Створення й оновлення стовпця зовнішніх даних у списку або бібліотеці

Створення й оновлення стовпця зовнішніх даних у списку або бібліотеці

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

До власного списку або бібліотеки можна додати особливий тип стовпця, який називається стовпцем зовнішніх даних. Цей стовпець дає змогу об’єднувати стовпець даних із зовнішнього джерела даних з іншими стовпцями у власному списку або бібліотеці. Оскільки стовпець зовнішніх даних додається до власного списку чи бібліотеки, працюють усі пов’язані функції списку чи бібліотеки, зокрема керування версіями, затвердження, взяття на редагування та повернення з редагування, а також вкладення файлів.

Додаткові відомості про Пошук вмісту про зовнішні дані.

У цій статті

Попередня інформація

Приклади використання стовпців зовнішніх даних

Створення стовпця зовнішніх даних у списку або бібліотеки

Оновлення стовпця зовнішніх даних

Оновлення стовпця зовнішніх даних

Попередня інформація

Щоб забезпечити захищений доступ до зовнішніх даних, перед роботою з ними необхідно виконати певні попередні завдання. Наведені нижче відомості допоможуть вам спланувати подальші дії. Якщо ж у вас виникнуть проблеми під час роботи із зовнішніми даними, ці відомості допоможуть вам виявити причину. Щоб отримати доступ до зовнішніх даних, вам або адміністратору слід виконати такі дії:

Підготування зовнішнього джерела даних.    Можливо, адміністратору доведеться створити обліковий запис і надати дозволи на доступ до джерела даних відповідним людям, щоб захистити ці дані від сторонніх. Крім того, адміністратор може створити певні таблиці, подання, запити тощо в зовнішній базі даних, щоб залишити лише потрібні результати й підвищити продуктивність.

Настроювання служб і SharePoint облікових записів    Адміністратор повинен активувати служби підключення до бізнес-даних і службу захищеного сховища.

Настроювання служб захищеного сховища    Адміністратор має виконайте такі дії: визначити оптимальний режим доступ для зовнішніх даних джерела, створення цільового застосунку та настроювання облікових даних для цільового застосунку.

Настроювання служб підключення до бізнес-даних    Адміністратор має переконайтеся, що користувач, який створює зовнішнього вмісту тип має дозвіл на сховища метаданих підключення до бізнес-даних і що відповідні користувачі мають доступ до зовнішнього типу вмісту на основі зовнішнього списку.

Створення зовнішнього типу вмісту.    Користувач повинен визначити зовнішній тип вмісту з відомостями про підключення, доступ, методи роботи, стовпці, фільтри та інші метадані, потрібні, щоб отримати дані із зовнішнього джерела даних.

На початок сторінки

Приклади використання стовпців зовнішніх даних

Нижче описано деякі практичні приклади додавання стовпців зовнішніх даних до списку або бібліотеки.

Договори із клієнтами та контактна інформація.    У вас є бібліотека документів, у якій містяться договори із клієнтами. Однак, уся ваша інформація про клієнта зберігається в застосунку для бізнесу (наприклад, SAP або Microsoft CRM), який містить зовнішнє для продуктів SharePoint джерело даних. Вам потрібно відстежувати договори із клієнтом у бібліотеці документів, при цьому пов’язані відомості про клієнта мають вчасно оновлюватися та не повторюватися. Ви можете зробити це, додавши один або кілька стовпців зовнішніх даних до бібліотеки, щоб пов’язати ім’я та номер телефону відповідного клієнта з усіма договорами, які зберігаються в бібліотеці. Стовпець зовнішніх даних спрощує процес введення й оновлення потрібної інформації й автоматично запитує відомості про клієнта із зовнішнього джерела даних. У цьому сценарії ви також могли б створити структурований документ Word, який передає значення стовпців зовнішніх даних у документ Word, щоб можна було змінювати значення на панелі відомостей про документ або використовуючи елементи керування вмістом Word.

Основні дані про продукт із зображеннями.    Ви створили бібліотеку зображень, де містяться фотографії продуктів, які продає ваша організація. Ви додаєте до бібліотеки стовпець зовнішніх даних, який отримує доступ до назви продукту, його коду та поточної ціни в зовнішній базі даних. Однак після створення зовнішнього типу вмісту зовнішні дані будуть доступні лише для читання. Правила та процеси вашої компанії вимагають, щоб будь-які зміни, що вносяться до відомостей про продукт, вносилися через систему бази даних. Але тепер ще більше людей у вашій організації зможуть легко переглянути всі загальні відомості про продукт в одному поданні бібліотеки.

На початок сторінки

Створення стовпця зовнішніх даних у списку або бібліотеці

Примітка :  Щоб створити стовпець зовнішніх даних, необхідно мати дозвіл Участь або вище для списку або бібліотеки.

  1. Перейдіть на сайт SharePoint, а потім – до списку або бібліотеки.

    Примітка : Стовпець зовнішніх даних не можна додати до зовнішнього списку.

  2. На вкладці Список або Бібліотека відповідно виберіть елемент Настройки списку або Настройки бібліотеки.

  3. У розділі Стовпці виберіть посилання Створити стовпець.

  4. Введіть ім’я стовпця, наприклад Клієнт, а потім у розділі Тип даних для цього стовпця виберіть пункт Зовнішні дані.

  5. У розділі Тип зовнішнього вмісту виберіть елемент Вибір зовнішнього типу вмісту, а потім виберіть відповідний елемент зі списку зовнішніх типів вмісту, наприклад CustomerCRM.

  6. Укажіть спосіб обробки дій, визначених для зовнішнього типу вмісту, виконавши одну або кілька з таких дій:

    • Щоб відобразити меню за допомогою однієї або кількох дій, виберіть елемент Відобразити меню дій.

    • Щоб стовпець зовнішніх даних, коли його вибрано, виконував дію за промовчанням, виберіть елемент Зв’язати цей стовпець із дією за промовчанням зовнішнього типу вмісту.

  7. У розділі Додайте стовпець, щоб відображати кожне з таких додаткових полів виберіть елемент Вибрати всі поля або виберіть одне чи кілька певних імен поля, наприклад CustomerName і PhoneNumber.

Порада :  За промовчанням до кожної назви стовпця додається префікс на основі назви стовпця зовнішніх даних. Бажано вибирати стислі назви стовпців, наприклад CustID, особливо якщо ви додаєте багато стовпців. Якщо для списку чи бібліотеки ввімкнуто функцію Швидке редагування, ви можете використовувати Швидке редагування, щоб змінювати назви стовпців.

На початок сторінки

Оновлення стовпця зовнішніх даних

Примітка :  Щоб оновити стовпець зовнішніх даних, необхідно мати дозвіл Участь або вище для списку або бібліотеки.

  1. Перейдіть на сайт SharePoint, а потім – до списку або бібліотеки.

  2. Додайте або змініть елемент у списку або властивості бібліотеки документів.

  3. У текстовому полі стовпця зовнішніх даних, наприклад «Ім’я клієнта», виберіть елемент Вибір елементів зовнішніх даних.

    Автору зовнішнього типу вмісту потрібно визначити спосіб роботи елемента Вибір елементів зовнішніх даних, вибравши відповідне поле ідентифікації та створивши один або кілька фільтрів, щоб можна було швидко знайти правильне значення. Якщо тип не визначено, зверніться по допомогу до автора зовнішнього типу вмісту або до адміністратора.

  4. У діалоговому вікні виберіть відповідний запис, наприклад Марія Петренко, і натисніть кнопку OK.

Дані буде оновлено в зовнішньому списку та в зовнішньому джерелі даних.

На початок сторінки

Синхронізація стовпця зовнішніх даних

Для підвищення продуктивності дані у стовпці зовнішніх даних кешуються на сервері або у службі та можуть не відображати найновіші значення із системи зовнішніх даних. Щоб забезпечити відображення найновіших зовнішніх даних, можна оновити (синхронізувати) стовпець зовнішніх даних. Проте будьте обережні під час оновлення, тому що воно може тривати довго, залежно від способу настройки зовнішніх даних.

Примітка :  Щоб синхронізувати стовпець зовнішніх даних, необхідно мати дозвіл «Участь» або вище для списку або бібліотеки.

  1. Перейдіть на сайт SharePoint, а потім – до списку або бібліотеки.

  2. У області заголовка стовпця зовнішніх даних виберіть елемент Оновити.

  3. На сторінці «Оновлення» вкажіть, що саме потрібно оновити: лише поточну папку або поточну папку з усіма її підпапками.

  4. Натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×