Створення та спільне використання приладної дошки з Excel і групами Microsoft

Приладна дошка – це візуальне подання ключових показників, що дають змогу швидко переглядати й аналізувати всі ваші дані, зібрані разом. Приладні дошки не лише забезпечують подання об’єднаних даних, але й надають функцію бізнес-аналітики із самообслуговуванням, яка дає змогу користувачам фільтрувати дані, вибираючи лише важливі. У минулому процедура підготовки звітів Excel часто передбачала створення кількох звітів Excel для різних людей чи відділів залежно від їхніх потреб.

Приклад приладної дошки Excel із роздільниками та часовою шкалою

Огляд

У цьому розділі ми розглянемо, як створити динамічну приладну дошку за допомогою кількох зведених таблиць, зведених діаграм та інструментів зведеної таблиці. Користувачі дізнаються, як швидко відфільтрувати дані в потрібний спосіб за допомогою роздільників і часової шкали, що дають змогу автоматично розгортати та згортати зведені таблиці й діаграми так, щоб відображалася лише потрібна користувачу інформація. Крім того, ви можете швидко оновлювати свою приладну дошку, коли додаються або оновлюються дані. Це дуже зручно, оскільки вам потрібно створити звіт приладної дошки лише раз.

У цьому прикладі ми створимо чотири зведені таблиці та діаграми з одного джерела даних.

Покажемо, як надати спільний доступ до створеної приладної дошки іншим користувачам за допомогою групи Microsoft. Також у нас є інтерактивна книга Excel, яку можна завантажити та виконати процедуру за інструкцією самостійно.

Завантажити навчальну книгу "Приладна дошка Excel"

Отримання даних

  1. Дані можна скопіювати та вставити безпосередньо в Excel, або ж можна зробити запит із джерела даних. У цій статті використано запит Аналіз збуту, створений із шаблону Northwind Traders для Microsoft Access. Якщо потрібно застосувати цей шаблон, відкрийте Access, перейдіть у меню Файл > Створити, виконайте пошук "Northwind" і створіть базу даних шаблонів. Після цього ви зможете отримати доступ до будь-яких запитів, що містяться в цьому шаблоні. Якщо ви не маєте Access, не хвилюйтеся – ми вже зібрали ці дані до книги Excel.

  2. Переконайтеся, що дані структуровано належним чином і присутні всі необхідні рядки та стовпці. Кожен рядок має представляти собою окремий запис або елемент. Довідку з налаштування запиту та процедуру обробки даних див. в статті Отримання й перетворення даних в Excel.

    Зразок даних у таблиці Excel, що використовуватимуться як джерело даних зведеної таблиці
  3. Відформатуйте свої дані як таблицю Excel, якщо ви ще цього не зробили. Якщо ви імпортуєте дані з Access, вони автоматично імпортуються до таблиці.

Створення зведених таблиць

  1. Виберіть будь-яку клітинку в діапазоні даних і відкрийте новий аркуш, вибравши Вставити > Зведена таблиця > Новий аркуш. Докладні відомості див. в статті Створення зведеної таблиці для аналізу даних аркуша.

  2. Додайте потрібні поля зведеної таблиці, а потім відформатуйте їх належним чином. Ця зведена таблиця служитиме основою для інших, тож вам доведеться витратити трохи часу на налаштування стилю й макета звіту та загальне форматування, щоб не робити цього кілька разів. Додаткові відомості див. в статті Змінення макета й формату звіту зведеної таблиці.

    У цьому випадку ми створили зведення збуту верхнього рівня за категорією продукції та відсортували його за полем "Збут" за спаданням.

    Зразок зведеної таблиці, відфільтрованої за значеннями "Категорія", "Збут" і "% від підсумка"

    Докладні відомості див. в статті Сортування даних у зведеній таблиці або зведеній діаграмі.

  3. Створивши головну зведену таблицю, виберіть її, а потім скопіюйте та вставте стільки разів, скільки необхідно, що очистити області на аркуші. У нашому прикладі ці зведені таблиці здатні змінювати рядки, але не стовпці; тож ми розмістили їх в одному рядку, відокремлюючи кожну з них одним порожнім стовпцем. Однак може з’ясуватися, що необхідно розмістити ваші зведені таблиці одна під одною, якщо є можливість розширення стовпців.

    Увага! : Зведені таблиці не можуть накладатися одна на одну, тож під час оформлення залиште між ними достатньо місця, щоб можна було розгортати або згортати їх у разі фільтрування, додавання або вилучення значень.

    На цьому етапі можна присвоїти зведеним таблицям назви, що пояснювали б їхнє призначення. Якщо ви цього не зробите, Excel присвоїть їм назви "Зведена діаграма1", "Зведена діаграма2" і так далі. Виділіть кожну таблицю, відкрийте вкладку Знаряддя для зведених таблиць > Аналізувати та введіть нове ім’я в полі Зведена таблиця > Ім’я. Імена знадобляться, коли ви підключатимете зведені таблиці до роздільників і часової шкали.

    Перейменування зведеної таблиці в полі "Знаряддя для зведених таблиць > Аналізувати > Зведена таблиця > Ім’я"

Створення зведених діаграм

  1. Клацніть будь-де в першій зведеній таблиці, виберіть Знаряддя для зведених таблиць > Аналізувати > Зведена діаграма та виберіть тип діаграми. Ми вибрали комбіновану діаграму, на якій стовпець "Збут" зображено у вигляді звичайної стовпчастої діаграми, а дані зі стовпця "% від підсумку" представлено у вигляді лінійчатої діаграми на допоміжній осі.

    Діалогове вікно вибору діаграми для комбінованої діаграми зі звичайною стовпчастою та лінійчатою діаграмами
  2. Виберіть діаграму, а потім укажіть потрібний розмір і формат на вкладці Знаряддя для зведених діаграм. Додаткові відомості див. в серії статей Форматування діаграм.

  3. Повторіть ці дії для решти зведених таблиць.

  4. А зараз пора перейменувати зведені діаграми. Виберіть Знаряддя для зведених діаграм > Аналізувати та введіть нову назву в полі Ім’я діаграми.

Додавання роздільників і часової шкали

Роздільники й часові шкали дають змогу швидко фільтрувати зведені таблиці та зведені діаграми, щоб отримати лише потрібні дані.

Розгорнутий вигляд роздільників і часової шкали на приладній дошці
  1. Виділіть будь-яку зведену таблицю та виберіть Знаряддя для зведених таблиць > Аналізувати > Фільтрувати > Вставити роздільник, а потім виберіть всі елементи, які потрібно використати для роздільника. Для цієї приладної дошки ми вибрали поля "Категорія", "Назва продукту", "Співробітник" та "Ім’я клієнта". Якщо натиснути кнопку "OK", посередині екрана з’являться роздільники, накладені один на одного. Вам необхідно буде розмістити їх належним чином і відкоригувати їхній розмір.

    Параметр "Вставити роздільник" у групі "Знаряддя для зведених таблиць" > "Аналізувати" > "Фільтрувати"
  2. Параметри роздільника: клацніть будь-який роздільник, виберіть Знаряддя для роздільника > Параметри та налаштуйте відповідні параметри, наприклад Стиль і кількість стовпців, що відображаються. Щоб вирівняти кілька роздільників, клацніть їх лівою кнопкою миші, утримуючи клавішу Ctrl, і скористайтеся одним із засобів на вкладці "Знаряддя для роздільника" в групі Вирівнювання.

  3. Підключення до роздільників: роздільники будуть зв’язані лише з тією зведеною таблицею, в якій вони були створені, тож необхідно вибрати кожен роздільник, перейти до розділу Знаряддя для роздільника > Параметри > Підключення звітів і позначити зведені таблиці, які необхідно підключити до цих роздільників. За допомогою роздільників і часових шкал можна керувати зведеними таблицями на будь-якому аркуші, навіть якщо цей аркуш прихований.

    Підключення звітів роздільників із вкладки "Знаряддя для роздільника" > "Параметри"
  4. Додавання часової шкали: виділіть будь-яку зведену таблицю, виберіть Знаряддя для зведених таблиць > Аналізувати > Фільтрувати > Вставити часову шкалу та позначте потрібні елементи. Для цієї приладної дошки ми вибрали поле "Дата замовлення".

  5. Параметри часової шкали: клацніть часову шкалу, виберіть Знаряддя часової шкали > Параметри та налаштуйте такі параметри, як Стиль, Заголовок і Підпис. Виберіть параметр Підключення звітів, щоб зв’язати часову шкалу з потрібними зведеними таблицями.

Дізнайтеся більше про роботу з роздільниками та часовою шкалою.

Подальші кроки

Тепер приладна дошка цілком функціональна, але вам може знадобитися перегрупувати її та додати ще кілька штрихів. Наприклад, ви можете додати назву звіту або фон. У цьому прикладі ми додали до приладної дошки фігури навколо зведених таблиць і вимкнули заголовки й лінії сітки на вкладці "Подання".

Обов’язково перевірте всі роздільники та часові шкали, щоб переконатися, що зведені таблиці та діаграми працюють належним чином. Можуть виникати такі ситуації, коли через зміну розміру зведеної таблиці в процесі роботи з роздільниками та часовими шкалами зведені таблиці можуть накластись одна на одну, що є неприпустимим. У цьому випадку відображається повідомлення про помилку. Ці помилки необхідно виправити, перш ніж розповсюджувати приладну дошку.

Завершивши налаштовувати приладну дошку, перейдіть на вкладку "Спільне використання приладної дошки" у верхній частині цієї статті, щоб дізнатися, як розповсюдити її.

Вітаємо зі створенням приладної дошки! На цьому етапі ми покажемо, як налаштувати групу Microsoft, щоб надати спільний доступ до вашої приладної дошки. Ми закріпимо приладну дошку у верхній частині бібліотеки документів групи в SharePoint, щоб ваші користувачі могли легко її знайти.

Примітка : Якщо ви ще не налаштували групу, див. статтю Створення групи в Outlook.

Зберігання приладної дошки в групі

Якщо ви ще не зберегли книгу приладної дошки в групі, вам слід це зробити. Якщо книга вже в бібліотеці файлів групи, цей крок можна пропустити.

  1. Відкрийте групу в Outlook 2016 або інтернет-версії Outlook.

  2. Клацніть Файли на стрічці, щоб отримати доступ до бібліотеки документів групи.

  3. Натисніть кнопку Передати на стрічці та додайте книгу приладної дошки до бібліотеки документів.

Додавання книги на сайт групи SharePoint Online

  1. Якщо ви зайшли до бібліотеки документів з Outlook 2016, в області переходів ліворуч клацніть Домашня сторінка. Якщо бібліотеку документів відкрито з інтернет-версії Outlook, з правого краю стрічки клацніть Додатково > Сайт.

  2. В області переходів ліворуч клацніть Документи.

  3. Знайдіть свою книгу приладної дошки та клацніть коло ліворуч від його імені.

  4. Вибравши книгу приладної дошки, натисніть кнопку Закріпити вгорі на стрічці.

Виберіть файл і натисніть кнопку "Закріпити вгорі", щоб його було легко знайти в бібліотеці документів.

Тепер щоразу, коли користувачі відкриватимуть сторінку "Документи" на сайті групи SharePoint Online, угорі відображатиметься аркуш приладної дошки. Щоб отримати доступ до поточної версії приладної дошки, потрібно просто клацнути її.

Порада : Крім того, користувачі зможуть заходити до бібліотеки документів групи, зокрема до книги приладної дошки, за допомогою програми Outlook Groups для мобільних пристроїв. Докладні відомості див. в статті Програма Outlook Groups для мобільних пристроїв.

Див. також

Не знайшли тут відповіді на своє запитання?

Відвідайте спільноту Microsoft Answers.

Ми дослухаємося до вас!

Востаннє цю статтю редагували Бен і Кріс 16 березня 2017 р. завдяки вашим відгукам. Якщо ця стаття виявилася корисною для вас і тим паче, якщо ні, натисніть відповідну кнопку зворотного зв’язку нижче та залиште нам конструктивний відгук, щоб ми мали змогу покращити та доповнити статтю. Дякуємо!

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×