Упорядкування файлів бібліотеки

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Спосіб упорядкування файлів бібліотека залежить від потреб групи та способу зберігання та пошуку даних. Планування може допомогти створити структуру, яка найкраще відповідає вимогам певної організації.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 містить кілька готових бібліотек і шаблонів бібліотек. За допомогою цих бібліотек і шаблонів можна полегшити процес упорядкування файлів.

У цій статті

Office SharePoint Server 2007 бібліотек і шаблонів бібліотек

Способи впорядкування файлів

Додавання стовпця до бібліотеки

Створення подання

Створення папки в бібліотеці

Бібліотеки та шаблони бібліотек Office SharePoint Server 2007

Під час інсталяції Office SharePoint Server 2007 створюються кілька бібліотек для впорядкування колекції сайтів. Типи створюваних бібліотек залежать від настройок колекції сайтів. Наприклад, колекції сайтів, для яких настроєно засоби публікації, містить такі бібліотеки:

  • Документи     Така бібліотека створюється для кожного сайту для зберігання документів, які використовуються на сторінках сайту.

  • Зображення     Така бібліотека створюється для кожного сайту для зберігання зображень, які використовуються на сторінках сайту.

  • Сторінки     Така бібліотека створюється для кожного сайту для зберігання сторінок сайту.

  • Документи колекції сайтів     Така бібліотека створюється для зберігання документів, які використовуються в колекції сайтів.

  • Зображення колекції сайтів     Така бібліотека створюється для зберігання зображень, використовуваних у колекції сайтів.

  • Бібліотека стилів     Така бібліотека створюється для зберігання настроюваних стилів XSL і таблиць каскадних стилів.

Бібліотека шаблонів є ще один спосіб цього Office SharePoint Server 2007 допомагає впорядкувати файли. За допомогою шаблонів бібліотек, можна легко створювати бібліотеки, призначені для підтримки певних типів файлів а щоб активувати функції для роботи з певної бібліотеки. Додаткові відомості про Office SharePoint Server 2007 бібліотеки шаблонів перегляньте статтю шаблонів бібліотек, доступні в Microsoft Office SharePoint Server 2007.

На початок сторінки

Способи упорядкування файлів

Бібліотеки містять певні засоби, за допомогою яких можна працювати з кількома файлами в межах однієї бібліотеки. Проте для організації може бути зручніше використовувати кілька бібліотек.

Зберігання багатьох документів у бібліотеці

Одна велика бібліотека може слугувати різним потребам. Наприклад, в однієї групи може бути кілька проектів, або кілька груп можуть працювати над одним проектом.

Рекомендовано створювати одну бібліотеку, якщо:

  • Групі потрібно переглядати зведені дані про файли або різні подання одного набору файлів. Наприклад, керівникові може знадобитися переглянути всі файли, згруповані за відділом або датою завершення.

  • Потрібно виконувати пошук файлів в одному розташуванні на сайті.

  • Потрібно застосувати однакові настройки для файлів, наприклад відстеження версій файлів або обов’язкове затвердження.

  • Групи, які працюють із бібліотекою, мають однакові характеристики, зокрема однакові рівні дозволів.

    Примітка : До певних файлів можна застосувати унікальні рівні дозволів, проте, якщо рівні дозволів сильно відрізняються, слід використовувати кілька бібліотек.

  • Потрібно аналізувати відомості про файли в електронній таблиці або отримувати зведені відомості про оновлення файлів.

    Примітка : Можна використовувати технологію RSS, щоб оповіщати про зміни в бібліотеці, наприклад, про змінення файлів, які зберігаються в бібліотеці. RSS-канали дозволяють учасникам робочої групи переглядати об’єднаний список змінених файлів.

Нижче наведено кілька способів перегляду файлів однієї бібліотеки та керування ними:

  • Додавання стовпців    Щоб уникнути групи визначити дані, які найважливіші та переглядати дані різними способами, можна додати стовпці до бібліотеки. Відображення стовпців у верхній частині сторінки бібліотеки як заголовки, як-от «Ім'я відділ» або «Термін». Заголовки стовпців можна використовувати для сортування та фільтрування файлів у бібліотеці.

  • Створення подання    Якщо користувачі у групі часто потрібно, щоб переглянути дані в певним чином можна використовувати подання. У стовпці, що використовуються для сортування, групування, фільтрування та відображення даних.

  • Створення папок    Якщо бібліотека містить багато файлів, які можна логічно згрупувати, можна використовувати папки для створення груп у межах бібліотеки. За допомогою папок можна перевіряти файли й керувати ними у звичний спосіб. Office SharePoint Server 2007 надає подання дерева, призначене для навігації на сайтах і в папках, подібно до роботи з папками на жорсткому диску.

  • Настроювання кількох шаблонів     Якщо для бібліотеки настроєно кілька типів вмісту, можна створювати різні типи шаблонів за промовчанням (наприклад договори про продаж, маркетингові презентації й бюджет) у межах однієї бібліотеки. Типи вмісту додають зручності й узгодженості в роботі з кількома бібліотеками.

Створення кількох бібліотек

Створення кількох бібліотек може бути потрібним, якщо набори файлів, які потрібно зберегти й обробити, або групи людей, які працюватимуть із файлами, значно відрізняються.

Рекомендовано використовувати кілька бібліотек, якщо:

  • Типи файлів, які зберігаються й якими слід керувати, відрізняються, а користувачам не знадобиться часто переглядати зведенні відомості про файли або здійснювати пошук в усіх файлах.

  • Групи людей, які працюють із файлами, точно визначені й мають різні рівні дозволів.

  • До кількох наборів файлів потрібно застосувати різні настройки, наприклад керування версіями або затвердження.

  • Не потрібно аналізувати всі файли або отримувати об’єднані відомості про оновлення файлів.

  • Потрібно надати різні набори параметрів для створення нових файлів або змінити порядок відображення параметрів у меню бібліотеки Створити.

Нижче наведено кілька способів ефективної роботи з кількома бібліотеками:

  • Настроювання шаблонів і стовпців сайту     Якщо організації потрібно використовувати спільні настройки для бібліотек, можна застосувати шаблони та стовпці сайтів. Можна використовувати спільні настройки для кількох бібліотек, що позбавить необхідності кожного разу створювати настройки знову.

  • Надсилання файлів до іншого розташування     Щоб файл був доступним у кількох бібліотеках, можна зберегти його в одній бібліотеці та надіслати його копію до інших. Під час змінення вихідного документа можна ввімкнути функцію нагадування про необхідність оновлення копій документа.

  • Створення шаблонів бібліотек     Щоб настроїти спільні параметри для бібліотек або повторно використовувати характеристики в кількох бібліотеках, можна зберегти бібліотеку як шаблон. Щоб переглянути список шаблонів бібліотек, слід вибрати в меню Дії сайту пункт Створити.

Примітка : У разі додавання нових файлів до бібліотеки, яка містить файли з попереднього проекту, може бути важко вирішити, чи слід створювати нову бібліотеку або додати їх до наявної. Кожний випадок індивідуальний, але якщо під час роботи доведеться аналізувати всі файли одночасно або керувати ними, краще додати файли до наявної бібліотеки. Можна використовувати стовпці, фільтри й подання, щоб у поданні за промовчанням відображалися лише нові й оновлені файли.

На початок сторінки

Додавання стовпця до бібліотеки

За промовчанням у бібліотеках відстежується ім’я файлу, а також відомості про стан файлу, наприклад, повернення чи витягнення файлу. Можна вказати додаткові стовпці для категоризації й відстеження файлів, наприклад стовпець назви відділу або номера проекту. Додавання стовпців допомагає ефективно використовувати кілька подань бібліотеки.

Для створеного стовпця можна вибрати один із кількох типів, включаючи однорядковий текст, розкривний список варіантів, число, яке обчислюється на основі інших стовпців і навіть ім'я та зображення користувача вашого вузла.

Примітка : Наведена нижче процедура починається на сторінці бібліотеки, до якого потрібно додати стовпець. Якщо бібліотеку ще не відкрито, виберіть її ім’я на панелі швидкого запуску. Якщо ім’я бібліотеки не відображається, виберіть посилання Переглянути весь вміст сайту та виберіть ім’я потрібної бібліотеки.

  1. У меню Параметри меню ''параметри'' натисніть кнопку Створити стовпець.

  2. У розділі Ім'я та тип введіть потрібне ім'я в полі Ім'я стовпця.

  3. У списку Тип даних для цього стовпця виберіть тип відомостей, які мають відображатися у стовпці.

  4. У розділі Додаткові параметри стовпця введіть у полі Опис пояснювальний текст про призначення стовпця та його можливі дані. Цей опис необов'язковий.

  5. Залежно від типу вибраного стовпця розділ Додаткові параметри стовпця може містити більший обсяг параметрів. Виберіть потрібні додаткові параметри.

  6. Щоб додати стовпець до подання за замочуванням, яке автоматично відображатиметься при першому відвіданні списку або бібліотеки, установіть прапорець Додати до подання за замовчуванням.

  7. Натисніть кнопку ОК.

На початок сторінки

Створення подання

За допомогою подань можна переглядати найважливіші файли або файли, що відповідають певній меті. Наприклад, можна створити подання для останніх створених файлів, файлів певного відділу або файлів, створених окремим користувачем. Після створення подання завжди доступне для перегляду в бібліотеці.

Подання в меню «Вигляд»

Під час перегляду файлів у бібліотеці, можна тимчасово сортувати або фільтрувати файли, вибравши ім’я стовпця та натиснувши стрілку вниз поруч із іменем. Це використовується для перегляду файлів у певний спосіб, але під час наступного відкриття бібліотеки слід повторити ті самі дії.

Сортування елементів у списку або бібліотеці

Якщо ви збираєтеся переглядати файли в певну речі часто, можна створити подання. За допомогою цього подання будь-який час, коли ви працюєте з бібліотекою. Коли ви створюєте подання, його буде додано до меню подання зображення меню бібліотеки.

Бібліотеки можуть мати особисті та спільні подання. Будь-який користувач може створити особисте подання, щоб переглядати файли в певний спосіб або фільтрувати лише потрібні файли. За наявності дозволу на створення сайту можна створити спільне подання, яке може використовуватися користувачами для перегляду бібліотеки. Спільне подання можна також зробити поданням за промовчанням, в якому автоматично відображається вміст бібліотеки.

Крім того, під час створення сайту, можна зв'язати різні подання або макета сторінки веб-частин, які використовують різні подання.

Якщо учасники групи переглядатимуть бібліотеки на мобільному пристрої, можна створити призначені для перегляду на мобільному пристрої подання, які мають обмеження, наприклад, кількості елементів, які відображаються в поданні, оптимальної для пропускної здатності й обмежень пристроїв. Посилання на додаткові відомості про створення подання див. у розділі Див. також.

Нижче наведено процедуру створення подання стандартного типу. Параметри, які можна настроїти, відрізняються для різних типів подань, але основні етапи створення подання схожі.

  1. Якщо бібліотеку ще не відкрито, клацніть її ім'я на панелі швидкого запуску.

    Якщо ім'я бібліотеки не відображається, клацніть посилання Переглянути весь вміст вузла та виберіть ім'я бібліотеки.

  2. У меню Параметри меню ''параметри'' натисніть кнопку Створити подання.

  3. У розділі Вибір формату подання виберіть тип подання, яке потрібно створити. У більшості випадків у бібліотеці можна вибрати варіант Стандартне подання, проте можна вибрати інші подання для особливих ситуацій, наприклад для створення звіту.

  4. У полі Ім'я подання введіть ім'я для подання, наприклад відсортовано за прізвищем.

  5. Щоб зробити вибране подання поданням бібліотеки за промовчанням, установіть прапорець Зробити поданням за промовчанням. Це подання можна зробити поданням за промовчанням, лише якщо це спільне подання.

  6. У групі Аудиторія, підгрупі Аудиторія подання укажіть, що потрібно створити: особисте подання лише для себе або спільне подання для широкого загалу.

  7. У розділі Стовпці ввімкніть або вимкніть відображення потрібних стовпців за допомогою прапорців біля них. Поруч з іменем стовпця введіть порядковий номер стовпця в поданні.

  8. У розділі Сортування виберіть параметри сортування файлів. Для сортування можна використовувати два стовпці. Наприклад, можна сортувати спочатку за автором, а потім за ім’ям файлу для кожного автора.

  9. У розділі Фільтр виберіть параметри фільтрування файлів. У відфільтрованому поданні відображається менше файлів, наприклад лише файли, створені певним відділом, або лише затверджені файли.

  10. У розділі Групувати за можна групувати елементи з однаковими значеннями в розділі, наприклад, розділ для документів, згрупованих за автором, який можна розгортати та згортати.

  11. У розділі Підсумки можна підрахувати кількість елементів у стовпці, наприклад, загальну кількість інцидентів підтримки. У деяких випадках є можливість підсумовування або витягнення додаткових відомостей, наприклад, середньої величини.

  12. У розділі Стиль виберіть потрібний стиль для подання, наприклад, список, в якому кожен другий пункт має заливку.

  13. Якщо бібліотека містить папки, можна створити подання без папок. Це інколи називається однорівневим поданням. Для перегляду всіх файлів на одному рівні виберіть у розділі Папки команду Відображати всі елементи без папок.

  14. Можна обмежити кількість файлів для перегляду в бібліотеці або кількість файлів, які можна переглядати на одній сторінці. Ці настройки особливо важливі під час створення подання для мобільного пристрою. У розділі Обмеження на кількість елементів виберіть потрібні параметри.

  15. Щоб переглядати бібліотеку на мобільному пристрої, виберіть потрібні параметри в розділі Мобільні пристрої.

  16. Натисніть кнопку ОК.

На початок сторінки

Створення папки в бібліотеці

Якщо бібліотека містить документи кількох типів або різноманітний вміст, можна створити папки для впорядкування вмісту.

  1. Якщо бібліотеку ще не відкрито, клацніть її ім'я на панелі швидкого запуску.

    Якщо ім'я бібліотеки не відображається, клацніть посилання Переглянути весь вміст вузла та виберіть ім'я бібліотеки.

  2. У меню створити зображення меню натисніть кнопку Створити папку.

    Примітка : Можливо створення папок заборонено користувачем, який створив бібліотеку. У такому разі команда Створити папку недоступна.

  3. Введіть ім’я папки та натисніть кнопку ОК.

Порада : Якщо існує кілька бібліотек із папками, а учасникам групи зручно переглядати бібліотеку як файли на жорсткому диску, можна ввімкнути на сайті подання дерева. За допомогою подання дерева можна розгортати, згортати папки та легко переходити між ними. Якщо ви маєте дозвіл на створення сайтів, можна активувати подання дерева на сторінці Параметри сайту в розділі Параметри переходів.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×