Створення та відстеження доручених завдань

Окрім особистих завдань, можна створювати завдання, доручені іншим користувачам.

У цій статті...

Про доручені завдання

Доручення завдання іншому користувачу

Пересилання завдання іншому користувачу

Повернення відхиленого дорученого завдання

Відстеження доручених завдань

Прийняття або відхилення призначення завдання

Надсилання звіту або коментарю про стан дорученого завдання

Про доручені завдання

Після створення завдання та його призначення на користувача, який доручив завдання, можуть лягти обов’язки по керуванню його виконанням, наприклад, отримання звітів про стан і оновлень у ході виконання завдання. Також, якщо користувач, якому було призначено завдання, відхилить його, необхідно доручити це завдання іншій особі.

Користувач, який отримав доручення, стає тимчасовим власником завдання. Він має право прийняти, відхилити або передоручити завдання комусь іншому. У разі відхилення завдання повертається до користувача, який доручив його.

Примітка : Навіть у разі повернення завдання до користувача, який доручив його, права власника завдання залишаються в одержувача, доки завдання не буде повернуто до списку завдань.

Одержувач завдання, який прийняв його, стає його постійним власником. Якщо він згодом доручає завдання іншій особі, права власника переходять до неї. Власник — це єдина особа, яка може вносити зміни до завдання. Microsoft Outlook оновлює всі примірники завдання: це стосується як користувача, який першим надіслав доручення, так і всіх інших попередніх власників завдання. Усі вони, а також інші користувачі, які вимагають звіт про стан, отримують його після завершення завдання. Звіт про стан Outlook надсилає автоматично.

Порада : Якщо призначити завдання одночасно кільком користувачам, зберігання у списку завдань його оновленої копії стає неможливим. Щоб призначити один проект кільком користувачам і при цьому стежити за процесом його виконання, слід розподілити роботу на низку завдань і призначити їх окремо. Наприклад, щоб доручити укладання звіту трьом співробітникам, необхідно створити три завдання з іменами «Звіт: укладач 1», «Звіт: укладач 2» і «Звіт: укладач 3».

Якщо ви отримали доручення, можна як прийняти, так і відхилити його. Також може виникнути необхідність надсилати оновлення у ході виконання завдання. З Outlook керування завданнями стає швидким та ефективним.

Вгорі сторінки

Доручення завдання іншому користувачу

  1. Виконайте одну з таких дій:

    • Щоб доручити нове завдання    , у меню Файл укажіть команду Створити, відтак виберіть команду Доручення.

      Надсилання доручення

    • Щоб доручити наявне завдання    , відкрийте його у списку завдань. На вкладці Завдання у групі Керування завданням виберіть команду Призначити завдання.

  2. У полі Кому введіть ім’я або електронну адресу особи, якій потрібно призначити завдання.

    Щоб вибрати ім’я зі списку, натисніть кнопку Кому.

  3. У полі Тема введіть назву завдання.

    Примітка : (У наявному завданні поле Тема вже заповнене.)

  4. Виберіть необхідні параметри Термін і Стан.

  5. Установіть або зніміть прапорці Зберігати оновлену копію цього завдання у списку завдань і Надсилати мені звіт про стан після завершення завдання.

  6. Щоб створити повторюване завдання, на вкладці Завдання у групі Параметри натисніть кнопкуПовторення, виберіть необхідні параметри й натисніть кнопку ОК.

  7. У тексті повторюваного завдання, введіть відомості, які потрібно долучити до завдання.

  8. Натисніть кнопку Надіслати Зображення кнопки .

    Примітка : У разі призначення повторюваного завдання його копію буде збережено у списку завдань, але вона не буде оновлюватися. Якщо встановити прапорець Надсилати мені звіт про стан після завершення завдання, звіт надходитиме після завершення кожного входження завдання.

Вгорі сторінки

Пересилання завдання іншому користувачу

  1. Відкрийте завдання, яке потрібно переслати.

  2. На вкладціЗавдання у групі Керування завданнямвиберіть командуПереслати.

    Сполучення клавіш  Щоб переслати завдання, натисніть клавіші CTRL+F.

  3. Введіть імена або електронні адреси одержувачів у полях Кому таКопія.

  4. У тексті завдання введіть повідомлення, яке необхідно включити. Щоб надіслати більше ніж одне завдання, перетягніть додаткові завдання зі списку до тексту завдання, яке пересилається.

  5. Натисніть кнопку Надіслати Зображення кнопки .

Вгорі сторінки

Повернення відхиленого дорученого завдання

  1. Відкрийте електронне повідомлення, яке містить доручення. Як правило, воно знаходиться у папці Надіслані.

  2. На вкладціЗавдання у групі Керування завданнямвиберіть командуПовернути до списку завдань.

Вибравши команду Повернути до списку завдань, також можна повернути завдання з повідомлення пор відхилення завдання.

Вгорі сторінки

Відстеження доручених завдань

Є три шляхи відстеження доручених завдань:

  • Автоматичне зберігання копій призначених вами завдань і отримання звітів про стан    

    1. У меню Знаряддя виберіть команду Параметри.

    2. Натисніть кнопку Параметри завдання.

    3. Установіть прапорець Зберігати оновлені копії доручених завдань у списку завдань.

    4. Установіть прапорець Надсилати звіти після виконання доручених завдань.

  • Перегляд завдань, доручених іншим користувачам    

    1. Натисніть кнопку Завдання.

    2. У меню Вигляд укажіть команду Поточне подання, відтак виберіть команду Призначення.

  • Перегляд списку користувачів, які отримують оновлені копії дорученого завдання    

    1. Відкрийте доручене завдання, для якого потрібно переглянути список.

    2. На вкладці Докладно відображаються імена у списку Список оновлень.

Вгорі сторінки

Прийняття або відхилення призначення завдання

  1. Відкрийте завдання або доручення.

  2. На вкладціЗавдання у групі Керування завданнямвиберіть команду Прийняти або Відхилити.

  3. Виконайте одну з таких дій:

    • Виберіть команду Змінити відповідь перед надсиланням, введіть коментар і натисніть кнопку Надіслати.

    • Натисніть кнопку Надіслати відповідь зараз.

Вгорі сторінки

Надсилання звіту або коментарю про стан дорученого завдання

  1. Відкрийте завдання, про стан якого потрібно надіслати коментар або звіт.

  2. На вкладці Завдання у групі Керування завданням виберіть одну з трьох команд: Надіслати звіт про стан завдання, Відповісти або Відповісти всім.

  3. Введіть імена або електронні адреси одержувачів у полях Кому таКопія.

    Якщо завдання доручене вам, імена осіб, які потрібно оновити, додаються автоматично.

  4. У тексті повідомлення введіть відомості, які потрібно долучити до звіту.

  5. Натисніть кнопку Надіслати Зображення кнопки .

Вгорі сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×