Створення запиту в локальних базах даних Access за допомогою невізуального екрана

У програмі Access запити можна створювати за допомогою невізуального екрана та клавіатури. Запит дає можливість із легкістю переглядати, додавати, змінювати або видаляти дані в базі даних Access. Його також зручно використовувати, щоб швидко знаходити певні дані, обчислювати або підсумовувати дані, а також автоматизувати завдання керування даними, зокрема регулярний перегляд найактуальнішої інформації.

Примітка : У цьому розділі припускається, що користувачі JAWS вимкнули меню віртуальної стрічки.

У цій статті

Типи запитів

Якщо базу даних побудовано правильно, дані, які необхідно представити за допомогою форми або звіту, зазвичай розташовано в кількох різних таблицях. Запит дає змогу отримувати відомості з різних таблиць, збирати їх і створювати на їх основі форми та звіти. Запити діляться на два основні типи: вибіркові запити та запити на змінення. Тип запиту залежить від завдання, яке потрібно виконати.

Вибірковий запит – це запит результатів даних. Він повертає лише необхідні відомості у вікні табличного подання даних. Вибірковий запит дає змогу:

  • переглянути дані лише в певних полях таблиці;

  • переглянути дані одночасно з кількох пов’язаних таблиць;

  • переглянути дані на основі певних умов;

  • виконати обчислення;

  • об’єднати дані з різних таблиць.

Наприклад, якщо таблиця Товари містить кілька полів (стовпців), можна створити вибірковий запит, щоб отримати зручне подання, яке містить тільки необхідні поля (стовпці). Також можна додати умови, за допомогою яких можна відфільтрувати певну кількість рядків, наприклад, щоб поверталися тільки рядки, які містять товари вартістю понад 10,00 грн.

Запит на змінення використовується, щоб виконувати дії з даними, наприклад додавати їх до бази даних, змінювати або видаляти. Кожне завдання, наприклад додавання або видалення даних, належить до певного тип запиту на змінення.

Створення вибіркового запиту

Вибірковий запит можна створити за допомогою майстра або конструктора запитів. Якщо потрібно виконати простий запит, скористайтеся майстром. Проте якщо потрібно додати до запиту умову, скористайтеся конструктором.

Використання майстра запитів

  1. Натисніть клавіші Alt + С, ЙА. Відкриється вікно Новий запит, у якому вибрано Майстер простих запитів.

    Поради : 

    • Якщо таблицю, для якої потрібно створити запит, ще не збережено, перш ніж відкрити майстер запитів, програма запропонує це зробити.

    • За допомогою майстра запитів можна також створити інші типи запитів: перехресний запит, запит на пошук повторюваних записів (щоб знайти записи з повторюваними значеннями полів в одній таблиці), а також запит на пошук незв’язаних записів (щоб знайти записи (рядки) в одній таблиці, з якими не пов’язано жодного запису в іншій таблиці).

  2. Натисніть клавішу Enter. Відкриється вікно Майстер простих запитів із фокусом на полі зі списком Доступні поля.

  3. Щоб перейти до поля зі списком Таблиці та запити, натисніть клавіші Alt+Т або сполучення Shift + клавіша табуляції.

  4. Щоб відкрити розкривний список, натисніть клавіші Alt + стрілка вниз. Щоб вибрати таблицю, для якої слід виконати запит, у розкривному списку, скористайтеся клавішами "Стрілка вгору" та "Стрілка вниз".

  5. Щоб перейти до поля зі списком Доступні поля, натисніть клавішу табуляції. Щоб вибрати поле, для якого потрібно виконати запит, скористайтеся клавішею "Стрілка вниз".

  6. Щоб додати поле до запиту, натисніть клавіші Alt+В. Курсор переміститься до поля зі списком Вибрані поля.

  7. Натисніть клавішу табуляції. Коли пролунає фраза "Кнопка "Більше", натисніть клавішу Enter. Щоб додати всі поля, натисніть клавіші Alt+S, а потім натисніть клавішу табуляції кілька разів, доки не почуєте фразу "Кнопка "Подвійна стрілка вправо", а потім натисніть клавішу Enter.

    Щоб додати до запиту інші таблиці, натисніть клавіші Alt+Т. Курсор опиниться на полі Таблиці та запити. За потреби повторіть кроки 4–7.

  8. Додавши всі потрібні поля для всіх необхідних таблиць, натисніть клавіші Alt+Д, щоб перейти до наступної сторінки майстра.

    Порада : Наступна сторінка майстра може відрізнятися залежно від введеної інформації. Наприклад, у деяких випадках потрібно вибрати докладну або зведену версію запиту. Виберіть потрібний варіант і натисніть клавіші Alt+Д, щоб перейти до наступної сторінки майстра.

  9. Якщо після переходу до нової сторінки майстра пролунає фраза "Виберіть назву для запиту", натисніть сполучення Shift + клавіша табуляції. Фокус переміститься до поля Виберіть назву для запиту. Введіть ім’я.

  10. Перегляньте, змініть і збережіть запит.

    • Щоб зберегти запит, а потім відкрити його й переглянути відомості, які він містить, натисніть клавіші Alt + В, Enter. Щоб закрити запит, натисніть клавішу F6.

    • Щоб зберегти запит і закрити майстер без перегляду його результатів, натисніть клавіші Alt+Г. Якщо закрити майстер, запит з’явиться на новій вкладці, а фокус опиниться на першій клітинці.

    • Щоб змінити структуру запиту, натисніть клавіші Alt + З, Enter. Запит відкриється в поданні конструктора.

Використання конструктора запитів

  1. Натисніть клавіші Alt + С, ЙУ. Відкриється діалогове вікно Відображення таблиці з вибраною вкладкою Таблиці й пролунає фраза "Діалогове вікно "Відображення таблиці".

  2. У полі Відображення таблиці скористайтеся клавішею "Стрілка вниз", щоб вибрати таблицю та додати її до запиту, а потім натисніть клавіші Alt+Д. Таблиця з’явиться в робочій області над бланком.

  3. Щоб закрити діалогове вікно Відображення таблиці, натисніть клавіші Alt+З.

  4. Фокус опиниться на сітці конструктора в полі під назвою Поле. Пролунає фраза "Конструктор. Лічильник. Введіть текст" (в Екранному дикторі прозвучать слова "Access, рядок 1, стовпець 1"). Щоб додати поле до бланка, натисніть клавіш Alt + стрілка вниз. Відкриється розкривний список доступних полів.

  5. Щоб перейти до розкривного списку, натисніть клавіші Ctrl + стрілка вгору. (В Екранному дикторі курсор автоматично переміщається до розкривного списку.)

  6. Щоб вибрати поле в розкривному списку, скористайтеся клавішею "Стрілка вниз" і натисніть клавішу Enter. Вибране поле з’явиться в стовпці. Фокус автоматично переміститься до наступного стовпця.

  7. Щоб додати інше поле до запиту, повторіть кроки 4–6.

  8. Щоб додати умови до поля:

    1. У стовпці поля, до якого потрібно додати умову, натискайте клавішу зі стрілкою вниз, доки не почуєте слово "Criteria" (Критерії). Екранний диктор озвучить фразу "Row 11, Column 1" (Рядок 11, стовпець 1).

    2. Введіть умову. Наприклад, для поля "Ціна" в таблиці "Товари" можна ввести >=10, щоб відобразити список товарів, ціна яких перевищує або дорівнює 10,00 грн.

  9. Щоб переглянути результати запиту, натисніть клавіші Alt + ОЯ, К.

  10. Щоб зберегти запит, натисніть клавіші Ctrl+S. У діалоговому вікні Зберегти як введіть ім’я запиту та натисніть клавішу Enter.

Примітка : За допомогою конструктора запитів можна одночасно переглядати дані з кількох пов’язаних таблиць. Наприклад, якщо база даних містить таблиці "Клієнти" та "Замовлення", кожна з яких має поле "Ідентифікатор клієнта", що слугує основою для зв’язку "один-до-багатьох" між двома таблицями, можна створити запит, який повертає замовлення для клієнтів у певному місті. Щоб створити запит, який одночасно перевіряє дані з кількох таблиць, виконайте описані тут дії, але повторіть кроки 2–8, щоб додати до запиту інші таблиці, поля та умови.

Створення параметризованого запиту

Якщо необхідно часто використовувати різні варіанти певного запиту, є сенс скористатися його параметризованим варіантом. Коли виконується параметризований запит, програма пропонує вказати значення полів. Використовуються ті значення, які вказано, коли створювалися критерії запиту.

  1. В області переходів виберіть запит, який потрібно взяти за основу для параметризованого запиту.

  2. Натисніть клавішу контекстного меню програм (зазвичай її розташовано в нижній правій частині клавіатури) або клавіші Shift+F10. Відкриється контекстне меню й пролунає фраза "Відкрити, В".

  3. Натисніть клавішу К. Запит відкриється в поданні конструктора, а фокус опиниться на першому рядку першого поля на бланку запиту.

  4. Щоб перейти до поля, яке потрібно змінити, скористайтеся клавішею "Стрілка вправо".

  5. Щоб перейти до рядка Критерії натискайте клавішу "Стрілка вниз", доки не почуєте слово "Критерії" (в Екранному дикторі пролунає фраза "Рядок 11, стовпець 1".)

  6. The string [For what city?]]. У тексті запиту на параметр не можна використовувати крапку (.) та знак оклику (!).

    Рядок [Для якого міста?] – це ваш параметризований запит. Квадратні дужки вказують на те, що запит вимагатиме введення даних, а текст (у цьому випадку: [Для якого міста?]) – це запитання, що відображатиме параметризований запит.

  7. Щоб запустити запит, натисніть клавіші Alt+О, Я, К. Відкриється вікно Введення значення параметра, і фокус установиться на полі для введення даних. Введіть значення, наприклад "Івано-Франківськ".

  8. За допомогою клавіші табуляції перейдіть до кнопки OK і натисніть клавішу Enter. У цьому прикладі з’являться замовлення для клієнтів в Івано-Франківську.

Визначення типів даних для параметра

Можна також визначити, який тип даних має приймати параметр. Можна встановити тип даних для будь-якого параметра, але найважливіше встановити тип даних для числових і грошових даних або дати й часу. Якщо визначено тип даних, який має приймати параметр, коли користувачі введуть дані неправильного типу, наприклад текст замість грошового значення, з’явиться змістовне повідомлення про помилку.

Примітка : Якщо для параметра встановлено текстові дані, введення будь-яких даних інтерпретується як текст, і повідомлення про помилку не відображається.

Ось як указати в запиті тип даних для параметрів.

  1. Відкрийте параметризований запит. Щоб перейти до подання конструктора, натисніть клавіші Alt + В, 8, К. Відкриється бланк.

  2. Натисніть клавіші Alt + ОЯ, П. Відкриється діалогове вікно Параметри запиту з фокусом на стовпці Параметр.

  3. Введіть запит для кожного параметра, для якого потрібно вказати тип даних. Переконайтеся, що кожен параметр відповідає запиту, який використовується в рядку "Критерії" на бланку запиту. Наприклад, якщо введено значення [Для якого міста?], слід ввести цей же запит у діалоговому вікні Параметри запиту.

  4. Щоб перейти до стовпця Тип даних, натисніть клавішу табуляції.

  5. Щоб відкрити розкривний список, натисніть клавіші Alt + стрілка вниз.

  6. Щоб вибрати тип даних для параметра, скористайтеся клавішею "Стрілка вниз".

  7. Щоб зберегти та закрити діалогове вікно, натисніть клавішу Enter.

Перегляньте додаткові відомості про те, як за допомогою параметрів активувати запит введення під час запуску запиту.

Створення перехресного запиту

Якщо потрібно перебудувати зведені дані, щоб їх було легше читати та розуміти, скористайтеся перехресним запитом. Перехресний запит обчислює суму, середнє значення або іншу агрегатну функцію, а потім групує результати за двома наборами значень: по горизонталі та по вертикалі. Щоб швидко створити перехресний запит, можна скористатися майстром перехресних запитів.

У ному потрібно вибрати окрему таблицю або запит як джерело записів для зведеного запиту. Якщо в одній таблиці містяться не всі дані, які потрібно включити до перехресного запиту, спочатку створіть вибірковий запит, який повертає потрібні дані.

  1. Натисніть клавіші Alt + С, ЙА. Відкриється діалогове вікно Новий запит, у якому вибрано Майстер простих запитів.

    Порада : Якщо таблицю, для якої потрібно створити запит, ще не збережено, перш ніж відкрити майстер запитів, програма запропонує це зробити.

  2. Натисніть клавішу "Стрілка вниз". Пролунає фраза "Майстер перехресних запитів".

  3. Натисніть клавішу Enter або клавіші Alt+Д. Відкриється вікно Майстер перехресних запитів , у якому вибрано перемикач Таблиці, а фокус установлено в полі списку таблиць.

  4. Виберіть об’єкти, які потрібно використовувати, щоб створити перехресний запит.

    • Щоб вибрати таблицю, скористайтеся клавішею "Стрілка вниз".

    • Щоб вибрати запит, натисніть клавіші Alt+З. Коли пролунає фраза "Перемикач "Запит" установлено", натисніть сполучення Shift + клавіша табуляції, щоб повернутися до списку, а потім, щоб вибрати запит, скористайтеся клавішею "Стрілка вниз".

    • Щоб виділити одночасно таблиці та запити, натисніть клавіші Alt+О. Коли пролунає фраза "Перемикач "Обидва" установлено", натисніть сполучення Shift + клавіша табуляції, щоб повернутися до списку, а потім, щоб вибрати потрібні таблиці та запити, скористайтеся клавішею "Стрілка вниз".

  5. Щоб перейти до наступної сторінки, натисніть клавішу Enter або Alt+Д.

  6. Відкриється наступна сторінка з фокусом на полі зі списком Доступні поля. Щоб вибрати поле, що містить значення, які потрібно використовувати як заголовки рядків, натисніть клавішу "Стрілка вниз".

  7. Щоб додати вибране поле, натисніть клавішу табуляції, а потім – клавішу Enter. Повторіть цю дію для кожного поля, яке потрібно додати.

    Поради : 

    • Ви можете вибрати до трьох полів, що будуть використовуватися як джерела заголовків рядків, але що менше використовується заголовків рядків, то зручніше буде читання перехресної таблиці даних.

    • Якщо для заголовків рядків вибрати кілька полів, порядок вибору полів визначає порядок за промовчанням, у якому будуть відсортовані результати.

  8. Щоб перейти до наступної сторінки майстра, натисніть клавішу Enter або Alt+Д.

  9. Щоб вибрати на наступній сторінці поле, що містить значення, які потрібно використовувати як заголовки стовпців, скористайтеся клавішею "Стрілка вниз".

    Порада : Загалом, щоб результати були зручні для читання, слід вибирати поле, яке містить невелику кількість значень. Наприклад, краще використовувати поле, яке має лише кілька можливих значень (наприклад, стать), ніж поле, яке може містити багато різних значень (наприклад, вік).

  10. Якщо поле, вибране для заголовків стовпців, має тип даних "Дата й час", майстер додасть крок, на якому можна вказати спосіб групування дат в інтервали. Тут можна вказати Рік, Квартал, Місяць, Дата або Дата й час. Якщо поле "Дата й час" не вибрано для заголовків стовпців, майстер пропустить ці сторінки.

  11. Щоб перейти до наступної сторінки, натисніть клавішу Enter або Alt+Д. Коли відкривається сторінка, на ній буде вибрано перше поле в списку Поля, а фокус опиниться на полі зі списком Функції.

  12. Щоб перейти до списку "Поля", виберіть інше поле та натисніть сполучення Shift + клавіша табуляції. Пролунає фраза "Поля, двокрапка, поле зі списком" та ім’я першого поля (в Екранному дикторі прозвучать слова "Поля, вибрано").

  13. Щоб вибрати поле, скористайтеся клавішею "Стрілка вниз".

  14. Щоб перейти до поля вводу Список функцій, натисніть клавішу табуляції. Пролунає фраза "Функції, двокрапка, поле зі списком" та ім’я першої функції (в Екранному дикторі прозвучать слова "Функції, вибрано").

  15. Щоб вибрати функцію, яка використовуватиметься, щоб обчислювати зведені значення, скористайтеся клавішею "Стрілка вниз". Доступність функцій залежить від типу даних вибраного поля.

  16. Завершивши виділення, перейдіть до прапорця Так, включати суми рядків і установіть або зніміть його.

    Якщо включити суми рядків, перехресний запит матиме додатковий заголовок рядка, який використовує те саме поле та функцію, що й значення поля. У разі включення суми рядків буде вставлено додатковий стовпець, який підсумовує решту стовпців. Наприклад, якщо перехресний запит обчислює середній вік за розташуванням і статтю (з заголовками стовпців статі), додатковий стовпець обчислює середній вік за розташуванням для всіх статей.

    Порада : Ви можете вказати іншу функцію, що використовується для обчислення сум рядків, змінивши перехресний запит у режимі конструктора.

  17. Щоб перейти до наступної сторінки майстра, натисніть клавішу Enter або Alt+Д.

  18. На наступній сторінці задайте ім’я запиту, натисніть сполучення Shift + клавіша табуляції та введіть ім’я. Ім’я за замовчуванням містить суфікс "_перехресний".

  19. Перегляньте, змініть і збережіть запит.

    • Щоб переглянути перехресний запит, натисніть клавішу Enter.

    • Щоб змінити макет запиту, натисніть клавіші Alt + З, Enter.

    • Щоб зберегти запит і закрити майстер, натисніть клавіші Alt+Г.

Створення запиту на видалення

Якщо потрібно одночасно видалити всі записи (рядки) з таблиці або двох пов’язаних таблиць одночасно, скористайтеся запитом на видалення. Його зручно використовувати, оскільки він дає можливість задати умови, за якими можна швидко знайти й видалити дані. Він також допомагає заощадити час завдяки можливості повторно використовувати збережений запит.

Примітки : 

  • Перш ніж видаляти дані або запускати запит на видалення, переконайтеся, що створено резервну копію локальної бази даних Access. Запит на видалення дає можливість переглянути рядки до того, як їх буде видалено.

  • Якщо необхідно видалити лише кілька записів, використовувати запит не потрібно. Просто відкрийте таблицю у вікні табличного подання даних, виберіть поля (стовпці) або записи (рядки), які потрібно видалити, і натисніть клавішу Delete. Остаточне видалення потрібно підтвердити.

Створення запиту на видалення

  1. Натисніть клавіші Alt + С, ЙУ. Відкриється діалогове вікно Відображення таблиці.

  2. Щоб вибрати таблицю, скористайтеся клавішею "Стрілка вниз". Натисніть клавіші Alt+Д. Повторіть цю дію для кожної таблиці, з якої потрібно видалити записи.

  3. Щоб закрити діалогове вікно Відображення таблиці, натисніть клавіші Alt+З. У лівій верхній частині бланка запиту з’явиться таблиця з усіма полями.

  4. Натисніть клавішу Alt + ОЯ, Е. Відкривається бланк із фокусом у першому полі. Поля Сортування та Відображення зникнуть із бланка, а натомість з’явиться рядок Видалення.

  5. Коли пролунає фраза "Лічильник, рядок 1, тип і текст", натисніть клавіші Alt + стрілка вниз, щоб відкрити розкривний список.

  6. Щоб видалити всі пусті рядки в таблиці або полі:

    1. За допомогою клавіші зі стрілкою вниз виберіть у таблиці поле, а потім натисніть клавішу Enter. Фокус переміститься до наступного стовпця.

    2. Щоб перейти до попереднього стовпця, натисніть клавішу зі стрілкою вліво.

    3. Щоб перейти до рядка "Видалення", натисніть клавішу зі стрілкою вниз. Коли прозвучать слова "Delete colon" (Видалення, двокрапка), натисніть клавіші Alt + стрілка вниз, щоб розгорнути розкривний список.

    4. Щоб вибрати пункт "Розташування", натисніть клавішу зі стрілкою вверх, а потім – клавішу Enter. Фокус переміститься до наступного стовпця.

    5. Щоб перейти до попереднього стовпця, натисніть клавішу зі стрілкою вліво.

    6. Щоб перейти до рядка Критерії, натисніть клавішу зі стрілкою вниз.

    7. Якщо пролунають слова "Criteria" (Критерії) або "Row 11, Column 1" (Рядок 11, стовпець 1), введіть значення IsNull.

  7. Щоб використати спеціальні умови в запиті на видалення:

    1. а. Щоб вибрати поле з потрібними умовами видалення, скористайтеся клавішею "Стрілка вниз" і натисніть клавішу Enter.

    2. б. Щоб перейти до рядка "Видалення", натисніть клавішу "Стрілка вниз". Натисніть клавіші Alt + стрілка вниз, а потім – клавіші "Стрілка вниз" і Enter, щоб вибрати пункт "Розташування". Фокус переміститься до наступного стовпця.

    3. в. Щоб перейти до попереднього стовпця, натисніть клавішу "Стрілка вліво".

    4. г. Щоб перейти до рядка Критерії, натисніть клавішу "Стрілка вниз".

    5. ґ. Введіть критерії. Зразок списку умов у запитах див. статті Створення та виконання запиту на видалення.

    6. д. Щоб перейти до рядка Відображення, натисніть клавішу "Стрілка вгору".

    7. е. Зніміть прапорець Відображення для кожної умови.

  8. Щоб переконатися, що запит повертає саме ті запити, які потрібно видалити, натисніть клавіші Alt + В, 8, П.

  9. Щоб виконати запит:

    1. Перейдіть до подання конструктора, натиснувши клавіші Alt + В, 8, К.

    2. У поданні конструктора натисніть клавіші Alt+О, Я, К. Відкриється вікно з проханням підтвердити видалення вказаної кількості рядків.

    3. Щоб видалити рядки, натисніть клавішу Enter.

  10. Щоб зберегти запит, натисніть клавіші Ctrl+S. У діалоговому вікні Зберегти як введіть ім’я та натисніть клавішу Enter.

Резервне копіювання бази даних

  1. Натисніть клавіші Alt + Ф, З2. Відкриється сторінка Зберегти як із вибраним розділом Зберегти базу даних як.

  2. Щоб зберегти резервну копію бази даних, натисніть клавіші Д, Enter. Відкриється діалогове вікно Зберегти як із вибраним полем Ім’я файлу. За потреби введіть нове ім’я для бази даних, а потім натисніть клавішу Enter.

Якщо використовується файл або база даних, призначені лише для читання або створені в попередній версії програми Access, може з’явитися повідомлення про те, що створити резервну копію бази даних неможливо.

Щоб повернутися до резервної копії, закрийте й перейменуйте вихідний файл, щоб резервна копія могла використовувати ім’я вихідної версії. Призначте ім’я вихідної версії резервній копії та відкрийте перейменовану резервну копію у програмі Access.

Технічна підтримка клієнтів з особливими потребами

Корпорація Майкрософт прагне забезпечити якомога кращі умови роботи для всіх своїх клієнтів. Якщо у вас є особливі потреби або ви маєте запитання щодо спеціальних можливостей, зверніться по технічну підтримку до служби Microsoft Disability Answer Desk. Її фахівці чудово знають, як використовувати численні спеціальні засоби, і можуть надавати допомогу англійською, іспанською, французькою й американською мовами жестів. Щоб отримати контактні дані для свого регіону, перейдіть на сайт служби Microsoft Disability Answer Desk.

Якщо ви користувач у державній установі, комерційній організації або на підприємстві, зверніться до корпоративної служби підтримки Disability Answer Desk.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×