Створення правил організатора вмісту для маршрутизації документів

Створення правил організатора вмісту для маршрутизації документів

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Щоб визначити маршрутизацію документа, організатор вмісту використовує створені правила. Правила ґрунтуються на поєднанні типів вмісту та метаданих.

У цій статті описано, як створювати правила для організації та маршрутизації документів і записів. Для маршрутизації документів можна використати будь-який корпоративний сайт SharePoint.

Увага! : Для маршрутизації записів спочатку потрібно ввімкнути організатор вмісту та настроїти його. Щоб отримати додаткову інформацію про настроювання організатора вмісту, перегляньте статті з розділу Див. також.

У цій статті

Важливі дії перед створенням правил

Відомості про маршрутизацію документів

Створення правил для маршрутизації документів

Важливі дії перед створенням правил

Перш ніж створювати правила для маршрутизації документів, слід виконати кілька важливих кроків.

  1. Активуйте функцію організатора вмісту.

  2. Створіть бібліотеки та папки, до яких потрібно спрямовувати документи. Рекомендовано створити папку для кожного типу документа, який спрямовуватиметься. Наприклад, створіть бібліотеку лише для записів електронної пошти або електронних таблиць Excel. Щоб дізнатися, як створювати бібліотеки, див. посилання в розділі Див. також.

  3. Типи вмісту потрібно пов’язати з документами, які спрямовуватимуться. Таким чином, тип вмісту може бути частиною умови, за якою визначається кінцеве розташування для збереження документа.

На початок сторінки

Відомості про маршрутизацію документів

Документи можна спрямовувати в бібліотеку або папку на сайті центру записів або на будь-який інший сайт SharePoint. Проміжна бібліотека, яка автоматично створюється під час активації функції організатора вмісту, використовується як розташування за промовчанням. Процес маршрутизації документів складається з кількох основних елементів.

  • Цільові бібліотеки та папки    Вміст керівники фахівців або записів вручну створення бібліотеки та папки, де має бути Перенаправлено документи а призначити ці бібліотеки цільові бібліотеки.

  • Типи вмісту сайту    Кожен документ має бути типу вмісту, а користувачі можуть додавати типів вмісту сайтів вручну, щоб цільові бібліотеки.

  • Проміжна бібліотека.    Документи, які не відповідають правила, або які відсутні потрібні метадані надсилаються Проміжна бібліотека так, що користувачі можуть вводити потрібні метадані. Також можна настроїти організатора вмісту, щоб усі переданих документів тимчасово спрямовуються до Проміжна бібліотека.

  • Список правил документів.    Це колекція всіх правил маршрутизації. Користувачі, відповідальні за вміст або записи, відкривають цей список для створення, перегляду правил маршрутизації та керування ними.

На схемі нижче показано маршрутизацію документів і повідомлень електронної пошти на основі відповідності певним умовам, а також як документи, які не мають необхідних відомостей, повертаються до проміжної бібліотеки.

Маршрутизація документів за допомогою організатора вмісту. Відображення повернення до проміжної бібліотеки кількох джерел і документів, які не мають метаданих.

На початок сторінки

Створення правил для маршрутизації документів

Для кожного типу записів, доданого до списку маршрутизації записів, слід указати назву й опис. Також потрібно вказати розташування на сайті, де зберігається запис. Щоб переконатися, що всі відповідні записи спрямовуються до правильного розташування, укажіть альтернативні імена для типу запису.

Примітка : Щоб створювати правила для маршрутизації документів, потрібно мати принаймні дозволи власника сайту.

  1. Перейдіть на сайт, на якому потрібно створити правила організатора вмісту.

  2. На панелі швидкого запуску клацніть елемент Більше…, щоб відобразити параметри вмісту сайту.

  3. У меню застосунків виберіть елемент Параметри.

  4. На сторінці "Параметри сайту" в розділі Адміністрування сайту виберіть пункт Правила організатора вмісту.

  5. На сторінці "Правила організатора вмісту" в розділі Клацніть, щоб додати елемент виберіть елемент додати.

  6. У розділі Назва правила введіть ім’я, яке описує умови та дії правила.

  7. У розділі Пріоритет і стан правила, виберіть варіант Активний, щоб застосовувати правило до вхідного вмісту. Потім укажіть пріоритет, який визначатиме спосіб маршрутизації вмісту, якщо вміст відповідає кільком правилам організатора вмісту.
    Якщо не потрібно застосовувати це правило до вхідного вмісту, виберіть варіант Неактивний.

  8. У розділі Тип вмісту надсилання зв’яжіть правило з типом вмісту. Після цього даним, що надсилаються до організатора, призначатиметься вибраний тип вмісту та визначатимуться властивості, які використовуються в умовах правил.

    • Виберіть відповідну групу вмісту. Вибрана група визначає типи вмісту, які можна вибрати під час виконання наступного кроку.

    • Виберіть відповідний тип вмісту.

    • Якщо тип вмісту, який ви вибрали має інше ім'я іншого сайту SharePoint, установіть прапорець у розділі альтернативні імена. Потім введіть ім'я, яке використовується на сайті, у поле для пошуку та натисніть кнопкуДодати. У списку під відображаються імена альтернативне типів вмісту.

  9. У розділі Умови виберіть умови для правила, яким мають відповідати властивості надсилання. Наприклад, правило може застосовуватися до всіх документів, у назві яких наявне слово "бюджет". Ви можете додати інші умови, вибравши посилання Додати іншу умову.

    Примітка : У властивості з розкривного списку "властивість" залежать від типу вмісту, який ви вибрали в кроці 6.

  10. У розділі Кінцеве розташування введіть або виберіть розташування для вмісту, яке відповідає правилу. Установіть прапорець Автоматично створювати папку, щоб групувати схожі документи в папках. Наприклад, якщо певна властивість характеризує всі документи для проектів в організації, можна вказати, щоб організатор створював окрему папку для кожного проекту.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×