Створення складених листів

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Скористайтеся створенням складених листів, якщо потрібно надіслати значну кількість практично ідентичних повідомлень, які все ж містять певні унікальні відомості. Наприклад, за допомогою створення складених листів можна створити індивідуально настроєні повідомлення електронної пошти, які містять особисті примітки або різний вміст, орієнтований на окремі сегменти аудиторії споживачів. Також за допомогою створення складених листів можна створити оголошення про новий продукт, який надсилатиметься ста найважливішим клієнтам, і текст якого переважно або повністю ідентичний, а адреси електронної пошти — різні для всіх клієнтів.

Примітка : Для створення складених листів використовується застосунок Microsoft Office Outlook 2007 або Microsoft Outlook Express (версії 5.0 або пізнішої).

Для створення складених листів використовується область завдань Створення складених листів. Щоб відкрити область завдань Створення складених листів в новій або наявній публікації, виберіть пункт Поштові розсилки й каталоги в меню Знаряддя, відтак виберіть пункт Створення складених листів.

У цій статті

Створення або підключення до списку одержувачів

Підготовка публікації

Створення Об'єднаних публікації

Скасування злиття

Створення або підключення до списку одержувачів

Для створення складених листів необхідно відкрити нову або наявну публікацію та підключитися до джерела даних — файлу з унікальними відомостями, які потрібно включити. Файл даних може містити список імен і адрес електронної пошти, дані про продукт або рисунки. Файл даних може мати різні формати, наприклад:

  • списки контактів Microsoft Office Outlook;

  • аркуші Microsoft Office Excel;

  • таблиці Microsoft Office Word;

  • таблиці баз даних Microsoft Office Access;

  • текстові файли, у яких стовпці розділено символами табуляції, комами, символами крапки з комою або іншими роздільниками, а рядки — символами абзацу.

Можна підключитися до наявного списку або джерела даних або створити новий список одержувачів. Якщо під час злиття потрібно скористатися лише кількома записами списку, відфільтруйте список згідно з певною умовою. Записи також можна відсортувати в алфавітному порядку.

Примітка : Якщо сторінки публікації потрібно злити із зображеннями, джерело даних має містити імена файлів або шляхи до потрібних файлів зображень. Не додавайте зображення до джерела даних.

Використання наявного списку

  1. У групі Створення списку одержувачів виберіть параметр Використання наявного списку та виберіть посилання Далі: Створення або підключення до списку одержувачів.

    За промовчанням у застосунку Microsoft Office Publisher джерела даних зберігаються в папці Мої джерела даних. Можливо, потрібно буде знайти потрібне джерело даних.

  2. У діалоговому вікні Вибір джерела даних виберіть потрібне джерело даних.

  3. Натисніть кнопку Відкрити.

    Залежно від вибраного типу джерела даних, можуть відобразитися інші діалогові вікна з запитом на введення певних відомостей.

    Наприклад, якщо джерелом даних є книга Microsoft Office Excel, яка містить кілька аркушів із даними, необхідно вибрати аркуш із потрібними відомостями та натиснути кнопку ОК.

    Усі контакти списку відображаються в діалоговому вікні Одержувачі злиття, в якому можна відфільтрувати та відсортувати список одержувачів, який потрібно включити до злиття.

Вибір одержувачів із контактів Outlook

  1. У групі Створення списку одержувачів виберіть посилання Вибрати з контактів Outlook і виберіть посилання Далі: Створення або підключення до списку одержувачів.

  2. Якщо відобразиться запит на вибір профілю пошти, виберіть потрібний профіль і натисніть кнопку ОК.

  3. У діалоговому вікні Вибір контактів виберіть потрібний список контактів і натисніть кнопку OK.

    Усі контакти папки відображаються в діалоговому вікні Одержувачі злиття, в якому можна відфільтрувати та відсортувати список одержувачів, який потрібно включити до злиття.

Створення нового списку

Створіть новий список за відсутності наявного списку, до якого можна підключитися.

  1. У групі Створення списку одержувачів виберіть параметр Введення нового списку та виберіть посилання Далі: Створення або підключення до списку одержувачів.

  2. У діалоговому вікні Новий список адрес додайте потрібні поля або заголовки стовпців.

    Інструкції

    У діалоговому вікні Новий список адрес натисніть кнопку Настроїти стовпці, відтак виконайте одну з таких дій:

    • Щоб додати поле, виберіть назву поля, яке потрібно додати, та натисніть кнопку Додати.

    • Щоб видалити поле, виберіть назву поля, яке потрібно видалити, відтак натисніть кнопку Видалити.

    • Щоб перейменувати поле, виберіть назву поля, яке потрібно перейменувати, відтак у діалоговому вікні Перейменування поля введіть нову назву в полі На.

    • Щоб перемістити поле вгору або вниз у списку, виберіть назву поля, яке потрібно перемістити, та натискайте кнопку Вгору або Вниз, доки поле не буде розташовано на потрібному місці.

  3. Введіть у відповідні поля дані для першого запису, включно з адресою електронної пошти одержувача. Не потрібно заповнювати всі поля.

  4. Завершивши введення даних для першого запису, натисніть кнопку Створити запис.

  5. Повторіть кроки 3 та 4, доки потрібні записи не буде додано, відтак натисніть кнопку ОК.

  6. У діалоговому вікні Збереження списку адрес введіть назву списку адрес у полі Ім’я файлу, відтак виберіть папку, в якій потрібно зберегти список.

    За промовчанням у застосунку Microsoft Office Publisher список адрес буде збережено в папці Мої джерела даних. Краще за все зберігати список адрес тут, оскільки це папка за промовчанням, у якій у застосунку Publisher здійснюється пошук джерел даних.

    Усі контакти нового списку відображаються в діалоговому вікні Одержувачі злиття, в якому можна відфільтрувати та відсортувати список одержувачів, який потрібно включити до злиття.

Вибір одержувачів

У діалоговому вікні Одержувачі злиття можна вибрати одержувачів, яких потрібно включити до злиття. Установіть прапорці поруч з іменами всіх одержувачів, яких потрібно включити до злиття, та зніміть прапорці поруч із іменами всіх одержувачів, яких потрібно виключити.

Установіть або зніміть прапорець усі елементи списку

  • Установіть або зніміть прапорець у рядку заголовка.

Якщо під час злиття потрібно потрібно використати лише певні записи у списку, можна застосувати фільтр за певним полем або критерієм. Після фільтрування списку записи можна включати або виключати за допомогою прапорців.

Фільтрування записів у списку

  1. Клацніть стрілку поруч із заголовком стовпця елемента, для якого потрібно добрати.

  2. Виберіть один із таких параметрів.

    • (Пусті). Буде відображено всі записи, в яких відповідне поле пусте.

    • (Непусті). Буде відображено всі записи, в яких відповідне поле містить відомості.

    • (Додатково) Буде відкрито діалогове вікно Фільтр і сортування, яке можна використати для фільтрування за кількома критеріями. Діалогове вікно Фільтр і сортування можна також відкрити, вибравши посилання Фільтр у групі Уточнити список одержувачів у діалоговому вікні Одержувачі злиття.

      Порада : Якщо джерело даних містить кілька записів з однаковими відомостями в деяких полях, а у стовпці міститься не більше десяти унікальних значень, добирання можна виконати за певними даними. Наприклад, якщо в кількох адресах указано Австралію як країну або регіон, добирання можна виконати за значенням Австралія.

      У діалоговому вікні Одержувачі злиття відображаються лише записи, які відповідають умовам фільтрування. Щоб заново відобразити всі записи, виберіть параметр (Усі).

Якщо потрібно відобразити записи списку в алфавітному порядку, можна виконати сортування записів.

Сортування записів у списку

  • У діалоговому вікні Одержувачі злиття клацніть заголовок стовпця елемента, за яким потрібно виконати сортування.

    Наприклад, якщо список із прізвищами потрібно відсортувати за алфавітом, виберіть заголовок стовпця Прізвище.

  • Для сортування за кількома критеріями виберіть пункт Сортування у групі Уточнити список одержувачів у діалоговому вікні Одержувачі злиття. У діалоговому вікні Фільтр і сортування виберіть критерії, за якими потрібно сортувати.

Натисніть кнопку ОК для повернення до області завдань Створення складених листів.

На початок сторінки

Підготовка публікації

За допомогою створення складених листів можна створити повідомлення, яке містить спільні для всіх копій відомості, а також один або кілька покажчиків місця заповнення для унікальних для всіх копій відомостей. Створивши публікацію, вставте будь-який додатковий текст, який потрібно відобразити в кожній версії публікації зі створенням складених листів, наприклад, вітання, а також покажчики місця заповнення для унікальних відомостей, наприклад, імен одержувачів.

Якщо цього не було зроблено раніше, вставте текстове поле, введіть текст, який потрібно відобразити в кожній версії публікації зі створенням складених листів, відтак додайте покажчики місця заповнення для унікальних відомостей.

Вставлення текстового поля

  1. На панелі інструментів об'єкти натисніть кнопку Текстове поле Зображення кнопки .

  2. У публікації клацніть у тому місці, де потрібно розташувати один кут текстового поля, і перетягуйте вказівник по діагоналі, доки текстове поле не набуде потрібного розміру.

Вставлення тексту, який потрібно відобразити в кожній версії

  • Клацніть усередині текстового поля та введіть текст, який потрібно відобразити в кожній версії публікації зі створенням складених листів.

Вставлення полів даних у публікацію

  1. У публікації зі створенням складених листів клацніть усередині текстового поля, в яке потрібно вставити поле даних.

  2. Вставте будь-які з таких елементів:

    Поля «адреса»

    В області завдань Створення складених листів (Підготовка публікації) зі списку у групі Підготовка публікації перетягніть поле, яке потрібно включити, у створене для цього текстове поле.

    Примітка : 

    • Також можна вибрати посилання Поля адреси у групі Інші елементи, відтак у діалоговому вікні Вставлення поля адреси вибрати всі елементи адреси, які потрібно включити.

    • Якщо імена полів даних у джерелі даних не збігаються з іменами полів, які використовуються в застосунку Publisher для полів адреси, можливо, знадобиться натиснути кнопку Добір полів у діалоговому вікні Вставлення поля адреси. У діалоговому вікні Добір полів за допомогою розкривних списків виберіть у джерелі даних поля, які відповідають полям застосунку Publisher.

    Персоналізованого гіперпосилання

    1. В області завдань Створення складених листів (Підготовка публікації) у групі Інші елементи виберіть посилання Вставити особисте гіперпосилання.

    2. У діалоговому вікні Вставлення персоналізованого гіперпосилання введіть текст, який потрібно відобразити, а також адресу веб-сайту, на який зможуть перейти одержувачі, вибравши гіперпосилання.

    3. Якщо у відображуваний текст потрібно вставити поле даних, клацніть у відображуваному текстовому полі в місці, куди потрібно вставити поле даних, відтак у списку, розташованому праворуч, виберіть поле даних, яке потрібно вставити.

      Примітка : Після вставлення поля даних можна вказати відображуваний текст підстановки та веб-адресу для будь-яких пустих записів, які відповідають вставленому полю даних. За потреби встановіть прапорці Використовувати текст за промовчанням для пустих записів і Використовувати гіперпосилання за промовчанням для пустих записів і введіть текст підстановки та веб-адресу.

    Зображення поля

    1. В області завдань Створення складених листів (Підготовка публікації) у групі Інші елементи виберіть посилання Поле зображення.

    2. У діалоговому вікні Вставлення поля зображення виберіть поле, яке відповідає списку імен файлів рисунків, які потрібно вставити.

    Рядок привітання

    1. В області завдань Створення складених листів (Підготовка публікації) у групі Інші елементи виберіть посилання Рядок привітання.

    2. У діалоговому вікні Вставити рядок привітання виберіть формат рядка привітання, який включає звернення, ім’я та розділовий знак, який іде після імені.

    3. Виберіть текст, який відображатиметься, якщо в застосунку Publisher ім’я одержувача недоступне — наприклад, якщо джерело даних не містить імені або прізвища одержувача, а лише назву установи.

      Примітка : Якщо імена полів даних у джерелі даних не збігаються з іменами полів, які використовуються в застосунку Publisher для рядка привітання, можливо, знадобиться натиснути кнопку Добір полів у діалоговому вікні Вставити рядок привітання. У діалоговому вікні Добір полів за допомогою розкривних списків виберіть у джерелі даних поля, які відповідають полям застосунку Publisher.

Форматування полів даних

За потреби можна застосувати текстові формати до полів даних і будь-якого іншого доданого тексту (наприклад, привітання на зразок Привіт або звернення на зразок Шановний), щоб змінити зовнішній вигляд злитих даних. Щоб відформатувати злиті дані, необхідно відформатувати поля даних у публікації зі створенням складених листів.

  1. У публікації зі створенням складених листів виберіть поле з даними, які потрібно відформатувати.

  2. У меню Формат виберіть пункт Шрифт, а потім виберіть потрібні параметри.

Попередній перегляд даних одержувача в полях даних публікації

Можна переглянути, як виглядатиме публікація після додавання фактичних даних до полів даних злиття.

  1. Для попереднього перегляду публікації виконайте одну з таких дій:

    • Щоб переглянути записи в порядку, оскільки вони відображатимуться в Об'єднаних публікації, натисніть кнопку кнопки переходу групі попередній перегляд одержувача в до Листа завдання області Вперед Назад .

      Поля даних заповнюються даними з першого запису джерела даних. Не можна редагувати записи джерела даних на сторінках публікації, але можна форматувати, переміщати та видаляти поля даних.

    • Щоб знайти та переглянути певний запис у джерелі даних, виберіть посилання Знайти одержувача та введіть умови пошуку в діалоговому вікні Пошук елемента.

  2. За потреби внесіть зміни до списку одержувачів. Виконайте одну з таких дій:

    • Щоб вилучити зі злиття певного одержувача, натисніть кнопку Виключити одержувача.

    • Щоб змінити список одержувачів, виберіть посилання Редагувати список одержувачів і введіть зміни в діалоговому вікні Одержувачі злиття.

  3. Завершивши роботу з публікацією зі створенням складених листів і вставивши всі поля злиття, виберіть команду Зберегти як у меню Файл. Введіть ім’я публікації в полі Ім’я файлу та натисніть кнопку Зберегти.

  4. Виберіть посилання Далі: Створення злитих публікацій.

На початок сторінки

Створення злитої публікації

В області завдань Створення складених листів у групі Вибір результатів створення складених листів можна виконати такі дії:

  • Надіслати злиту публікацію як повідомлення електронної пошти.

  • Переглянути злиту публікацію (щоб перед надсиланням усіх версій переглянути, як вона виглядатиме, та виправити потенційні неполадки).

Попередній перегляд злитої публікації

  1. Виберіть посилання Попередній перегляд повідомлень електронної пошти.

  2. Натискайте кнопки Далі та Назад, щоб переглянути, як виглядатиме кожне повідомлення електронної пошти після надсилання.

    Примітка : Якщо засобом перевірки макета виявлено неполадки, які можуть завадити успішному завершенню створення складених листів, під посиланням Попередній перегляд повідомлень електронної пошти в області завдань Створення складених листів буде відображено сповіщення. Для перегляду й усунення потенційних неполадок виберіть посилання Перевірка макета.

На початок сторінки

Надсилання злитої публікації

  1. Виберіть посилання Надсилання повідомлення електронної пошти.

  2. У діалоговому вікні Злиття в електронне повідомлення з розкривного списку Кому виберіть поле одержувача. Здебільшого для злиття доцільно використати поле Електронна пошта.

  3. У полі Тема введіть рядок теми. В області Елементи для вставлення виберіть поля даних, які потрібно вставити в рядок теми.

  4. Натисніть кнопку Параметри, щоб указати будь-які інші потрібні параметри, наприклад, одержувачів копій і прихованих копій або вкладення в повідомленнях.

  5. Натисніть кнопку Надіслати.

    Відкриється діалогове вікно Надсилання створених повідомлень електронної пошти, щоб дати змогу підтвердити розсилку, переглянувши список одержувачів, яким було надіслано повідомлення електронної пошти або ні.

На початок сторінки

Скасування злиття

Перед надсиланням злитих повідомлень електронної пошти в будь-який час можна скасувати злиття, щоб відключити публікацію зі створенням складених листів від джерела даних.

  1. У меню Знаряддя наведіть вказівник миші на пункт Поштові розсилки й каталоги, а потім виберіть пункт Скасувати злиття.

  2. У відповідь на запит підтвердити скасування злиття натисніть кнопку Так.

Публікацію буде відключено від джерела даних.

Примітка : Після скасування створення складених листів деякі поля даних буде перетворено на текст, а блоки адреси, поля адреси та рядки привітання залишаться активними полями даних.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×