Створення таблиці

Створюючи базу даних Access, ви зберігаєте дані в таблицях – тематичних списках, що складаються з рядків і стовпців. Наприклад, ви можете створити таблицю "Контакти", щоб зберігати список імен, адрес і номерів телефонів, або таблицю "Товари", щоб зберігати відомості про товари.

У цій статті пояснюється, як створити таблицю, як додати поля до таблиці та як установити первинний ключ таблиці. Тут також пояснюється, як установити властивості поля та таблиці.

Оскільки інші об’єкти бази даних сильно залежать від структури таблиць, розробку бази даних завжди слід починати зі створення власне таблиць і лише після цього можна переходити до будь-яких інших об’єктів. Перш ніж створювати таблиці, вам слід уважно обміркувати свої потреби та визначити всі необхідні вам таблиці. Основні відомості про планування та розробку бази даних див. в статті Основи розробки баз даних.

У цій статті

Огляд

Створення нової таблиці

Додавання поля до таблиці

Збереження таблиці

Огляд

Таблиця – це об’єкт бази даних, у якому зберігаються дані про певний предмет, наприклад про співробітників або товари. Таблиця складається із записів і полів.

Кожний запис містить дані про один екземпляр предмета таблиці, як-от відомості про конкретного працівника. Запис також часто називають рядком або екземпляром.

Кожне поле містить дані про один аспект предмета таблиці, наприклад ім’я або адресу електронної пошти. Поле також називають стовпцем або атрибутом.

Запис складається зі значень поля, наприклад "Contoso, Ltd." або abc@example.com. Значення поля також часто називають фактом.

Таблиця "Клієнти" в програмі Access, яка відображає макет записів і полів

1. Запис

2. Поле

3. Значення поля

База даних Access може містити багато таблиць, у кожній із яких зберігається інформація про певний предмет. Таблиці можуть включати в себе багато полів із різними типами даних (текст, числа, дати, гіперпосилання тощо).

Властивості таблиць і полів

Крім того, таблиці й поля мають властивості, за допомогою яких можна керувати їхніми характеристиками та поведінкою.

вікна властивостей таблиць і полів
Таблиця, відкрита в режимі конструктора.

1. Властивості таблиці

2. Властивості поля

У базі даних Access властивості таблиці – це атрибути таблиці, які впливають на вигляд і поведінку таблиці в цілому. Властивості таблиці визначаються у вікні властивостей таблиці в режимі конструктора. Наприклад, щоб указати спосіб відображення таблиці за замовчуванням, можна встановити властивість таблиці Подання за промовчанням.

Властивість поля застосовується до конкретного поля в таблиці та визначає одну з характеристик поля або аспект його поведінки. Деякі властивості поля можна встановити в поданні таблиці. Будь-яку властивість поля також можна встановити в режимі конструктора за допомогою області Властивості поля.

Типи даних

Кожне поле задається з певним типом даних. Тип даних поля визначає, які саме дані зберігаються в ньому, як-от великі обсяги тексту або вкладені файли.

Параметр типу даних

Тип даних – це властивість поля, але вона дещо відрізняється від інших властивостей поля:

  • Тип даних поля встановлюється в бланку таблиці, а не в області Властивості поля.

  • Тип даних поля визначає, які ще властивості матиме поле.

  • Тип даних поля потрібно обов’язково вказувати під час створення поля.

    Ви можете створити поле в Access, ввівши дані в новий стовпець у вікні табличного подання даних. При цьому Access автоматично призначить полю тип даних за введеним значенням. Якщо введені дані не відповідають жодному типу, буде вибрано текстовий тип даних. За потреби його можна змінити, використовуючи команди стрічки.

Приклади автоматичного визначення типу даних

У таблиці нижче показано, як автоматичне визначення типу даних працює у вікні табличного подання даних.

Введені дані:

Тип даних поля, створеного в Access:

Євген

Текст

http://www.contoso.com

Ви можете вказати будь-який припустимий префікс протоколу Інтернету, наприклад "http://", "https://" або"mailto:".

Гіперпосилання

1

Число, довге ціле число

50 000

Число, довге ціле число

50 000,99

Число, подвійної точності

50000,389

Число, подвійної точності

12.07

Розпізнаються формати дати й часу вашої локалізації.

Дата й час

31 грудня 2016 р.

Дата й час

10:50:23

Дата й час

10:50 am

Дата й час

17:50

Дата й час

12,50 ₴

Розпізнається символ грошової одиниці вашої локалізації.

Грошова одиниця

21,75

Число, подвійної точності

123,00 %

Число, подвійної точності

3,46E+03

Число, подвійної точності

Зв’язки таблиць

Хоча в кожній таблиці зберігаються дані про окремий предмет, зазвичай до однієї бази даних Access належать таблиці з взаємопов’язаними предметами. Наприклад, база даних може містити:

  • таблицю клієнтів, яка містить імена клієнтів компанії та їхні адреси;

  • таблицю товарів, які ви продаєте, включно з цінами та зображеннями для кожного елемента;

  • таблицю замовлень, у якій відстежуються замовлення клієнтів.

Оскільки дані про різні предмети зберігаються в окремих таблицях, потрібно певним чином зв’язати ці дані разом, щоб мати змогу легко об’єднати пов’язані дані з цих окремих таблиць. Для цього створюють зв’язки. Зв’язок – це логічне поєднання двох таблиць, яке визначає спільні поля для обох із них.

Ключі

Поля, які використовуються для зв’язку таблиць, називаються ключами. Ключ зазвичай складається з одного поля, але може складатись і з кількох полів. Існують два типи ключів:

  • Первинний ключ   . Таблиця може мати лише один первинний ключ. Первинний ключ складається з одного або кількох полів, які унікально ідентифікують кожен запис, що зберігається в таблиці. Як первинний ключ часто використовують певний унікальний ідентифікатор, наприклад ідентифікаційний номер, серійний номер або код. Наприклад, у вас є таблиця "Клієнти", у якій кожний клієнт має унікальний ідентифікатор. Поле такого ідентифікатора – це первинний ключ таблиці "Клієнти". Якщо первинний ключ містить кілька полів, зазвичай він складається з наявних полів, які, взяті разом, забезпечують унікальні значення. Наприклад, можна використати поєднання прізвища, імені та дати народження як первинний ключ для таблиці про людей.

  • Зовнішній ключ   . Таблиця також може мати один або кілька зовнішніх ключів. Зовнішній ключ містить значення, які відповідають значенням первинного ключа іншої таблиці. Наприклад, у вас є таблиця "Замовлення", у якій кожне замовлення має ідентифікатор клієнта, що відповідає запису в таблиці "Клієнти". Поле такого ідентифікатора – це зовнішній ключ таблиці "Замовлення".

Відповідність значень у полях ключів формує основу зв’язків таблиць. Зв’язок таблиць використовується для об’єднання даних із пов’язаних таблиць. Припустімо, ви маєте дві таблиці: "Клієнти" й "Замовлення". У таблиці "Клієнти" кожний запис визначається за полем первинного ключа (ідентифікатором).

Щоб пов’язати кожне замовлення із клієнтом, додайте до таблиці "Замовлення" поле зовнішнього ключа, яке відповідає полю ідентифікатора в таблиці "Клієнти", а потім створіть зв’язок між двома ключами. Під час додавання запису до таблиці "Замовлення" слід використовувати значення ідентифікатора клієнта з таблиці "Клієнти". Відтак, якщо потрібно переглянути будь-яку інформацію про замовника, ви використовуєте зв’язок, щоб визначити, які дані з таблиці "Клієнти" відповідають потрібним записам у таблиці "Замовлення".

Зв’язок таблиць Access у вікні "Зв’язки"
Зв’язок між таблицями, відображений у вікні "Зв’язки".

1. Первинний ключ, позначений піктограмою ключа поряд з іменем поля.

2. Зовнішній ключ. Зверніть увагу: піктограма ключа відсутня.

Переваги використання зв’язків

Зберігання даних порізно у зв’язаних таблицях дає такі переваги:

  • Узгодженість.    Оскільки кожний елемент даних записується лише один раз в одній таблиці, імовірність виникнення неоднозначності або неузгодженості менша. Наприклад, ім’я клієнта зберігається лише один раз у таблиці про клієнтів, а не багаторазово (і, імовірно, неузгоджено) у таблиці, яка містить дані про замовлення.

  • Ефективність.    Записування даних в одному розташуванні означає, що використовується менший обсяг місця на диску. Крім того, знайти дані в невеликих таблицях зазвичай можна швидше, ніж у великих. Урешті, якщо ви не використовуватимете окремі таблиці для різних предметів, у таблицях з’явиться надмірна кількість даних і Null-значення (відсутність даних). Те й друге призводить до марнування місця на диску та зниження продуктивності.

  • Зрозумілість.    Макет бази даних легше зрозуміти, якщо предмети належним чином розділено між таблицями.

Порада : Плануючи структуру таблиць, враховуйте зв’язки між ними. Якщо таблиця з відповідним первинним ключем уже існує, можна створити поле зовнішнього ключа, скориставшись майстром підстановок, який створить зв’язок замість вас.

На початок сторінки

Створення нової таблиці

Проста база даних, як-от список контактів, може складатися лише з однієї таблиці. Проте зазвичай бази даних містять кілька таблиць. Створюючи нову базу даних, ви створюєте новий файл на комп’ютері, який виконує роль контейнера для всіх об’єктів у базі даних, зокрема таблиць.

Створити таблицю можна кількома способами: створивши нову базу даних, вставивши таблицю в наявну базу даних, імпортувавши таблицю (чи встановивши зв’язок із нею) з іншого джерела даних, наприклад із книги Microsoft Excel, документа Microsoft Word, текстового файлу або іншої бази даних. Коли ви створюєте пусту базу даних, у ній автоматично створюється пуста таблиця. Відтак у неї можна ввести дані, щоб почати визначати поля.

У цьому розділі

Створення нової таблиці в новій базі даних

Створення нової таблиці в наявній базі даних

Створення таблиці за допомогою імпорту або зв’язування

Створення таблиці з використанням сайту SharePoint

Установлення первинного ключа таблиці

Установлення властивостей таблиці

Створення нової таблиці в новій базі даних

  1. Виберіть Файл > Створити. Якщо ви використовуєте Access 2007, натисніть кнопку Microsoft Office і виберіть команду Створити.

  2. У полі Ім’я файлу введіть ім’я файлу нової бази даних.

  3. Щоб перейти до іншого розташування, у якому потрібно зберегти таблицю, клацніть піктограму папки.

  4. Натисніть кнопку Створити.

    Відкриється нова база даних. У ній буде створено нову таблицю під назвою "Таблиця1", яка відкриється у вікні табличного подання даних.

Створення нової таблиці в наявній базі даних

  1. Виберіть Файл > Відкрити. Якщо ви використовуєте Access 2007, натисніть кнопку Microsoft Office і виберіть команду Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкриття виберіть базу даних, яку потрібно відкрити, і натисніть кнопку Відкрити.

  3. На вкладці Створити у групі Таблиці натисніть кнопку Таблиця.

    У базу даних буде вставлено нову таблицю, яка відкриється у вікні табличного подання даних.

Створення таблиці за допомогою імпорту або зв’язування

Таблицю можна створити, імпортувавши дані, які зберігаються в іншому розташуванні, або встановивши з ними зв’язок. Це, зокрема, дані аркуша Excel, списку SharePoint, файлу XML, іншої бази даних Access, папки Microsoft Outlook тощо.

Під час імпортування даних створюється копія даних у новій таблиці поточної бази даних. Подальші зміни у джерелі даних не впливають на імпортовані дані, а зміни в імпортованих даних не впливають на джерело даних. Підключившись до джерела даних та імпортувавши з нього дані, їх можна використовувати, більше не підключаючись до джерела даних. Також можна змінювати макет імпортованої таблиці.

Коли встановлюється зв’язок із даними, у поточній базі даних створюється зв’язана таблиця, яка підтримує постійний зв’язок із наявними даними, що зберігаються в іншому розташуванні. Якщо змінити дані у зв’язаній таблиці, вони також зміняться у джерелі. Якщо дані змінюються у джерелі, зміни також відображаються у зв’язаній таблиці. Коли використовується зв’язана таблиця, необхідно забезпечити постійне підключення до джерела даних. Змінити макет зв’язаної таблиці не можна.

Примітка : Змінювати дані на аркуші Excel за допомогою зв’язаної таблиці не можна. Натомість імпортуйте вихідні дані до бази даних Access, а потім установіть із нею зв’язок в Excel.

Створення нової таблиці за допомогою імпорту або створення зв’язку із зовнішніми даними

  1. Виберіть Файл > Відкрити. Якщо ви використовуєте Access 2007, натисніть кнопку Microsoft Office і виберіть команду Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкриття виберіть і відкрийте базу даних, у якій потрібно створити нову таблицю.

  3. На вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт і зв’язування виберіть одне з доступних джерел даних. В Access 2007 джерела даних наведено в групі Імпорт.

    Додавання програми

  4. Дотримуйтесь інструкцій, які відображаються в діалогових вікнах, для кожного кроку.

    Створюється нова таблиця, яка відображається в області переходів.

Імпортувати список SharePoint або створити з ним зв’язок також можна за допомогою відповідної команди на вкладці Створити.

На початок сторінки

Створення таблиці з використанням сайту SharePoint

У базі даних можна створити таблицю, у яку імпортуватимуться дані зі списку SharePoint або яка буде зв’язана з ним. Також можна створити новий список SharePoint за допомогою вбудованого шаблону. Програма Access містить кілька вбудованих шаблонів, зокрема "Контакти", "Завдання", "Питання" та "Події".

  1. Виберіть Файл > Відкрити. Якщо ви використовуєте Access 2007, натисніть кнопку Microsoft Office і виберіть команду Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкриття виберіть базу даних, у якій потрібно створити нову таблицю, і натисніть кнопку Відкрити.

  3. На вкладці Створення в групі Таблиці натисніть кнопку Списки SharePoint.

  4. Виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Створення списку SharePoint на основі шаблону

      1. Виберіть пункт Контакти, Завдання, Питання або Події.

      2. У діалоговому вікні Створення нового списку введіть URL-адресу сайту SharePoint, на якому потрібно створити список.

      3. Введіть ім’я нового списку та його опис у полях Укажіть ім’я нового списку та Опис.

      4. Щоб відкрити зв’язану таблицю після її створення, установіть прапорець Відкрити список після завершення (установлюється за замовчуванням).

    • Створення нового настроюваного списку

      1. Виберіть Настроюваний.

      2. У діалоговому вікні Створення нового списку введіть URL-адресу сайту SharePoint, на якому потрібно створити список.

      3. Введіть ім’я нового списку та його опис у полях Укажіть ім’я нового списку та Опис.

      4. Щоб відкрити зв’язану таблицю після її створення, установіть прапорець Відкрити список після завершення (установлюється за замовчуванням).

    • Імпорт даних із наявного списку

      1. Виберіть пункт Наявний список SharePoint.

      2. У діалоговому вікні Отримати зовнішні дані введіть URL-адресу сайту SharePoint, на якому розміщено потрібні дані.

      3. Установіть перемикач Імпортувати дані джерела до нової таблиці в поточній базі даних і натисніть кнопку Далі.

      4. Установіть прапорець поруч із кожним списком SharePoint, який потрібно імпортувати.

    • Створення зв’язку з наявним списком

      1. Виберіть пункт Наявний список SharePoint.

      2. У діалоговому вікні Отримати зовнішні дані – Сайт SharePoint введіть URL-адресу сайту SharePoint, що містить список, з яким потрібно встановити зв’язок.

      3. Установіть перемикач Підключитися до джерела даних за допомогою створення пов’язаної таблиці та натисніть кнопку Далі.

      4. Установіть прапорці поруч зі списками SharePoint, з якими потрібно створити зв’язок.

На початок сторінки

Установлення первинного ключа таблиці

Для таблиці бажано вказати первинний ключ, проте якщо у вас є певна причина не робити цього, його можна не наводити. Програма Access автоматично створює індекс для первинного ключа, який може підвищити продуктивність бази даних, а також стежить за тим, щоб кожен запис мав унікальне значення в полі первинного ключа. Унікальність значень украй важлива, оскільки це єдиний спосіб надійно розрізняти рядки між собою.

Коли ви створюєте нову таблицю у вікні табличного подання даних, програма Access автоматично створює первинний ключ і призначає йому ім’я поля ідентифікатора та тип даних "Автонумерація".

У режимі конструктора можна змінити або видалити первинний ключ, а також установити первинний ключ для таблиці, яка ще не має його.

Визначення полів, які слід використовувати як первинний ключ

Інколи ви вже маєте дані, які потрібно використати як первинний ключ. Наприклад, у вас уже є наявні ідентифікатори для працівників. Якщо ви створюєте таблицю, щоб упорядкувати відомості про працівників, імовірно, найоптимальнішим первинним ключем для неї стануть ці ідентифікатори. Або може так трапитися, що ідентифікатор працівника унікальний лише в поєднанні з ідентифікатором відділу, тому як первинний ключ потрібно використовувати обидва поля разом. Поле, яке підходить для первинного ключа, має задовольняти такі вимоги:

  • Кожен запис має унікальне значення для поля або комбінації полів.

  • Поле або комбінація полів не можуть бути пусті або нульові – вони завжди мають значення.

  • Ці значення незмінні.

Якщо у вас ще немає даних, які підходять для первинного ключа, ви можете створити нове поле для цієї мети. Створюючи нове поле, яке використовуватиметься як первинний ключ, установіть для поля тип даних "Автонумерація", щоб подбати про його відповідність усім трьом вимогам із попереднього списку.

Установлення або змінення первинного ключа

  1. Виберіть таблицю, первинний ключ якої потрібно задати або змінити.

  2. На вкладці Основне у групі Подання натисніть кнопку Вигляд і виберіть пункт Конструктор.

  3. На бланку таблиці виберіть поле або поля, які потрібно використовувати як первинний ключ.

    Щоб вибрати одне поле, клацніть маркер виділення рядка для потрібного поля.

    Щоб вибрати кілька полів, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl, клацніть маркери виділення рядка для кожного поля.

  4. На вкладці Конструктор у групі Знаряддя виберіть елемент Первинний ключ.

    Група «Знаряддя» на вкладці «Конструктор»

    Ліворуч від поля або полів, вибраних як первинний ключ, відобразиться символ ключа.

Видалення первинного ключа

  1. Виберіть таблицю, первинний ключ якої потрібно видалити.

  2. На вкладці Основне у групі Подання натисніть кнопку Вигляд і виберіть пункт Конструктор.

  3. Клацніть маркер виділення рядка для поточного первинного ключа. Якщо первинний ключ складається з кількох полів, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl, клацніть маркери виділення рядка для кожного поля.

  4. На вкладці Конструктор у групі Знаряддя виберіть елемент Первинний ключ.

    Група «Знаряддя» на вкладці «Конструктор»

    Піктограма ключа видаляється з поля або полів, які було попередньо вибрано як первинний ключ.

Примітка : У разі збереження нової таблиці, у якій не встановлено первинний ключ, програма Access запропонує створити нове поле для первинного ключа. Якщо натиснути кнопку Так, програма Access створить поле ідентифікатора з типом даних "Автонумерація", щоб кожний запис мав унікальне значення. Якщо в таблиці вже є поле з типом "Автонумерація", програма Access використовуватиме його як первинний ключ. Якщо натиснути кнопку Ні, поле не буде додано й первинний ключ не буде встановлено.

На початок сторінки

Установлення властивостей таблиці

Крім властивостей поля, також можна встановити властивості, які застосовуватимуться до всієї таблиці або до всіх записів.

  1. Виберіть таблицю, у якій потрібно встановити властивості.

  2. На вкладці Основне у групі Подання натисніть кнопку Вигляд і виберіть пункт Конструктор.

  3. На вкладці Конструктор у групі Відображення або приховання натисніть кнопку Аркуш властивостей.

    Група "Відображення або приховання" на вкладці "Конструктор" у програмі Access

    Відкриється вікно властивостей таблиці.

  4. У вікні властивостей виберіть вкладку Загальні.

  5. Клацніть поле ліворуч від властивості, яку потрібно встановити, і введіть значення для неї.

    Доступні властивості таблиці

    Властивість таблиці

    Дія

    Відображати подання на сайті SharePoint

    Використовується для визначення того, чи можуть подання, основані на таблиці, відображатися на сайті SharePoint.

    Примітка : Дія цього параметра залежить від параметра властивості Відображати всі подання на сайті SharePoint для бази даних.

    Підтаблицю даних розгорнуто

    Використовується для розгортання всіх підтаблиць після відкриття таблиці.

    Висота підтаблиці даних

    Виконайте одну з наведених нижче дій.

    • якщо потрібно, щоб вікно підтаблиці розгорталося для відображення всіх рядків, залишіть для цієї властивості значення 0";

    • щоб керувати висотою підтаблиці, введіть потрібну висоту в сантиметрах.

    Орієнтація

    Використовується для настроювання орієнтації подання відповідно до напрямку читання мови: зліва направо чи справа наліво.

    Опис

    Опис таблиці. Він відображатиметься в підказках до таблиці.

    Подання за промовчанням

    Використовується для вибору подання Подання таблиці, Зведена таблиця або Зведена діаграма як стандартного подання після відкриття таблиці. Зверніть увагу: параметри "Зведена таблиця" й "Зведена діаграма" недоступні, починаючи з версії Access 2013.

    Правило перевірки

    Використовується для введення виразу, який має бути істинний під час кожного додавання або змінення запису.

    Текст перевірки

    Використовується для введення повідомлення, яке відображатиметься, якщо запис суперечить виразу в полі властивості Правило перевірки.

    Фільтр

    Використовується для визначення умов для відображення лише відповідних рядків у вікні табличного подання даних.

    Порядок сортування

    Використовується, щоб вибрати одне або кілька полів для визначення порядку сортування за промовчанням для рядків у вікні табличного подання даних.

    Ім’я підтаблиці даних

    Використовується для визначення того, чи потрібно відображати підтаблицю у вікні табличного подання даних, і якщо це так, для визначення таблиці або запиту, що надаватиме рядки для підтаблиці.

    Зв’язати дочірні поля

    Використовується для перелічення в таблиці або запиті полів, що використовуються для підтаблиці та відповідають указаній для таблиці властивості Зв’язати основні поля.

    Зв’язати основні поля

    Використовується для перелічення в таблиці полів, які відповідають указаній для таблиці властивості Зв’язати дочірні поля.

    Фільтрувати в разі завантаження

    Використовується для автоматичного застосування умов фільтра у властивості Фільтр (установленням значення Так), коли таблицю відкрито у вікні табличного подання даних.

    Сортувати в разі завантаження

    Використовується для автоматичного застосування умов сортування у властивості Розташування за (установленням значення Так), коли таблицю відкрито у вікні табличного подання даних.

    Порада : Щоб відкрити допоміжне поле для введення або редагування значення параметра в полі властивості, натисніть сполучення клавіш Shift+F2. Відобразиться вікно Масштаб. Якщо для властивості Правило перевірки визначається вираз і вам потрібна допомога в його створенні, натисніть кнопку Кнопка "Побудовник" поруч із полем властивості Правило перевірки, щоб відобразити вікно побудовника виразів.

  6. Щоб зберегти зміни, натисніть клавіші Ctrl+S.

На початок розділу

На початок сторінки

Додавання поля до таблиці

Кожний елемент даних, який потрібно відстежувати, зберігається в полі. Наприклад, у таблиці контактів створюються поля "Прізвище", "Ім’я", "Номер телефону" й "Адреса". У таблиці товарів створюються поля "Назва товару", "Код товару" та "Ціна".

Перш ніж створювати поля, спробуйте розділити дані на найменші значущі складові. За потреби ви без зусиль зможете знову об’єднати їх. Наприклад, замість поля "Повне ім’я" варто створити окремі поля "Прізвище" та "Ім’я". Так вам буде легше шукати та сортувати дані за іменем, прізвищем або обома значеннями. Якщо певний елемент даних потрібно використовувати під час створення звітів або для обчислень, сортування чи пошуку, розмістіть його в окремому полі.

Створивши поле, ви також можете встановити властивості полів, щоб мати можливість керувати його відображенням і поведінкою.

У цьому розділі

Додавання поля за допомогою введення даних

Коли ви створюєте нову або відкриваєте наявну таблицю у вікні табличного подання даних, до неї можна додати поле, ввівши дані у стовпець Клацніть, щоб додати таблиці.

Таблиця в програмі Access зі стовпцем "Додати нове поле"

1. Введіть дані в стовпець Клацніть, щоб додати.

  1. Створіть або відкрийте таблицю у вікні табличного подання даних, клацнувши правою кнопкою миші потрібну таблицю в області переходів і вибравши команду Подання таблиці.

  2. У стовпці Клацніть, щоб додати введіть ім’я поля, яке потрібно створити.

    Виберіть змістовне ім’я, щоб полегшити визначення поля.

  3. Введіть дані в нове поле.

Додавання поля за допомогою шаблону поля

Інколи краще вибрати зі списку попередньо визначене поле, ніж створювати його вручну. Вибрати шаблон поля можна зі списку Інші поля в Access 2010, 2013 чи 2016 або в області завдань Шаблони поля в Access 2007. Шаблон поля – це попередньо визначений набір характеристик і властивостей, які описують поле. Визначення шаблону поля включає в себе ім’я поля, тип даних, значення властивості Формат цього поля та інші його властивості.

Якщо ви використовуєте Access 2010, 2013 або 2016, виконайте такі дії:

  1. На вкладці Основне в групі Подання натисніть кнопку Подання та виберіть пункт Подання таблиці.

  2. На вкладці Поля в групі Додавання й видалення натисніть кнопку Інші поля.

    Знімок екрана: група "Додавання й видалення" на вкладці "Поля".

  3. Виберіть поле зі списку Інші поля, щоб вставити новий стовпець. В Access це поле буде додано праворуч від стовпця, у якому встановлено курсор. Якщо вибрати один із типів поля в розділі "Легкий початок" (наприклад, "Адреса"), Access створить у таблиці кілька полів, щоб зберегти в них різні частини адреси.

Якщо ви використовуєте Access 2007, виконайте такі дії:

  1. На вкладці Основне в групі Подання натисніть кнопку Подання та виберіть пункт Подання таблиці.

  2. На вкладці Таблиця в групі Поля та стовпці натисніть кнопку Створити поле.

    Додавання програми

  3. Виберіть одне або кілька полів в області Шаблони полів, а потім перетягніть їх до місця в таблиці, де потрібно вставити новий стовпець.

Установлення властивостей поля

Після створення поля можна встановити його властивості. Це дасть змогу керувати його відображенням і поведінкою.

Наприклад, установлення властивостей поля надає такі можливості:

  • керувати відображенням даних у полі;

  • уникати введення в поле хибних даних;

  • указувати для поля значення за промовчанням;

  • прискорити пошук і сортування даних у полі.

Деякі доступні властивості поля можна встановити під час роботи у вікні табличного подання даних. Однак, щоб отримати доступ до властивостей поля й визначити повний їх список, потрібно перейти в режим конструктора.

Установлення властивостей поля у вікні табличного подання даних

Під час роботи у вікні табличного подання даних можна перейменувати поле та змінити його тип даних, властивість Формат і деякі інші властивості.

Відкриття таблиці у вікні табличного подання даних

  1. В області переходів двічі клацніть таблицю, яку потрібно відкрити.

  2. У контекстному меню виберіть пункт Подання таблиці.

Перейменування поля

Якщо додати поле, ввівши дані у вікні табличного подання даних, програма Access автоматично призначить йому типове ім’я. Першому новому полю буде призначено ім’я "Поле1", другому новому полю – "Поле2" тощо. За замовчуванням, якщо поле десь відображається, наприклад у заголовку стовпця в таблиці даних, підписом цього поля служить його ім’я. Щоб спростити перегляд або редагування записів, давайте полям якомога змістовніші імена.

  1. Правою кнопкою миші клацніть заголовок поля, яке потрібно перейменувати (наприклад, "Поле1").

  2. У контекстному меню виберіть команду Перейменувати поле. Якщо ви використовуєте Access 2007, виберіть команду Перейменувати стовпець.

  3. У заголовку поля введіть нове ім’я.

    Імена полів можуть складатися щонайбільше із 64 символів (букв або цифр), включно із пробілами.

Змінення типу даних поля

Коли ви створюєте поле введенням даних у вікні табличного подання даних, Access перевіряє ці дані, щоб визначити відповідний тип для поля. Наприклад, якщо ввести 01.01.2017, Access інтерпретує це значення як дату та встановить для поля тип даних "Дата й час". Якщо визначити тип даних не вдасться, за замовчуванням буде встановлено тип даних "Текст" ("Короткий текст" в Access 2016).

Від типу даних поля залежить, які інші його властивості можна встановити. Наприклад, для поля з типом даних "Гіперпосилання" або Memo ("Довгий текст" в Access 2016) можна встановити тільки властивість Лише додавання.

Іноді потрібно вручну змінити тип даних поля. Припустімо, є номери кімнат, які нагадують дати, наприклад "10/2017". Якщо в нове поле у вікні табличного подання даних ввести 10/2017, Access автоматично вибере для поля тип даних "Дата й час". Оскільки номери кімнат – це підписи, а не дати, їм слід призначити текстовий тип даних. Ось як змінити тип даних поля:

  1. На стрічці виберіть вкладку Поля. Якщо ви використовуєте Access 2007, виберіть вкладку Таблиця даних.

  2. Зі списку Тип даних у групі Форматування виберіть потрібний тип даних. Якщо ви використовуєте Access 2007, виберіть потрібний тип даних зі списку "Тип даних" у групі Тип даних і форматування.

    Доступні типи даних

    Вичерпний список усіх доступних типів даних для баз даних Access див. в статті Типи даних у локальних базах даних Access.

    Примітка : Максимальний розмір файлу бази даних Access – 2 ГБ.

    Підказки щодо типів даних

    • Щоб підвищити ефективність роботи з базою даних, створюйте текстові або числові поля з оптимальним розміром поля. Наприклад, якщо потрібно зберігати поштові індекси прогнозованої довжини, укажіть її як розмір поля. Для цього задайте потрібне значення властивості Розмір поля. Докладні відомості див. в розділі Установлення інших властивостей поля.

    • Для телефонних номерів, кодів позицій та інших чисел, які не використовуватимуться в математичних обчисленнях, слід вибрати текстовий, а не числовий тип даних. Числові значення, що зберігаються як текст, можна логічніше сортувати й фільтрувати.

Змінення формату поля

Крім визначення типу даних нового поля, програма Access також може встановлювати для поля властивість Формат на основі введених даних. Наприклад, якщо ввести "10:50", буде визначено тип даних "Дата/час" і для властивості Формат установлено значення "Середній формат часу". Щоб змінити властивість Формат поля вручну, виконайте такі дії:

  1. На стрічці виберіть вкладку Поля. Якщо ви використовуєте Access 2007, виберіть вкладку Таблиця даних.

  2. У групі Форматування у списку Форматування введіть потрібний формат. Якщо ви використовуєте Access 2007, це можна зробити в списку Формат у групі Тип даних і форматування.

    Примітка :  Залежно від типу даних поля список Форматування може бути недоступний для деяких полів (наприклад, для текстового).

Установлення інших властивостей поля

  1. У вікні табличного подання даних виберіть поле, для якого потрібно встановити властивість.

  2. Якщо ви використовуєте Access 2010, 2013 або 2016, виберіть потрібні властивості на вкладці Поле в групах Властивості, Форматування та Перевірка поля.

  3. Якщо ви використовуєте Access 2007, це можна зробити на вкладці Таблиця даних у групі Тип даних і форматування.

Установлення властивостей поля в режимі конструктора

Працюючи з таблицею в режимі конструктора, можна встановити будь-яку властивість поля. У режимі конструктора тип даних поля встановлюється в бланку таблиці, а інші властивості – в області Властивості поля.

Відкриття таблиці в режимі конструктора

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші потрібну таблицю.

  2. У контекстному меню виберіть пункт Конструктор.

Змінення типу даних поля

  1. У бланку таблиці знайдіть поле, для якого потрібно задати тип даних.

  2. У стовпці Тип даних виберіть тип даних зі списку.

    Доступні типи даних

    Вичерпний список усіх доступних типів даних для баз даних Access див. в статті Типи даних у локальних базах даних Access.

    Примітка : Максимальний розмір файлу бази даних Access – 2 ГБ.

    Підказки щодо типів даних

    • Для телефонних номерів, кодів позицій та інших чисел, які не використовуватимуться в математичних обчисленнях, слід вибрати текстовий, а не числовий тип даних. Числові значення, що зберігаються як текст, можна логічніше сортувати й фільтрувати, але не просто використовувати в обчисленнях.

    • Для текстового й числового типів даних можна точніше вказати розмір поля або тип даних, задавши значення властивості Розмір поля.

Установлення інших властивостей поля

  1. У бланку таблиці виберіть поле, для якого потрібно встановити властивості. Властивості для цього поля відобразяться в області Властивості поля.

    Тип даних поля визначає, які властивості можна задати.

  2. В області Властивості поля введіть потрібні параметри для кожної властивості або натисніть клавішу F6 і виберіть властивість за допомогою клавіш зі стрілками.

    Доступні властивості поля

    Вичерпний список усіх властивостей поля, доступних для кожного типу даних у базах даних Access, див. в статті Загальні відомості про типи даних і властивості поля.

    Примітка : Не всі властивості доступні для кожного поля – це визначається його типом даних.

  3. Щоб збільшити місце для введення або редагування властивості, натисніть клавіші Shift+F2, після чого відобразиться елемент керування Масштаб.

    Порада : Якщо вам знадобиться допомога з побудови маски вводу або виразу перевірки, клацніть піктограму  Кнопка "Побудовник" поруч із полем властивості, щоб відобразити побудовник.

  4. Щоб зберегти зміни, натисніть клавіші Ctrl+S.

Збереження таблиці

Створивши або змінивши таблицю, потрібно зберегти її макет. Якщо ви зберігаєте таблицю вперше, дайте їй ім’я, що описує дані, які вона містить. Можна використовувати до 64 букв і цифр, включно з пробілами. Наприклад, назвіть таблицю "Клієнти", "Облік деталей" або "Товари".

Порада : Радимо розробити угоду про іменування для об’єктів у базі даних і послідовно її дотримуватися.

  1. Якщо ви використовуєте Access 2010, 2013 або 2016, виберіть Файл > Зберегти або натисніть клавіші Ctrl+S.

  2. Якщо ви використовуєте Access 2007, натисніть кнопку Microsoft Office і виберіть команду Зберегти або натисніть клавіші Ctrl+S.

  3. Якщо ви зберігаєте таблицю вперше, введіть ім’я для таблиці, а потім натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×