Створення та надання спільного доступу до спільної папки в програмі Outlook

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Спільні папки у програмі Outlook – це чудове місце для зберігання, упорядкування та спільного використання інформації на певні теми або про певні проекти в організації. Слово «Спільні» в цьому випадку означає, що їх можуть переглядати всі користувачі вашої організації, а не весь світ. Коли ви публікуєте повідомлення у спільній папці, ви не відправляєте його електронною поштою кожному користувачеві, щоб не захаращувати папку із вхідними повідомленнями. Користувачі можуть перевірити папку, коли захочуть знайти цікаві дописи.

Увага! : Для використання спільних папок за допомогою програми Outlook потрібен сервер Microsoft Exchange Server і обліковий запис електронної пошти Exchange. Більшість домашніх і особистих облікових записів електронної пошти не використовують сервер Exchange.

Крок 1. Зверніться до адміністратора Exchange

Можливо, у вашій організації не дозволено спільні папки, або існують певні правила їх використання. Зверніться до адміністратора, щоб бути на правильному шляху. Якщо ваша організація дозволяє та підтримує використання спільних папок, але спільної папки верхнього рівня ще немає, попросіть адміністратора Exchange створити її.

Якщо спільна папка верхнього рівня доступна, просто натисніть сполучення клавіш Ctrl+6, щоб переглянути її вміст в області папок програми Outlook.

Крок 2. Створіть папку та назвіть її

  1. Натисніть сполучення клавіш Ctrl+6, щоб переглянути спільні папки в області папок.

    Увага! : Якщо немає розділу Спільні папки в області папок, перегляньте локальні адміністратор електронної пошти Exchange. Вони мають Настроювання підключення.

  2. Клацніть правою кнопкою миші елемент Спільні папки та виберіть команду Створити папку.

    Загальнодоступні папки

  3. Введіть ім’я папки та натисніть кнопку OK.

Поради : 

  • Можна додати спільну папку до папки "Уподобання" . Потім у веб-застосунку Outlook Web App можна виконання певних функцій в межах ті самі спільними папками, таких як створення, оновлення або видалення елементів. Ці дії можна виконувати у спільних папках календаря, контактів, пошти та повідомлення.

  • Щоб додати спільну папку "Уподобання", правою кнопкою миші папку, а потім виберіть команду Додати до вподобань....

  • Додаткові відомості про те, як використовувати папки Уподобання в Outlook Web Appпро Робота з папками повідомлень в Outlook Web App.

Крок 3. Установлення дозволів папки для користувачів і груп

За промовчанням Outlook надає дозволи лише для вас, як засіб створення спільної папки, потім потрібно спеціально надати дозволи для користувачів, щоб вони могли читати й публікувати вміст в папці. Дізнайтеся, як Змінити дозволи для спільної папки.

Початок роботи зі спільними папками

Ось список типових способів використання папок в організації:

Онлайнові обговорення

Зберігайте обговорення на певну тему в окремій вкладеній папці. За потреби встановіть дозволи для кожної вкладеної папки (можливо, потрібно обмежити доступ до папок, які містять конфіденційні або важливі відомості). Для теми може бути свій модератор, який контролює публікування елементів і видаляє дописи, які не відповідають стандартам організації або порушують правила.

Надання спільного доступу до календарів, списків контактів і списків завдань

Додайте календарі, контакти, завдання або список контактів до записів, щоб спільно використовувати інформацію з користувачами, які мають доступ до папки. Цей тип централізованого розташування прискорює обмін даними та співпрацю над проектами групи.

Відмінності поштових папок від спільних папок

  • Коли ви переходите від папки електронної пошти до спільної папки, кнопка Створити запис над областю папок змінюється на Створити повідомлення електронної пошти, тому що у спільній папці ви зазвичай публікуєте елементи, а не надсилаєте повідомлення електронної пошти.

  • Коли ви відповідаєте на допис у спільній папці, кнопки Відповісти всім немає. Усі користувачі, які переглядають вміст папки, можуть бачити ваш допис.

Докладніші відомості про папки Outlook

Перехід між папками Outlook

Змінення дозволів для спільної папки

Створення спільної папки та вказати дозволи, подання, форм і правил

Створення спільної папки, повинні мати дозвіл на створення папки до наявного спільної папки. Щоб отримати відомості про те, як отримати дозвіл звертайтеся до адміністратора.

  1. У меню файл виберіть пункт створитита виберіть пункт папка.

  2. У полі Ім’я папки введіть ім’я папки.

  3. У полі Папки виберіть потрібний тип папки, які потрібно створити.

  4. У списку Виберіть розташування для папки виберіть розташування папки.

    Щоб швидко почати спільної папки з наявних елементів.

    1. У списку папок, в області переходів, клацніть папку, яку потрібно скопіювати.

    2. У меню файл наведіть вказівник миші на папкута натисніть кнопку Копіювати папки ім'я.

    3. У списку виберіть потрібне розташування папки, які копіюються до.

  1. У на Список папок, у Область переходівклацніть правою кнопкою миші спільну папку, яку потрібно надати спільний доступ і виберіть у контекстному меню виберіть пункт Властивості .

    Необхідно мати дозвіл власника для спільної папки настроювання дозволів для папки. Можна встановити дозволи для лише одну папку за один раз.

  2. Перейдіть на вкладку дозволи .

  3. Натисніть кнопку Додати.

  4. У полі пошуку введіть ім'я особи, яким потрібно надати дозволи на спільний доступ до.

  5. Послідовно натисніть кнопки Додати й ОК.

  6. У списку ім'я клацніть ім'я особи, яку ви додали.

  7. У розділі дозволивиберіть потрібні параметри.

    Примітка : Ви можете призначати всіх, хто має доступ до папки, ті ж самі дозволи, натиснувши кнопку за промовчанням у списку ім'я .

Виконайте одну з таких дій:

  • Створення подання з нуля

    1. У меню Вигляд наведіть вказівник миші на пункт Поточне подання та виберіть Визначити подання.

    2. Клацніть елемент Створити.

    3. У полі Ім’я нового подання введіть ім’я.

    4. У полі тип подання виберіть пункт тип подання потрібно.

    5. Щоб змінити розташування подання буде доступний, виберіть параметр у розділі можна використовувати на.

    6. Натисніть кнопку OK.

    7. Для подальшого настроювання подання, у розділі Опис, натисніть кнопку і виберіть потрібні параметри.

    8. Завершивши, натисніть кнопку OK.

    9. Щоб використати подання негайно, натисніть кнопку Застосувати.

  • Створення подання на основі стандартне подання

    1. Перехід до подання ви хочете, щоб створити нове подання на.

    2. У меню Вигляд наведіть вказівник миші на пункт Поточне подання та виберіть параметр Змінити поточне подання.

    3. Для кожного типу змін, які потрібно зробити, у розділі Опис, натисніть кнопку а потім виберіть потрібні параметри.

    4. Завершивши внесення змін, закрийте діалогове вікно Настроювання подання .

    5. У меню Вигляд наведіть вказівник миші на пункт Поточне подання та виберіть Визначити подання.

    6. У полі подання для папки ім'я папки виберіть поточний Перегляд параметрів.

    7. Натисніть кнопку Копіювати.

    8. У полі Ім’я нового подання введіть ім’я.

    9. Щоб змінити розташування, у якому подання буде доступне, виберіть відповідний варіант у стовпці Можна використовувати.

      Примітка : Нові подання додаються до Поточного подання  підменю (у меню вигляд наведіть вказівник на пункт Упорядкувати за).

Щоб змінити подання за промовчанням для спільної папки, потрібно мати дозвіл власника папки, і має бути принаймні одне користувацьке подання для папки, що відображається для всіх користувачів.

  1. У на Список папок, у Область переходівклацніть правою кнопкою миші спільну папку та виберіть у контекстному меню виберіть пункт Властивості .

  2. Перейдіть на вкладку керування .

    Якщо на вкладку керування не відображається, ви не маєте дозволу власника.

  3. У списку початкового подання для папки натисніть кнопку подання, яке має відображатися під час кожного відкриття папки.

    У звичайному поданні буде відображено подання Microsoft Outlook за промовчанням для типів елементів в папці.

Необхідно мати дозвіл редактор, відповідальний редактор або власник додати форм приватних спільної папки або до спільної папки. Якщо папка розташована спільної папки, і ви маєте дозвіл власника, можна обмежити форм, які будуть доступні для інших користувачів, які використовують папку.

  1. У на Список папок, у Область переходівклацніть папку правою кнопкою миші та виберіть у контекстному меню виберіть пункт Властивості .

  2. Перейдіть на вкладку форми .

  3. Щоб додати до форми до форм, пов'язаний із цієї папки , натисніть кнопку керування, а потім вказати у формі.

  4. Натисніть кнопку Закрити.

  5. Щоб обмежити форм, які потрібно буде доступним для інших користувачів до папки, виберіть параметр у розділі дозволити ці форми в цій папці.

Необхідно мати дозвіл власника для спільної папки, щоб створювати або змінювати правила для нього.

  1. У на Список папок, у Область переходівклацніть правою кнопкою миші спільну папку, яку потрібно створювати або змінювати правила та виберіть у контекстному меню виберіть пункт Властивості .

  2. Перейдіть на вкладку керування .

  3. Натисніть кнопку помічник із папки.

  4. Виконайте одну з таких дій:

    • Щоб створити правило, натисніть кнопку Додати.

    • Щоб змінити наявне правило, натисніть кнопку правила у списку та натисніть кнопку Редагувати правила.

  5. Введіть умови, елемент має відповідати для виконання дії. Кілька умов натисніть кнопку Додатково.

  6. У розділі виконувати ці діївиберіть потрібні параметри.

    Примітка : Під час створення правила, її активовано за промовчанням.

Виконайте одну з таких дій:

  • Надання спільного доступу до календаря

    1. Створення нової папки та виберіть елементи календаря зі списку папки .

    2. У списку Помістити папку до клацніть папку Календар і натисніть кнопку OK.

    3. Додавання до папки, наради та події.

  • Надання спільного доступу до списку контактів

    1. Створення нової папки та виберіть елементи контакт у списку папки .

    2. У списку Виберіть розташування для папки виберіть Контактиі натисніть кнопку OK.

    3. Додавання контактів до папки.

      Примітка : Спільний список контактів відображається в у програмі Outlook або контактів з адресної книги.

  • Надання спільного доступу до списку завдань

    1. Створення нової папки та натисніть кнопку завдання елементів у списку папка містить .

    2. У списку Виберіть розташування для папки виберіть пункт завданняі натисніть кнопку OK.

    3. Додавання завдань до папки.

      Примітка : Коли ви можете копіювати списку завдань до спільної папки, не вдається скопіювати доручення спільної папки або створення доручення зі спільної папки.

  • Опублікуйте відомості у спільній папці

    1. Відкриття спільної папки, які потрібно опублікувати інформацію в.

    2. Використання форми за промовчанням для розміщення інформації, відкрийте меню файл виберіть пункт створитита виберіть пункт записка в папці.

    3. У формі Введіть відомості, які потрібно опублікувати.

    4. Натисніть кнопку Надіслати.

Створення керованої спільної папки

Необхідно мати дозвіл власника для спільної папки, щоб призначити керованої папки.

  1. У на Список папок, у Область переходівклацніть правою кнопкою миші спільну папку та виберіть у контекстному меню виберіть пункт Властивості .

  2. На вкладці натисніть кнопку Керована папка.

  3. Установіть прапорець настроїти папку як керовану ' .

  4. У полі пересилати нові елементи введіть ім'я особи, яка отримує вхідних повідомлень або альтернативне спільної папки, де зберігаються повідомлення для перевірки. Модератор, який робить перегляд указаний у кроці 6.

  5. Необов'язково: Щоб автоматично надсилати відповідь, коли повідомлення модератором, виберіть параметр у розділі відповідь на нові повідомлення.

    Виберіть один із наведених нижче варіантів.

    • Стандартна відповідь   

      «Дякуємо для надсилання. Зверніть увагу, що подання для деяких папок або групи обговорень переглядається для визначення, чи вони повинні бути зроблені спільний доступ. У цих випадках буде затримку перед затверджена матеріалів можна переглянути інші."

    • Настроювані відповіді   

      Натисніть кнопку настроюваний відповідьі виберіть пункт шаблон. Введіть текст настроювані відповідь.

    Модератори не отримувати будь-який із цих відповіді, під час їх надсилати повідомлення.

  6. Щоб додати або видалити імена користувачів, які мають модератори, натисніть кнопку Додати або Видалити.

  7. Необов'язково: Щоб переглянути властивості вибраного модератора, натисніть кнопку Властивості.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×