Створення та застосування політик керування даними

Політики керування даними дають змогу визначати, хто має доступ до корпоративних відомостей, що з ними можна робити та як довго ці відомості зберігати. Політика може забезпечити відповідність правовим і державним нормам, а також внутрішнім бізнес-процесам. Як адміністратор ви можете налаштувати політику таким чином, щоб вона відстежувала документи, хто має доступ до документів і тривалість зберігання документів.

Кожна політика може встановити набір правил для певного типу вмісту. Кожне правило політики – це компонент політики. Наприклад, компонент політики керування даними може визначити тривалість зберігання певного типу вмісту.

Примітка :  Політики керування даними визначаються завданням таймера політики керування даними, яке керується корпорацією Майкрософт і запускається щотижня. Тому ваші політики можуть не відразу набути сили. Частоту та дату завдання таймера політики керування даними не можна змінити.

Політику керування даними можна створити на сайті трьома різними способами:

  1. створення політики керування даними для використання в кількох типах вмісту в межах колекції сайтів;

  2. створення політики керування даними для типу вмісту сайту;

  3. створення політики керування даними для списку або бібліотеки.

Активувавши компонент політики сайту, адміністратори колекції сайтів можуть визначати розклади збереження, які застосовуються до сайту та всього його вмісту. Щоб активувати цей компонент, виконайте такі дії:

  1. Перейдіть на домашню сторінку колекції сайтів, для якої потрібно активувати компонент політики сайту.

    Виберіть Настройки Кнопка "Настройки Office 365" > Параметри сайту.

  2. У розділі Адміністрування колекції сайтів виберіть Функції колекції сайтів.

  3. Прокрутіть до пункту Політика сайту. Праворуч, якщо не відображається пункт Активно, виберіть Активувати.

Щоб забезпечити застосування політики даних до всіх документів певного типу в межах колекції сайтів, слід створити політику на рівні колекції сайтів і пізніше застосувати її до типів вмісту. Такі політики називають політиками колекції сайтів.

  1. Виберіть Настройки Кнопка "Настройки Office 365" > Параметри сайту.

  2. На сторінці "Параметри сайту" в списку Адміністрування колекції сайтів клацніть Політики колекції сайтів.

  3. На сторінці "Політики колекції сайтів" виберіть Створити.

  4. Введіть ім’я й опис політики, а потім напишіть до неї стислу інструкцію, пояснивши користувачам призначення цієї політики. Опис політики може містити до 512 символів.

  5. Щоб дізнатися, як налаштувати компоненти, які потрібно пов’язати з політикою, див. розділ "Створення політики для типу вмісту сайту" далі в цій статті.

  6. Натисніть кнопку OK, щоб повернутися на сторінку "Політики колекції сайтів".

Якщо додати політику керування даними до типу вмісту, компоненти політики буде легко пов’язати з кількома списками або бібліотеками. Ви можете додати наявну політику керування даними до типу вмісту або створити унікальну політику, яка стосуватиметься окремого типу вмісту.

Політику керування даними також можна додати до типу вмісту, характерного для списків. Таким чином політика застосовуватиметься лише до елементів у списку, у яких використовується такий тип вмісту.

  1. Виберіть Настройки Кнопка "Настройки Office 365" > Параметри сайту.

  2. На сторінці "Параметри сайту" в розділі Колекції веб-конструктора клацніть Типи вмісту сайту.

  3. На сторінці "Параметри сайту > Типи вмісту сайту" виберіть тип вмісту, до якого потрібно додати політику.

  4. На сторінці "Тип вмісту сайту" в розділі Настройки клацніть Настройки політики керування даними.

  5. На сторінці "Настройки політики керування даними" виберіть Визначити політику, а потім натисніть кнопку OK.

  6. На сторінці "Редагування політики" введіть ім’я й опис політики, а потім напишіть до неї стислу інструкцію, пояснивши користувачам призначення цієї політики. Опис може містити до 512 символів.

  7. У наступних розділах виберіть окремі компоненти політики, які потрібно додати до політики керування даними.

  8. Щоб визначити період збереження документів і елементів, які підпадають під дію цієї політики, клацніть Активувати збереження, а потім укажіть період збереження та дії, які потрібно виконувати після його завершення.

    Визначення періоду збереження

    1.

    Клацніть Додати етап збереження для записів…

    2.

    Виберіть параметр періоду збереження, щоб указати дату завершення терміну дії для документів або елементів. Виконайте одну з таких дій:

    • Щоб установити термін дії залежно від властивості дати, у розділі Подія клацніть Цей етап визначено не на основі властивості дати елемента, а потім виберіть дію документа або елемента (наприклад, "Створено" або "Змінено") та інтервал часу після цієї дії (наприклад, кількість днів, місяців або років), коли має завершитися термін дії елемента.

    • Щоб визначити термін дії за допомогою спеціальної формули збереження, клацніть Установити настроюваною формулою збереження, інстальованою на цьому сервері.

    Примітка :  Цей параметр доступний, лише якщо адміністратор налаштував спеціальну формулу.

    3.

    Параметр Почати робочий цикл доступний, лише якщо ви визначаєте політику для списку, бібліотеки або типу вмісту, з якими вже пов’язано робочий цикл. Далі ви зможете вибрати один із кількох робочих циклів.

    4.

    У розділі Повторення виберіть Повторювати дію, виконувану на цьому етапі… та введіть, як часто потрібно повторювати дію.

    Примітка :  Цей параметр доступний, лише якщо вибрану дію можна повторювати. Наприклад, ви не зможете налаштувати повторення для дії Видалити остаточно.

    5.

    Натисніть кнопку OK.

  9. Щоб увімкнути аудит для документів і елементів, які підпадають під дію цієї політики, клацніть Активувати аудит, а потім вкажіть події, які потрібно відстежувати.

    Увімкнення аудиту

    1.

    На сторінці "Редагування політики" в розділі Залежності встановіть прапорець Активувати залежності, а потім установіть прапорці поруч із подіями, для яких потрібно вести контрольний журнал.

    2.

    Щоб запропонувати користувачам вставляти ці штрих-коди в документи, установіть прапорець Пропонувати користувачам додати штрих-код перед збереженням або друком.

    3.

    Натисніть кнопку OK, щоб застосувати компонент аудиту до політики.

    Завдяки компоненту політики аудиту організації можуть створювати й аналізувати контрольні журнали для документів і перераховувати елементи, як-от списки завдань, списки питань, дискусійні групи та календарі. Цей компонент політики надає журнал аудиту, у якому записуються події, наприклад час перегляду, редагування або видалення вмісту.

    Якщо аудит увімкнуто як частину політики керування даними, адміністратори можуть переглядати дані аудиту у звітах про використання політики, які створюються в програмі Microsoft Excel і підсумовують поточне використання. Адміністратори можуть використовувати ці звіти, щоб визначити, як дані використовуються в межах організації. За допомогою цих звітів організації також можуть перевіряти й документувати свою відповідність вимогам або розслідувати потенційні проблеми.

    У журналі аудиту записуються такі відомості: назва події, дата й час події, а також ім’я системи користувача, який виконав дію.

  10. Якщо штрих-коди ввімкнуто як частину політики, вони додаються до властивостей документа та відображаються в області заголовка документа, до якого застосовано штрих-код. Подібно до підписів, штрих-коди також можна вручну видалити з документа.

    Увімкнення штрих-кодів

    1.

    На сторінці "Редагування політики" в розділі Штрих-коди встановіть прапорець Активувати штрих-коди.

    2.

    Щоб запропонувати користувачам вставляти ці штрих-коди в документи, установіть прапорець Пропонувати користувачам додати штрих-код перед збереженням або друком.

    3.

    Натисніть кнопку OK, щоб застосувати компонент штрих-кодів до політики.

    Політика штрих-кодів створює стандартні штрих-коди "Код 39". Кожне зображення штрих-коду містить текст під символом штрих-коду, який представляє значення штрих-коду. Це дає змогу використовувати дані штрих-кодів, навіть коли обладнання для сканування недоступне. Користувачі можуть вручну ввести номер штрих-коду в поле пошуку, щоб знайти елемент на сайті.

  11. Щоб документи, які підпадають під дію цієї політики, обов’язково мали підписи, клацніть Активувати підписи, а потім укажіть параметри, потрібні для підписів.

    Увімкнення підписів

    1.

    Щоб користувачі обов’язково додавали підпис до документа, установіть прапорець Пропонувати користувачам додати підпис перед збереженням або друком.

    Примітка :  Щоб зробити підписи необов’язковими, не встановлюйте цей прапорець.

    2.

    Для блокування підпису, щоб його не можна було змінити після вставлення, установіть прапорець Заборонити змінення підписів після додавання.

    Цей параметр забороняє оновлення тексту підпису, коли його вставлено в елемент у клієнтській програмі, як-от Word, Excel або PowerPoint. Якщо потрібно, щоб підпис оновлювався в разі оновлення властивостей для цього документа або елемента, не встановлюйте цей прапорець.

    3.

    У полі "Формат підпису" введіть текст підпису, який має відображатися. Підписи можуть включати до 10 посилань на стовпці, кожен із яких може містити до 255 символів. Щоб створити формат підпису, виконайте такі дії:

    Введіть імена стовпців, які потрібно включити в підпис, у тому порядку, у якому вони мають відображатися. Візьміть імена стовпців у фігурні дужки ({}), як показано в прикладі на сторінці "Редагування політики".

    Введіть слова, щоб визначити стовпці за дужками, як показано в прикладі на сторінці "Редагування політики".

    4.

    Щоб додати розрив рядка, введіть \n у місці, де має з’явитися розрив рядка.

    5.

    Виберіть потрібні стиль і розмір шрифту та вкажіть, де розташувати підпис у документі: ліворуч, по центру чи праворуч.

    Порада :  Вибирайте шрифт і стиль, доступні на комп’ютерах користувачів. Розмір шрифту впливає на обсяг тексту, який може відображатися в підписі.

    6.

    Введіть висоту та ширину підпису. Висота й ширина підпису може становити від 0,64 см до 50,8 см. Текст підпису завжди розташовується вертикально по центру на зображенні підпису.

    7.

    Клацніть Оновити, щоб попередньо переглянути вміст підпису.

  12. Натисніть кнопку OK.

Ви можете визначити політику збереження, яка буде застосовуватися лише до певного списку, бібліотеки або папки. Проте, якщо створити політику збереження таким чином, ви не зможете повторно використати її в інших списках, бібліотеках, папках або на сайтах.

Примітка :  Політику колекції сайтів не можна застосувати до політики на основі розташування.

Якщо вам потрібно застосувати єдину політику збереження до всіх типів вмісту в одному розташуванні, найімовірніше, ви захочете використати збереження на основі розташування. У більшості інших випадків доведеться перевірити, чи політика збереження вказана для всіх типів вмісту.

Примітка :  Кожна вкладена папка успадковує політику збереження батьківського елемента, якщо не перервати успадкування та не визначити нову політику збереження на рівні дочірнього елемента.

Щоб визначити політику керування даними, відмінну від політики збереження, для списку або бібліотеки, потрібно визначити політику керування даними для кожного окремого типу вмісту списку, пов’язаного з таким списком або бібліотекою. Докладні відомості див. в розділі Створення політики для типу вмісту сайту в цій статті.

Увага! :  Якщо ви вирішите перейти з політики типу вмісту на політику на основі розташування для списку або бібліотеки, як політика на основі розташування буде використовуватися лише політика збереження. Усі інші політики керування (аудит і штрих-коди) будуть успадковуватися від пов’язаних типів вмісту.

Порада :  Політики на основі розташування можна вимкнути для колекції сайтів, якщо деактивувати компонент збереження на основі бібліотеки й папки. Таким чином адміністратори колекції сайтів можуть гарантувати, що їхні політики типів вмісту не перезапишуться політиками на основі розташування адміністратора списку.

Щоб змінити параметри політики керування даними для списку або бібліотеки, необхідно мати принаймні дозвіл на керування списками.

  1. Перейдіть до списку або бібліотеки, для якої потрібно визначити політику керування даними

  2. У випадку бібліотеки документів клацніть Настройки Параметри: оновлення облікового запису, інсталяція програмного забезпечення та підключення його до хмари , Настройки бібліотеки.

    Якщо ці елементи меню не відображаються або мова йде про список, перейдіть на вкладку Бібліотека чи Список на стрічці, а потім клацніть Настройки бібліотеки або Настройки списку.

  3. У розділі Дозволи та керування клацніть Настройки політики керування даними.

  4. На сторінці "Настройки політики керування даними" переконайтеся, що для джерела збереження списку або бібліотеки встановлено значення "Бібліотека й папки". Якщо як джерело відображається Тип вмісту, виконайте такі дії:

    • Клацніть Змінити джерело.

    • На сторінці "Редагування політики" в розділі Джерело збереження виберіть Бібліотека й папки. З’явиться оповіщення, що політики збереження типу вмісту ігноруватимуться.

    • Натисніть кнопку OK.

  5. На сторінці "Редагування політики" в розділі Розклад збереження для бібліотеки введіть короткий опис політики, яку ви створюєте.

  6. У розділі Не записи клацніть Додати етап збереження…

    Увага! :  Зверніть увагу, що в розділі "Записи" можна визначити різні політики збереження для записів, якщо вибрати параметр "Визначити різні етапи збереження для записів".

  7. У діалоговому вікні "Властивості етапу" виберіть параметр періоду збереження, щоб налаштувати термін дії документів або елементів. Виконайте одну з таких дій:

    • Щоб установити термін дії залежно від властивості дати, у розділі Подія клацніть Цей етап визначено не на основі властивості дати елемента, а потім виберіть дію документа або елемента (наприклад, "Створено" або "Змінено") та інтервал часу після цієї дії (наприклад, кількість днів, місяців або років), коли має завершитися термін дії елемента.

    • Щоб визначити термін дії за допомогою спеціальної формули збереження, клацніть Установити настроюваною формулою збереження, інстальованою на цьому сервері.

      Примітка :  Цей параметр доступний, лише якщо адміністратор налаштував спеціальну формулу.

    • У розділі Дія вкажіть, що має статися після завершення терміну дії документа або елемента. Щоб увімкнути певну дію для документа або елемента (наприклад, видалення), виберіть цю дію в списку.

  8. Параметр Почати робочий цикл доступний, лише якщо ви визначаєте політику для списку, бібліотеки або типу вмісту, з якими вже пов’язано робочий цикл. Далі ви зможете вибрати один із кількох робочих циклів.

  9. У розділі Повторення виберіть Повторювати дію, виконувану на цьому етапі… та введіть, як часто потрібно повторювати дію.

    Примітка :  Цей параметр доступний, лише якщо вибрану дію можна повторювати. Наприклад, ви не зможете налаштувати повторення для дії Видалити остаточно.

  10. Натисніть кнопку OK.

Якщо політики керування даними вже створено для сайту як політики колекції сайтів, можна застосувати одну з політик до типу вмісту. Після цього ви зможете застосувати цю саму політику до кількох типів вмісту в колекції сайтів, які не використовують спільний батьківський тип вмісту.

Примітка :  Якщо потрібно застосувати політики до кількох типів вмісту в колекції сайтів і службу керованих метаданих уже налаштовано, ви можете використати публікацію типів вмісту, щоб публікувати політики керування даними для кількох колекцій сайтів. Докладні відомості див. в розділі Застосування політики до типів вмісту в різних колекціях сайтів у цій статті.

  1. Перейдіть до списку або бібліотеки, що містить тип вмісту, до якого потрібно застосувати політику.

  2. У випадку бібліотеки документів клацніть Настройки Параметри: оновлення облікового запису, інсталяція програмного забезпечення та підключення його до хмари , Настройки бібліотеки.

    Якщо ці елементи меню не відображаються або мова йде про список, перейдіть на вкладку Бібліотека чи Список на стрічці, а потім клацніть Настройки бібліотеки або Настройки списку.

  3. У розділі Дозволи та керування клацніть Настройки політики керування даними.

  4. Переконайтеся, що для джерела політики встановлено значення Тип вмісту, і в розділі Політики типів вмісту виберіть тип вмісту, до якого потрібно застосувати політику.

  5. У розділі Визначення політики клацніть Використати політику колекції сайтів, а потім виберіть у списку політику, яку потрібно застосувати.

    Примітка :  Якщо параметр Використати політику колекції сайтів недоступний, для колекції сайтів не визначено жодної політики колекції сайтів.

  6. Натисніть кнопку OK.

    Увага! :  Якщо список або бібліотека, з якою ви працюєте, підтримують кілька типів вмісту, у розділі Типи вмісту можна клацнути тип вмісту, для якого потрібно визначити політику керування даними. Ви перейдете безпосередньо до кроку 5 вище.

Надайте спільний доступ до типів вмісту в різних колекціях сайтів, використовуючи програму-службу керованих метаданих, щоб налаштувати публікацію типів вмісту. Публікація типів вмісту допомагає узгоджено керувати вмістом і метаданими на різних сайтах, оскільки типи вмісту можна створювати й оновлювати централізовано, а оновлення можна публікувати для кількох колекцій сайтів або веб-програм, які підписуються на них.

Ви можете визначити політику керування даними, а потім створити з неї шаблон, щоб використовувати його за потреби в кількох різних колекціях сайтів. Такий спосіб можна використовувати, якщо вам потрібна резервна копія політик даних, або це може бути альтернатива публікації типів вмісту для застосування однієї політики в різних колекціях сайтів. Коли ви створюєте шаблон або резервну копію політики, ви експортуєте політику з однієї колекції сайтів, а потім імпортуєте її до збереженого розташування або до іншої колекції сайтів.

Увага! :  Якщо ви використовуєте функцію експорту й імпорту, щоб створити набір шаблонів політики, майте на увазі, що у файлі XML політики існує унікальний ідентифікатор. Саме тому не можна імпортувати таку політику до сайту більше одного разу, не змінюючи цей унікальний ідентифікатор.

Експорт політики

  1. У колекції сайтів, у якій розміщено політику, послідовно виберіть Настройки Кнопка "Настройки Office 365"  > Параметри сайту.

  2. На сторінці "Параметри сайту" в розділі Адміністрування колекції сайтів клацніть Політики колекції сайтів.

  3. Виберіть політику, яку потрібно експортувати, прокрутіть до кінця політики та натисніть кнопку Експорт.

  4. Коли з’явиться запит зберегти або відкрити файл, клацніть Зберегти, а потім виберіть розташування, у якому слід зберегти файл. Обов’язково виберіть розташування, доступне для колекцій сайтів, які імпортують політику.

  5. Коли відкриється діалогове вікно "Завантаження завершено", натисніть кнопку Закрити.

Імпорт політики до іншої колекції сайтів

Імпортувавши політику керування даними, ви можете застосувати її до кількох типів вмісту на рівні сайту або списку в будь-якій колекції сайтів. У цьому є дві переваги: вам не потрібно повторно визначати й застосовувати політику в кожному типі вмісту, і вам буде легше керувати змінами політики, вносячи зміни до політики лише раз.

  1. На домашній сторінці колекції сайтів, до якої потрібно застосувати політику, виберіть Настройки Кнопка "Настройки Office 365" > Параметри сайту.

  2. У розділі Адміністрування колекції сайтів клацніть Політики колекції сайтів.

  3. На сторінці "Політики колекції сайтів" натисніть кнопку Імпорт, а потім – Огляд, щоб знайти файл XML для політики.

  4. Виберіть файл XML, у якому збережено політику, а потім клацніть Відкрити.

  5. На сторінці "Імпортування політики колекції сайтів" клацніть Імпорт, щоб додати політику до колекції сайтів.

Імпортовану політику тепер можна застосувати до одного чи кількох типів вмісту на рівні сайту або списку. Див. розділ Застосування політики колекції сайтів до типу вмісту вище в цій статті.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×