Створення спільної поштової скриньки

Співавтори: Діана Файґель Ніно Біліч
Останнє оновлення: 19 липня 2017 р.

Щоб групи користувачів могли відстежувати та надсилати електронну пошту зі спільних адрес електронної пошти на зразок info@contoso.com, можна без зайвих зусиль створити спільні поштові скриньки. Коли учасник групи відповідає на повідомлення, надіслане до спільної поштової скриньки, таке повідомлення електронної пошти виглядає як надіслане зі спільної поштової скриньки, а не від окремого користувача.

У спільних поштових скриньках передбачено спільний календар. Багато невеликих компаній створюють спільний календар, щоб усі користувачі могли вводити в ньому свої зустрічі. Наприклад, якщо клієнтів відвідують 3 співробітники вашої компанії, вони можуть записувати дані про свої зустрічі в спільному календарі. Таким чином, усі будуть у курсі того, хто де перебуває.

Створення спільної поштової скриньки та додавання до неї учасників

Створення завдання
Відео про створення спільної поштової скриньки

Спробуйте самі!

  1. Увійдіть у свій обліковий запис адміністратора Office 365 на веб-сторінці https://portal.office.com/adminportal/home.

    Увійдіть на сторінці за допомогою свого облікового запису адміністратора Office 365.

    Вхід в Office 365 під керуванням 21Vianet

  2. У Центрі адміністрування виберіть Групи > Спільні поштові скриньки.

    Виберіть цей елемент, щоб відкрити спільну поштову скриньку
  3. На сторінці Додавання поштової скриньки введіть ім’я для спільної поштової скриньки. Потім майстер підставить адресу електронної пошти, але ви можете її змінити.

    Назвіть свою спільну поштову скриньку.

  4. Натисніть кнопку Додати. Можливо, доведеться зачекати кілька хвилин, перш ніж ви зможете додати учасників.

  5. У розділі Подальші кроки виберіть посилання Додати учасників до цієї поштової скриньки. Учасники – це користувачі, які зможуть переглядати вхідні повідомлення електронної пошти, що надходять до спільної поштової скриньки, а також вихідні відповіді.

    Виберіть "Додати учасників"

  6. Натисніть кнопку +Додати учасників. Установіть прапорець поруч із користувачами, які мають використовувати цю спільну поштову скриньку, і натисніть кнопку Зберегти.

    Виберіть учасників, щоб призначити їх до спільної поштової скриньки.

  7. Натисніть кнопку Закрити.

Готово. Тепер перейдіть до наступного кроку: дозвольте всім користувачам переглядати надіслану електронну пошту.

Надання доступу до надісланої електронної пошти (відповідей) усім користувачам

За замовчуванням повідомлення, надіслані зі спільної поштової скриньки, не зберігаються в папці "Надіслані" спільної поштової скриньки. Вони зберігаються в папці "Надіслані" відправника.

Щоб усі користувачі могли бачити надіслані повідомлення, у Центрі адміністрування Office 365 відредагуйте параметри спільної поштової скриньки, вибравши Надіслані > Редагувати.

Виберіть "Надіслані > Редагувати".

Додавання спільної поштової скриньки до Outlook

Якщо в організації активовано автоматичне зіставлення, спільна поштова скринька з’явиться в Outlook ваших користувачів автоматично після того, як вони закриють і перезапустять цю програму.

Докладніше про це див. в статтях:

  • Відкриття й використання спільної поштової скриньки в програмах Outlook 2016 і Outlook 2013

  • Відкриття й використання спільної поштової скриньки в інтернет-версії Outlook. ПЕРШИЙ РАЗ відповідати, використовуючи спільну адресу електронної пошти (наприклад, prodazhi@contoso.com), ВЕЛЬМИ СКЛАДНО. Вашим користувачам потрібно застосувати зазначений нижче спосіб вирішення (усувати цю помилку не планується).

    1. Відкрийте інтернет-версію Outlook і перейдіть до спільної поштової скриньки.

    2. Відкрийте повідомлення, надіслане на спільну адресу.

    3. Натисніть кнопку Відповісти.

    4. У нижній частині повідомлення, клацніть стрілку додаткових параметрів і виберіть Показати поле "Від".

      Клацніть стрілку додаткових параметрів і виберіть "Відобразити поле "Від"".

    5. Клацніть правою кнопкою миші адресу в полі відправника, наприклад antonina@weewalter.me й виберіть Видалити.

      Вилучення псевдоніма для поля "ВІД".

    6. Потім введіть спільну адресу, наприклад support@contoso.com, і надішліть повідомлення. Відповідаючи наступного разу зі спільної поштової скриньки, ви зможете вибрати її адресу серед варіантів у розкривному списку поля "Від".

      Псевдонім спільної поштової скриньки відображається в розкривному списку поля "ВІД".

Використання спільної поштової скриньки на мобільних пристроях (телефонах або планшетах)

Щоб отримати доступ до спільної поштової скриньки на мобільному пристрої, відкрийте браузер, увійдіть в Office 365 і перейдіть до інтернет-версії Outlook. Інструкції див. вище в розділі про те, як відкривати й використовувати спільну поштову скриньку в інтернет-версії Outlook.

Ви не зможете отримати доступ до спільної поштової скриньки з програми Outlook, інстальованої на мобільному пристрої.

Використання спільного календаря

Нам більше подобається використовувати календар спільної поштової скриньки замість календаря SharePoint для відстеження зустрічей і місцеперебування користувачів. Спільний календар інтегровано з Outlook. Порівняно з календарем SharePoint його значно простіше створювати та використовувати. Крім того, він створює нагадування.

  1. В Outlook перейдіть до подання календаря й виберіть спільну поштову скриньку.

    Виберіть подання календаря

  2. Якщо ввести відомості про зустрічі, їх зможе переглянути будь-який учасник спільної поштової скриньки.

Пересилання повідомлень електронної пошти, надісланих до спільної поштової скриньки

  1. У Центрі адміністрування Office 365 виберіть спільну поштову скриньку, яку потрібно змінити.

  2. Виберіть Пересилання електронної пошти > Редагувати.

  3. Установіть перемикач у положення Увімк. й введіть адресу пересилання. Ви можете ввести лише ОДНУ адресу електронної пошти. Ви можете використати адресу поза межами організації, наприклад у Gmail, або іншу спільну поштову скриньку.

  4. Натисніть кнопку Зберегти.

Надсилання автоматичних відповідей зі спільної поштової скриньки

  1. У Центрі адміністрування Office 365 виберіть спільну поштову скриньку, яку потрібно змінити.

  2. Виберіть Автовідповіді > Редагувати.

  3. Установіть перемикач у положення Увімк. й укажіть, чи надсилатимуться відповіді користувачам у вашій організації або поза її межами. Введіть текст повідомлення.

  4. Введіть відповідь, яку потрібно надіслати користувачам в організації. До неї можна додати лише текст без зображень.

  5. Якщо потрібно також надіслати відповідь користувачам поза межами організації, установіть прапорець поруч із відповідним параметром і введіть текст. Відповідь не можна надіслати тільки користувачам поза межами організації, не надсилаючи її співробітникам.

  6. Натисніть кнопку Зберегти.

Розмір спільної поштової скриньки: 50 ГБ

У спільній поштовій скриньці можна без ліцензії зберігати до 50 ГБ даних. Щоб зберігати більше даних, поштовій скриньці потрібно призначити ліцензію.

Коли розмір спільної поштової скриньки досягає граничного обсягу, ви ще протягом певного часу отримуватимете повідомлення, але не зможете надсилати нові. Потім ви більше не отримуватимете повідомлення. Користувачі, які надсилатимуть повідомлення до цієї скриньки, отримуватимуть звіти про недоставку.

Запобігання видаленню повідомлень у спільній поштовій скриньці іншими користувачами

На жаль, ви не можете заборонити іншим користувачам видаляти повідомлення в спільній поштовій скриньці. Наприклад, припустімо, п’ятеро користувачів користуються спільною поштовою скринькою. Прочитавши електронний лист, один із користувачів видаляє його. Після цього інші користувачі не зможуть прочитати його. Щоб вирішити цю проблему, замість спільної поштової скриньки можна створити групу Office 365.

Група в Outlook схожа на спільну поштову скриньку. Їх порівняння див. в статті Порівняння груп. Докладні відомості про групи Office 365 див. в цій статті.

Інші важливі відомості про спільні поштові скриньки

  • Не потрібно призначати ліцензії для спільних поштових скриньок, розмір яких не перевищує 50 ГБ.

  • Потрібно надати користувачам дозвіл (участь у групі) на використання спільної поштової скриньки. Лише користувачі у вашій організації можуть використовувати спільну поштову скриньку.

  • Доступ до спільної поштової скриньки не можна надати користувачам за межами компанії (наприклад, людям з обліковим записом Gmail). Якщо вам потрібно це зробити, створіть групу для Outlook. Докладні відомості див. в статті Створення групи Office 365 у Центрі адміністрування.

  • Зі спільною поштовою скринькою також не можна працювати в Outlook для iPhone, Android або Mac. Якщо вам потрібен доступ до спільної поштової скриньки з одного з цих пристроїв, використовуйте інтернет-версію Outlook.

  • Не можна зашифрувати електронний лист, надісланий зі спільної поштової скриньки.

  • Ви можете перетворити поштові скриньки користувачів на спільні поштові скриньки. Див. статтю Перетворення поштової скриньки користувача на спільну поштову скриньку.

Виправлення неполадок зі створенням спільних поштових скриньок

  • Повідомлення про помилку: Адресу проксі-сервера "smtp:<ім’я спільної поштової скриньки>" уже використовують проксі-адреси або LegacyExchangeDN "<ім’я>". Виберіть іншу адресу проксі-сервера.

    Ця проблема виникає, коли ви намагаєтеся присвоїти спільній поштовій скриньці зайняте ім’я. Наприклад, ви хочете назвати свої поштові скриньки info@domain1 та info@domain2. Це можна зробити двома способами:

Принцип роботи автоматичного зіставлення для спільних поштових скриньок

Автоматичне зіставлення встановлюється для поштової скриньки користувача, а не спільної поштової скриньки.

Тобто, якщо ви спробуєте керувати правами доступу до спільної поштової скриньки за допомогою групи безпеки, автоматичне зіставлення не працюватиме. Якщо ж воно вам потрібне, призначайте дозволи явно.

Створення спільної поштової скриньки в Центрі адміністрування Exchange

Деякі клієнти керують усіма параметрами поштової скриньки в Центрі адміністрування Exchange. Нижче наведено інструкції зі створення спільних поштових скриньок за допомогою цього інтерфейсу.

Відомості про те, які саме дозволи потрібні, щоб виконати наведені нижче дії, див. в розділі "Поштові скриньки користувачів" статті Дозволи для одержувачів.

  1. Виберіть одержувачі > спільні > Створити.

  2. Заповніть обов’язкові поля:

    • Коротке ім’я

    • Адреса електронної пошти

  3. Щоб надати дозволи "Повний доступ" або "Надіслати як", натисніть кнопку Створити та виберіть користувачів, які їх отримають. Щоб вибрати кількох користувачів, скористайтеся клавішею Ctrl. Не знаєте, який дозвіл слід використовувати? Див. розділ Дозвіл, який потрібно використовувати.

    Примітка : Дозвіл "Повний доступ" дає користувачам змогу відкривати поштові скриньки, а також створювати та змінювати наявні в них елементи. Дозвіл "Надіслати як" забезпечує можливість надсилати електронну пошту зі спільної поштової скриньки будь-якому користувачу, а не лише власнику. Для успішної роботи зі спільною поштовою скринькою потрібні обидва дозволи.

  4. Натисніть кнопку Зберегти, щоб зберегти зміни та створити спільну поштову скриньку.

  1. Виберіть одержувачі > спільні > Редагувати.

  2. Виберіть делегування поштових скриньок

  3. Щоб надати або вилучити дозволи "Повний доступ" і "Надіслати як", натисніть кнопку Створити або Видалити та виберіть користувачів, які їх отримають або втратять.

    Примітка : Дозвіл "Повний доступ" дає користувачам змогу відкривати поштові скриньки, а також створювати та змінювати наявні в них елементи. Дозвіл "Надіслати як" забезпечує можливість надсилати електронну пошту зі спільної поштової скриньки будь-якому користувачу, а не лише власнику. Для успішної роботи зі спільною поштовою скринькою потрібні обидва дозволи.

  4. Натисніть кнопку Зберегти, щоб зберегти зміни.

  • Повний доступ. Цей дозвіл дає змогу користувачу ввійти в спільну поштову скриньку й виконувати всі дії, доступні для її власника. Увійшовши, користувач може створювати елементи календаря, читати, переглядати, видаляти та змінювати повідомлення електронної пошти, а також створювати завдання й додавати контакти до календаря. Проте користувач із дозволом "Повний доступ" не може надсилати електронну пошту зі спільної поштової скриньки, якщо йому не надано також дозволи "Надіслати як" або "Надіслати від імені".

  • Надіслати як. Цей дозвіл дає користувачу можливість, надсилаючи пошту, уособити власника спільної поштової скриньки. Наприклад, якщо Микола входить до спільної поштової скриньки відділу маркетингу та надсилає з неї повідомлення електронної пошти, воно виглядатиме так, ніби його надіслав відділ маркетингу.

    Проте користувач не зможе побачити жодних електронних листів, надісланих зі спільної адреси або отриманих на неї.

  • Надіслати від імені. Цей дозвіл дає користувачу змогу надсилати електронну пошту від імені власника спільної поштової скриньки. Наприклад, якщо Георгій входить до спільної поштової скриньки Палацу культури та надсилає повідомлення електронної пошти, у ньому вказується, що його надіслав "Георгій від імені Палацу культури". За допомогою Центру адміністрування Exchange не можна надати дозвіл "Надіслати від імені". Для цього потрібно скористатися командлетом Set-Mailbox із параметром GrantSendonBehalf.

Створення спільних поштових скриньок за допомогою командлета New-Mailbox.

У наведеному нижче прикладі показано, як створити спільну поштову скриньку відділу збуту та надати дозвіл "Повний доступ" і "Надіслати від імені" для групи безпеки MarketingSG. Користувачам, які є учасниками групи безпеки, буде надано дозволи для поштової скриньки.

Примітка : У цьому прикладі припускається, що ви вже створили групу безпеки MarketingSG й для неї активовано електронну пошту. Див. статтю Керування поштовими групами безпеки.

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

Вибір між спільною поштовою скринькою та групою Office 365 для Outlook

Див. рекомендації в статті Порівняння груп.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×