Створення каталогу імен, адрес та інших відомостей

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Дані в один документ, таких як каталог, список учасників або частини списку, можна об'єднати за допомогою каталогу функції у програмі Word.

  1. На вкладці розсилки натисніть кнопку розпочати злиттята виберіть пункт Майстер злиття крок за кроком.

    Запуск майстра злиття електронних повідомлень

  2. В області завдань злиття у правій частині екрана, у розділі Виберіть тип документанатисніть кнопку каталог.

  3. У нижній частині області злиття , натисніть кнопку наступного: починаючи з документа.

    Натисніть кнопку виконати операцію 6-злиття електронних повідомлень

  4. У полі Виберіть пункт Запуск документави побачите наведених нижче параметрів.

    • Поточний документ за допомогою: Використання поточного документа на екрані, як основний документ.

    • Шаблоном: Виберіть один із шаблонів готові до використання злиття.

    • Почати з наявного документа: Відкриття наявного документа для використання як основний документ злиття.

      Виберіть потрібний параметр і натисніть кнопку наступного: вибір одержувачів.

  5. Під час відкриття або створення джерела даних за допомогою майстра злиття електронних повідомлень, які про те слово використовувати певний набір змінних даних для злиття. Щоб вкласти основний документ до джерела даних, скористайтеся одним із наведених нижче способів.

    1. В області завдань злиття у розділі Вибрати одержувачів, виберіть пункт використовувати наявний список.

    2. У розділі використовувати наявний списокнатисніть кнопку Огляд.

    3. У діалоговому вікні Вибір джерела даних виберіть файл, який містить змінних відомості, які потрібно використати і натисніть кнопку Відкрити.

    4. У діалоговому вікні Одержувачі злиття виберіть потрібні імена.

      Як це зробити?

      1. Виконайте одну з таких дій:

        Щоб призначити імен за допомогою прапорців

        Цей метод є найкращим, якщо список короткий. Установіть прапорці поряд з іменами, які потрібно включити і зніміть прапорці поряд з іменами, які потрібно вилучити.

        Порада : Якщо ви знаєте, які потрібно включити більшу частину списку в каталозі, натисніть кнопку Виділити все спочатку полегшує видалення певних записів. Так само, якщо ви хочете, щоб включити лише кілька записів у списку, натисніть кнопку Очистити всеа потім виберіть записи, які потрібно.

        Сортування елементів списку

        Це корисно, якщо ви хочете, щоб переглянути елементи в алфавітний порядок або числові порядку. Клацніть заголовок стовпця елемента, який потрібно відсортувати. Наприклад, якщо потрібно, щоб відобразити список в алфавітному порядку за прізвищем, клацніть заголовок стовпця Прізвище .

        Фільтрування елементів списку

        Це корисно, якщо список містить записи, які ви знаєте, що ви не хочете переглядати або долучати до каталогу. Коли здійснюється фільтрування списку, можна використовувати прапорці додавати або вилучати записи, як описано в попередньому розділі.

        Клацніть стрілку поруч із заголовком стовпця елемента, який потрібно відфільтрувати та виберіть одну з таких дій:

        • (Пусті). Буде відображено всі записи, в яких відповідне поле пусте.

        • (Непусті). Буде відображено всі записи, в яких відповідне поле містить відомості.

        • Якщо джерело даних містить записи з однаковими даними, а стовпець містить не більше десяти унікальних значень, можна добирати за певними даними. Наприклад, якщо є декілька адрес, в яких як країну або регіон зазначено Австралію, то можна добрати за словом Австралія.

          У діалоговому вікні Одержувачі злиття відображається лише визначеної записів. Щоб знову відобразити всі записи, виберіть пункт (усі).

          Поради : 

          • Щоб використовувати розширені можливості сортування і добирання, клацніть стрілку поруч із назвою будь-якого стовпця, а потім виберіть параметр (Додатково). Задавайте потрібні параметри добирання або сортування за допомогою вкладок Добір записів і Сортування записів.

          • Якщо інстальовано програмне забезпечення для перевірки адрес, можна натиснути кнопку перевірити адреси в діалоговому вікні Одержувачі злиття для перевірки адрес, у списку.

      2. Натисніть кнопку OK , щоб повернутися до області завдань злиття . Word використовуватиме імена, які призначено для каталогу.

    1. В області завдань злиття у розділі Вибрати одержувачів, натисніть кнопку вибрати з контактів Outlook.

    2. У розділі вибрати з контактів Outlookнатисніть кнопку Вибрати папку Контакти.

    3. Виберіть папку контактів Outlook, що в діалоговому вікні та натисніть кнопку OK.

    4. У діалоговому вікні Одержувачі злиття виберіть потрібні імена.

      Як це зробити?

      1. Виконайте одну з таких дій:

        Щоб призначити імен за допомогою прапорців

        Цей метод є найкращим, якщо список короткий. Установіть прапорці поряд з іменами, які потрібно включити і зніміть прапорці поряд з іменами, які потрібно вилучити.

        Порада : Якщо ви знаєте, які потрібно включити більшу частину списку в каталозі, натисніть кнопку Виділити все спочатку полегшує видалення певних записів. Так само, якщо ви хочете, щоб включити лише кілька записів у списку, натисніть кнопку Очистити всеа потім виберіть записи, які потрібно.

        Сортування елементів списку

        Це корисно, якщо ви хочете, щоб переглянути елементи в алфавітний порядок або числові порядку. Клацніть заголовок стовпця елемента, який потрібно відсортувати. Наприклад, якщо потрібно, щоб відобразити список в алфавітному порядку за прізвищем, клацніть заголовок стовпця Прізвище .

        Фільтрування елементів списку

        Це корисно, якщо список містить записи, які ви знаєте, що ви не хочете переглядати або долучати до каталогу. Коли здійснюється фільтрування списку, можна використовувати прапорці додавати або вилучати записи, як описано в попередньому розділі.

        Клацніть стрілку поруч із заголовком стовпця елемента, який потрібно відфільтрувати та виберіть одну з таких дій:

        • (Пусті). Буде відображено всі записи, в яких відповідне поле пусте.

        • (Непусті). Буде відображено всі записи, в яких відповідне поле містить відомості.

        • Якщо джерело даних містить записи з однаковими даними, а стовпець містить не більше десяти унікальних значень, можна добирати за певними даними. Наприклад, якщо є декілька адрес, в яких як країну або регіон зазначено Австралію, то можна добрати за словом Австралія.

          У діалоговому вікні Одержувачі злиття відображається лише визначеної записів. Щоб знову відобразити всі записи, виберіть пункт (усі).

          Поради : 

          • Щоб використовувати розширені можливості сортування і добирання, клацніть стрілку поруч із назвою будь-якого стовпця, а потім виберіть параметр (Додатково). Задавайте потрібні параметри добирання або сортування за допомогою вкладок Добір записів і Сортування записів.

          • Якщо установлено програмне забезпечення для перевірки адрес, можна натиснути кнопку Перевірити в діалоговому вікні Одержувачі злиття та перевірити адреси у списку.

      2. Натисніть кнопку OK , щоб повернутися до області завдань злиття . Word використовуватиме імена, які призначено для каталогу.

    1. В області завдань злиття у розділі Вибрати одержувачів, виберіть тип новий список.

    2. У розділі тип нового спискунатисніть кнопку створити.

    3. У діалоговому вікні Новий список адрес Введіть відомості, які потрібно включити до першого елемента. Не потрібно заповнити в кожній області.

    4. Щоб закінчити вводити перший запис і перейти до чергового запису, натисніть кнопку Створити запис.

    5. Зберегти додавання записів, доки не буде завершено і натисніть кнопку закрити.

    6. У діалоговому вікні Збереження списку адрес введіть назву списку адрес у поле Ім'я файлу, а потім виберіть папку, в якій буде збережено цей список.

      За промовчанням у списку адрес буде збережено в папці Мої джерела даних . Рекомендовано зберігати список адрес, оскільки це також папки за промовчанням, у якому слова виявляє джерела даних. Так, якщо ви хочете використовувати список адрес у пізніше злиття, не потрібно перейти до файлів і папок, щоб знайти його.

    7. Натисніть кнопку Зберегти.

    8. У діалоговому вікні Одержувачі злиття виберіть потрібні імена.

      Як це зробити?

      1. Виконайте одну з таких дій:

        Щоб призначити імен за допомогою прапорців

        Цей метод є найкращим, якщо список короткий. Установіть прапорці поряд з іменами, які потрібно включити і зніміть прапорці поряд з іменами, які потрібно вилучити.

        Порада : Якщо ви знаєте, які потрібно включити більшу частину списку в каталозі, натисніть кнопку Виділити все спочатку полегшує видалення певних записів. Так само, якщо ви хочете, щоб включити лише кілька записів у списку, натисніть кнопку Очистити всеа потім виберіть записи, які потрібно.

        Сортування елементів списку

        Це корисно, якщо ви хочете, щоб переглянути елементи в алфавітний порядок або числові порядку. Клацніть заголовок стовпця елемента, який потрібно відсортувати. Наприклад, якщо потрібно, щоб відобразити список в алфавітному порядку за прізвищем, клацніть заголовок стовпця Прізвище .

        Фільтрування елементів списку

        Це корисно, якщо список містить записи, які ви знаєте, що ви не хочете переглядати або долучати до каталогу. Коли здійснюється фільтрування списку, можна використовувати прапорці додавати або вилучати записи, як описано в попередньому розділі.

        Клацніть стрілку поруч із заголовком стовпця елемента, який потрібно відфільтрувати та виберіть одну з таких дій:

        • (Пусті). Буде відображено всі записи, в яких відповідне поле пусте.

        • (Непусті). Буде відображено всі записи, в яких відповідне поле містить відомості.

        • Якщо джерело даних містить записи з однаковими даними, а стовпець містить не більше десяти унікальних значень, можна добирати за певними даними. Наприклад, якщо є декілька адрес, в яких як країну або регіон зазначено Австралію, то можна добрати за словом Австралія.

          У діалоговому вікні Одержувачі злиття відображається лише визначеної записів. Щоб знову відобразити всі записи, виберіть пункт (усі).

          Поради : 

          • Щоб використовувати розширені можливості сортування і добирання, клацніть стрілку поруч із назвою будь-якого стовпця, а потім виберіть параметр (Додатково). Задавайте потрібні параметри добирання або сортування за допомогою вкладок Добір записів і Сортування записів.

          • Якщо установлено програмне забезпечення для перевірки адрес, можна натиснути кнопку Перевірити в діалоговому вікні Одержувачі злиття та перевірити адреси у списку.

      2. Натисніть кнопку OK , щоб повернутися до області завдань злиття . Word використовуватиме імена, які призначено для каталогу.

  6. Клацніть посилання Далі. Розробка каталогу .

  7. Якщо ви ще не зробили, у вікні документа, введіть текст, який потрібно повторити для кожного елемента в каталозі. Наприклад, додати підписи числами у вигляді ім'я: і адресу:.

    Примітка : На цьому етапі не включати текст, який потрібно надрукувати лише один раз у підсумковому документі.

  8. Вставлення поля злиття, де потрібно об'єднати імена, адреси та інші дані з джерела даних. Наприклад, вставлення поля злиття після позначки до елемента, наприклад компанії: «Компанії».

    Інструкції

    1. Клацніть місце в основному документі, де потрібно вставити поле.

    2. Вставити одну з таких дій:

      Блок адреси з ім’ям, адресою та іншими відомостями

      1. Клацніть посилання Блок адреси.

      2. У діалоговому вікні Вставка блока адреси виберіть елементи адреси, які слід вставити, і потрібний формат цих елементів, а потім натисніть кнопку ОК.

        Якщо з'явиться діалогове вікно Добір полів , Word не може знайти деякі відомості, які необхідно блок адреси. Клацніть стрілку поруч із кнопкою (недоступно)а потім виберіть поле із джерела даних, який відповідає до поля, потрібні для злиття.

      Інших полів відомостей

      1. Виберіть пункт інші елементиа потім виконайте одну з таких дій:

        • Щоб вибрати поля адреси, які буде автоматично відповідати полів у джерелі даних, навіть якщо поля джерела даних не мають однакові імена полів, виберіть параметр Поля адреси.

        • Щоб вибрати поля, які завжди містять дані безпосередньо зі стовпців у базі даних, виберіть параметр Поля бази даних.

      2. У списку Поля виберіть потрібне поле. 

      3. Виберіть пункт Текст заголовка, а потім натисніть кнопку Вставити.

        Якщо з'явиться діалогове вікно Добір полів , Word не може знайти деякі відомості, потрібні для вставлення поля. Клацніть стрілку поруч із кнопкою (недоступно)а потім виберіть поле із джерела даних, який відповідає до поля, потрібні для злиття.

        Примітка : Якщо поле вставляють зі списку Поля бази даних, а потім переходять до джерела даних, яке не містить стовпця з таким самим іменем, то Microsoft Word не зможе вставити відомості із цього поля в документ злиття.

    3. Повторіть кроки з і b для всіх полів, які потрібно вставити.

      Примітки : 

      • Не можна ввести символи полів злиття («») вручну або за допомогою команди символ » в меню " Вставлення ". Необхідно використовувати область завдань злиття.

      • Якщо поля злиття відображається всередині фігурні дужки, наприклад, {MERGEFIELD місто}, потім програма Word відображає коди полів, а не значення полів. Це не впливає на об'єднання, але якщо ви хочете, щоб відобразити результати натомість, клацніть правою кнопкою миші код поля та натисніть кнопку Коди поля перемикач в контекстному меню.

    4. У разі потреби можна змінити формат об'єднаних даних.

      Інструкції

      Форматування злитих даних, слід відформатувати поля злиття в основний документ. Не слід форматувати дані у джерелі даних, оскільки форматування не зберігається під час злиття даних у документ.

      1. В основному документі виберіть поле, що містить дані, які потрібно форматувати, включаючи знаки, які розташовано поруч із полем злиття («« »»).

      2. Змінення шрифту та інших параметрів форматування, скільки потрібно.

  9. Закінчивши створення основного документа і вставку всіх полів злиття, виберіть у меню Файл команду Зберегти як. Введіть ім'я документа, а потім натисніть кнопку Зберегти.

  10. Клацніть посилання Далі. Перегляд каталогу .

  11. Щоб переглянути елементи в порядку, натисніть кнопку назад і вперед кнопок зі стрілками. Або, щоб знайти та переглянути певний елемент, натисніть кнопку Пошук одержувачаа потім введіть умови пошуку, у діалоговому вікні Пошук елемента .

  12. У разі потреби надайте закінченого вигляду списку одержувачів. Виконайте одну з таких дій.

    • Щоб вилучити визначеного одержувача зі списку злиття, натисніть кнопку Виключити одержувача .

    • Щоб змінити список одержувачів, клацніть посилання Змінити список одержувачів, а потім у діалоговому вікні Одержувачі злиття внесіть потрібні зміни. 

  13. Клацніть посилання Далі. Завершення злиття.

  14. У розділі об'єднаннянатисніть кнопку Для нового документа.

  15. У діалоговому вікні Складені нові документи виконайте одну з нижченаведених дій, а потім натисніть кнопку ОК.

    • Щоб об'єднати всі записи, виберіть параметр усі.

    • Щоб об'єднати лише записи, відображені в документі, виберіть параметр поточний рядок.

    • Щоб об'єднати діапазон записів, виберіть параметр з, а потім введіть номери записів у поля з та по.

      Word відкривається один новий документ, який містить усі окремі записи.

  16. Додайте потрібні колонтитули та інший текст.

    Наприклад, якщо об'єднані дані відформатовано у вигляді таблиці, після об'єднання даних додайте заголовки стовпців.

  17. Збережіть або надрукуйте каталог, як звичайний документ.

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×