Створювати й настроювати типи записів і списків

Примітка.:  Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою .

Диспетчер бізнес-контактів для Outlookможна настроїти форми додати поля, які стосуються вашого бізнесу, видалення поля, які не потрібно, і перемістіть поля, щоб виділити найважливіших відомостей. Ви можна створити нові форми, додавання списків, настроювання звітів, змінення етапи збуту та проведення Озвучування умови, вибору полів для вашої картки контакту та настроювання стрічки.

У цій статті описано створення та Настроювання форм і створення та редагування списків.

Примітка.: Тільки власник бази даних можна настроїти форми.

Читайте такі статті відомості про настроювання звітів; Змінення етапи збуту, продажів дії та нагадування; Змінення випередження рахунок умови; вибір полів для картки контакту; і настроювання стрічки.

У цій статті

Створіть новий запис типу

Настроювання форми

Створіть новий запис типу

Диспетчер бізнес-контактів для Outlook містить ряд різних типів Настроювані форми та типи записів, зокрема Бізнес-партнерБізнес-контакт, потенційний клієнт, Можливістьі Бізнес-проект.

За допомогою форми за промовчанням не змінюючи їх, або створити нові типи записів відповідно до потреб бізнесу.

Також можна змінити форми за допомогою додавання й видалення полів. Додаткові відомості про Додавання або видалення полів далі в цій статті.

Нові типи записів має відповідно до типу облікового запису "або" бізнес-контакту. Як можна пов'язати записи та відомості, які спільно з них зберігаються в будь-які нові типи записів, які ви створюєте.

Приклад: Велосипедів оптова створює настроювані типи записів

Для велосипеда оптова необхідно створити сховища та магазину записи.

Кожен магазин, який купує з на оптова має кілька працівників, які відповідають для придбання. Оптова велосипедів продає великою кількістю магазинах зі своїм набором співробітників, які роблять покупки рішень. На оптова потрібно пов'язати кожного працівника магазин з їх певного магазин, щоб переглянути список співробітників і будь-яке повідомлення зі співробітниками магазин під час перегляду відомостей про у магазині.

Для цього в оптова створює запис сховище, який базується на тип облікового запису та створює запис магазину, який базується на тип запису бізнес-контакту. На оптова обирає базу запис сховище на запис бізнес-партнера, тому що записами бізнес-партнерів відобразити список пов'язаних бізнес-контактів і всі елементи історії зв'язків з кожного бізнес-контактів.

Створення настроюваного типу записів

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Виберіть пункт Диспетчер бізнес-контактів.

  3. Натисніть кнопку настроїти і натисніть кнопку Настроїти типи записів.

  4. У діалоговому вікні Настроювання типів записів виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Виберіть Новий тип бізнес-контакту для створення нової форми, який базується на тип запису бізнес-контакту.

    • Виберіть Тип нового облікового запису для створення нової форми, який базується на тип облікового запису.

      The Customize Record Types dialog box with the New Business Contact Type button and the New Account Type button outlined.

      • Якщо потрібно створити тип запису для людей, виберіть елемент Новий тип бізнес-контакту.

      • Якщо потрібно створити тип запису для організацій, або для груп у більшу організації, виберіть Тип нового облікового запису. Усі елементи історії зв'язків із будь-який запис, який буде пов'язано з бізнес-партнером перелічено в історії зв'язків запису бізнес-партнера. Додаткові відомості про записами бізнес-партнерів відображається відомостями про бізнес-партнерів у Диспетчері бізнес-контактів.

  5. У діалоговому вікні Новий тип бізнес-контакту або Новий тип облікового запису введіть однині і множина ім'я новий тип запису.

  6. За потреби натисніть кнопку, перейдіть до змінення піктограми, яке буде відображатися в кожному конкретному записі цього типу.

  7. Натисніть кнопку OK.

    Новий тип запису входить у список типів записів у діалоговому вікні Настроювання типів записів .

    Новий тип запису включає в себе всі сторінки за промовчанням та поля з бізнес-партнера або бізнес-контакт, на основі новий тип запису. Він не містить будь-які настроювані сторінки або полів, які ви додали до інших форм. Настроювання форми за допомогою змінення сторінок і полів, у розділі наступного, настроїти форми.

На початок сторінки

Настроювання форми

Можна настроїти форми в кілька способів. Можна додавати або видаляти сторінки, розділи й поля. Змінення порядку полів таким чином, щоб було зрозуміло, для свого бізнесу.

Примітка.: Тільки власник бази даних можна настроїти форми.

Настроювані форми можна експортувати лише тому, що ви можете поділитися ними з іншими користувачами. Щоб отримати додаткові відомості про експорт можна знайти експорт бізнес-записів із Диспетчера бізнес-контактів.

Увага!: Будь-які зміни, внесені до форми буде змінено всі записи від цього типу. Наприклад, якщо видалити поле з бізнес-контакт, її буде видалено цього поля зі всіх записів бізнес-контактів.

У цьому розділі

Видалення форми

Створення та редагування списків

Відкрийте форму для настроювання

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Виберіть пункт Диспетчер бізнес-контактів.

  3. Натисніть кнопку настроїти і натисніть кнопку Настроїти типи записів.

  4. У списку клацніть тип запису, який потрібно настроїти і натисніть кнопку Настроїти форми .

    the customize record types dialog box with the customize form button outlined.

    Також можна настроїти будь-яку форму, яку ви відкрили. На стрічці у групі Настроювання натисніть кнопку Макет форми .

Настроювані версії форми, відкриється. Тепер можна додати або видалення сторінки, розділи й поля або перевпорядкувати розділи й поля у формі.

На сторінці загальні відображається за промовчанням. Для відображення на іншу сторінку, на вкладці « Настроювання » у групі сторінки натисніть кнопку Відобразитита виберіть ім'я сторінки.

На початок сторінки

Створення нової сторінки

Можна створити щонайбільше для чотирьох додаткові сторінки для будь-якої форми. За промовчанням більшість форм містить загальні, докладной журнал сторінки.

  1. Відкрийте форму для настроювання.

  2. На вкладці Настроювання в групі сторінки натисніть кнопку Показати Show icon та виберіть пункт користувача сторінки 1або будь-який інший користувач сторінок.

    Відображається пуста сторінка.

    Примітка.: Якщо ім'я сторінки закінчується на @ (приховані), за замовчуванням приховано сторінки. Чи потрібно вимкнути функцію приховати, щоб мати змогу вводити дані на цій сторінці форми.

  3. Якщо приховані сторінки, вимкніть функцію приховати для відображення на сторінці. У групі сторінки натисніть кнопку Приховати Hide icon

    Примітка.: Щоб переконатися, що сторінки більше не приховано, у групі сторінки натисніть кнопку Показати. Якщо більше не Вибрана сторінка містить (прихованих) після імені сторінки, натисніть її видимий.

Тепер можна перейменувати сторінку або додати розділи й поля до нього. Далі в цій статті для отримання додаткових відомостей див. Додати або видалити розділи та Додати або видалити поля .

На початок сторінки

Введіть ім'я або перейменування сторінки

  1. На вкладці « Настроювання » у групі сторінки натисніть кнопку Відобразитита виберіть сторінку, яку потрібно перейменувати.

  2. У групі сторінки натисніть кнопку Перейменувати сторінку Rename icon .

  3. У полі назва введіть нове ім'я та натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Додавання або видалення розділів

Відомості у формі організовано в розділи. Наприклад, у формі бізнес-контакт, є номери телефонів розділ, який містить інший телефон числових полів, наприклад бізнес і основне.

The Business Contact Form Layout screen with the Phone numbers section selected.

Додавання розділу

  1. Відкрийте форму для настроювання.

  2. На вкладці « Настроювання » у групі макет натисніть кнопку Додати розділ піктограма додавання групи .

  3. У полі Ім'я розділу введіть назву розділу і натисніть кнопку OK.

    Якщо ви хочете, щоб змінити ширину розділу, виберіть відповідний розділ. На вкладці Настроювання натисніть кнопку широкий Wide icon або вузькі Narrow icon .

Видалення розділу

  1. Виберіть розділ, який потрібно видалити.

    Порада.: Розділ містить ім'я розділу з горизонтальної лінії поруч з іменем. Виберіть розділ, натисніть кнопку на або біля імені розділу.

    The selected Phone numbers section

  2. На вкладці « Настроювання » у групі макет натисніть кнопку Видалити Піктограма видалення .

    Примітки.: 

    • Будь-якого поля, які містяться в цьому розділі, буде видалено, але вони не видаляються з бази даних Диспетчера бізнес-контактів. Якщо ви хочете, щоб додати поля до форми, Читайте статтю Додавання поля далі в цій статті. Видалення поля не призводить до видалення поля або вони містять дані. Будь-які дані, які було введено в полях ще зберігається в базі даних, якщо видалити поле.

    • Якщо видалити розділ, його буде видалено з бази даних Диспетчера бізнес-контактів. Поля, які були включені в розділі не буде видалено разом із розділу. Якщо потрібно додати до розділу ще раз, можна додати розділ з таким ім'ям і виберіть додати поля до форми в цьому розділі.

На початок сторінки

Додавання або видалення полів

Можна додавати різні типи полів у Диспетчер бізнес-контактів для Outlook , необхідні для вашого бізнесу. Тип поля, які ви додаєте визначає тип відомостей, які можна вводити або вибрано в полі.

Наприклад, якщо потрібно вводити інформацію в текстовому полі, можна додати текстове поле; Якщо ви хочете виберіть потрібний елемент зі списку, можна Додати заповнено список (також відомий як розкривний список); Якщо потрібно створити посилання або додати один запис з іншим записом, ви можете Додати поле зв'язку.

Флорист може створити текстове поле з іменем "Улюблені квітів" де користувачам потрібно введіть тип квіткою в полі, а опалення спеціаліст можна створити поле з іменем "Печі моделі" вибрати зі списку. Щоб отримати додаткові відомості про списки статті створення або редагування списків далі в цій статті.

На початок сторінки

Додавання поля

  1. Відкрийте форму для настроювання.

    Порада.: До наступного кроку виберіть розділ, де потрібно додати поле. Якщо поле не де потрібно розмістити його, ви можете перетягнути його до іншого розділу, додавши його.

  2. На вкладці « Настроювання » у групі макет натисніть кнопку Додати поля Піктограма додавання поля .

  3. У діалоговому вікні Додавання поля виконайте одну з наведених нижче дій.

    • У списку виберіть один із перелічених і натисніть кнопку Додати до форми.

      The Add Fields dialog box

    • Щоб створити нове поле або додати поля, які вже створено для іншої форми, натисніть кнопку створити.

      У діалоговому вікні створення нового поля виконайте одну з наведених нижче дій.

      Створення нового поля    

      1. У полі ім'я стовпця введіть ім'я для цього поля.

      2. У списку тип даних виберіть тип даних, які містять поля, наприклад, номер.

      Для цього типу даних

      Виберіть цей тип даних

      Слів або речень до 96 символів

      Текстовий

      Номери з або без них десяткову

      Числовий

      Відсотки

      Відсоток

      Ціни, прибуток або будь-які інші грошової одиниці, пов'язані дані

      Грошовий

      Відповіді на запитання прості, наприклад так або ні, або вимкнення або true або false

      Так/ні

      Дати або часу інформацію в будь-який із форматів, доступних у програмі Outlook

      Дата й час

      Цілі числа

      Ціле число

      Заповнено список елементів (значення), щоб заощадити час або зберегти узгодженість форм

      Розкривний список

      Веб-адреса

      URL-АДРЕСИ

      Посилання на інший запис в базі даних

      Зв'язок

      Примітка.: Не можна змінити тип даних поля після створення поля. Якщо потрібно змінити тип даних, видалити поле а потім додати новий з потрібний тип даних.

      1. За необхідності у списку Формат , натисніть кнопку формат даних у полі.

        Примітка.: Деякі типи даних є лише один формат.

      2. Натисніть кнопку OK.

        Поля, які ви створили відображається в списку в діалоговому вікні Додавання поля .

      3. Додавання поля до форми, у діалоговому вікні Додавання поля виберіть поле і виберіть команду Додати до форми.

      Додавання поля з іншої форми    

      1. Виберіть параметр Додати поле з іншої форми .

      2. Виберіть поле у списку і натисніть кнопку OK.

        Примітка.: Вам потрібно створити поле для він має відображатися в цьому списку.

        Вибране поле відображається у списку в діалоговому вікні Додавання поля .

      3. Додавання поля до форми, у діалоговому вікні Додавання поля виберіть поле і виберіть команду Додати до форми.

На початок сторінки

Додавання поля зв'язку

Використання поля зв'язку для зв'язування пов'язаних записів. Всі записи, які були пов'язані з певного запису вказано на вибраний запис, який називається призначення запису, подібні до таким чином, щоб запис бізнес-партнера список усіх до бізнес-контактів, зв'язані з ним.

Ви можете зв'язати записи такого самого типу, а також посилання записи, які відрізняються.

Наприклад, зі зразка робочої бази даних, посилання для велосипеда роздрібна торгівля зберігає постачальників, велосипеди роздрібна торгівля зберігає перенести з неї, ви:

  • Відкрийте постачальник тип запису для настроювання. Поле зв'язку буде додано до цього типу запису.

    The Customize Record Types dialog box in the Sample Business database with the Vendor record type selected.

  • Додавання зв'язку поле Магазини постачальник типом запису, як призначення тип запису, який зберігає і Постачальник імена , як ім'я цільового поля.

    Примітки.: 

    • Додавання поля зв'язку виникнення тип запису, який також буде створено таблицю, що містить список пов'язаних записів на призначення запису. У цьому прикладі постачальник записи (записи виникнення) мають рівень поле використовується, щоб створити посилання для зберігання записів. Сховище записів (місце призначення записів) є таблицю, яка містить постачальник записи, які посилаються на них.

    • Таблиця або цільового поля, – це не можна редагувати. Щоб змінити пов'язаних записів, скористайтеся полем зв'язку. У цьому прикладі перейдіть до постачальника запис у магазині видалити або додати іншого магазину. Ця дія змінює у списку постачальники в таблиці для пов'язаних сховища записів.

    Creating a new relationship field in the Create a New Field dialog box.

  • Використання зв'язку поле на постачальник записів, щоб зв'язати роздрібна торгівля велосипедів зберігання записів до постачальника записів.

    A vendor record with stores listed in the Retail Stores relationship field.

  • Установіть прапорець цільового поля в роздрібному велосипедів зберігання записів, щоб переглянути список постачальників, які постачають велосипеди для тих магазинах.

    A store record with a list of vendors that supply bicycles to the store.

Щоб отримати відомості про зразка робочої бази даних переглянути відомості про компанію Adventure Works і зразок робочої бази даних.

Додавання поля зв'язку

  1. Відкрийте форму для настроювання.

  2. На вкладці « Настроювання » у групі макет натисніть кнопку Додати поля Піктограма додавання поля .

  3. У діалоговому вікні Додавання поля натисніть кнопку створити.

    The Add Fields dialog box

  4. У діалоговому вікні створення нового поля в полі ім'я поля введіть ім'я поля зв'язок».

  5. У списку тип даних виберіть пункт рівень.

  6. У списку Введіть призначення запису виберіть тип запису, який потрібно створити посилання на вибраний запис до.

    Примітка.: Якщо тип запису призначення так само, як тип запису, який настроюється, поле Ім'я та ім'я цільового поля мають бути різними.

  7. У полі ім'я цільового поля введіть ім'я цільового поля.

    Примітка.: Ім'я цільового поля – це ім'я таблиці, що містить список усіх пов'язаних записів, які посилаються на тип запису призначення.

  8. Натисніть кнопку OK.

    Вибране поле відображається у списку в діалоговому вікні Додавання поля .

  9. Додавання поля до форми, у діалоговому вікні Додавання поля виберіть поле, яке містить зв'язку у стовпці Тип даних і натисніть кнопку Додати до форми.

    Примітка.: Поле, яке містить зв'язку у стовпці Тип даних – це поле введення даних. Поле, що містить список призначення зв'язку у стовпці Тип даних буде автоматично додано до запису призначення введіть, а це таблицю, яка містить імена всіх пов'язаних записів, введені в поле зв'язок».

На початок сторінки

Видалення поля

  1. Відкрийте форму для настроювання.

  2. Виберіть поле, яке потрібно видалити з форми.

    Примітка.: Обов'язкові поля, наприклад ім'я облікового запису, не можна видалити.

  3. На вкладці « Настроювання » у групі макет натисніть кнопку Видалити Піктограма видалення , або натисніть клавішу DELETE.

    Примітка.: Поле та будь-які дані, які вона містить можуть бути додані до форми, оскільки поле все ще зберігаються в базі даних Диспетчера бізнес-контактів. У поле можна буде додано до інших форм в діалоговому вікні Додавання поля .

Остаточне видалення поля

Попередження!: Якщо видалити поле, у діалоговому вікні Додавання поля , остаточно видаляється поле, і ви втратите всі дані, що вводиться в цьому полі. Якщо видалити або видалити поле з форми, є лише видалення цього поля у формі. Якщо додати поля до форми, потім доступу до даних.

  1. Відкрийте форму для настроювання.

  2. На вкладці « Настроювання » у групі макет натисніть кнопку Додати поля Піктограма додавання поля .

  3. У діалоговому вікні Додавання поля виберіть поле, яке потрібно видалити і натисніть кнопку Видалити.

    Примітка.: Ви може лише остаточно видалити поля, якщо він не використовується на будь-які інші форми.

На початок сторінки

Перейменування розділи та редагування поля

Можна перейменувати будь-якого розділу у формі, але можна перейменовувати лише поля, які ви створили.

Можна змінити поля, перейменувавши їх а також за допомогою змінення формату даних, які можна вибрати в полі.

Примітка.: Не можна змінити тип даних поля. Можна видалити поле та виберіть Додати новий з типом даних, які ви хочете.

  1. Відкрийте форму для настроювання.

  2. Виберіть розділ або поле, яке потрібно перейменувати або редагувати.

    Примітка.: Можна перейменовувати лише поля, які ви створили.

  3. На вкладці « Настроювання » у групі макет натисніть кнопку змінити поле або розділ The Edit Field or Section Icon .

  4. Виконайте одну з таких дій:

    • Перейменування розділу     У діалоговому вікні редагування розділу введіть інше ім'я розділу.

    • Редагування імені поля, які ви створили     У діалоговому вікні редагування поля введіть інше ім'я поля.

      Якщо потрібно змінити формат даних, які дозволено у поле, у полі Формат , натисніть кнопку інший формат. Деякі типи полів є лише один параметр форматування.

Упорядкування елементів у формі

На Настроювані форми можна перемістити розділи на сторінці або перемістити їх до іншої сторінки та змінити порядок полів.

Переміщення розділу або перевпорядкувати поля на сторінці

  1. Відкрийте форму для настроювання.

  2. Виберіть розділ або поля, які потрібно перемістити.

    Розділ містить ім'я розділу з горизонтальної лінії поруч з іменем. Виберіть розділ, натисніть кнопку на або біля імені розділу.

    The selected Phone numbers section

  3. Перетягніть розділ або поле в потрібне місце на сторінці, або за допомогою клавіш зі стрілками на клавіатурі для переміщення розділу або поле.

На початок сторінки

Переміщення розділу на іншу сторінку

  1. Виберіть розділ, який потрібно перемістити.

    The selected Phone numbers section

  2. На вкладці « Настроювання » у групі макет натисніть кнопку перемістити Move icon .

  3. У діалоговому вікні Перехід до сторінки Виберіть сторінку, до якої потрібно перемістити розділ і натисніть кнопку OK.

    Примітка.: Якщо приховані сторінки, потрібно буде вимкнути функцію приховати, щоб мати змогу вводити дані на сторінці. На вкладці « Настроювання » у групі Відобразити Виберіть сторінку. У групі сторінки натисніть кнопку Приховати Hide icon .

На початок сторінки

Видалення форми

Попередження!: Якщо ви видалили тип запису, буде втрачено дані, які було введено в цей тип запису.

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Перейдіть на вкладку Диспетчер бізнес-контактів і натисніть кнопку настроїти .

  3. Натисніть кнопку настроїти типи записів.

  4. У діалоговому вікні Настроювання типів записів виберіть тип запису, який ви створили.

    Примітка.: Можна видалити лише типи записів, які ви створили. Не можна видалити типи записів за промовчанням.

  5. Натисніть кнопку Видалити тип запису.

На початок сторінки

Створення та редагування списків

Коли ви часто введення однакових даних у формі, це зручний а узгодженішого для створення списку, у якому можна вибрати з.

Створення списку

  1. Відкрийте форму для настроювання.

  2. На вкладці « Настроювання » у групі макет натисніть кнопку Додати поля Піктограма додавання поля .

  3. У діалоговому вікні Додавання поля натисніть кнопку створити.

  4. У списку тип даних виберіть елемент розкривного списку.

    Примітка.: Список тільки Вибір формату також буде розкривного списку.

  5. Натисніть кнопку OK.

  6. Додавання елементів до списку.

    Ось як це зробити:

    1. У діалоговому вікні Редагування списків натисніть кнопку Додати , щоб додати елемент (значення) у списку.

    2. У діалоговому вікні Додавання елемента в полі ім'я елемента введіть ім'я значення.

    3. Натисніть кнопку OK.

      У діалоговому вікні Редагування списків у стовпці значення виберіть елемент, доданий з'явиться.

    4. Щоб додати інший елемент списку, повторіть ці дії.

  7. Щоб перемістити елемент вгору або вниз у списку, натисніть кнопку значення, які потрібно перемістити і натисніть кнопку вгору або кнопку зі стрілкою вниз.

  8. Для вибору одного елемента в полі, значення за промовчанням, натисніть кнопку значення і натисніть кнопку Зробити за промовчанням .

    Якщо один елемент, який буде використовуватися найчастіше використовуються, ви можете зробити це значення за промовчанням, щоб заощадити час, коли ви заповнюєте форми.

  9. Натисніть кнопку OK.

Редагування списку

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Перейдіть на вкладку Диспетчер бізнес-контактів і натисніть кнопку настроїти .

  3. Натисніть кнопку редагувати список.

  4. У діалоговому вікні Редагування списків клацніть список, який потрібно змінити.

    Якщо вибрати список, у стовпці значення відображення елементів у списку.

    The Edit Lists dialog box

  5. Виконайте одну з наведених нижче дій, щоб відредагувати список.

    Додати значення у списку     Натисніть кнопку Додати , введіть ім'я елемента і натисніть кнопку OK.

    Перейменування значення     Виберіть потрібний елемент і натисніть кнопку Перейменувати . Введіть нове ім'я та натисніть кнопку OK.

    Видалити значення або замінити його на інший значення     Виберіть потрібний елемент і натисніть кнопку Видалити ". Якщо потрібно, щоб замінити значення, виберіть пункт інше значення зі списку та натисніть кнопку OK. Якщо потрібно видалити, натисніть кнопку OK.

    Переміщення значення вгору або вниз у списку     Виберіть один із пунктів і натисніть кнопку вгору або кнопку зі стрілкою вниз.

    Здійснення елемента значення за промовчанням     Клацніть елемент і натисніть кнопку Установити за умовчанням .

  6. Коли ви виконаєте всі зміни, у діалоговому вікні Редагування списків натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×