Створення структури (групування) даних в аркуші

Для списку даних, які потрібно згрупувати й підсумувати, можна створити структуру з кількістю рівнів від одного до восьми, по одному для кожної групи. Кожний внутрішній рівень, представлений більшим номером символи структури, відображає докладні дані для попереднього зовнішнього рівня, представленого меншим номером позначки структури. За допомогою структури можна швидко відображати підсумкові рядки або стовпці, а також докладні дані для кожної групи. Структуру можна створити з рядків (як показано на прикладі нижче), зі стовпців або з рядків і стовпців.

Структурований список
Структурований рядок даних про збут, згрупованих за географічними регіонами й місяцями, у якому відображається кілька підсумкових рядків і рядків із докладними даними.

1. Щоб відобразити рядки для певного рівня, клацніть відповідний символ структури один два три .

2.  Рівень 1 містить дані про загальний обсяг продажу для всіх рядків із докладними даними.

3.  Рівень 2 містить дані про загальний обсяг продажу за кожний місяць у кожному регіоні.

4.  Рівень 3 містить рядки з докладними даними – у цьому випадку відображаються лише рядки з 11 по 13.

5.  Щоб розгорнути або згорнути дані у структурі, клацніть відповідну позначку структури – плюс або мінус .

У цій статті

Створення структури з рядків

Створення структури зі стовпців

Відображення або приховання структурованих даних

Налаштування стилів структури

Копіювання структурованих даних

Приховання або видалення структури

Створення підсумкового звіту з діаграмою

Створення структури з рядків

  1. Переконайтеся, що кожний зі стовпців із даними, які потрібно структурувати, містить назву в першому рядку, схожі факти в кожному зі стовпців і що в діапазоні немає пустих рядків або стовпців.

  2. Переконайтеся, що рядки даних мають також рядок з підсумками – проміжний підсумок. Виконайте одну з таких дій:

    Вставлення підсумкових рядків за допомогою команди Проміжні підсумки   

    • Скористайтеся командою Проміжні підсумки яка вставляє функцію SUBTOTAL одразу під або над кожною групою рядків із даними й автоматично створює структуру. Для отримання додаткових відомостей про функцію «Проміжні підсумки» див. розділ Функція «Проміжні підсумки».

      Вставлення власних підсумкових рядків   

    • Вставте власні зведені рядки з формулами відразу під або над кожною групою рядків із докладними даними. Наприклад, під (або над) рядками даних продажів за березень і квітень, використовуйте функцію SUM, щоб отримати проміжні підсумки за ці місяці. У таблиці нижче наведено приклад.

  3. Укажіть, де будуть розташовані рядки підсумків: над або під рядками даних. На вкладці Дані в групі Структура клацніть запускач діалогового вікна Структура.
    У групі "Структура" клацніть запускач діалогових вікон

  4. Якщо рядки підсумків знаходяться над рядками даних, приберіть прапорець навпроти Підсумки в рядках під даними. у іншому випадку, не чіпайте прапорець.

  5. Структуруйте свої дані. Виконайте одну з таких дій:

    Автоматичне структурування даних

    1. Якщо необхідно, виберіть клітинку в діапазоні клітинок.

    2. На вкладці Дані у групі Структура клацніть стрілку поруч із кнопкою Група, а потім виберіть Створення структури.

      Клацніть стрілку під командою "Групувати" та виберіть пункт "Автоматична структура"

    Структурування даних вручну

    Увага! : Якщо потрібно згрупувати рівні структури вручну, ми радимо відобразити всі дані, щоб уникнути неправильного групування рядків.

    1. Створіть структуру зовнішньої групи.

      Структурування зовнішньої групи

      1. Виберіть усі підпорядковані підсумкові рядки, а також пов’язані з ними докладні рядки.

        У наведеному нижче прикладі рядок 6 містить проміжні підсумки для рядків із 2 по 5, рядок 10 – проміжні підсумки для рядків із 7 по 9, а рядок 11 містить загальні підсумки. Щоб згрупувати всі дані для рядка 11, виберіть рядки з 2 по 10.

         

        А

        B

        В

        1

        Регіон

        Місяць

        Продаж

        2

        Схід

        Березень

        9 647 грн.

        3

        Схід

        Березень

        4 101 грн.

        4

        Схід

        Березень

        7 115 грн.

        5

        Схід

        Березень

        2 957 грн.

        6

        Схід

        Бер Разом

        23 820 грн.

        7

        Схід

        Квітень

        4 257 грн.

        8

        Схід

        Квітень

        1 829 грн.

        9

        Схід

        Квітень

        6 550 грн.

        10

        Схід

        Кві Разом

        12 636 грн.

        11

        Схід Разом

        36 456 грн.

        Увага! : Не включайте до вибраних даних підсумковий рядок (рядок 11).

      2. На вкладці Дані в групі Структура натисніть кнопку Групувати, виберіть пункт рядки, а потім натисніть кнопку OK.

        Виберіть пункт "рядки" та натисніть кнопку "OK"

        Позначки структури відображаються поруч із групою на екрані.

    2. На вибір, виділіть внутрішню вкладену групу – рядок з подробицями для обраного розділу ваших даних.

      Структурування внутрішньої (вкладеної) групи (групи рядків із докладними даними)

      1. Для кожної внутрішньої (вкладеної) групи виберіть рядок із докладними даними, суміжний із рядком, який містить підсумковий рядок.

        У наведеному нижче прикладі, щоб згрупувати рядки з 2 по 5, для яких підсумковий рядок – 6, виберіть рядки з 2 по 5. Щоб згрупувати рядки з 7 по 9, для яких підсумковий рядок – 10, виберіть рядки з 7 по 9.

         

        А

        B

        В

        1

        Регіон

        Місяць

        Продаж

        2

        Схід

        Березень

        9 647 грн.

        3

        Схід

        Березень

        4 101 грн.

        4

        Схід

        Березень

        7 115 грн.

        5

        Схід

        Березень

        2 957 грн.

        6

        Схід

        Бер Разом

        23 820 грн.

        7

        Схід

        Квітень

        4 257 грн.

        8

        Схід

        Квітень

        1 829 грн.

        9

        Схід

        Квітень

        6 550 грн.

        10

        Схід

        Кві Разом

        12 636 грн.

        11

        Схід Разом

        36 456 грн.

        Увага! : Не включайте до вибраних даних підсумковий рядок.

      2. На вкладці Дані у групі Структура виберіть пункт Група.

        На вкладці "Дані" виберіть команду "Групувати"

        Позначки структури відображаються поруч із групою на екрані.

      3. Продовжуйте вибирати та групувати внутрішні рядки, доки не створите всі потрібні рівні структури.

      4. Якщо потрібно розгрупувати рядки, виберіть їх, а потім на вкладці Дані у групі Структура натисніть кнопку Розгрупувати.

        Ви також можете розгрупувати розділи структури, не видаляючи всю структуру. Утримуючи натиснутою клавішу Shift, клацніть позначку Позначка "плюс" або Позначка "мінус" , яка відповідає потрібній групі, а потім на вкладці Дані в групі Структура натисніть кнопку Розгрупувати.

        Увага! : Якщо під час розгрупування структури докладні дані приховані, рядки з цими даними можуть залишатися прихованими. Щоб відобразити дані, протягніть вказівник по номерах видимих рядків, суміжних із прихованими рядками. На вкладці Основне у групі Клітинки натисніть кнопку Форматувати, наведіть вказівник на пункт Приховати або відобразити, а потім виберіть команду Відобразити рядки.

На початок сторінки

Створення структури зі стовпців

  1. Переконайтеся, що кожен із рядків із даними, які потрібно структурувати, містить назву в першому стовпці, схожі факти в кожному з рядків і що в діапазоні немає пустих рядків або стовпців.

  2. Вставте власні підсумкові стовпці з формулами відразу справа або зліва від кожної групи стовпців докладних даних. Таблиці у кроці 4 нижче надає приклад цього.

    Примітка :  Щоб структурувати дані за стовпцями, потрібно мати підсумкові стовпці, які містять формули з посиланнями на клітинки кожного зі стовпців докладних даних із цієї групи.

  3. Визначте, де розташовано зведений стовпець – справа чи зліва від стовпців із докладними даними. На вкладці Дані в групі Структура клацніть запускач діалогового вікна Структура.

    Визначення розташування підсумкового стовпця

    1. На вкладці Дані в групі Структура клацніть запускач діалогового вікна Структура.

      У групі "Структура" клацніть запускач діалогових вікон

    2. Щоб визначити підсумковий стовпець зліва від стовпця даних, зніміть прапорець Підсумки у стовпцях справа від даних. Щоб визначити підсумковий стовпець справа від стовпця даних, установіть прапорець Підсумки у стовпцях справа від даних.

    3. Натисніть кнопку OK.

  4. Для структурування даних виконайте одну з наведених нижче дій.

    Автоматичне структурування даних

    1. Якщо необхідно, виберіть клітинку в діапазоні.

    2. На вкладці Дані у групі Структура клацніть стрілку під кнопкою Група, а потім виберіть Створення структури.

    Структурування даних вручну

    Увага! : Якщо потрібно згрупувати рівні структури вручну, ми радимо відобразити всі дані, щоб уникнути неправильного групування стовпців.

    1. Створіть структуру зовнішньої групи.

      Структурування зовнішньої групи (усі стовпці, крім загального підсумку)

      1. Виберіть усі підпорядковані підсумкові стовпці, а також пов’язані з ними докладні дані.

        У наведеному нижче прикладі стовпець E містить проміжні підсумки для стовпців із B по D, стовпець I – проміжні підсумки для стовпців з F по H, а стовпець J містить загальні підсумки. Щоб згрупувати всі дані для стовпця J, виберіть стовпці з B по I.

         

        А

        B

        C

        D

        E

        F

        G

        H

        I

        J

        1

        Регіон

        Січ

        Лют

        Бер

        1 кв.

        Кві

        Тра

        Чер

        2 кв.

        1 півр.

        2

        Схід

        371

        504

        880

        1 755

        186

        653

        229

        1 068

        2 823

        3

        Захід

        192

        185

        143

        520

        773

        419

        365

        1 557

        2 077

        4

        Північ

        447

        469

        429

        1 345

        579

        180

        367

        1 126

        2 471

        5

        Південь

        281

        511

        410

        1 202

        124

        750

        200

        1 074

        2 276

        Увага! : Не включайте до вибраних даних підсумковий стовпець J.

      2. На вкладці Дані у групі Структура виберіть пункт Група.

        На вкладці "Дані" виберіть команду "Групувати"

        Позначки структури відображаються поруч із групою на екрані.

    2. За необхідності можна структурувати внутрішню вкладену групу (індивідуальні групи стовпців даних).

      Структурування внутрішньої (вкладеної) групи (групи стовпців із докладними даними)

      1. Для кожної внутрішньої (вкладеної) групи виберіть стовпці з докладними даними, суміжні зі стовпцем, який містить підсумковий стовпець.

        У наведеному нижче прикладі, щоб згрупувати стовпці з B по D, для яких підсумковий стовпець – E, виберіть стовпці з B по D. Щоб згрупувати стовпці з F по H, для яких підсумковий стовпець – I, виберіть стовпці з F по H.

         

        А

        B

        C

        D

        E

        F

        G

        H

        I

        J

        1

        Регіон

        Січ

        Лют

        Бер

        1 кв.

        Кві

        Тра

        Чер

        2 кв.

        1 півр.

        2

        Схід

        371

        504

        880

        1 755

        186

        653

        229

        1 068

        2 823

        3

        Захід

        192

        185

        143

        520

        773

        419

        365

        1 557

        2 077

        4

        Північ

        447

        469

        429

        1 345

        579

        180

        367

        1 126

        2 471

        5

        Південь

        281

        511

        410

        1 202

        124

        750

        200

        1 074

        2 276

        Увага! :  Не включайте до вибраних даних підсумковий стовпець для цієї групи.

      2. На вкладці Дані у групі Структура виберіть команду Групувати.

        На вкладці "Дані" виберіть команду "Групувати"

        Позначки структури відображаються поруч із групою на екрані.

  5. Продовжуйте вибирати та групувати внутрішні стовпці, доки не створите всі потрібні рівні структури.

  6. Якщо потрібно розгрупувати стовпці, виберіть їх, а потім на вкладці Дані у групі Структура натисніть кнопку Розгрупувати.

На вкладці "Дані" виберіть команду "Розгрупувати"

Можна також розгрупувати розділи структури, не видаляючи всю структуру. Утримуючи клавішу Shift, клацніть Позначка "плюс" або Позначка "мінус" , яке відповідає потрібній групі, а потім на вкладці Дані у групі Структура натисніть кнопку Розгрупувати.

Якщо під час розгрупування структури докладні дані приховані, стовпці з цими даними можуть залишатися прихованими. Щоб відобразити дані, протягніть вказівник по буквах видимих стовпців, суміжних із прихованими стовпцями. На вкладці Основне у групі Клітинки натисніть кнопку Форматувати, наведіть вказівник на пункт Приховати або відобразити, а потім виберіть команду Відобразити стовпці

На початок сторінки

Відображення або приховання структурованих даних

  1. Якщо символи структури один два три , плюс та мінус не відображаються, натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office , а потім – Параметри Excel (Excel 2007) АБО перейдіть на вкладку Файл (інші версії), а потім клацніть Параметри, виберіть категорію Додатково, після чого в розділі Параметри відображення цього аркуша виберіть аркуш і встановіть прапорець Відображати позначки структури в разі її застосування.

  2. Натисніть кнопку OK.

  3. Виконайте одну або кілька з таких дій:

    Відображення або приховання докладних даних для групи    

    • Щоб відобразити докладні дані в групі, клацніть символ плюс , який відповідає потрібній групі.

    • Щоб приховати докладні дані в групі, клацніть символ мінус , який відповідає потрібній групі.

      Розгортання або згортання всієї структури до певного рівня    

    • Клацніть позначку структури один два три з номером потрібного рівня. На нижчих рівнях від вибраного докладні дані буде приховано.

      Наприклад, якщо структура має чотири рівні, можна приховати четвертий рівень і відобразити інші рівні, клацнувши позначку структури з номером три .

      Відображення або приховання всіх докладних даних у структурі    

    • Щоб відобразити всі докладні дані, клацніть позначку найнижчого рівня структури один два три . Наприклад, якщо рівнів три, клацніть позначку з номером три .

    • Щоб приховати всі докладні дані, клацніть позначку з номером один .

На початок сторінки

Налаштування стилів структури

Для структурованих рядків у програмі Microsoft Excel використовуються стилі, наприклад RowLevel_1 або RowLevel_2. Для структурованих стовпців у програмі Excel використовуються такі стилі, як ColLevel_1 і ColLevel_2. У цих стилях використовується виділення жирним шрифтом, курсивом та інші формати тексту, які допомагають виділяти підсумкові рядки та стовпці серед інших даних. Змінюючи спосіб визначення кожного з цих стилів, можна застосовувати різні формати тексту та клітинок, налаштовуючи вигляд структури. Стиль можна застосувати до структури як під час її створення, так і коли структуру вже створено.

Виконайте одну або кілька з таких дій:

Автоматичне застосування стилю до рядка або стовпця зведення    

  1. На вкладці Дані в групі Структура клацніть запускач діалогового вікна Структура.

    У групі "Структура" клацніть запускач діалогових вікон

  2. Установіть прапорець Автоматичні стилі.

Застосування стилю до наявного рядка або стовпця зведення    

  1. Виберіть клітинку, до якої потрібно застосувати стилі структури.

  2. На вкладці Дані в групі Структура клацніть запускач діалогового вікна Структура.

    У групі "Структура" клацніть запускач діалогових вікон

  3. Установіть прапорець Автоматичні стилі.

  4. Натисніть кнопку Застосувати стилі.

Крім того, щоб відформатувати структуровані дані, можна скористатися автоформатами.

На початок сторінки

Копіювання структурованих даних

  1. Якщо символи структури один два три , плюс та мінус не відображаються, натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office , а потім – Параметри Excel (Excel 2007) АБО виберіть вкладку Файл (інші версії), а потім клацніть Параметри, виберіть категорію Додатково, після чого в розділі Параметри відображення цього аркуша виберіть аркуш і встановіть прапорець Відображати позначки структури в разі її застосування.

  2. За допомогою позначок структури один два три , мінус і плюс можна приховати докладні дані, які не слід копіювати.

    Докладні відомості див. в розділі Відображення або приховання структурованих даних.

  3. Виберіть діапазон підсумкових рядків.

  4. На вкладці Основне у групі Редагування виберіть пункт Знайти й виділити, а потім виберіть пункт Перейти.

    Натисніть кнопку "Знайти й виділити" та виберіть пункт "Перейти"

  5. Виберіть команду Виділення групи клітинок.

  6. Виберіть пункт лише видимі клітинки.

  7. Натисніть кнопку OK, а потім скопіюйте дані.

На початок сторінки

Приховання або видалення структури

Примітка : Приховання або видалення структури не призводить до видалення жодних даних.

Приховання структури

  • Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office , а потім – Параметри Excel (Excel 2007) АБО перейдіть на вкладку Файл (інші версії), а потім клацніть Параметри, виберіть категорію Додатково, після чого в розділі Параметри відображення цього аркуша виберіть аркуш зі структурою, яку потрібно приховати, і зніміть прапорець Відображати позначки структури в разі її застосування.

Видалення структури

  1. Клацніть аркуш.

  2. На вкладці Дані в групі Структура клацніть Розгрупувати та виберіть Видалити структуру.

    Натисніть кнопку "Розгрупувати" та виберіть пункт "Видалити структуру"

    Увага! : Якщо під час видалення структури докладні дані приховані, рядки з цими даними можуть залишатися приховані. Щоб відобразити дані, перетягніть номери видимих рядків або букви стовпців, суміжних із прихованими рядками та стовпцями. На вкладці Основне у групі Клітинки натисніть кнопку Формат, укажіть команду Приховати або відобразити, відтак виберіть команду Відобразити рядки або Відобразити стовпці.

На початок сторінки

Створення підсумкового звіту з діаграмою

Припустімо, що потрібно створити підсумковий звіт на основі даних, де буде відображено лише підсумки, і діаграму на їх основі. Загалом це можна зробити, виконавши наведені нижче дії.

  1. Створіть підсумковий звіт.

    1. Структуруйте свої дані.

      Для отримання додаткових відомостей див. розділ Створення структури з рядків або Створення структури зі стовпців.

    2. Приховайте дані, клацнувши позначки структури один два три , плюс і мінус , щоб відобразити лише підсумки, як показано в наведеному нижче прикладі структури з рядків:

      Структурований список, у якому відображаються лише підсумкові рядки

    3. Докладні відомості див. в розділі Відображення або приховання структурованих даних.

  2. Створіть діаграму до звіту.

    1. Виберіть підсумкові дані, для яких слід створити діаграму.

      Наприклад, щоб створити діаграму лише для підсумків Пустовіт і Давидова, а не для загальних підсумків, виберіть клітинки з A1 по C11, як наведено вище у прикладі.

    2. Створіть діаграму. Наприклад, на вкладці Вставити у групі Діаграми натисніть Рекомендовані діаграми, або оберіть інший тип діаграм.

      Наприклад, якщо створити діаграму за допомогою майстра діаграм, вона виглядатиме, як у наведеному нижче прикладі.

      Діаграма, створена на основі даних проміжних підсумків

      Якщо відобразити або приховати докладні дані в структурованому списку даних, діаграму також буде оновлено, щоб відобразити чи приховати ці дані.

На початок сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×