Створення повідомлення "Не на роботі" за допомогою правил

Створення повідомлення "Не на роботі" за допомогою правил

Лише кілька типів облікових записів підтримують функцію "Автовідповіді" (повідомлення "Не на роботі"). Якщо кнопка "Автовідповіді" не відображається, це означає, що обліковий запис електронної пошти не підтримує її. Однак якщо не закривати Outlook у період відсутності, ви зможете надсилати автоматичні відповіді на повідомлення електронної пошти за допомогою правил. Крім того, правила дають змогу пересилати листи на інші облікові записи, позначати їх як прочитані й автоматично переміщувати їх до іншої папки. Докладні відомості про роботу з правилами див. в статті Створення правила в Outlook.

Надсилання автоматичних відповідей на вхідні повідомлення електронної пошти за допомогою правил

Якщо вибрати Файл в Outlook, з’явиться приблизно такий екран:

Якщо кнопка "Автовідповіді" не відображається, виберіть "Правила й оповіщення".

Якщо кнопка Автовідповіді відображається, див. статтю Надсилання автоматичних відповідей "Не на роботі" в Outlook для ПК. Інакше створіть шаблон і налаштуйте Outlook, щоб відповідати на кожне отримане повідомлення. Нижче описано, як це зробити.

Створення шаблону "Не на роботі"

  1. Створіть повідомлення електронної пошти в Outlook.

  2. Введіть тему та вміст повідомлення в шаблоні "Не на роботі".

    Створіть шаблон відповідей "Не на роботі".
  3. Виберіть Файл > Зберегти як.

  4. Введіть ім’я шаблону й виберіть Шаблон Outlook (*.oft) з розкривного списку Тип файлу.

  5. Ви можете змінити розташування шаблону або використовувати стандартне. Зазвичай шаблони зберігаються в папці C:\Користувачі\ім’я_користувача\appdata\roaming\microsoft\templates. Натисніть кнопку Зберегти.

Ви можете створювати шаблон щоразу, коли відсутні на роботі, або використовувати наявний. Тепер за допомогою шаблону можна створити правило "Не на роботі".

Створення правила "Не на роботі"

  1. Виберіть Файл > Керування правилами й оповіщеннями.

  2. У діалоговому вікні Правила й оповіщення на вкладці Правила для електронної пошти натисніть кнопку Створити правило.

    Створіть ще одне правило.
  3. У розділі Створити нове правило клацніть Застосувати правило до отриманих мною повідомлень і натисніть кнопку Далі.

  4. Щоб відповідати на кожне отримане повідомлення електронної пошти, не змінюйте значення полів, наведені для кроків 1 і 2, і знову натисніть кнопку Далі. Коли в Outlook з’явиться запит на застосування цього правила до кожного повідомлення, натисніть кнопку Так.

  5. У розділі "Що зробити з повідомленням" на етапі Крок 1. Виберіть дії виберіть відповісти, використовуючи указаний шаблон.

  6. У розділі Крок 2. Змініть опис правила (клацніть підкреслене значення) виберіть указаний шаблон.

  7. У діалоговому вікні Виберіть шаблон відповіді в полі Папки виберіть Шаблони у файловій системі.

  8. Виберіть створений раніше шаблон, а потім натисніть кнопки Відкрити й Далі.

  9. Додайте всі необхідні винятки й натисніть кнопку Далі.

  10. Введіть ім’я правила, наприклад "Не на роботі".

    Прапорець Увімкнути правило встановлено за замовчуванням. Щоб увімкнути надсилання автоматичної відповіді за відсутності на робочому місці, натисніть кнопку Готово. Інакше зніміть цей прапорець. Правило можна ввімкнути пізніше.

Примітка. Залишаючи робоче місце, не закривайте Outlook. Інакше автоматичні відповіді на повідомлення електронної пошти на основі правил не надсилатимуться.

Увімкнення правила

Якщо ви створили шаблон і правило "Не на роботі" раніше, увімкніть правило, виконавши наведені нижче дії.

  1. Виберіть Файл > Керування правилами й оповіщеннями.

  2. У діалоговому вікні Правила й оповіщення на вкладці Правила для електронної пошти знайдіть створене правило та встановіть прапорець ліворуч від нього. Потім натисніть кнопку OK.

Створення шаблону "Не на роботі"

  1. Створіть повідомлення електронної пошти в Outlook.

  2. Введіть тему та вміст повідомлення в шаблоні "Не на роботі".

    Створіть шаблон відповідей "Не на роботі".
  3. Виберіть Файл > Зберегти як.

  4. Введіть ім’я шаблону й виберіть Шаблон Outlook (*.oft) з розкривного списку Тип файлу.

  5. Ви можете змінити розташування шаблону або використовувати стандартне. Зазвичай шаблони зберігаються в папці C:\Користувачі\ім’я_користувача\appdata\roaming\microsoft\templates. Натисніть кнопку Зберегти.

Ви можете створювати шаблон щоразу, коли відсутні на роботі, або використовувати наявний. Тепер за допомогою шаблону можна створити правило "Не на роботі".

Створення правила "Не на роботі"

  1. Виберіть Засоби > Правила й оповіщення.

  2. У діалоговому вікні Правила й оповіщення на вкладці Правила для електронної пошти натисніть кнопку Створити правило.

    Створіть ще одне правило.
  3. У розділі Створити нове правило клацніть Застосувати правило до отриманих мною повідомлень і натисніть кнопку Далі.

  4. Щоб відповідати на кожне отримане повідомлення електронної пошти, не змінюйте значення полів, наведені для кроків 1 і 2, і знову натисніть кнопку Далі. Коли в Outlook з’явиться запит на застосування цього правила до кожного повідомлення, натисніть кнопку Так.

  5. У розділі "Що зробити з повідомленням" на етапі Крок 1. Виберіть дії виберіть відповісти, використовуючи указаний шаблон.

  6. У розділі Крок 2. Змініть опис правила (клацніть підкреслене значення) виберіть указаний шаблон.

  7. У діалоговому вікні Виберіть шаблон відповіді в полі Папки виберіть Шаблони у файловій системі.

  8. Виберіть створений раніше шаблон, а потім натисніть кнопки Відкрити й Далі.

  9. Додайте всі необхідні винятки й натисніть кнопку Далі.

  10. Введіть ім’я правила, наприклад "Не на роботі".

    Прапорець Увімкнути правило встановлено за замовчуванням. Щоб увімкнути надсилання автоматичної відповіді за відсутності на робочому місці, натисніть кнопку Готово. Інакше зніміть цей прапорець. Правило можна ввімкнути пізніше.

Примітка. Залишаючи робоче місце, не закривайте Outlook. Інакше автоматичні відповіді на повідомлення електронної пошти на основі правил не надсилатимуться.

Увімкнення правила

Якщо ви створили шаблон і правило "Не на роботі" раніше, увімкніть правило, виконавши наведені нижче дії.

  1. Виберіть Засоби > Правила й оповіщення.

  2. У діалоговому вікні Правила й оповіщення на вкладці Правила для електронної пошти знайдіть створене правило та встановіть прапорець ліворуч від нього. Потім натисніть кнопку OK.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×