Створення та друк етикеток за допомогою злиття

Створення та друк етикеток за допомогою злиття

Якщо потрібно використовувати етикетки для групової розсилки за списком адрес, можна створити аркуш етикеток з адресами за допомогою функції злиття. На кожній етикетці буде адреса зі списку. Ви також можете створити та надрукувати етикетки, не використовуючи злиття.

Примітка : Якщо потрібно надрукувати текст за допомогою злиття одразу на конвертах, див. статтю Злиття для конвертів.

Три файли в процесі злиття: основний документ і список розсилки, на основі яких створюється набір листів, повідомлень електронної пошти, конвертів або етикеток.

Щоб створити й надрукувати етикетки за допомогою функції злиття, потрібні такі документи:

  • Основний документ.
    Це документ, у якому налаштовується макет етикеток для злиття. Крім того, до нього можна додати будь-яку інформацію, яку має містити кожна етикетка, наприклад емблему компанії або зворотну адресу.

  • Список розсилки.
    Цей документ слугує джерелом даних, яке використовується у Word під час злиття. Це файл з адресами, які будуть друкуватися на етикетках.

У результаті злиття двох таких документів ви отримаєте етикетки з адресами.

Крок 1. Настроювання списку розсилки

Списком розсилки може бути електронна таблиця Excel, каталог контактів Outlook, база даних Access або список адрес Office. Він містить записи, з яких Word отримує інформацію, щоб створити адреси для етикеток.

Крок 2. Підготовка основного документа для етикеток

  1. У Word виберіть Файл > Створити > Новий документ.

  2. На вкладці Розсилки в групі Початок злиття виберіть Розпочати злиття > Етикетки.

    Клацніть "Розпочати злиття" та виберіть "Етикетки", щоб створити аркуш з етикетками для злиття.

  3. У діалоговому вікні Параметри етикетки в розділі Етикетка виберіть постачальника етикеток у списку Постачальники етикеток.

    параметри ''постачальники'' та ''тип''

  4. У списку Тип виберіть номер продукту, указаний на упаковці аркушів для друку етикеток.

    Примітка : Якщо використовується принтер із безперервним подаванням, список номерів продукту буде інший. Щоб відобразити цей список, у розділі Принтер установіть перемикач на пункт принтери з безперервним подаванням.

  5. Натисніть кнопку OK.

    У документі має з’явитися таблиця з клітинками такого самого розміру й форми, як вибрані етикетки. Якщо вона не з’явиться, на вкладці Макет у групі Таблиця натисніть кнопку Відобразити сітку.

    Сторінка з пустими етикетками в програмі Word 2016

Крок 3. Зв’язування списку розсилки з етикетками

  1. На вкладці Розсилки в групі Початок злиття натисніть кнопку Вибрати одержувачів і виберіть одну з таких команд:

    Команда ''Ввести новий список''

    • Якщо у вас іще немає списку розсилки, виберіть команду Ввести новий список і створіть його.

      або

    • Якщо список розсилки зберігається в електронній таблиці Excel, базі даних Access або файлі даних іншого типу, виберіть пункт Використовувати наявний список. Потім знайдіть потрібний список і натисніть кнопку Відкрити.

      або

    • Якщо використовуються контакти Outlook, виберіть команду Вибрати з контактів Outlook.

  2. Виконайте одну з таких дій:

    • Щоб створити етикетки для всього списку розсилки, перейдіть у розділ "Крок 4. Додавання адрес до етикеток".

      або

    • Щоб зробити етикетки лише для окремих імен у списку, на вкладці Розсилки натисніть кнопку Редагувати список одержувачів.

      У документі Word зі злиттям на вкладці "Розсилки" в групі "Початок злиття" натисніть кнопку "Редагувати список одержувачів"

  3. У вікні Одержувачі злиття виберіть імена, які потрібно додати до етикеток.

    Вибір рядків за допомогою встановлення прапорців

    Примітка : Також можна відсортувати або відфільтрувати список для зручного пошуку імен і адрес.

Крок 4. Додавання адрес до етикеток

Блок адреси – це поле злиття. Його також називають покажчиком місця заповнення. Він використовується для позначення місця розташування адреси на етикетці.

Порада : Якщо потрібно додати до етикетки зображення (наприклад, емблему), яке має відображатися перед блоком адреси, зробіть це зараз. Дотримуйтесь інструкцій у підрозділі "Додавання зображення до етикетки" кроку 4.

  1. На вкладці Розсилки в групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Блок адреси.

    У документі Word зі злиттям на вкладці "Розсилки" в групі "Поля для записування та вставлення" натисніть кнопку "Блок адреси"

  2. У діалоговому вікні Вставлення блока адреси виберіть формат імен одержувачів для етикеток.

    Параметри блока адреси

    Примітка : Виберіть команду Попередній перегляд результатів і натискайте кнопку Наступний запис Кнопка "Наступний запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття або Попередній запис Кнопка "Попередній запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття , щоб переходити записами в джерелі даних і переглянути, як адреси виглядатимуть на етикетках.

  3. Натисніть кнопку OK.

    Порада : Щоб змінити вирівнювання блока адреси на етикетці, виберіть блок адреси, а потім на вкладці Основне в групі Абзац виберіть За лівим краєм, По центру, За правим краєм або Вирівняти за шириною.

  4. У групі Поля для записування та вставлення виберіть Оновити наклейки, щоб застосувати зміни до всіх етикеток.

    Натисніть кнопку "Оновити наклейки" на стрічці, щоб застосувати зміни до всього аркуша з етикетками.

    Примітка : Якщо адреси відсутні, натисніть кнопку Попередній перегляд результатів.


Додавання зображення до етикетки

На етикетку можна вставити зображення, наприклад емблему. Після вставлення можна змінювати розмір, формат і стиль зображення.

  1. Вибравши формат етикетки в діалоговому вікні Вставлення блока адреси, встановіть курсор зліва від коду поля "Блок адреси".

    За допомогою меню Параметри макета можна налаштувати положення зображення, вибравши значення Навколо рамки або За контуром.

  2. На вкладці Вставлення натисніть кнопку Зображення, знайдіть потрібний файл, виберіть його та натисніть кнопку Вставити.

  3. За потреби виконайте одну з наведених нижче дій, щоб налаштувати зображення.

    • Змініть розміри зображення (за допомогою маркера) чи його орієнтацію (натиснувши кнопку "Повернути") або перемістіть (перетягніть) його.

      або

    • Виберіть Параметри макета кнопка ''параметри макета'' та використайте один із доступних параметрів.

  4. Виберіть Розсилки > Оновити наклейки, щоб побачити зображення на кожній етикетці.

Поради щодо роботи із зображеннями див. в статті Вставлення зображень в Office 2013 і Office 2016.


Перевірка імен полів злиття

Переконайтеся, що програма Word знаходить імена й адреси зі списку розсилки.

  1. На вкладці Розсилки в групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Добір полів.

  2. У вікні Добір полів у стовпці ліворуч відображаються імена полів, які Word використовує в блоці адреси. У стовпці праворуч можна зіставити їх із полями в джерелі даних. Переконайтеся, що імена полів ліворуч відповідають заголовкам стовпців для записів у списку розсилки, щоб програма Word могла підставити правильні дані у відповідне розташування на етикетці.

    Діалогове вікно "Добір полів"
  3. Виконайте одну з таких дій:

    • Якщо всі імена полів відповідають заголовкам стовпців у файлі джерела даних, не потрібно нічого робити.

      або

    • Якщо для імені поля, яке слід зіставити із заголовком стовпця, зазначено (не відповідає), клацніть стрілку розкривного списку й виберіть ім’я поля в джерелі даних. За потреби повторіть цей крок.

  4. Натисніть кнопку OK.

Крок 5. Попередній перегляд і друк етикеток

Перевірте все остаточно, перш ніж друкувати етикетки.

  1. На вкладці Розсилки натисніть кнопку Попередній перегляд результатів.

    У програмі Word на вкладці "Розсилки" виберіть групу "Попередній перегляд результатів"

  2. Щоб переконайтеся, що імена та адреси на всіх етикетках виглядають правильно, натискайте кнопку Наступний запис Кнопка "Наступний запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття або Попередній запис Кнопка "Попередній запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття .

    Порада :  Щоб перейти на початок списку, натисніть кнопку Перший запис Кнопка "Перший запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття , а щоб перейти в кінець списку – Останній запис Кнопка "Останній запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття .

  3. Натисніть кнопку Завершити й об’єднати та виберіть пункт Друкувати документи.

    Знімок екрана: вкладка "Розсилки" в програмі Word із меню "Завершити й об’єднати" та його параметрами

Крок 6. Збереження документа з етикетками

Коли ви зберігаєте документ злиття, разом із ним зберігається зв’язок зі списком розсилки, щоб його можна було використати повторно для наступної групової розсилки. Відкриваючи документ злиття наступного разу, натисніть кнопку Так, коли програма Word запропонує вам зберегти зв’язок.

Змінення адрес на етикетках у документі

  • Відкрийте документ злиття для етикеток і натисніть кнопку Редагувати список одержувачів, щоб посортувати чи відфільтрувати адреси або вибрати певні з них.

Див. також

Маєте інші запитання про злиття в програмі Word?

Опублікуйте запитання на форумі спільноти Microsoft Word

Допомога в удосконаленні Word

Маєте пропозиції щодо того, як покращити функцію злиття (або будь-яку іншу функцію) у програмі Word? Якщо так, відвідайте форум Word User Voice і напишіть нам!

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×