Створення та використання списків викликів у Диспетчері бізнес-контактів

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Одним із найважливіших завдань для власника бізнесу є підтримування зв’язку з наявними та потенційними клієнтами. Часто найкращим засобом спілкування виявляється телефонний виклик.

У вас може виникнути потреба зв’язатися з потенційними клієнтами, що залишили вам свої візитні картки або надали інформацію на вашій веб-сторінці, або зателефонувати клієнтам, які хотіли дізнатися строки надходження товарів, що наразі відсутні на складі, або ж поговорити зі своїми бізнес-партнерами чи бізнес-контактами, що мають прострочені заборгованості.

У цій статті описується, як працювати зі списками викликів і визначати ефективність цієї роботи в Диспетчері бізнес-контактів для Outlook, і докладно пояснюється, як створювати цільові списки одержувачів і сценарії викликів, а також як відстежувати свої дії та результати.

У цій статті

Розвиток бізнесу за допомогою телефонних викликів

Відкриття списку викликів

Змінення списку викликів

Розвиток бізнесу за допомогою телефонних викликів

У Диспетчері бізнес-контактів для Outlook можна скласти список викликів на основі записів бізнес-партнерів і бізнес-контактів, створити сценарій викликів і відстежувати результати кожного телефонного виклику. Ви також можете створити список викликів на основі імен, зазначених у звіті. Відомості про те, як створити список викликів на основі звіту, див. в статті Використання звітів і діаграм у Диспетчері бізнес-контактів.

Робота зі списками викликів є важливою маркетинговою діяльністю та може бути частиною маркетингової кампанії.

Щоб відстежувати результати дій зі списком викликів, необхідно записати ім’я дії в полі Ким ініційовано для кожного запису "Бізнес-партнер", "Бізнес-контакт", "Потенційний клієнт" чи "Потенційна угода", створеного в результаті цієї дії. Крім того, необхідно зазначити інформацію про заплановані та фактичні витрати на сторінках Відомості та Відстежувати запису списку викликів.

Щоб переглянути результати за списком викликів, перейдіть на сторінку Відстежувати форми списку викликів. Якщо список викликів є частиною маркетингової кампанії, загальні результати кампанії можна відстежувати в робочій області "Маркетинг" на вкладці "Аналіз".

Створення списку викликів

Список викликів у Диспетчері бізнес-контактів – це не просто список імен і номерів. Це система, що забезпечує повну готовність користувача до ділових телефонних розмов і допомагає відстежувати їх результати.

Список одержувачів для кожної маркетингової діяльності може містити записи лише одного типу: "Бізнес-партнери" або "Бізнес-контакти". Записи типу "Бізнес-контакти" та "Потенційні клієнти" можуть бути в одному списку, оскільки запис "Потенційний клієнт" створюється на основі запису "Бізнес-контакт".

  1. В області переходів у розділі Диспетчер бізнес-контактів клацніть елемент Маркетинг.

  2. На вкладці Основне стрічки в групі Створити натисніть кнопку Список викликів  піктограма «сценарій телефонної розмови» .

  3. На формі списку викликів у розділі Дія в полі Ім’я введіть назву для списку викликів, наприклад "Потенційні клієнти з Каліфорнії".

    запис списку викликів

    Примітка :  Якщо цей список викликів входить до маркетингової кампанії, у текстовому полі Кампанія введіть назву кампанії або клацніть стрілку, щоб вибрати назву наявної кампанії. Якщо список не входить до кампанії, його буде приєднано до стандартної маркетингової кампанії "Поточна діяльність".

  4. У розділі Список одержувачів виберіть тип запису для списку викликів: Усі бізнес-партнери, Усі бізнес-контакти та потенційні клієнти, Усі бізнес-контакти або Усі потенційні клієнти.

    Або скористайтеся одним із наведених нижче параметрів.

    • Папка пошуків. Виберіть папку пошуків, що містить попередньо відфільтрований список одержувачів, щоб створити власний список. Коли ви виберете папку, поле перейменується в Користувацький список.

    • Наявна маркетингова діяльність. Виберіть список одержувачів, що використовувався для попередньої маркетингової діяльності.

    • Створити список. Відкрийте діалогове вікно Добрати бізнес-контакти та виберіть умови фільтрування списку.

      Ви також можете створити список одержувачів на основі звіту. Докладні відомості див. в статті Використання звітів і діаграм у Диспетчері бізнес-контактів.

      Якщо ви створили нові типи записів на основі типу "Бізнес-партнер", вони відображатимуться в списку "Усі бізнес-партнери". Якщо ви створили нові типи записів на основі типу "Бізнес-контакт", вони відображатимуться в списку "Усі бізнес-контакти та потенційні клієнти".

  5. Щоб відредагувати вибраний список, відфільтрувавши його, натисніть кнопку Переглянути та добрати.

    Докладні відомості про фільтрування списку див. в статті Фільтрування записів у Диспетчері бізнес-контактів.

  6. На вкладці Основне стрічки в групі Відобразити натисніть кнопку Відомості, щоб відкрити сторінку відомостей про дію. За потреби можна ввести значення для параметрів Код кампанії, Бюджетні витрати, Дата початку, Кінцева дата й Нотатки.

    Щоб повернутися до головної сторінки форми списку викликів, на вкладці "Маркетинг" стрічки в групі Відобразити натисніть кнопку Загальні.

  7. Відкриється сторінка "Загальні" з відомостями про кожного одержувача в розділі Відомості про одержувача. Щоб змінити список розділів запису, які відображаються, натисніть кнопку Вибір розділів Кнопка "Вибір розділів" , а потім виберіть розділи, які мають відображатись.

  8. За потреби ви можете створити сценарій, щоб узгодити свої виклики та нічого не забути під час розмови. Крім того, сценарій містить всю необхідну для розмови інформацію, завдяки чому ви зможете швидко адаптувати свій підхід, якщо розмова піде не так, як очікувалося.

    Створення сценарію викликів

    • На стрічці в групі Журнал дзвінків натисніть кнопку Сценарій викликів піктограма «сценарій телефонної розмови» .

    • Щоб створити сценарій для викликів, виконайте одну з наведених нижче дій.

      • Введіть сценарій у вікні Сценарій викликів.

      • У групі Дії натисніть кнопку Завантажити вміст Піктограма завантаження сценаріїв , а потім перейдіть до вже збереженого документа.

      • Скопіюйте та вставте сценарій з іншого документа.

        Цей сценарій відобразиться в журналі дзвінків для кожного одержувача.

        Список викликів зі сценарієм

        Примітка :  Якщо ви редагуєте сценарій у розділі Журнал дзвінків запису списку викликів, ви зміните версію сценарію лише для вибраного одержувача. Щоб відредагувати сценарій для всіх викликів, необхідно натиснути кнопку Сценарій викликів піктограма «сценарій телефонної розмови» на стрічці та відредагувати сценарій у вікні Сценарій виклику.

  9. За потреби можна скористатися функцією категоризації Outlook, щоб додати до списку викликів категорію кольору. На вкладці Маркетинг стрічки в групі Теги натисніть кнопку Задати категорії та виберіть категорію кольору.

  10. Щоб негайно перейти до телефонних розмов, почніть із першого імені в списку. Або збережіть список викликів.

Перш ніж здійснювати "холодні" телефонні виклики, перегляньте інформацію в національному реєстрі абонентів телефонного зв’язку, що не бажають мати справу з телемаркетингом, і ознайомтеся з правилами Федеральної комісії зі зв’язку на сторінці www.fcc.gov/cgb/donotcall/. Правила щодо заборони телефонних викликів не стосуються компаній, з якими споживач має чинні ділові стосунки.

На початок сторінки

Відкриття списку викликів

У деяких випадках вам може знадобитися продовжити роботу зі списком викликів, наприклад, якщо ви не встигли зателефонувати всім абонентам зі списку за один раз, або якщо необхідно змінити список одержувачів чи сценарій.

  1. В області переходів у розділі Диспетчер бізнес-контактів клацніть елемент Маркетинг.

  2. В області списку на вкладці Списки викликів двічі клацніть список викликів, який необхідно відкрити.

На початок сторінки

Змінення списку викликів

Списки викликів легко створювати та редагувати. Ви можете змінити тип записів, що відображаються в списку, уточнити список, застосувавши фільтри чи вибравши потрібних одержувачів, а також змінити сценарій для всіх або деяких одержувачів.

  1. Відкрийте список викликів, який необхідно змінити.

  2. Щоб змінити список викликів, дотримуйтеся інструкцій із розділу Створення списку викликів.

Увага! : Список викликів не можна редагувати, після того як ви змінили стан виклику для будь-якого запису зі списку. Але ви можете створити новий список на основі наявного. Для цього клацніть список викликів правою кнопкою миші та виберіть команду Зв’язатися за допомогою списку викликів.

На початок сторінки

Здійснення та відстеження викликів за допомогою списку викликів

  1. Відкрийте або створіть список викликів.

    У розділі Список одержувачів виділено перше ім’я в списку.

    Список одержувачів списку викликів без здійснених викликів

    Примітка :  Відображені імена походять із поля Зберігати як у вихідному записі. Ім’я, що відображається в розділі Відомості про одержувача, походить із поля Повне ім’я.

  2. Зателефонуйте контакту за номером, указаним у розділі Відомості про одержувача.

  3. Відкрийте сценарій. На стрічці в групі Журнал дзвінків натисніть кнопку Сценарій викликів. Зв’язавшись з абонентом, прочитайте сценарій, намагаючись говорити природно, або ж, якщо сценарію немає, викладіть співрозмовнику своє повідомлення.

    Примітка :  Якщо ви редагуєте сценарій у розділі Журнал дзвінків запису списку викликів, ви зміните сценарій лише для вибраного одержувача.

  4. У розділі "Журнал дзвінків" у полі Загальна тривалість виберіть або введіть значення тривалості телефонного виклику. Ви також можете автоматично визначити тривалість виклику.

    Автоматичне визначення тривалості виклику

    1. На стрічці в групі Журнал дзвінків натисніть кнопку Запустити таймер Піктограма "Запустити таймер" у момент початку розмови або після паузи, щоб відновити відлік.

    2. Натисніть кнопку Призупинити таймер Піктограма "Призупинити таймер" , коли в розмові виникла пауза та коли виклик завершено.

      Відомості про тривалість виклику записуються в розділі "Журнал дзвінків" у полі Загальна тривалість. Ви також можете вибрати або вручну ввести значення тривалості розмови.

  5. Щоб додати до розмови нотатки, на стрічці в групі Журнал дзвінків натисніть кнопку Додати позначку часу, а потім введіть свої нотатки в полі, у якому відображено сценарій.

    Примітка :  Щоб змінити вигляд тексту, скористайтеся командами форматування на вкладці Форматування тексту. Щоб додати файли, зображення або таблиці, перейдіть на вкладку Вставлення.

  6. Під час телефонного виклику або після його завершення на вкладці Маркетинг стрічки в групі Дії одержувачів виберіть один із наведених нижче параметрів.

    • Створити елемент журналу, щоб додати до запису одержувача елемент історії зв’язків, наприклад робочу нотатку, завдання, файл або повідомлення електронної пошти. Новий журнал дзвінків автоматично створюється для одержувача за списком викликів.

    • До виконання, щоб додати до запису позначку "До виконання" або позначити елемент до виконання як виконаний за допомогою параметра Позначити як закінчене.

    • Відкрити, щоб відобразити запис одержувача.

    • Веб-сторінка, щоб відобразити пов’язану із записом одержувача веб-сторінку (за наявності).

  7. Наприкінці виклику в розділі Стан оновіть запис. За замовчуванням вибрано стан Виклик не здійснено. Установіть один із таких прапорців:

    1. Залишено повідомлення

    2. Виклик завершено

    3. Не викликати

      Увага! :  Список викликів не можна редагувати, після того як ви змінили стан виклику для будь-якого запису зі списку. Однак ви можете створити новий ідентичний список викликів. Для цього клацніть правою кнопкою миші список викликів у робочій області "Маркетинг" та виберіть команду Зв’язатися за допомогою списку викликів.

  8. Якщо одержувач просить прибрати його з вашого списку викликів, установіть прапорець Не викликати. Цього бізнес-партнера або цей бізнес-контакт буде позначено прапорцем Не викликати як у списку одержувачів, так і на сторінці Відомості для цього запису. Цього одержувача не можна додати до майбутніх списків викликів.

  9. Натисніть кнопку Зберегти й перейти до наступного, щоб внести наведені нижче зміни.

    1. Зберегти зміни як журнал дзвінків в історії зв’язків вибраного запису та перейти до наступного запису, щоб здійснити виклик.

    2. Зупинити таймер і записати загальну тривалість виклику до журналу дзвінків.

    3. Відобразити стан виклику в списку одержувачів.

      список викликів із двома здійсненими викликами

      1 – Залишено повідомлення. 2 – Виклик завершено. 3 – Не викликати. 4 – Поточний одержувач.

      Примітка :  Хоча стан у списку одержувачів оновлюється, коли ви зберігаєте запис, параметри в розділі Стан необхідно змінити вручну.

  10. Зателефонувавши всім абонентам зі списку, закрийте цю діяльність. На стрічці в групі Маркетинг натисніть кнопку Позначити як "Закрито".

На початок сторінки

Оцінювання ефективності списків викликів

Списки викликів і сценарії можуть служити для різних цілей. Проте, здійснюючи маркетингові виклики, ви хочете знати результати своєї роботи. Їх можна переглянути на сторінці Відстежувати списку викликів.

  1. Відкрийте список викликів.

  2. На вкладці Основне стрічки в групі Відобразити натисніть кнопку Відстежувати Піктограма відстеження сторінки .

  3. На сторінці Відстежувати перегляньте наведені нижче елементи.

    • У розділі Результати діяльності ви можете переглянути зведену інформацію, що міститься в полях Ініційовані потенційні клієнти, Ініційовані потенційні угоди, Ініційовані бізнес-партнери, Ініційовані контакти, Ініційовані журнали дзвінків і Очікуваний прибуток для кожної діяльності. У кожному полі також є кнопка Показати звіт, яка дає змогу переглянути детальний звіт за даними цього поля.

      Примітка :  Відомості на сторінці "Відстежувати", зокрема, про очікуваний прибуток, оновлюються, коли до записів "Бізнес-партнер", "Бізнес-контакт", "Потенційний клієнт" або "Потенційна угода" додається назва списку викликів у полі Ким ініційовано.

    • В області Відомості про діяльність можна оновити таку інформацію:

      • Фактичні витрати    Введіть значення фактичних витрат за списком викликів, щоб мати змогу обчислити прибуток від інвестицій.

      • Закрито    Установіть цей прапорець на позначення того, що роботу з цим списком викликів завершено, а діяльність закрито. Зніміть прапорець, щоб повторно активувати список викликів.

    • У розділі Одержувачі ви можете переглянути список здійснених вами викликів. За потреби запис "Потенційна угода" можна створити безпосередньо із запису одержувача. Для цього просто клацніть ім’я в списку та виберіть команду Ініціювати потенційну угоду.

      Примітка :  Ви також можете створити запис "Потенційна угода" зі списку одержувачів на сторінці Загальні списку викликів. Виберіть ім’я зі списку одержувачів і на вкладці Маркетинг стрічки в групі Дії одержувачів натисніть кнопку Створити елемент журналу Піктограма "Створити елемент журналу" , а потім – Потенційна угода.

  4. Натисніть кнопку Зберегти й закрити Піктограма "Зберегти та закрити" .

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×