Створення наборів документів і керування ними

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Після додавання до бібліотеки документів типу вмісту "Набір документів" його можна використовувати для створення нових робочих продуктів із кількох документів. Окрім цього, якщо клацнути папку набору документів, відбудеться переспрямування на сторінку привітання, на якій можна керувати вмістом цього набору документів.

У цій статті

Відомості про роботу з наборів документів

Створення нового екземпляра набору документів

Додавання або завантаження документів до наявного набору документів

Керування дозволами для набору документів

Керування версіями

Надання спільного доступу до набору документів посилання

Пов'язані завдання

Робота з наборами документів

Якщо бібліотека, у якій ви працюєте, містить як окремі документи, так і набори документів, визначити набори документів у бібліотеці можна за унікальною піктограмою папки.

Папки наборів документів у бібліотеці документів

Для виконання звичайних завдань під час роботи з наборами документів можна використовувати вкладку "Керування" на стрічці наборів документів, яка відображається на сторінці привітання набору документів.

стрічка «керування набором документів»

На початок сторінки

Створення нового екземпляра набору документів

  1. Перейдіть до бібліотеки документів, у якій настроєно підтримку наборів документів.

  2. Виберіть вкладку Документи на стрічці Знаряддя бібліотеки.

  3. Натисніть кнопку Створити документ і натисніть кнопку Набору документів або ім'я набору документів, що потрібно створити (якщо ваша організація має створені настроювані типи вмісту наборів документів вони можуть мати унікальні імена). Якщо бібліотека підтримує створення наборів документів і окремих документів, його можна визначити набору документів для піктограму папки.
    меню «створити документ» із виділеною піктограмою «набір документів»

  4. У діалоговому вікні Новий набір документів введіть ім’я та опис для набору документів, який створюється, а потім натисніть кнопку ОК. Після створення набору документів у браузері відобразиться сторінка привітання для цього набору документів.

    Якщо цей набір документів настроєно на автоматичне створення документів під час створення його нового екземпляра, ці документи буде відображено у веб-частині на сторінці привітання. Якщо для цього набору документів не вказано вміст за промовчанням, створюється пуста папка "Набір документів", до якої можна додавати або передавати файли, що належатимуть до набору документів. Додавати можна лише файли, типи вмісту яких збігаються з типами вмісту, дозволеними в цьому наборі документів.

На початок сторінки

Додавання та передавання документів до наявного набору документів

Якщо набір документів, з яким ви працюєте, не настроєно на автоматичне створення вмісту за промовчанням у разі створення його нового екземпляра, можна вручну додати файли до набору документів. Додавати можна лише файли, тип вмісту яких дозволено в наборі документів.

  1. Перейдіть до бібліотеки документів, що містить набір документів, який потрібно оновити, і клацніть ім’я набору документів, щоб перейти на його сторінку привітання.

  2. На сторінці привітання цього набору документів виберіть вкладку Документи на стрічці, а потім виконайте одну з таких дій:

    • Щоб додати новий файл до набору документів, натисніть кнопку Створити документ, а потім виберіть тип документа, який потрібно створити.

    • Щоб передати документ до набору документів, клацніть стрілку поруч із кнопкою Передати документ, а потім виберіть параметр для передавання одного документа. Знайдіть розташування потрібного файлу, а потім натисніть кнопку ОК. У разі появи запиту вкажіть будь-які необхідні властивості, а потім натисніть кнопку Зберегти.

    • Щоб передати кілька документів до набору документів, клацніть стрілку поруч із кнопкою Передати документ, а потім виберіть пункт Передати кілька документів. Перетягніть або знайдіть потрібні файли, а потім натисніть кнопку ОК. Після появи запиту натисніть кнопку Готово.

На початок сторінки

Керування дозволами для набору документів

За промовчанням набори документів успадковують дозволи від бібліотеки, у якій їх розміщено. Можна вказати унікальні дозволи для набору документів, якщо в окремому наборі документів потрібно обмежити або змінити права користувачів на доступ до документів.

Керування унікальними дозволами на рівні елемента або папки може бути кропіткою та тривалою роботою. Якщо до більшості наборів документів потрібно надати дозвіл для однакових груп, легше керувати дозволами на рівні бібліотеки.

Щоб керувати дозволами для набору документів, необхідно мати принаймні рівень доступу "Конструктор" або "Повний доступ".

  1. На сторінці привітання набору документів на стрічці Набір документів виберіть вкладку Керування, а потім виберіть пункт Дозволи.

  2. Виконайте одну з таких дій:

    • Щоб змінити параметри дозволів для бібліотеки документів, виберіть команду Керування батьківським сайтом.

    • Щоб припинити успадкування дозволів від бібліотеки документів і окремо створити унікальні дозволи для цього набору документів, виберіть команду Припинити успадкування дозволів.

    • Щоб переглянути дозволи певного користувача, виберіть команду Перевірити дозволи, а потім введіть ім’я користувача або групи, які потрібно перевірити.

    • Щоб успадковувати дозволи від батьківської бібліотеки документів (якщо успадкування було попередньо вимкнуто для набору документів), виберіть команду Успадкувати дозволи.

Докладніше про роботу з дозволами див. за посиланнями в розділі Див. також.

На початок сторінки

Керування версіями

Якщо для бібліотеки документів, у якій збережено набір документів, увімкнуто керування версіями, для роботи з журналом версій набору документів або окремих документів у наборі доступні деякі інші параметри.

На сторінці привітання для набору документів на стрічці Набір документів виберіть вкладку Керування, а потім виконайте одну з таких дій:

Операція

Дія:

Записування знімка поточних властивостей і документів у наборі документів

Виберіть команду Записати версію, введіть опис змін, внесених у версію, яка зараз записується, а потім натисніть кнопку ОК.

Перегляд журналу версій для набору документів

На стрічці Набір документів виберіть вкладку Керування, а потім натисніть кнопку Журнал версій.

Відновлення набору документів до попередньої версії

  • На стрічці Набір документів виберіть вкладку Керування, а потім натисніть кнопку Журнал версій.

  • Наведіть вказівник миші на відомості про дату й час для версії, яку потрібно відновити, клацніть стрілку, що з’явилась, а потім виберіть команду Відновити версію.

Весь набір документів буде відновлено до вибраної збереженої версії. Зміни, внесені до набору документів після збереження цієї версії, буде скасовано.

Видалення знімків попередньої версії набору документів

Натисніть кнопку Журнал версій, а потім виберіть пункт Видалити всі версії. Ця дія видаляє знімки журналу версій набору документів. Сам набір документів не видаляється.

Перегляд журналу версій окремих файлів у наборі документів

Наведіть вказівник миші на документ, для якого потрібно переглянути журнал версій, клацніть стрілку, що з’явилась, а потім виберіть елемент Журнал версій.

Відновлення окремого документа до попередньої версії.

  • Наведіть вказівник миші на документ, для якого потрібно переглянути журнал версій, клацніть стрілку, що з’явилась, а потім виберіть елемент Журнал версій.

  • Наведіть вказівник миші на відомості про дату й час для версії, яку потрібно відновити, клацніть стрілку, що з’явилась, а потім виберіть команду Відновити.

На початок сторінки

Розповсюдження посилання на набір документів

Якщо ви використовуєте програму електронної пошти, яка сумісна з Microsoft SharePoint Server 2010, наприклад Microsoft Outlook 2010, ви можете швидко електронною поштою посилання на сторінку привітання для набору документів.

  1. На сторінці привітання для набору документів на стрічці Набір документів виберіть вкладку Керування, а потім натисніть кнопку Надіслати посилання ел. поштою.

  2. Після відображення запиту на дозвіл відкрити веб-вміст у програмі Outlook натисніть кнопку Дозволити.

  3. У рядку Кому: повідомлення електронної пошти Microsoft Outlook введіть імена бажаних одержувачів, у рядку Тема вкажіть тему, а потім введіть будь-які додаткові відомості, які потрібно включити в текст повідомлення електронної пошти.

  4. Якщо потрібно, можна вказати власну адресу електронної пошти в рядку Від, щоб повідомлення не було схоже на надіслане із сервера й одержувачі не проігнорували його. Клацніть стрілку вниз поруч із рядком Від, а потім виберіть пункт Інша адреса електронної пошти. Введіть або виберіть свою адресу електронної пошти.

  5. Після завершення створення повідомлення натисніть кнопку Надіслати у програмі Outlook.

На початок сторінки

Пов'язані завдання

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×