Сценарії використання програми InfoPath і служб InfoPath Forms Services

У цій статті описано сценарії, за якими організації можуть використовувати Microsoft Office InfoPath і InfoPath Forms Services, щоб удосконалити бізнес-процеси, наприклад створення звітів про відшкодування витрат або робота зі страховими позовами.

Сценарії та компанії, про які йдеться в цій статті, фіктивні та вказуються лише в ілюстративних цілях. Щоб дізнатися реальні історії використання InfoPath та InfoPath Forms Services у бізнесі, ознайомтеся з фактичними прикладами. Посилання на докладні відомості про такі приклади можна знайти в розділі Див. також.

У цій статті

Сценарій 1. Звіти про витрати

Сценарій 2. Страхові позови

Сценарій 3. Заяви на дозвіл

Сценарій 4. Керування запасами

Сценарій 5. Дослідження ринку

Сценарій 1. Звіти про витрати

частина форми звіту про витрати Корпорація A. Datum, національний постачальник комп’ютерного обладнання та ІТ-послуг, продає комп’ютери, мережеве обладнання та контракти на ІТ-послуги.

Багато груп у межах корпорації A. Datum, зокрема працівники відділу маркетингу, збуту та служби підтримки, несуть певні витрати, пов’язані з роботою, і звітують про них.

ІТ-фахівці з корпорації A. Datum хочуть оптимізувати процес створення звітів про витрати в компанії за допомогою InfoPath та InfoPath Forms Services. Зокрема, вони хочуть запобігти помилкам введення даних і позбавити адміністративний персонал необхідності повторно вводити дані зі звітів про витрати в окрему базу даних. Корпорація A. Datum також хоче забезпечити своїм працівникам можливість переглядати стан їхніх звітів про витрати онлайн.

До застосування програми InfoPath

Хоча працівники корпорації A. Datum створювали звіти про витрати в Microsoft Office Excel, вони все одно надсилали їх уручну. Наприклад, працівниця вводила витрати в книзі Excel, роздруковувала книгу, додавала до неї паперову супровідну записку, а потім міжвідомчою поштою надсилала звіт своєму керівнику.

Затвердивши звіт, керівник ставив позначку поруч зі своїм іменем на супровідній записці та міжвідомчою поштою надсилав звіт до бухгалтерії. Якщо головний бухгалтер затверджував звіт, видавалися чеки на відшкодування. Для регіональних представництв від моменту, коли працівниця надсилала початковий звіт, до моменту, коли вона отримувала відшкодування, могли минати тижні.

Після застосування програми InfoPath

Автоматизувавши весь цей процес за допомогою InfoPath та InfoPath Forms Services, корпорація A. Datum почала витрачати менше часу й коштів на обробку звітів про витрати працівників. Тепер працівники заповнюють форми онлайн і надсилають їх в електронному вигляді своїм керівникам. А керівники, затвердивши ці звіти, можуть передавати їх в електронному вигляді до бухгалтерії для остаточного затвердження та відшкодування.

Нижче наведено переваги переходу до системи на основі InfoPath.

  • Зручність роботи в Інтернеті    Працівники, на чиїх комп’ютерах інстальовано програму InfoPath, можуть у ній заповнювати та надсилати форму звіту про витрати. Працівники, на чиїх комп’ютерах не інстальовано програму InfoPath, можуть робити це в браузері.

  • Підтримка роботи в автономному режимі    Якщо працівники заповнюють форму звіту про витрати в програмі InfoPath, вони можуть зберегти частково заповнену форму на своєму комп’ютері, працювати з нею в автономному режимі, а потім надіслати готову форму до корпоративної мережі, коли знову підключаться до неї. Це особливо корисно для людей, які мають переривчастий або обмежений доступ до ресурсів мережі або Інтернету, як-от працівників із частими відрядженнями.

  • Підвищення точності    Оскільки шаблон форми має на меті забезпечити цілісність даних, введення неприпустимих даних трапляється рідше. Наприклад, завдяки полю з розкривним списком працівники можуть вибирати зі списку стандартних категорій витрат і не повинні запам’ятовувати їх усі та вручну вводити потрібну категорію витрат у формі.

  • Ефективність     Працівники можуть дізнатися стан процесу затвердження, переглянувши сторінку на сайті Microsoft Windows SharePoint Services.

На початок сторінки

Сценарій 2. Страхові позови

Частина форми страхового позову Humongous Insurance – це велика багатонаціональна компанія, яка продає страхові поліси власникам суден, автомобілів і будинків. Ці поліси продаються як приватним особам, так і корпоративним клієнтам.

Штат компанії Humongous Insurance налічує понад 10 000 працівників, серед яких агенти з продажу, оцінювачі розміру страхового збитку, адвокати, ІТ-фахівці, кадровики та фінансисти.

Компанія сподівається, що завдяки програмі InfoPath і службам форм InfoPath Forms Services її клієнти, страхові агенти та компанії-партнери зможуть обробляти страхові позови в онлайнових формах.

До застосування програми InfoPath

До того як працівники Humongous Insurance почали користуватися InfoPath та InfoPath Forms Services, вони робили все на папері вручну. Після розмови з клієнтом агент заповнював форму позову від руки, а потім надсилав її факсом оцінювачу. Перевіряючи відомості, оцінювач часто телефонував до агента, щоб уточнити щось, найчастіше – через незадовільну якість друку факсу.

Після застосування програми InfoPath

Перехід від паперової системи до використання InfoPath та InfoPath Forms Services дав компанії Humongous Insurance змогу об’єднати своїх клієнтів, агентів і оцінювачів у мережі.

Наприклад, тепер клієнт Humongous Insurance може подати позов через Інтернет, заповнивши форму, що підтримується браузером. Для цього клієнту потрібно відвідати веб-сайт Humongous Insurance, створити обліковий запис, увійти в систему та подати позов. Форму буде надіслано оцінювачу в повідомленні електронної пошти, а копію повідомлення – агенту. Якщо виникає потреба в додатковій інформації, оцінювач повертає форму агенту. Автоматизована система знизила витрати коштів і часу на обробку позовів, а також підвищила загальний рівень задоволеності клієнтів.

Нижче наведено переваги переходу до системи на основі InfoPath.

  • Зручність    Клієнти можуть подати позов не лише по телефону, а й заповнивши форму в Інтернеті. Це дає їм змогу надсилати форми в зручний час, а не лише в стандартні робочі години.

  • Підвищення точності    Оскільки шаблон форми має на меті забезпечити цілісність даних, введення неприпустимих даних трапляється рідше. Наприклад, завдяки полю з розкривним списком клієнти або агенти можуть вибирати зі списку стандартних типів позовів і не повинні шукати та вручну вводити потрібний тип у формі.

  • Ефективність    Крім того, використання інтегрованого робочого циклу затвердження дає агенту або оцінювачу змогу швидко дізнатися стан роботи над позовом в інших сторін. Хоча співробітники Humongous Insurance і раніше користувалися чітко визначеним робочим циклом, але він був "паперовим". Через це агенти й оцінювачі не могли без телефонного дзвінка швидко визначити стан позову. Тепер агент може, наприклад, дізнатися, чи завершив оцінювач процес затвердження, зайшовши для цього на сторінку стану робочого циклу на сайті SharePoint, де зберігається форма.

На початок сторінки

Сценарій 3. Заяви на дозвіл

Частина форми заяви на дозвіл Управління будівельного нагляду – це відомство міського самоуправління Чернівців із сотнею працівників.

Це відомство відповідає за перегляд запитів від підрядників з електротехнічних робіт на отримання дозволів, а також за затвердження або відхилення цих запитів.

Управління будівельного нагляду хоче надати підрядникам змогу заповнювати заяви на дозвіл у браузері так, щоб спростити процес отримання дозволу та зробити його зручнішим.

До застосування програми InfoPath

До того як працівники Управління будівельного нагляду почали користуватися InfoPath та InfoPath Forms Services, вони робили все на папері вручну, тому їм доводилося вводити багато зайвих даних. Підрядники заповнювали паперові форми в міській адміністрації. Після цього держслужбовці надсилали заповнені від руки форми секретарю, який вводив дані у відповідну систему. Потім введені дані порівнювалися з паперовою формою, щоб перевірити їхню достовірність. Якщо виявлялися неприпустимі або нерозбірливі дані, форму повертали підряднику поштою разом із другою формою, яка містила інструкції з виправлення неправильних записів.

Коли підрядник надсилав перевірену форму, до бази даних вносились оновлення, а нові записи звірялися з першою та другою формами. І лише коли дані визнавалися правильними, починався процес затвердження. На етапі затвердження інспектор на основі різних критеріїв або затверджував, або відхиляв запит на дозвіл. Коли робочий цикл затвердження завершувався, підрядника сповіщали про рішення поштою.

Після застосування програми InfoPath

Автоматизувавши весь цей процес за допомогою InfoPath та InfoPath Forms Services, Управління будівельного нагляду змогло об’єднати підрядників, держслужбовців та інспекторів у мережі.

Наприклад, коли підрядник надсилає заяву на дозвіл на веб-сайті Управління будівельного нагляду, дані форми надсилаються до бази даних, розташованої в мережі відомства. Після цього нова заява автоматично з’являється на сайті SharePoint, де агент, який приймає роботу, перевіряє відомості про виконання роботи та додає цифровий підпис до форми заяви, щоб підтвердити прийом.

Нижче наведено переваги переходу до системи на основі InfoPath.

  • Зручність роботи в Інтернеті    Підрядникам більше не потрібно навідуватися до міської адміністрації, щоб подати заяву на дозвіл. Тепер підрядники можуть надсилати запит на отримання дозволу через Інтернет, заповнивши форму, яка підтримується браузером, у Firefox, Safari або Internet Explorer.

  • Підвищення точності    Оскільки шаблон форми заяви на дозвіл має на меті забезпечити цілісність даних, введення неприпустимих даних трапляється рідше. Наприклад, завдяки полю з розкривним списком підрядники можуть вибирати типи дозволів зі списку стандартних категорій і не повинні шукати та вручну вводити потрібний тип дозволу у формі.

  • Підвищення рівня задоволеності користувачів    Після надсилання даних новий запит на отримання дозволу автоматично з’являється на сайті інтрамережі Управління будівельного нагляду. Коли держслужбовець відкриває форму, він бачить у ній дані про компанію підрядника та дані заяви на дозвіл.

На початок сторінки

Сценарій 4. Керування запасами

частина форми запасів Wide World Importers – це міжнародна компанія, розташована в Балтиморі, штат Меріленд. Компанія імпортує текстильні вироби, вироби ручної роботи та витратні матеріали з особливим акцентом на товари з Північної Африки.

Компанія Wide World Importers купує товари в більше ніж 70 постачальників із 12 країн і регіонів. Оскільки продукція, яку пропонують ці постачальники, доволі динамічна та сезонна, Wide World Importers хоче створити шаблони форм InfoPath, які дадуть змогу легко й ефективно опитувати постачальників про запаси.

До застосування програми InfoPath

До того як працівники Wide World Importers почали користуватися InfoPath та InfoPath Forms Services, вони робили все на папері вручну, тому їм доводилося вводити багато зайвих даних. Покупці надсилали опитування поштою Global Express Guaranteed закордонним постачальникам. Постачальники надсилали заповнені форми опитування назад поштою або факсом. Час від часу вони повідомляли свої відповіді по телефону. Інколи працівники відділу збуту опитували постачальників особисто. Загалом такий процес опитування міг тривати не один місяць.

Майже для кожного опитування потрібно було вводити багато зайвих даних. Дані з паперових анкет секретар Wide World Importers вводив у базу даних. Отримані записи бази даних порівнювалися з паперовою формою, щоб перевірити їхню достовірність. Якщо виявлялися неприпустимі або нерозбірливі дані, доводилося ще раз зв’язуватися з постачальником по телефону. Якщо це не вдавалося, надсилався запит поштою або факсом, щоб уточнити потрібні відомості. Коли компанія Wide World Importers отримувала виправлені дані, підбивалися підсумки опитування.

Після застосування програми InfoPath

Тепер постачальники замість того, щоб надсилати опитування компанії World Wide Importers поштою, заповнюють форми опитування, що підтримуються браузером, в Інтернеті. Дані, які постачальники вводять у формах, відразу додаються до бази даних запасів. Перейшовши на використання InfoPath та InfoPath Forms Services, тепер компанія Wide World Importers користується наведеними нижче перевагами.

  • Зручність роботи в Інтернеті    Завдяки системі на основі InfoPath постачальники можуть заповнювати анкети в браузері. Постачальникам більше не потрібно надсилати компанії Wide World Importers відповіді на опитування поштою чи факсом.

  • Своєчасність    У попередній "паперовій" системі часто виникали значні затримки від моменту, коли постачальники заповнювали анкети, до моменту, коли їхні відповіді вводилися в базу даних Wide World Importers. У результаті оцінки запасів часто застарівали. Завдяки шаблону форми, що підтримується браузером, дані, які постачальники вводять у формах, негайно переносяться до бази даних запасів.

  • Підвищення точності    Оскільки шаблон форми має на меті забезпечити цілісність даних, введення неприпустимих даних трапляється рідше. Наприклад, завдяки полю з розкривним списком постачальники можуть вибирати типи продуктів зі списку стандартних категорій і не повинні шукати та вручну вводити потрібний тип продукту у формі.

На початок сторінки

Сценарій 5. Дослідження ринку

частина форми дослідження ринку Канадська компанія Proseware, Inc. займається розробкою програмного забезпечення для видавничої галузі.

Proseware, Inc. починає цикл розробки нового випуску свого основного продукту. Група розробників вирішила дослідити ринок за допомогою програми InfoPath і служб форм InfoPath Forms Services. Під час нарад із клієнтами група розробників планує збирати та фіксувати відгуки клієнтів за допомогою шаблону форми. Мета форми – вести облік взаємодії з клієнтами, щоб краще зрозуміти їхні потреби, а також спростити пошук і повторне використання зібраних даних.

Шаблон форми надсилатиме дані безпосередньо до бази даних, що дасть змогу співробітникам отримувати та аналізувати зібрані дані з багатьох різних нарад. Компанія Proseware, Inc. має намір зберігати заповнені форми в бібліотеці на сайті SharePoint.

До застосування програми InfoPath

Хоча учасники групи розробників записували зібрані відгуки клієнтів і партнерів за допомогою програм Microsoft Office Word і Microsoft Office Excel, щоб проаналізувати або розповсюдити дані, часто доводилося вводити їх зайвий раз. Учасники групи писали нотатки в довільній формі, а пов’язані відомості часто губилися в різних документах. Коли учасники групи хотіли об’єднати зібрані відомості в чіткі технічні завдання, вони витрачали багато часу на пошук потрібних даних у нестандартизованих документах.

Після застосування програми InfoPath

Стандартизація процесу збору даних за допомогою InfoPath та InfoPath Forms Services дала групі розробників змогу заощадити час і кошти на збір, аналіз і розповсюдження даних у компанії.

Тепер на зустрічах із наявними й потенційними клієнтами учасники групи розробників збирають дані про потреби та ідеї клієнтів за допомогою форм InfoPath. Група зберігає форми та надає до них спільний доступ у бібліотеці на сайті SharePoint. Тут учасники групи можуть заповнити нові форми даних клієнтів, переглянути дані в наявних формах, експортувати дані із заповнених форм до Microsoft Office Excel 2003 чи Microsoft Office Excel 2007 або об’єднати дані з кількох форм в одній.

Нижче наведено переваги переходу до системи на основі InfoPath.

  • Узгодженість відомостей    Шаблон форми дає змогу забезпечити узгоджені впорядкування та формалізацію відомостей. Дані, що відображаються в списках у формі, походять зі стандартизованих списків SharePoint і XML-файлів. Наприклад, елементи в списку Тип компанії видобуваються безпосередньо з попередньо визначеної XML-схеми, за допомогою якої в компанії Proseware, Inc. стандартизовано обмін бізнес-даними між різними системами.

  • Інтеграція з наявними системами    Надіслана форма автоматично зберігається в бібліотеці на сайті SharePoint. Дані з кожної форми відображаються за межами форми в стовпцях бібліотеки. Завдяки цьому учасники групи можуть легко знаходити та сортувати дані форм у бібліотеці, не відкриваючи кожну форму окремо.

  • Кілька подань    Форма даних клієнта містить подання, які мають різні цілі, зокрема окремі подання, щоб записувати відомості про клієнтів, висновки групи, методологію дослідження та додаткові ресурси. Форма також містить окреме подання для друку, у якому збираються дані з інших подань у зручному для друку форматі.

На початок сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×