Увімкнення та настроювання унікальних ідентифікаторів документів

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

У цій статті ви дізнаєтеся про використання унікальних ідентифікаторів документів у керуванні документами або записами. Ви також дізнаєтеся, як увімкнути службу ідентифікаторів документів для колекції сайтів і як настроїти параметри унікальних ідентифікаторів для настроюваних правил іменування файлів.

У цій статті

Огляд

Важливі речі пам'ятати

Активація, Увімкнення та настроювання ідентифікаторів документів

Активація функції Ідентифікаторів документів колекції сайтів

Увімкнення та настроювання використання ідентифікаторів документів у колекції сайтів

Огляд

Ідентифікатори документів допомагають керувати документами, надаючи простий спосіб відстежувати елементи незалежно від їхнього розташування. Наприклад, якщо юридичний контракт переміститься з бібліотеки документів на одному сайті до бібліотеки документів на іншому сайті, контракт буде легко знайти за його ідентифікатором документа. Ідентифікатори документів автоматично призначаються переданим документам; такий ідентифікатор супроводжуватиме елемент протягом усього життєвого циклу. Ідентифікатори документів можуть також призначатися наборам документів.

відстеження елементів за допомогою ідентифікаторів документів

Коли службу ідентифікаторів документів увімкнуто вперше, новим документам у колекції сайтів буде автоматично призначено нові ідентифікатори. Для призначення ідентифікаторів документам, що вже є в колекції сайтів, планується завдання таймера.

Також під час ввімкнення служби до типів вмісту "Документ" і "Набір документів" автоматично додається новий стовпець. У стовпці "Ідентифікатор документа" відображаються ідентифікатори, призначені елементам.

Перш ніж використовувати функцію ідентифікаторів документів у системі керування вмістом, необхідно ввімкнути її для колекцій сайтів, де розміщено документи.

Важливо пам’ятати

За деяких обставин ідентифікатори документів не завжди зберігаються. У цій таблиці підсумовуються такі винятки:

Дія

Наслідок

Завантаження документа та його передавання на інший сайт.

Документ вважається копією, і призначається новий ідентифікатор документа.

Використання команд Перемістити та Надіслати.

Документ вважається копією, і призначається новий ідентифікатор документа.

Використання команди Копіювати

Призначається новий ідентифікатор документа.

Існує лише один спосіб збереження ідентифікатора документа на сайті – це використати вміст сайту та сторінки структури адміністратора на сторінці «Настроювання сайту» під час переміщення документів. Запам’ятайте, якщо скопіювати файл, використавши цей спосіб, він не збережеться.

Докладніше про вмістом і структурою сайту відображається Робота з вмістом і структурою сайту.

На початок сторінки

Активація, увімкнення та настроювання ідентифікаторів документів

Щоб почати використовувати ідентифікатори документів для відстеження документів або записів, необхідно виконати процедуру із двох кроків.

Активація функції ідентифікаторів документів у колекції сайтів

Примітка :  Щоб увімкнути функцію ідентифікаторів документів, необхідно бути адміністратором колекції сайтів.

  1. Перейдіть на сайт верхнього рівня в колекції сайтів.

  2. Відкрийте меню Дії сайту та виберіть пункт Параметри сайту.

  3. У розділі "Адміністрування колекції сайтів" виберіть пункт Функції колекції сайтів.

  4. Біля пункту "Служба ідентифікаторів документів" виберіть команду Активувати. Піктограма "Активовано" відображається біля елемента: функцію активовано для поточної колекції сайтів.

Увімкнення та настроювання використання ідентифікаторів документів у колекції сайтів

Після ввімкнення функції ідентифікаторів документів для будь-якої колекції сайтів усім документам у колекції сайтів буде автоматично призначено ідентифікатори документів. Пам’ятайте, що залежно від кількості документів у вашій колекції сайтів цей процес може тривати певний час.

Примітка :  Щоб увімкнути та настроїти функцію ідентифікаторів документів, необхідно бути адміністратором колекції сайтів.

  1. Перейдіть на сайт верхнього рівня в колекції сайтів.

  2. Відкрийте меню Дії сайту та виберіть пункт Параметри сайту.

  3. У розділі "Адміністрування колекції сайтів" виберіть пункт Параметри ідентифікаторів документів.

  4. На сторінці "Параметри ідентифікаторів документів" у розділі "Призначити ідентифікатори документам" переконайтеся, що прапорець Призначити ідентифікатори документам установлено.

Примітка :  Коли ви вперше вмикаєте призначення ідентифікаторів документів у межах колекції сайтів, відображається повідомлення "Функцію настроювання ідентифікаторів документів заплановано виконати автоматичним процесом". Це означає, що за призначення ідентифікаторів усім документам у колекції сайтів відповідає завдання таймера. Обсяг часу, потрібний для завершення цього процесу, залежить від кількості документів у колекції сайтів.

  1. Щоб установити настроюваний рядок символів або чисел, який автоматично додаватиметься на початок кожного ідентифікатора документів, введіть рядок у полі Починати ідентифікатори з таких символів.

  2. Установіть прапорець Скинути всі ідентифікатори документів, щоб автоматично додати префікс до всіх наявних ідентифікаторів документів у колекції сайтів.

  3. У розділі "Область пошуку документів за ідентифікаторами" виберіть сайти для використання як області пошуку для підстановки ідентифікаторів.

  4. Натисніть кнопку ОК.

    Примітка :  Як зазначено вище, після ввімкнення служби ідентифікаторів документів у будь-якій колекції сайтів до типів вмісту "Документ" і "Набір документів" додається стовпець на рівні колекції сайтів. Стовпець "Ідентифікатор документа" використовується для відображення ідентифікаторів, призначених елементам.

 на початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×