Створення та настроювання типів записів і списків

Диспетчер бізнес-контактів для Outlook дає змогу настроювати форми, додаючи поля, що відповідають потребам вашого бізнесу, видаляючи непотрібні поля та переміщуючи поля для підкреслення найважливіших відомостей. Ви можете створювати форми, додавати списки, настроювати звіти, змінювати етапи збуту та умови оцінювання потенційних клієнтів, а також вибирати поля для карток контактів.

У цій статті описано створення та настроювання форм, а також створення та редагування списків.

Примітка : Лише власник бази даних може настроювати форми.

Докладніше про настроювання звітів, змінення етапів і дій збуту та нагадувань, змінення умов оцінювання потенційних клієнтів, а також про картки контактів див. у таких статтях:

Виберіть дію

Створення нового типу запису

Настроювання форми

Видалення форми

Створення або редагування списків

Вгорі сторінки

Створення нового типу запису

Диспетчер бізнес-контактів для Outlook містить кілька різних типів настроюваних форм або записів, таких як записи Бізнес-партнер, Бізнес-контакт, потенційний клієнт, Можливість і Бізнес-проект.

Ви можете використовувати форми за промовчанням без змін або створити нові типи записів, що відповідають потребам вашого бізнесу.

Можна також змінювати форми, додаючи та видаляючи поля. Докладніше див. у розділі Додавання або видалення полів далі в цій статті.

Нові типи записів можна створювати на основі типу запису бізнес-партнера або бізнес-контакту. Спосіб зв'язування записів і відомості, до яких вони мають доступ, зберігаються в будь-яких нових типах записів, що створюються.

Приклад: оптовий продавець велосипедів створює настроювані типи записів

Оптовому продавцю велосипедів потрібно створити записи «Магазин» і «Працівник магазину».

Кожен магазин, що купує товар в оптового продавця, має кілька працівників, які відповідають за купівлю. Оптовий продавець велосипедів продає товар багатьом магазинам, у кожного з яких є свій штат працівників, які приймають рішення про купівлю. Оптовому продавцю потрібно зв'язати запис кожного працівника магазина з його відповідним магазином, щоб бачити список працівників і всі зв'язки із працівниками магазину, переглядаючи відомості про магазин.

Для цього оптовий продавець створює запис «Магазин» на основі типу запису «Бізнес-партнер» і запис «Працівник магазину» на основі типу запису «Бізнес-контакт». Оптовий продавець вирішує створити запис «Магазин» на основі запису «Бізнес-партнер», оскільки в записах бізнес-партнерів відображується список пов'язаних бізнес-контактів і всі елементи історії зв'язків від кожного з бізнес-контактів.

Створення настроюваного типу запису

  1. Відкрийте вкладку Файл.

  2. Виберіть вкладку Диспетчер бізнес-контактів.

  3. Натисніть кнопку Настроїти, а потім виберіть команду Настроїти типи записів.

  4. У діалоговому вікні Настроїти типи записів виконайте одну з таких дій:

    • Виберіть команду Створити тип бізнес-контакту, щоб створити нову форму на основі типу запису «Бізнес-контакт».

    • Виберіть команду Створити тип бізнес-партнера, щоб створити нову форму на основі типу запису «Бізнес-партнер».

      The Customize Record Types dialog box with the New Business Contact Type button and the New Account Type button outlined.

      Примітки : 

      • Щоб створити новий тип запису для осіб, виберіть команду Створити тип бізнес-контакту.

      • Якщо потрібен новий тип запису для організацій або груп у межах більшої організації, виберіть команду Створити новий тип бізнес-партнера. Усі елементи зв'язків із будь-якого запису, зв'язаного з записом бізнес-партнера, відображені в його історії зв'язків. Докладніше про записи бізнес-партнерів див. у статті Зберігання відомостей про бізнес-партнерів у Диспетчері бізнес-контактів.

  5. У діалоговому вікні Створити тип бізнес-контакту або Створити тип бізнес-партнера введіть ім'я нового типу запису в однині та множині.

  6. За бажанням можна натиснути кнопку Огляд, щоб змінити піктограму, яка відображатиметься для кожного запису цього типу.

  7. Натисніть кнопку ОК.

    Новий тип записів включено до списку типів записів у діалоговому вікні Настроїти типи записів.

    Примітка : Новий тип запису містить усі сторінки та поля за промовчанням бізнес-партнера або бізнес-контакту, на основі якого створено новий тип запису. Він не містить жодних настроюваних сторінок або полів, доданих до інших форм. Щоб дізнатися про настроювання форми через змінення сторінок і полів, див. наступний розділ Настроювання форми.

Вгорі сторінки

Настроювання форми

Форми можна настроювати кількома способами. Ви можете додавати й видаляти сторінки, розділи та поля. Можна перевпорядковувати поля відповідно до потреб вашого бізнесу.

Примітка : Лише власник бази даних може настроювати форми.

Ви можете експортувати настроювані форми, щоб надавати до них доступ іншим користувачам. Докладніше про експортування див. у статті Експорт бізнес-записів із Диспетчера бізнес-контактів.

Увага! : Внесення будь-яких змін у форму призводить до змінення всіх записів цього типу. Наприклад, якщо видалити поле з форми бізнес-контакту, це поле буде видалено з усіх записів бізнес-контактів.

У цьому розділі

Відкриття форми для настроювання

Створення нової сторінки

Надання імені або перейменування сторінки

Додавання або видалення розділів

Додавання або видалення полів

Додавання поля

Додавання поля зв'язку

Видалення поля

Перейменування розділів і редагування полів

Упорядкування елементів у формі

Вгорі сторінки

Відкриття форми для настроювання

  1. Відкрийте вкладку Файл.

  2. Виберіть вкладку Диспетчер бізнес-контактів.

  3. Натисніть кнопку Настроїти, а потім виберіть команду Настроїти типи записів.

  4. Виберіть зі списку тип запису, який потрібно настроїти, і натисніть кнопку Настроїти форму.

    the customize record types dialog box with the customize form button outlined.

    Порада : Також можна настроювати будь-яку відкриту форму. На стрічці у групі Настроїти натисніть кнопку Макет форми.

Відкриється настроювана версія форми. Тепер можна додавати чи видаляти сторінки, розділи та поля або перевпорядковувати розділи й поля в цій формі.

Примітка : За промовчанням відображається сторінка «Загальні». Щоб відобразити іншу сторінку, на вкладці Настроювання у групі Сторінки натисніть кнопку Показати та виберіть ім'я сторінки.

Вгорі сторінки

Створення нової сторінки

Для будь-якої форми можна створити до чотирьох додаткових сторінок. За промовчанням більшість форм містять такі сторінки: Загальні, Відомості та Журнал.

  1. Відкрийте форму для настроювання.

  2. На вкладці Настроювання у групі Сторінки натисніть кнопку Показати Show icon та виберіть пункт Сторінка користувача 1 або будь-яку іншу сторінку користувача.

    Відобразиться пуста сторінка.

    Примітка : Якщо ім'я сторінки закінчується на (Прихований), за промовчанням сторінку приховано. Потрібно вимкнути функцію приховування, щоб мати змогу вводити дані на цій сторінці форми.

  3. Якщо сторінку приховано, вимкніть функцію приховування, щоб відобразити сторінку. У групі Сторінки натисніть кнопку Приховати Hide icon

    Примітка : Щоб перевірити, чи сторінка тепер не прихована, у групі Сторінки натисніть кнопку Показати. Якщо після імені вибраної сторінки тепер немає позначення (Прихований), вона видима.

Тепер можна перейменувати сторінку та додати до неї розділи й поля. Докладніше див. у розділах Додавання або видалення розділів і Додавання або видалення полів далі в цій статті.

Вгорі сторінки

Надання імені та перейменування сторінки

  1. На вкладці Настроїти у групі Сторінки натисніть кнопку Показати та виберіть сторінку, яку потрібно перейменувати.

  2. У групі Сторінки натисніть кнопку Перейменувати сторінку Rename icon .

  3. У вікні Ім'я сторінки введіть нове ім'я та натисніть кнопку ОК.

Вгорі сторінки

Додавання або видалення розділів

Відомості у формі впорядковуються за розділами. Наприклад, у формі бізнес-контакту є розділ Номери телефонів, що містить різні поля номерів телефонів, наприклад Робочий і Домашній.

The Business Contact Form Layout screen with the Phone numbers section selected.

Додавання розділу

  1. Відкрийте форму для настроювання.

  2. На вкладці Настроювання у групі Макет натисніть кнопку Додати розділ піктограма додавання групи .

  3. У вікні Назва розділу введіть ім'я розділу та натисніть кнопку ОК.

    Примітка : Якщо потрібно змінити ширину розділу, виберіть розділ. На вкладці Настроїти натисніть кнопку Широкий Wide icon або Вузький Narrow icon .

Видалення розділу

  1. Виберіть розділ, який потрібно видалити.

    Порада : Розділ має назву з горизонтальною лінією поруч із нею. Щоб вибрати розділ, клацніть назву розділу або біля неї.

    The selected Phone numbers section

  2. На вкладці Настроїти у групі Макет натисніть кнопку Видалити Remove icon .

    Примітки : 

    • Будь-які поля буде видалено в цьому розділі, але їх не буде видалено з бази даних Диспетчера бізнес-контактів. Якщо потрібно знову додати поля до форми, див. розділ Додавання полядалі в цій статті. У разі вилучення полів дані, що в них містяться, не буде видалено. Усі дані, введені в поля, зберігаються в базі даних, якщо поля не видалити остаточно.

    • У разі вилучення розділу він видаляється з бази даних Диспетчера бізнес-контактів. Поля, які містяться в розділі, не видаляються разом із розділом. Якщо розділ потрібно додати знову, можна додати розділ із таким самим іменем і додати поля назад до форми в цьому розділі.

Вгорі сторінки

Додавання або видалення полів

Диспетчер бізнес-контактів для Outlook дає змогу додавати різні типи полів, потрібні для вашого бізнесу. Тип поля визначає вид інформації, яку можна вводити до поля або вибирати в ньому.

Наприклад, якщо потрібно ввести інформацію в текстове поле, можна додати текстове поле; якщо потрібно вибрати елемент у списку, можна додати попередньо заповнений список (також відомий під назвою «розкривний список»); якщо потрібно зв'язувати один запис з іншим, можна додати поле зв'язку.

Продавець квітів може створити текстове поле з назвою «Улюблена квітка», де можна вводити вид квітки, а фахівець з опалення може створити поле з назвою «Модель котла» зі списком для вибору. Докладніше про списки див. у розділі Створення або редагування списків далі в цій статті.

Вгорі сторінки

Додавання поля

  1. Відкрийте форму для настроювання.

    Порада : Перш ніж виконати наступну дію, виберіть розділ, до якого потрібно додати поле. Якщо поле відображається не там, де потрібно, його можна перетягнути до іншого розділу після додавання.

  2. На вкладці Настроювання у групі Макет натисніть кнопку Додати поля Піктограма додавання поля .

  3. У діалоговому вікні Додати поля виконайте одну з таких дій:

    • У списку виберіть одне з полів і натисніть кнопку Додати до форми.

      The Add Fields dialog box

    • Щоб створити нове поле або додати вже створене поле до іншої форми, натисніть кнопку Створити.

      У діалоговому вікні Створити поле виконайте одну з таких дій:

      Створення нового поля    

      1. У вікні Ім'я поля введіть ім'я поля.

      2. Зі списку Тип даних виберіть тип даних, які міститиме поле, наприклад Числовий.

      Для цього типу відомостей

      Виберіть такий тип даних

      Слова або речення до 96 символів

      Текст

      Числа з десятковою комою або без неї

      Числовий

      Відсотки

      Відсотковий

      Ціни, прибуток або інші грошові дані

      Грошовий

      Відповіді на прості запитання, наприклад «так» або «ні», «увімкнуто» або «вимкнуто», «істина» або «хибність».

      Так/Ні.

      Відомості про дату або час у будь-якому форматі, доступному у програмі Outlook

      Дата/Час

      Цілі числа

      Ціле число

      Попередньо заповнений список елементів (значень) для економії часу або забезпечення узгодженості у формах.

      Розкривний список

      Веб-адреса

      URL

      Зв’язок з іншим записом у базі даних

      Зв’язок

      1. Примітка : Не можна змінювати тип поля після створення поля. Якщо потрібно змінити тип даних, видаліть поле та додайте нове з потрібним типом даних.

      2. Якщо потрібно, у списку Формат виберіть формат даних у полі.

        Примітка : Деякі типи даних мають тільки один формат.

      3. Натисніть кнопку ОК.

        Створене поле буде відображено у списку в діалоговому вікні Додати поля.

      4. Щоб додати поле до форми, у діалоговому вікні Додати поля клацніть поле та натисніть кнопку Додати до форми.

      Додавання поля з іншої форми    

      1. Виберіть параметр Додати поле з іншої форми.

      2. Виберіть поле зі списку та натисніть кнопку ОК.

        Примітка : Необхідно попередньо створити поле, щоб воно було у списку.

        Вибране поле буде відображено у списку в діалоговому вікні Додати поля.

      3. Щоб додати поле до форми, у діалоговому вікні Додати поля клацніть поле та натисніть кнопку Додати до форми.

Вгорі сторінки

Додавання поля зв'язку

Поля зв'язку використовуються для зв'язування споріднених записів. Усі записи, зв'язані з певним записом, відображаються у вибраному записі, який називається записом призначення, подібно до того, як у записі бізнес-партнера перелічено всі зв'язані з ним бізнес-контакти.

Примітка : Ви можете зв'язувати записи одного типу та записи різних типів.

Наприклад, у зразку робочої бази даних, щоб зв'язати роздрібні веломагазини з постачальниками, чиї велосипеди вони продають, потрібно виконати такі дії:

  • Відкрийте тип запису «Постачальник» для настроювання. До цього типу запису буде додано поле зв'язку.

    The Customize Record Types dialog box in the Sample Business database with the Vendor record type selected.

  • Додайте поле зв'язку під назвою Роздрібні магазини до типу запису «Постачальник» із цільовим типом запису «Магазини» та цільовим іменем поля Імена постачальників.

    Примітки : 

    • Під час додавання поля зв'язку до початкового типу запису також створюється таблиця, у якій перелічено споріднені записи в записі призначення. У цьому прикладі, записи постачальників (початкові записи) мають поле зв'язку, що використовується для зв'язку з записами магазинів. Записи магазинів (записи призначення) містять таблицю, у якій перелічено записи постачальників, зв'язаних із ними.

    • Таблицю та поле призначення не можна редагувати. Щоб змінити споріднені записи, використовуйте поле зв'язку. У цьому прикладі перейдіть до запису постачальника, щоб видалити магазин або додати інший магазин. Список постачальників буде змінено в таблиці у відповідних записах магазинів.

    Creating a new relationship field in the Create a New Field dialog box.

  • Щоб зв'язати записи роздрібних веломагазинів із записами постачальників, використовуйте поле зв'язку в записах постачальників.

    A vendor record with stores listed in the Retail Stores relationship field.

  • Перевірте поле призначення в записах роздрібних веломагазинів, щоб переглянути список постачальників, які постачають велосипеди в ці магазини.

    A store record with a list of vendors that supply bicycles to the store.

Докладніше про зразок робочої бази даних див. у статті Про компанію Adventure Works і зразок робочої бази даних.

Додавання поля зв'язку

  1. Відкрийте форму для настроювання.

  2. На вкладці Настроювання у групі Макет натисніть кнопку Додати поля Піктограма додавання поля .

  3. У діалоговому вікні Додати поля натисніть кнопку Створити.

    The Add Fields dialog box

  4. У діалоговому вікні Створити поле введіть ім'я відповідного поля в полі Ім’я поля.

  5. У списку Тип даних виберіть пункт Зв'язок.

  6. У списку Тип запису призначення виберіть тип запису призначення, з яким потрібно зв'язати вибраний запис.

    Примітка : Якщо тип запису призначення такий самий, що й тип запису, який ви настроюєте, Ім'я поля та Ім'я поля призначення мають бути різні.

  7. У вікні Ім'я поля призначення введіть ім'я поля призначення.

    Примітка : Ім'я поля призначення – це ім'я таблиці, у якій перелічено всі споріднені записи, зв'язані з типом запису призначення.

  8. Натисніть кнопку ОК.

    Вибране поле буде відображено у списку в діалоговому вікні Додати поля.

  9. Щоб додати поле до форми, у діалоговому вікні Додати поля клацніть поле, для якого у стовпці Тип даних указано значення Зв'язок, і натисніть кнопку Додати до форми.

    Примітка : Поле, для якого у стовпці Тип даних указано значення Зв'язок – це поле введення даних. Поле, для якого у стовпці Тип даних указано значення Список призначень зв'язків, автоматично додається до списку Тип запису призначення, і саме в цій таблиці перелічено всі споріднені записи, які були введено в поле зв'язку.

Вгорі сторінки

Видалення поля

  1. Відкрийте форму для настроювання.

  2. Виділіть поле, яке потрібно видалити з форми.

    Примітка : Обов'язкові поля, наприклад Ім'я бізнес-партнера видалити не можна.

  3. На вкладці Настроїти у групі Макет натисніть кнопку Видалити Remove icon або натисніть клавішу DELETE.

    Примітка : Поле та усі дані, які воно містить, можна знову додати до форми, оскільки поле й надалі зберігається в базі даних Диспетчера бізнес-контактів. Це поле можна також додавати й до інших форм із діалогового вікна Додати поля.

Остаточне видалення поля

Попередження : Якщо видалити поле з діалогового вікна Додати поля, то поле буде видалено остаточно, а всі дані, введені в це поле, буде втрачено. Якщо видалити поле з форми, то це поле буде видалено лише з форми. Якщо додати це поле назад до форми, ви матимете доступ до даних.

  1. Відкрийте форму для настроювання.

  2. На вкладці Настроювання у групі Макет натисніть кнопку Додати поля Піктограма додавання поля .

  3. У діалоговому вікні Додати поля виберіть поле, яке потрібно видалити, і натисніть кнопку Видалити.

    Примітка : Поле можна видалити остаточно, якщо воно не використовується в інших формах.

Вгорі сторінки

Перейменування розділів і змінення полів

У формі можна перейменувати будь-яку форму, але можна перейменовувати тільки поля, створені власноруч.

Ви можете редагувати поля, перейменовуючи їх і змінюючи формат даних, які можна вибрати в полі.

Примітка : Не можна змінювати тип даних поля. Ви можете видалити поле та додати нове з потрібним типом даних.

  1. Відкрийте форму для настроювання

  2. Клацніть розділ або поле, які потрібно перейменувати або змінити.

    Примітка : Ви можете перейменувати лише поля, створені власноруч.

  3. На вкладці Настроїти у групі Макет натисніть кнопку Змінити поле або розділ The Edit Field or Section Icon .

  4. Виконайте одну з таких дій:

    • Перейменування розділу     У діалоговому вікні Редагувати розділ введіть інше ім'я розділу.

    • Редагування поля, яке ви створили     У діалоговому вікні Змінити поле введіть інше ім'я поля.

      Якщо потрібно змінити формат даних, дозволений у полі, у списку Формат виберіть інший формат. Деякі поля можуть мати лише один параметр форматування.

Упорядкування елементів у формі

У настроюваній формі можна переміщати розділи на сторінці або до іншої сторінки та перевпорядковувати поля.

Переміщення розділу або перевпорядкування полів на сторінці

  1. Відкрийте форму для настроювання

  2. Виберіть розділ або поле, які потрібно перемістити.

    Порада : Розділ має назву з горизонтальною лінією поруч із нею. Щоб вибрати розділ, клацніть назву розділу або біля неї.

    The selected Phone numbers section

  3. Перетягніть розділ або поле до нового розташування на сторінці або скористайтеся клавішами зі стрілками на клавіатурі, щоб перемістити розділ або поле.

Вгорі сторінки

Переміщення розділу до іншої сторінки

  1. Виберіть розділ, який потрібно перемістити.

    The selected Phone numbers section

  2. На вкладці Настроїти у групі Макет натисніть кнопку Перемістити до Move icon .

  3. У діалоговому вікні Перенести на сторінку виберіть сторінку, на яку потрібно перемістити розділ, і натисніть кнопку ОК.

    Примітка : Якщо сторінку приховано, потрібно вимкнути функцію приховування, щоб мати змогу вводити дані на цій сторінці. На вкладці Настроїти у групі Показати виберіть сторінку. У групі Сторінки натисніть кнопку Приховати Hide icon .

Вгорі сторінки

Видалення форми

Попередження : У разі видалення типу записів буде втрачено всі дані, введені в записи цього типу.

  1. Відкрийте вкладку Файл.

  2. Виберіть вкладку Диспетчер бізнес-контактів і натисніть кнопку Настроїти.

  3. Виберіть команду Настроїти типи записів.

  4. У діалоговому вікні Настроїти типи записів виберіть тип записів, який ви створили.

    Примітка : Ви можете видалити лише типи записів, створені власноруч. Типи записів за промовчанням видалити не можна.

  5. Натисніть кнопку Видалити тип запису.

Вгорі сторінки

Створення або редагування списків

Якщо потрібно часто вводити у форму однакові дані, то буде зручніше й послідовніше створити список, з якого можна вибирати дані.

Створення списку

  1. Відкрийте форму для настроювання

  2. На вкладці Настроювання у групі Макет натисніть кнопку Додати поля Піктограма додавання поля .

  3. У діалоговому вікні Додати поля натисніть кнопку Створити.

  4. У списку Тип даних виберіть пункт Розкривний список.

    Примітка : Для списку єдиний варіант вибору формату – це також Розкривний список.

  5. Натисніть кнопку ОК.

  6. Додайте пункти до списку.

    Як це зробити?

    1. У діалоговому вікні Редагувати списки натисніть кнопку Додати, щоб додати до списку пункт (значення).

    2. У діалоговому вікні Додати елемент введіть ім’я значення в полі Назва елемента.

    3. Натисніть кнопку ОК.

      У діалоговому вікні Редагувати списки у стовпці Значення з'явиться доданий пункт.

    4. Щоб додати інший пункт до списку, повторіть цей процес.

  7. Щоб перемістити пункт вгору або вниз у списку, виберіть значення, яке потрібно перемістити, і натисніть кнопку зі стрілкою вгору або вниз.

  8. Щоб вибрати один пункт як значення за промовчанням для поля, виберіть значення та натисніть кнопку Використовувати за промовчанням.

    Примітка : Якщо є один пункт, який буде використовуватися найчастіше, його можна призначити за промовчанням, щоб заощадити час під час заповнення форми.

  9. Натисніть кнопку ОК.

Редагування списку

  1. Відкрийте вкладку Файл.

  2. Виберіть вкладку Диспетчер бізнес-контактів і натисніть кнопку Настроїти.

  3. Натисніть кнопку Редагувати списки.

  4. У діалоговому вікні Редагувати списки виділіть список, який потрібно змінити.

    Коли список вибрано, його пункти відображаються у стовпці Значення.

    The Edit Lists dialog box

  5. Щоб змінити список, виконайте одну з таких дій:

    Додавання значення до списку      Натисніть кнопку Додати, введіть назву елемента та натисніть кнопку ОК.

    Перейменування значення     Виберіть елемент і натисніть кнопку Перейменувати. Введіть нове ім'я та натисніть кнопку ОК.

    Видалення або заміна значення     Виберіть пункт і натисніть кнопку Видалити. Якщо потрібно замінити значення, виберіть інше значення у списку та натисніть кнопку ОК. Якщо його потрібно видалити, натисніть кнопку ОК.

    Переміщення значення у списку вгору або вниз.     Виділіть пункт і натисніть кнопку зі стрілкою вгору або вниз.

    Визначення пункту за промовчанням     Виберіть пункт і натисніть кнопку Використовувати за промовчанням.

  6. Після внесення всіх змін натисніть кнопку ОК у діалоговому вікні Редагувати списки.

Вгорі сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×