Створення джерела даних для злиття

Якщо дані ще не впорядковано у формат файлу джерела даних, який може використовуватися у програмі Microsoft Office Publisher, можна створити джерело даних для використання під час злиття або створення листа. Джерело даних може містити лише список імен і адрес, а також може містити шлях до рисунків, номерів частин продукту, поштових штрих-кодів, історії покупок клієнта та низки інших даних, які використовуються під час злиття або створення листа.

У цій статті

Структура джерела даних

Створення джерела даних списку адрес для злиття

Структура джерела даних

Перед створенням джерела даних слід вирішити, які види відомостей потрібно включити в кінцеву злиту публікацію. Обов’язково впорядкуйте файл джерела даних, щоб він містив усі дані, які будуть потрібні для злиття.

У першому рядку джерела даних, рядку заголовка в нижченаведеній таблиці, перелічено імена стовпців. Ці імена стовпців є іменами полів даних, які вставляються в публікацію зі злиттям або створенням листа як покажчики місця заповнення для текстових даних або рисунків.

Стовпці даних або поля даних, розташовані під рядком заголовка, містять певні відомості, які відображатимуться замість пов’язаного поля злиття. У кожному рядку або записі в таблиці під рядком заголовка перелічено повний набір відомостей для кожного запису.

Стовпці в електронній таблиці Excel збігаються з полями в поштовій публікації

Вгорі сторінки

Створення джерела даних списку адрес для злиття

Для створення джерела даних для злиття або створення листа можна використати програми Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, Microsoft Office Outlook або Microsoft Office Outlook із диспетчером бізнес-контактів. Після створення та збереження списку адрес його можна надалі використовувати для подальших проектів злиття.

Mail Merge Recipients dialog box

Використання програми Publisher для створення списку адрес

  1. Відкрийте публікацію.

  2. У меню Знаряддя виберіть пункт Поштові розсилки й каталоги, а потім виберіть пункт Створення списку адрес.

  3. Щоб настроїти стовпці в діалоговому вікні Новий список адрес, натисніть кнопку Настроїти стовпці й виконайте одну з таких дій:

    • Для додавання поля натисніть кнопку Додати. У діалоговому вікні Додавання поля введіть ім’я нового поля й натисніть кнопку OK.

    • Для видалення поля виберіть поле в розділі Поля й натисніть кнопку Видалити.

    • Для перейменування поля виберіть поле у групі Поля й натисніть кнопку Перейменувати. У діалоговому вікні Перейменування поля введіть нове ім’я в полі На і натисніть кнопку OK.

      Після настроювання всіх потрібних полів натисніть кнопку ОК.

  4. У діалоговому вікні Новий список адрес у першому пустому рядку введіть відомості для першого запису у відповідних полях.

    Якщо до кінцевої публікації заплановано приєднати фотографії, потрібно ввести ім’я файлу або шлях до кожного файлу рисунка, який потрібно використати у відповідному стовпці або полі даних для кожного запису. Виконайте одну з таких дій:

    • Якщо файли рисунків і джерело даних збережено в одній папці, введіть ім’я файлу відповідного рисунка. Наприклад, введіть ПершеФото.jpg.

    • Якщо файли рисунків і джерело даних збережено в різних папках, введіть повний шлях до відповідного рисунка. Наприклад, введіть C:\Documents and Settings\Ім’я_користувача\Мої документи\Мої рисунки\Проект_каталогу\ПершеФото.jpg.

    • Якщо файли рисунків збережено в папці, вкладеної до папки, яка містить джерело даних, введіть неповний шлях до відповідного рисунка. Наприклад, якщо папка із джерелом даних містить вкладену папку «Рисунки», введіть \Рисунки\ПершеФото.jpg.

  5. Коли введення відомостей для першого запису буде завершено, натисніть кнопку Створити запис або натисніть клавішу TAB.

  6. Повторюйте кроки 4 та 5, доки додавання записів не буде завершено.

  7. Натисніть кнопку ОК.

  8. У діалоговому вікні Збереження списку адрес введіть ім’я списку адрес у полі Ім’я файлу та натисніть кнопку Зберегти.

    За промовчанням список адрес буде збережено в папці «Мої джерела даних». Рекомендовано зберігати список адрес у цій папці, тому що саме в ній програма Publisher за промовчанням виконує пошук джерел даних. Якщо файл джерела даних буде збережено в іншій папці, його доведеться знайти під час підключення до джерела даних під час злиття.

Вгорі сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×