Упорядкування документів і сайтів у службі Office 365

Упорядкування документів і сайтів у службі Office 365

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Одне з найскладніших повсякденних завдань – це впорядкування документів і сайтів бібліотек "OneDrive для бізнесу" та SharePoint Online. Ось кілька способів виконати його в службі "OneDrive для бізнесу":

Збереження документів у OneDrive для бізнесу або в бібліотеці сайту групи

Відомості про використання бібліотеки "OneDrive для бізнесу" разом із сайтами груп, що ідеально підходить для малого бізнесу, див. в статті Настроювання зберігання та спільного використання файлів у службі Office 365.

"OneDrive для бізнесу" – це особиста бібліотека документів у службі Office 365. Файли, які зберігаються у "OneDrive для бізнесу", приватні за замовчуванням, але за потреби до них можна надати спільний доступ. Сайт групи – це сайт, спільний доступ до якого надано певними особами з організації.

Примітка :  Служба "OneDrive для бізнесу" відрізняється від OneDrive, призначеної, щоб зберігати особисті файли, і не пов’язаної з робочим місцем.

До 1 ТБ даних можна зберігати в OneDrive для бізнесу. Щоб отримати додаткові відомості про обмеження сховища можна знайти в SharePoint Online обмеження.

Щоб перейти до бібліотеки "OneDrive для бізнесу" або бібліотеки сайту групи, увійдіть у службу Office 365, а потім виконайте потрібну дію:

  • виберіть у заголовку елемент OneDrive, а потім – Файли на панелі швидкого запуску збоку екрана;

  • виберіть у заголовку елемент Сайти, а потім – плитку Сайт групи і бібліотеку Документи на панелі швидкого запуску збоку екрана.

Примітка : Якщо сайт SharePoint настроєно, панель швидкого запуску може не відображатися.

Щоб почати роботу в бібліотеці "OneDrive для бізнесу" або в бібліотеці документів сайту групи, скористайтеся швидкими командами над бібліотекою або клацніть три крапки (...) на плитці потрібного файлу:

Скористайтеся панеллю швидких команд у службі Office 365, щоб почати роботу з бібліотекою документів служби OneDrive для бізнесу або сайту групи SharePoint Online.

Можливості:

завантажуйте файли, переміщуйте або видаляйте їх, надавайте до них спільний доступ або отримуйте посилання на них за допомогою параметрів контекстного меню. Інші поради див. в статті Упорядкування файлів у бібліотеці.

Пошук документів

Здебільшого компанії створюють і зберігають величезну кількість документів, тому може бути складно знайти потрібні файли, навіть ті, які створили ви. У службі Office 365 є безліч способів швидко знаходити потрібні документи.

Способи пошуку документів зазвичай залежать від відомостей, які ви знаєте про ці документи. Наприклад, є конкретні розташування, у яких варто шукати, якщо ви стежите за документом, якщо хто-небудь поділився з вами документом або якщо ви знаєте, що документ зберігається в службі OneDrive для бізнесу або в бібліотеці сайту групи.

В інший час вам може знадобитися шукати документ за іменем або за певним словом, яке, на вашу думку, знаходиться в тексті документа. У такому разі можна скористатися полем запиту в OneDrive для бізнесу, щоб знаходити такі речі:

  • документи в службі "OneDrive для бізнесу";

  • Документи, до яких вам надали спільний доступ.

  • Документи, що зберігаються на сайті, за яким ви стежите.

Поле Пошук розташоване у верхньому лівому чи правому куті бібліотеки "OneDrive для бізнесу" або сайту SharePoint.

Знімок екрана: поле запиту OneDrive у службі Office 365.

Крім того, у SharePoint можна скористатися функцією Знайти файл над документами або полем Пошук на цьому сайті.

Огляд усіх способів пошуку документів у службі Office 365 див. в статті Пошук файлу в службі Office 365.

Відстеження документів полегшує їх пошук у майбутньому

Коли ви стежите за документом, він відображається в списку відстежуваних документів у службі OneDrive для бізнесу.

Знімок екрана: документи в бібліотеці OneDrive для бізнесу, які ви відстежуєте в службі Office 365

Окрім того, якщо ви ввели відомості про себе у своєму профілі, наприклад ключові слова в полях Інтереси та Запитайте мене, у списку відстежуваних документів відображатимуться пропозиції про документи, які можуть бути вам цікаві. Виберіть елемент Стежити під будь-яким із запропонованих документів, щоб додати його до списку відстежуваних документів.

Виберіть елемент "Стежити" під будь-яким із запропонованих документів, щоб додати його до списку відстежуваних документів у службі Office 365.

Стеження за документом у службі OneDrive для бізнесу або бібліотеки сайту:

  1. Клацніть правою кнопкою миші документ, за яким потрібно стежити.

    Виберіть піктограму "Більше" (три крапки) біля назви документа в службі OneDrive для бізнесу, щоб відкрити спливаюче вікно для документа
  2. У виносці документа виберіть елемент Стежити. Якщо елемент Стежити відсутній, клацніть правою кнопкою миші файл, виберіть елемент Додатково, а потім – Стежити.

    Виберіть команду "Стежити" в спливаючому меню картки в службі OneDrive для бізнесу

Перегляд документів, до яких вам надано спільний доступ

Спільний доступ користувачам документи з вами, зокрема, відображаються у поданні я маю доступ у OneDrive для бізнесу. Проте, документи користувачів «спільний доступ всім» або мають спільний доступ за допомогою групи безпеки не відображаються в цьому поданні.

Документи, до яким вам надано доступ, відображаються в поданні "Мені надано доступ" служби OneDrive для бізнесу.
  1. У заголовку Office 365 виберіть елемент "OneDrive для бізнесу".

  2. Клацніть посилання Мені надано доступ на панелі швидкого запуску ліворуч.

Перегляд списку нещодавно відкритих документів

У бібліотеці "OneDrive для бізнесу" можна переглянути список документів, які ви нещодавно відкривали в службі Office 365, незалежно від того, зберігаються вони в бібліотеці служби "OneDrive для бізнесу" чи в бібліотеці сайту групи. Клацніть посилання Останні на панелі швидкого запуску ліворуч, щоб переглянути свої файли.

Примітка : Щоб переглянути список нещодавніх документів, у вас має бути пакет Office 2013 або пізнішої версії.

Установлення оповіщень на документи допомагає відстежувати зміни

На документ можна встановити оповіщення, щоб отримувати сповіщення про будь-які зміни до нього, включно з видаленням. Можна визначити частоту та спосіб надходження оповіщень – електронною поштою або за допомогою текстових повідомлень.

Можна настроїти оповіщення на сайті SharePoint.

  1. Виберіть документ у бібліотеці.

  2. Виберіть елементи Файли>Оповіщати мене>Установити оповіщення або Сторінка > > Оповіщати мене > Установити оповіщення для цього документа.

  3. Виберіть потрібні параметри в діалоговому вікні Нове оповіщення й натисніть кнопку OK.

Докладніше про настроювання оповіщень у статті створення оповіщення для отримання сповіщень про зміни файлу або папки на сайті SharePoint.

Відстеження сайтів полегшує їх пошук у майбутньому

Якщо ви – учасник кількох сайтів груп у своїй організації, ви можете стежити за ними, щоб легше отримувати до них доступ. Коли ви стежите за сайтом групи, він відображатиметься на вашій сторінці "Сайти". Коли ви стежите за сайтами, ви можете швидко переходити до бібліотек на цих сайтах з OneDrive для бізнесу, як описано в наступному розділі.

Щоб почати стежити за сайтом:

  1. Перейдіть на сайт, за яким потрібно стежити.

  2. Виберіть елемент Стежити в правій частині заголовка.

    Підпишіться на сайт SharePoint Online і додайте посилання на свою сторінку "Сайти" в службі Office 365.

Докладні відомості див. у відео: стеження за сайтом SharePoint.

Перехід до бібліотек документів на сайтах груп, за якими ви стежите

У бібліотеці "OneDrive для бізнесу" можна переглянути список сайтів груп, за якими ви стежите в Office 365, і перейти до бібліотек документів на цих сайтах.

  1. В області швидкої дії клацніть елемент Папки сайту. Відобразиться список усіх сайтів, за якими ви стежите:

    Виберіть елемент "Папки сайтів" на панелі швидких дій у службі Office 365, щоб переглянути список сайтів SharePoint Online, які ви відстежуєте.
  2. Виберіть сайт у списку, щоб переглянути бібліотеки документів на ньому.

    Виберіть сайт зі списку "Папки сайтів" у службі Office 365, щоб переглянути доступні на ньому бібліотеки документів.

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Див. також

Перегляд і редагування профілю в Office Delve

Відео: копіювання та переміщення файлів бібліотеки за допомогою команди відкрити у провіднику

Створення папок, бібліотек і підсайтів

Пошук втрачених або відсутніх файлів у службі OneDrive

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×