Упровадження керування записами

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Можна керувати записами "на місці". Це означає, що можна залишати документ у його поточному розташуванні на сайті або зберігати записи у спеціальному архіві, наприклад на сайті центру записів.

Перед упровадженням керування записами, ми рекомендуємо, що час першого створення плану керування записами для вашої організації. Щоб допомогти вам вибрати правильний записи керування системи для вашої організації, відображається Вибір способу зберігання записів і керування ними.

Створення та настроювання сайту центру записів

У цьому розділі описано основні кроки, які потрібно виконати для створення та настроювання сайту центру записів. Виберіть посилання, щоб переглянути інструкції для кожного кроку.

  1. Створення сайту центру записів за допомогою шаблону сайту центру записів.

  2. Створення запису бібліотек або списків для керування та зберігання кожного типу запису, який вказано у плані файлу (дозволом: план файлів описано типи документів або елементів, які організація визнає офіційного ділові записи. Вона вказує, де зберігаються ці записи, і він містить інформацію, яка відрізняє один тип запису від іншого).

  3. Додавання пов'язаного типу вмісту в бібліотеки та списки.

  4. Створення та додавання стовпців сайту до відповідного типу вмісту, щоб вміщувати та відображати метадані для кожного типу запису, який вказано у плані файлу.

  5. Введіть додати політику керування даними до вмісту на сайті центру записів.

  6. Настройте організатор вмісту таким чином, щоб кожний тип запису спрямовувався до належного розташування.

На початок сторінки

Створення сайту центру записів

Ми радимо спочатку створити центр записів, як колекції сайту верхнього рівня, а не підсайту. Створення колекції сайтів, ви повинні бути учасником групи SharePoint адміністраторів ферми на комп'ютері під керуванням веб-сайту центру адміністрування SharePoint.

У службі SharePoint Online можна створити сайт центру записів із верхнього рівня сайту SharePoint. Натисніть кнопку + створити сайт, а потім запустіть на кроці 4 нижче.

  1. Запуск служби SharePoint 2013 або 2016 центру адміністрування.

    • Для ОС Windows Server 2008 R2:

      • Натисніть кнопку Пуск, виберіть пункт Продуктів Microsoft SharePoint 2013 або Продуктів Microsoft SharePoint 2013і виберіть пункт Центр адміністрування SharePoint 2013 або 2016 Центр адміністрування SharePoint.

    • Для ОС Windows Server 2012 року:

      • На початковому екрані натисніть кнопку Центр адміністрування SharePoint 2013 або 2016 Центр адміністрування SharePoint.

        Якщо на початковому екрані не Центр адміністрування SharePoint 2013 або 2016 Центр адміністрування SharePoint :

      • Клацніть правою кнопкою миші комп'ютер, клацніть елемент Усі програмита виберіть пункт Центр адміністрування SharePoint 2013 або 2016 Центр адміністрування SharePoint.

  2. На сайті центру адміністрування в розділі Керування застосунками виберіть пункт створення колекцій сайтів.

  3. На сторінці Створення колекції сайтів у розділі Веб-застосунку якщо не вибрано у веб-застосунку, у якій потрібно створити колекцію сайтів, клацніть стрілку вниз. Меню Веб-застосунку натисніть кнопку Змінити веб-застосункуі натисніть кнопку веб-застосунку, у якій потрібно створити колекцію сайтів.

  4. У розділі назва й опис Введіть заголовок і опис для колекції сайтів.

  5. У розділі Адреса веб-сайту виберіть шлях для URL-адресу (наприклад, символу узагальнення шляху наприклад, / сайти/або кореневий каталог (/).

    Якщо вибрати символу узагальнення шляху, також потрібно ввести назву сайту для використання в URL-адресу свого сайту.

  6. У розділі Вибір шаблону у списку Виберіть ознайомчий випуск виберіть SharePoint ознайомчий випуск шаблонів, які потрібно використовувати.

    Виберіть ознайомчий випуск, якщо потрібно знайти та запустити як колекції сайтів на сервері SharePoint Server, колекції сайтів. Колекції сайтів, використання попередньої версії процес запускається в старішій версії SharePoint, але та інтерфейсом користувача взаємодії з користувачем у колекції сайтів буде відображати попередньої версії. Колекції сайтів, які можна оновити в будь-який час до найновішої версії якості.

  7. У розділі Вибір шаблону перейдіть на вкладку корпоративний і виберіть пункт Центр записів.

  8. У розділі Основний адміністратор колекції сайтів введіть ім'я користувача (у вигляді домен \ ім'я користувача) для користувача, який буде адміністратора колекції сайтів.

  9. У розділі Додаткового адміністратора колекції сайтів введіть ім'я користувача додатковий адміністратор колекції сайтів. Позначте на додатковий адміністратор колекції сайтів – це найкращі способи, щоб переконатися, що користувач може керувати колекції сайтів коли відсутній з основним адміністратором колекції сайтів.

  10. Якщо ви використовуєте квоти сховища для колекції сайтів у розділі Шаблон квот керування клацніть шаблон, у списку Виберіть шаблон квот .

  11. Натисніть кнопку OK.

Створення бібліотек або списків для керування записами

Бібліотеки та списки – важливі елементи керування записами. Вони використовуються як картотека для кожного типу запису, яким потрібно керувати, або який потрібно зберегти. Зв’язування типів вмісту (описано далі) з бібліотеками або списками допомагає класифікувати записи. Рекомендовано створювати по одній бібліотеці або списку документів для кожного типу вмісту у плані файлів записів.

Додавання наявного типу вмісту до списку або бібліотеки

Якщо до списку або бібліотеки додається тип вмісту, у цій бібліотеці або списку можна зберігати елементи такого типу. Коли записи надсилаються до сайту центру записів, залежно від типу вмісту документа, вони направляються до відповідного списку або бібліотеки.

На початок сторінки

Створення та додавання стовпців сайту до списків, бібліотек або типів вмісту

Завдяки стовпцям можна групувати, класифікувати та відстежувати записи або інші елементи. Стовпець сайту визначає елемент метаданих, який можна асоціювати з типом, списком або бібліотекою вмісту. Наприклад, потрібно додати стовпці сайту, щоб визначити "автора" або "дату завершення". Додайте стовпець сайту до типу вмісту для записів, щоб зберігати елемент метаданих, який надсилається із записом, або щоб додавати метадані для керування записом.

Створення стовпця сайту

  1. На сайті центру записів натисніть кнопку Параметри Кнопка "Настройки Office 365" і виберіть пункт Параметри сайту.

    SharePoint групи підключення сайту натисніть кнопку Параметри, виберіть пункт Зміст сайтута виберіть пункт Параметри сайту.

  2. На сторінці параметрів сайту в розділі Колекції веб-конструкторавиберіть пункт стовпці сайту.

  3. На сторінці Стовпці сайту натисніть кнопку Створити.

  4. На сторінці "Новий стовпець сайту" в розділі Ім’я та тип у полі Ім’я стовпця введіть потрібне ім’я.

  5. Виберіть тип даних, які потрібно зберігати у стовпці   наприклад валюта, дата й час або текст.

  6. У розділі Група виберіть наявну групу, у якій слід зберігати новий стовпець сайту, або виберіть пункт Створити групу, щоб створити нову групу для зберігання стовпця. Групи допомагають упорядкувати стовпці та спростити пошук.

У розділі Додаткові настройки стовпця виберіть потрібні додаткові настройки стовпця. Параметри, доступні в цьому розділі, можуть відрізнятися, залежно від типу стовпця, який вибрано в розділі Ім’я та тип. Наприклад, якщо тип даних для збереження у стовпці – "Вибір", можна визначити варіанти в розділі Додаткові настройки стовпця.

  1. Натисніть кнопку OK.

Додавання стовпця сайту до типу вмісту для записів

  1. На домашній сторінці сайту центру записів натисніть кнопку Параметри та виберіть пункт Параметри сайту.

    SharePoint групи підключення сайту натисніть кнопку Параметри, виберіть пункт Зміст сайтута виберіть пункт Параметри сайту.

  2. У розділі Колекції веб-конструктора виберіть пункт типи вмісту сайту.

  3. На сторінці "Типи вмісту сайту" клацніть ім’я типу вмісту, який потрібно настроїти.

  4. Вибравши тип вмісту сайту з батьківського сайту або створивши новий тип вмісту сайту, на сторінці вибраного типу вмісту сайту в розділі Стовпці виберіть посилання Додати з наявних стовпців сайтів.

  5. На сторінці "Додавання стовпців до типу вмісту" в розділі Виділити стовпці виберіть групу, за якою потрібно відфільтрувати дані у списку Вибір стовпців із.

  6. Виберіть стовпець, який потрібно додати до списку наявні стовпці і натисніть кнопку Додати.

  7. У розділі Оновлення списків і типів вмісту сайту виберіть, чи будуть оновлюватися типи вмісту дочірніх сайтів, похідні від типу вмісту цього сайту, відповідно до внесених змін.

  8. Додавши потрібні стовпці, натисніть кнопку OK.

Примітка :  Якщо потрібний тип вмісту не відображається як посилання (неактивний) на цій сторінці, тип вмісту належить батьківському сайту відносно сайту Центру записів, а тому його потрібно вибрати й настроїти на батьківському сайті. Для цього виберіть посилання у стовпці Джерело поруч із неактивним типом вмісту сайту у стовпці Тип вмісту сайту.

На початок сторінки

Створення політик керування даними для записів

Політика керування даними – це набір правил для типу вмісту. Політика керування даними дає змогу організаціям контролювати й відстежувати такі аспекти, як термін зберігання вмісту або дії, які користувачі можуть виконувати із вмістом.

Примітка : Для виконання цього завдання потрібно бути учасником групи "Власники" сайту центру записів .

Додавання політики керування даними до типу вмісту

Примітка : Не можна вказувати політику керування даними для типу вмісту core. Основні типи вмісту інстальованих під час створення колекції сайтів. Потрібно створити тип вмісту, який походить від типу основного вмісту та застосування політики керування інформацією до типу вмісту отриманих.

  1. На сайті натисніть кнопку настройки Кнопка "Настройки Office 365" і виберіть пункт Параметри сайту.

    SharePoint групи підключення сайту натисніть кнопку Параметри, виберіть пункт Зміст сайтута виберіть пункт Параметри сайту.

  2. На сторінці параметрів сайту в розділі Колекції веб-конструктора виберіть пункт типи вмісту сайту.

  3. На сторінці "Типи вмісту сайту" виберіть тип вмісту, до якого потрібно додати політику керування даними.

  4. На сторінці "Тип вмісту" виберіть пункт Настройки політики керування даними.

  5. На сторінці "Редагування політики" введіть опис політики, а потім напишіть до неї стислу інструкцію, пояснивши користувачам призначення цієї політики. Опис політики може складатися щонайбільше із 512 символів.

  6. Далі потрібно додати один або кілька компонентів політики керування даними. Під час Увімкнення функцій, буде представлено додаткові настройки.

Додавання компонента політики до політики керування даними

До інформаційної політики можна додати такі компоненти політики: підписи, аудит, термін дії та штрих-коди.

Додавання компонента політики збереження до керування інформації політики

  1. На сторінці "Редагування політики" встановіть прапорець Увімкнути збереження.

  2. Натисніть кнопку Додати етап збереження та виберіть один із наведених параметрів збереження періоду, щоб указати дату припинення дії документа. Щоб установити термін дії залежно від властивості дати, виберіть пункт "Цей етап визначено не на основі властивості дати елемента" та виберіть дію (Створено або Змінено) та інтервал часу (дні, місяці або роки).

  3. Для уточнення інтервалу часу введіть значення в поле.

  4. Виберіть дію, яку слід виконати, коли термін дії документа мине.

  5. Щоб зробити цю дію повторюваною, установіть прапорець у розділі Повторення та виберіть період повторення.

  6. Натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Додавання компонента політики аудиту до політики керування даними

  1. На сторінці "Редагування політики" в розділі Аудит виберіть пункт Увімкнути аудит, а потім установіть прапорці поруч із подіями, для яких потрібно зберігати контрольний журнал.

  2. Натисніть кнопку OK.

    Примітка : Щоб переглянути журнали аудиту, на сторінці "Настройки колекції сайтів" виберіть пункт Звіти журналу аудиту та виберіть звіт для перегляду.

Додавання компонента політики штрих-кодів до політики керування даними

  1. На сторінці "Редагування політики" в розділі Штрих-коди виберіть пункт Увімкнути штрих-коди.

  2. Установіть прапорець Пропонувати користувачам додати штрих-код, щоб клієнтські програми Office вимагали від користувачів додавати штрих-коди до їхніх документів.

Додавання компонента політики підписів до політики керування даними

  1. На сторінці "Редагування політики" в розділі Підписи встановіть прапорець Увімкнути підписи.

  2. Для обов’язкового застосування користувачами підписів перед збереженням або друком документів установіть прапорець Пропонувати користувачам додати підпис перед збереженням або друком.

  3. Щоб заборонити змінення підписів після додавання, установіть прапорець Заборонити змінення підписів після додавання.

  4. У полі Формат підпису введіть текст, який слід відображати в підписі. Для цього можна використати будь-яке сполучення моноширинного тексту або властивостей документа, за винятком обчислюваних або вбудованих властивостей, таких як глобальний унікальний ідентифікатор або властивість "Автор". Щоб перейти на новий рядок, введіть послідовність символів \n.

  5. Виберіть шрифт, розмір, стиль шрифту та вирівнювання тексту підпису.

  6. Введіть висоту підпису в сантиметрах у полі Висота та ширину в сантиметрах у полі Ширина.

  7. Виберіть команду Оновити, щоб переглянути зміни.

  8. Натисніть кнопку OK.

Настроювання керування записами на місці

Під час використання центру записів ви працюєте в замкненому сховищі та можете використовувати операцію "Надсилання", щоб надіслати записи в це сховище. Проте, кожен сайт можна використовувати для керування записами на місці та настроїти як систему керування записами. У системі такого типу, на відміну від центру записів, можна зберігати записи з активними документами у спільному розташуванні. Нижче описано додаткові переваги використання системи керування записами на місці.

  • Записи можуть бути розташовані й ними можна керувати на кількох сайтах.

  • Якщо керування версіями ввімкнуто, підтримання версій записів здійснюється автоматично.

  • Автоматичний пошук даних можна виконувати в записах і активних документах одночасно.

  • Розширене керування записами, наявними у вашій організації, і дозволами на їх створення.

Настроїти керування записами на місці можна за допомогою керування записами на місці.

  1. Активація керування записами на місці на рівні колекції сайтів.

  2. Настроювання параметрів оголошення записів на рівні колекції сайтів.

  3. Настроювання параметрів оголошення записів на рівні списку або бібліотеки.

    Примітка : Для оголошення елементів записами вручну необхідно бути автором списку або адміністратором.

На початок сторінки

Активація керування записами на місці на рівні колекції сайтів

Перший крок у настроюванні системи керування записами на місці – це активація функції на рівні колекції сайтів. Після активації функції вмикається команда "Оголосити запис" і "Не оголошувати запис" на стрічці.

Примітка : Для виконання цього завдання потрібно бути адміністратором колекції сайтів.

  1. На сайті до верхнього рівня натисніть кнопку Параметри Кнопка "Настройки Office 365" і виберіть пункт Параметри сайту.

    SharePoint групи підключення сайту натисніть кнопку Параметри, виберіть пункт Зміст сайтута виберіть пункт Параметри сайту.

  2. У розділі Адміністрування колекції сайтів виберіть пункт Функції колекції сайтів.

  3. Поруч із написом Керування записами на місці виберіть команду Активувати.

Настроювання параметрів оголошення записів на рівні колекції сайтів

  1. На сайті до верхнього рівня натисніть кнопку Параметри Кнопка "Настройки Office 365" і виберіть пункт Параметри сайту.

    SharePoint групи підключення сайту натисніть кнопку Параметри, виберіть пункт Зміст сайтута виберіть пункт Параметри сайту.

  2. У групі Адміністрування колекції сайтів виберіть пункт Параметри оголошення записів.

  3. На сторінці "Параметри оголошення записів", щоб установити обмеження або настроїти подальші дії з елементами – оголошеними записами, виберіть один із параметрів у розділі Обмеження записів.

  4. У розділі Наявність оголошення записів виберіть, чи оголошення записів вручну мають бути доступні у списках і бібліотеках за промовчанням. Якщо вибрати не доступні в усіх розташуваннях за замовчуваннямпараметр записи можна лише оголошувати через політики або робочий цикл.

  5. У розділі Ролі оголошення виберіть ролі, які можуть уручну оголошувати записи та скасовувати їхнє оголошення.

  6. Натисніть кнопку OK.

Настроювання параметрів оголошення записів на рівні списку або бібліотеки

Настроювання оголошення записів для списку або бібліотеки надає більше можливостей керування місцем оголошення елементів записами. Під час настроювання списку або бібліотеки для оголошення запису елементи можна автоматично оголошувати записами під час додавання їх до списку або бібліотеки.

  1. У списку або бібліотеці, де потрібно настроїти параметри оголошення записів перейдіть на вкладку Бібліотека або список на стрічці та натисніть кнопку Настройки спискуабо Настройки бібліотеки .

    У службі SharePoint Online натисніть кнопку настройки Кнопка "Настройки Office 365" і натисніть кнопку Настройки списку або настройки бібліотеки.

  2. На сторінці "Настройки бібліотеки документів/списку" в розділі Дозволи та керування виберіть посилання Параметри оголошення записів.

  3. У розділі Наявність оголошення записів уручну виберіть один із варіантів:

  4. список або бібліотека використовують параметри оголошення записів за промовчанням, які використовуються в колекції сайтів;

  5. користувачам завжди дозволено оголошувати елементи записами вручну для списку чи бібліотеки;

  6. користувачам дозволено чи не дозволено оголошувати елементи записами вручну у списку або в бібліотеці.

  7. У розділі Автоматичне оголошення встановіть відповідний прапорець, якщо потрібно автоматично оголошувати записами всі додані до списку або бібліотеки елементи.

  8. Натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×