Створення схеми Візуалізатора даних

Хочете, щоб програма Visio автоматично створювала довершені деталізовані блок-схеми на основі книги Excel? Тоді скористайтеся шаблонами Візуалізатора даних. З кожним шаблоном пов’язано книгу Excel, яка використовується, щоб перетворити дані процесу на блок-схему у Visio. Ви також можете взяти власний шаблон Excel, указати зіставлення в майстрі шаблонів і автоматично створити схему. Створивши блок-схему, ви можете додати, змінити або видалити рядки в Excel, а потім оновити схему у Visio. Навіть якщо згодом додати інші стовпці даних в Excel, вони перетворяться на дані фігури Visio. Візуалізатор даних підтримується у Visio Pro для Office 365.

Огляд Візуалізатора даних

Можливість використовувати шаблони Візуалізатора даних доступна лише у Visio Pro для Office 365 на каналі поточного випуску. Якщо ви не знаєте, яку версію Visio використовуєте, виберіть Файл > Обліковий запис > Про програму Visio. Докладні відомості про версію передплати на Visio див. на сторінці, присвяченій Visio Pro для Office 365.

Якщо шаблони Візуалізатора даних не відображаються або у вас виникли інші питання стосовно початку роботи, відвідайте сторінку Візуалізатор даних: запитання й відповіді.

Примітка : Щоб використовувати цю функцію, потрібно мати передплату на Office 365. Якщо ви абонент Office 365, переконайтеся, що маєте найновішу версію Office. Якщо ви ІТ-фахівець, який керує процесом оновлення служби Office 365, перегляньте сторінку з випусками, що розповсюджуються через канали, щоб дізнатися, які оновлення надаються в кожному каналі.

У цій статті

Створення схеми Візуалізатора даних

Підготовка

Збирайте свої ідеї та розвивайте їх у чернетці на папері або за допомогою рукописного вводу. Ці накидані ідеї дадуть вам поштовх до роботи та спростять виконання наступних дій.

Щоб створити схему Візуалізатора даних, ви можете працювати одночасно в програмах Excel і Visio. Радимо працювати на пристрої з Windows у двох вікнах або навіть на різних моніторах. Маючи змогу візуально порівняти результати в Excel і Visio, ви нізащо не помилитеся.

Етап 1. Вибір шаблону Візуалізатора даних

  1. Відкрийте програму Visio або виберіть Файл > Створити, якщо ви редагуєте схему.

  2. Виберіть ШАБЛОНИ.

    Команда "ШАБЛОНИ"
  3. Виберіть Блок-схема.

    Команда "Блок-схема"
  4. Виберіть Проста блок-схема – Візуалізатор даних або Функціональна блок-схема – Візуалізатор даних.

    Шаблони Візуалізатора даних

    Шаблон Візуалізатора даних позначено піктограмою Excel у верхньому лівому куті.

Докладні відомості про блок-схеми та їхні фігури див. в статтях Створення простої блок-схеми та Створення функціональної блок-схеми.

Етап 2. Створення книги Excel

  1. На попередньому перегляді шаблону виберіть Шаблон даних Excel.

    Вибір посилання "Шаблон даних Excel"

    До речі, якщо ви бажаєте використовувати зразки шаблонів Excel, наведені в цій статті для довідки, завантажте їх за посиланнями нижче.

  2. Виберіть Файл > Зберегти, укажіть комп’ютер, мережевий сервер або бібліотеку документів SharePoint, введіть ім’я файлу та натисніть кнопку Зберегти.

  3. Щоб додати новий аркуш, у нижній частині книги виберіть Новий аркуш Кнопка "Новий аркуш" .

  4. Створіть таблицю Excel. Докладні відомості про використання таблиць Excel див. в статтях Огляд таблиць Excel, Створення або видалення таблиці Excel і Змінення розміру таблиці за допомогою додавання або видалення рядків і стовпців.

  5. Додайте до таблиці стовпці й рядки для схеми Visio. Існують певні вимоги до заголовків і значень стовпців таблиці Excel. Як наочний посібник використовуйте розділ Взаємодія стовпців Excel із компонентами блок-схеми Visio.

Етап 3. Додавання даних фігури до таблиці Excel (необов’язково)

  1. Розгляньте вкладку Карта процесу в шаблоні Excel. Стовпці в таблиці Excel синього й зеленого кольорів. Колір візуально відрізняє стовпці один від одного.

    Сині стовпці використовуються, щоб створити блок-схему на схемі Visio. Усі стовпці також додаються як дані фігури.

  2. Щоб додати інші дані фігури, додайте один або кілька стовпців до таблиці Excel.

    Зелені стовпці позначають додаткові дані фігури, які можна додати до кожної фігури. Ви можете додати скільки завгодно додаткових стовпців. За замовчуванням ці дані не відображаються на схемі, якщо не додати рисунки, пов’язані з даними. Щоб переглянути дані фігури на схемі Visio, виберіть Дані > Вікно даних фігури. Докладні відомості про дані фігури та рисунки, пов’язані з даними, див. в статтях Додавання даних до фігур і Рисунки, пов’язані з даними: огляд.

Етап 4. Створення схеми Visio за допомогою майстра

  1. Поверніться до програми Visio, на попередньому перегляді шаблону виберіть одиницю вимірювання та натисніть кнопку Створити.

  2. На першій сторінці майстра Створення схеми з даних виконайте такі дії:

    1. У розділі Яку схему слід створити з даних? виберіть шаблон: Проста блок-схема, Функціональна блок-схема (горизонтальна) або Функціональна блок-схема (вертикальна).

    2. У розділі Виберіть книгу Excel виберіть книгу зі списку нещодавно використаних книг або натисніть кнопку Огляд, щоб знайти книгу, створену на етапі 2.

    3. У розділі Виберіть таблицю або спеціальний діапазон із книги виберіть таблицю, яка містить дані процесу Excel.

    4. Натисніть кнопку Готово. Буде прийнято всі стандартні значення, заповнені програмою Visio на інших сторінках майстра.

У результаті в контейнері автоматично створиться схема. Додаткові сторінки Visio буде додано залежно від розміру блок-схеми.

Етап 5. Збереження схеми Visio

  • Виберіть Файл > Зберегти, знайдіть розташування, введіть ім’я файлу та натисніть кнопку Зберегти.

Радимо зберігати файли Excel і Visio в одному розташуванні, адже вони тісно пов’язані.

Етап 6. Оновлення схеми

До схеми, створеної за допомогою Візуалізатора даних, можна внести зміни. Оскільки Візуалізатор даних має два компоненти (книгу Excel і схему Visio), щоб синхронізувати зміни до даних у таблиці Excel зі схемою, потрібно оновити її у Visio. Важливо розуміти, що синхронізація – це одностороння операція. Спочатку ви змінюєте дані в Excel, а потім оновлюєте схему у Visio. Якщо під час оновлення між даними в Excel і Visio виявлено відмінності, перевагу мають дані в Excel.

  1. Внесіть зміни до даних у таблиці Excel. Ви можете додати, оновити або видалити рядки.

  2. Збережіть книгу Excel.

  3. У програмі Visio виберіть контейнер схеми, а потім виберіть Дані > Оновити.

Зміни, внесені в книзі Excel, відобразяться на схемі Visio. Унаслідок оновлення зміни вносяться лише до фігур і зв’язків усередині контейнера. Зберігайте всі фігури та сполучні лінії схеми в контейнері. Якщо вручну додати фігуру до контейнера, а потім оновити схему, фігуру буде видалено. Це не вплине на будь-які інші об’єкти на сторінці за межами контейнера. При цьому зміни до формату фігур і сполучних ліній усередині контейнера зберігаються. Докладні відомості про контейнери див. в статті Уточнення структури схем за допомогою контейнерів і списків

Етап 7. Налаштування взаємодії між таблицею Excel і схемою Visio (необов’язково)

Іноді може знадобитися налаштувати створення схем Візуалізатора даних. Наприклад, якщо потрібно використовувати різні фігури відповідно до стандартів вашої організації або зіставити інші імена стовпців у таблиці Excel.

  1. Після того як ви натиснете кнопку Створити, щоб перейти до майстра Створення схеми з даних, і введете значення на першій сторінці (див. Етап 4), натисніть кнопку Далі або Назад, щоб відобразити кожну сторінку майстра.

  2. Виберіть Довідка (?) , щоб дізнатися більше про налаштування кожного параметра на сторінці. Докладні відомості див. в статті Використання майстра створення схеми з даних.

На початок сторінки

Взаємодія стовпців Excel із компонентами блок-схеми Visio

Зображені нижче покрокові вказівки допоможуть вам зрозуміти, як кожен стовпець Excel використовується для створення блок-схеми Visio.

Ідентифікатор етапу процесу    Число, яке позначає кожну фігуру на блок-схемі. Цей стовпець обов’язковий, а кожне значення в таблиці Excel має бути унікальним і не може залишатися пустим. Це значення не відображається на блок-схемі.

Взаємодія карти процесу Excel із блок-схемою Visio: Ідентифікатор етапу процесу

Опис етапу процесу    Текст, доданий до кожної фігури в блок-схемі.

Взаємодія карти процесу Excel із блок-схемою Visio: Опис етапу процесу

Ідентифікатор наступного етапу    Ідентифікатор етапу процесу наступної фігури в послідовності. Фігура розгалуження має два наступні етапи. Її представлено числами, розділеними крапками з комами, наприклад 4;5. Ви можете мати більше двох наступних етапів.

Взаємодія карти процесу Excel із блок-схемою Visio: Ідентифікатор наступного етапу

Підпис сполучної лінії    Для фігур розгалуження підписи сполучних ліній відображаються як текст, розділений крапками з комами, як-от "Так;Ні". У прикладі "Так" відповідає 4, а "Ні" – 5.

Взаємодія карти процесу Excel із блок-схемою Visio: Підпис сполучної лінії

Тип фігури    Тип фігури, яка має відображатися на схемі Visio, як-от Процес або Рішення. Майкрософт рекомендує перевіряти свій вибір за допомогою розкривних списків.

Взаємодія карти процесу Excel із блок-схемою Visio: Тип фігури

Функція й етап    Функція (або доріжка) і етап (або часова шкала), до якого належить кожна фігура. Цей стовпець не стосується простої блок-схеми, а лише функціональної.

Взаємодія карти процесу Excel із блок-схемою Visio: Функція й етап

На початок сторінки

Створення схеми Візуалізатора даних за допомогою інших колекцій трафаретів

Окрім шаблонів простих і функціональних блок-схем, для створення схеми Візуалізатора даних можна використовувати колекції трафаретів з інших шаблонів. Наприклад, є інші колекції трафаретів для певних процедур, наприклад Схема аудиту, Основна нотація BPMN або Блок-схема "Шість сигм". Проте ви можете додавати фігури з будь-якої колекції трафаретів, наприклад Мої фігури.

  1. Відкрийте створену схему Візуалізатора даних.

  2. Додайте одну або кілька колекцій трафаретів до області Фігури.

    Наприклад, виберіть Додаткові фігури, а потім – Бізнес > Бізнес-процес > Фігури схеми аудиту.

    Додаткові шаблони в області "Фігури"
  3. На вкладці Дані виберіть Створити, щоб запустити майстер створення схеми з даних.

  4. Натискайте кнопку Далі, доки не відобразиться сторінка Виберіть фігури та призначте їх значенням стовпця "Тип фігури".

  5. У правій частині сторінки виберіть у списку потрібну колекцію трафаретів, наприклад Фігури схеми аудиту.

    Додаткові шаблони, додані на сторінку майстра

Застосування рисунків, пов’язаних із даними, до схеми

Програма оцінювання Office

Щоб використовувати цю функцію у Visio Pro для Office 365, потрібно бути оцінювачем Office   

Оцінювачі – це передплатники Office 365, які щомісяця отримують можливість завчасно ознайомитися з новими функціями та допомагають команді розробників Office їх оцінити. Стати оцінювачем.

Ви можете покращити свою схему, додавши рисунки, пов’язані з даними, які допоможуть наочно зобразити дані фігури на схемі. По суті, ви можете перетворити свою схему на приладну дошку процесу, де рисунки, пов’язані з даними, відтворюють відомості про ключові показники ефективності (KPI) за допомогою спеціальних піктограм рисунків, пов’язаних із даними, на основі даних фігур.

  1. Відкрийте схему Візуалізатора даних.

    Виберіть контейнер, для якого потрібно застосувати рисунки, пов’язані з даними.

  2. Виберіть Дані > Поля рисунків, пов’язаних із даними.

  3. Виберіть поля рисунків, пов’язаних із даними, які потрібні для схеми.

    Рисунки, пов’язані з даними, застосовуються до всієї схеми. Щоб приховати їх для певних фігур, не вказуйте для цих рядків значення в стовпці даних у книзі Excel.

  4. За потреби можна налаштувати додаткові параметри на вкладці "Дані".

Застосування рисунків, пов’язаних із даними, до схеми Візуалізатора даних Visio

На початок сторінки

Подальші дії

Нижче наведено кілька завдань, які вам може знадобитися виконати, коли ви створите схему Візуалізатора даних.

  • Теми    Тема в програмі Visio – це набір кольорів і ефектів, які можна застосувати до креслення одним клацанням миші. Теми – це швидкий і зручний спосіб надати кресленню професійного вигляду. Докладні відомості див. в статті Надання кресленням професійного вигляду за допомогою тем.

  • Макет    У програмі Visio передбачено багато різних підказок і автоматичних інструментів, які дають змогу перевірити вирівнювання та інтервали фігур на схемі, щоб ваше креслення було чітким і добре впорядкованим. Докладні відомості див. в статті Вирівнювання й розташування фігур на схемі.

  • Експорт   . Експортуйте схему Візуалізатора даних і пов’язану книгу Excel до пакета шаблонів Visio (VTPX), де зберігаються параметри схем, колекції трафаретів і дані, які інші користувачі можуть взяти за основу для власної схеми Візуалізатора даних. Інші користувачі можуть інсталювати пакет шаблонів на своїх комп’ютерах. Докладні відомості див. в статті Експорт та інсталяція пакета шаблонів Візуалізатора даних.

На початок сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×