Створення робочої області для документів і керування нею

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Робоча область для документів допомагає координувати розробку одного або кількох зв’язаних документів з іншими користувачами. Сайт надає засоби для спільного доступу й оновлення файлів, а також дозволяє інформувати користувачів про стан цих файлів.

У цій статті

Огляд

Створення сайту робочої області для документів із документа в бібліотеці

Створити пустий сайт робочої області для документів

Додавання до документа

Додавання користувача

Додавання завдань

Додавання оголошення

Додавання посилання на список посилань

Створення оповіщень електронної пошти для завдання

Публікація документа в бібліотеці на сайті робочої області для документів

Видалення сайту робочої області для документів

Огляд

За допомогою сайту робочої області для документів можна координувати створення одного або кількох пов’язаних документів. Сайт надає засоби для спільного доступу й оновлення файлів, а також дозволяє інформувати користувачів про стан цих файлів. Ви можете працювати на сайті робочої області для документів разом із колегами, щоб розробити документ:

  • Безпосередньо працювати з копією, розташованою на сайті робочої області для документів.

  • Працювати з локальною копією та періодично оновлювати копію, розташовану на сайті робочої області для документів.

Ви та інші учасники робочої області також можуть використовувати сайт робочої області для документів для публікації оголошень, призначення завдань, розповсюдження важливих посилань і отримання оповіщень про змінення вмісту сайту. Можна створити сайт робочої області для документів для короткотривалого проекту та видалити його після завершення проекту, або залишити цей сайт.

За промовчанням власники сайтів мають рівень необхідних дозволів на створення сайтів робочих областей для документів у межах наявний сайт. Якщо ви власник сайту, потрібно ввімкнути інші учасники сайту створювати сайти робочої області для документів можна надати дозвіл на створення сайтів групи Microsoft Windows SharePoint Services, які учасники групи належать до.

На початок сторінки

Створення робочої області для документів із документа в бібліотеці

Можна створити нову робочу область для документів на основі документа, розташованого в бібліотеці на сайті. Можна також створювати нові робочі області для документів у програмі, сумісній зі службами Microsoft Windows SharePoint, наприклад Microsoft Office Word 2007. Для отримання додаткових відомостей зверніться до довідки відповідної програми.

  1. Відкрийте бібліотеку документів, в якій зберігається потрібний документ.

  2. Наведіть вказівник на ім’я документа, натисніть стрілку, що з’явиться, виберіть послідовно пункти Надіслати та Створити робочу область для документів.

    Примітка : Якщо команда Створити робочу область для документів недоступна, ви не маєте дозволу на створення робочої області на цьому сайті. Попросіть власника сайту надати вам дозвіл або створити робочу область.

  3. Натисніть кнопку ОК.

На початок сторінки

Створення пустої робочої області для документів

Щоб створити робочу область для документів не на базі наявного документа в бібліотеці, можна створити пусту область і пізніше додати до неї один або кілька документів.

  1. Відкрийте сайт, в якому слід створити робочу область для документів.

    1. Натисніть кнопку Переглянути весь вміст сайтуі натисніть кнопку створити на сторінці вмісту сайту.

      Порада : У більшості випадків які можна використати меню Дії сайту Зображення кнопки для виконання цього завдання.

    Примітка : Можливо, знадобиться звернутися до власника сайту для отримання дозволу на створення робочої області для документів.

  2. У списку Веб-сторінки виберіть пункт Сайти та робочі області.

  3. Введіть інформацію про робочу область для документів, яку потрібно створити, наприклад назву й останню частину адреси веб-сайту.

  4. У розділі Вибір шаблону відкрийте вкладку Спільна робота та виберіть пункт Робоча область для документів.

  5. У розділі Дозволи виконайте одну з таких дій:

    • Щоб усі учасники батьківського сайту були учасниками створюваної робочої області, виберіть пункт Використовувати дозволи батьківського сайту.

    • Щоб лише окремі користувачі були учасниками робочої області, виберіть пункт Використовувати власні дозволи.

  6. Якщо потрібно відображати на сторінках створюваного сайту основну панель посилань, переконайтеся, що в розділі Спадковість під час навігації вибрано параметр Використовувати основну панель посилань батьківського сайту.

  7. Натисніть кнопку Створити.

На початок сторінки

Додавання документа

Незалежно від способу створення сайту робочої області для документів — з наявного документа або пустого сайту — до робочої області для документів можна додавати нові документи в будь-який час.

  1. На домашній сторінці сайту робочої області для документів виберіть посилання Спільні документи.

  2. Виконайте одну з таких дій:

    • Щоб створити та додати новий документ, відкрийте меню Створити.

    • Щоб додати наявний документ, виберіть пункт Передати та натисніть кнопку Огляд, щоб знайти файл, який потрібно додати. Виберіть файл і натисніть кнопку Відкрити. Якщо бібліотека вже містить документ із таким іменем, і не потрібно перезаписувати наявний документ, зніміть прапорець Перезаписати наявні файли.

  3. Натисніть кнопку ОК.

Можна також додати зв’язану копію документа з іншої бібліотеки до бібліотеки Спільні документи сайту робочої області для документів, створивши місце призначення. У разі оновлення вихідного документа або зв’язаної копії можна легко оновити копію в іншому розташуванні. Посилання на додаткові відомості про додавання зв’язаних копій документів до бібліотек наведено в розділі Див. також.

На початок сторінки

Додавання користувача

Щоб додати користувачів до сайту робочої області для документів, потрібно мати дозвіл на додавання учасників до батьківського сайту або до сайту робочої області для документів. Якщо у вас немає дозволу на додавання користувачів до робочої області для документів, зверніться до власника батьківського сайту.

  1. На домашній сторінці сайту робочої області для документів виберіть зі списку Члени ім’я групи, до якої слід додати користувача.

  2. У меню створити зображення меню натисніть кнопку Додати користувачів.

  3. У розділі Додавання користувачів введіть ім'я, ім'я групи або адресу електронної пошти користувача або групу, яку потрібно додати. Якщо додати більше одного користувача, розділяти кожне ім'я крапкою з комою (;). Також можна натиснути кнопку Огляд Зображення кнопки для пошуку та виберіть користувача, за допомогою каталогу.

  4. У розділі Надати дозвіл виберіть групу, до якої потрібно додати користувача.

  5. Натисніть кнопку ОК.

На початок сторінки

Додавання завдання

За допомогою списку Завдання на сайті робочої області для документів можна призначати завдання собі або іншим учасникам робочої області. Учасники можуть оновлювати та робити відомості про стан призначених завдань доступними для інших користувачів. У списку Завдання можна також визначати пріоритетність завдань і терміни виконання, а також їхній стан і відсоток виконання. Власник сайту робочої області для документів може також додавати настроювані поля до списку Завдання, як до будь-якого іншого списку на сайті SharePoint. Посилання на додаткові відомості про настроювання списків наведено в розділі Див. також.

  1. На головній сторінці вузла робочої області для документів у групі Завдання клацніть посилання Додати завдання.

  2. Введіть ім'я завдання в полі Заголовок.

  3. У списку Пріоритет виберіть пріоритет завдання.

  4. У списку Стан виберіть стан завдання.

  5. Щоб призначити завдання користувачеві, виконайте в розділі Призначено одну з таких дій.

    • Введіть адресу електронної пошти користувача, якому потрібно призначити завдання.

    • Введіть повне ім'я користувача, якому потрібно призначити завдання і натисніть кнопку Перевірити імена, Зображення кнопки . Якщо особи в каталозі, ім'я перетворюється адресу електронної пошти цієї особи. Якщо особа не знайдено в каталозі, не точні збіги знайдено відображення повідомлення.

    • Натисніть кнопку Перегляд Зображення кнопки для пошуку та виберіть користувача, за допомогою каталогу. Завершивши, натисніть кнопку OK.

  6. Якщо необхідно, введіть стислий опис завдання в полі Опис.

  7. У полі Дата початку введіть дату початку роботи над завданням.

  8. У полі Строк введіть дату закінчення роботи над завданням.

  9. Натисніть кнопку ОК.

На початок сторінки

Додавання оголошення

За допомогою списку Оголошення можна публікувати для учасників групи важливі повідомлення, що стосуються проекту, наприклад про терміни виконання, зміни у кінцевих результатах, матеріали для нових учасників групи та інші відомості.

  1. На головній сторінці вузла робочої області для документів клацніть посилання Додати оголошення.

  2. У полі Заголовок введіть заголовок оголошення.

  3. У полі Текст введіть повний текст оголошення.

  4. Якщо оголошення має автоматично зникнути після настання певної дати, введіть потрібну дату в полі Термін дії.

  5. Натисніть кнопку ОК.

На початок сторінки

Додавання посилання на список посилань

За допомогою списку Посилання можна обмінюватися важливими посиланнями з учасниками групи. Список забезпечує швидкий і зручний доступ до відомостей і ресурсів, наприклад веб-сайтів.

  1. На головній сторінці вузла робочої області для документів клацніть посилання Додати посилання.

  2. У розділі URL введіть адресу веб-сторінки або іншого ресурсу, на який має вказувати посилання, а потім введіть опис посилання.

    Текст, введений у полі Введіть опис виглядає так, як ім'я посилання у списку посилань . У розділі нотаток можна додати примітки щодо посилання, але ця інформація не відображається у списку посилань , що відобразиться на домашній сторінці сайту робочої області для документів, подання за промовчанням.

  3. Натисніть кнопку ОК.

На початок сторінки

Створення оповіщень електронної пошти для завдання

Після створення завдань і призначення їх учасникам робочої області, можна ввімкнути отримання оповіщень електронної пошти про будь-які зміни, внесені до елементів списку Завдання. Учасники також можуть створювати власні оповіщення для отримання сповіщень електронної пошти про внесення змін до певних елементів.

Примітка : Оповіщення електронної пошти можна створювати, лише якщо адміністратор увімкнув функцію надсилання повідомлень електронної пошти на сервері, на якому запущено служби Windows SharePoint.

  1. На головній сторінці вузла робочої області для документів клацніть посилання Завдання.

    Якщо список Завдання не відображається на головній сторінці, клацніть Переглянути весь вміст вузла, а потім Завдання.

  2. У меню дії зображення меню натисніть кнопку Оповіщати мене.

  3. У полі Заголовок сповіщення введіть ім'я нового оповіщення.

  4. У розділі Адреса для надсилання оповіщень ваше ім'я занесено до поля Користувачі за промовчанням. Щоб надсилати оповіщення іншим користувачам, введіть їх імена в полі Користувачі, відокремлюючи крапкою з комою (;).

  5. У розділі Тип змін виберіть тип змін, про які бажаєте отримувати оповіщення.

  6. У розділі Надсилати оповіщення для цих змін виберіть фільтр для добору змін, за якими мають надсилатися оповіщення.

    Порада : Також можна вказати, щоб оповіщення надсилалися для елементів, відображених у певному поданні списку Завдання.

  7. У розділі Коли надсилати оповіщення вкажіть, з якою частотою мають надсилатися оповіщення.

  8. Натисніть кнопку ОК.

На початок сторінки

Опублікування документа в бібліотеці з робочої області для документів

Якщо сайт робочої області для документів створено на основі документа, збереженого в бібліотеці, можна оновити вихідний документ за допомогою змін, внесених до копії документа на сайті робочої області для документів.

  1. На сайті робочої області для документів відкрийте бібліотеку, яка містить документ.

  2. Наведіть вказівник на ім’я документа, натисніть стрілку, що з’явиться, виберіть послідовно пункти Надіслати й Опублікувати у вихідному розташуванні.

На початок сторінки

Видалення сайту робочої області для документів

Коли проект документації завершено, остаточні версії документів переміщено до інших розташувань, можна видалити сайт робочої області для документів. Щоб видалити сайт, необхідно мати рівень дозволів «Повний доступ». За промовчанням власники сайтів мають цей рівень дозволів.

Увага! : Перш ніж видаляти сайт робочої області для документів, переконайтеся, що всі документи опубліковано в іншому розташуванні. Під час видалення сайту робочої області для документів усі документи, бібліотеки, списки та дані списків, параметри сайтів, рівні дозволів і відомості про безпеку, які містяться на сайті робочої області для документів, буде остаточно видалено.

  1. На домашній сторінці сайту натисніть кнопку меню Дії сайту Зображення кнопки і виберіть пункт Параметри сайту.

    На сайті, для якого настроєно меню Дії сайту, виберіть пункт Параметри сайту, відтак виберіть параметри, які потрібно переглянути.

  1. У стовпці Адміністрування сайту виберіть пункт Видалення цього сайту.

  2. Натисніть кнопку Видалити та кнопку ОК, щоб підтвердити видалення сайту.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×