Створення й редагування файлів CSV для імпорту до Outlook

Створення й редагування файлів CSV для імпорту до Outlook

Файл CSV – це файл даних із роздільниками-комами. Збереження тексту й чисел у файлі CSV дає змогу легко переносити їх з однієї програми до іншої. Наприклад, можна експортувати контакти з Google у форматі CSV, а потім імпортувати їх до Outlook.

CSV-файли можна використовувати в Excel та інших редакторах електронних таблиць. На відміну від інших типів файлів електронних таблиць, у них не можна зберігати форматування й формули.

Завантаження та відкриття зразка файлу CSV для імпорту контактів до Outlook

  1. Завантажте цей зразок файлу CSV на свій комп’ютер. У відповідь на запит натисніть кнопку Зберегти та збережіть файл на комп’ютері у форматі CSV. Якщо зберегти файл у форматі Excel (XLS або XLSM), усі дані відображатимуться в одному стовпці.

    Завантаживши зразок файлу CSV, збережіть його на комп’ютері у форматі CSV.

  2. Відкрийте на комп’ютері програму Excel.

  3. В Excel виберіть Файл > Відкрити, а потім перейдіть до файлу CSV, який ви щойно завантажили. Щоб знайти CSV-файл, виберіть Усі файли. Клацніть CSV-файл, щоб відкрити його.

    Щоб знайти CSV-файл, виберіть "Усі файли".

Під час роботи з цим зразком файлу CSV варто пам’ятати про кілька речей:

  • У файлі, що імпортується до Outlook, у першому рядку мають міститися заголовки стовпців, тому заміняти їх не можна.

    Подивіться, як виглядає зразок файлу CSV в програмі Excel.

  • Ви можете видалити дані в стовпцях 2–6 (фіктивні імена, номери телефонів, адреси електронної пошти тощо).

  • Вводити дані в кожному стовпці не потрібно. Укажіть лише необхідну інформацію.

  • Збережіть файл із новим іменем як файл типу CSV. Якщо ви працюєте з файлом у програмі Excel, то коли спробуєте зберегти його, програма Excel кілька разів запитає, чи справді потрібно зберегти файл у форматі CSV. Завжди вибирайте відповідь "Так". Якщо вибрати відповідь "Ні", форматування файлу буде порушено, і доведеться знову починати зі зразка шаблону.

  • Попрактикуйте імпорт файлу CSV з кількома контактами, щоб переконатися, що результат вас влаштовує. Після цього можна видалити імпортовані контакти, додати інші елементи до файлу CSV, а також ще раз його імпортувати.

    Якщо імпортувати дані зі зразка файлу CSV, ось як вони виглядатимуть в інтернет-версії Outlook (в Office 365):

    Ось який вигляд мають імпортовані контакти в інтернет-версії Outlook.

Змінення файлу CSV з контактами, які потрібно імпортувати до Outlook

Припустімо, вам потрібно відредагувати файл CSV, експортований з Outlook, а потім знову імпортувати його в цю програму або іншу поштову службу. Це можна легко зробити в програмі Excel.

Під час редагування файлу CSV варто пам’ятати про такі речі:

  • Заголовки стовпців мають залишатися в першому рядку.

  • Коли ви спробуєте зберегти файл CSV, програма Excel кілька разів запитає, чи справді потрібно зберегти його у форматі CSV. Завжди вибирайте відповідь "Так". Якщо вибрати відповідь "Ні", форматування файлу буде порушено й доведеться починати спочатку.

Проблема: усі дані відображаються в першому стовпці

Зразок файлу CSV, збережений у форматі XLS

Таке може трапитися з кількох причин, тому можна спробувати кілька рішень.

  • Якщо зберегти файл CSV в іншому форматі, як-от XLS або XLM, усі дані відображатимуться в першому стовпці. Поверніться до вихідного CSV-файлу та збережіть його у форматі CSV.

  • Імовірно, програма, у якій було створено файл CSV, додає до даних зайві лапки, тому Excel вважає їх одним рядком. Скажімо, якщо у вас такі дані:

    a, b, c, d – Excel помістить кожну букву в окремий стовпець;

    "a, b, c, d", e – Excel помістить букви a, b, c, d в один стовпець, а e – в інший.

    Щоб перевірити, чи не в цьому проблема, відкрийте файл у Блокноті. Для цього клацніть файл CSV правою кнопкою миші й виберіть Відкрити за допомогою > Блокнот. Пошукайте зайві лапки.

    Якщо вони є, ось як можна виправити файл:

    1. Відкрийте файл CSV в Excel. Усі дані відобразяться в стовпці A, і лапки зникнуть.

    2. Щоб розподілити дані в стовпці A за стовпцями, скористайтеся майстром текстів. Для цього в рядку меню виберіть Дані > Текст за стовпцями.

      Виберіть "Дані > Текст за стовпцями"

    3. Виберіть З роздільниками > Далі. Потім установіть прапорець Кома й натисніть кнопку Готово.

    4. Збережіть файл у форматі CVS, щоб можна було імпортувати його до Outlook.

Див. також

Імпорт контактів до Outlook

Експорт контактів з Outlook

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×