Створення згрупованого або зведеного звіту

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Відомості про набагато легше зрозуміти, коли вона ділиться на групи. Наприклад, звіт, який групує продажу за регіонами можна виділяти тенденції, які в іншому разі може непоміченими. Крім того, помістивши підсумки в кінці кожної групи у звіті можна замінити велику кількість вручну роботи з калькулятором.

Microsoft Office Access 2007 легко працювати з згруповані звіти. Можна створити основні згрупованого звіту за допомогою майстер звітів, можна додати групування та сортування до наявного звіту або змінити параметри, які вже визначити групування та сортування.

У цій статті

Загальні відомості про групування, розділи звіту і елементів керування

Побудова нового згрупованого звіту за допомогою майстер звітів

Настроювання звіту

Додавання полів або інших елементів керування до наявного звіту

Додавання або змінення групування та сортування в наявному звіті

Збереження, друк і надіслати звіт

Примітки.

Загальні відомості про групування, розділи звіту і елементів керування

Якщо ви ще не працювали з згруповані звіти, вона допомагає мають деякі поради щодо групування та сортування, а також різноманітних розділів звіту і типів елементів керування. Якщо ви знайомі з цими поняттями вже, можна пропустити цей розділ і перейдіть до розділу побудова нового згрупованого звіту за допомогою майстер звітів.

Про групування та сортування

Під час друку звіту, зазвичай потрібно впорядкувати записи в певному порядку. Наприклад, якщо ви друкуєте список постачальників, можна сортування записів за алфавітом, назву компанії.

Для багатьох звітів сортування записів недостатньо. Ви також можете розділити їх на групи. Група – це набір записів, а також будь-які Вступна та зведена інформація, відображається із записами, наприклад верхнього колонтитула. Група містить верхній колонтитул групи, вкладені групи (якщо є), записи з відомостями та нижній колонтитул групи.

Групування, можна відокремити групи записів візуально та відображення вступні і зведені дані для кожної групи. Наприклад, нижче звіт групує продаж за датою доставки та обчислює загальний обсяг продажу для кожного дня.

Згрупований звіт із підсумками

1. Дата представлено групи.

2. загальна наведено групи.

Ви можете побачити, як працює групування, порівнявши список товарів за звітом категорії (показано на рисунку нижче) для даних у табличному поданні для його базовий запит, списку продуктів. І звіт і запит продукти сортування за категорією, але звіт друкує ім'я кожної категорії в окремому рядку на початку кожної групи (у верхньому колонтитулі групи) а кількість товарів для кожної категорії в окремому рядку в кінці кожної групи (у нижньому колонтитулі групи).

товари за звітом категорії

1. Назва категорії з'являється кожного рядка в таблиці даних.

2 назва категорії відображається один раз для кожної групи у звіті, у верхньому колонтитулі групи.

3. підсумок для категорії відобразиться в кінці кожної групи, у нижній колонтитул групи.

4. записи відображаються як один великої групи в таблиці даних.

5. записи для кожної категорії відображаються як окремий розділ у звіті, у верхньому колонтитулі групи та після нижній колонтитул групи.

Можна групувати елементи на будь-якого поля й вирази сортування (до 10). Можна групувати елементи з одного поля або вираз кілька разів. У разі групування кількох полів або вираз, Office Access 2007 гнізда групи відповідно до їхнього рівня групування. Перше поле, у разі групування має рівень і групи; другого поля, які потрібно згрупувати на – це наступний рівень групи; і так далі. На ілюстрації нижче показано, як Office Access 2007 гніздиться групи.

Ієрархія колонтитулів

1. кожний верхній колонтитул групи пару з нижній колонтитул групи.

Верхній колонтитул групи зазвичай використовується для відображення даних, які визначають групу в окремому розділі на початку групи. Верхній колонтитул групи зазвичай використовується потрібно підсумувати дані в групі в окремий розділ у кінці групи.

На початок сторінки

Відомості про розділи звіту

У програмі Access макета звіту ділиться на розділи. Щоб створити звіти, потрібно зрозуміти, як працює кожного розділу. Наприклад, розділ, у якій ви вирішили розмістити обчислюваний елемент керування визначає спосіб Access обчислює результати. У цьому списку наведено зведення типів розділів і їх використання.

  • Верхній колонтитул звіту    Надруковано один раз на початку звіту. Використовуйте верхній колонтитул звіту за інформацію, яка зазвичай відображається на титульній сторінці, наприклад емблему, або назви й дати. Верхній колонтитул звіту друкується перед верхнім колонтитулом. Якщо навести обчислюваного елемента керування у верхньому колонтитулі звіту значення обчислюється для всього звіту. Наприклад, розміщення елемента керування, який використовує статистичну функцію Sum , у верхньому колонтитулі звіту обчислює суму для всього звіту.

  • Верхній колонтитул сторінки    Надруковано у верхній частині кожної сторінки. Використовуйте верхній колонтитул сторінки, наприклад, повторення заголовка звіту на кожній сторінці.

  • Верхній колонтитул групи    Друкувати на початку кожної нової групи записів. Щоб надрукувати ім'я групи за допомогою верхній колонтитул групи. Наприклад, у звіті, згруповані за продуктами використовувати верхній колонтитул групи для друку Назва товару. Якщо навести обчислюваний елемент керування, який використовує статистичну функцію Sum , у верхньому колонтитулі групи, суму призначено для поточної групи.

  • Відомостей    Надруковано один раз для кожного рядка у джерелі записів. Розділ докладних відомостей саме тут розміщуються елементи керування, які становлять тіло звіту.

  • Нижній колонтитул групи    Друкується в кінці кожної групи записів. Зведені дані у групі друк за допомогою нижній колонтитул групи.

  • Нижній колонтитул сторінки.    Друкується в кінці кожної сторінки. Використовуйте нижній колонтитул сторінки для друку номерів сторінок або даних на сторінці.

  • Нижній колонтитул звіту    Друкується один раз, наприкінці звіту. Використовуйте нижній колонтитул звіту для друку підсумків або інших зведених даних для всього звіту.

    Примітка : У поданні конструктора нижній колонтитул звіту відображається під нижній колонтитул сторінки. Однак під час друку або попереднього перегляду звіту нижній колонтитул звіту відображається над нижній колонтитул сторінки відразу після останнього групи нижнього колонтитула або відомостей лінії на останній сторінці.

На початок сторінки

Відомості про елементи керування

Елементи керування – це об'єктів, відображення даних, виконайте дії і дають змогу переглядати та працювати з інформацією, яка розширює інтерфейсу користувача, наприклад підписів і зображення. Access підтримує три типи елементів керування: прив'язано, вільний та обчислюваний. У цьому списку наведено зведення ці елементи керування та їх використання.

  • Зв'язаний елемент керування    Елемент керування, джерелом даних якого є поле в таблиці або запиту. Ви використовуєте зв'язані елементи керування для відображення значення з поля в базі даних. Значення може бути текст, дати, числа, значення Так або ні, зображення або графіків. Текстове поле – це найпоширеніший тип Приєднаний елемент керування. Наприклад, текстового поля у формі, що відображає прізвище працівника, який можна отримати інформацію про з прізвище, ім'я поля в таблиці працівників.

  • Керування Unbound    Елемент керування, який не має джерела даних. Вільний елемент керування використовується для відображення інформації, ліній, прямокутників та зображення. Наприклад, заголовок, який відображає назву звіту – це вільний елемент керування.

  • Обчислюваний елемент керування    Елемент керування, джерелом даних якого є вираз, а не поля. Укажіть потрібне значення в елементі керування шляхом визначення виразу як джерела даних для елемента керування. Вираз – це поєднання оператори (наприклад = та + ), елементів керування, імен полів, функцій, які повертають одне значення і констант. Наприклад, такий вираз обчислює вартість елемента зі знижкою 25 відсотків множенням значення в полі, Ціна за одиницю значення константи (. 75).

= [Unit Price] * .75

Вирази можна використовувати дані з поля базової таблиці або запиту у звіті або елементі керування у звіті.

Під час створення звіту, це можливо найбільш ефективно додати й упорядкувати всі зв'язані елементи керування по-перше, особливо якщо вони складають більшість елементів керування у звіті. Потім можна додати вільні та обчислювані елементи керування, які завершити оформлення за допомогою засобів у групі елементи керування на вкладці Конструктор .

зображення стрічки access

Який елемент керування прив'язується до поля шляхом визначення поля, з якого елемента керування отримує дані. Ви можете створити елемент керування, який прив'язано до вибраного поля, перетягнувши поле з області Список полів до звіту. (Область Список полів відображає поля з базової таблиці або запиту у звіті. Щоб відобразити область Список полів , виконайте одну з наведених нижче дій.

  • На вкладці Конструктор у групі Знаряддя натисніть кнопку Додати наявні поля. Зображення кнопки

  • Натисніть сполучення клавіш ALT+F8.

Якщо ви двічі клацніть поле та перетягніть його з області Список полів до звіту, буде створено Приєднаний елемент керування.

Крім того, можна прив'язати поля до елемента керування, ввівши ім'я поля в сам елемент керування або в полі ControlSource значення на аркуші властивостей елемента керування. Вікно властивостей визначає характеристики керування, зокрема його ім'я, джерела даних і формат. Щоб відобразити вікно властивостей, натисніть клавішу F4.

За допомогою області « Список полів » – це найкращий спосіб створення Приєднаний елемент керування з двох причин:

  • Приєднаний елемент керування має пов'язаний підпис, а підпис приймає ім'я поля (або підпис, визначений для цього поля в основній таблиці або запиті) як назву за промовчанням, тому не потрібно вводити назву самостійно.

  • Приєднаний елемент керування успадковує багато настройок поля базової таблиці або запиту (наприклад, для властивості Формат, Маска вводу та кількість знаків після коми). Таким чином, ви можете бути видаляйте ці властивості поля так само під час створення елемента керування, який прив'язано до цього поля.

Якщо ви вже є вільний елемент керування, потрібно зв'язати його з полем ім'я поля, значення елемента керування ( ControlSource ).

На початок сторінки

Побудова нового згрупованого звіту за допомогою майстер звітів

Майстер звітів пропонує низку запитань, а потім на основі ваших відповідей створює звіт. Серед них є запитання про те, яке поле або поля потрібно використовувати для групування звіту. Після створення звіту його можна одразу використовувати або ж змінити відповідно до власних потреб. Перед початком роботи з майстер звітів слід визначитися з джерелом даних.

Виберіть елемент джерело записів

Звіт складається з інформації, що переміщуються з таблиці або запиту та інформації, що зберігається в конструкторі звітів, наприклад, підписи, заголовків і графічних об'єктів. Таблицю або запит, який містить початкові дані буде також відомий як джерела записів звіту. Перш ніж почати створення звіту, спочатку потрібно подумати про відомості, які потрібно включити. Серед вибраних має бути тих полів, який потрібно групувати або зводити. Якщо поля, які потрібно включити всі наявні в одній таблиці, за допомогою цієї таблиці як джерела записів. Якщо поля витягнуто з кількох таблиць, потрібно буде використання запиту як джерела записів. Цей запит уже існує в базі даних, або потрібно створити запит спеціально для відповідно до потреб свого звіту.

Щоб дізнатися більше про запити, перейдіть за посиланнями в розділі цієї статті .

Запуск майстер звітів

  1. На вкладці створити у групі звіти натисніть кнопку Майстер звітів. Зображення кнопки

    Програма Access запустить Майстер звітів.

    вибір поля в майстрі звітів

  2. Клацніть розкривний список Таблиці та запити й оберіть таблицю або запит із полями, які слід відобразити у звіті.

  3. Двічі клацніть потрібні поля у списку Доступні поля, щоб їх вибрати.

    Програма Access перенесе їх у список Вибрані поля. Також можна натискати кнопки, розташовані між списками Доступні поля та Вибрані поля, щоб додати або видалити виділене поле чи всі поля.

  4. Якщо інша таблиця або запит містить поля, які також слід додати до звіту, ще раз клацніть розкривний список Таблиці та запити, виберіть іншу таблицю або запит, і продовжуйте додавати поля.

  5. Після завершення додавання полів натисніть кнопку Далі.

Групування записів у майстер звітів

Функція групування дає змогу організовувати й упорядковувати записи за групами на кшталт «Регіон» або «Продавець». Групи можуть бути вкладеними, що спрощує процес ідентифікації зв’язків між групами і пришвидшує знаходження потрібної інформації. Крім того, функцію групування можна використовувати для обчислення зведених даних, наприклад підсумків і відсотків.

Якщо додати у звіт кілька таблиць, майстер перевірить зв’язки між ними та визначить найзручніший спосіб перегляду інформації.

  1. На сторінці майстер звітів із запитанням Додати рівні групування? виберіть одну назву стовпця зі списку та натисніть кнопку Далі.

  2. Щоб додати рівні групування, двічі клацніть будь-яку назву поля зі списку, щоб його додати до звіту.

    Рівень групування можна також видалити, двічі клацнувши його у відображенні сторінки праворуч у діалоговому вікні. Використовуйте кнопки зі стрілками, щоб додавати або видаляти рівні групування, і настроюйте пріоритет рівня групування, виділяючи його та натискаючи кнопки пріоритету вгору або вниз. Програма Access додасть кожен рівень групування та відобразить його як вкладений у межах батьківського рівня групування.

    додавання рівнів групування в майстрі звітів

  3. Натисніть кнопку Параметри групування, щоб відобразити діалогове вікно Інтервали групування.

    діалогове вікно ''інтервали групування'' в майстрі звітів

  4. Якщо потрібно, для кожного поля на рівні групи можна вибрати інтервал групування.

    Інтервал групування дає змогу настроювати групування записів. На попередньому рисунку записи групуються у полі «Дата доставки», тобто дати й часу даних типу. Майстер звітів пропонує варіанти відповідно до типу поле у списку ' ' інтервали групування . Таким чином, тому що «дата доставки» – це тип дати й часу, можна групувати за фактичне значення (звичайний), року, квартал, місяць, тиждень, день, години та хвилини. Якщо поле текстовий тип даних, можна вибрати для групування за все поле (звичайний), або, можливо, перший з них на п'ять символів. За типом числові дані можна групувати за значенням (звичайний) або з інтервалом виділеного діапазону.

    Після того, як інтервал групування вибрано, натисніть кнопку OK.

  5. Натисніть кнопку Далі, щоб перейти до наступної сторінки майстра.

Сортування та підсумовування записів

Записи можна сортувати за чотирма полями, за зростанням або спаданням.

  1. Відкрийте перший розкривний список і виберіть поле, за яким потрібно сортувати.

    Можна натиснути кнопку праворуч від списку, щоб перейти між способами сортуванням за зростанням і спаданням (порядок За зростанням установлено за промовчанням). Якщо потрібно, відкрийте другий, третій і четвертий розкривні списки, щоб вибрати поля для додаткового сортування.

    Порядки сортування в майстрі звітів

  2. Натисніть кнопку Параметри зведення, якщо потрібно підсумувати будь-яке числове поле.

    Зверніть увагу, що кнопка Параметри зведення буде видимою тільки в тому випадку, якщо розділ «Відомості» вашого звіту містить одне або кілька числових полів. Майстер відображає доступні числові поля.

    Кнопка ''Параметри зведення'' в майстер звітів

  3. Установіть прапорець Сума, Середнє, Мінімум або Максимум, щоб додати ці обчислення до колонтитула групи.

    Також можна вибирати, що відображати: подробиці і зведення або тільки зведення. У другому випадку відображатимуться підсумки для кожного значення «Дата доставки» (наприклад, якщо встановити прапорець Сума), але подробиці упорядкування буде приховано. Крім того, для сум можна відобразити відсоток загального обчислення.

  4. Натисніть кнопку ОК.

  5. Дотримуйтеся вказівок на решті сторінок майстер звітів. На останній сторінці можна редагувати назву звіту. Цю назву буде відображено на першій сторінці звіту, а програма Access збереже звіт, використовуючи назву як ім’я документа. Згодом можна буде відредагувати назву звіту й ім’я документа.

  6. Натисніть кнопку Готово. Програма Access автоматично збереже звіт і відобразить його в попередньому перегляді, де можна переглянути, як виглядатиме надрукований звіт.

Можна використовувати кнопки переходів, розташовані в нижній частині області попереднього перегляду, щоб послідовно переглянути усі сторінки звіту або перейти до певної його сторінки. Натисніть одну із кнопок переходів або в поле «Сторінка» введіть номер сторінки, яку потрібно переглянути, і натисніть клавішу ENTER.

У попередньому перегляді друку можна збільшити масштаб сторінки, щоб побачити подробиці, або зменшити його, щоб побачити, наскільки вдало дані розташовано на сторінці. Навівши вказівник миші на звіт, клацніть один раз. Щоб звести масштабування до протилежного, ще раз клацніть. Більше того, можна використовувати елемент керування масштабом, розташований у рядку стану.

На початок сторінки

Настроювання звіту

Цілком імовірно, що майстер звітів не створюватимуть точні результати, які ви шукаєте у звіті. Наприклад, може знадобитися додати текст, настроювання ширини стовпців, додати емблему та ін. У програмі Access передбачено два подання, у якому можна вибрати зміни, внесені до звіту: подання макета та режим конструктора. Ці обговорюються коротко в цьому розділі.

Відомості про режим розмітки

Подання макета – це найбільш прості у використанні подання для внесення змін звіту а також надаються у більшості інструменти, необхідні для настроювання звіту. Можна настроїти ширину стовпців, Зміна порядку стовпців і додати або змінити рівні групування та підсумки. Можна розмістити нового поля макета звіту та установлення властивостей для звіту та її елементи керування. Зручно подання макета, тому що ви можете побачити дані під час внесення змін до форматування звіту, тому ви можете відразу побачити, як зміни впливають на відображення даних.

Щоб відкрити звіт у режимі розмічування, клацніть правою кнопкою миші звіт в області переходів і виберіть пункт режим розмітки Зображення кнопки .

За допомогою вікна властивостей для змінення властивостей для звіту та елементи керування і розділів. Щоб відобразити вікно властивостей, натисніть клавішу F4.

Можна використовувати область Список полів , щоб додати поля з базової таблиці або запиту до макета звіту. Щоб відобразити область Список полів :

  1. На вкладці Формат у групі елементи керування натисніть кнопку Додати наявні поля Зображення кнопки .

    Порада : Програми Access 2010 містить нові функції умовного форматування, можна суттєво покращити легкість читання звіту.

Відомості про режим конструктора

Якщо ви не можете змінити певні звіт у режимі розмічування, спробуйте режим конструктора. Режим конструктора показано базова структура звіту а також надаються кілька більш створення засобів і можливостей від подання макета. Наприклад, можна розмістити ширший спектр елементів керування у звіті, можна змінити вирівнювання елементів керування точніше та ви маєте можливість установити додаткові властивості, ніж у режимі розмічування.

Щоб відкрити звіт у режимі конструктора, клацніть правою кнопкою миші звіт в області переходів, а потім натисніть кнопку Режим конструктора Зображення кнопки .

На початок сторінки

Додавання полів або інших елементів керування до наявного звіту

Кожен поле підпису, рядок або зображення, що відображається у звіті створюється за допомогою певного типу елемента керування. Найчастіше використовуються елемента керування у звіті є текстове поле. Це те, що зазвичай використовується для відображення даних зі звіту в початковому джерелі записів. Ви можете створити текстові поля, які вже прив'язано до полів у джерелі записів за допомогою додавання поля з області Список полів або їх можна додати до звіту під час роботи в поданні конструктора (але потім потрібно "Прив'язати" їх до полів у джерелі записів самостійно). Використовувати подання конструктора є, можна додати багато інших типів елементів керування, крім прив'язали текстові поля, наприклад прямокутники, розриви сторінок і діаграми. У цьому розділі описано обидва способи додавання елементів керування до звіту.

Додавання полів до наявного звіту

Подання макета – це рекомендований подання для додавання поля до звіту, але його також можна зробити в режимі конструктора. Щоб додати поля, переконайтеся, що відображається в Області Список полів. Область Список полів зі списком всі поля, які можна розмістити у звіті. Щоб відобразити область Список полів , натисніть клавіші ALT + F8.

Додавання поля з області Список полів

  • Щоб додати одне поле, перетягніть поле з області Список полів до розділу у звіті де його потрібно відображати.

  • Щоб додати кілька полів одночасно, клацніть перше поле, а потім, утримуючи натиснутою клавішу CTRL і клацніть кожне додаткові поле, яке. Потім перетягніть вибрані поля звіт.

Під час перетягування полів, створюється на Приєднаний елемент керування текстовим полем для кожного поля яка автоматично розмістить елемент керування підписом поруч із кожним полем.

Примітка : 

  • Якщо додати поля з пов'язаної таблиці Access буде додано на відповідний рівень групування для вас.

  • Якщо додати поле з іншої таблиці (не пов'язані з), Access відображається діалогове вікно, у якому можна вказати спосіб зв'язування таблиці з наявного джерела даних для звіту.

Щоб побачити, які зв'язки між таблицями вже настроєно для бази даних або додавання нових:

  1. На вкладці Знаряддя бази даних у групі Відобразити або приховати натисніть кнопку зв'язки. Зображення кнопки

Додаткові відомості можна знайти у статті створення, редагування та видалення зв'язків.

Додавання інших елементів керування до наявного звіту

Під час додавання поля з області Список полів до звіту, автоматично створюється на Приєднаний елемент керування текстовим полем для нього. Можна додати інші елементи керування, таких як підписи, ліній і зображень, перейшовши до подання конструктора та за допомогою засобів у групі елементи керування на вкладці Конструктор .

зображення стрічки access

Визначення імені засобу

  • Наведіть вказівник миші на засіб.

    У програмі Access відобразиться ім'я засобу.

Створення елемента керування за допомогою засобів у групі елементи керування

  • Натисніть кнопку для типу елемента керування, який потрібно додати. Наприклад, щоб створити прапорця, натисніть кнопку установіть прапорець засобу Зображення кнопки .

  • Клацніть макет звіту, де потрібно розташувати верхній лівий кут елемента керування. Клацніть один раз, щоб створити елемент керування стандартного розміру, або перетягнути у звіті, щоб створити елемент керування потрібного розміру.

  • Якщо не перемістити елемент керування ідеально першої спроби, його можна перемістити за допомогою наведені нижче дії.

    • Клацніть елемент керування, щоб вибрати його.

    • Наведіть вказівник на елемент керування, доки не її перетворюється на чотирибічну стрілку вказівник переміщення а потім перетягніть елемент керування до потрібного розташування.

Цей процес створення елемента керування «вільний». Якщо елемент керування типу, що можуть відображатися дані (текстового поля або прапорець, наприклад), потрібно буде ввести ім'я поля або вираз у властивості Джерело елемента керування для елемента керування, перш ніж його буде відображено всі дані.

Відображення вікна властивостей

  • Натисніть клавішу F4.

Примітка : Під час свого нового звіту буде завершено, не забудьте зберегти свою роботу.

На початок сторінки

Додавання або змінення групування та сортування в наявному звіті

Якщо у вас уже є звіт, і до нього потрібно додати нове або змінити наявне сортування або групування, цей розділ допоможе вам розпочати роботу.

Додавання групування, сортування та підсумків у режимі розмічування

Ви можете виконати прості сортування, групування та на загальну суму операцій, клацнувши правою кнопкою миші поля в поданні макета та виберіть потрібну операцію в контекстному меню. Щоб повернутися до подання макета, клацніть правою кнопкою миші звіт в області переходів і виберіть пункт режим розмітки Зображення кнопки .

Примітка : Хоча, згідно вказівок цього документа, область Групування, сортування й підсумок напряму не використовується, її слід відкрити, щоб спостерігати за її змінами під час роботи. Ви краще зрозумієте, що робить програма Access, і чим більше працюватимете з областю Групування, сортування й підсумок, тим зручніше вам буде її використовувати для додаткового настроювання звіту. Щоб відобразити область Групування, сортування й підсумок, виконайте наведені нижче дії.

  1. На вкладці Формат у групі групування та підсумки натисніть кнопку групування та сортування. Зображення кнопки

Сортування за одним полем

  • Клацніть правою кнопкою миші будь-яке значення в полі, яке потрібно виконати сортування.

  • У контекстному меню виберіть потрібний параметр сортування. Наприклад, для сортування за зростанням текстове поле, натисніть кнопку сортування від А до я Зображення кнопки . Щоб відсортувати числове поле за спаданням, виберіть пункт Сортування від найбільшого до найменшого Зображення кнопки .

Програма Access сортуватиме звіти так, як ви вказали. Якщо область Групування, сортування й підсумок відкрито, можна побачити, що для поля додано новий рядок Сортувати за.

Сортування за багатьма полями

Примітка : Якщо застосувати сортування, клацнувши правою кнопкою миші поле у режимі розмічування, можна одночасно сортувати лише одне поле за раз. Застосування сортування до іншого поля видаляє сортування у першому полі. Це відрізняється від сортування у формах, де встановлено кілька порядку сортування, у свою чергу клацніть правою кнопкою миші кожного з полів та вибравши потрібний порядок сортування. Щоб створити кілька рівнів сортування, наведено в розділі Додавання групування, сортування та підсумків за допомогою групування, сортування й підсумки '.

Групування за полем

  • Клацніть правою кнопкою миші будь-яке значення в полі, за яким потрібно виконати групування.

  • У контекстному меню виберіть Групи на Зображення кнопки .

Програма Access додасть рівень групування і створить для нього верхній колонтитул групи. Якщо область Групування, сортування й підсумок відкрито, можна побачити, що для поля додано новий рядок Групувати за.

Додавання підсумку до поля

Цей параметр дає вам змогу обчислювати суму, середнє й інші сукупні значення для поля. Загальний підсумок додається в кінці звіту, а групові підсумки додаються до будь-яких груп, наявних у звіті.

  • Клацніть правою кнопкою миші будь-яке значення в полі, для якого потрібно отримати підсумок.

  • Виберіть команду Підсумок.

  • Виберіть операцію, яку потрібно виконати: Сума, Середнє, Кількість записів (щоб підрахувати всі записи), Кількість значень (щоб підрахувати тільки записи зі значеннями в цьому полі), Максимум, Мінімум, Стандартне відхилення або Дисперсія.

Програма Access до нижнього колонтитула додасть елемент керування обчислюваним текстовим полем, завдяки чому створиться загальний підсумок. Крім того, якщо звіт містить рівні групування, програма Access додасть нижні колонтитули групи (якщо їх немає), і розташує підсумок у кожному з них.

Можна також додати підсумки, клацнувши поле, яке потрібно підсумувати а потім на вкладці Формат у групі групування та підсумки натисніть кнопку підсумки Зображення кнопки .

Додавання групування, сортування й підсумку за допомогою області «Групування, сортування й підсумок»

Працюючи в області Групування, сортування й підсумок, ви маєте безліч можливостей для додавання або змінення груп, порядків сортування або параметрів підсумку для звіту. Поданню макета надається перевага в роботі, оскільки так простіше побачити, як внесені зміни впливають на спосіб відображення даних.

Відображення області «Групування, сортування й підсумок»

  • У поданні макета:

    На вкладці Формат у групі групування та підсумки натисніть кнопку групування та сортування. Зображення кнопки

  • У поданні конструктора:

    На вкладці Конструктор у групі групування та підсумки натисніть кнопку групування та сортування. Зображення кнопки

У програмі Access відобразиться область групування, сортування й підсумок .

область «групування, сортування й підсумки»

Щоб додати новий рівень сортування або групування, виберіть команду Додати групу або Додати сортування.

До області Групування, сортування й підсумок додано новий рядок і відображено список доступних полів.

список полів в області ''групування, сортування й підсумок''

Можна також вибрати одну з цих імен полів або клацнути вираз під списком полів для введення виразу. Коли ви виберіть поле, або введіть вираз, додається рівень групування до звіту. Якщо ви перебуваєте в режимі розмічування, відображення негайно змінюється на відображення групування або порядок сортування.

Примітки : 

  • Якщо кілька рівнів сортування або групування уже визначено, то щоб побачити кнопки Додати групу та Додати сортування, в області Групування, сортування й підсумок потрібно прокрутити вміст униз.

  • У звіті можна визначити до 10 рівнів групування й сортування.

Змінення параметрів групування

Кожен рівень сортування або групування має багато параметрів, які можна настроїти, щоб отримати бажані результати.

параметри групування

  • Щоб відобразити всі параметри для рівнів групування й сортування, на рівні, який потрібно змінити, виберіть команду Додатково.

    параметри групування (розгорнуті)

  • Щоб приховати параметри, виберіть команду Менше.

Порядок сортування.    Щоб змінити порядок сортування, потрібно клацнути розкривний список порядку сортування, а потім вибрати потрібний параметр.

Інтервал групи.    Цей параметр визначає, як згруповано записи. Наприклад, записи можна згрупувати за першим символом текстового поля так, щоб було згруповано всі записи, що починаються на літеру «А», усі записи, що починаються на літеру «Б» тощо. Поле дати можна групувати за днем, тижнем, місяцем, кварталом або за введеним настроюваним інтервалом.

Підсумки.    Щоб додати підсумки, виберіть цей параметр. Підсумки можна додавати до кількох полів, а для одного поля можна додавати різні типи підсумків.

спливаюче вікно ''підсумки''

  • Клацніть стрілку розкривного списку Підсумок у та виберіть поле, яке потрібно підсумувати.

  • Клацніть стрілку розкривного списку Тип і виберіть тип обчислення.

  • Виберіть пункт Відображати загальний підсумок, щоб у кінці звіту (у нижньому колонтитулі) додати загальний підсумок.

  • Виберіть пункт Відображати підсумки групи як % від загального підсумку, щоб додати елемент керування до нижнього колонтитула групи, який для кожної групи обчислюватиме відсоток від загального підсумку.

  • Виберіть пункт Відображати у верхньому колонтитулі групи або Відображати в нижньому колонтитулі групи, щоб відобразити підсумок у потрібному розташуванні.

Якщо всі параметри для поля вибрано, можна повторити процес і підсумувати інше поле, вибравши інше поле з розкривного списку Підсумок у. Або клацніть область поза межами спливаючого вікна Підсумки, щоб закрити його.

Заголовок.    Дає змогу змінювати заголовок поля, підсумок для якого обчислюється. Використовується для назв стовпців і присвоєння назви зведеним полям у верхніх і нижніх колонтитулах.

Щоб додати заголовок або змінити його, виконайте наведені нижче дії.

  • Клацніть блакитний текст разом із заголовком.

    Відобразиться діалогове вікно Масштаб.

  • Введіть новий заголовок у діалогове вікно та натисніть кнопку OK.

Із верхнім колонтитулом або без нього.    Використовуйте цей параметр, щоб додавати або видаляти верхній колонтитул кожної групи. Під час додавання верхнього колонтитула програма Access автоматично переносить поле групування. Якщо видалити верхній колонтитул, який містить елементи керування, відмінні від елементів керування поля групування, програма Access запропонує підтвердити це видалення.

Із нижнім колонтитулом або без нього.    Використовуйте цей параметр, щоб додавати або видаляти нижній колонтитул кожної групи. Якщо видалити нижній колонтитул, який містить елементи керування, програма Access запропонує підтвердити це видалення.

Відображати групу на одній сторінці.    Цей параметр визначає спосіб розташування груп на сторінці під час друку звіту. Слід максимально близько відображати групи, щоб зменшити кількість поворотів сторінки, необхідних для перегляду усієї групи. Однак якщо так зробити, для друку звіту знадобиться більше паперу, оскільки більшість сторінок матимуть пустий простір у нижній частині.

  • Не відображати групу на одній сторінці.    Використовуйте цей параметр, якщо розриви сторінок можуть розбивати групи. Наприклад, група із 30 елементів може бути надрукована таким чином: 10 елементів у нижній частині однієї сторінки, а решта 20 елементів – у верхній частині наступної сторінки.

  • Відображати всю групу разом на одній сторінці.    Цей параметр допомагає звести до мінімуму кількість розривів сторінки у групі. Якщо не вдається помістити групу в місце, що залишилося на сторінці, програма Access залишить це місце пустим і почне друкувати групу на наступній сторінці. Великі групи все ж можуть займати кілька сторінок, але завдяки цьому параметру кількість розривів сторінки в межах однієї групи максимально зменшується.

  • Відображати верхній колонтитул і перший запис на одній сторінці.    Цей параметр гарантує, що верхній колонтитул групи не буде надруковано окремо в нижній частині сторінки. Якщо програма Access визначить, що місця для друку принаймні одного рядка даних після верхнього колонтитула недостатньо, друк групи почнеться на наступній сторінці.

Змінення пріоритету рівнів групування й сортування

Щоб змінити пріоритет рівня групування або сортування, клацніть рядок в області Групування, сортування й підсумок, а потім клацніть стрілку вгору або вниз, розташовану праворуч від рядка.

Видалення рівнів групування та сортування

Щоб видалити рівень групування або сортування, в області Групування, сортування й підсумок клацніть рядок, який потрібно видалити, і натисніть клавішу Delete або кнопку Видалити, розташовану праворуч від рядка. Під час видалення рівня групування, якщо поле групування було у верхньому або нижньому колонтитулі групи, програма Access перенесе його в розділ звіту «Відомості». Усі інші елементи керування, які були у верхньому або нижньому колонтитулі групи, буде видалено.

На початок сторінки

Створення зведеного звіту (без відомостей про запис)

Якщо ви хочете, щоб відобразити лише підсумки (тобто, лише інформацію в рядках колонтитулів), на вкладці Формат (або на вкладці Конструктор у поданні конструктора), у групі групування та підсумки натисніть кнопку Приховати відомості. Це приховує записи на наступному нижчому рівні групування, що спричинює більш компактне представлення зведених даних. Хоча приховані записи, у розділі приховані елементи керування не видаляються. Натисніть кнопку Приховати відомості про ще раз, щоб відновити рядки даних звіту.

Створення ефекту групування без використання заголовків

Ви можете добитися ефект групування у звіті без використання колонтитулів. Видалення заголовків створює звіт про більш компактне, оскільки менше вертикальний інтервал використовується заголовків рядків.

Загальна процедура включає видалення верхнього колонтитула для кожної групи, що переміщає кожне поле групування до розділу даних звіту. Щоб відновити візуальний ефект групування, властивість Приховати повторення кожного поля групування так.

Приклад

Спробуйте цей типовий згрупований звіт, який використовує заголовків груп.

Згрупований звіт із колонтитулами груп

Як видно, кожне ім'я компанії займає цілу лінію, як відбувається кожного ідентифікатор замовлення.

У цьому прикладі буде відредагувати звіт, щоб вона схожа на ілюстрації нижче:

згрупований звіт із видаленими колонтитулами груп

  1. Відкрийте звіт у режимі розмічування, правою кнопкою миші в області переходів і виберіть пункт Режим розмітки Зображення кнопки .

  2. На вкладці Формат у групі групування та підсумки натисніть кнопку групування та сортування. Зображення кнопки

    Примітка : Варто щоб почати з групою низький рівень і працювати над дії в іншому разі відображення звіту може стати заплутаним, під час роботи.

  3. Натисніть кнопку найнижчий рівень групування у списку і натисніть кнопку Додатково.

  4. З розкривного списку розділу верхній колонтитул виберіть пункт без розділу верхнього колонтитула.

    Якщо видалити верхній колонтитул, Access зберігає текстове поле для групування полів, перемістивши його до розділу Докладно. Проте може видалити будь-яких інших елементів керування у верхньому колонтитулі групи. Доступ до попереджає, якщо будь-які елементи керування буде видалено в результаті дії цю дію. Якщо є елементів керування у верхньому колонтитулі групи, який потрібно зберегти, не забудьте перемістити їх до іншої частини звіту до виконання цього завдання. Вам потрібно буде перейти до режиму конструктора, щоб перемістити елементи керування до інших розділів.

    Остаточний звіт показано на рисунку нижче. Зверніть увагу, що перший ідентифікатор замовлення в одному рядку з першим записом відомостей, а не в окремому рядку.

    згрупований звіт із видаленим верхнім колонтитулом ідентифікатора замовлення

    На жаль, ідентифікатор повторює на кожному рядку подробиць і це ускладнює відображається саме кількість замовлень існує. На цьому етапі встановивши для властивості Приховати повторення керування текстовим полем зручно. Щоб настроїти цю властивість, зробіть ось що:

    • Виберіть один із повторюваних значень.

    • Якщо вікно властивостей зараз не відображається, натисніть клавішу F4, щоб відкрити його.

    • На вкладці Формат вікна властивостей натисніть розкривний список для Приховання повторення та натисніть кнопку так.

      Повторювані ідентифікатори замовлення приховано. Зверніть увагу, що ви можете побачити кількість замовлень є, і скільки продуктів там є кожного замовлення.

      Згрупований звіт із прихованими повторюваними ідентифікаторами замовлення

  5. Наприклад ми повторіть крок 4 для рівень групування назву компанії. Підсумковий звіт виглядає як на рисунку нижче:

    згрупований звіт із видаленими колонтитулами груп

    Назва компанії значення – тепер в одному рядку з першим записом відомостей, а властивість Приховати повторення запобігає значення з поля ім'я компанії повторюваний в кожному рядку. Для довгого звіту, який використовує кілька рівнів групування це може призвести до значним збереженням паперу.

На початок сторінки

Збереження, друк і надіслати звіт

Після збереження макета звіту, ви можете використовувати його кілька разів. Макет звіту залишається те ж саме, але ви бачите поточний дані щоразу під час друку звіту. Якщо потрібно змінити, можна змінити макет звіту або створити новий, схожий звіт, який базується на вихідне.

Збереження звіту

  1. Натисніть Кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office а потім натисніть кнопку зберегтиабо натисніть сполучення клавіш CTRL + S Зображення кнопки .

    Крім того, можна вибрати пункт зберегти Зображення кнопки на панелі Швидкого доступу.

  2. Якщо звіт не має імені, введіть ім'я в полі Ім'я звіту та натисніть кнопку OK.

Збереження макета звіту під іншим іменем.

  1. Натисніть Кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office а потім натисніть кнопку Зберегти як Зображення кнопки .

  2. У діалоговому вікні Зберегти як введіть ім'я в полі Зберегти звіт до , клацніть звіт у вікні документа і натисніть кнопку OK.

Друк звіту

Попередній перегляд, подання макета, конструктор, подання звіту, або з області переходів можна надрукувати звіт. Перш ніж друкувати, слід двічі перевірити настройки сторінки, зокрема поля й орієнтацію сторінки. Access зберігає параметри сторінки зі звітом, тому вам потрібно встановити їх лише один раз. Параметри можна зберегти пізніше, якщо змінити вашим потребам.

Змінення параметрів сторінки

  1. Відкрийте звіт у будь-якому поданні.

  2. На вкладці Розмітка сторінки у групі сторінка виберіть параметр:

    • Розмір Зображення кнопки можна вибирати кількість розміри паперу, або введіть настроюваний розмір.

    • Книжкова Зображення кнопки orients сторінку по вертикалі.

    • Альбомна орієнтація Зображення кнопки orients сторінці по горизонталі.

    • Поля Зображення кнопки дає змогу вибирати визначену ширину полів або вибравши пункт Додатково , вводити користувацьку ширину за допомогою діалогового вікна Параметри сторінки .

    • Показати поля вмикає відображення полів або вимкнути (лише подання макета).

    • Стовпці відображення діалогового вікна Параметри сторінки . Введіть потрібну кількість стовпців, розмір потрібний стовпець і натисніть кнопку OK.

    • Друк даних лише забороняє друк етикеток, будь-який ви розмістили у звіті. Буде надруковано лише елементи керування, приєднані до даних у базової таблиці або запиту. Ця функція може бути корисно для звітів, які іноді друкуються на позицією табуляції. Можна заборонити друк етикеток у цих випадках, а потім активувати друк етикеток під час друку звіту на пустому папері.

Примітка : Використання Детальніші параметри сторінки, натисніть кнопку кнопка « Параметри сторінки » у нижньому правому куті групі Макет сторінки , щоб відкрити діалогове вікно Параметри сторінки . За допомогою діалогового вікна Параметри сторінки для настроювання цих параметрів, доступних на вкладці Розмітка сторінки а також вибрати принтер для звіту.

Надсилання звіту до принтера

  1. Відкрийте звіт у будь-якому поданні, або просто виберіть звіт в області переходів.

  2. Натисніть Кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office а потім натисніть кнопку Друк. Знаряддя для зведених таблиць

  3. У діалоговому вікні Друк введіть бажані варіанти для параметрів, таких як принтер, діапазон друку та кількість копій.

  4. Натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Надсилання звіту електронною поштою

Як повідомлення електронної пошти, замість друкування паперової копії можна надіслати звіт для користувачів.

  1. В області переходів клацніть звіт, щоб вибрати його, натисніть Кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і натисніть кнопку електронної пошти Зображення кнопки .

  2. У діалоговому вікні Надіслати об'єкт як натисніть кнопку Формат файлу, який потрібно використовувати.

    Діалогове вікно «Надіслати як»

  3. Виконувати будь-які залишилися діалогових вікон.

  4. Коли програма електронної пошти, що відобразиться, введіть відомості повідомлення та надішліть повідомлення.

На початок сторінки

Примітки

Може виникнути проблема, якщо у вас є звіт у файлом accdb, який сортує або груп на поле підстановки, і ви хочете, щоб імпортувати цей звіт у MDB-файл а потім відкрийте її в попередній версії програми Access.

Внутрішня метод, за допомогою якого поля підстановки сортуються і групуються у accdb-файлах не сумісна з файлів MDB. Якщо ви створюєте звіт файлом accdb, який використовує групування або сортування на пошук поле та виберіть експортувати його у файл MDB на файл (або використовувати команду Зберегти як , щоб зберегти базу даних у форматі MDB) і спробуйте відкрити звіт у ранішій версії програми Access, звіт не вдасться завантажити.

Щоб переглянути звіт, тож ви можете імпортуйте його у файл MDB на файл і відкрийте її у попередній версії програми Access, зробіть ось що.

  1. У файлі. accdb створіть копію звіту.

  2. Відкрийте звіт у режимі розмічування.

  3. Якщо область групування, сортування й підсумок не відображається:

    1. На вкладці Формат у групі групування та підсумки натисніть кнопку групування та сортування. Зображення кнопки

  4. Видалення всіх рядків в область групування, сортування й підсумок , натиснувши кнопку Видалити праворуч від кожного рядка.

  5. Натисніть Кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office а потім натисніть кнопку зберегтиабо натисніть сполучення клавіш CTRL + S Зображення кнопки .

  6. Натисніть Кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office а потім натисніть кнопку Закрити базу даних. рисунок на кнопці

  7. Натисніть Кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office а потім натисніть кнопку Відкрити. Зображення кнопки

  8. Перейдіть до MDB-файлу, до якого потрібно імпортувати звіт і натисніть кнопку Відкрити.

  9. Імпортуйте копію звіту до MDB-файлу.

    Інструкції

    1. На вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт натисніть кнопку Access. Зображення кнопки

    2. Натисніть кнопку Огляд.

    3. Перейдіть до файлу. accdb, зі звітом і натисніть кнопку Відкрити.

    4. Не імпортується всі таблиці в цей час, тому вона не має значення чи ви вирішили імпортувати або створення посилання на джерело даних. Натисніть кнопку OK , щоб продовжити.

    5. У діалоговому вікні Імпортувати об'єкти відкрийте вкладку звіти .

    6. Клацніть звіт, який потрібно імпортувати і натисніть кнопку OK.

    7. Якщо під час операції імпортування, Access запитає, чи потрібно зберегти для подальшого використання, етапи імпортування. Якщо потрібно зберегти прапорець зберегти етапи імпортування , введіть потрібні відомості та натисніть кнопку Зберегти дані імпортування. Якщо ви не хочете, щоб зберегти, натисніть кнопку закрити.

      Access дає змогу імпортувати звіт, який відображається в області переходів.

  10. Відкрийте звіт у режимі розмічування.

  11. Якщо область Список полів не відображається:

    1. На вкладці Формат у групі елементи керування натисніть кнопку Додати наявні поля Зображення кнопки .

  12. В області поля, наявні в пов'язаних таблицях знайти таблицю, що містить поле, яке відображатиметься у звіті. Це поле буде містити такі самі значення, які наразі відображаються відображається в полі підстановки у звіті.

  13. Перетягніть поле до звіту.

    Тепер у вас є два стовпці, які відображаються самі дані.

  14. Клацніть правою кнопкою миші поле відображення щойно додану та виберіть параметр сортування, який потрібно використовувати.

  15. Видалення відображення поле, яке щойно додане й сортування.

  16. Якщо область групування, сортування й підсумок не відображається:

    1. На вкладці Формат у групі групування та підсумки натисніть кнопку групування та сортування. Зображення кнопки

  17. Натисніть кнопку Додати групу.

  18. У спливаючому вікні Поле/вираз клацніть ім'я поля підстановки у звіті.

Звіт тепер відсортовано та згруповано, як було у accdb-файлі. Збережіть і закрийте звіт.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×