Створення нової бази даних

Створення нової бази даних

У цій статті описано процес запуску програми Access і створення бази даних для використання не через Інтернет, а на настільних комп’ютерах. Тут пояснено, як створити локальну базу даних на основі шаблону та як укласти нову базу даних, створюючи власні таблиці, форми, звіти та інші об’єкти бази даних. Також описано деякі способи введення наявних даних у нову базу.

У цій статті

Огляд

Створення бази даних на основі шаблону

Створення бази даних без використання шаблону

Копіювання даних з іншого джерела до таблиці Access

Імпорт, додавання та зв’язування даних з іншого джерела

Додавання частини програми

Відкриття наявної бази даних Access

Огляд

Після першого запуску програми Access або після закриття бази даних без завершення роботи програми Access відображається подання Microsoft Office Backstage.

У поданні Backstage можна розпочати створення нової бази даних, відкрити наявну базу даних, переглянути вміст веб-сайту Office.com – тобто скористатись усіма можливими діями програми Access із файлом бази даних або за межами бази даних, а не в межах бази даних.

Створення бази даних

Після запуску програми Access у поданні Backstage відображається вкладка Створити. На вкладці Створити передбачено кілька способів створення нової бази даних.

  • Пуста база даних.    За бажанням можна почати роботу з нуля. Цей спосіб варто вибрати, якщо потрібна дуже особлива структура або наявні дані, які потрібно включити чи розмістити.

  • Інстальований у складі програми Access шаблон.    Якщо для створення нового проекту потрібна основа, доцільно використати шаблон. У програмі Access за промовчанням інстальовано кілька шаблонів.

  • Шаблон із веб-сайту Office.com.    Окрім шаблонів, які постачаються у складі програми Access, можна скористатися шаблонами з веб-сайту Office.com. Для цього не потрібно навіть відкривати браузер – шаблони доступні на вкладці Створити.

Додавання до бази даних

Під час роботи в базі даних ви можете додавати поля, таблиці або частини застосунків.

Частини програми – це нова функція, яка дає змогу використовувати кілька пов’язаних об’єктів бази даних як один об’єкт. Наприклад, частина програми може складатися з таблиці та форми на основі таблиці. За допомогою частини програми можна одночасно додати таблицю та форму.

Ви також можете створювати запити, форми, звіти, макроси – усі об’єкти бази даних, із якими ви звикли працювати.

Створення бази даних на основі шаблону

Програма Access постачається з набором різноманітних шаблонів. Їх можна використовувати без модифікацій або як загальну основу. Шаблон – це готова для використання база даних з усіма таблицями, запитами, формами, макросами та звітами, потрібними для виконання певного завдання. Наприклад, за допомогою шаблонів можна відстежувати питання, керувати контактами або реєструвати витрати. Деякі шаблони містять по кілька зразків записів – це допомагає зрозуміти принцип їх використання.

Найшвидший спосіб створення бази даних — це використання шаблону, який найкраще відповідає вашим потребам. Проте якщо до застосунку Access потрібно імпортувати дані з іншої програми, можливо, краще створити базу даних без використання шаблону. Шаблони мають визначену структуру даних, і припасування наявних даних до структури шаблону може потребувати багато часу.

  1. Якщо базу даних відкрито, на вкладці Файл виберіть команду Закрити. У поданні Backstage відобразиться вкладка Створити.

  2. На вкладці Створити доступні кілька наборів шаблонів. Деякі з них вбудовано у програму Access. Додаткові шаблони можна завантажити з веб-сайту Office.com. Докладніші відомості див. у наступному розділі цієї статті.

  3. Виберіть потрібний шаблон.

  4. У полі Ім’я файлу пропонується ім’я файлу бази даних, але за потреби його можна змінити. Щоб зберегти базу даних у папці, відмінній від папки, що відображається під полем імені файлу, натисніть кнопку Малюнок на кнопці , перейдіть до папки, у якій потрібно зберегти базу даних, і натисніть кнопку OK. За потреби можна створити та зв’язати базу даних із сайтом SharePoint.

    Примітка : Хоча і онлайнова, і локальна бази даних використовують програму SharePoint, зв’язана із сайтом SharePoint локальна база даних відрізняється від веб-бази даних, яка використовує служби Access Services. Для використання локальної бази даних необхідна інсталяція програми Access. Веб-базу даних можна використовувати через браузер.

  5. Натисніть кнопку Створити.

    Access створює базу даних із вибраного шаблону, а потім відкриває її. При використанні багатьох шаблонів відображається форма, у яку можна починати вводити дані. Якщо шаблон містить зразок даних, можна видалити кожен запис. Для цього потрібно клацнути маркер виділення запису (затінене поле або смугу ліворуч від запису), а потім виконати такі дії.

    На вкладці Основне в групі Записи натисніть кнопку Видалити. Малюнок на кнопці

  6. Щоб почати вводити дані, клацніть першу пусту клітинку у формі та вводьте. В області переходів можна знайти інші форми та звіти. Деякі шаблони містять форму навігації, яка дає змогу переходити між різними об’єктами бази даних.

Додаткові відомості про роботу із шаблонами див. в статті Створення настільної бази даних Access на основі шаблону.

На початок сторінки

Створення бази даних без використання шаблону

Якщо не потрібно використовувати шаблон, можна створити базу даних за допомогою власних таблиць, форм, звітів та інших об’єктів бази даних. Зазвичай потрібно виконати одну або обидві наведені нижче дії:

  • Введення, вставлення або імпортування даних до таблиці, створюваної під час створення нової бази даних, і повторне виконання процесу з новими таблицями, які створюються за допомогою команди Таблиця на вкладці Створення.

  • Імпортування даних з інших джерел і створення нових таблиць під час виконання цього процесу.

Створення пустої бази даних

  1. На вкладці Файл виберіть пункт Створити та натисніть кнопку Нова база даних.

  2. Введіть ім’я файлу в полі Ім’я файлу. Щоб змінити стандартне розташування файлу, виберіть поруч із полем Ім’я файлу елемент Пошук розташування для бази даних Малюнок на кнопці . Далі перейдіть до нового розташування та натисніть кнопку OK.

  3. Натисніть кнопку Створити.

    Програма Access створює базу даних із пустою таблицею з іменем «Таблиця1», а потім відкриває цю таблицю у вікні табличного подання даних. Курсор розташовано в першій пустій клітинці у стовпці Клацніть, щоб додати.

  4. Щоб додати дані, введіть або вставте дані з іншого джерела, як описано в розділі Копіювання даних з іншого джерела до таблиці Access.

Введення даних у вікні табличного подання даних подібне до роботи з аркушем Excel. Структура таблиці створюється під час введення даних. Щоразу, коли користувач додає до даних у табличному поданні новий стовпець, у таблиці визначається нове поле. Тип даних кожного поля автоматично визначається на основі введених даних.

Якщо наразі не потрібно вводити дані в таблицю «Таблиця1», натисніть кнопку Закрити Малюнок на кнопці . Якщо до таблиці внесено будь-які зміни, буде запропоновано зберегти їх. Щоб зберегти зміни, натисніть кнопку Так; щоб скасувати зміни, натисніть кнопку Ні; щоб залишити таблицю відкритою, натисніть кнопку Скасувати.

Порада :  Програма Access шукатиме файл під іменем Blank.accdb в папці, розташованій на диску [install drive]:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. Blank.accdb (якщо такий файл існує) – це шаблон для всіх нових пустих баз даних, окрім веб-баз даних. Усі нові пусті бази даних успадковують весь вміст, який міститься в цьому шаблоні. Це чудовий спосіб розповсюджувати стандартний вміст, як-от номери деталей або застереження й політики компанії. Зауважте, що Blank.accdb не впливає на створення пустих нових веб-баз даних.

Увага! : Якщо закрити таблицю без збереження, її буде видалено, навіть якщо вона містить дані.

Додавання таблиці

За допомогою елементів у групі Таблиці на вкладці Створити можна додати нові таблиці до наявної бази даних.

Зображення стрічки Access

Створення таблиці за допомогою подання таблиці    У поданні таблиці можна відразу вводити дані й автоматично створювати структуру таблиці. Імена полів позначаються цифрами («Поле1», «Поле2» тощо), і застосунок Access автоматично встановлює кожний тип даних поля на основі введених даних.

  1. На вкладці Створити в групі Таблиці натисніть кнопку Таблиця. Малюнок на кнопці

    У програмі Access створюється таблиця з вибраною першою пустою клітинкою у стовпці Клацніть, щоб додати.

  2. На вкладці Поля у групі Додавання й видалення виберіть потрібний тип поля. Якщо потрібний тип поля не відображається, натисніть кнопку Інші поля Малюнок на кнопці .

  3. Відобразиться список найуживаніших типів полів. Виберіть потрібний тип поля, і програма Access додасть нове поле до даних у табличному поданні в місці вставлення.

    Ви можете перемістити поле, перетягнувши його. Під час перетягування поля в табличному поданні відображається вертикальна смуга вставлення, яка вказує, куди буде вставлено поле.

  4. Щоб додати дані, введіть дані в першій пустій клітинці або вставте дані з іншого джерела, як описано в розділі Копіювання даних з іншого джерела до таблиці Access.

  5. Щоб перейменувати стовпець (поле), двічі клацніть заголовок стовпця та введіть нове ім’я.

    Слід надавати кожному полю зрозуміле ім’я, щоб під час відображення поля в області Список полів можна було визначити його вміст.

  6. Щоб перемістити стовпець, виберіть його, клацнувши заголовок, і перетягніть стовпець до потрібного розташування. Ви також можете вибрати кілька суміжних стовпців і перетягнути їх усіх до нового розташування. Щоб вибрати кілька суміжних стовпців, клацніть заголовок першого стовпця та, утримуючи клавішу Shift, клацніть заголовок останнього стовпця.

Створення таблиці в поданні конструктора    У режимі конструктора спочатку слід створити структуру таблиці. Потім слід перейти до вікна табличного подання даних для введення даних або використати інші способи введення даних, наприклад вставлення або імпортування.

  1. На вкладці Створити в групі Таблиці натисніть кнопку Конструктор таблиць. Малюнок на кнопці

  2. Для кожного поля таблиці введіть ім’я у стовпці Ім’я поля та виберіть тип даних зі списку Тип даних.

  3. За потреби можна ввести опис кожного поля у стовпці Опис. Опис відображається в рядку стану, якщо курсор розташовано в цьому полі в поданні таблиці. Опис також використовується як текст рядка стану для всіх елементів керування форми або звіту, створюваних за допомогою перетягування поля з області Список полів, а також для всіх елементів керування, створюваних для поля під час використання майстра форм або майстра звітів.

  4. Після додавання всіх полів збережіть таблицю:

    • На вкладці Файл виберіть команду Зберегти.

  5. Ви можете почати вводити дані в таблицю в будь-який час, перейшовши до вікна табличного подання даних і клацнувши першу пусту клітинку. Можна також вставити дані з іншого джерела, як описано в розділі Копіювання даних з іншого джерела до таблиці Access.

Настроювання властивостей поля в поданні конструктора    Незалежно від способу створення таблиці рекомендовано перевіряти й настроювати властивості полів. Хоча деякі властивості доступні у вікні табличного подання даних, інші властивості можна настроїти лише в режимі конструктора. Щоб перейти в режим конструктора, клацніть таблицю правою кнопкою миші в області переходів і виберіть пункт Конструктор. Щоб переглянути властивості поля, виберіть поле у бланку. Властивості відображаються під бланком, у розділі Властивості поля.

Щоб переглянути опис властивості кожного поля, виберіть властивість і прочитайте опис у полі поруч зі списком властивостей у розділі Властивості поля. Щоб отримати додаткові відомості, натисніть кнопку «Довідка».

У наведеній нижче таблиці описано кілька властивостей полів, які найчастіше настроюються.

Властивість

Опис

Розмір поля

Для текстових полів ця властивість установлює максимальну кількість символів, які можна зберігати в полі. Максимальна кількість — 255 символів. Для числових полів ця властивість установлює тип числа, яке зберігатиметься (довге ціле число, подвійне тощо). Для ефективнішого збереження даних рекомендовано вказати найменший обсяг простору, потрібний для даних. Це значення пізніше можна збільшити.

Формат

Ця властивість установлює відображення даних. Вона не впливає на дані, які зберігаються в полі. Можна вибрати попередньо визначений формат або ввести настроюваний формат.

Маска вводу

Ця властивість використовується для визначення шаблону для всіх даних, які вводитимуться в цьому полі. Це забезпечує правильне введення всіх даних, які містять потрібну кількість символів. Для отримання додаткових відомостей про створення маски вводу натисніть кнопку Кнопка "Побудовник" у правій частині поля властивостей.

Значення за промовчанням

Ця властивість використовується для визначення значення за промовчанням, яке відображатиметься в цьому полі щоразу під час додавання нового запису. Наприклад, якщо до поля «Дата й час» потрібно додавати дату додавання запису, можна ввести Date() як значення за промовчанням.

Обов’язково

Ця властивість визначає, чи значення в цьому полі є обов’язковим. Якщо встановити для цієї властивості значення Так, Access забороняє додавати новий запис, доки для цього поля не буде введено значення.

На початок сторінки

Копіювання даних з іншого джерела до таблиці Access

Якщо дані наразі збережено в іншій програмі, наприклад Excel, їх можна скопіювати та вставити в таблицю Access. Загалом цей метод найкраще використовувати в тому разі, якщо дані вже поділено на стовпці, як в аркуші Excel. Якщо дані містяться в текстовому редакторі, перед копіюванням їх краще розділити на стовпці символами табуляції або перетворити їх у цьому редакторі на таблицю. Якщо дані потрібно редагувати або виконати з ними певні дії (наприклад, розділити повні імена на імена та прізвища), це можна зробити перед копіюванням, особливо за відсутності досвіду роботи із програмою Access.

Під час вставлення даних у пусту таблицю Access установлює для кожного поля тип даних, який відповідає характеру розташованих у ньому відомостей. Наприклад, якщо вставлені поля містять виключно дати, програма Access застосує до таких полів тип даних «Дата й час». Якщо вставлені дані містять лише слова «так» і «ні», Access застосує до поля тип даних «Так/Ні».

У програмі Access поля іменуються залежно від вмісту першого рядка вставлених даних. Якщо перший рядок вставлених даних містить дані того самого типу, що й наступні рядки, програма Access вважає, що перший рядок – це частина даних, і призначає полям загальні імена (F1, F2 тощо). Якщо перший рядок вставлених даних не схожий на інші рядки, програма Access вважає, що перший рядок містить імена полів. Тоді програма відповідним чином іменує поля й не включає перший рядок до даних.

Якщо Access призначає полям загальні імена, для уникнення плутанини поля слід якомога швидше перейменувати. Дотримуйтеся такої послідовності дій:

  1. Натисніть клавіші Ctrl+S, щоб зберегти таблицю.

  2. У вікні табличного подання даних двічі клацніть кожен заголовок стовпця та введіть для нього описове ім’я поля.

  3. Збережіть таблицю ще раз.

Примітка : Поля можна також перейменувати, перейшовши до подання конструктора й відредагувавши в ньому імена полів. Щоб перейти до подання конструктора, клацніть правою кнопкою миші таблицю в області переходів і виберіть пункт Конструктор. Щоб повернутися до подання таблиці, двічі клацніть таблицю в області переходів.

На початок сторінки

Імпортування, додавання та зв’язування з даними з іншого джерела

Вам може знадобитись імпортувати дані, які зберігаються в іншій програмі, до нової таблиці або додати їх до наявної таблиці Access. Або ви працюєте з користувачами, які зберігають дані в інших програмах, і вам потрібно працювати з цими даними в програмі Access, установивши з ними зв’язок. В Access можна легко працювати з даними з інших джерел. Ви можете імпортувати дані з електронної таблиці Excel, таблиці в іншій базі даних Access, зі списку SharePoint або з інших джерел. Процес, який використовується, залежить від джерела, але розпочати роботу з даними можна за допомогою наведених нижче дій.

  1. У програмі Access на вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт і зв’язування виберіть команду для типу файлу, який імпортується.

    Група «Імпорт і зв’язування» на вкладці «Зовнішні дані»

    Наприклад, в разі імпортування даних з аркуша Excel виберіть елемент Excel. Якщо тип потрібної програми не відображається, виберіть елемент Додатково.

    Примітка : Якщо правильний тип формату не відображається в групі Імпорт і зв’язування, можливо, знадобиться запустити програму, у якій було створено дані, і за її допомогою зберегти дані в стандартному форматі файлу (наприклад, у текстовий файл із роздільниками), перш ніж імпортувати ці дані до програми Access.

  2. У діалоговому вікні Отримати зовнішні дані натисніть кнопку Огляд, щоб знайти джерело даних, або в полі Ім'я файлу введіть шлях до нього.

  3. Виберіть потрібний параметр (усі програми дають змогу імпортувати, а деякі – додавати та зв’язувати) у розділі Укажіть спосіб і розташування для збереження даних у поточній базі даних. Ви можете створити нову таблицю, яка використовує імпортовані дані, або (для деяких програм) додати дані до наявної таблиці чи створити зв’язану таблицю, яка підтримує зв’язок із даними у вихідній програмі.

  4. Якщо запущено майстер, дотримуйтесь інструкцій на кількох наступних сторінках майстра. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

    У разі імпортування об’єктів або зв’язування таблиць із бази даних Access відображається діалогове вікно Імпортувати об’єкти або Зв’язок із таблицями. Виберіть потрібні елементи та натисніть кнопку ОК.

    Процес залежить від виконуваної дії — імпортування, додавання або зв’язування з даними.

  5. Програма Access пропонує зберегти відомості про виконану операцію імпортування. Якщо ви плануєте виконати таку саму операцію імпортування в майбутньому, установіть прапорець Зберегти етапи імпортування та введіть відомості. Згодом можна буде легко повторити операцію, натиснувши на вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт і зв’язування кнопку Збережені імпортовані елементи Малюнок на кнопці . Якщо відомості про операцію зберігати не потрібно, натисніть кнопку Закрити.

У разі імпортування таблиці у програмі Access дані імпортуються до нової таблиці, яка потім відображається в області переходів у розділі Таблиці. У разі додавання даних до наявної таблиці дані додаються до тієї таблиці. У разі зв’язування з даними, у програмі Access в області переходів у групі Таблиці створюється зв’язана таблиця.

На початок сторінки

Додавання частини застосунку

Частину застосунку можна використовувати для додавання функцій до наявної бази даних. Частина застосунку може бути проста, як окрема таблиця, або може містити кілька зв’язаних об’єктів, наприклад таблицю та зв’язану форму.

Наприклад, частина застосунку «Нотатки» – це таблиця з полем ідентифікатора «Лічильник», полем дати та полем «Memo». Ви можете додавати її до будь-якої бази даних і використовувати без змін або з мінімальними настроюваннями.

  1. Відкрийте базу даних, до якої потрібно додати частину застосунку.

  2. Відкрийте вкладку Створити.

  3. У групі Шаблони натисніть кнопку Частини застосунку. Відкриється список доступних частин.

  4. Виберіть частину застосунку, яку потрібно додати.

На початок сторінки

Відкриття наявної бази даних Access

  1. На вкладці Файл виберіть команду Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити перейдіть до бази даних, яку потрібно відкрити.

  3. Виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Двічі клацніть базу даних, щоб відкрити її в режимі за промовчанням, указаному в діалоговому вікні Параметри Access, або в режимі, призначеному адміністративною політикою.

    • Натисніть кнопку Відкрити для відкриття бази даних для спільного доступу в багатокористувацькому середовищі, щоб користувачі мали змогу читати базу даних і вносити до неї дані.

    • Щоб відкрити базу даних лише для читання, клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити та виберіть команду Відкрити для читання. Ви зможете переглядати її, але внесення змін буде заборонено. Інші користувачі зможуть читати базу даних і вносити до неї дані.

    • Щоб відкрити базу даних для монопольного доступу, клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити та виберіть пункт Монопольний доступ. Якщо базу даних відкрито для монопольного доступу, інші користувачі, які здійснять спробу відкрити базу даних, отримають повідомлення «Файл уже використовується».

    • Щоб відкрити базу даних лише для читання, клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити та натисніть кнопку Монопольно для читання. Інші користувачі зможуть відкрити базу даних, але матимуть доступ лише для читання.

Примітка : Ви можете відкрити файл даних безпосередньо в зовнішньому форматі файлу, наприклад, dBASE, Microsoft Exchange або Excel. Безпосередньо можна також відкривати будь-яке джерело даних ODBC, наприклад, Microsoft SQL Server. Access автоматично створює нову базу даних Access в одній папці з файлом даних і додає посилання на кожну таблицю в зовнішній базі даних.

Поради

  • Щоб відкрити базу даних, у якій ви нещодавно працювали, на вкладці Файл виберіть пункт Останні та вкажіть ім’я файлу бази даних. Базу даних буде відкрито з тими самими настройками параметрів, що й останнього разу. Якщо список нещодавно використаних файлів не відображається, виберіть на вкладці Файл пункт Параметри. У діалоговому вікні Параметри Access виберіть категорію Параметри клієнта. У розділі Відображення вкажіть, скільки документів слід відображати у списку останніх документів (щонайбільше – 50).

    Ви також можете відобразити бази даних, з якими ви нещодавно працювали, на панелі переходів подання Backstage для відкриття двома клацаннями: 1) вкладка Файл, 2) потрібна недавня база даних. У нижній частині вкладки Останні встановіть прапорець Швидкий доступ до такої кількості останніх баз даних, а потім укажіть кількість баз даних для відображення.

  • Якщо відкрити базу даних за допомогою команди Відкрити на вкладці Файл, можна переглянути список ярликів баз даних, які ви відкривали раніше. Для цього виберіть у діалоговому вікні Відкрити елемент Мої останні документи.

На початок сторінки

Виберіть одну з таких можливостей:

Знайомство зі сторінкою «Початок роботи з Microsoft Office Access»

Створення бази даних на основі шаблону

Створення бази даних без використання шаблону

Копіювання даних з іншого джерела до таблиці Access

Імпортування, додавання та зв’язування з даними з іншого джерела

Відкриття наявної бази даних Access

Створення настроюваного пустого шаблону

Знайомство зі сторінкою «Початок роботи з Microsoft Office Access»

Під час першого запуску Access або в разі закриття бази даних без закриття застосунку Access відображається сторінка Початок роботи з Microsoft Office Access.

Сторінка "Початок роботи з Microsoft Office Access"

На цій сторінці можна розпочати створення нової бази даних, відкрити наявну базу даних або переглянути вміст веб-сайту Microsoft Office Online.

Створення бази даних на основі шаблону

У застосунку Access доступний широкий вибір шаблонів, які можна використовувати для прискорення процесу створення бази даних. Шаблон — це готова для використання база даних з усіма таблицями, запитами, формами та звітами, потрібними для виконання певного завдання. Наприклад, за допомогою шаблонів можна відстежувати питання, керувати контактами або записувати витрати. Деякі шаблони містять кілька зразків записів, які демонструють їх використання. Шаблони баз даних можна використовувати такими, як вони є, або настроїти їх, щоб вони якнайкраще відповідали потребам користувача.

Найшвидший спосіб створення бази даних — це використання шаблону, який найкраще відповідає вашим потребам. Проте якщо до застосунку Access потрібно імпортувати дані з іншої програми, можливо, краще створити базу даних без використання шаблону. Шаблони мають визначену структуру даних, і припасування наявних даних до структури шаблону може потребувати багато часу.

  1. Якщо базу даних відкрито, натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office та виберіть пункт Закрити базу даних Малюнок на кнопці , щоб відобразити сторінку Початок роботи з Microsoft Office Access.

  2. Кілька шаблонів відображено на сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access, до інших можна отримати доступ, вибравши посилання на панелі Категорії шаблонів. Додаткові шаблони можна завантажити з веб-сайту Office Online. Для отримання додаткових відомостей див. наступний розділ цієї статті.

  3. Виберіть потрібний шаблон.

  4. У полі Ім’я файлу пропонується ім’я файлу бази даних, але за потреби його можна змінити. Щоб зберегти базу даних у папці, відмінній від папки, що відображається під полем імені файлу, натисніть кнопку Малюнок на кнопці , перейдіть до папки, у якій потрібно зберегти базу даних, і натисніть кнопку OK. За потреби можна створити та зв’язати базу даних із сайтом SharePoint.

  5. Натисніть кнопку Створити (або Завантажити для шаблону Office Online).

    Застосунок Access створює або завантажує базу даних, а потім відкриває її. Відображається форма, в якій можна почати вводити дані. Якщо шаблон містить зразок даних, можна видалити кожний запис, клацнувши область виділення записів (затінене поле або панель ліворуч від запису), а потім виконавши такі дії:

    На вкладці Основне в групі Записи натисніть кнопку Видалити. Малюнок на кнопці

  6. Щоб почати вводити дані, клацніть першу пусту клітинку у формі та розпочніть введення. За допомогою області переходів здійсніть пошук інших форм або звітів, які слід використати.

Завантаження шаблону з Office Online

Якщо на сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access немає шаблону, який відповідає вашим потребам, і встановлено підключення до Інтернету, можна відвідати веб-сайт Office Online для отримання додаткових шаблонів.

  1. На сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access у розділі Додатково на сайті Office Online виберіть посилання Шаблони.

    У вікні браузера відображається домашня сторінка шаблонів на веб-сайті Office Online.

  2. За допомогою засобів пошуку та навігації на веб-сайті Office Online знайдіть потрібний шаблон Access і завантажте його, дотримуючись інструкцій. У разі завантаження шаблону файл бази даних буде завантажено на комп’ютер і відкрито в новому екземплярі програми Access. У більшості випадків відкриється форма для введення даних, що дозволить відразу розпочати введення даних.

Додаткові відомості про роботу із шаблонами див. в статті Посібник із шаблонів Access 2007.

На початок сторінки

Створення бази даних без використання шаблону

Якщо не слід використовувати шаблон, можна створити базу даних за допомогою власних таблиць, форм, звітів та інших об’єктів бази даних. Зазвичай потрібно виконати одну або обидві наведені нижче дії:

  • Введення, вставлення або імпортування даних до таблиці, створюваної під час створення нової бази даних, і повторне виконання процесу з новими таблицями, які створюються за допомогою команди Таблиця на вкладці Створення.

  • Імпортування даних з інших джерел і створення нових таблиць під час виконання цього процесу.

Створення пустої бази даних
  1. На сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access у розділі Нова пуста база даних виберіть пункт Пуста база даних.

    Кнопка "Пуста база даних"

  2. В області Пуста база даних введіть ім’я файлу в полі Ім’я файлу. Якщо не вказати розширення файлу, застосунок Access додасть його автоматично. Щоб змінити розташування файлу, вказане за промовчанням, виберіть елемент Пошук розташування для бази даних Малюнок на кнопці (поруч із полем Ім’я файлу), перейдіть до нового розташування та натисніть кнопку ОК.

  3. Натисніть кнопку Створити.

    Застосунок Access створює базу даних із пустою таблицею з іменем «Таблиця1», а потім відкриває цю таблицю в поданні таблиці. Курсор розташовано в першій пустій клітинці у стовпці Додати нове поле.

  4. Щоб додати дані, введіть або вставте дані з іншого джерела, як описано в розділі Копіювання даних з іншого джерела до таблиці Access.

Введення даних у поданні таблиці подібне до роботи з аркушем Microsoft Office Excel 2007. Структура таблиці створюється під час введення даних — під час додавання нового стовпця до таблиці визначається нове поле. Тип даних кожного поля визначається автоматично на основі введених даних.

Якщо наразі не потрібно вводити дані в «Таблиці1», натисніть кнопку Закрити Малюнок на кнопці . Якщо до таблиці внесено будь-які зміни, буде запропоновано зберегти їх. Натисніть кнопку Так, щоб зберегти зміни або кнопку Ні, щоб скасувати їх або натисніть кнопку Скасувати, щоб залишити таблицю відкритою.

Увага! : Якщо закрити таблицю без збереження, її буде видалено, навіть якщо вона містить дані.

Додавання таблиці

За допомогою елементів у групі Таблиці на вкладці Створити можна додати нові таблиці до наявної бази даних.

Зображення стрічки Access

Створення таблиці за допомогою подання таблиці    У поданні таблиці можна відразу вводити дані й автоматично створювати структуру таблиці. Імена полів позначаються цифрами («Поле1», «Поле2» тощо), і застосунок Access автоматично встановлює кожний тип даних поля на основі введених даних.

  1. На вкладці Створити в групі Таблиці натисніть кнопку Таблиця. Малюнок на кнопці

    Застосунок Access створює таблицю та вибирає першу пусту клітинку у стовпці Додати нове поле.

    Примітка : Якщо стовпець Додати нове поле не відображається, можливо, відкрито подання конструктора, а не таблиці. Щоб перейти до подання таблиці, двічі клацніть таблицю в області переходів. Буде запропоновано зберегти нову таблицю, а потім виконано перехід до подання таблиці.

  2. На вкладці Режим таблиці в групі Поля та стовпці натисніть кнопку Створити поле. Малюнок на кнопці

    Access відображає область Шаблони полів, яка містить список найуживаніших типів полів. Якщо двічі клацнути одне з цих полів або перетягнути його до таблиці даних, Access додає поле з цим іменем і настроює відповідні значення властивостей поля цього типу. За потреби можна змінити ці властивості пізніше. У разі перетягування поля його потрібно розташувати в області таблиці, що містить дані. Відображається вертикальний рядок вставлення, який показує, де потрібно розташувати поле.

  3. Щоб додати дані, введіть дані в першій пустій клітинці або вставте дані з іншого джерела, як описано в розділі Копіювання даних з іншого джерела до таблиці Access.

  4. Щоб перейменувати стовпець (поле), двічі клацніть заголовок стовпця та введіть нове ім’я.

    Рекомендовано надавати кожному полю зрозуміле ім’я, щоб під час відображення поля в області Список полів можна було визначити його вміст.

  5. Для переміщення стовпця клацніть його заголовок, що вибрати стовпець, і перетягніть стовпець до потрібного розташування.

    Можна також вибрати кілька пов’язаних стовпців і перетягнути їх усіх до нового розташування. Щоб вибрати кілька пов’язаних стовпців, клацніть заголовок першого стовпця та, утримуючи клавішу Shift, клацніть заголовок останнього стовпця.

Створення таблиці в поданні конструктора     У поданні конструктора спочатку слід створити структуру нової таблиці. Після чого слід перейти до подання таблиці для введення даних або використати інші способи введення даних, наприклад, вставлення або імпортування.

  1. На вкладці Створити в групі Таблиці натисніть кнопку Конструктор таблиць. Малюнок на кнопці

  2. Для кожного поля таблиці введіть ім’я у стовпці Ім’я поля та виберіть тип даних зі списку Тип даних.

    Примітка : Якщо стовпці Ім’я поля та Тип даних не відображаються, можливо, відкрито подання таблиці, а не конструктора. Щоб перейти до подання конструктора, клацніть правою кнопкою миші таблицю в області переходів і виберіть пункт Конструктор Малюнок на кнопці . Вам буде запропоновано ввести ім’я нової таблиці, а потім буде виконано перехід до подання конструктора.

  3. За потреби можна ввести опис кожного поля у стовпці Опис. Опис відображається в рядку стану, якщо курсор розташовано в цьому полі в поданні таблиці. Опис також використовується як текст рядка стану для всіх елементів керування форми або звіту, створюваних за допомогою перетягування поля з області Список полів, а також для всіх елементів керування, створюваних для поля під час використання майстра форм або майстра звітів.

  4. Після додавання всіх полів збережіть таблицю:

    • Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть пункт Зберегти або натисніть клавіші Ctrl+S Малюнок на кнопці .

  5. Ви можете почати вводити дані в таблицю в будь-який час, перейшовши до вікна табличного подання даних і клацнувши першу пусту клітинку. Можна також вставити дані з іншого джерела, як описано в розділі Копіювання даних з іншого джерела до таблиці Access.

Створення бази даних за допомогою шаблону    Застосунок Access містить шаблони для поширених типів таблиць. За допомогою одного натискання кнопки миші можна створити повну структуру таблиці з настроєними та готовими до використання полями. Якщо потрібно, пізніше можна додати або видалити поля, щоб таблиця відповідала вашим потребам.

  1. На вкладці Create, у групі Tables клацніть елемент Table Templates, а потім виберіть у списку один з доступних шаблонів.

  2. Щоб додати дані, введіть дані в першій пустій клітинці або вставте дані з іншого джерела, як описано в розділі Копіювання даних з іншого джерела до таблиці Access.

    • Видалення стовпця    

      1. Клацніть заголовок стовпця правою кнопкою миші й виберіть команду Видалити стовпець Зображення кнопки .

    • Додавання нового стовпця    

      1. На вкладці Режим таблиці в групі Поля та стовпці натисніть кнопку Створити поле. Малюнок на кнопці

      2. Access відображає область Шаблони полів, яка містить список найуживаніших типів полів. Якщо двічі клацнути одне з цих полів або перетягнути його до таблиці даних, Access додає поле з цим іменем і настроює відповідні значення властивостей поля цього типу. За потреби можна змінити ці властивості пізніше. У разі перетягування поля його потрібно розташувати в області таблиці, що містить дані. Відображається вертикальний рядок вставлення, який показує, де потрібно розташувати поле.

  3. Збережіть таблицю.

    • Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть пункт Зберегти або натисніть клавіші Ctrl+S Малюнок на кнопці .

Настроювання властивостей поля в поданні конструктора    Незалежно від способу створення таблиці рекомендовано перевіряти й настроювати властивості полів. Це можна зробити лише в поданні конструктора. Щоб перейти до подання конструктора, клацніть правою кнопкою миші таблицю в області переходів і виберіть пункт Конструктор. Щоб переглянути властивості поля, виберіть поле в сітці конструктора. Властивості відображаються під сіткою конструктора в розділі Властивості поля.

Щоб переглянути опис властивості кожного поля, виберіть властивість і прочитайте опис у полі поруч зі списком властивостей у розділі Властивості поля. Для отримання додаткової інформації натисніть клавішу F1.

У наведеній нижче таблиці описано кілька властивостей полів, які найчастіше настроюються.

Властивість

Опис

Розмір поля

Для текстових полів ця властивість установлює максимальну кількість символів, які можна зберігати в полі. Максимальна кількість — 255 символів. Для числових полів ця властивість установлює тип числа, яке зберігатиметься (довге ціле число, подвійне тощо). Для ефективнішого збереження даних рекомендовано вказати найменший обсяг простору, потрібний для даних. Це значення пізніше можна збільшити.

Формат

Ця властивість установлює відображення даних. Вона не впливає на дані, які зберігаються в полі. Можна вибрати попередньо визначений формат або ввести настроюваний формат.

Маска вводу

Ця властивість використовується для визначення шаблону для всіх даних, які вводитимуться в цьому полі. Це забезпечує правильне введення всіх даних, які містять потрібну кількість символів. Для отримання додаткових відомостей про створення маски вводу натисніть кнопку Кнопка "Побудовник" у правій частині поля властивостей.

Значення за промовчанням

Ця властивість використовується для визначення значення за промовчанням, яке відображатиметься в цьому полі щоразу під час додавання нового запису. Наприклад, якщо до поля «Дата й час» потрібно додавати дату додавання запису, можна ввести Date() як значення за промовчанням.

Обов’язково

Ця властивість визначає, чи значення в цьому полі є обов’язковим. Якщо встановити для цієї властивості значення Так, Access забороняє додавати новий запис, доки для цього поля не буде введено значення.

На початок сторінки

Копіювання даних з іншого джерела до таблиці Access

Якщо дані наразі збережено в іншій програмі, наприклад, в Office Excel 2007, їх можна скопіювати та вставити в таблицю Access. Загалом цей метод найкраще використовувати в тому разі, якщо дані вже поділено на стовпці, як в аркуші Excel. Якщо дані містяться в текстовому редакторі, перед копіюванням їх краще розділити на стовпці символами табуляції або перетворити їх у цьому редакторі на таблицю. Якщо дані потрібно редагувати або виконати з ними певні дії (наприклад, розділити повні імена на імена та прізвища), це можна зробити перед копіюванням, особливо за відсутності досвіду роботи з програмою Access.

Під час вставлення даних у пусту таблицю Access установлює для кожного поля тип даних, який відповідає характеру розташованих у ньому відомостей. Наприклад, якщо вставлені поля містять виключно дати, програма Access застосує до таких полів тип даних «Дата й час». Якщо вставлені дані містять лише слова «так» і «ні», Access застосує до поля тип даних «Так/Ні».

Access іменує поля залежно від вмісту першого рядка вставлених даних. Якщо перший рядок вставлених даних містить дані того ж типу, що й наступні рядки, Access вважає, що перший рядок є частиною даних і призначає полям загальні імена (F1, F2 і т. д). Якщо перший рядок вставлених даних не схожий на інші рядки, Access вважає, що перший рядок містить імена полів. Тоді програма відповідним чином іменує поля й не включає перший рядок до даних.

Якщо Access призначає полям загальні імена, для уникнення плутанини поля слід якомога швидше перейменувати. Дотримуйтеся такої послідовності дій:

  1. Збережіть таблицю.

    • Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть пункт Зберегти або натисніть клавіші Ctrl+S Малюнок на кнопці .

  2. У поданні таблиці двічі клацніть кожен заголовок стовпця та введіть для нього припустиме ім’я поля. Це може бути схожим на переписування даних, але рядок заголовків стовпців містить не дані, а імена полів.

  3. Збережіть таблицю ще раз.

Примітка : Поля можна також перейменувати, перейшовши до подання конструктора й відредагувавши в ньому імена полів. Щоб перейти до подання конструктора, клацніть правою кнопкою миші таблицю в області переходів і виберіть пункт Конструктор. Щоб повернутися до подання таблиці, двічі клацніть таблицю в області переходів.

На початок сторінки

Імпортування, додавання та зв’язування з даними з іншого джерела

Вам може знадобитись імпортувати дані, які зберігаються в іншій програмі, до нової таблиці або додати їх до наявної таблиці Access. Або ви працюєте з користувачами, які зберігають дані в інших програмах, і вам потрібно працювати з цими даними в програмі Access, установивши з ними зв’язок. В Access можна легко працювати з даними з інших джерел. Ви можете імпортувати дані з електронної таблиці Excel, таблиці в іншій базі даних Access, зі списку SharePoint або з інших джерел. Процес, який використовується, залежить від джерела, але розпочати роботу з даними можна за допомогою наведених нижче дій.

  1. У програмі Access на вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт виберіть команду для типу імпортованого файлу.

    Зображення стрічки Access

    Наприклад, в разі імпортування даних з аркуша Excel виберіть елемент Excel. Якщо тип потрібної програми не відображається, виберіть елемент Додатково.

    Примітка : Якщо правильний тип формату не відображається у групі Імпорт, можливо, знадобиться запустити програму, в якій було створено дані, і використати цю програму для збереження даних у стандартному форматі файлу (наприклад, у текстовий файл із роздільниками), перш ніж імпортувати ці дані до застосунку Access.

  2. У діалоговому вікні Отримати зовнішні дані натисніть кнопку Огляд, щоб знайти джерело даних, або в полі Ім'я файлу введіть шлях до нього.

  3. Виберіть потрібний параметр (всі програми дозволяють імпортувати, а деякі дозволяють додавати та зв’язувати) у розділі Укажіть спосіб і розташування для збереження даних у поточній базі даних. Можна створити нову таблицю, яка використовує імпортовані дані або (для деяких програм) додати дані до наявної таблиці чи створити зв’язану таблицю, яка підтримує зв’язок із даними у вихідній програмі.

  4. Якщо запущено майстер, дотримуйтесь інструкцій на кількох наступних сторінках майстра. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

    У разі імпортування об’єктів або зв’язування таблиць із бази даних Access, відображаються діалогові вікна Імпортування об’єктів або Зв’язування таблиць. Виберіть потрібні елементи та натисніть кнопку ОК.

    Процес залежить від виконуваної дії — імпортування, додавання або зв’язування з даними.

  5. Access пропонує зберегти відомості про виконану операцію імпортування. Якщо ви плануєте виконати таку саму операцію імпортування в майбутньому, виберіть елемент Зберегти етапи імпортування та введіть відомості. Пізніше можна легко повторити операцію, вибравши елемент Збережені імпортовані елементи Малюнок на кнопці у групі Імпорт на вкладці Зовнішні дані. Якщо не потрібно зберігати відомості про операцію, натисніть кнопку Закрити.

У разі імпортування таблиці у програмі Access дані імпортуються до нової таблиці, яка потім відображається в області переходів у розділі Таблиці. У разі додавання даних до наявної таблиці дані додаються до тієї таблиці. У разі зв’язування з даними, у програмі Access в області переходів у групі Таблиці створюється зв’язана таблиця.

На початок сторінки

Відкриття наявної бази даних Access
  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити перейдіть до бази даних, яку потрібно відкрити.

  3. Виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Двічі клацніть базу даних, щоб відкрити її в режимі за промовчанням, указаному в діалоговому вікні Параметри Access, або в режимі, призначеному адміністративною політикою.

    • Натисніть кнопку Відкрити для відкриття бази даних для спільного доступу в багатокористувацькому середовищі, щоб користувачі мали змогу читати базу даних і вносити до неї дані.

    • Щоб відкрити базу даних лише для читання, клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити та виберіть команду Відкрити для читання. Ви зможете переглядати її, але внесення змін буде заборонено. Інші користувачі зможуть читати базу даних і вносити до неї дані.

    • Щоб відкрити базу даних для монопольного доступу, клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити та виберіть пункт Монопольний доступ. Якщо базу даних відкрито для монопольного доступу, інші користувачі, які здійснять спробу відкрити базу даних, отримають повідомлення «Файл уже використовується».

    • Щоб відкрити базу даних лише для читання, клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити та натисніть кнопку Монопольно для читання. Інші користувачі зможуть відкрити базу даних, але матимуть доступ лише для читання.

Якщо не вдалося знайти потрібну базу даних    

  1. У діалоговому вікні Відкрити виберіть елемент Мій комп’ютер або виберіть пункт Мій комп’ютер з розкривного списку Папка.

  2. У списку дисків клацніть правою кнопкою миші диск, який може містити базу даних, і виберіть команду Знайти.

  3. Введіть критерії пошуку в діалоговому вікні Результати пошуку та натисніть кнопку Знайти, щоб знайти базу даних.

  4. Якщо базу даних знайдено, двічі клацніть її, щоб відкрити.

  5. У діалоговому вікні Відкрити натисніть кнопку Скасувати для бази даних, яку потрібно відкрити. Потім закрийте діалогове вікно Результати пошуку.

Примітка : Можна відкрити файл даних безпосередньо в зовнішньому форматі даних, наприклад, dBASE, Paradox, Microsoft Exchange або Excel. Безпосередньо можна також відкривати будь-яке джерело даних ODBC, наприклад, Microsoft SQL Server або Microsoft FoxPro. Access автоматично створює нову базу даних Access в одній папці з файлом даних і додає посилання на кожну таблицю в зовнішній базі даних.

Поради
  • Щоб відкрити одну з останніх баз даних, виберіть ім’я файлу цієї бази даних зі списку Відкриття останньої бази даних на сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access. Базу даних буде відкрито з тими самими настройками параметрів, що й під час останнього відкриття. Якщо список нещодавно використовуваних файлів не відображається, натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office та натисніть кнопку Параметри Access. У діалоговому вікні Параметри Access виберіть пункт Додатково. У розділі Відображення введіть кількість документів, які слід відображати у списку останніх документів, але не більше дев’яти.

  • Якщо відкрити базу даних за допомогою кнопки Microsoft Office Зображення кнопки Office і команди Відкрити, можна переглянути список ярликів відкритих баз даних, вибравши елемент Мої останні документи в діалоговому вікні Відкрити.

На початок сторінки

Створення настроюваного пустого шаблону

У разі створення нової пустої бази даних відкривається нова таблиця, в якій можна ввести дані, але інші об’єкти не створюються в базі даних. Якщо потрібно додати інші об’єкти, наприклад, форми, звіти, макроси або додаткові таблиці, наявні в усіх нових створюваних базах даних, можна створити настроюваний пустий шаблон із цими об’єктами. Під час наступного створення нової бази даних вона вже міститиме ті об’єкти в шаблоні. Крім цих об’єктів, шаблон може містити заповнені таблиці, а також особливі настройки конфігурації, властивості бази даних, посилання або код, який має бути в усіх нових базах даних.

Наприклад, слід використати колекцію макросів у всіх проектах. Якщо створити пустий шаблон із цими макросами, Access додаватиме їх до всіх створюваних баз даних.

Можна створити пусті шаблони у форматі Office Access 2007, Access 2002—2003 або Access 2000. Шаблон потрібно назвати «Пусто.accdb» для формату файлу Office Access 2007 і «Пусто.mdb» для формату файлу попередніх версій.

  • Якщо форматом файлу за промовчанням установлено формат Access 2000 або Access 2002—2003, Access використовує «Пусто.mdb» як ім’я файлу пустого шаблону. Нова база даних створюється в тому самому форматі, що й «Пусто.mdb». Наприклад, навіть якщо форматом файлу за промовчанням є Access 2000, то якщо шаблон з іменем «Пусто.mdb» має формат файлу Access 2002—2003, всі нові бази даних матимуть формат Access 2002—2003.

  • Якщо форматом файлу за промовчанням установлено Access 2007, Access використовує «Пусто.accdb» як ім’я файлу пустого шаблону.

Змінення формату файлу за замовчуванням

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть пункт Параметри.

  2. У діалоговому вікні Параметри Access виберіть пункт Найуживаніші.

  3. У розділі Створення баз даних виберіть потрібний формат із розкривного списку Формат файлу за промовчанням.

Для створення пустого шаблону виконайте одну з таких дій:

  • Створіть нову базу даних (її можна назвати «Пусто» або надати їй тимчасове ім’я), а потім імпортуйте або створіть об’єкти, які потрібно включити до шаблону.

  • Скопіюйте наявну базу даних, яка вже містить потрібні об’єкти, а потім видаліть всі непотрібні об’єкти.

Коли шаблон містить всі потрібні об’єкти, необхідно зберегти його до певного розташування.

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть пункт Зберегти як.

  2. У розділі Зберегти базу даних в іншому форматі виберіть потрібний формат.

  3. У діалоговому вікні Зберегти як перейдіть до однієї з цих двох папок шаблонів:

    • Системна папка шаблонів    Наприклад, C:\Program Files\Microsoft Office\Шаблони\1033\Access

    • Папка шаблонів користувачів    Наприклад:

      • у Windows Vista    – c:\Users\ім’я користувача\AppData\Roaming\Microsoft\Шаблони;

      • у Microsoft Windows Server 2003 або Microsoft Windows XP    – C:\Documents and Settings\ім’я користувача\Application Data\Microsoft\Шаблони.

        Примітка : Пустий шаблон у системній папці шаблонів заміняє собою пусті шаблони у всіх папках шаблонів користувачів.

  4. У полі Ім’я файлу введіть Пусто.accdb (або Пусто.mdb, якщо створюється шаблон у форматі попередньої версії) і натисніть кнопку Зберегти.

Новий шаблон створено. У разі створення нової пустої бази даних об’єкти в шаблоні додаються до нової створюваної за промовчанням бази даних. Access відкриває нову таблицю в поданні таблиці, як і під час створення нових пустих баз даних без використання шаблону.

Щоб припинити використання пустого шаблону, видаліть або перейменуйте файл з іменем «Пусто.accdb» (або «Пусто.mdb» для попередніх версій Access).

На початок сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×