Створення та публікування бази даних Access на сайті SharePoint

Щоб створювати програми для роботи з веб-базами даних, можна використовувати програму Access 2010 і служби Access Services на сайті SharePoint. Це дає змогу:

  • захищати доступ до даних і керувати ним;

  • спільно використовувати дані в організації або в Інтернеті;

    Примітка :  Для доступу до веб-бази даних потрібний обліковий запис користувача. Анонімний доступ не підтримується.

  • створювати застосунки баз даних, для використання яких не потрібна програма Access.

У цій статті наведено основні відомості про те, як створювати веб-бази даних Access. У розділі Додаткові відомості містяться посилання на статті із загальною інформацією про те, як створювати настільні бази даних.

Примітки : 

У цій статті

Огляд

Принцип роботи

Запуск форм у браузері

Відомості про звіти в службі Office 365

Збереження даних у списках SharePoint

Виконання запитів і макросів даних у службі

Створення веб-бази даних

Огляд

Програма Access 2010 і служби Access Services – це платформа для створення баз даних, які можна використовувати на сайті SharePoint. Щоб створювати й публікувати веб-бази даних, використовуються програма Access 2010 і служби Access Services, а користувачі з обліковими записами на сайті SharePoint використовують веб-базу даних у браузері.

Принцип роботи

Під час публікування веб-бази даних служби Access Services створюють сайт SharePoint, на якому розміщується база даних. Усі дані та об’єкти бази даних переміщуються до розміщених на цьому сайті списків SharePoint. Цей процес показано на відео:

Створення завдання

Відвідувачі сайту SharePoint зможуть використовувати опубліковану базу даних відповідно до своїх дозволів для сайту SharePoint.

  • Повний доступ.     Дозволяється вносити зміни до даних і макета.

  • Участь.     Дозволяється вносити зміни до даних, але макет змінювати не можна.

  • Читання.     Дозволяється читати дані, але вносити зміни не можна.

Можна відкрити веб-базу даних у програмі Access, змінити макет, а потім синхронізувати внесені зміни, зберігши їх на сайті SharePoint. У цьому відео показано, як внести зміни до макета, коли веб-базу даних опубліковано:

Створення завдання

Також можна користуватися своєю базою даних в автономному режимі, використовуючи автономну версію, а потім підключитися до Інтернету й синхронізувати дані та зміни макета.

Примітка :  Щоб створити веб-базу даних, потрібно мати дозволи "Повний контроль" на сайті SharePoint, де необхідно її розмістити. Докладні відомості про дозволи SharePoint див. в розділі Додаткові відомості.

Запуск форм у браузері

Форми й більшість макросів працюють у браузері. Завдяки цьому програма Access може оновлювати дані на екрані, не обробляючи повторно всю сторінку.

Щоб полегшити навігацію користувачів у програмі, можна створити форму. Для цього можна скористатися новим навігаційним елементом керування, який дає змогу легко додавати до форми стандартні кнопки веб-навігації.

Примітка :  Область переходів (функція, яка використовується у програмі Access для перегляду об’єктів у базі даних) недоступна у браузері.

Відомості про звіти в службі Office 365

Хоча звіти Access 2010 можна публікувати в службах Access Services на сайті SharePoint, вони не запускатимуться в браузері, якщо їх опубліковано в службі Office 365. Ми радимо відкривати базу даних у програмі Access, щоб переглядати звіти й форматувати дані для друку в середовищі Office 365, використовуючи форми або табличне подання.

Збереження даних у списках SharePoint

Усі таблиці перетворюються на списки SharePoint, а записи – на елементи списків. Це дає можливість використовувати дозволи для сайту SharePoint, щоб керувати доступом до веб-бази даних, а також використовувати переваги інших можливостей сайту SharePoint.

Виконання запитів і макросів даних у службі

Усі бази даних SQL обробляються в службі SharePoint. Це підвищує на продуктивність мережі, тому що трафік складається лише з наборів результатів.

Вгорі сторінки

Створення веб-бази даних

У цьому розділі описуються основні нові функції та типові завдання, які слід виконати, щоб створити веб-базу даних.

У цьому розділі

Приготування

Відмінності між настільними й веб-базами даних

Функції, які підтримуються лише в настільних базах даних і не мають аналогів у службах Access Services

Використання шаблонів

Початок роботи з пустою веб-базою даних

Створення веб-таблиці

Створення нової веб-таблиці

Додавання поля з колекції полів

Клацання табличного подання для додавання поля

Змінення властивостей поля

Додавання обчислюваного поля

Настроювання правил перевірки даних

Настроювання повідомлення та правила перевірки поля

Настроювання повідомлення та правила перевірки запису

Створення зв’язку між двома веб-таблицями

Створення поля підстановки у вікні табличного подання даних

Змінення поля підстановки у вікні табличного подання даних

Збереження цілісності даних за допомогою макросів даних

Створення веб-запиту

Створення веб-форми

Створення звіту

Створення форми навігації та встановлення її як форми за замовчуванням, яка відображатиметься під час запуску

Публікування веб-бази даних

Синхронізація веб-бази даних

Приготування

Перш ніж почати створення веб-бази даних, слід виконати кілька завдань. Крім того, існують відмінності між локальними базами даних і веб-базами даних, про які слід знати, особливо якщо ви досвідчений розробник Access.

  • З’ясуйте призначення бази даних   . Майте чіткий план, на основі якого можна приймати правильні рішення щодо особливостей макета.

  • Знайдіть і впорядкуйте необхідну інформацію   . У веб-базі даних не можна використовувати зв’язані таблиці. Будь-які потрібні дані, які розміщуватимуться за межами бази даних, потрібно спочатку імпортувати. Якщо на самому початку правильно впорядкувати дані, можна уникнути необхідності змінювати макет через несподівані зміни даних.

  • Визначте сайт SharePoint, на якому публікуватиметься база даних   . Публікування без сайту SharePoint неможливе. Якщо під час розробки ви захочете перевірити свій макет у браузері (а це хороша думка), вам доведеться спочатку опублікувати макет.

  • Сплануйте систему безпеки   . Можна скористатися перевагами системи безпеки сайту SharePoint, яка дає змогу керувати доступом до веб-бази даних. Сплануйте систему безпеку заздалегідь, щоб її можна було інтегрувати у свій макет.

Відмінності між настільними й веб-базами даних

Деякі функції баз даних, які можна використовувати в настільній базі даних, недоступні в службах Access Services. Проте існують нові функції, у яких підтримуються багато таких самих сценаріїв, що й у функціях настільних баз даних.

У наведеній нижче таблиці перелічено функції, що використовуються лише в локальних базах даних, а також нові функції, які підтримують такий самий сценарій.

Сценарій

Функція локальної бази даних

Нова функція

Створення об’єктів баз даних

Режим конструктора

Покращене вікно табличного подання даних; подання макета

Перегляд підсумованих даних, таких як сума, середнє значення та групи

Функції групи

Макроси даних; функції групи у звітах

Програмовані події

VBA

Макроси та макроси даних; нові можливості конструктора макросів із технологією IntelliSense

Перехід до об’єкта бази даних

Область переходів; кнопкові форми

Навігаційний елемент керування або інший елемент форми

Увага! :  У веб-базі даних можна створювати багато клієнтських об’єктів, але їх не можна використовувати у браузері. Однак вони входять до веб-бази даних, і їх можна використовувати у програмі Access 2010 на настільному комп’ютері. Відкривши веб-базу даних у програмі Access, користувачі зможуть користуватися цими клієнтськими об’єктами. Це ефективний спосіб спільно використовувати базу даних, який також відкриває нові можливості для спільної роботи в Інтернеті. Будь-які проблеми, пов’язані з одночасним доступом, обробляються на сайті SharePoint.

Функції, які підтримуються лише в настільних базах даних і не мають аналогів у службах Access Services

Примітка :  Цей список не вичерпний.

  • Запити на об’єднання.

  • Перехресні запити.

  • Елементи керування, що перекриваються, у формах.

  • Зв’язки таблиць.

  • Умовне форматування.

  • Різноманітні дії макросів і вирази.

Використання шаблонів

Визначивши дії, які має виконувати програма, слід вирішити, чи варто застосовувати шаблон бази даних. Шаблони бази даних – це попередньо створені програми, які можна використовувати "як є" або змінювати відповідно до певних потреб.

Доступні шаблони можна переглянути на вкладці Створити в поданні Backstage.

Початок роботи з пустою веб-базою даних

  • На вкладці Файл клацніть елемент Створити.

    Вкладка "Створити" в поданні Backstage

На вкладці Файл відкривається подання Backstage – новий компонент інтерфейсу Access. Тут є команди, які стосуються всієї бази даних, наприклад Опублікувати у списку SharePoint.

У поданні Backstage на вкладці Створити містяться команди, які дають змогу створити базу даних.

Функції на вкладці "Створити" в поданні Backstage

1. У розділі Наявні шаблони клацніть елемент Нова веб-база даних.

2. У полі Ім’я файлу перегляньте запропоноване ім’я файлу бази даних і шлях під ним. Ім’я файлу можна змінити в полі Ім’я файлу.

3. Щоб змінити шлях, клацніть піктограму папки поряд із полем Ім’я файлу й укажіть нове розташування для файлу бази даних.

4. Натисніть кнопку Створити. Відкриється нова веб-база даних із новою пустою таблицею.

Створення веб-таблиці

Примітка :  Щоб створювати веб-таблиці, використовується вікно табличного подання даних.

Якщо створити пусту веб-базу даних, у програмі Access буде створено нову таблицю, яка відкриється у вікні табличного подання даних. Використовуючи команди на вкладці "Поля" та "Таблиця", можна додавати поля, індекси, правила перевірки й макроси даних (нова функція, яка дає змогу змінювати дані залежно від подій).

Коли нову таблицю змінено й вона використовується, найчастіше потрібно створити додаткові таблиці.

Створення нової веб-таблиці

У відкритій веб-базі даних:

  • На вкладці Створити в групі Таблиці натисніть кнопку Таблиця.

Новостворена таблиця містить одне поле: поле ідентифікатора тип даних "Лічильник". До таблиці можна додавати нові поля, у яких зберігатимуться потрібні дані, відповідно до призначення таблиці. Наприклад, вам потрібно додати поле, у якому зберігатиметься дата початку відстеження певної події.

Додавання поля з колекції полів

До таблиці можна додавати різноманітні попередньо відформатовані поля, розміщені в колекції полів.

  • На вкладці Поля в групі Додавання й видалення клацніть потрібний тип поля.

Клацання табличного подання для додавання поля

  1. У відкритій таблиці клацніть напис Клацніть, щоб додати, а потім виберіть потрібний тип поля.

  2. Надайте полю ім’я, яке відповідає його вмісту.

    Порада :  Щоб змінити ім’я наявного поля, двічі клацніть його ім’я.

  3. Повторіть ці дії для кожного поля, яке потрібно створити.

Змінення властивостей поля

Форматування та властивості визначають поведінку поля, зокрема тип даних, які можуть у ньому зберігатися. Ці настройки можна змінювати, що дає змогу отримувати потрібну поведінку поля.

  1. Виберіть поле з форматуванням і властивостями, які потрібно змінити.

  2. На стрічці відкрийте вкладку Поля.

  3. Щоб змінити настройки, скористайтеся командами у групах Форматування та Властивості.

Додавання обчислюваного поля

У таблиці можна додавати поле зі значенням, яке обчислюється на основі інших даних тієї самої таблиці. Дані з інших таблиць не можна використовувати як джерело для обчислюваних даних. Обчислювані поля не підтримують деякі вирази.

  1. У відкритій таблиці клацніть напис Клацніть, щоб додати.

  2. Виберіть пункт Обчислюване поле та вкажіть потрібний тип даних для поля.

    Відкриється вікно «Побудовник виразів».

  3. Використовуючи діалогове вікно "Побудовник виразів", створіть обчислення для поля. Пам’ятайте, що як джерела даних для обчислення можна використовувати лише інші поля тієї самої таблиці. У розділі Додаткові відомості наведено посилання на статті з відомостями про те, як використовувати побудовник виразів.

Настроювання правил перевірки даних

Щоб перевірити введені дані, у більшості полів можна використовувати вирази. Вирази також можна використовувати, щоб перевіряти введені дані в таблиці. Це може бути корисно, якщо необхідно перевірити введені дані в полі, у якому не підтримується перевірка, або використати для перевірки інші поля в таблиці.

Також можна вказувати повідомлення, яке відображатиметься, коли правило перевірки блокує введення даних. Це повідомлення називається повідомленням перевірки.

Настроювання повідомлення та правила перевірки поля

  1. Виберіть поле, до якого слід додати правило перевірки.

  2. На стрічці відкрийте вкладку Поля.

  3. У групі Перевірка поля натисніть кнопку Перевірка та виберіть пункт Правило перевірки поля.

    Відкриється вікно «Побудовник виразів».

  4. Використовуючи побудовник виразів, створіть правило перевірки.

  5. У групі Перевірка поля натисніть кнопку Перевірка та виберіть пункт Повідомлення про перевірку.

  6. Введіть повідомлення, яке відображатиметься після введення неприпустимих даних, і натисніть кнопку OK.

Настроювання повідомлення та правила перевірки запису

Правило перевірки запису можна використовувати, щоб уникнути повторюваних записів або визначити певне поєднання фактів про запис, яке має бути істинне, наприклад щоб значення поля [Дата початку] було пізніше 1 січня 2010 року й раніше значення поля [Дата завершення]

  1. Відкрийте таблицю, до якої слід додати правило перевірки.

  2. На стрічці відкрийте вкладку Поля.

  3. У групі Перевірка поля натисніть кнопку Перевірка, а потім виберіть пункт Правило перевірки запису.

    Відкриється вікно «Побудовник виразів».

  4. Використовуючи побудовник виразів, створіть правило перевірки.

  5. У групі Перевірка поля натисніть кнопку Перевірка та виберіть пункт Повідомлення про перевірку запису.

  6. Введіть повідомлення, яке відображатиметься після введення неприпустимих даних, і натисніть кнопку OK.

Створення зв’язку між двома веб-таблицями

Щоб створити зв’язок у веб-базі даних, слід скористатися майстром підстановок і створити поле підстановки. Поле підстановки створюється в таблиці на стороні "багато" зв’язку й указує на таблицю на стороні "один" зв’язку.

Створення поля підстановки у вікні табличного подання даних

  1. Відкрийте таблицю, яка має бути на стороні "багато" зв’язку.

  2. Клацніть стрілку поруч із написом Клацніть, щоб додати та виберіть пункт Підстановка та зв’язок.

  3. Щоб створити поле підстановки, виконайте дії, описані в майстрі підстановок.

Змінення поля підстановки у вікні табличного подання даних

  1. Відкрийте таблицю з полем підстановки, яке потрібно змінити.

  2. Виконайте одну з таких дій:

    • На вкладці Поля у групі Властивості натисніть кнопку Змінити підстановки.

    • Клацніть правою кнопкою миші поле підстановки та виберіть пункт Змінити підстановки.

  3. Виконайте дії, описані в майстрі підстановок.

Збереження цілісності даних за допомогою макросів даних

Використовуючи макроси даних, можна реалізовувати каскадні оновлення та видалення. Використовуючи команди на вкладці "Таблиця", можна створювати вбудовані макроси, у яких змінюються дані. Основні відомості наведено в цьому відео:

Створення завдання

У розділі Додаткові відомості наведено посилання на статті з докладною інформацією про те, як створювати макроси даних.

Створення веб-запиту

Запит можна використовувати як джерело даних для форм і звітів. Запити працюють у службі, що дає змогу мінімізувати мережевий трафік.

Наприклад, ви використовуєте веб-базу даних для відстеження благодійних внесків. Вам потрібно дізнатися, хто зробив внески під час благодійної акції. За допомогою запиту можна вибрати дані та підготувати їх для використання у формах і звітах.

Примітка :  У цій процедурі для прикладу використовується шаблон благодійних внесків. Щоб краще зрозуміти процедуру, вам слід створити нову базу даних, використовуючи шаблон бази даних благодійних внесків.

  1. На вкладці Створення у групі Запити натисніть кнопку Запит.

  2. У діалоговому вікні Відображення таблиці двічі клацніть кожну таблицю, яку потрібно додати, а потім натисніть кнопку Закрити.

    У цьому прикладі двічі клацніть таблиці «Спонсори», «Пожертви», «Події» й «Учасники_події».

  3. Створіть необхідні з’єднання, перетягнувши у вікні конструктора запитів поля з одного об’єкта до іншого.

    У цьому прикладі перетягніть поле «Ідентифікатор» із таблиці «Спонсори» до поля «Ідентифікатор_спонсора» в таблиці «Пожертви», а потім перетягніть поле «Ідентифікатор_спонсора» з таблиці «Пожертви» до поля «Ідентифікатор_спонсора» в таблиці «Учасники_події».

  4. Додайте потрібні поля. Щоб додати поле до сітки, перетягніть або двічі клацніть його.

    У цьому прикладі додайте поле «Подія» з таблиці «Події», поле «Дата_пожертви» з таблиці «Пожертви» та поля «Примітки», «Ім’я» та «Прізвище» з таблиці «Спонсори».

  5. Додайте умови, які слід застосувати.

    У цьому прикладі слід обмежити значення в полі «Дата_пожертви», щоб воно відображало період між значеннями «Дата_початку» та «Дата_завершення» для події. У бланку запиту в рядку Критерії у стовпці «Дата_пожертви» введіть >=[Дата_початку] And <=[Дата_завершення].

Створення веб-форми

Форми – це основний спосіб введення та редагування даних у веб-базі даних. Їх також можна використовувати, щоб переглядати дані. Форми запускаються в браузері, сприяючи оптимізації продуктивності. Коли форма відкривається, браузер отримує необхідні дані із сервера SharePoint. Щоб фільтрувати та сортувати дані у формі, їх не потрібно отримувати знову.

Порада :  Для найкращої продуктивності обмежте кількість записів, які отримуються в основних формах і звітах.

  1. Виберіть таблицю або запит, що використовуватиметься як джерело даних.

    Примітка :  Якщо потрібно створити вільну форму, пропустіть цей крок.

  2. На вкладці Створення у групі Форми натисніть одну з таких кнопок:

    • Форма.     Створення простої форми, у якій одночасно відображається лише один запис, використовуючи вибраний об’єкт як джерело даних.

      Примітка :  Якщо створюється вільна форма, ця кнопка недоступна.

    • Кілька елементів   . Створення форми, у якій одночасно відображаються кілька записів, використовуючи вибраний об’єкт як джерело даних.

      Примітка :  Якщо створюється вільна форма, ця кнопка недоступна.

    • Пуста форма   . Створення пустої форми.

    • Дані у табличному поданні.     Створення форми, яка своїм виглядом і властивостями схожа на таблицю даних, використовуючи вибраний об’єкт як джерело даних.

      Примітка :  Якщо створюється вільна форма, ця кнопка недоступна.

Створення звіту

Примітка :  Хоча звіти Access 2010 можна публікувати в службах Access Services на сервері SharePoint Server, вони не запускатимуться в браузері, якщо їх опубліковано в службі Office 365. Ми радимо відкривати базу даних у програмі Access, щоб переглядати звіти й форматувати дані для друку в середовищі Office 365, використовуючи форми або табличне подання.

Звіти – це основний спосіб перегляду та друку даних із веб-бази даних. Перш ніж переглядати звіт у середовищі Office 365, необхідно відкрити базу даних у програмі Access. Коли звіт відкривається, програма Access отримує необхідні дані із сервера SharePoint. Щоб фільтрувати та сортувати дані у звіті, їх не потрібно отримувати із сервера знову.

Порада :  Для найкращої продуктивності обмежте кількість записів, які отримуються в основних формах і звітах.

  1. Виберіть таблицю або запит, що використовуватиметься як джерело даних.

  2. На вкладці Створення у групі Звіти натисніть одну з таких кнопок:

    • Звіт.     Створення базового звіту, використовуючи вибраний об’єкт як джерело даних.

    • Пустий звіт   . Створення пустого звіту.

Створення форми навігації та встановлення її як форми за замовчуванням, яка відображатиметься під час запуску

Користувачі мають певним чином переміщатися у веб-застосунку. Оскільки область переходів недоступна у веб-браузері, а користувачам потрібно якось використовувати об’єкти бази даних, користувачі потребують відповідних засобів. Для цього можна створити форму навігації та вказати, що вона має відображатися під час кожного відкриття застосунку у браузері. Якщо не вказати форму, яка має відображатися під час запуску застосунку, форма не відкриватиметься, що ускладнить роботу із застосунком для всіх користувачів.

Порада :  Форму навігації можна створювати в кінці. Тоді до неї можна додати всі об’єкти.

  1. На стрічці відкрийте вкладку Створення.

  2. У групі Форми натисніть кнопку Навігація та виберіть зі списку макет навігації.

  3. Щоб додати елемент, перетягніть його з області переходів до елемента керування переходами.

    Примітка :  До елемента керування переходами можна додавати лише форми та звіти.

  4. Додайте всі необхідні елементи керування до форми навігації. Наприклад, можна створити можливість пошуку в усіх формах, додавши кілька елементів керування до форми навігації.

Установлення форми навігації як веб-форми відображення за промовчанням

  1. На вкладці Файл у розділі Довідка виберіть пункт Параметри.

  2. У діалоговому вікні «Параметри Access» виберіть категорію Поточна база даних.

  3. У розділі Параметри застосунку в розкривному списку Веб-форма перегляду виберіть потрібну форму.

    Примітка :  Веб-формою відображення необов’язково встановлювати свою форму навігації. Можна вказувати будь-яку веб-форму.

Публікування та синхронізація змін, внесених до програми

Публікування веб-бази даних

Примітка :  Відео цього процесу можна переглянути в розділі Огляд .

  1. На вкладці Файл виберіть пункт Зберегти та опублікувати, а потім – Публікувати в Access Services.

  2. Натисніть кнопку Запустити засіб контролю сумісності.
    Кнопка «Запустити засіб контролю сумісності» в поданні Backstage програми Access
    Засіб перевірки сумісності допомагає переконатися в тому, що базу даних буде опубліковано правильно. Якщо засіб виявить проблеми, їх слід вирішити перед публікуванням.

    Примітка : Якщо буде виявлено проблеми, програма Access збереже їх у таблиці під назвою «Помилки веб-сумісності». Кожний рядок у цій таблиці містить посилання на інформацію про виправлення неполадок.

  3. У розділі Публікувати в Access Services заповніть необхідні поля.

    • У полі URL-адреса сервера введіть адресу сайту SharePoint, на якому потрібно опублікувати базу даних.

      Примітка :  Для служби Office 365 використовуйте адресу sharepoint.com (наприклад, http://Contoso.sharepoint.com).

    • У полі Ім’я сайту введіть назву для своєї веб-бази даних. Це ім’я буде додано до URL-адреси сервера, щоб отримати URL-адресу програми. Наприклад, якщо сервер має URL-адресу http://Contoso.com, а ім’я сайту – CustomerService, отримана URL-адреса матиме такий вигляд: http://contoso.com/customerservice?lc=uk-ua.

  4. Натисніть кнопку Публікувати в Access Services.

Синхронізація веб-бази даних

Після змінення макета або автономної роботи з базою даних виникає потреба її синхронізувати. Під час синхронізації усуваються відмінності між файлом бази даних на комп’ютері та на сайті SharePoint.

Примітка :  Відео цього процесу можна переглянути в розділі Огляд .

  1. Відкрийте веб-базу даних у програмі Access і внесіть зміни в макет.

  2. Завершивши, виберіть вкладку Файл і натисніть кнопку Синхронізувати все.
    Кнопка «Синхронізувати все» в поданні Backstage програми Access

Вгорі сторінки Вгорі сторінки

Вгорі сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×