Створення поштових етикеток у програмі Access

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Microsoft Access 2010 дає вам кілька різних варіантів для створення етикеток, які містять дані, збережені у таблиці Access. Найпростіший – це за допомогою майстра етикеток у програмі Access для створення та друк звіту, відформатований відповідно до етикеток. Підписи може містити дані, які зберігаються в таблиці Access, або дані, які буде імпортовано або зв'язані з інших джерел, таких як книги Microsoft Excel або Microsoft Outlook списки контактів. Можна створити етикетки звіту у програмі Access, або ви можете "злиття" даних із документа Microsoft Word і виберіть друк етикеток у програмі Word. У цій статті наведено дії, пов'язані.

Виберіть дію

Використання програми Access для створення і друкування етикеток

Друк доступ до даних за допомогою майстра злиття у програмі Microsoft Word

Використання програми Access для створення і друкування етикеток

У програмі Access етикетки створюються у вигляді звіту, який має форматування невеликої сторінки, відповідно до розмірів етикетки. Зазвичай етикетки використовуються для надсилання пошти, але будь-які дані програми Access можна надрукувати у форматі етикетки для різних цілей. Якщо потрібно створити поштову етикетку, звіт видобуває дані адреси з таблиць або запитів, які містять адреси. За допомогою друкування звіту створюються окремі етикетки для кожної адреси з базового джерела записів.

Додаткові відомості про посилання або імпортування даних з інших джерел (наприклад, у програмі Microsoft Excel або Microsoft Outlook) для використання на етикетках, перегляньте статтю Загальні відомості про імпортування та експортування даних.

Майстер етикеток ставить кілька питань щодо етикеток і даних, які потрібно в них відображати. Майстер створює звіт, який у разі необхідності можна настроїти пізніше.

Створення етикеток за допомогою майстра етикеток у програмі Access

Увага! : Підпис звіти, які створюються за допомогою майстра етикеток, не сумісні з публікувати в Access Services функції. Однак можна й надалі надрукувати підписи під час її було відкрито у програмі Access.

  1. В області переходів виберіть об'єкт, який містить дані, які потрібно відобразити на етикетках. Зазвичай це таблиці, зв'язані таблиці або запиту, але можна також вибрати у формі або звіті.

  2. На вкладці Створити в групі Звіти натисніть кнопку Етикетки.

    Примітка : Під час роботи у веб-базі даних, команда « підписи » міститься в розділі Звіти клієнта.

    У програмі Access відкриється майстер етикеток.

    Перша сторінка майстра етикеток

    1. Якщо відомий виробник і товарний номер етикеток:

      • Виберіть виробника в полі Фільтрувати за виробником.

      • Виберіть етикетку в полі Який розмір етикетки слід використовувати?

        В іншому випадку спробуйте знайти продукт, значення параметрів якого в стовпцях Розміри та Кількість по горизонталі відповідають наявним етикеткам.

        Якщо не вдалося знайти подібну етикетку:   

      • Натисніть кнопку Настроїти, а потім натисніть кнопку Створити.

        Відобразиться діалогове вікно Створення етикетки.

        сторінка майстра етикеток «створення етикетки»

      • Виміряйте розміри етикеток і введіть їх до відповідних полів діалогового вікна Створення етикетки.

      • Введіть назву для настроюваних етикеток у текстовому полі Ім’я етикетки, виберіть тип і потрібну орієнтацію етикетки та натисніть кнопку ОК.

        Якщо настроювану етикетку вже створено, щоб вибрати її, виконайте такі дії:   

      • Встановіть прапорець Показати розміри настроюваних етикеток і виберіть потрібну настроювану етикетку.

    2. Виберіть параметр Подавання аркушів або Безперервно в розділі Тип етикетки і натисніть кнопку Далі.

    3. Виберіть шрифт, розмір і товщину шрифту, а також колір тексту для етикетки й натисніть кнопку Далі.

    4. На сторінці майстра Що слід відобразити на поштовій етикетці виберіть потрібні поля зі списку Доступні поля і двічі клацніть їх, щоб додати до поля Прототип етикетки.

      додавання полів до етикетки в майстрі етикеток

      • Для додавання пробілу між полями в полі Прототип етикетки натисніть клавішу пробілу.

      • Для створення нового рядку натисніть клавішу ENTER.

      • Для переміщення між полями та рядками використовуйте клавіші зі стрілками.

      • Для видалення поля натисніть клавішу BACKSPACE.

      • Для додавання іншого тексту або розділових знаків (наприклад коми після назви міста), клацніть місце, де потрібно розташувати текст і введіть потрібний символ. Цей текст буде однаковим на всіх етикетках.

        Примітка : За допомогою майстра етикеток можна додавати лише поля із наведених нижче типів даних: текст, приміток, числа, дати й часу, валюти, так/ні, або вкладення. Щоб додати поля з іншими типами даних, відкриття звіту в режимі конструктора, після завершення майстра етикеток і додайте поля за допомогою області Список полів . Щоб відкрити область Список полів , коли звіт відкрито в режимі конструктора, натисніть сполучення клавіш ALT + F8.

        Після належного розташування полів на етикетці натисніть кнопку Далі.

    5. На наступній сторінці можна вибрати поля, за якими буде здійснюватись сортування етикеток. Наприклад, сортування великих розсилок можна здійснити за поштовим індексом. Виберіть зі списку Доступні поля ті поля, за якими потрібно виконувати сортування, та двічі клацніть їх, щоб додати до поля Сортувати за. Після завершення всіх дій натисніть кнопку Далі.

      вибір порядку сортування в майстрі етикеток

    6. На останній сторінці введіть назву для етикеток і натисніть кнопку Готово.

      остання сторінка майстра етикеток

      Якщо на останній сторінці майстра етикеток вибрати варіант Переглянути вигляд етикеток після друку, етикетки буде відображено в програмі Access у режимі попереднього перегляду. Для змінення масштабу відображення можна клацнути етикетку або скористатись елементами керування масштабом у рядку стану.

      Елементи керування масштабом

      Якщо на останній сторінці майстра етикеток вибрати варіант Змінити дизайн етикетки, етикетки буде відображено в програмі Access у поданні конструктора.

      Примітка : Попередній перегляд – це лише переглядати, у якій ви можете бачити стовпців, як ви маєте їх уручну. Якщо ви Переглянути звіт у поданні звіту або розмічування, у програмі Access відобразиться усі дані в одному стовпці.

Настроювання відображення етикетки

Якщо відображення етикетки не відповідає вимогам, для настроювання макета можна відкрити звіт у поданні конструктора і внести потрібні зміни. Під час роботи з етикетками зазвичай простіше використовувати подання конструктора, яке надає можливість точніше керувати елементами макета. Щоб переглянути результати змін, внесених у поданні макета, переключіться до подання попереднього перегляду.

Якщо відображається повідомлення про не мають достатньо Горизонтальний інтервал для відображення даних

Це повідомлення, коли вона з'явиться, – це ефект боку вимірів деякі підписи. Зазвичай це відбувається, коли підписи приходять дуже закрити, щоб правим і лівим краями аркуша підпису. Це може викликати майстра, щоб указати кілька вимірів, які не входять на звичайний діапазон друку а, в свою чергу причини повідомлення відображається під час перегляду або друку етикеток.

Якщо Вас влаштовує з вирівнюванням тексту на етикетку, і ви не отримуєте пусту сторінку інших кожної сторінки, потім можна залишити макета звіту, як це і просто натисніть кнопку OK у повідомленні щоразу, коли воно відображається. В іншому разі, ви можете спробувати налаштування деякі параметри настроювання сторінки, як описано в наступному розділі.

Якщо дані розташовано на етикетці неправильно

У більшості випадків незначні проблеми з макетом етикетки виправляються в поданні конструктора. У ньому можна перемістити елементи керування й настроїти розміри етикетки, змінивши параметри ширини або висоти в розділі «Докладно».

Щоб повернутися до режиму конструктора, клацніть правою кнопкою миші звіт в області переходів і виберіть у контекстному меню виберіть пункт Конструктор .

Якщо потрібно змінити поля або інтервал між підписами, можна використовувати діалогового вікна Параметри сторінки у поданні конструктора:

  • На вкладці « Параметри сторінки » у групі Розмітка сторінки натисніть кнопку стовпці.

    З відкритою вкладкою стовпці відображається діалогове вікно Параметри сторінки .

вкладка «стовпці» діалогового вікна «параметри сторінки»

Можна змінити значення таких параметрів у трьох розділах діалогового вікна Параметри сторінки:

Розділ

Параметр

Опис

Параметри сітки

Кількість стовпців

Має дорівнювати кількості етикеток вздовж сторінки.

Інтервал між рядками

Введіть нове значення для збільшення або зменшення вертикального інтервалу між рядками етикетки.

Інтервал між стовпцями

Введіть нове значення для збільшення або зменшення горизонтального інтервалу між стовпцями етикетки.

Розмір стовпця

Ширина

Під час введення цього значення потрібно брати до уваги параметри полів та інтервал між стовпцями.

Переглянути та змінити настройки полів можна в розділі Параметри друку діалогового вікна Параметри сторінки.

Висота

Настройте висоту кожної етикетки, якщо необхідно.

За розміром даних

Якщо вибрано цей параметр, значення ширини й висоти стовпця встановлюються рівними ширині й висоті, що зазначені в розділі «Докладно» в поданні конструктора.

Розташування стовпців

Зверху вниз

Якщо вибрано цей параметр, дані етикетки друкуються в такій послідовності: спочатку перший стовпець зверху вниз, потім другий стовпець зверху вниз тощо.

Зліва направо

Якщо вибрано цей параметр, дані етикетки друкуються в такій послідовності: спочатку перший рядок, потім другий рядок тощо.

Примітка : Діалогового вікна Параметри сторінки в режимі попереднього перегляду можна також відкрити, натиснувши кнопку стовпці на вкладці Попередній перегляд . Якщо натиснути кнопку OK , щоб закрити діалогове вікно, зміни буде відразу у режимі попереднього перегляду.

Друк етикеток

  1. Відкрийте звіт у будь-якому поданні (або виберіть звіт в області переходів).

  2. На вкладці " файл " натисніть кнопку Друкі виберіть пункт Друк.

    Відображається діалогове вікно Друк.

  3. Настройте запропоновані параметри, зокрема принтер, діапазон друку та кількість копій.

  4. Натисніть кнопку ОК.

На початок сторінки

Друк доступ до даних за допомогою майстра злиття у програмі Microsoft Word

Якщо адреси зберігаються в базі даних Access, але їх потрібно експортувати до програми Word, щоб скористатися функціями злиття для форматування й друкування етикеток, можна скористатися майстром злиття Word.

Примітка : Ця процедура застосовується лише до баз даних клієнта; Команда Злиття Word не доступна для веб-бази даних.

  1. В області переходів виберіть таблицю або запит із даними, які потрібно надрукувати.

  2. На вкладці Зовнішні дані у групі експорт натисніть кнопку Злиття Word.

  3. У діалоговому вікні Майстер злиття Microsoft Word Якщо документ уже створено, і потрібно створити зв'язок даних до нього, виберіть посилання дані до наявного документа Microsoft Word. В іншому разі натисніть кнопку Створити документ і виберіть посилання до неї дані.

  4. Натисніть кнопку ОК.

    У разі вибору варіанта Установити зв’язок даних із наявним документом Microsoft Word відобразиться діалогове вікно Виберіть документ Microsoft Word. Виберіть потрібний документ і натисніть кнопку Відкрити. Документ буде відкрито в програмі Word.

    У разі вибору варіанта створення нового документа у програмі Word буде відкрито пустий документ.

  5. У програмі Word виконайте вказівки в області завдань злиття . Під час переходу до кроку 3 процесу злиття Word (вибрати одержувачів), можна вибрати джерела даних, вибраний на кроці 1 цієї процедури буде відкрито.

    Докладні відомості про майстер злиття Word, можна знайти Довідка Word.

Примітка : Програму Word можна використовувати для друкування адрес незалежно від того, де зберігаються ці адреси. У програмі Word можна підключитися до списків адрес із різних програм, зокрема Excel, Outlook і Access. Або, якщо списку адрес немає у наявності, його можна створити в програмі Word, а потім надрукувати етикетки. Для отримання додаткових відомостей див. довідку Microsoft Word.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×