволи для колекції сайтів, переглянути шаблони увімкнути SharePoint робочого циклу.

виноска номер три

Name (Ім’я)

Введіть ім’я для цього робочого циклу. Користувачі цього списку або бібліотеки ідентифікуватимуть за ним цей робочий цикл.

Пропозиції про іменування робочого циклу можна знайти до сегмента планування цієї статті.

виноска номер чотири

Список завдань

Виберіть список завдань, який використовуватиметься з цим робочим циклом. Можна вибрати наявний список завдань або клацнути пункт Новий список завдань, щоб створити новий список.

Додаткові відомості про причини для створення нового списку завдань (а не вибрати наявну) про до сегмента планування цієї статті.

Виноска номер 5

Список журналу

Виберіть список журналу, який використовуватиметься з цим робочим циклом. Можна вибрати наявний список журналу або вибрати команду Новий список журналу, щоб створити новий список.

Щоб отримати відомості про причини для створення нового списку історії (а не вибрати наявну) переглянути до сегмента планування цієї статті.

номер виноски шість

Параметри запуску

Укажіть один або кілька способів запуску цього робочого циклу.

Щоб отримати відомості про різні параметри переглянути до сегмента планування цієї статті.

  1. Після завершення всіх настроювань у цій формі натисніть кнопку Далі.

  2. Виконайте другу сторінку форми зв’язування.
    (Вказівки відповідають зображенню на ілюстрації.)

    Під час кожного запуску робочого циклу вручну продукти SharePoint відображають усі ці параметри на другій сторінці форми зв’язку, щоб їх можна було змінити лише для цього окремого екземпляра.

Друга сторінка форми зв’язку з викликаними параметрами

виноска номер один

Призначення

Введіть імена або адреси користувачів, яким потрібно призначити завдання.

  • Якщо завдання призначатимуться по черзі (послідовно)   
    введіть імена або адреси в порядку, у якому потрібно призначити завдання.

  • Якщо всі завдання будуть призначатися одночасно (паралельно).   
    Порядок імен або адрес не має значення.

  • Якщо ви додали до групу або список розсилки   
    групового завдання призначатимуться: кожен учасник групи отримають сповіщення про завдання, але лише один елемент, потрібно резервування та виконання завдання. Докладніше про стверджуючи та виконання групового завдання перегляньте сегмента виконання цієї статті.

виноска номер два

порядок

Укажіть як слід призначати завдання: по черзі (послідовно) чи всі одразу (паралельно).

Щоб отримати додаткові відомості про використання паралельними та етапи можна знайти до сегмента планування цієї статті.

виноска номер три

Додати новий етап

Додайте всі етапи, які мають виконуватися після щойно настроєного першого етапу.

  • Щоб видалити весь етап, клацніть поле Призначити для цього етапу, а потім натисніть сполучення клавіш Ctrl+Delete.

Щоб отримати додаткові відомості про використання кілька етапів можна знайти до сегмента планування цієї статті.

виноска номер чотири

"КОПІЯ"

Введіть імена або адреси електронної пошти всіх, кого слід сповіщати щоразу, коли починається або закінчується робочий цикл.

  • Введення імені тут Байдуже 't результатів до призначення завдання робочого циклу.

  • Якщо робочий цикл запускається вручну, користувач, який його запускає, отримує сповіщення про початок і завершення навіть якщо він не вказаний у цьому полі.

  • Якщо робочий цикл запускається автоматично, користувач, який від початку його додав, отримує сповіщення про початок і завершення навіть якщо він не вказаний у цьому полі.

  1. Коли всі настройки на цій сторінці будуть задані належним чином, натисніть кнопку Зберегти, щоб створити робочий цикл.

Продукти SharePoint створять нову версію робочого циклу.

Подальші дії

Якщо ви готові розпочати та тестування нового робочого циклу, перейдіть до сегмента ЗАПУСК цієї статті.

Можна знайти вказівки щодо додавання рядків підписів у документ в сегменті Вставлення цієї статті.

Додавання робочого циклу збирання підписів (для всієї колекції)

Якщо ви не ще не знайомі з додаванням робочі цикли, можливо, зручніше огляд сегменти план та дізнатися в цій статті, перед продовженням дії, описані в цьому сегменті.

Переш ніж додавати робочий цикл слід, потрібно вирішити два питання.

Повідомлення електронної пошти    Для того, робочий цикл для надсилання повідомлень електронної пошти повідомлення електронної пошти активована на сайті. Якщо ви не впевнені, що це вже зроблено, зверніться до адміністратора SharePoint.

Дозволи    Параметри за замовчуванням продуктів SharePoint потрібна, що у вас є дозвіл на керування списками для додавання робочих циклів для списки, бібліотеки або колекції сайтів. (До групи власників має дозвіл на керування списками за промовчанням, до групи учасників і групи «відвідувачі» не. Щоб отримати додаткові відомості про дозволи наведено дізнатися сегмента цієї статті.)

Виконайте наведені нижче кроки.

  1. Перейдіть на домашню сторінку колекції сайтів (не домашню сторінку сайту або підсайту в колекції).

  2. Натисніть кнопку Параметри Піктограма "Настройки" та виберіть пункт Параметри сайту.

    У SharePoint Onlineнатисніть кнопку Параметри Кнопка "Настройки" на рядку заголовка в SharePoint 2016 , а потім виберіть пункт вміст сайту. Із вмісту сайту виберіть пункт Параметри сайту.

  3. На сторінці параметрів сайту в розділі Колекції конструктора веб, натисніть кнопку Типи вмісту сайту.
    посилання та тип вмісту сайту в розділі ''список типів''

  4. На сторінці "Типи вмісту сайту" виберіть ім’я типу вмісту сайту, для якого потрібно додати робочий цикл.

    Примітка : Збирання підписів робочі цикли можна запускати лише в документах, створених у створено в Word, Excelабо InfoPath.

    типи вмісту документу з виділеним типом

    1. На сторінці для вибраного типу вмісту, у розділі Параметривиберіть пункт Настройки робочого циклу.
      посилання на настройки робочого циклу в розділі ''настройки''

    2. На сторінці "настройки робочого циклу" виберіть посилання Додати робочий цикл .
      Посилання ''Додати робочий цикл''

    3. Виконайте першу сторінку форми зв’язування.
      (Вказівки відповідають зображенню на ілюстрації.)

перша сторінка форми зв’язування з викликаними параметрами

виноска номер один

Робочий цикл.

Виберіть шаблон Збирання підписів – SharePoint 2013 або Збирання підписів – SharePoint 2010 .

Примітка : Якщо шаблон Збирання підписів – SharePoint 2013 або Збирання підписів – SharePoint 2010 не відображається у списку, зверніться до адміністратора SharePoint, щоб дізнатися, чи активовано його для вашої колекції сайтів або робочої області. Якщо у вас є дозволи для колекції сайтів, переглянути шаблони увімкнути SharePoint робочого циклу.

виноска номер два

Name (Ім’я)

Введіть ім’я для цього робочого циклу. Це ім’я, за яким користувачі ідентифікуватимуть цей робочий цикл у колекції сайтів.

Пропозиції про іменування робочого циклу можна знайти до сегмента планування цієї статті.

виноска номер три

Список завдань

Виберіть список завдань, який використовуватиметься з цим робочим циклом. Можна вибрати наявний список завдань або клацнути пункт Новий список завдань, щоб створити новий список.

Додаткові відомості про причини для створення нового списку завдань (а не вибрати наявну) про до сегмента планування цієї статті.

виноска номер чотири

Список журналу

Виберіть список журналу, який використовуватиметься з цим робочим циклом. Можна вибрати наявний список журналу або вибрати команду Новий список журналу, щоб створити новий список.

Щоб отримати відомості про причини для створення нового списку історії (а не вибрати наявну) переглянути до сегмента планування цієї статті.

Виноска номер 5

Параметри запуску

Укажіть один або кілька способів запуску цього робочого циклу.

Щоб отримати відомості про різні параметри переглянути до сегмента планування цієї статті.

номер виноски шість

Оновлення типів вмісту списку та сайту?

Укажіть, чи потрібно додавати цей робочий цикл до всіх інших типів вмісту сайту і списку, успадкованих від цього типу вмісту, (асоціювати з цими типами).

  • Для виконання операції, у якій виконуються всі додаткові процедури додавання, може знадобитися більше часу.

  • Якщо для будь-яких сайтів або підсайтів, що потребують додавання цього робочого циклу для наслідування типів вмісту, успадкування було перервано, перш ніж починати цю операцію переконайтеся, що ви належите до групи "Власники" на кожному з таких сайтів або підсайтів.

  1. Коли всі настройки на цій сторінці будуть задані належним чином, натисніть кнопку Далі.

  2. Виконайте другу сторінку форми зв’язування.
    (Вказівки відповідають зображенню на ілюстрації.)

    Під час кожного запуску робочого циклу вручну продукти SharePoint відображають усі ці параметри на другій сторінці форми зв’язку, щоб їх можна було змінити лише для цього окремого екземпляра.

Друга сторінка форми зв’язку з викликаними параметрами

виноска номер один

Призначення

Введіть імена або адреси користувачів, яким потрібно призначити завдання.

  • Якщо завдання призначатимуться по черзі (послідовно)   
    введіть імена або адреси в порядку, у якому потрібно призначити завдання.

  • Якщо всі завдання будуть призначатися одночасно (паралельно).   
    Порядок імен або адрес не має значення.

  • Якщо ви додали до групу або список розсилки   
    групового завдання призначатимуться: кожен учасник групи отримають сповіщення про завдання, але лише один елемент, потрібно резервування та виконання завдання. Докладніше про стверджуючи та виконання групового завдання перегляньте сегмента виконання цієї статті.

виноска номер два

порядок

Укажіть як слід призначати завдання на цьому етапі: по черзі (послідовно) чи всі одразу (паралельно).

Щоб отримати додаткові відомості про використання паралельними та етапи можна знайти до сегмента планування цієї статті.

виноска номер три

Додати новий етап

Додайте всі етапи, які мають виконуватися після щойно настроєного першого етапу.

  • Щоб видалити весь етап, клацніть поле Призначити для цього етапу, а потім натисніть сполучення клавіш Ctrl+Delete.

Щоб отримати додаткові відомості про використання кілька етапів можна знайти до сегмента планування цієї статті.

виноска номер чотири

"КОПІЯ"

Введіть імена або адреси електронної пошти всіх, кого слід сповіщати щоразу, коли починається або закінчується робочий цикл.

  • Введення імені тут Байдуже 't результатів до призначення завдання робочого циклу.

  • Якщо робочий цикл запускається вручну, користувач, який його запустив, отримує сповіщення про початок і зупинення, навіть якщо в цьому полі не задано значення.

  • Якщо робочий цикл починається автоматично, користувач, який його додав, отримує сповіщення про початок і завершення навіть якщо він не вказаний у цьому полі.

  1. Коли всі настройки на цій сторінці будуть задані належним чином, натисніть кнопку Зберегти, щоб створити робочий цикл.

Продукти SharePoint створять нову версію робочого циклу.

Подальші дії

Якщо ви готові розпочати та тестування нового робочого циклу, перейдіть до сегмента ЗАПУСК цієї статті.

Можна знайти вказівки щодо додавання рядків підписів у документ в сегменті Вставлення цієї статті.

Вставлення рядків підписів

Учасник робочого циклу, ніж додавати підпис, у документі потрібно вставити рядок підпису. Вставлення рядка і на Додавання підпису сам є два окремі дії.

Важливе зауваження

  • Після додавання підпису до будь-якого рядка підпису документ блокується для внесення будь-яких подальших змін за винятком додавання інших підписів до вже наявних рядків підпису.

  • У разі внесення змін після додавання першого підпису, усі вже додані підписи втрачають чинність або видаляються з документа.

  • Вставлення та видалення рядків підпису інтерпретується як внесення змін до документа.

  • Тому, додавання та видалення рядків слід завершити до того, як перший учасник додасть підпис.

Ось стисле графічне зведення за всім вищезгаданим.

Документ не має першого підпису і, таким чином, лишається відкритим для змін

До документа додано перший підпис, і таким чином, він заблокований для змін

Щоб Вставити рядок підпису у Word або Excel.

  1. Клацніть або розташуйте вказівник миші в тому місці в документі, де потрібно вставити рядок підпису.

  2. На на Вставлення натискайте клавішу табуляції, крім на групі текст натисніть кнопку Рядок підпису.

  3. У на діалогове вікно Настроювання підпису полів, виконайте будь-яку, усі або жоден із цих чотирьох полів:

    • Пропонований підписувач   
      повне ім'я підписувача.
      (Відображається в готовому підписі.)

    • Пропонована посада підписувача   
      (відображається в готовому підписі.)

    • Підписувача. адреса електронної пошти пропонованого   
      (не відображається в готовому підписі.)

    • Інструкції для підписувача.   
      будь-які корисні або необхідні відомості для підписувача.
      (Не відображається в готовому підписі.)
      діалогове вікно ''настроювання підпису''

  4. У цьому ж діалоговому вікні установіть або зніміть зазначені нижче прапорці.

    • Дозволити підписувачу додавати коментарі до діалогового вікна підпису   
      дозволити підписувачу введіть їх мета підписання.
      (Підписувач типи буде не відображається в готовому підписі.)

    • Відображати дату підписання в рядку підпису   
      дата, на якому буде додано до підпису.
      (Відображається в готовому підписі.)

  5. Натисніть кнопку OK.

Повторіть цю ж процедуру, щоб додати інші рядки підпису.

Щоб Видалити рядок підпису у Word або Excel.

  1. Клацніть рядок підпису, щоб його виділити.

  2. Натисніть кнопку Видалити.

Увага! : Рядки підпису можна вставити лише у формах фільтру InfoPath.

Щоб Вставити рядок підпису у InfoPath.

  1. У формі натисніть кнопку знайти курсор, де потрібно вставити рядок підпису.

  2. На вкладці стрічки Основне у групі Елементи керування виберіть елемент керування Рядок підпису.

  3. Клацніть рядок підпису, щоб виділити його, а потім клацніть правою кнопкою миші й виберіть у контекстному меню пункт Властивості рядка підпису.

  4. У діалоговому вікні Властивості рядка підпису на вкладці Загальні заповніть всі або деякі з цих чотирьох полів або не заповнюйте їх взагалі.

    • Повідомлення, яке відображатиметься перед підписуванням   
      будь-які корисні або необхідні відомості для підписувача.
      (Не відображається в готовому підписі.)

    • Ім'я підписувача   
      (відображається в готовому підписі.)

    • Посада підписувача   
      (відображається в готовому підписі.)

    • Адреса електронної пошти підписувача   
      (не відображається в готовому підписі.)
      Діалогове вікно властивостей підпису

  5. Внесіть будь-які необхідні коригування на вкладці Розмір і вкладці Додатково.

  6. Натисніть кнопку OK.

Щоб Видалити рядок підпису у InfoPath.

  • Виділіть елемент керування, а потім натисніть клавішу Delete.

Подальші дії

Якщо все готово для тестування нового робочого циклу, перейдіть до сегмента ЗАПУСК цієї статті.

Після завершення виконання завдання робочого циклу, перейдіть (або поверніться) до сегмента виконання цієї статті.

Запуск робочого циклу збирання підписів

Нагадування про підписи процес: всі зміни необхідно внести в документ, включно з усіх вставлення та видалення рядків , перед перший учасник додасть підпис до рядка підпису. (Щоб отримати докладніші відомості, переглянути до сегмента планування в цій статті.)

Крім того, переконайтеся, що користувачів, яким робочий цикл буде призначення завдань зрозуміти, як додати свої підписи та виконання завдань форм. Вони у пригоді сегмента виконання в цій статті.

Два способи запуску робочого циклу.    Можна настроїти запуск робочого циклу тільки вручну, тільки автоматично або обома способами.

  • Вручну в будь-який час, будь-який користувач із необхідними дозволами.

  • Автоматично настання ініціюючої події, що вказаний – тобто, кожного разу, коли документ буде додано до списку або бібліотеки та/або щоразу, коли документ відкрито у списку змінено будь-яким чином.
    (Ініціюючої події або подій, вказані на першій сторінці форми зв'язку, під час вихідного додавання та Настроювання робочого циклу. Додаткові відомості про до сегмента планування цієї статті.)

Робочий цикл можна 't почати в будь-який документ, який наразі взято на редагування. (Документа можна витягнутий після робочого циклу почав; але після його взято на редагування, не Далі робочі цикли можна роботи для цього документа, доки її не буде повернуто знову).

Якщо для робочого циклу настроєно автоматичний запуск, тоді щоразу після настання ініціюючої події для вказаного документа запускатиметься робочий цикл.

Після початку робочого циклу призначаються перші завдання і всім користувачам, яким вони призначені, надсилаються сповіщення. Тим часом користувачу, який першим додав робочий цикл, і всім особам, переліченим у полі Копія на другій сторінці форми зв’язку, надсилаються також сповіщення про запуск (незалежно від сповіщень про завдання).

Якщо необхідні рядки підпису відсутні в документі на момент запуску робочого циклу внаслідок настання ініціюючої події, їх слід вставити перед першим підписом, доданим до документа.

Примітка щодо дозволів    Зазвичай, необхідно мати дозвіл на редагування елементів, щоб почати робочий цикл. (За промовчанням, до групи учасників і власників групи як мати цей дозвіл, але не групи «відвідувачі». Проте, власника також можна вибирати, на основі робочого циклу, робочий цикл обов'язкового дозвіл на керування списками для людей з вадами почати робочий цикл. Вибравши цей параметр, власники по суті можна вказати, тільки вони та інші власники, можна почати певного робочого циклу. Щоб отримати докладніші відомості див дізнатися сегмента цієї статті).

Дві початкові точки

Робочий цикл можна запустити вручну з будь-якого із двох місць.

  • У списку або бібліотеці, де зберігається документ.

  • З в документі, самвідкрито у програмі Microsoft Office, у якому його створено. (Зверніть увагу, що це має бути повним, інстальованих програм а не веб-версії).

Інші два розділи в цьому сегменті містять інструкції для обох методів.

  1. Додайте всі необхідні рядки підпису в документ або домовтеся про це з учасниками робочого циклу, щоб гарантувати наявність усіх рядків підпису в документі до того, як учасники почнуть додавати власні підписи в ці рядки.

  2. Перейдіть до списку або бібліотеки, де зберігається документ, для якого потрібно почати робочий цикл.

  3. Клацніть піктограму перед ім'ям елемента, виберіть елемент а потім на до файли вкладки на стрічці, на робочі групи, натисніть кнопку робочі цикли.

  4. Про робочі цикли: ім'я сторінки документа , у розділі почати робочий цикл, виберіть робочий цикл, який потрібно запустити.
    посилання для запуску робочого циклу

  5. У формі ініціалізації робочого циклу внесіть необхідні зміни, які потрібно застосувати до певного екземпляра робочого циклу.

    Примітка : Зміни, внесені тут у форму ініціалізації, використовується лише під час поточного екземпляра робочого циклу. Якщо потрібно внести зміни, які буде застосовано під час кожного виконання робочого циклу, або якщо потрібно змінити настройки робочого циклу, що не відображаються в такому вигляді, відображається ЗМІНЕННЯ сегмента цієї статті.

Друга сторінка форми зв’язку з викликаними параметрами

виноска номер один

Призначення

Внесіть будь-які зміни у список користувачів, яким робочий цикл повинен призначити завдання.

  • Якщо завдання призначатимуться по черзі   
    введіть імена або адреси в порядку, у якому мають призначатися завдання.

  • Якщо всі завдання призначатимуться одночасно.   
    Порядок імен або адрес не має значення.

  • Якщо ви додали до групу або список розсилки   
    групового завдання призначатимуться: кожен учасник групи отримають сповіщення про завдання, але лише один елемент, потрібно резервування та виконання завдання. Докладніше про стверджуючи та виконання групового завдання перегляньте сегмента виконання цієї статті.

виноска номер два

порядок

Переконайтеся в правильності вибору процедури призначення завдань у кожному сегменті ­– по черзі (послідовно) або одночасно (паралельно) – відповідно до ваших потреб.

Щоб отримати додаткові відомості про використання паралельними та етапи можна знайти до сегмента планування цієї статті.

виноска номер три

Додати новий етап

Додайте будь-які необхідні додаткові етапи окрім тих, які вже настроєно.

  • Щоб видалити весь етап, клацніть поле Призначити для цього етапу, а потім натисніть сполучення клавіш Ctrl+Delete.

Щоб отримати додаткові відомості про використання кілька етапів можна знайти до сегмента планування цієї статті.

виноска номер чотири

"КОПІЯ"

Внесіть доповнення або видаліть те, що не потрібно. Зверніть увагу на ці зауваження.

  • Введення імені тут Байдуже 't результатів до призначення завдання робочого циклу.

  • Якщо робочий цикл запускається вручну, користувач, який його запустив, отримує сповіщення про початок і зупинення, навіть якщо в цьому полі не задано значення.

  • Якщо робочий цикл починається автоматично, користувач, який його додав, отримує сповіщення про початок і завершення навіть якщо він не вказаний у цьому полі.

  1. Після закінчення настройки форми ініціалізації натисніть кнопку Почати, щоб почати робочий цикл.

Під час робочого циклу призначається перше завдання і водночас надсилаються сповіщення вам і всім користувачам, переліченим у полі Копія форми ініціалізації.

  1. Додайте всі необхідні рядки підпису в документ або домовтеся про це з учасниками робочого циклу, щоб гарантувати наявність усіх рядків підпису в документі до того, як учасники почнуть додавати власні підписи в ці рядки.

  2. Відкрийте документ в інстальованій програмі Microsoft Office на своєму комп’ютері.

    Примітка : Цей метод не можна використовувати, коли документ відкрито у веб- застосунку версії програми Microsoft Office. Він має бути відкрито в повну, інстальовано версію програми на вашому комп'ютері.

  3. У відкритому документі перейдіть на вкладку Файл, виберіть елемент Зберегти та надіслати, а потім виберіть робочий цикл, який потрібно запустити для цього документа.

  4. Якщо відображається зазначене нижче повідомлення, у якому йде мова про те, що для робочого циклу потрібно повернути файл, натисніть кнопку Повернути.
    (Якщо це повідомлення не відображається, перейдіть до кроку 5.)

  5. Натисніть велику кнопку Почати робочий цикл.

  6. На сторінці "Змінення робочого циклу" у формі ініціалізації робочого циклу внесіть необхідні зміни, які потрібно застосувати до певного екземпляра робочого циклу.

    Примітка : Зміни, внесені тут у форму ініціалізації, використовується лише під час поточного екземпляра робочого циклу. Якщо потрібно внести зміни, які буде застосовано під час кожного виконання робочого циклу, або якщо потрібно змінити настройки робочого циклу, що не відображаються в такому вигляді, відображається ЗМІНЕННЯ сегмента цієї статті.

Друга сторінка форми зв’язку з викликаними параметрами

виноска номер один

Призначення

Внесіть будь-які зміни у список користувачів, яким робочий цикл повинен призначити завдання.

  • Якщо завдання призначатимуться по черзі   
    введіть імена або адреси в порядку, у якому мають призначатися завдання.

  • Якщо всі завдання призначатимуться одночасно.   
    Порядок імен або адрес не має значення.

  • Якщо ви додали до групу або список розсилки   
    групового завдання призначатимуться: кожен учасник групи отримають сповіщення про завдання, але лише один елемент, потрібно резервування та виконання завдання. Докладніше про стверджуючи та виконання групового завдання перегляньте сегмента виконання цієї статті.

виноска номер два

порядок

Переконайтеся в правильності вибору процедури призначення завдань у кожному сегменті ­– по черзі (послідовно) або одночасно (паралельно) – відповідно до ваших потреб.

Щоб отримати додаткові відомості про використання паралельними та етапи можна знайти до сегмента планування цієї статті.

виноска номер три

Додати новий етап

Додайте будь-які необхідні додаткові етапи окрім тих, які вже настроєно.

  • Щоб видалити весь етап, клацніть поле Призначити для цього етапу, а потім натисніть сполучення клавіш Ctrl+Delete.

Щоб отримати додаткові відомості про використання кілька етапів можна знайти до сегмента планування цієї статті.

виноска номер чотири

"КОПІЯ"

Внесіть доповнення або видаліть те, що не потрібно. Зверніть увагу на ці зауваження.

  • Введення імені тут Байдуже 't результатів до призначення завдання робочого циклу.

  • Якщо робочий цикл запускається вручну, користувач, який його запустив, отримує сповіщення про початок і зупинення, навіть якщо в цьому полі не задано значення.

  • Якщо робочий цикл починається автоматично, користувач, який його додав, отримує сповіщення про початок і завершення навіть якщо він не вказаний у цьому полі.

  1. Закінчивши настройку форми ініціалізації, натисніть кнопку Почати, щоб почати робочий цикл.

Під час робочого циклу призначається перше завдання і водночас надсилаються сповіщення вам і всім користувачам, переліченим у полі Копія форми ініціалізації.

Подальші дії

  • Якщо під час першого запуску цього робочого циклу, інші учасники знадобиться відомості та допомога для виконання призначених завдань? (Їх у пригоді сегмента виконання цієї статті.)

  • Також корисно перевірити, чи отримують учасники сповіщення електронною поштою, і зокрема те, чи не потрапляють ці сповіщення до небажаної пошти.

  • І звісно, ви можете мати один або кілька завдань робочого циклу для виконання самостійно. Перейдіть до сегмента виконання цієї статті відомості.

  • Тим часом щоб дізнатися, як ви можете слідкувати за виконання поточного екземпляра робочого циклу, перейдіть до сегмента МОНІТОРИНГ цієї статті.

Виконання завдання робочого циклу збирання підписів

Якщо вам вперше призначено завдання в робочому циклі збирання підписів, можливо, перед виконанням завдання вам буде корисно ознайомитися з цим сегментом статті в повному обсязі. Так ви дізнаєтеся про всі наявні у вас можливості.

Примітка : Якщо відомо, що вам призначено завдання робочого циклу, а повідомлення про призначення відсутнє в папці "Вхідні" електронної пошти, переконайтеся, що повідомлення не потрапило до небажаної пошти. Якщо це трапилося, змініть настройки фільтра відповідним чином.

Спочатку переконайтеся, що ви перейшли до правильної статті

Для різних типів робочих циклі потрібні різні дії з завданнями.

Тому перш ніж почати, переконайтеся що призначене вам завдання справді є завданням робочого циклу збирання підписів, а не завданням якого-небудь іншого типу робочого циклу.

Спробуйте знайти текст цього документа потрібен ваш підпис в будь-якому з цих розташувань:

  • У рядку теми сповіщення про завдання
    Позначення тексту у сповіщенні про завдання

  • У рядку повідомлень документа, який необхідно перевірити;
    позначення тексту у сповіщенні завдання

  • У заголовку завдання на сторінці "стан робочого циклу"
    позначення тексту в заголовку завдання на сторінці ''стан робочого циклу''

Якщо ви не бачите цього документа потрібен ваш підпис тексту в таких розташуваннях, зверніться до особи, яка роботи або додала робочий цикл, щоб дізнатися, які шаблону робочого циклу на його основі – чи це настроювані робочого циклу.

Якщо з’ясується, що це дійсно завдання збирання підписів, ознайомтеся з рештою розділів цього сегмента!

Про призначення вам завдання з робочого циклу зазвичай можна дізнатися одним із трьох способів:

  • зі сповіщення про завдання, надісланого електронною поштою;

  • з рядка повідомлень документа Microsoft Office, у якому міститься сповіщення про призначення вам відповідного завдання;

  • на сайті SharePoint, де можна дізнатися про призначення одного або кількох завдань.

Якщо з’ясується, що вам призначеного завдання з робочого циклу збирання підписів, зазвичай слід виконати дві дії.

  • Перевірка документа.    Відкриття та перевірка документа з подальшим підписанням (або без нього).

  • Завершення завдання.    Заповнення та надсилання форми завдання.

Таким чином, часто для завершення завдання потрібні три зазначені нижче елементи:

  • сповіщення (отримане електронною поштою);

  • документ, надісланий для підпису (відкритий, а потім підписаний або ні);

  • форма завдання (яку необхідно відкрити, заповнити та надіслати).

Ось як виглядають ці три елементи.

Примітка :  КнопкаВідкрити завдання на стрічці в повідомленні про завдання відображаєтьсялише тоді, коли повідомлення відкривається в повній, інстальованій версії Outlook, ане у веб-застосунку Outlook Web Access.

Сповіщенням про завдання, елемент для перевірки та форма завдання

Примітка : Кнопка Відкрити завдання на стрічці в повідомленні про завдання відображається лише тоді, коли повідомлення відкривається в повній, інстальованій версії Outlook, а не у веб-застосунку Outlook Web Access.

(Зверніть увагу: якщо не призначено завдання з вами особисто, але на всю групу або список розсилки якого ви належите, а потім слід резервування завдання до завершення її. Додаткові відомості можна отримати у розділі зарезервувати групового завдання перед його завершенням в цьому сегменті.)

Виконайте наведені нижче кроки.

  1. У повідомленні про завдання, у розділі інструкцій Для завершення цього завдання виберіть посилання на документ.

  2. У відкритому документі натисніть кнопку Відкрити завдання в рядку повідомлень.

перехід до елемента та форми завдання з повідомлення електронної пошти

Примітка : Кнопка Відкрити завдання на стрічці в повідомленні про завдання (показано на ілюстрації у верхній частині чорної стрілки) відображається лише тоді, коли повідомлення відкривається в повній, інстальованій версії Outlook, а не у веб-застосунку Outlook Web Access.

(Зверніть увагу: якщо не призначено завдання з вами особисто, але на всю групу або список розсилки якого ви належите, а потім слід резервування завдання до завершення її. Додаткові відомості можна отримати у розділі зарезервувати групового завдання перед його завершенням в цьому сегменті.)

Виконайте наведені нижче кроки.

  1. У списку або бібліотеці, де знаходиться документ для перевірки, виберіть посилання  Виконується, пов’язане з документом і робочим циклом.

  2. На сторінці "Стан робочого циклу" виберіть назву свого завдання.

  3. У формі завдання, на панелі повідомлення Це завдання робочого циклу застосовується до, виберіть посилання на документ.

перехід до елемента та форми завдання зі списку або бібліотеки

Зверніть увагу: якщо не призначено завдання з вами особисто, але на всю групу або список розсилки якого ви належите, а потім слід резервування завдання до завершення її. Додаткові відомості можна отримати у розділі зарезервувати групового завдання перед його завершенням в цьому сегменті.

Крім того, слід пам’ятати про те, що в разі настроювання рядка підпису для конкретного користувача та додавання до нього підпису під час входу від імені іншого користувача у рядку підпису може бути помітна невідповідність. У цьому прикладі рядок підпису було настроєно для Федора Маркова, а підпис додано користувачем, який увійшов до системи від імені Ганни Лідман.

рядок підпису, у якому відображається інший підписувач

У наведеному нижче прикладі документ було створено у Word.

Елемент для перевірки із трьома жовтими рядками повідомлень

Зверніть увагу на три жовті рядки повідомлень у верхній частині документа.

Позначено як остаточний    Цей рядок повідомлень повідомляє, що принаймні один користувач уже додано підпис на рядок підпису.

Увага! :  З цієї миті внесення будь-яких змін до документа, крім додавання підписів у наявні рядки підпису, призводитиме до видалення або скасування чинності всіх уже доданих підписів. (Тобто, вставлення або видаленнярядків підпису на цьому етапізаборонене; можна додавати лише саміпідписи.)

Підписи.    Натиснувши кнопку Перегляд підписів, можна відкрити область Підписи. В області Запитані підписи клацніть стрілку поруч зі своїм ім’ям, а потім у розкривному меню виберіть команду Підписати.

Примітки : 

  • Якщо ім’я зустрічається у списку Запитані підписи кілька разів, це свідчить про те, що для додавання вашого підпису передбачено кілька рядків. Скористайтеся цією процедурою, щоб додати кожен із підписів.

  • Якщо ваше ім’я відсутнє у списку Запитані підписи, зверніться до особи, яка запустила робочий цикл або, в разі автоматичного запуску, особи, яка від початку його додала.

  • У формах InfoPath немає області Підписи або списку Запитувані підписи. Перед збереженням документа та завершенням виконання завдання переконайтеся, що підпис проставлено у всіх рядках підпису.

елемент з відкритою областю ­­''підписи''

У разі відображення повідомлення про сторонніх постачальників послуг цифрового підпису натисніть кнопку OK для продовження. (Щоб це повідомлення більше не відображалося в майбутньому, установіть прапорець.)

Відкриється діалогове вікно Підписання.

діалогове вікно підписання

Щоб підписати документ, просто введіть своє ім’я в полі поруч із великим хрестиком X, натисніть кнопку Підписати, а потім – кнопку OK у діалоговому вікні Підтвердження підпису.

Нагадування. Якщо ім’я зустрічається у списку Запитані підписи кілька разів, це свідчить про те, що для додавання вашого підпису передбачено кілька рядків. Скористайтеся цією процедурою, щоб додати кожен із підписів.

Завдання робочого циклу    Коли все буде готово для заповнення та надсилання форми завдання, натисніть кнопку Відкрити завдання в рядку повідомлень Завдання робочого циклу .

Форма завдання робочого циклу збирання підписів виглядає приблизно так.

Форма завдання з обведеними параметрами

Зверніть увагу, що перші два елементи керування (Видалити елемент і це завдання робочого циклу застосовується дозаголовка документа) не відображаються у формі завдання, якщо його відкрито з всередині документа для підписання. Відображаються лише під час відкриття форми завдання безпосередньо в повідомленні про завдання "або" список завдань на сторінці "стан робочого циклу".

виноска номер один

Видалення елемента

Щоб видалити завдання з поточного екземпляра робочого циклу, виберіть це посилання.

  • Видалення завдання не приводить до видалення документа для підписання.

  • Видалене завдання більше не відображається в області Завдання на сторінці "Стан робочого циклу". (Проте запис про видалення лишається в області Журнал на цій сторінці.)

Примітка :  Якщо цей екземпляр робочого циклу запускали не ви, можливо, перед видаленням завдання слід звернутися до користувача, який його запустив (або, якщо його було запущено автоматично, до особи, яка від початку його додала). 

виноска номер два

Це завдання робочого циклу застосовується дозаголовка документа

Щоб відкрити документ для підписання, виберіть це посилання.

виноска номер три

Стан, ким запитано, консолідовані примітки, завершення дати

Ви не можете редагувати або змінювати записи в цих чотирьох полях, але відомості з цих полів можуть виявитися корисними.

Зверніть увагу, що поле Консолідовані примітки містить усі примітки, надіслані учасниками у формі, які вже виконали свої завдання в цьому екземплярі робочого циклу.

Аналогічно, після надсилання форми будь-який текст, доданий у полі Примітки (4), також відображатиметься в полі Консолідовані примітки для наступних учасників.

виноска номер чотири

Примітки

Будь-який введений тут текст буде записано до журнал робочого циклу і відображатиметься також у полі Консолідовані примітки (3) для наступних учасників.

Виноска номер 5

Вхід

Після підписання документа та введення будь-яких відгуків, які необхідно надати, у полі Примітки (4), натисніть цю кнопку, щоб надіслати форму та виконати завдання.

номер виноски шість

"Скасувати"

Щоб закрити форму завдання без збереження будь-яких змін або відповідей, натисніть цю кнопку. Завдання залишиться незавершеним і призначеними вам.

виноска номер сім

Перепризначення завдання

Щоб перепризначити завдання іншому користувачу, натисніть цю кнопку.

Щоб переглянути зображення сторінки введення відомостей про перепризначення і отримати подальші інструкції перейдіть до розділу 7 цього сегмента, перепризначення завдання іншій особі.

Примітка : Цей параметр можна вимкнути для деяких завдань робочого циклу.

Якщо одне завдання призначене всій групі, учасником якої ви є, тоді будь який учасник цієї групи може зарезервувати і виконати завдання від імені всієї групи.

Зарезервуйте завдання до відкриття та підписання документа. Після того, як завдання буде зарезервоване, воно буде призначене вам, і жоден інший учасник групи не зможе його виконувати. (Таким чином, тільки один користувач виконує необхідну роботу.)

  1. На сторінці "Стан робочого циклу" виберіть ім’я призначеного вашій групі завдання доки не відобразиться стрілка.

  2. Клацніть стрілку та виберіть пункт Редагувати елемент у формі завдання, натисніть кнопку Зарезервувати завдання .
    як зарезервувати групове завдання

Після оновлення сторінки "Стан робочого циклу" стає видно, що завдання більше не призначене групі, а призначене особисто вам.

Згодом, якщо знадобиться знову звільнити завдання для групи без його виконання, виконайте ті самі кроки, щоб повернути форму завдання, але тепер натисніть кнопку Звільнити завдання.

Кнопка ''Звільнити завдання'' у формі завдання

Якщо потрібно, щоб хтось інший завершив завдання робочого циклу, призначене вам, натисніть кнопку Повторно призначити завдання у формі завдання робочого циклу.

Відобразиться форма.

Форма повторного призначення завдання

виноска номер один

Перепризначити завдання користувачу

Введіть ім’я або адресу користувача, якому буде призначено це завдання.

Щоб призначити це завдання користувачу, який почав робочий цикл  (або, якщо робочий цикл почався автоматично, користувачу, який від початку додав цей робочий цикл),  залиште це поле пустим.

виноска номер два

Новий запит

Надайте всю відомості, необхідні користувачу, якому призначено це завдання, для завершення завдання. (Будь-який введений тут текст буде додано до області Консолідовані примітки.)

виноска номер три

Нова тривалість

Виконайте одну із цих трьох дій.

  • Щоб зберегти наявний термін    Залиште це поле пустим.

  • Для видалення терміну.    Введіть число 0.

  • Щоб призначити нову дату    Введіть тут число, а потім вкажіть одиниці вимірювання тривалості в полі нижче. Взяті разом, два записи визначте цей період, перш ніж змінити завдання – це термін.

Зверніть увагу, що за промовчуванням завданням збирання підписів не призначається термін або тривалість.

виноска номер чотири

Нові одиниці вимірювання тривалості

Якщо ви вказуєте нове значення тривалості завдання, за допомогою цього поля в поєднанні Нове значення тривалості поле для визначення періоду до завершення завдання. (Наприклад: 3 днів або 1 місяць або 2 тижнів.)

Коли форму буде завершено, натисніть кнопку Надіслати. Завдання позначено завершено, нове завдання призначається користувачу, тепер відповідає за завдання і надсилається сповіщення про завдання.

Усі нові надані відомості включаються в текст Делеговано учасником у новому сповіщенні про завдання (№1 на наступній ілюстрації).

сповіщення про завдання для повторно призначеного завдання

Тим часом всі ці зміни можна відстежити та переглянути в розділах Завдання та Журнал сторінки "Стан робочого циклу", як показано тут.

Області завдань і журналу на сторінці ''Стан робочого циклу'' для повторно призначеного завдання

Моніторинг, настроювання або припинення виконання робочого циклу збирання підписів

Сторінка "Стан робочого циклу" для цього циклу є центральним розташуванням, з якого можна здійснювати моніторинг, коригувати або зупиняти розпочатий робочий цикл.

Насамперед поглянемо, як потрапити на цю сторінку, а потім дізнаємося, як використовувати параметри та відомості, які на ній розташовані. Наприкінці ми розглянемо дві інші сторінки, де можна отримати додаткові відомості про моніторинг.

У списку або бібліотеці, де знаходиться елемент, виберіть посилання  Виконується для потрібного елемента і робочого циклу.

У цьому прикладі елементом є документ, який називається "Чернетка основного звіту", а циклом є "Схвалення 3".

клацніть посилання на стан робочого циклу

Відкриється сторінка стану робочого циклу.

  • Якщо список або бібліотека містить значну кількість елементів, щоб пришвидшити процес пошуку потрібного елемента можна скористатися сортуванням або фільтруванням. Якщо виявиться, що неодноразово доводилося виконувати одне й теж сортування і/або фільтрування, можна створити користувацьке подання, яке автоматизує таке впорядкування.

  • Для доступу до сторінки "Стан робочого циклу" також можна вибрати посилання Переглянути стан цього робочого циклу у сповіщенні електронною поштою про те, що цикл "розпочато", або посилання Переглянути журнал робочого циклу у сповіщенні електронною поштою про те, що цикл "завершено", для певного екземпляра.

Тут, під ілюстрацією кожного розділу сторінки "Стан робочого циклу", можна знайти запитання та відповіді щодо моніторингу.

Розділ відомостей про робочий цикл

Розділ відомостей про робочий цикл сторінки ''Стан робочого циклу''

Запитання, на які слід відповісти

  • Хто запустив цей екземпляр робочого циклу?

  • Коли було запущено цей екземпляр?

  • Коли було виконано останню операцію в цьому екземплярі?

  • Який елемент у цьому екземплярі виконується?

  • Який поточний стан цього екземпляра?

Розділ завдань

область завдань сторінки ''стан робочого циклу''

Запитання, на які слід відповісти

  • Які завдання вже створені та призначені, і який їх поточний стан?

  • Які завдання вже завершені, і який результат виконання кожного з цих завдань?

  • Які терміни завершення для кожного створеного та призначеного завдання? (Зверніть увагу, що за промовчуванням завданням збирання підписів не призначається термін або тривалість.)

Видалені та непризначені завдання не відображаються в цьому розділі.

Розділ "Журнал робочого циклу"

Розділ ''Журнал робочого циклу'' на сторінці ''Стан робочого циклу''

Запитання, на які слід відповісти

  • Які події вже відбулися в цьому екземплярі робочого циклу?

  • Зауважте, що прострочені завдання та сповіщення про них не відображаються в цій області.

Зупинити виконання екземпляру робочого циклу до його планового завершення можна двома способами.

  • Скасування робочого циклу.    Усі завдання скасовано, але вони зберігаються в області Завдання на сторінці "Стан робочого циклу".

  • Завершення цього робочого циклу.    Усі завдання скасовано, але їх видалено з області Завдання на сторінці "Стан робочого циклу". (Вони, однак, продовжують відображатися в області "Журнал робочого циклу".)

Вказівки для обох методів наведено нижче.

Скасувати (всі завдання скасовано, але вони зберігаються як у списку завдань, так і в журналі)

Якщо поточний екземпляр робочого циклу більше не потрібен, його можна скасувати.

За промовчанням цю процедуру може виконати особа, яка запустила цей екземпляр робочого циклу або будь-який користувач із правами на керування списком. (Знову ж таки, власники групи має дозвіл на керування списками за замовчуванням; Учасники групи та групи відвідувачів немає.)

  • На сторінці "Стан робочого циклу" в області під заголовком "Зоровий образ робочого циклу", клацніть посилання Скасувати всі завдання збирання підписів.

Всі поточні завдання скасовано, а робочий цикл завершується стан скасовано. Скасування завдання досі відображаються в області завдань і в області Журнал робочого циклу .

Завершити (усі завдання видаляються зі списку завдань, але вони зберігаються в журналі)

Якщо станеться помилка, або робочий цикл зупиниться та не відповідатиме, його можна завершити.

За промовчанням цю процедуру може виконати лише користувач із правами на керування списком. (Знову ж таки, власники групи має дозвіл на керування списками за замовчуванням; Учасники групи та групи відвідувачів немає.)

  • На сторінці "Стан робочого циклу" безпосередньо під зоровим образом робочого циклу виберіть посилання Завершити цей робочий цикл.

Усі завдання, створені робочий цикл скасовано та буде видалено з області завдань на сторінці "стан робочого циклу", проте вони все ще буде відображено в області Журнал робочого циклу . Робочий цикл завершується стан скасовано.

На сторінці "Робочі цикли" будь-якого елемента, відображається список робочих циклів, які наразі виконуються для цього елемента.

  1. Перейдіть до списку або бібліотеки, де зберігається елемент.

  2. Наведіть курсор на елемент, клацніть стрілку, що з’явиться, а потім виберіть у розкривному меню пункт Робочі цикли.

  3. На сторінці "Робочі цикли: ім’я елемента" в розділі Виконувані робочі цикли відображається список екземплярів робочого циклу, які зараз запущено для елемента.

Примітка :  Зауважте, що для одного елементанеможливо одночасно запустити кілька екземплярів окремої версії робочого циклу. Нехай, наприклад, було додано два робочі цикли, кожен з яких створено на основі шаблону збирання підписів. Один називається ­"Збирання відгуків про план", а інший – "Збирання відгуків про бюджет". Для кожного елемента в будь-який момент часу може виконуватися лише один екземпляркожного з робочих циклів: ­"Збирання відгуків про план" та "Збирання відгуків про бюджет", але запускдвох екземплярівбудь-якого з робочих циклів неможливий.

Адміністратори колекції сайтів можуть швидко отримати наведені нижче відомості.

  • Визначити кількість робочих циклів для кожного наявного шаблону робочого циклу в колекції сайтів.

  • Дізнатися активний чи неактивний зараз кожен шаблон робочого циклу в колекції сайтів.

  • Визначити кількість екземплярів версій робочих циклів для кожного запущеного шаблону робочого циклу в колекції сайтів.

Нижче описано, як це зробити.

  1. Відкрийте домашню сторінку колекції сайту (не домашню сторінку сайту або підсайту в колекції сайтів).

  2. Клацніть піктограму настройки Кнопка ''Настройки'' на загальнодоступному веб-сайті SharePoint а потім виберіть пункт Параметри сайту.
    На сторінці параметрів сайту в розділі Адміністрування сайтувиберіть пункт робочі цикли.
    посилання ''­робочі цикли'' під заголовком ''адміністрування сайту''

Відкриється сторінка "Робочі цикли", на якій відобразяться відповідні відомості.

Подальші дії

Якщо під час першого запуску цієї версії робочого циклу, можна використовувати інструкції в сегменті Огляд цієї статті Перегляд подій в екземплярі і дізнатися, чи робочий цикл функціонує як ви хочете, щоб.

Перевірка результатів робочого циклу збирання підписів та створення звітів

Після завершення екземпляра робочого циклу можна переглянути події, збережені у його журналі. (Запис будь-якого екземпляра лишається доступним протягом щонайбільше 60 діб після його завершення.)

Увага! :  Зверніть увагу, що журнал робочого циклу надано лише для неофіційної довідки. Йогоне можна застосовувати для офіційних аудитів або в будь-яких інших законних, доказових цілях.

Можна також сформувати звіти про загальну продуктивність робочого циклу в різних екземплярах.

Якщо елемент лишається в одному списку або бібліотеці, доступ до нього можна отримати з цього списку або бібліотеки, доки для цього ж елемента не буде знову запущено той же робочий цикл.

Щоб переглянути сторінку "Стан робочого циклу" для останнього екземпляра робочого циклу, запущеного для будь-якого елемента, зробіть ось що.

  • У списку або бібліотеці, де знаходиться елемент, виберіть посилання на стан потрібного елемента та робочого циклу.

У цьому прикладі елементом є документ під назвою Чернетка основного звіту , а робочий цикл Затвердження новий документ.

клацніть посилання на стан робочого циклу

Розділ Журнал робочого циклу розташований у нижній частині сторінки "Стан робочого циклу".

Розділ ''Журнал робочого циклу'' на сторінці ''Стан робочого циклу''

Що слід зробити для перегляду журналу екземпляра після повторного виконання робочого циклу для того ж елемента?

Насправді ви можете виконувати це протягом 60 днів, з будь-якої із двох точок входу: списку чи бібліотеки, або сповіщення про завершення робочого циклу. (Шістдесят днів – це термін, протягом якого продукти SharePoint зберігатимуть журнал завдань для робочих циклів).

У списку або бібліотеці

  1. Перейдіть до списку або бібліотеки, де зберігається елемент.

  2. Клацніть піктограму перед ім’ям елемента, щоб вибрати його, а потім на вкладці стрічки Файли у групі Робочі цикли натисніть кнопку Робочі цикли.

  3. Про робочі цикли: ім'я елемента сторінки, в розділі Робочі цикли завершено, клацніть ім'я або стан екземпляра робочого циклу, який потрібно переглянути.
    список виконаних робочих циклів на сторінці ­''робочі цикли'' для елемента
    Відкриється сторінка на стан робочого циклу для цього екземпляра.

У сповіщенні про завершення робочого циклу

  • Відкрийте сповіщення про завершення робочого циклу для екземпляра, який необхідно переглянути, і виберіть посилання Переглянути журнал робочого циклу.

сповіщення про завершення робочого циклу з виділеним посиланням на журнал
Відкриється сторінка на стан робочого циклу для цього екземпляра.

Щоб зберегти всі завершення сповіщення, можна створювати правила програми Outlook. Настроювання правила для копіювання всіх вхідних повідомлень, які мають виконати станом на текст в рядку теми до особистого, окремої папки. (Переконайтеся, що до програми Outlook правила копії надходять повідомлення а не просто перемістити їх, або вони також відображатиметься в папці "Вхідні".)

Щоб дізнатися, як загалом виконується одна з версій робочого циклу  (з часом і з кількома екземплярами) можна створити один із попередньо визначених звітів, або обидва одночасно.

  • Звіт про тривалість діяльності.    Цей звіт призначено для перегляду середньої тривалості до завершення кожної справи в робочому циклі, а також перегляду тривалості кожної з них до повного завершення або завершення екземпляра такого робочого циклу.

  • Скасування та звіт про помилки.    Цей звіт призначено для визначення частоти скасування робочого циклу або помилок, що сталися до завершення.

Створення доступних звітів для робочого циклу

  1. У списку або бібліотеці, у стовпці стан виберіть для цього робочого циклу клацніть будь-які посилання на відомості про стан.
    вибір стану робочого циклу

  2. На сторінці "стан робочого циклу" в розділі Журнал робочого циклувиберіть Перегляд звітів про робочих циклів.
    вибір посилання ''перегляд звітів про робочі цикли'' в розділі ''журнал робочого циклу''

  3. Знайдіть робочого циклу, для якого потрібно переглянути звіт а потім клацніть назву звіту, який потрібно переглянути.
    вибір посилання ''звіт про тривалість дії''

  4. На сторінці настроювання зберегти або змінити розташування, де буде створено файл звіту і натисніть кнопку OK.
    натискання кнопки ­''ok'' в місці для збереження файлу
    звіт буде створено та збережено у вказаному розташуванні.

  5. Коли звіт буде завершено, можна клацнути посилання, показано на ілюстрації нижче, щоб переглянути його. В іншому разі натисніть кнопку OK , щоб завершити та закрийте діалогове вікно. (Пізніше, коли все буде Готово, щоб переглянути звіт, її можна знайти в цьому розташуванні на попередньому кроці.)
    Вибір посилання для перегляду звіту

Подальші дії

Якщо робочий цикл функціонує саме таким чином, як заплановано, можна починати ним користуватися.

Якщо все, щоб змінити відомості про те, як це працює, відображається ЗМІНЕННЯ сегмента цієї статті.

Створення звітів про продуктивність робочих циклів

Щоб дізнатися, як загалом виконується одна з версій робочого циклу  (з часом і з кількома екземплярами) можна створити один із попередньо визначених звітів, або обидва одночасно.

  • Звіт про тривалість діяльності.    Цей звіт призначено для перегляду середньої тривалості до завершення кожної справи в робочому циклі, а також перегляду тривалості кожної з них до повного завершення або завершення екземпляра такого робочого циклу.

  • Скасування та звіт про помилки.    Цей звіт призначено для визначення частоти скасування робочого циклу або помилок, що сталися до завершення.

Створення доступних звітів для робочого циклу

  1. У списку або бібліотеці, у стовпці стан виберіть для цього робочого циклу клацніть будь-які посилання на відомості про стан.
    вибір стану робочого циклу

  2. На сторінці "стан робочого циклу" в розділі Журнал робочого циклувиберіть Перегляд звітів про робочих циклів.
    вибір посилання ''перегляд звітів про робочі цикли'' в розділі ''журнал робочого циклу''

  3. Знайдіть робочого циклу, для якого потрібно переглянути звіт а потім клацніть назву звіту, який потрібно переглянути.
    вибір посилання ''звіт про тривалість дії''

  4. На сторінці настроювання зберегти або змінити розташування, де буде створено файл звіту і натисніть кнопку OK.
    натискання кнопки ­''ok'' в місці для збереження файлу
    звіт буде створено та збережено у вказаному розташуванні.

  5. Коли звіт буде завершено, можна клацнути посилання, показано на ілюстрації нижче, щоб переглянути його. В іншому разі натисніть кнопку OK , щоб завершити та закрийте діалогове вікно. (Пізніше, коли все буде Готово, щоб переглянути звіт, її можна знайти в цьому розташуванні на попередньому кроці.)
    Вибір посилання для перегляду звіту

Подальші дії

Якщо робочий цикл функціонує саме таким чином, як заплановано, можна починати ним користуватися.

Якщо все, щоб змінити відомості про те, як це працює, відображається ЗМІНЕННЯ сегмента цієї статті.

Змінення, вимкнення або видалення робочого циклу збирання підписів

Після запуску першого екземпляра нового робочого циклу збирання підписів і перевірки результатів можна, за необхідності, внести одну або кілька змін у настройки робочого циклу.

Крім того, можливо, у майбутньому в конфігурацію необхідно буде вносити додаткові зміни.

Зрештою, може виникнути потреба скоротити чи подовжити цей період, але не видаляти його – або натомість видаліть його остаточно.

Щоб внести остаточні зміни в настроювання наявного робочого циклу, відкрийте та відредагуйте форму зв’язку, яка від початку використовувалася для його додавання.

Якщо робочий цикл виконується лише в одному списку або бібліотеці

  1. Відкрийте список або бібліотеку, у якій виконується робочий цикл.

  2. На стрічці виберіть вкладку Список або Бібліотека.

    Примітка : Ім’я вкладки може бути різним залежно від типу списку або бібліотеки. Наприклад, у списку календарів ця вкладка називається Календар.

  3. У групі Настройки виберіть пункт Настройки робочого циклу.

  4. На сторінці "Настройки робочого циклу" в області Ім’я (клацніть, щоб змінити настройки) виберіть ім’я робочого циклу, для якого потрібно змінити настройки.

    Примітка : Якщо потрібний робочий цикл збирання підписів відсутній у списку, можливо, його пов’язано лише з одним типом вмісту. Те, які саме робочі цикли відображаються у списку, залежить від значення елемента керування Показувати зв’язки робочих циклів цього типу, розташованого безпосередньо над списком (див. ілюстрацію). Вибирайте параметри типу вмісту в розкривному меню, щоб з’ясувати, який із них необхідний для відображення потрібного робочого циклу. Коли потрібний робочий цикл відобразиться у списку, клацніть його ім’я.

  5. На тій же двосторінковій формі зв’язку, яка від початку використовувалася для додавання робочого циклу, внесіть і збережіть необхідні зміни.

    Додаткові відомості щодо полів і елементів керування у формі зв'язку див. сегмент планування та до відповідного сегмента додавання (списку чи бібліотеки або колекції сайтів) цієї статті.

Якщо робочий цикл виконується у всіх списках і бібліотеках у колекції сайтів.

  1. Відкрийте домашню сторінку колекції сайту (не домашню сторінку сайту або підсайту в колекції сайтів).

  2. Клацніть піктограму настройки Кнопка ''Настройки'' на загальнодоступному веб-сайті SharePoint а потім виберіть пункт Параметри сайту.

На сторінці параметрів сайту в розділі Список типіввиберіть пункт Типи вмісту сайту.
посилання та тип вмісту сайту в розділі ''список типів''

  1. На сторінці "типи вмісту сайту" виберіть ім'я типу вмісту сайту, для якого виконується робочий цикл.
    типи вмісту документу з виділеним типом

  2. На сторінці для вибраного типу вмісту у розділінатисніть кнопкунастройки, Настройки робочого циклу.
    посилання на настройки робочого циклу в розділі ''настройки''

  3. На сторінці "Настройки робочого циклу" в області Ім’я робочого циклу (клацніть, щоб змінити настройки) виберіть ім’я робочого циклу, для якого потрібно змінити настройки.

  4. На тій же двосторінковій формі зв’язку, яка від початку використовувалася для додавання робочого циклу, внесіть і збережіть необхідні зміни.

    Додаткові відомості щодо полів і елементів керування у формі зв'язку див. сегмент планування та до відповідного сегмента додавання (списку чи бібліотеки або колекції сайтів) цієї статті.

Якщо робочий цикл виконується лише в одному списку або бібліотеці

  1. Відкрийте список або бібліотеку, у якій виконується робочий цикл.

  2. На стрічці виберіть вкладку Список або Бібліотека.

    Ім’я вкладки може бути різним залежно від типу списку або бібліотеки. Наприклад, у списку календарів ця вкладка називається Календар.

  3. У групі Настройки виберіть пункт Настройки робочого циклу.

  4. На сторінці "Настройки робочого циклу" виберіть елемент Видалення робочого циклу.

  5. Використовуйте форму на сторінці видалення робочих циклів для вимкнення, повторного Увімкнення або видалення робочих циклів.
    форма на сторінці видалення робочих циклів

Форма містить п’ять стовпців:

  • Робочий цикл.    Ім’я робочого циклу.

  • Екземпляри.    Кількість запущених наразі екземплярів для елементів робочих циклів.

  • Дозволити.    Параметр, який вмикає подальше виконання робочого циклу.

  • Немає нових екземплярів.    Параметр, який дозволяє завершення будь-яких поточних екземплярів, і відключає робочий цикл, унеможливлюючи запуск будь-яких його нових екземплярів. (Цю дію можна скасувати. Щоб заново дозволити робочий цикл згодом, поверніться на цю сторінку і виберіть Дозволити.)

  • Видалення    Параметр, який видаляє робочого циклу до списку або бібліотеки, взагалі. Всі запущені екземпляри буде негайно припиняється, а стовпець для цього робочого циклу більше не відображається на сторінці для списку або бібліотеки. (Ця дія 't незворотне.)

  1. Відкрийте домашню сторінку колекції сайту (не домашню сторінку сайту або підсайту в колекції сайтів).

  2. Клацніть піктограму Параметри Кнопка ''Настройки'' на загальнодоступному веб-сайті SharePoint та виберіть пункт Параметри сайту.

    У SharePoint Onlineнатисніть кнопку Параметри Кнопка ''Настройки'' на загальнодоступному веб-сайті SharePoint , виберіть пункт вміст сайтута виберіть пункт Параметри сайту.

  3. На сторінці параметрів сайту в розділі Колекції веб-конструкторавиберіть пункт Типи вмісту сайту.
    посилання та тип вмісту сайту в розділі ''список типів''

  4. На сторінці "типи вмісту сайту" виберіть ім'я типу вмісту сайту, для якого виконується робочий цикл.
    типи вмісту документу з виділеним типом

  5. На сторінці для вибраного типу вмісту у розділінастройки, натисніть кнопку Настройки робочого циклу.

  6. На сторінці "Настройки робочого циклу" виберіть елемент Видалення робочого циклу.

  7. Використовуйте форму на сторінці видалення робочих циклів для вимкнення, повторного Увімкнення або видалення робочих циклів.
    форма на сторінці видалення робочих циклів

Подальші дії

Після внесення будь-яких змін, запустіть тестовий екземпляр робочого циклу щоб ретельно перевірити вплив цих змін.

  • Робочий цикл.    Ім’я робочого циклу.

  • Екземпляри.    Кількість запущених наразі екземплярів для елементів робочих циклів.

  • Дозволити.    Параметр, який вмикає подальше виконання робочого циклу.

  • Немає нових екземплярів.    Параметр, який дозволяє завершення будь-яких поточних екземплярів, і відключає робочий цикл, унеможливлюючи запуск будь-яких його нових екземплярів. (Цю дію можна скасувати. Щоб заново дозволити робочий цикл згодом, поверніться на цю сторінку і виберіть Дозволити.)

  • Видалення    Параметр, який видаляє робочого циклу з колекції сайтів взагалі. Всі запущені екземпляри буде негайно припиняється, а стовпець для цього робочого циклу більше не відображається на сторінці для списку або бібліотеки. (Це дію – цеn't незворотне.)

Існує безліч способів подальшого настроювання робочих циклів, які містяться у продуктах SharePoint.

Навіть можна створити користувацькі робочі цикли з нуля.

Можна використовувати будь-яку або всі зазначені нижче програми.

  • SharePoint Designer 2013.    Виконайте настроювання форм, операцій і поведінки робочих циклів.

  • Microsoft Visual Studio.    Збудуйте власні користувацькі операції робочого циклу.

Для отримання додаткових відомостей зверніться до довідкової системи Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×