Створення етикеток в Access

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Програма Microsoft Office Access 2007 надає кілька різних способів створення етикеток, які містять дані з таблиць програми Access. Найпростіший варіант — скористатись майстром етикеток Access для створення та друкування етикеток на основі створеного звіту. Крім цього, можна імпортувати дані в програму Access з інших джерел, зокрема книг Microsoft Office Excel 2007 і списків контактів Microsoft Office Outlook 2007, а також об’єднувати ці дані або наявні таблиці Access із документами Microsoft Office Word 2007, а потім створювати і друкувати етикетки з текстового редактора Microsoft Word.

Можливі дії:

Можна створити та надрукувати наклейки у програмі Access

Дізнайтеся, поради та рекомендації зі створення підписів

Друк доступ до даних за допомогою майстра злиття у програмі Word

Використання програми Access для створення і друкування етикеток

У програмі Access етикетки створюються у вигляді звіту, який має форматування невеликої сторінки, відповідно до розмірів етикетки. Зазвичай етикетки використовуються для надсилання пошти, але будь-які дані програми Access можна надрукувати у форматі етикетки для різних цілей. Якщо потрібно створити поштову етикетку, звіт видобуває дані адреси з таблиць або запитів, які містять адреси. За допомогою друкування звіту створюються окремі етикетки для кожної адреси з базового джерела записів.

Примітка : Наведені в цій статті вказівки передбачають, що в Access уже створено базу даних із таблицями (або зв'язаними таблицями), які містять дані, потрібні для етикеток. Посилання на додаткові відомості про початок роботи з Access можна знайти в розділі Див. також.

Майстер етикеток ставить кілька питань щодо етикеток і даних, які потрібно в них відображати. Майстер створює звіт, який у разі необхідності можна настроїти пізніше.

Створення етикеток за допомогою майстра етикеток у програмі Access

  1. В області переходів виберіть або відкрийте таблицю чи запит, який буде джерелом записів для етикеток.

  2. На вкладці створити у групі звіти натисніть кнопку підписи Зображення кнопки .

    У програмі Access відкриється майстер етикеток.

    Перша сторінка майстра етикеток

  3. Якщо відомий виробник і товарний номер етикеток:

    • Виберіть виробника в полі Фільтрувати за виробником.

    • Виберіть етикетку в полі Який розмір етикетки слід використовувати?

      В іншому випадку спробуйте знайти продукт, значення параметрів якого в стовпцях Розміри та Кількість по горизонталі відповідають наявним етикеткам.

      Якщо ви не можете знайти схожі підпису:   

    • Натисніть кнопку Настроїти, а потім натисніть кнопку Створити.

      Відобразиться діалогове вікно Створення етикетки.

      сторінка майстра етикеток «створення етикетки»

    • Виміряйте розміри етикеток і введіть їх до відповідних полів діалогового вікна Створення етикетки.

    • Введіть назву для настроюваних етикеток у текстовому полі Ім’я етикетки, виберіть тип і потрібну орієнтацію етикетки та натисніть кнопку ОК.

      Якщо користувацьку наклейку уже створено, і ви хочете, щоб вибрати його.   

    • Встановіть прапорець Показати розміри настроюваних етикеток і виберіть потрібну настроювану етикетку.

  4. Виберіть параметр Подавання аркушів або Безперервно в розділі Тип етикетки і натисніть кнопку Далі.

  5. Виберіть шрифт, розмір і товщину шрифту, а також колір тексту для етикетки й натисніть кнопку Далі.

  6. На сторінці майстра Що слід відобразити на поштовій етикетці виберіть потрібні поля зі списку Доступні поля і двічі клацніть їх, щоб додати до поля Прототип етикетки.

    додавання полів до етикетки в майстрі етикеток

    • Для додавання пробілу між полями в полі Прототип етикетки натисніть клавішу пробілу.

    • Для створення нового рядку натисніть клавішу ENTER.

    • Для переміщення між полями та рядками використовуйте клавіші зі стрілками.

    • Для видалення поля натисніть клавішу BACKSPACE.

    • Для додавання іншого тексту або розділових знаків (наприклад коми після назви міста), клацніть місце, де потрібно розташувати текст і введіть потрібний символ. Цей текст буде однаковим на всіх етикетках.

      Примітка : За допомогою майстра етикеток можна додавати поля лише з такими типами даних: «Текст», «Примітка», «Число», «Дата й час», «Грошова одиниця», «Так/ні» або «Вкладення». Щоб додати поля з типами даних «Об’єкт OLE» або «Гіперпосилання», після завершення роботи майстра етикеток відкрийте звіт етикетки в поданні конструктора й додайте поля за допомогою області Список полів. Для відображення області Список полів, коли звіт відкрито в поданні конструктора, натисніть сполучення клавіш ALT+F8.

      Після належного розташування полів на етикетці натисніть кнопку Далі.

  7. На наступній сторінці можна вибрати поля, за якими буде здійснюватись сортування етикеток. Наприклад, сортування великих розсилок можна здійснити за поштовим індексом. Виберіть зі списку Доступні поля ті поля, за якими потрібно виконувати сортування, та двічі клацніть їх, щоб додати до поля Сортувати за. Після завершення всіх дій натисніть кнопку Далі.

    вибір порядку сортування в майстрі етикеток

  8. На останній сторінці введіть назву для етикеток і натисніть кнопку Готово.

    остання сторінка майстра етикеток

    Якщо на останній сторінці майстра етикеток вибрати варіант Переглянути вигляд етикеток після друку, етикетки буде відображено в програмі Access у режимі попереднього перегляду. Для змінення масштабу відображення можна клацнути етикетку або скористатись елементами керування масштабом у рядку стану.

    Елементи керування масштабом

    Якщо на останній сторінці майстра етикеток вибрати варіант Змінити дизайн етикетки, етикетки буде відображено в програмі Access у поданні конструктора.

Настроювання відображення етикетки

Якщо відображення етикетки не відповідає вимогам, для настроювання макета можна відкрити звіт у поданні конструктора і внести потрібні зміни. Під час роботи з етикетками зазвичай простіше використовувати подання конструктора, яке надає можливість точніше керувати елементами макета. Щоб переглянути результати змін, внесених у поданні макета, переключіться до подання попереднього перегляду.

Якщо дані розташовано на етикетці неправильно

У більшості випадків незначні проблеми з макетом етикетки виправляються в поданні конструктора. У ньому можна перемістити елементи керування й настроїти розміри етикетки, змінивши параметри ширини або висоти в розділі «Докладно».

Щоб повернутися до режиму конструктора, правою кнопкою миші звіт в області переходів і виберіть пункт Режим конструктора Зображення кнопки в контекстному меню.

Якщо потрібно змінити поля або інтервали між етикетками, можна скористатися діалоговим вікном Параметри сторінки в поданні конструктора.

На вкладці « Параметри сторінки » у групі Розмітка сторінки натисніть кнопку стовпці Зображення кнопки . Відображається діалогове вікно Параметри сторінки з відкритою вкладкою стовпці .

вкладка «стовпці» діалогового вікна «параметри сторінки»

Можна змінити значення таких параметрів у трьох розділах діалогового вікна Параметри сторінки:

Розділ

Параметр

Опис

Параметри сітки

Кількість стовпців

Має дорівнювати кількості етикеток вздовж сторінки.

Інтервал між рядками

Введіть нове значення для збільшення або зменшення вертикального інтервалу між рядками етикетки.

Інтервал між стовпцями

Введіть нове значення для збільшення або зменшення горизонтального інтервалу між стовпцями етикетки.

Розмір стовпця

Ширина

Під час введення цього значення потрібно брати до уваги параметри полів та інтервал між стовпцями.

Переглянути та змінити настройки полів можна в розділі Параметри друку діалогового вікна Параметри сторінки.

Висота

Настройте висоту кожної етикетки, якщо необхідно.

За розміром даних

Якщо вибрано цей параметр, значення ширини й висоти стовпця встановлюються рівними ширині й висоті, що зазначені в розділі «Докладно» в поданні конструктора.

Розташування стовпців

Зверху вниз

Якщо вибрано цей параметр, дані етикетки друкуються в такій послідовності: спочатку перший стовпець зверху вниз, потім другий стовпець зверху вниз тощо.

Зліва направо

Якщо вибрано цей параметр, дані етикетки друкуються в такій послідовності: спочатку перший рядок, потім другий рядок тощо.

Примітка : У режимі попереднього перегляду також можна скористатися діалоговим вікном Параметри сторінки. Закривши діалогове вікно кнопкою ОК, можна побачити, яким чином нові настройки вплинули на етикетки.

Можливо, потрібно буде здійснити кілька спроб для досягнення оптимального розташування даних на етикетках, особливо для етикеток із кількома стовпцями, розміщеними на друкованих аркушах. Звіт етикетки складається з кількох областей, що займають певне місце. Це можуть бути власне етикетки, інтервали між етикетками, а також простір, що займають поля сторінки. Тому, якщо ширина аркуша з етикетками складає 21 см, а поля ліворуч і праворуч мають ширину 0,5 см, залишається лише 20 см доступного простору (21 см мінус 1 см). Якщо етикетки звіту розташовані у двох стовпцях, а інтервал між етикетками складає 0,5 см (параметр інтервалу між стовпцями в діалоговому вікні Параметри сторінки), власне для етикеток залишається лише 19,5 см. Таким чином, ширина у розділі відомостей не має перевищувати 9,75 см (19,5 / 2 стовпця), тоді дані етикетки буде розташовано належним чином. Такий самий принцип застосовується для вертикальних розмірів — необхідно брати до уваги верхнє і нижнє поля, а також інтервали між рядками для настроювання висоти етикеток.

Якщо параметри, визначені в діалоговому вікні Параметри сторінки, або ширина елементів керування в конструкторі звіту не відповідають розмірам сторінки під час друкування або попереднього перегляду, програма Access відображує повідомлення «Деякі дані можуть не відображуватись». Це повідомлення означає, що потрібно додатково настроїти параметри сторінки і, можливо, змінити розміри елементів керування в конструкторі звіту. Якщо з’явилось це повідомлення, виконайте одну з таких дій:

  • Зменште ширину елементів керування в розділі «Докладно» таким чином, щоб вони відповідали обчисленому доступному простору для однієї етикетки. Дивіться в наведеному вище прикладі, яким чином можна обчислити доступний простір.

  • Зменште розмір полів сторінки в діалоговому вікні Параметри сторінки. Це дозволить збільшити обсяг доступного простору для інформації на етикетках.

Друк етикеток

  1. Відкрийте звіт у будь-якому поданні (або виберіть звіт в області переходів).

  2. Натисніть Кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office а потім натисніть кнопку Друк. Кнопка «Друк»

    Відкриється діалогове вікно Друк.

  3. Введіть бажані настройки. Наприклад, задайте принтер, діапазон друку та кількість копій.

  4. Натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Додаткові можливості для створення етикеток

  • Вибір адрес, які потрібно надрукувати    Якщо немає потреби друкувати всі адреси з базового джерела записів, виконайте одну з таких дій:

    • Виберіть адреси, указавши одного або кількох умов    Створення параметризованого запиту і вкажіть цей запит як джерело записів звіту. Під час відкриття звіту, запит запропонує вам указати умови для отримання записів. Записи, які відповідають певним умовам натисніть отримано та надання доступу до звіту.
      Якщо ви використовуєте програми Word для створення та друк адреси, укажіть параметризованого запиту як джерела даних під час злиття.

    • Вибір адрес під час перегляду записів адрес     Якщо потрібно переглянути список адрес і вибрати, для яких із них надрукувати етикетки, виконайте такі дії:

      1. У поданні конструктора додайте поле «Так/Ні» з іменем ДрукЕтикетки до базової таблиці адрес. Після переходу до подання таблиці в кожному рядку стовпця ДрукЕтикетки буде відображено прапорець.

      2. За допомогою майстра простих запитів створіть запит, до якого входитимуть усі поля адрес і поле «ДрукЕтикетки».

      3. Відкрийте запит у поданні конструктора та в клітинці Критерії поля «ДрукЕтикетки» введіть Так. Запит поверне лише ті адреси, які потрібно надрукувати.

      4. Встановіть для властивості звіту Джерело записів ім’я запиту.

      5. Перед друкуванням етикеток відкрийте таблицю у поданні таблиці та встановіть прапорці для адрес, які потрібно надрукувати. Зніміть прапорці для адрес, які не потрібно друкувати. Потім відкрийте звіт і надрукуйте його.

  • Друкування адрес безпосередньо на конвертах    Можна надрукувати адреси безпосередньо на конвертах замість того, щоб друкувати адреси на етикетках, а потім наклеювати ці етикетки на конверти. Для друкування даних етикетки на конверті потрібно визначити параметри настроюваної етикетки. У кроці 1 майстра, коли буде запропоновано визначити відомості про етикетку, натисніть кнопку Настроїти і виконайте вказівки кроку 4. Не забудьте встановити для параметра Тип етикетки значення Подавання аркушів.

На початок сторінки

Друкування даних Access за допомогою майстра злиття Word

Якщо адреси зберігаються в базі даних Access, але їх потрібно експортувати до програми Word, щоб скористатися функціями злиття для форматування й друкування етикеток, можна скористатися майстром злиття Word.

  1. В області переходів виберіть таблицю або запит із даними, які потрібно надрукувати.

  2. На вкладці Зовнішні дані в групі Експорт виберіть пункт Додатково і виберіть елемент Злиття з Microsoft Office Word.

    Відкриється майстер злиття Microsoft Word.

  3. Якщо документ уже створено і потрібно зв’язати з ним дані, виберіть пункт Установити зв’язок даних із наявним документом Microsoft Word. Інакше виберіть пункт Створити новий документ і встановити зв’язок документа з даними.

  4. Натисніть кнопку ОК.

    У разі вибору варіанта Установити зв’язок даних із наявним документом Microsoft Word відобразиться діалогове вікно Виберіть документ Microsoft Word. Виберіть потрібний документ і натисніть кнопку Відкрити. Документ буде відкрито в програмі Word.

    У разі вибору варіанта створення нового документа у програмі Word буде відкрито пустий документ.

  5. У програмі Word виконайте інструкції в області «Злиття». Для отримання додаткових відомостей про майстер злиття Word див. довідку Microsoft Word.

Примітка : Програму Word можна використовувати для друкування адрес незалежно від того, де зберігаються ці адреси. У програмі Word можна підключитися до списків адрес із різних програм, зокрема Excel, Outlook і Access. Або, якщо списку адрес немає у наявності, його можна створити в програмі Word, а потім надрукувати етикетки. Для отримання додаткових відомостей див. довідку Microsoft Word.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×